Hoàn thiện tổ chức công tác kế toán quản trị tại công ty liên doanh bao bì UNITED.pdf

Hoàn thiện tổ chức công tác kế toán quản trị tại công ty liên doanh bao bì UNITED.pdf

CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN VỀ KẾ TOÁN VÀ KẾ TOÁN QUẢN TRỊ DOANH NGHIỆP

1.1 Kế toán - cơ sở quan trọng của các quyết định kinh doanh 1.1.1 Định nghĩa về kế toán

Có nhiều cách tiếp cận về kế toán, vì vậy có rất nhiều định nghĩa khác nhau về kế toán Tuy nhiên, những định nghĩa này đều thống nhất với nhau ở chỗ: Kế toán là một hệ thống của những khái niệm và phương pháp, hướng dẫn chúng ta thu thập, đo lường, xử lý và truyền đạt những thông tin cần thiết cho việc ra những quyết định tài chính hợp lý

- Về phương diện khoa học, kế toán là khoa học về bản chất của các sự kiện trong hoạt động kinh doanh Mục đích của nó là vạch rõ nội dung và mối liên hệ giữa các phạm trù pháp lý và các phạm trù kinh tế của các sự kiện kinh tế, nhờ

đó mà những sự kiện này được nhận thức [2,10]

- Về phương diện thực hành, kế toán là quá trình tổ chức có định tính định hướng thực hành gắn với việc theo dõi, ghi sổ tổng hợp, phân tích và truyền đạt các số liệu về sự kiện của đời sống kinh tế Mục đích của nó là thu thập thông tin cho các quyết định quản lý [2,10]

Định nghĩa kế toán nhấn mạnh đến chức năng cung cấp thông tin và chức năng này được coi là chức năng cơ bản nhất của kế toán Hiệp hội kế toán Mỹ, trong thông báo về lý thuyết căn bản của kế toán đã định nghĩa “ kế toán là quá trình ghi nhận, đo lường và công bố các thông tin kinh tế, chủ yếu là thông tin tài

chính giúp người sử dụng đề ra các quyết định kinh tế” [2,12]

Uûy ban thuật ngữ của Học viện kế toán công chức của Mỹ (AICPA) đã định nghĩa “ Kế toán là một nghệ thuật dùng để ghi chép, phân loại và tổng hợp theo

một phương pháp riêng có dưới các hình thức tiền tệ và nghiệp vụ, các sự kiện kinh tế và trình bày kết quả của nó cho người sử dụng ra quyết định”

Trong Luật kế toán được ban hành, ở khoản 1 điều 4 có nêu: Kế toán là công việc thu thập xử lý, kiểm tra, phân tích và cung cấp thông tin kinh tế, tài chính dưới hình thức giá trị, hiện vật và thời gian lao động

Như vậy để định nghĩa về kế toán cần phải dựa vào bản chất của kế toán, mà bản chất này lại tùy thuộc vào hình thái kinh tế xã hội - nơi hoạt động kế toán diễn ra Vì vậy trong điều kiện nền kinh tế vận hành theo cơ chế thị trường, kế toán có thể được định nghĩa như sau” Kế toán là một khoa học liên quan đến việc thu thập, đo lường , xử lý và truyền đạt các thông tin tài chính và phi tài chính hữu ích cho một tổ chức đến các đối tượng sử dụng để trên cơ sở đó đề ra

các quyết định hợp lý” [2,13]

1.1.2 Chức năng và mục tiêu của kế toán 1.1.2.1 Chức năng của kế toán

Hoạt độâng kế toán có 2 chức năng cơ bản, đó là: chức năng thông tin và chức năng kiểm tra

- Chức năng thông tin: Kế toán sẽ cung cấp các thông tin hữu ích cho việc ra các quyết định kinh tế, xã hội và diễn đạt được khả năng, trách nhiệm và cương vị quản lý Đồng thời cung cấp các thông tin hữu ích cho việc đánh giá hiệu quả tổ chức và lãnh đạo

- Với chức năng kiểm tra: Kế toán thực hiện việc giám sát kiểm tra các hoạt động kinh tế tài chính, tình hình sử dụng và bảo quản tài sản trong DN , đảm bảo các hoạt động của DN có hiệu quả thiết thực, đạt được các mục tiêu đề ra, đồng thời tuân thủ pháp luật của Nhà Nước

