2.1.2.1 Sơ đồ bộ máy tổ chức của công ty:
- Siêu thị quản lý theo hình thức tập trung, đứng đầu là tổng giám đốc chịu trách nhiệm về toàn bộ hoạt động của siêu thị, dƣới tổng giám đốc có giám đốc kinh doanh và giám đốc nhân sự. Dƣới giám đốc là các trƣởng phòng kinh doanh và trƣởng phòng nhân sự, kế toán trƣởng và các trƣởng bộ phận kho, thu ngân, nhân viên bán hàng chịu trách nhiệm quản lý, hƣớng dẫn điều hành các công việc liên quan đến bộ phận của mình và chịu trách nhiệm trƣớc giám đốc, tổng giám đốc về toàn bộ hoạt động của phòng hay bộ phận mình quản lý, đồng thời đề xuất những giải pháp để giám đốc, tổng giám đốc ra quyết định kinh doanh. Tổ chức bộ máy của công ty thể hiện qua sơ đồ sau:
KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP GVHD: Ths. Ngô Thị Mỹ Thúy
SƠ ĐỒ 2.2: SƠ ĐỒ PHÕNG BAN:
GIÁM ĐỐC ĐIỀU HÀNH PHÕNG KẾ TOÁN KẾ TOÁN TRƢỞNG TRƢỞNG PHÕNG KINH DOANH PHÒNG KINH DOANH PHÕNG NHÂN SỰ TRƢỞNG PHÕNG NHÂN SỰ Nhân viên tạp vụ Nhân viên kĩ thuật
Nhân viên bảo vệ Nhân viên tiếp tân
Nhân viên bán hàng Nhân viên kế toán
Nhân viên thủ kho
Nhân viên thu ngân
Nhân viên thủ quỹ
Quầy hóa mỹ phẫm Quầy gia vị Quầy gia dụng Quầy nƣớc, thực phẩm khô Quầy thời trang
Quầy sách- văn phòng phẩm Quầy sữa bánh Quầy đông lạnh
KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP GVHD: Ths. Ngô Thị Mỹ Thúy
2.1.2.2 Chức năng và nhiệm vụ của từng phòng ban:
- Phòng giám đốc: + Quản lý chung.
+ Hoạch định chiến lƣợc.
+ Theo dõi kiểm tra đôn đốc các phòng ban và các bộ phận thực hiện công việc . + Chịu trách nhiệm với tổng giám đốc về công việc do mình quản lý.
- Phòng kinh doanh:
+ Hoạch định chiến lƣợc kinh doanh trong từng thời kỳ và thời điểm cụ thể. + Chịu trách nhiệm triển khai và giám sát tình hình kinh doanh của bộ phận mình. + Hỗ trợ cho giám đốc ra các quyết định kinh doanh.
- Phòng hành chính nhân sự:
+ Quản lý toàn bộ nhân viên trong công ty.
+ Xây dựng chế độ tiền lƣơng, tiền thƣởng, khen thƣởng, kỷ luật đối với cán bộ và nhân viên trong siêu thị.
- Phòng kế toán:
+ Ghi chép, phản ánh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh đầy đủ, chính xác trung thực và kịp thời.
+ Xác định kết quả kinh doanh của siêu thị, lập các báo cáo tài chính theo đúng quy đinh, cung cấp các số liệu cần thiết cho việc điều hành kinh doanh.
+ Tham mƣu cho tổng giám đốc về hình thức huy động vốn và sử dụng các nguồn khác nhau khi có yêu cầu.
2.1.3 Cơ cấu tổ chức kế toán tại công ty: 2.1.3.1 Mô hình tổ chức bộ máy của công ty: 2.1.3.1 Mô hình tổ chức bộ máy của công ty:
PHÒNG GIÁM ĐỐC PHÒNG KINH DOANH PHÒNG HÀNH CHÍNH PHÕNG KẾ TOÁN
KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP GVHD: Ths. Ngô Thị Mỹ Thúy
- Hình thức: Xuất phát từ cơ cấu quản lý, đặc điểm kinh doanh nên siêu thị tổ chức theo hình hình thức tập trung. Tất cả các chứng từ, định khoản… đều do phòng kế toán thực hiện.
