a) Hội đồng quản trị
Hội đồng quản trị là cơ quan quản lý cao nhất của công ty. Hội đồng quản trị có quyền quyết định chiến lược, kế hoạch sản xuất kinh doanh. Bổ nhiệm, miễn nhiệm, cắt chức giám đốc, phó giám đốc, kế toán trưởng, cán bộ quản lý khác của công ty theo đề nghị của ban giám đốc, quy định cơ cấu tổ chức, quy chế quản lý cán bộ, quy định thành lập công ty con, lập chi nhánh, văn phòng đại diện.
b) Ban kiểm soát
Kiểm tra, kiểm soát tính hợp lý, và hợp pháp, tính trung thực và mức độ cẩn trọng trong quản lý. Điều hành hoạt động kinh doanh trong ghi chép sổ sách và báo cáo tài chính. Kiến nghị hội đồng quản trị các biện pháp sửa đổi, bổ sung cải tiến cơ cấu tổ chức quản lý điều hành hoạt động kinh doanh của công ty. Đồng thời thảo luận những vấn đề khó khăn, tồn tại, xem xét những kết quả điều tra nội bộ và ý kiến phản hồi của ban quản lý.
c) Chủ tịch hội đồng quản trị kiêm giám đốc
Là ngừoi chịu trách nhiệm với hội đồng quản trị và Đại hội cổ đông về hoạt động của công ty. Giám đốc có trách nhiệm xem xét các chỉ tiêu kế hoạch
của công ty, xem xét việc mở rộng hoạt động, kinh doanh của công ty. d) Phó giám đốc
Chỉ đạo trực tiếp kinh doanh của đơn vị, quan hệ hợp đồng kinh tế.
e) Phòng tổ chức nhân sự
Giúp cho giám đốc sắp xếp mạng lưới nhân sự theo nhiệm vụ kinh doanh của từng đơn vị trong từng thời điểm nhất định, nhằm giúp cho giám đốc chỉ đạo điều động, lập kế hoạch đề ra, sử dụng lao động kịp thời, xử lý kịp thời các vi phạm ảnh hửong tới công ty. Trưởng phòng chịu trách nhiệm trước Giám đốc về việc quản lý thực hiện các công việc nêu trên.
f) Phòng kế toán
Có nhiệm vụ thu thập, xử lý thông tin, số liệu kế toán theo đối tựong và nội dung công việc kế toán theo chuẩn mực và chế độ kế toán hiện hành.
Kiểm tra, giám sát các khoản thu, chi tài chính, các nghĩa vụ thu, nộp, thanh toán nợ, kiểm tra việc quản lý, sử dụng tài sàn và nguồn hình thành tài sản, phát hiện và ngăn ngừa hành vi vi phạm pháp luật về tài chính kế toán.
27
Phân tích thông tin, số liệu kế toán, tham mưu đề xuất các giải pháp phục vụ yêu cầu quản trị và quyết định kinh tế tài chính của đơn vị. Cung cấp thông tin số liệu kế toán theo quy định của pháp luật.
Xây dựng và thực hiện hệ thống kế toán công ty theo chuẩn mực kế toán Việt Nam. Tổ chức hệ thống kế toán phù hợp với mô hình bộ máy quản lý của công ty, chịu trách nhiệm trước giám đốc về hệ thống kế toán của công ty. Nghiên cứu các chế độ chính sách về tài chính doanh nghiệp của Nhà nước, Bộ ngành và địa phương để xây dựng chiến lược tài chính của công ty.
g) Phòng kinh doanh
Xây dựng kế hoạch của công ty trong ngắn hạn và dài hạn.
Soạn thảo và theo dõi các hợp đồng kinh doanh. Đồng thời điều hành và kiểm tra thực hiện kế hoạch luân chuyển hàng hóa và kế hoạch kinh doanh. 3.3. TỔ CHỨC BỘ MÁY KẾ TOÁN VÀ HÌNH THỨC KẾ TOÁN ÁP DỤNG
3.3.1. Tổ chức bộ máy kế toán
Bộ máy kế toán khá đơn giản gồm có: Kế toán trưởng , kế toán tổng hợp, kế toán vốn bằng tiền, kế toán mua hàng và kế toán bán hàng.