1.1.2.2 Mục tiêu cơ bản của kế toán

Kế toán không thuần túy là công việc giữ sổ hay ghi chép và lưu trữ các dữ liệu, mà quan trong hơn là thiết lập một hệ thống thông tin cho công tác quản lý,

cho người ra quyết định Những thông tin do kế toán cung cấp cho phép các nhà kinh tế có được những lựa chọn hợp lý để định hướng hoạt động kinh doanh

Vì vậy, mục tiêu cơ bản của kế toán hiện đại là cung cấp thông tin tài chính kể cả một số thông tin phi tài chính về một thực thể kinh tế để người sử dụng có được một quyết định sáng suốt về việc sử dụng một cách hữu hiệu nguồn tài nguyên vốn có giới hạn

1.2 Vai trò và nội dung của kế toán quản trị

1.2.1 Lịch sử hình thành và phát triển của kế toán tài chính và kế toán quản trị

Từ khi xã hội loài người hình thành, con người đã luôn làm việc và chống chọi với những cay nghiệt của thế giới tự nhiên để tồn tại và phát triển Để đánh giá được công việc mình làm, hiệu quả của nó và tiên đoán được tương lai của những hoạt động thì con người phải dựa vào một công cụ đó là kế toán

Kế toán được hình thành và phát triển gắn liền với sự phát triển của xã hội Khi nền sản xuất của xã hội phát triển và thay đổi, kế toán cũng phát triển và thay đổi tương ứng để đáp ứng nhu cầu đối với những thông tin phát sinh

Từ khi hình thành, kế toán chủ yếu tập trung vào việc ghi chép, sắp xếp, xử lý, tổng hợp các sự kiện kinh tế, pháp lý và giao dịch thương mại bằng đơn vị đo lường tiền tệ, cung cấp những dữ liệu cần thiết cho việc lập các Báo cáo tài chính của một tổ chức

Cùng với quá trình phát triển tập trung và chuyên môn hóa sản xuất đã hình thành nhiều ngành nghề và sản phẩm dịch vụ phong phú đa dạng Sự tách rời quyền sở hữu doanh nghiệp và quyền quản lý doanh nghiệp đã dẫn đến sự cần thiết phải có thông tin kế toán quản trị để ban quản trị có thể kiểm soát, điều hành doanh nghiệp một cách có hiệu quả

Vì thế mặc dù kế toán tài chính đã ra đời cách đây rất lâu nhưng cho đến cuối thế kỷ 19, đầu thế kỷ 20 người ta mới biết về kế toán quản trị Theo giáo sư

Lyle E Jacobsen viết trên báo London Economist tháng 06/1960 thì, người đầu tiên viết về kế toán quản trị là Thomas Suther Land – một nhà kinh doanh người Anh Vào năm 1875, ông đã viết: “Các doanh nghiệp cần phải xác định được lợi nhuận của một năm hay một khoảng thời gian ngắn hơn nữa Cho nên có một điều hiển nhiên là các nhà quản lý cần phải nắm được các thông tin chi tiết về các hoạt động của doanh nghiệp, các thông tin này có thể thu thập được ngay trong thực tiễn hoạt động hàng ngày của doanh nghiệp, nó trợ giúp cho các nhà quản lý hiểu được nhanh chóng và rõ ràng những nguyên nhân có thể ảnh hưởng tốt, xấu đến hoạt động của doanh nghiệp”

Kế toán quản trị được áp dụng đầu tiên ở Bắc Mỹ và ở Anh vào nữa cuối thế kỷ 19 trong các ngành công nghiệp dệt lụa, đường sắt, sau đó thâm nhập vào các ngành công nghiệp thuốc lá, luyện kim, hóa chất … và đến năm 1925 kế toán quản trị đã thâm nhập vào hầu hết các ngành kinh tế và được định hình, phát triển cho đến nay

Sự cạnh tranh trong kinh doanh trên toàn cầu; sức ép khốc liệt của giá thành; sự tiến bộ nhanh chóng của kỹ thuật trong lĩnh vực tự động hóa làm thúc đẩy sự phát triển của kế toán quản trị

1.2.1.1 Kế toán tài chính

Kế toán tài chính thực hiện việc ghi chép, tổng hợp các nghiệp vụ kinh tế phát sinh phản ánh sự hình thành và vận động của tài sản trong một doanh nghiệp phục vụ cho việc lập báo cáo tài chính theo quy định chung nhằm cung cấp cho nhà quản lý doanh nghiệp và những người bên ngoài doanh nghiệp