- Phòng kế toán gồm 11 ngƣời, đứng đầu là kế toán trƣởng, siêu thị có 1 kế toán tổng hợp, 1 kế toán tiền mặt, 3 kế toán kho, 2 kế toán công nợ và 3 kế toán thuế.
SƠ ĐỒ 2.3: SƠ ĐỒ BỘ MÁY KẾ TOÁN:
2.1.3.2 Chức năng và nhiệm vụ của kế toán viên:
- Kế toán trƣởng:
+ Tổ chức bộ máy kế toán.
+ Theo dõi, kiểm tra, hƣớng dẫn nhân viên kế toán ghi chép, xử lý và lƣu trữ chứng từ, sổ sách kế toán.
+ Kiểm tra các báo cáo tài chính, báo cáo quản trị trƣớc khi cung cấp cho các đối tƣợng có nhu cầu sử dụng.
+ Tham mƣu cho giám đốc trong các quyết định kinh tế. - Kế toán tổng hợp:
+ Tính lƣơng và các khoản trích theo lƣơng, lập bảng lƣơng.
+ Theo dõi giấy báo nợ, giấy báo có và các giấy tờ liên quan khác đến ngân hàng nhƣ Ủy Nhiệm Thu, Ủy Nhiệm Chi…
+ Trích khấu hao, phân bổ công cụ dụng cụ theo kỳ kế toán.
+ Lập các chứng từ nhƣ Phiếu thu, Phiếu chi, bảng kê chi tiết hàng hóa xuất kho (nếu cần). KẾ TOÁN TRƢỞNG KT TỔNG HỢP KT TIỀN MẶT KT KHO KT CÔNG NỢ KT THUẾ THU NGÂN THỦ QUỸ THỦ KHO DÁN MÃ
KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP GVHD: Ths. Ngô Thị Mỹ Thúy
+ Ghi chép vào sổ kế toán máy từ chứng từ bán ra.
+ In chứng từ, sổ sách kế toán nhƣ nhật ký chung, bảng cân đối số phát sinh… + Đóng, lƣu trữ, bảo quản chứng từ kế toán.
- Kế toán tiền mặt:
+ Theo dõi tình hình thu chi tiền mặt và thanh toán các khoản công nợ phải trả cho nhà cung cấp, phải trả nội bộ.
+ Ghi nhận các khoản tiền cho thuê mặt bằng. - Kế toán kho:
+ Hằng ngày ghi chép dữ liệu về hàng hóa nhập – xuất kho, thông tin nhà cung cấp, thông tin giá hàng hóa nhập – xuất kho.
+ Lập phiếu nhập kho, phiếu xuất kho, theo dõi quản lý hàng hóa, theo dõi quản lý từng danh mục hàng hóa và danh mục nhà cung cấp.
+ Nhận hóa đơn, chứng từ gốc từ nhà cung cấp và giao lại cho kế toán thuế sau khi đã cập nhật thông tin.
- Kế toán công nợ:
+ Theo dõi quản lý công nợ phải thu, công nợ phải trả theo danh mục nhà cung cấp và khách hàng.
+ Siêu thị bán hầu hết là bán thu tiền mặt nên theo dõi công nợ phải trả là công việc chủ yếu của kế toán công nợ.
+ Lập hồ sơ nhà cung cấp, hồ sơ khách hàng. - Kế toán thuế:
+ Ghi chép nghiệp vụ kinh tế phát sinh từ chứng từ gốc (mua vào) vào sổ kế toán. + Nhận hóa đơn mua hàng, dịch vụ, sắp xếp hóa đơn mua hàng cùng các chứng từ khác nhƣ Phiếu Nhập Kho, Phiếu Chi (nếu chi bằng tiền mặt), bảng kê hàng hóa mua vào (có kèm theo hóa đơn) thành bộ chứng từ gốc theo nội dung nghiệp vụ và theo trình tự thời gian, sau đó lƣu trữ bộ chứng từ.
+ Lập hóa đơn hàng hóa, dịch vụ, sắp xếp hóa đơn bán hàng (liên 3) cùng với Phiếu Xuất Kho, Phiếu Thu (nếu thu bằng tiền mặt), bảng kê chi tiết hàng hóa bán ra thành bộ chứng từ gốc theo nội dung và trình tự thời gian và đem đi lƣu trữ. + Theo dõi thuế GTGT đƣợc khấu trừ, thuế GTGT phải nộp, lập các báo cáo thuế, báo cáo tài chính, nộp các loại thuế vào ngân sách.
KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP GVHD: Ths. Ngô Thị Mỹ Thúy
+ Báo cáo thuế GTGT đƣợc nộp hàng tháng và nộp chậm nhất vào ngày 20 của tháng kế tiếp.
2.1.4 Hệ thống thông tin kế toán trong doanh nghiệp: 2.1.4.1 Hình thức kế toán áp dụng tại công ty: 2.1.4.1 Hình thức kế toán áp dụng tại công ty:
- Niên độ kế toán: bắt đầu từ ngày 01/01/xxxx đến 31/12/xxxx - Đơn vị tiền tệ sử dụng trong kế toán: Việt Nam đồng
- Chế độ kế toán áp dụng: Kế toán kép - Hình thức kế toán: Nhật Kí Chung
Sơ đồ 2.4: Sơ đồ kế toán theo hình thức nhật kí chung:
Ghi chú:
: Nhập liệu hằng ngày
: In sổ, báo cáo cuối tháng, cuối năm : Đối chiếu, kiểm tra
- Trình tự kế toán ghi sổ kế toán:
+ Hằng năm kế toán căn cứ vào chứng từ kế toán hoặc bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại đã đƣợc kiểm tra, đƣợc dùng làm căn cứ ghi sổ, xác định tài khoản ghi Nợ, tài khoản ghi Có để nhập dữ liệu vào máy tính theo các bảng, biểu đƣợc thiết kế sẵn trên phần mềm kế toán.
+ Theo quy trình của phần mềm kế toán, các thông tin đƣợc tự động nhập vào sổ kế toán tổng hợp (sổ cái, sổ nhật kí chung) và các sổ thẻ kế toán chi tiết liên quan.
CHỨNG TỪ KẾ TOÁN PHẦN MỀM KẾ TOÁN (UNESCO) BẢNG TỔNG HỢP CHỨNG TỪ KẾ TOÁN
Báo cáo tài chính Báo cáo kế toán
SỔ KẾ TOÁN Sổ tổng hợp
KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP GVHD: Ths. Ngô Thị Mỹ Thúy
+ Cuối tháng (hoặc bất kì vào thời điểm bất kì nào), kế toán thực hiện các thao tác khóa sổ (cộng sổ) và lập báo cáo tài chính. Việc đối chiếu giữa số liệu tổng hợp với số liệu chi tiết đƣợc thực hiện tự động và luôn đảm bảo chính xác, trung thực theo thông tin đã đƣợc nhập trong kỳ. Nhân viên kế toán có thể kiểm tra, đối chiếu số liệu giữa sổ kế toán với báo cáo tài chính sau khi đã in ra giấy.
+ Thực hiện các báo cáo để in ra báo cáo tài chính theo quy định.
+ Cuối tháng, cuối năm sổ kế toán tổng hợp và sổ kế toán chi tiết đƣợc in ra giấy, đóng thành quyền và thực hiện các thủ tục pháp lý theo quy định và sổ kế toán ghi bằng tay.
2.1.4.2 Các chính sách kế toán áp dụng:
- Nguyên tắc xác định trên các khoản tiền: tiền mặt, tiền gởi ngân hàng, tiền đang chuyển gồm: là nguyên tắc xác định các khoản tƣơng tiền: theo giá tại thời điểm. - Chính sách kế toán đối với hàng tồn kho:
+ Nguyên tắc đánh giá hàng tồn kho: Bình quân gia quyền.
+ Phƣơng pháp xác định giá trị hàng tồn kho cuối kỳ: Bình quân gia quyền. + Phƣơng pháp hạch toán hàng tồn kho: kê khai thƣờng xuyên.
- Nguyên tắc ghi nhận các khoản phải thu thƣơng mại và phải thu khác: + Nguyên tắc ghi nhận: căn cứ hợp đồng kinh tế.
+ Lập dự phòng phải thu khó đòi. - Ghi nhận và khấu hao tài sản cố định:
+ Nguyên tắc ghi nhận TSCĐ hữu hình, TSCĐ vô hình: Theo nguyên giá và giá trị còn lại.
+ Phƣơng pháp khấu hao TSCĐ hữu hình và TSCĐ vô hình: Khấu hao theo đƣờng thẳng.
