- Sự trung thực và các giá trị đạo đức
5.3.4.4Chương trình kế toán chưa hoàn thiện
Hệ thống thông tin quản lý ngân sách và Kho bạc (TABMIS) đến nay đã được triển khai trên toàn quốc. Mục tiêu của TABMIS là “Hiện đại hóa công tác quản lý NSNN từ khâu lập kế hoạch, thực hiện ngân sách, báo cáo ngân sách và
tăng cường trách nhiệm ngân sách của Bộ Tài chính; nâng cao tính minh bạch trong quản lý tài chính công; hạn chế tiêu cực trong việc sử dụng ngân sách; đảm bảo an ninh tài chính trong quá trình phát triển và hội nhập của quốc gia”. Qua quá trình tìm hiểu và phỏng vấn trao đổi với các CBCC trong đơn vị KBNN Bình Thuận với góc độ của người nghiên cứu và tham khảo tôi thấy một số vấn đề liên quan đến an toàn nghiệp vụ của hệ thống qua tác nghiệp người sử dụng. Tuy nhiên vẫn còn những rủi ro có thể xảy ra vậy để khắc phục những rủi ro đó bản thân tôi xin đưa ra mộ số giải pháp sau:
- Biện pháp phòng tránh rủi ro xảy ra do có thể lựa chọn ngày hạch toán bất kỳ trong một kỳ đang mở: Cần phải thiết kế chức năng trên TABMIS thực hiện khống chế không cho nhập chứng từ ngày quá khứ xa ngày hiện tại tối đa là 02 ngày. Bởi vì nếu nhập xa ngày hiện tại nhiều ngày thì số liệu báo cáo sẽ phản ánh không trung thực về thời gian phát sinh (cho nhập không quá 02 ngày kể từ ngày hiện tại nhằm để thuận tiện cho việc xử lý chứng từ khi nhận dữ liệu từ ngân hàng về ngoài giờ giao dịch).
- Biện pháp phòng tránh rủi ro do hạch toán sai các phân đoạn mã: Chương trình TABMIS chưa kiểm soát phân đoạn mã địa bàn hành chính, nhưng khi chi ngân sách có kiểm soát dự toán sẽ tạo khó khăn khi tác nghiệp dẫn đến nhầm lẫn địa bàn chi ngân sách, xác định sai tồn quỹ ngân sách, rủi ro sẽ không kiểm soát được tồn quỹ ngân sách. Hoặc do sơ suất hay có thể do cố ý người dùng có thể thay thế bất kỳ đoạn mã nào loại trừ mã Kho bạc, điều này có nghĩa là khoản hạch toán của Kho bạc hay đơn vị sử dụng ngân sách, hay đối tượng nộp thuế ở địa bàn này có thể hoàn toàn được hạch toán cho đơn vị hay đối tượng ở Kho bạc khác. Đây thực sự là một nguy cơ rủi ro trong công tác kế toán trên hệ thống TABMIS. Để hạn chế những tồn tại này bản thân tôi xin đưa ra giải pháp như sau: Hàng ngày phải in liệt kê chứng từ phát sinh và KTV chấm lại các chứng từ phát sinh đảm bảo khớp đúng. Hàng tháng phải in cân đối chi tiết tất cả các tài khoản phát sinh, thực hiện đối chiếu với các đơn vị giao dịch theo quy định đảm bảo các khoản phát sinh được đối chiếu khớp đúng, nếu còn tài khoản, đoạn mã nào chưa được đối chiếu thì tập trung tìm
nguyên nhân và đó chính là những tài khoản, những đoạn mã đã hạch toán sai. Đây là biện pháp tức thời. Về lâu dài thì vấn đề đặt ra là cần phải hoàn thiện chương trình theo hướng bảo mật được một số đoạn mã theo các hướng như: mặc định mã quỹ, mã tài khoản tự nhiên chỉ cho phép chọn những tồn tại trong hệ thống tương ứng với những tài khoản được quy định trong chế độ kế toán, theo cách này thì hệ thống cần được cài đặt hệ thống tài khoản tự nhiên ban đầu theo chế độ, trường hợp có thay đổi, bổ sung thì chỉ cho phép người quản trị chương trình khai báo kết hợp, không cho KTV nhập mã tài khoản tự nhiên khác với hệ thống đã đăng ký ban đầu. Chương trình phải có cảnh báo mã tài khoản không tồn tại trong hệ thống. Phân đoạn mã QHNS cần được cấp theo mã địa bàn hành chính và được gán theo mã bảo mật Kho bạc. Ví dụ như mã quan hệ của Sở Tài chính được phân biệt bằng một ký tự chỉ có ở tỉnh Bình Thuận và chỉ được kết hợp với mã KBNN Bình Thuận và mã địa bàn tỉnh Bình Thuận.