1.2.1.2 Kế toán quản trị

Kế toán quản trị là quá trình cung cấp thông tin cho nhà quản lý doanh nghiệp để lập kế hoạch, tổ chức và điều hành, kiểm soát và ra quyết định

1.2.2 So sánh giữa kế toán tài chính và kế toán quản trị

1.2.2.1 Những điểm giống nhau giữa kế toán tài chính và kế toán quản trị

Kế toán tài chính và kế toán quản trị có nhiều điểm giống nhau và là hai bộ phận không thể tách rời của kế toán danh nghiệp Những điểm giống nhau cơ bản là:

- Kế toán tài chính và kế toán quản trị đều đề cập đến các sự kiện kinh tế tài chính diễn ra trong doanh nghiệp và đều quan tâm đến tài sản, nợ phải trả, nguồn vốn sở hữu, doanh thu, chi phí, kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh, quá trình lưu chuyển tiền tệ của doanh nghiệp

- Kế toán quản trị và kế toán tài chính đều dựa trên hệ thống ghi chép ban đầu của kế toán Hệ thống ghi chép ban đầu là cơ sở để kế toán tài chính ghi chép, hạch toán và từ đó soạn thảo các báo cáo tài chính định kỳ, cung cấp cho các đối tượng bên ngoài Đối với kế toán quản trị, hệ thống đó cũng là cơ sở để vận dụng và xử lý nhằm tạo ra các thông tin thích hợp cho việc ra quyết định của các nhà quản trị

- Kế toán tài chính và kế toán quản trị đều biểu hiện trách nhiệm của người quản lý Kế toán tài chính thể hiện trách nhiệm của người quản lý cấp cao còn kế toán quản trị thể hiện trách nhiệm của nhà quản lý các cấp bên trong doanh nghiệp

1.2.2.2 Những điểm khác nhau giữa kế toán tài chính và kế toán quản trị

Do đối tượng sử dụng thông tin khác nhau, mục đích sử dụng thông tin khác nhau nên giữa kế toán tài chính và kế toán quản trị có nhiều điểm khác biệt như sau:

Bảng 1: Tóm tắt những điểm khác biệt giữa kế tóan tài chính và kế tóan quản trị

Kế toán tài chính Kế toán quản trị

1 Đối tượng sử dụng thông tin

-Các đối tượng bên ngoài doanh nghiệp như cổ đông, người cho vay, khách hàng, nhà cung cấp, các cơ quan hữu quan

- Các thành viên bên trong doanh nghiệp gồm: các chủ sở hữu, Ban giám đốc, …

2 Nguyên tắc trình bày và cung cấp thông tin

- Phải tuân thủ nguyên tắc, chuẩn mực và chế độ hiện hành về kế toán của từng quốc gia, kể các các nguyên tắc, chuẩn mực quốc tế về kế toán được các quốc gia công nhận

- Thông tin KTQT cần linh hoạt, nhanh chóng và thích hợp với từng quyết định cụ thể của người quản lý, không buộc phải tuân theo các nguyên tắc, chuẩn mực của kế toán chung

3 Tính pháp lý của kế toán

- Có tính pháp lệnh, nghĩa là hệ thống sổ, ghi chép, trình bày và cung cấp thông tin của KTTC đều phải tuân theo các quy định thống nhất

- Tổ chức công tác quản trị mang tính chất nội bộ, thuộc thẩm quyền của từng doanh nghiệp phù hợp với các đặc thù quản lý, điều kiện và khả năng của từng doanh nghiệp 4 Đặc điểm thông

- Được biểu hiện cả hình thái hiện vật và hình thái giá trị

- Thông tin chủ yếu đặt trọng tâm vào tương lai để nhà quản trị lựa chọn phương án cho một sự kiện chưa xảy ra

- Dựa vào hệ thống ghi chép ban đầu của kế toán kết hợp với việc phân tích, thống kê, xử lý

5 Hình thức báo

cáo - Báo cáo tài chính phản ánh tổng hợp về tài sản, kết quả - Báo cáo KTQT đi sâu từng bộ phận, từng khâu

hoạt động SXKD trong một thời kỳ (gồm Bảng cân đối kế toán, Báo cáo kết quả hoạt động SXKD, Báo cáo lưu chuyển tiền tệ, Thuyết minh báo cáo tài chính)

công việc của doanh nghiệp (như báo cáo chi phí sản xuất và giá thành, báo cáo công nợ phải trả, báo cáo nhập xuất tồn kho