- Nguyên tắc vốn hóa các khoản chi phí đi vay và các khoản chi phí khác: + Phƣơng pháp phân bổ chi phí trả trƣớc: phân bổ đều.
2.1.5 Tình hình công ty những năm gần đây:
Bảng 2.1: Bảng tổng hợp doanh thu, chi phí và lợi nhuận qua các năm 2010, 2011, 2012, 2013:
Chỉ tiêu Năm 2013 Năm 2012 Năm 2011
C/L Năm 2013/2012 (%) C/L Năm 2012/201 1 (%)
KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP GVHD: Ths. Ngô Thị Mỹ Thúy Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ 95.187.844.339 104.771.098.293 115.597.007.647 -9,15 -9,37 Doanh thu hoạt động tài chính 24.116.631 32.805.542 21.544.717 -26,49 52,47 Thu nhập khác 478.567.189 291.089.402 635.830.363 64,41 -52,22 Tổng doanh thu 95.690.528.159 105.904.993.237 116.254.382.727 -8,95 -9,6 Giá vốn hàng bán 80.218.316.513 90.353.088.616 99.505.236.752 Chi phí bán hàng 5.250.917.595 5.955.891.240 6.401.687.874 -11,84 -6,96 Chi phí quản lý doanh nghiệp 10.045.098.773 9.354.131.338 9.706.979.070 7,39 -3,63 Chi phí tài chính 28.219.138 25.258.745 27.787.869 11,72 -9,1 Chi phí khác 0 0 107.734.955 Tổng chi phí 95.542.552.019 105.688.369.939 115.641.682.565 -9,6 -8,61 Lợi nhuận trƣớc thuế 147.976.149 (593.376.702) 612.700.162 124,94 -196,85 Thuế TNDN 36.994.035 0 153.175.041 Lợi nhuận sau thuế 110.982.105 (593.376.702) 459.525.121 118,7 -229,13
- Từ năm 2010 đến 2011, doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ tăng 19.227.613.536 đồng, sang năm 2012 thì giảm 10.825.909.354 đồng so với năm 2011.
KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP GVHD: Ths. Ngô Thị Mỹ Thúy
- Doanh thu hoạt động tài chính thì tăng đều từ năm 2010 đến 2012 (Năm 2011 tăng 10.425.992 đồng so với năm 2010. Năm 2012 tăng 11.260.825 đồng so với năm 2011). Riêng năm 2013 lại giảm 8.688.911 đồng so với năm 2012.
- Đối với thu nhập khác, chi có năm 2011 tăng 10.425.992 đồng so với năm 2010. Còn năm 2012 giảm 344.740.961 đồng so với năm 2011 và năm 2013 tăng 187.477.787 đồng so với năm 2012.
=> Nhƣ vậy chỉ có năm 2011, tổng doanh thu tăng (năm 2011 tăng 19.401.017.493 đồng so với năm 2010), còn năm 2012 và 2013 thì tổng doanh thu giảm dần. (Năm 2012 giảm-11.159.389.490 đồng so với năm 2011, năm 2013 giảm 9.404.465.078 đồng so với năm 2012). Tổng chi phí cũng vậy, năm 2011 tăng 18.984.782.869 đồng so với năm 2010. Năm 2012 giảm 9.953.312.626 đồng so với năm 2011 và năm 2013 giảm 10.145.817.920 đồng so với năm 2012. Dẫn đến lợi nhuận sau thuế của năm 2011 tăng 2.11 lần so với năm 2010. Năm 2012 giảm gấp 2.29 lần so với năm 2011. Nhƣng đến năm 2013 lợi nhuận tăng 1.18 lần so với năm 2012.
Biểu đồ 2.1 Biểu đồ thể hiện lợi nhuận qua các năm 2010, 2011, 2012, 2013:
=> Nhìn chung, tình hình kinh doanh công ty qua qua các năm 2010, 2011, 2012, 2013 không ổn định. Có năm lợi nhuận cao 459.525.121 đồng nhƣng đến năm 2012 lỗ 593.376.782 đồng, sau đó năm 2013 lợi nhuận đạt 110.982.105 đồng.