- Biện pháp phòng tránh rủi ro khi thực hiện chuyển nguồn: Đến kỳ chuyển nguồn năm trước sang năm nay (ví dụ năm 2012 sang 2013) thì trên hệ thống TABMIS đã giải quyết rất tốt việc chuyển nguồn tuân thủ nguyên tắc bảo mật theo từng Kho bạc. Tuy nhiên khi thực hiện chuyển nguồn (chuyển số dư dự toán còn lại) trên hệ thống, theo quy trình thì sẽ tạo ra đồng thời 2 cặp bút toán tại kỳ 13 năm trước và kỳ hiện tại. Tuy nhiên nếu chưa thực hiện việc kết sổ hoàn thành (hoặc trong lúc chạy yêu cầu hệ thống báo lỗi không sinh ra 2 cặp bút toán). Sau đó KTV chạy tiếp một yêu cầu tương tự (một yêu cầu chuyển nguồn nhưng chạy 2 lần nhưng với tham số giống nhau) thì hệ thống vẫn tạo thêm 2 cặp bút toán tương tự như lần chạy đầu tiên. Rủi ro này rất lớn đến khi kết sổ thì tại kỳ 13 năm trước, bút toán hủy dự toán hệ thống kiểm soát dự toán khi kết sổ nên có thể phát hiện ra ngay, còn bút toán tăng dự toán tại kỳ hiện tại không kiểm tra ngay được (chỉ phát hiện ra sau khi chấm đối chiếu số liệu). Vì vậy để hạn chế rủi ro này chương trình TABMIS cần thiết kế chức năng chuyển nguồn có thể tách riêng loại dự toán của số tạm ứng sau khi tái phân loại hoặc chương trình cho phép lọc riêng số dư dự toán của số tạm ứng sau tái phân loại, lúc này người sử dụng sẽ thuận lợi khi chuyển nguồn số tạm ứng với tham số chọn thuận tiện hơn, an toàn hơn.
- Biện pháp phòng ngừa rủi ro khi thực hiện việc in báo cáo: Báo cáo chi ngân sách nhà nước theo lĩnh vực chi (B3-01) là báo cáo tùy chỉnh do chúng ta xây dựng và khai thác, do đó chúng ta hoàn toàn có thể thiết lập công thức sao cho bao quát hết được các đoạn mã phát sinh trong quá trình hạch toán. Nếu hoàn thiện chương trình cảnh báo được các quan hệ kết hợp chéo sai nêu trên chúng ta có thể hạn chế tối đa các đoạn mã sai là nguyên nhân gây ra số liệu không có trong công thức.
- Biện pháp phòng ngừa rủi ro khi thực hiện hạch toán các tài khoản trung gian: Để hạn chế hiện tượng chênh lệch trên các tài khoản trung gian, chế độ kế toán nhà nước đã hoàn thiện bằng việc thêm bớt một số tài khoản trung gian nhằm phân định rõ từng tài khoản dùng cho từng nghiệp vụ cụ thể. Tuy nhiên để khắc phục tình trạng này cần phải hoàn thiện chương trình theo hướng không để số dư lưỡng tính cho các tài khoản trung gian, về cơ bản số dư các tài khoản trung gian phải được xử lý ngay trong ngày. Khi hạch toán kế toán, đơn vị chỉ phải lựa chọn một tài khoản trung gian tương ứng để hạch toán. Vì vậy chương trình cần được hoàn thiện và có cảnh báo được việc hạch toán vượt quá số dư, tức là nếu không có phát sinh tăng thì không cho phép hạch toán bút toán phát sinh giảm.