6 Kỳ báo cáo - Theo định kỳ tháng, quý và

thường là năm - Được lập thường xuyên theo yêu cầu quản trị doanh nghiệp

7 Quan hệ với các

môn khoa học khác - Có ít mối quan hệ với các môn khoa học khác - Có liên quan đến các môn khoa học khác

1.2.3 Vai trò của kế toán quản trị

Kế toán quản trị là một chuyên ngành của kế toán nhằm thực hiện quá trình nhận diện, đo lường, tổng hợp và truyền đạt thông tin hữu ích giúp cho các nhà quản trị doanh nghiệp thực hiện các chức năng quản trị gồm hoạch định, tổ chức điều hành, kiểm tra – đánh giá và ra quyết định trong quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp Cụ thể như sau:

- Cung cấp thông tin cho quá trình xây dựng kế hoạch:

Lập kế hoạch là một chức năng quan trọng của nhà quản lý, kế hoạch biểu hiện dưới dạng hình thức dự toán Để những kế hoạch này được thực hiện tốt, có khả thi và mang lại hiệu quả thì phải dựa trên những thông tin đúng đắn và có cơ sở do kế toán quản trị cung cấp

- Cung cấp thông tin cho quá trình tổ chức và điều hành:

Để tổ chức và điều hành doanh nghiệp, nhà quản lý cần có những thông tin về tất cả các hoạt động của các bộ phận trong doanh nghiệp Các thông tin cho các tình huống khác nhau với các phương án khác nhau để nhà quản trị làm cơ sở xem xé, đề ra các quyết định đúng đắn trong quá trình tổ chức và điều hành họat động sản xuất kinh doanh phù hợp với các mục tiêu đã vạch ra

- Cung cấp thông tin cho quá trình kiểm tra, đánh giá:

Để giúp các nhà quản trị thực hiện chức năng kiểm tra, đánh giá, kế toán quản trị sẽ cung cấp các báo cáo thực hiện, trong đó so sánh sự khác biệt giữa số liệu thực hiện so với số liệu dự toán Báo cáo kế toán quản trị cung cấp thông tin phản hồi để nhà quản trị biết được kế hoạch đề ra đang được thực hiện đến đâu, đồng thời nhận diện các vấn đề tồn tại cần có sự điều chỉnh kịp thời nhằm hướng hoạt động của doanh nghiệp theo mục tiêu đã đề ra

- Cung cấp thông tin cho quá trình ra quyết định:

Tất cả các quyết định đều từ nền tảng thông tin, thông tin do kế toán quản trị cung cấp phần lớn nhằm phục vụ cho chức năng ra quyết định của nhà quản trị Vì vậy, kế toán quản trị cung cấp những thông tin linh hoạt, kịp thời và mang tính hệ thống, trên cơ sở đó phân tích các phương án nhằm ra quyết định lựa chọn phương án tối ưu nhất

1.2.4 Nội dung của kế tóan quản trị

Với vai trò cung cấp thông tin phục vụ cho việc quản lý và điều hành hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp, kế toán quản trị bao gồm những nội dung sau:

- Lập dự toán: là một công cụ định lượng được sử dụng bởi các kế toán viên

nhằm giúp các nhà quản trị trong việc hoạch định và kiểm soát Có 3 loại dự toán:

Dự toán nhân sách: được lập cho kỳ kế hoạch một năm hoặc dưới một năm

Dự toán này có tính khả thi, được lập cho từng loại hoạt động như tiêu thụ, sản xuất, tài chính … và kết hợp thành một bản dự toán tổng thể của doanh nghiệp

Dự toán linh hoạt: Là dự toán được lập tương ứng với nhiều mức độ hoạt

động khác nhau giúp chúng ta xác định được các chi phí tương ứng với các mức độ, phạm vi hoạt động khác nhau

Dự toán về vốn đầu tư dài hạn

- Kế toán các trung tâm trách nhiệm: là một công cụ để đánh giá và kiểm

soát trong các công ty có sự phân quyền quản lý thông qua việc xác định các trung tâm trách nhiệm, báo cáo bộ phận của chúng và các chỉ tiêu đánh giá kết quả hoạt động của các trung tâm trách nhiệm

