giữa các nhà phân phối của Công ty
3.2.2.1 Mục đích của biện pháp
• Giao lưu gặp gỡ giữa các nhà phân phối nhằm thắt chặt mối quan hệ.
• Cùng với nhà phân phối bàn về một số chính sách phân phối của công ty.
4.2.2.2 Căn cứ đề ra biện pháp
Hội nghị là nơi gặp gỡ, trao đổi trực tiếp giữa các nhà lãnh đạo sản xuất, phân phối để từ đó mỗi bên có thể tự hoàn thiện, tạo cầu nối vững chắc cho hoạt động sản xuất và kinh doanh phát triển. Điều này làm nên sự khác biệt của chương trình kết nối cung cầu hàng hóa, được các DN trông chờ nhất trong năm.
Trong quá trình gặp gỡ và trao đổi, nhà phân phối sẽ thông báo cụ thể đến Công ty về tiêu chí hàng hóa, bao bì, chất lượng mẫu mã sản phẩm cho phú hợp với điều kiện kinh doanh. Nếu sản phẩm chưa đảm bảo các tiêu chí, các nhà phân phối sẽ hưỡng dẫn và hỗ trợ để giúp nhà sản xuất định hướng sản xuất tốt hơn.
Từ hội nghị này, Công ty và các nhà phân phối sẽ thống nhất được phương thức thu mua, quy cách, chất lượng, mẫu mã, số lượng, thương hiệu, giá cả, cách thức giao nhận sản phẩm vào hệ thống phân phối. Đây cũng là dịp để Công ty mở rộng thị trường tiêu thụ sản phẩm, giúp cho bên sản xuất hiểu hơn về lợi ích của sự hợp tác liên kết, qua đó cải tiến quy trình sản xuất, áp dụng khoa học kỹ thuật, đảm bảo chất lượng.
4.2.2.3 Nội dung của biện pháp
a) Đối tượng: Tất cả các thành viên của các nhà phân phối trong cả nước.
b) Thông báo:
• Công ty có chính sách hỗ trợ đi lại cho các thành viên: 2 triệu/nhà phân phối.
• Phòng kinh doanh chịu trách nhiệm.
• Gửi thư mời tất cả các nhà phân phối của công ty trước ngày 20/01/2014.
• Trước thời gian diễn ra buổi họp mặt một tuần và ba ngày thì phải có một cuộc
điện thoại nhắc nhở về buổi họp mặt.
c) Yêu cầu
Các thành viên đến họp phải tuân thủ các quy định sau:
• Đến đúng giờ của ban tổ chức.
• Tôn trọng sự chỉ đạo của ban tổ chức trong suốt thời gian diễn ra buổi họp mặt
• Mang theo giấy mời.
d) Địa điểm dự kiến: Khách sạn Daewoo – Long An
e) Thời gian dự kiến: 8h00 đến 12h00 ngày 30 tháng 02 năm 2014.
f) Bên công ty bao gồm các thành viên
• Ban giám đốc: Giám đốc công ty, Phó giám đốc công ty phụ trách kinh doanh.
• Các trưởng phòng: Tài chính kế toán, kinh doanh, tổ chức hành chính.
g) Ban tổ chức
Nhiệm vụ của ban tổ chức là lập kế hoạch, bàn bạc, thống nhất và điều hành, duy trì trong quá trình cuộc họp, có sự phối hợp chặt chẽ giữa các thành viên.
h) Ban hậu cần: Các nhân viên của khách sạn, nhân viên của doanh nghiệp. Nhiệm vụ:
• Chuẩn bị vật dụng cần thiết cho buổi lễ.
• Chuẩn bị bữa trưa, nghe theo sự chỉ đạo của ban tổ chức.
i) Ban thanh toán: Hai nhân viên của phòng tài chính kế toán Nhiệm vụ:
• Lập danh sách khách mời đến tham dự.
• Thanh toán, ghi lại các khoản chi tiêu, lấy hóa đơn.