Hình 3.2 Sơ đồ bộ máy kế toán * Chức năng, nhiệm vụ của từng bộ phận:
- Kế toán trưởng: Kế toán trưởng là người đứng đầu phòng kế toán. Là người chịu trách nhiệm chung về công tác kế toán trước Ban giám đốc công ty, điều hành mọi hoạt động của bộ phận kế toán và những việc có liên quan nghĩa vụ với nhân sách nhà nước. Mặc khác, kế toán trưởng lập ra kế hoạch làm việc cho phòng kế toán dưới sự chỉ đạo của ban giám đốc công ty. Quản lý kiểm tra, giám sát nhân viên trong phòng, phản ánh chính xác, trung thực, kịp thời, đầy đủ tình hình tài chính của công ty.
Kế toán trưởng Kế toán tổng hợp
Kế toán mua hàng
28
- Kế toán tổng hợp: Phải thu thập, xử lý ghi chép và cung cấp thông tin tổng quát về hoạt động kinh tế, tài chính của đơn vị. Kế toán tổng hợp sử dụng đơn vị tiền tệ để phản ánh tình hình tài sản, nguồn hình thành tài sản, tình hình và kết quả hoạt động kinh tế, tài chính của đơn vị kế toán và chịu trách nhiệm về tính chính xác của số liệu trong báo cáo cũng như thời gian hoàn thành báo cáo theo quy định và tính bảo mật thông tin kinh tế của công ty. Kế toán tổng hợp có thể thay thế kế toán trưởng trong lúc Kế toán trưởng vắng mặt để kí một số giấy tờ trong quyền hạn quy định.
- Kế toán vốn bằng tiền: Có nhiệm vụ theo dõi chặt chẽ các khoản tiền mặt tại quỹ, các khoản thu chi tiền qua ngân hang đảm bảo an toàn tránh thất thoát cho doanh nghiệp đồng thời phản ánh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh lien quan đến tiền.
- Kế toán mua hàng: Phải thu thập, xử lý, ghi chép và cung cấp thông tin bằng đơn vị tiền tệ, đơn vị hiện vật và đơn vị thời gian lao động theo từng đối tượng kế toán cụ thể trong đơn vị kế toán liên quan đến hoạt động mua hàng. Theo dõi tình hình nhập, xuất, tồn kho hàng hóa, giá bán của từng mặt hàng.
- Kế toán bán hàng: Có nhiệm vụ theo dõi tình hình bán hàng, phản ánh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh có liên quan đến doanh thu bán hàng và giá vốn hàng bán. Theo dõi tình hình nhập, xuất, tồn kho hàng hóa, giá bán từng mặt hàng.
3.3.2. Hình thức kế toán áp dụng
3.3.2.1. Tổ chức vận dụng các chế độ, phương pháp kế toán
- Chế độ kế toán áp dụng: Công ty áp dụng hệ thống kế toán Việt Nam được Bộ Tài Chính ban hành theo quyết định số 15/2006/QĐ-BTC này 20 tháng 03 năm 2006 và các thông tư sửa đổi bổ sung.
- Niên độ kế toán của công ty bắt đầu từ ngày 01 tháng 01 và kết thúc vào ngày 31 tháng 12 hàng năm.
- Đơn vị tiền tệ được sử dụng để ghi sổ: Đồng Việt Nam (VNĐ).
- Kê khai và nộp thuế giá trị gia tăng ( xin được gọi tắt là GTGT): Theo phương pháp khấu trừ
- Hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên. - Xuất kho xe gắn máy theo phương pháp thực tế đích danh và đối với mặt hàng phụ tùng thì xuất kho theo phương pháp nhập trước xuất trước.