- Hệ thống kế toán chi phí và phân tích sai biệt trong quản trị chi phí sản xuất kinh doanh: Để kiểm soát tốt được các khoản chi phí, vấn đề đặt ra là

phải nhận diện, phân tích chi phí và sai biệt chi phí phát sinh là điều mấu chốt để từ đó có những quyết định đúng cho hoạt động sản xuất kinh doanh

- Thiết lập thông tin kế toán quản trị cho việc ra quyết định : Để có được

quyết định đúng đắn cho mỗi tình huống quyết định ngắn hạn cũng như dài hạn, nhà quản trị phải thực hiện một quy trình từ thu thập, xử lý và cung cấp thông tin thích hợp cho quá trình ra quyết định Cụ thể bao gồm nội dung phân tích mối quan hệ giữa chi phí – khối lượng – lợi nhuận (C-P-V) và điểm hòa vốn để ra quyết định về sản xuất và tiêu thụ; Phân tích thông tin kế toán quản trị để ra các quyết định đầu tư ngắn hạn và dài hạn

1.3 Các điều kiện để thực hiện kế toán quản trị tại các doanh nghiệp

Để kế toán quản trị được thực hiện ở các doanh nghiệp cần thiết phải có một số điều kiện sau:

- Chính sách kế toán của Nhà nước: kế toán đang ngày càng được hoàn thiện tốt hơn để trở thành một công cụ quản lý kinh tế tài chính trong nền kinh tế thị trường Về phương diện pháp lý, kế toán quản trị được định nghĩa chính thức trong Luật kế toán được Quốc hội khóa XI thông qua ngày 19/05/2003 có hiệu lực thi hành từ ngày 01/01/2004 Trong Luật kế toán quy định “Bộ tài chính hướng dẫn áp dụng kế toán quản trị phù hợp với từng lĩnh vực hoạt động”

Mặt khác, Hội kế toán Việt Nam với vai trò là một tổ chức nghề nghiệp nên tạo điều kiện hỗ trợ các doanh nghiệp trong việc đưa ra những mô hình tổ chức kế toán quản trị phù hợp với những loại hình doanh nghiệp cụ thể, giúp các

doanh nghiệp lựa chọn được một tổ chức công tác kế toán quản trị phù hợp với qui mô và đặc thù riêng của doanh nghiệp đó

- Các doanh nghiệp phải nhận thức được vai trò của kế toán quản trị đối với hoạt động sản xuất kinh doanh của mình để tăng cường khả năng cạnh tranh của doanh nghiệp

- Các doanh nghiệp phải xây dựng cho mình một bộ máy tổ chức quản lý khoa học trong đó có sự phân định rõ ràng quyền hạn và trách nhiệm của từng bộ phận trong việc thu nhận, xử lý và cung cấp thông tin Bởi vì kế toán quản trị gắn liền với sự phân cấp quản lý nên hệ thống thông tin trong nội bộ cần phải được thiết lập đồng bộ và thống nhất, tránh sự trùng lắp

- Nguồn nhân lực thực hiện công tác kế toán quản trị – các kế toán viên phải có năng lực chuyên môn để cung cấp những thông tin thích hợp và đáng tin cậy đáp ứng kịp thời cho nhà quản trị

- Sự hỗ trợ của khoa học kỹ thuật cụ thể là những phần mềm kế toán cùng với những máy vi tính giúp doanh nghiệp đo lường sự hoạt động và cho thấy hiệu quả của hoạt động dưới nhiều góc độ khác nhau phục vụ yêu cầu các nhà quản lý

- Các doanh nghiệp nên xây dựng cho mình các chuẩn mực riêng để từ đó đánh giá, kiểm soát hoạt động nội bộ của mình Thông qua các chuẩn mực này hoạt động của từng bộ phận được thống nhất theo mục tiêu chung của toàn doanh nghiệp

KẾT LUẬN CHƯƠNG 1

Kế toán là quá trình thu thập, phân loại, tổng hợp các thông tin kinh tế tài chính liên quan đến quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh của một doanh nghiệp nhằm lập báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh, cung cấp những thông tin cần thiết cho các đối tượng sử dụng khác nhau bên trong và bên ngoài doanh nghiệp

