- Sự trung thực và các giá trị đạo đức
5.3.4.2 Giao nhận hồ sơ ở khâu chi ngân sách tốn nhiều thời gian
Có thể nói mô hình một cửa đã tạo nên một bộ mặt mới của đơn vị KBNN, khẳng định một bước phát triển mới trong lĩnh vực phục vụ hành chính công, đem đến cho các đơn vị sử dụng NSNN một hình thức phục vụ công khai, minh bạch, đầy trách nhiệm. Vậy để nâng cao hiệu quả việc sử dụng quy trình giao dịch một cửa đem lại hiệu quả thiết thực tôi xin đưa ra những giải pháp như sau:
Về biện pháp tức thời: Trên phiếu giao nhận hồ sơ phần tài liệu gửi từng lần tạm ứng, thanh toán chúng ta cần phải liệt kê tất cả các nội dung ghi trên mẫu phiếu giao nhận và photo để sử dụng cho nhiều lần. (Theo phụ lục 5.2)
Sau khi nhận chứng từ từ khách hàng, KTV chỉ cần kiểm tra và đánh dấu chéo vào ô của nội dung chi và những chứng từ nào còn thiếu đề nghị đơn vị bổ sung, hoàn chỉnh. Với cách này thì KTV đỡ phải tốn thời gian ghi lại nội dung chứng từ nhận trên phiếu giao nhận.
Về biện pháp lâu dài cần phải thiết kế phần mềm quản lý việc giao nhận hồ sơ phù hợp với điều kiện vận hành TABMIS. Bố trí một máy cho khách hàng, khách hàng sẽ trực tiếp nhập các thông tin chứng từ theo mẫu phiếu giao nhận và sau đó chuyển toàn bộ chứng từ đến để KTV kiểm tra phiếu giao nhận trên màn hình và duyệt và in ra phiếu giao nhận. Có phần mềm sẽ quản lý việc giao nhận hồ sơ, thời điểm khách hàng mang hồ sơ đến và KTV nhận được lưu vào máy. Lãnh đạo có thể theo dõi và kiểm tra tình hình giao nhận, xử lý hồ sơ của từng KTV có đúng thời gian quy định hay không, chứng từ thanh toán có tồn đọng nhiều hay không… Vì việc quản lý giao nhận hồ sơ một cửa tại KBNN Bình Thuận khá phức tạp, nảy sinh rất nhiều vấn đề cần phải có sự thống nhất cao về quy trình và đặc biệt cần phải có sự quan tâm, kiểm soát chặt chẽ, sự kiên quyết của lãnh đạo. Phần mềm chỉ là công cụ hỗ trợ và là điều kiện cần, phải có sự đồng thuận của lãnh đạo – CBCC là điều kiện đủ, thì việc quản lý tiếp nhận hồ sơ và trả kết quả mới đem lại hiệu quả cao.