29
3.3.2.2. Hình thức sổ kế toán
Công ty sử dụng hình thức ghi sổ kế toán: NHẬT KÝ CHỨNG TỪ.
Hình 3.3 Hình thức sổ kế toán
Ghi chú:
Ghi hằng ngày
Ghi cuối tháng, hoặc ghi định kỳ Đối chiếu, kiểm tra
3.4. KHÁI QUÁT KẾT QUẢ HOẠT ĐỘNG KINH DOANH.
Để đánh giá sơ bộ về tình hình hoạt động kinh doanh của công ty Cổ phần Thương mại Mỹ Tho chúng ta sẽ phân tích hiệu quả hoạt động kinh doanh cả năm của công ty trong giai đoạn 2010-2012. và 6 tháng đầu năm giai đoạn 2011-2013.
NHẬT KÝ CHỨNG TỪ Chứng từ kế toán
Sổ, Thẻ kế toán chi tiết
Bảng tổng hợp chi tiết
BÁO CÁO TÀI CHÍNH Sổ cái
30
3.4.1. Phân tích kết quả hoat động kinh doanh giai đoạn 2010-2012 Bảng 3.1: Phân tích kết quả hoạt động kinh doanh giai đoạn 2010-2012 Bảng 3.1: Phân tích kết quả hoạt động kinh doanh giai đoạn 2010-2012
ĐVT: triệu đồng
Nguồn: Báo cáo tài chính công ty CP TM Mỹ Tho, 2010,2012
Từ bảng tổng hợp tình hình kinh doanh của công ty Cổ phần Thương mại Mỹ Tho qua 3 năm ta nhận thấy một số vấn đề sau:
Nhìn chung tổng doanh thu của công ty qua 3 năm biến động liên tục và có xu hướng giảm. Tổng doanh thu năm 2010 là 253.009 triệu đồng và tổng doanh thu năm 2011 là 273.862 triệu đồng tăng 20.853 triệu đồng so với năm 2010 ứng với tỷ lệ 8,24%. Sang năm 2012, do ảnh hưởng của giá xăng dầu tăng cao và tình hình kinh tế nước ta đang gặp khủng hoảng nghiêm trọng nên tình hình tiêu thụ xe máy - mặt hàng chủ yếu của công ty - gặp khó khăn dẫn đến doanh thu thuần về bán hàng giảm đáng kể. Dẫn đến tổng doanh thu năm 2012 là 225.646 triệu đồng giảm 17,61% so với 2011 tương ứng với 48.216 triệu đồng.
Tổng chi phí của công ty năm 2010 là 249.109 triệu đồng và chi phí năm 2011 so với năm 2010 tăng 21.039 triệu đồng ứng với tỷ lệ 8,45% đưa mức tổng chi phí năm 2011 là 270.148 triệu đồng.. Năm 2012, Tổng chi phí của công ty là 223.570 triệu đồng và giảm 46.578 triệu đồng ứng với 17,24% so với năm 2011.