Kế toán quản trị là một bộ phận của hệ thống kế toán, cung cấp những thông tin chủ yếu cho nội bộ doanh nghiệp Trong bối cảnh kinh tế hiện nay, kế toán quản trị khẳng định được tầm quan trọng của nhu cầu thông tin kinh tế đối với quá trình điều hành quản lý doanh nghiệp cho quá trình xây dựng kế hoạch, tổ chức điều hành, kiểm tra đánh giá và ra quyết định mà kế toán tài chính không thể cung cấp được

Tuy nhiên, để thực hiện kế toán quản trị ở các doanh nghiệp cần phải có một số điều kiện nhất định, cụ thể là: chính sách kế toán của Nhà nước ngày càng hoàn thiện hơn phù hợp mọi lĩnh vực hoạt động; nhà quản lý doanh nghiệp phải tự nhận thức được vai trò của kế toán quản trị đối với hoạt động của doanh nghiệp mình và xây dựng được một bộ máy quản lý khoa học phân định rõ quyền hạn, trách nhiệm của từng bộ phận; nhân viên kế toán quản trị phải có năng lực chuyên môn; sự hỗ trợ của các phần mềm kế toán; xây dựng các chuẩn mực riêng của doanh nghiệp để đánh giá, kiểm soát hoạt động nội bộ của mình

CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN QUẢN TRỊ TẠI CÔNG TY LIÊN DOANH BAO BÌ

UNITED

2.1 Tình hình tổ chức quản lý sản xuất kinh doanh tại Công ty Liên doanh bao bì UNITED

2.1.1 Lịch sử hình thành và phát triển

Bao bì là nhân tố quan trọng giúp khách hàng nhận biết được sản phẩm của công ty này với công ty khác, bao bì còn là nơi ghi công dụng, hướng dẫn cách sử dụng của các sản phẩm, bao bì đóng vai trò quan trọng trong việc tạo nên giá trị và ấn tượng đối với sản phẩm của các doanh nghiệp Nhận thức được tầm quan trọng của bao bì đối với sản phẩm công ty liên doanh bao bì UNITED ra đời vào ngày 23/01/2002 và hoạt động theo giấy phép đầu tư số 2248/GP với tổng số vốn pháp định là 1.400.000 USD, vốn đầu tư là 3.000.000 USD Tên công ty là Công ty Liên doanh bao bì UNITED viết tắt là UPJV, trụ sở văn phòng và phân xưởng sản xuất được đặt tại 2 Bis, Đồng Tiến, Phường Trung Mỹ Tây, Quận 12, TPHCM Công ty được liên doanh bởi các bên như sau:

- Bên Việt Nam

+ Công ty TNHH in ấn bao bì Kim Ngân, trụ sở đặt tại 2Bis, Đồng Tiến, Quốc lộ 1A, P Trung Mỹ Tây, Quận 12 Tổng vốn góp 280.000 USD chiếm tỷ lệ 20% trong tổng vốn pháp định

+ Công ty TNHH SX và TM Kim Hoàn Vũ Trụ sở đặt tại H31Bis, Lô 1, K300, Đường Cộng Hòa, Quận Tân Bình, Tp.HCM Tổng vốn góp 70.000 USD chiếm tỷ lệ 5% trong tổng vốn pháp định

- Bên nước ngoài

+ Công ty TNHH Quốc tế GRAND UNITED, địa chỉ thường trú tại Cao ốc Akara, số 24 đường De Castro, Wickhams Cay I, thành phố Road, Tortola, Britsh

Virgin Islands Tổng vốn góp 1.050.000 USD chiếm tỷ lệ 75% trong tổng vốn pháp định

Trong đó: đại diện thành viên của công ty TNHH Quốc tế Grand United làm chủ tịch hội đồng quản trị Ban giám đốc gồm 4 thành viên:

+ Thành viên của công ty TNHH Quốc tế Grand United làm Tổng Giám Đốc chịu trách nhiệm quản lý và điều hành toàn bộ hoạt động công ty

+ Phó tổng giám đốc thứ nhất là thành viên của công ty TNHH in ấn bao bì Kim Ngân phụ trách quản trị hành chính văn phòng

+ Phó tổng giám đốc thứ hai là thành viên của công ty TNHH Quốc tế Grand United phụ trách kinh doanh và Marketing

+ Giám đốc công ty là thành viên của công ty TNHH SX và TM Kim Hoàn Vũ chịu trách nhiệm hỗ trợ kinh doanh và quản lý sản xuất

