4.1. Sơ đồ Trách nhiệm Sơ đồ Trách nhiệm Sơ đồ - Bộ phận kế hoạch xuất nhập khẩu. - Cán bộ mặt hàng. - Cán bộ phòng kỹ thuật. - Trưởng phòng kế hoạch xuất nhập khẩu.
- Nhân viên giao nhận. - Thủ kho nguyên phụ liệu.
- Nhân viên giám định. - Thủ kho và phụ kho. - Thủ kho. - Phụ kho. - Kỹ thuật trưởng. - Tổ trưởng tổ cắt. - Cán bộ phụ trách. 1. 2. 3. 4. 5.
Sơ đồ II.3: Qui trình nhận và kiểm tra tài sản khách hàng.
Khách hàng gửi nguyên phụ liệu
Nhận và kiểm tra chứng cứ
Nhận và kiểm tra tài liệu
Nhận và kiểm tra tổng quan NPL
Giám định
Bảo quản
Trong quá trình sản xuất
58
4.2. Diễn giải chi tiết
Nhận và kiểm tra chứng từ.
Khi nhận được chứng từ khách hàng gửi đến bộ phận Kế hoạch sẽ kiểm tra và xác định chứng từ của từng hợp đồng, khách hàng. Sau đó chuyển cho bộ phận Xuất nhập khẩu làm thủ tục nhập khẩu hải quan theo phiếu giao nhận đồng thời giữ lại một bộ photo để kiểm tra số lượng, chủng loại trên chứng từ và số lượng theo định mức tiêu hao mà khách hàng cung cấp. Nếu không đủ hoặc không phù hợp thì báo cho khách hàng gởi bổ sung.
Nhận được chứng từ do bộ phận Kế hoạch chuyển đến, cán bộ phụ trách chứng từ nhận vào bổ sung theo dõi chứng từ nhập, sau đó làm thủ tục hải quan để nhận hàng. Nhận và kiểm tra tài liệu.
Sau khi nhận tài liệu từ khách hàng, phòng Kế hoạch chuyển cho phòng Kỹ thuật áo mẫu gốc, mẫu rập, các tài liệu kỹ thuật gốc (nếu có).
Phòng Kỹ thuật tiến hành kiểm tra sự phù hợp đồng bộ giữa tài liệu kỹ thuật với sản phẩm mẫu. Nếu không phù hợp hoặc chưa rõ về nội dung thì phải ghi nhận lại và thông báo đến cho khách hàng để xử lí. Sau khi đã sử dụng xong nếu khách hàng thu hồi phải lập biên bản bàn giao tài liệu.
Nhận và kiểm tra tổng quát nguyên phụ liệu.
Giao nhận sẽ nhận bộ hồ sơ nhập khẩu từ trưởng phòng Kế hoạch – Xuất nhập khẩu để nhận hàng theo sổ phân công tác (nếu là hàng nội địa thì giao nhận căn cứ vào phiếu xuất kho của đơn vị giao), sau đó đi nhận hàng tại cảng/ sân bay và nhập kho nguyên phụ liệu theo số kiện/ số cây – kho ký nhận trên phiếu giao nhận, nhân viên giao nhận sẽ chuyển phiếu giao nhận cho cán bộ mặt hàng theo sổ phiếu giao nhận. Thủ kho kiểm tra lại số lượng, số kiện đối chiếu với đơn giao hàng, kiểm tra tình trạng bao gói của sản phẩm xem có bị bể hoặc hư hỏng. Nếu phát hiện thiếu hoặc hư hỏng, thủ kho báo cho bộ phận Giám định để lập biên bản, người giao hàng phải ký xác nhận, sau đó chuyển đến các bộ phận liên quan để kết hợp với khách hàng giải quyết.
Giám định.
Căn cứ vào chứng từ giao hàng của khách hàng, nhân viên giám định cùng với thủ kho và đại diện khách hàng (nếu có) kiểm tra chi tiết số lượng và chủng loại nguyên phụ liệu và lập biên bản giám định.
Bộ phận Kế hoạch căn cứ vào biên bản giám định. Nếu hàng hóa không đúng chủng loại hoặc thừa thiếu về số lượng làm ảnh hưởng đến sản xuất thì thông báo ngay cho khách hàng để giải quyết.
Trong quá trình sản xuất.
Nếu phát hiện nguyên phụ liệu ko phù hợp với mục đích sử dụng như chất lượng, màu sắc, qui cách ko đúng theo yêu cầu kỹ thuật. Thì đơn vị sản xuất phải báo cho cán bộ mặt hàng để thông báo cho khách hàng giải quyết.
59