Bảng 2.2 : Bảng phân tích hiệu quả sử dụng vốn:
Chỉ tiêu Năm 2013 Ý nghĩa
Phân tích chung tình hình sử dụng vốn -8E+08 -6E+08 -4E+08 -2E+08 0 200000000 400000000 600000000 2010 2011 2012 2013 Lợi nhuận Lợi nhuận 459.525.121 110.982.105 147.349.153 (593.376.782)
KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP GVHD: Ths. Ngô Thị Mỹ Thúy
- Hệ số lợi nhuận trên vốn kinh doanh
- Hệ số lợi nhuận trên doanh thu thuần
- Hệ số lợi nhuận trên tổng doanh thu
- Suất hao phí của vốn
0,021 lần 0,00116 lần 0,00115 lần 47,54 lần - Hệ số này lớn hơn năm 2012 chứng tỏ khả năng sinh lời của doanh nghiệp năm nay cao hơn với năm 2012 nhƣng so với các siêu thị khác thì khả năng sinh lời thấp
- Cứ 1đ doanh thu thuần có 0,00116 lãi thuần sau thuế=> khả năng sinh lời của vốn thấp và doanh nghiệp kinh doanh ít hiệu quả. - Cứ 1đ dthu thuần có 0,00115 lãi thuần sau thuế => doanh nghiệp ít hiệu quả
- Cứ 1đ lãi thuần sau thuế cần 47,54 đ vốn kinh doanh bình quân => doanh nghiệp kinh doanh kém hiệu quả
Phân tích hiệu quả sử dụng vốn chủ sỡ hữu
- Hệ số lợi nhuận trên vốn chủ sỡ hữu - Hệ số lợi nhuận trên tổng doanh thu - Hệ số vòng quay của vốn chủ sỡ hữu
0,02125 lần 0,00115 lần 18,3288 lần
Cứ 1đ vốn chủ sở hữu tạo ra 0,00115 lãi thuần sau thuế, do tỷ lệ lợi nhuận trên 1đ doanh thu là 0, 021 đ và hệ số quay vòng vốn chủ sở hữu là 18,32 lần
KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP GVHD: Ths. Ngô Thị Mỹ Thúy
Đánh giá: Suất hao phí cao nên hệ số lợi nhuận thấp nhƣ vậy chứng tỏ việc sử dụng vốn của công ty không hiệu quả.
2.1.6 Thuận lợi và khó khăn, phƣơng hƣớng phát triển: 2.1.6.1 Thuận lợi: 2.1.6.1 Thuận lợi:
- Siêu Thị Văn Hóa Văn Lang đƣợc xây dựng trên khu đất 8.800m2 với một trệt, một lầu, tọa lạc ngay vòng xoay ngã sáu Gò Vấp. Nhờ nằm trên vị trí thuận lợi nên từ khi bắt đầu hoạt động cho đến nay, siêu thị là địa điểm quen thuộc với khách hàng.
- Với đội ngũ nhân viên khoản 120 ngƣời, đƣợc đào tạo bài bản, chuyên nghiệp, siêu thị thƣờng xuyên tổ chức những đợt tiếp thị, khuyến mãi hấp dẫn nhƣ tuần lễ sách, bốc thăm trúng thƣởng lớn nhân dịp siêu thị, giảm giá các mặt hàng nhân ngày lễ lớn…Bằng thái độ phục vụ nhiệt tình, niềm nở và năng động.
- Cùng với sự phát triển của Siêu thị, Phòng kế toán đã khắc phục những tồn tại hỗ trợ đắc lực cho các bộ phận khác xử lý kịp thời hoàn thành nhiệm vụ và đáp ứng các thủ tục, chứng từ để xử lý nghiệp vụ. Hệ thống chứng từ, biểu mẫu, xây dựng hệ thống sổ sách kế toán theo đúng với quy trình của chế độ kế toán hiện hành, tạo điều kiện thuận lợi cho việc luân chuyển chứng từ, đối chiếu, kiểm tra. Do đó đã theo dõi đƣợc nhiều chỉ tiêu tài chính trong Siêu thị và đáp ứng đƣợc yêu cầu quản lý.
- Các nghiệp vụ kinh tế phát sinh hằng ngày đƣợc xử lý nhanh chóng và kiểm soát chặt chẽ.
- Siêu thị đã hiện đại hóa công tác kế toán của mình bằng hệ thống máy vi tính với phần mềm tự lập trình riêng phù hợp với đặc điểm kinh doanh của Công ty, đƣợc tiến hành dễ dàng, nhanh chóng, truy xuất số liệu nhanh, chính xác … tạo hiệu quả cao