2.1.2 Chức năng, nhiệm vụ công ty

- Chức năng: phục vụ và đáp ứng nhu cầu bao bì giấy cho các doanh nghiệp sản xuất trên cả nước và xuất khẩu về hộp giấy, ly giấy dùng cho các sản phẩm thực phẩm, mỹ phẩm

Bảng 2: Quy trình công nghệ tại Công ty Liên doanh Bao bì UNITED

* Hộp bằng giấy bìa cứng

Vật liệu giấy bìa được cắt từ ống/ cuộn giấy cắt thành tấm bằng máy cắt Guillotine hay

ED

In: bằng tiến hành in Off –Set ( tối đa 5 màu)

Ép nhũ: theo yêu cầu và thiết kế của khách hàng Phủ và tráng U.V: tùy theo yêu cầu khách hàng

<U.V = chống tia tử ngoại>

Kiểm tra chất lượng = - Chính xác về kích thứơc - Những quy định về bề mặt

Kiểm tra chất lượng = - Kiểm tra vị trí

- Dán nhãn kiểm tra chất lượngKiểm tra chất lượng =

- Kiểm tra sự phối hợp màu - Kiểm tra vị trí

Mẫu in, cách bố trí, bản phim và bản kẽm

Cắt bế cho mỗi kích cỡ của các kiểu hộp và với ác nếp gấp

Dán các cạnh hộp

Kiểm tra chất lượng = - Kiểm tra kích thước

- Vị trí đường cắt và nếp gấp v.v

< Hộp hoàn tất, trước khi ráp>

Kiểm tra chất lượng sau cùng

Đóng gói; Bó lại và đưa lên palet

Giao hàng cho khách

* Hộp bằng giấy Kraft Vật liệu giấy Kraft, trong ống/ cuộn

Giấy Kraft dạng gợn sóng

Mặt ngoài lớp giấy lót

<Giấy trơn>

Bồi: giấy lót dạng gợn sóng với bề mặt tấm giấy trơn

Cắt thành tấm

Kiểm tra chất lượng =

- Sự chính xác về kích thứơc - Những quy định về bề mặt

Cắt bế cho mỗi kích cỡ của các kiểu hộp và với nếp gấp

Kiểm tra chất lượng =

- Sự chính xác về kích thứơc - Kiểm tra đường cắt và nếp gấp - Những quy định về bề mặt

Dán các cạnh hộp

<Hộp hoàn tất, trước khi gấp lại>

Kiểm tra chất lượng sau cùng

Đóng gói; Bó lại và đưa lên palet

Giao hàng cho khách

* Phong bì và nhãn giấy

Vật liệu giấy bìa được cắt từ ống/ cuộn giấy cắt thành tấm bằng máy cắt Guillotine hay

In: bằng tiến hành in Off –Set : theo yêu cầu khách hàng

Kiểm tra chất lượng = - Kiểm tra sự phối hợp màu - Kiểm tra vị trí đăng ký

Cắt bế, theo hình dáng của phong bì và nhãn

Kiểm tra chất lượng = - Kiểm tra kích thước

- Kiểm tra đường cắt và nếp gấp v.v

Cắt và dán khoang hở ( của phong bì)

Dán

Gấp phong bì

Hoàn thành phong bì và giấy nhãn

Kiểm tra chất lượng sau cùng

Đóng gói; bỏ vào hộp

Giao hàng cho khách

* Ly giấy

Vật liệu giấy được cắt từ ống/ cuộn giấy cắt thành tấm bằng máy cắt Guillotine hay

ED Vật liệu giấy = Giấy bìa tar1ng Polyethylene (P.E)

Mẫu in, cách bố trí, bản phim và bản kẽmKiểm tra chất lượng =

- Chính xác về kích thứơc - Những quy định về bề mặt

In: bằng tiến hành in Off –Set : (tối đa 5 màu)