Nhìn chung tổng lợi nhuận của công ty qua 3 năm có xu hướng giảm. Tổng lợi nhuận năm 2010 là 3.900 triệu đồng và lợi nhuận năm 2011 là 3.714 triệu đồng so với năm 2010 thì năm 2011 giảm 186 triệu đồng tương ứng với tỷ lệ 4,77%. Sang năm 2012 tổng lợi nhuận giảm mạnh đưa lợi nhuân năm 2012 là 2.076 triệu đồng giảm 1.638 triệu đồng tương đương với 44,10 % so với năm 2011. Nguyên nhân làm cho lợi nhuận của công ty giảm trong thời
Chênh lệch năm 2011/2010 Chênh lệch năm 2012/2011 CHỈ TIÊU Năm 2010 Năm 2011 Năm 2012 Số tiền % Số tiền % Tổng doanh thu 253.009 273.862 225.646 20.853 8,24 (48.216) (17,61) Tổng chi phí 249.109 270.148 223.570 21.039 8,45 (46.578) (17,24) Tổng lợi nhuận trước thuế 3.900 3.714 2.076 (186) (4,77) (1.638) (44,10) Thuế thu nhập doanh nghiệp 730 1.076 519 346 47,40 (557) (51,77) Lợi nhuận kế
31
gian qua là do: Thứ nhất tốc độ tăng của tổng chi phí nhanh hơn tốc độ tăng của của tổng doanh thu (giai đoạn 2010-2011). Thứ hai tốc độ giảm của chi phí chậm hơn tốc độ giảm của doanh thu (giai đoạn năm 2011-2012). So với quy mô của công ty thì lợi nhuận như thế vẫn chưa cao. Công ty nên quy định hạn mức tối đa cho mỗi loại chi phí hay có kế hoạch cụ thể để kiểm soát được chi phí khi phát sinh. Công ty nên có những chiến lược kinh doanh đẩy mạnh được tốc độ tiêu thụ nhằm mang lại kết quả kinh doanh tốt nhất trong dài hạn.
Trước tình hình kinh tế thế giới và trong nước diễn biến phức tạp, giá cả thị trường biến động liên tục, nhiều công ty phải đi đến bờ vực phá sản, hàng loạt nhà máy, xí nghiệp phải đóng cửa... nhưng nhờ vào uy tín mấy chục năm qua và năng lực lãnh đạo của ban quản lý - nhạy bén, theo dõi nắm sát thông tin giá cả thị trường, đưa ra những quyết định đúng đắn, linh hoạt kịp thời phù hợp theo từng thời điểm - cùng với sự nổ lực của toàn bộ nhân viên, công ty Cổ phần Thương mại Mỹ Tho (MITEXCO) đã giải quyết được nhiều khó khăn và đứng vững trên thị trường hiện nay, mặc dù lợi nhuận qua 3 năm giảm nhưng vẫn bù đắp được tất cả chi phí, trả lương cho nhân viên đúng hạn và hoàn thành nghĩa vụ nộp thuế với Nhà nước.
3.4.1. Phân tích kết quả hoat động kinh doanh 6 tháng đầu năm giai đoạn 2011-2013
Bảng 3.2: Phân tích kết quả hoat động kinh doanh 6 tháng đầu năm giai đoạn 2011-2013
ĐVT: triệu đồng
Nguồn: Báo cáo tài chính công ty CP TM Mỹ Tho, 2011,2013
Từ bảng tổng hợp tình hình kinh doanh của công ty Cổ phần Thương mại Mỹ Tho 6 tháng đầu năm giai đoạn 2011-2013 ta nhận thấy một số vấn đề sau: Nhìn chung tổng doanh thu của công ty 6 tháng đầu năm giai đoạn 2011- 2013 biến động liên tục và có xu hướng giảm. Tổng doanh thu 6 tháng đầu
Chênh lệch 2012/2011 Chênh lệch 2013/2012 CHỈ TIÊU 2011 2012 2013 Số tiền % Số tiền % Tổng doanh thu 152.691 128.989 139.224 (23.702) (15,52) 10.235 7,93 Tổng chi phí 150.337 127.240 136.943 (23.097) (15,36) 9.703 7,63 Tổng lợi nhuận trước thuế 2.354 1.749 2.281 (605) (25,70) 532 30,42 Thuế thu nhập doanh nghiệp 441 343 392 (98) (22,22) 49 14,29 Lợi nhuận kế
32
năm 2011 là 152.691triệu đồng và tổng doanh thu năm 2012 là 128.989 triệu đồng giảm 23.702 triệu đồng so với năm 2011 ứng với tỷ lệ 15,52% . Sang năm 2013, tình hình tiêu thụ của công ty có cải thiện đáng kể. Dẫn đến tổng doanh thu 6 tháng đầu năm 2013 là 139.224 triệu đồng tăng 7,93% so với 2012 tương ứng với 10.235 triệu đồng.
