- Sự trung thực và các giá trị đạo đức
3.2.3Hoạt động giám sát
Kiểm tra độc lập việc thực hiện:
Căn cứ theo kế hoạch kiểm tra hàng năm trong đó có chia ra hàng quý về việc kiểm tra kiểm soát hoạt động nghiệp vụ của đơn vị. Phòng Thanh tra sẽ lập đề cương kiểm tra và thông báo đến từng bộ phận được kiểm tra và tiến hành kiểm tra theo đề cương. Về hình thức kiểm tra có thể kiểm tra định kỳ hàng quý hoặc kiểm tra đột xuất nếu thấy cần thiết.
Phân chia trách nhiệm hợp lý:
Căn cứ vào yêu cầu công việc, trình độ, năng lực, phẩm chất cán bộ, tình hình thực tế của đơn vị và tuân theo các nguyên tắc phân công, bố trí cán bộ. Ban Giám đốc đã bố trí cán bộ phù hợp với tình hình thực tế tại đơn vị, bố trí có đủ chức danh theo quy định, đảm bảo quyền độc lập về chuyên môn nghiệp vụ của từng bộ phận theo quy định.
Phê chuẩn đúng đắn cho các nghiệp vụ hoặc hoạt động:
Các nghiệp vụ chi ngân sách đều được phê chuẩn bởi KTT hoặc người ủy quyền và Ban Giám đốc. Thu NSNN, thu phạt được phê chuẩn bởi KTT hoặc người ủy quyền. Thu từ TKTG được phê chuẩn bởi KTT hoặc người ủy quyền. Đối chiếu TKTG, tài khoản dự toán được phê chuẩn bởi KTT hoặc người ủy quyền. Đối chiếu thu, chi NSNN được phê chuẩn bởi KTT và Ban Giám đốc. Một số trường hợp đặc biệt do Giám đốc trực tiếp phê chuẩn như: Lệnh điều chuyển vốn, bảng kê chứng từ đi ngân hàng, sổ chi tiết tài khoản tiền mặt, tiền gửi ngân hàng, liên kho bạc, đối chiếu vốn đầu tư XDCB.
Kiểm soát quá trình xử lý thông tin và nghiệp vụ:
Đơn vị đã tổ chức kiểm soát các chứng từ kế toán nghiệp vụ từ khâu thu thập (hoặc lập), phân loại, xử lý, ký duyệt trên chứng từ, hạch toán kế toán đến khâu lưu trữ và tiêu hủy chứng từ kế toán theo quy định.
- Đối với quy trình lập và kiểm soát chứng từ kế toán: Tuân thủ các yêu cầu kiểm tra, kiểm soát tính hợp pháp, hợp lệ của chứng từ kế toán theo biểu mẫu đã quy định. Kiểm tra, kiểm soát, đối chiếu nghiêm túc với từng chứng từ rút tiền, chứng từ thanh toán, chuyển tiền của khách hàng đảm bảo chữ ký của Thủ trưởng,
KTT của đơn vị, dấu của đơn vị theo đúng mẫu dấu, chữ ký đã đăng ký tại Kho bạc. Kho bạc không được lập thay chứng từ cho khách hàng, trường hợp chứng từ đơn vị lập không đủ điều kiện hạch toán phải trả lại để đơn vị lập đúng theo quy định.
- Đối với việc ký chứng từ kế toán của KBNN: Khi tiếp nhận chứng từ đảm bảo đúng quy định, KTV phải ký trên các chứng từ kế toán thuộc phần hành nghiệp vụ mình quản lý sau đó hạch toán và chuyển cho KTT hoặc người ủy quyền và Ban Giám đốc ký duyệt. Nếu liên quan đến chứng từ thu, chi tiền mặt hoặc xuất, nhập kho thì Thủ quỹ phải ký lên tất cả các chứng từ có liên quan.
- Đối với việc luân chuyển chứng từ kế toán: Chứng từ kế toán phải được luân chuyển nhanh chóng, kịp thời đáp ứng yêu cầu nhiệm vụ kinh tế phát sinh và hạch toán trên chương trình kế toán kể từ khi nhận chứng từ cho đến khi nghiệp vụ đã xử lý xong, đưa vào lưu trữ, bảo quản theo chế độ quy định
- Đối với quy trình kiểm soát, đóng, lưu trữ chứng từ kế toán cuối ngày: Sau khi hoàn thành các nghiệp vụ, KTV in ra liệt kê chứng từ và kiểm tra đối chiếu lại các chứng từ đã phát sinh trong ngày đảm bảo tất cả các chứng từ phát sinh trong ngày đều được hạch toán và lưu vào tập chứng từ tổng hợp hàng ngày theo quy định.
- Đối với quy trình xử lý chứng từ trên hệ thống thông tin kế toán: Đơn vị đã tổ chức thực hiện quy trình xử lý chứng từ trên hệ thống thông tin kế toán theo đúng chế độ quy định. Việc hạch toán kế toán trên hệ thống thông tin kế toán trên cơ sở chứng từ giấy hoặc chứng từ điện tử đã được mã hóa bằng chữ ký số theo quy định. Việc lập, luân chuyển chứng từ trên hệ thống đảm bảo đúng quy trình đã được quy định.
Phân tích rà soát lại việc thực hiện:
Ban Giám đốc thông qua báo cáo tài chính, báo cáo quản trị tài chính hàng tháng cũng như phản ánh của khách hàng, bảng chấm điểm thi đua của CBCC, nhận xét của từ bộ phận chuyên môn. Xem xét lại quá trình thực hiện nhiệm vụ của từng bộ phận, từng CBCC để đánh giá việc thực hiện mục tiêu hoạt động của đơn vị. Chấn chỉnh kịp thời những sai sót nhằm mục đích đạt được mục tiêu đã đề ra.
Kiểm soát vật chất:
Phòng Tin học phụ trách đảm nhận theo dõi kiểm tra và vận hành hệ thống máy chủ và các chương trình ứng dụng nghiệp vụ. Đảm bảo thực hiện nghiêm túc các quy định về bảo mật, an toàn hệ thống tại đơn vị theo đúng các quy định hiện hành. Chấp hành các quy định về an toàn thông tin của ngành Tài chính khi triển khai các hệ thống ứng dụng. Thực hiện các công việc quản trị hệ thống, quản trị ứng dụng theo đúng chức năng, nhiệm vụ được giao; kịp thời phát hiện các vấn đề và phối hợp với cá nhân, các đơn vị liên quan để xử lý dứt điểm, đảm bảo hệ thống vận hành an toàn, thông suốt để thực hiện quản lý dữ liệu hệ thống một cách đầy đủ, thống nhất trong suốt vòng đời ứng dụng.
Đối với mỗi cán bộ công chức thực hiện từng phần hành của mình phải thực hiện các quy định về bảo mật, an toàn hệ thống tại đơn vị theo đúng các quy định hiện hành. Nghiêm cấm việc cho người khác mượn tài khoản đăng nhập hệ thống và mật khẩu của mình để thực hiện các thao tác nghiệp vụ trên hệ thống. Trong trường hợp thay đổi người sử dụng, các bộ phận mới tiếp nhận bàn giao tài khoản khai thác dữ liệu phải đổi lại mật khẩu.
Các tài sản, văn phòng phẩm được giao cho mỗi bộ phận quản lý đều được kiểm tra và bảo quản tốt. Các tài sản chưa sử dụng đều được quản lý trong kho và khi có nhu cầu sử dụng đều phải thông qua Ban lãnh đạo và cán bộ phụ trách xuất kho theo đúng quy định. Việc kiểm kê tài sản hàng tháng, quý, 6 tháng và cuối năm đều được thực hiện theo quy định. Đảm bảo an toàn tiền và tài sản của nhà nước được giao quản lý.