Tổng chi phí của công ty 6 tháng đầu năm 2011 là 150.337 triệu đồng và chi phí 6 tháng đầu năm 2012 so với cùng kỳ năm 2011 đã giảm
23.097 triệu đồng ứng với tỷ lệ 15,36% đưa mức tổng chi phí 6 tháng đầu năm 2012 là 127.240 triệu đồng. 6 tháng đầu năm 2013, tổng chi phí của công ty là 136.943 triệu đồng và tăng 9.703 triệu đồng ứng với 7,63% so với 6 tháng đầu năm 2012.
Nhìn chung tổng lợi nhuận của công ty qua 6 tháng đầu năm của 3 năm từ 2011-2013 có xu hướng giảm nhưng vẫn giữ được ở mức tương đối cao. Tổng lợi nhuận 6 tháng đầu năm 2011 là 1.913 triệu đồng và lợi nhuận năm 2012 là 1.406 triệu đồng so với năm 2011 thì năm 2012 giảm 507 triệu đồng tương ứng với tỷ lệ 26,50%. Sang năm 2013 tổng lợi nhuận tăng mạnh đưa lợi nhuân 6 tháng đầu năm 2013 lên tới 1.889 triệu đồng tăng 483 triệu đồng tương đương với 34,35% so với cùng kỳ năm 2012. Hiện nay lợi nhuận của công ty bị chi phí rất nhiều bởi chi phí lãi vay bởi vốn chủ sở hữu không đủ trang trải cho các hoạt động chủ yếu do đó không đủ trang trải cho các hoạt động dài hạn, cho nên công ty đi vay để đầu tư. Từ đó các khoản lãi vay tăng lên đã làm giảm 1 phần rất lớn lợi nhuận của công ty, công ty nên tìm các nhà đầu tư để giảm lượng tiền vay ngân hàng giúp công ty tiết kiệm chi phí lãi vay góp phần tăng lợi nhuận của công ty.
3.5. THUẬN LỢI, KHÓ KHĂN VÀ ĐỊNH HƯỚNG PHÁT TRIỂN 3.5.1. Những thuận lợi 3.5.1. Những thuận lợi
- Vị trí nằm ngay trước chợ Mỹ Tho, công ty lại là đầu mối giao lưu nên rất thuận lợi cho việc mua bán.
- Bộ máy quản lý gọn nhẹ, đơn giản, hoạt động đồng bộ và có hiệu quả. - Đội ngũ nhân viên năng nổ, nhiều kinh nghiệm, nhiệt tình trong công việc với tinh thần gắn bó, ý thức trách nhiệm cao.
- Công ty còn có sự giúp đỡ của ngân hàng trong vay vốn để duy trì và mở rộng hoạt động kinh doanh.
- Công ty là đại lý chính thức của nhiều mặt hàng nên có lợi thế cạnh tranh về giá cả.
- Cơ sở vật chất không ngừng được nâng cấp, phương tiện vận tải, máy móc thiết bị được cải tiến kỹ thuật phục vụ cho quá trình hoạt động kinh doanh được thực hiện một cách hiệu quả.
- Công ty đã thu hút thị trừong một cách đáng kể nhờ sự cải tiến trong hoạt động mua bán.
33 3.5.2. Khó khăn
- Công ty là đại lý tiêu thụ nên các hoạt động tài chính của công ty thường lệ thuộc vào nhà cung cấp. Do đó thường bị động trong việc mua hàng và việc giao nhận hàng.
- Trong nền kinh tế thị trường như hiện nay không tránh khỏi sự cạnh tranh gay gắt của các đơn vị khác trong lĩnh vực vật tư.
- Nguồn vốn hoạt động chủ yếu là nguồn vốn vay nên chưa chủ động về vốn.
- Trình độ chuyên môn nghiệp vụ của nhân viên chưa đồng điều và còn thấp so với yêu cầu đề ra, cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý cũng còn nhiều điểm