Kiểm tra chất lượng = - Kiểm tra sự phối hợp màu - Kiểm tra vị trí đăng ký

Cắt bế, theo hình dáng của phong bì và nhãn

Kiểm tra chất lượng = - Kiểm tra kích thước cắt

-“ Khỏang trống” cho thân ly

Máy làm ly giấy

- Dập phần đáy từ cuộn giấy bìa tar1ng PE thành những tấm giấy hình tròn

- Gấp và dán ở thân, thành dạng hình tròn

- Chèn phần đáy, thành phần thân Tòan bộ tiến trình tự động - Cuộn đáy

- Rập đáy

- Cuộn miệng ly

Hoàn tất ly giấy>

Kiểm tra chất lượng sau cùng

Đóng gói; bỏ vào hộp

Giao hàng cho khách

2.1.4 Tổ chức bộ máy quản lý 2.1.4.1 Sơ đồ tổ chức

Bảng 3: Sơ đồ tổ chức Công ty Liên doanh bao bì UNITED

2.1.4.2 Nhiệm vụ các bộ phận

- Tổng Giám đốc: phụ trách quản lý và điều hành toàn bộ hoạt động công ty - Phó tổng giám đốc thứ 1: phụ trách quản trị hành chính văn phòng

- Phó tổng giám đốc thứ 2: phụ trách kinh doanh và Marketing - Giám đốc điều hành: hỗ trợ kinh doanh và quản lý sản xuất

- Phòng hành chính nhân sự: Chịu sự chỉ đạo trực tiếp của Phó tổng giám đốc

thứ 1, phụ trách chung về công tác y tế, lao động tiền lương, bảo hiểm, thi đua Có nhiệm vụ chủ yếu là soạn thảo văn bản, quản lý lý lịch và hồ sơ cán bộ công nhân viên, tuyển dụng nhân sự

- Phòng kế toán: Có chức năng tham mưu cho ban giám đốc quản lý, sử dụng

tài chính của công ty, tổ chức công tác hạch toán và thống kê tài chính Phòng kế toán có nhiệm vụ tổ chức công tác kế toán và bộ máy kế toán trong công ty; lập báo cáo kế toán theo chế độ quy định; tổ chức bảo quản, lưu trữ các tài liệu kế toán, chứng từ và số liệu

- Phòng kinh doanh và logistics:

Bộ phận sale: Có nhiệm vụ theo dõi sản xuất đảm bảo đúng kế hoạch sản

lượng tiêu thụ Nhận đơn hàng của khách hàng và triển khai sản xuất Chịu trách nhiệm trước khách hàng về việc giao hàng đúng thời hạn và yêu cầu của khách Ngoài ra bộ phận sale còn có nhiệm vụ trong việc đề xuất mua vật tư, nguyên liệu đảm bảo cho sản xuất liên tục

Bộ phận mua hàng: Có nhiệm vụ đảm bảo cung ứng vật tư, máy móc thiết bị,

phụ tùng đầy đủ, kịp thời đúng yêu cầu số lượng, chất lượng, giá cả hợp lý cho sản xuất, tìm kiếm khai thác các loại vật tư thay thế phù hợp yêu cầu cải tiến

Bộ phận xuất nhập khẩu: có nhiệm vụ tổ chức quản lý chặt chẽ việc thực

hiện các hợp đồng xuất nhập khẩu, quản lý và theo dõi hồ sơ xuất nhập khẩu, xây dựng kế hoạch năm về xuất nhập khẩu và theo dõi việc thực hiện kế hoạch

Bộ phận kho: Có nhiệm vụ tổ chức quản lý tài sản vật tư hàng hóa của công

ty Sắp xếp chứng từ và kho bãi thuận tiện cho việc giao hàng và cung ứng vật tư kịp thời cho sản xuất

- Phòng dự án: có nhiệm vụ nghiên cứu thị trường sản phẩm tìm ra khách

hàng mới và sản phẩm mới cho công ty Ngoài ra, phòng dự án còn tính giá thành sản phẩm ước tính làm cơ sở báo giá cho khách hàng

- Phân xưởng sản xuất: Chia làm 4 bộ phận sau:

Bộ phận cắt, in ,bế, ép nhũ: Có nhiệm vụ hoàn thành công việc được giao

đúng thời hạn quy định và đảm bảo đúng chất lượng sản phẩm theo yêu cầu khách hàng

Bộ phận cán màng và bảo trì máy móc thiết bị: Thực hiện công việc cán

màng cho sản phẩm và bộ phận bảo trì luôn giám sát tình trạng hoạt động của tất cả các máy móc thiết bị đáp ứng được công suất hoạt động của nó

Bộ phận phong bì thư, ly giấy và dán keo: có nhiệm vụ hoàn thành công việc

được giao và đảm bảo về an toàn lao động

Bộ phận kiểm tra chất lượng: có nhiệm vụ kiểm tra chất lượng, quy cách,

chủng loại vật tư hàng hàng và thành phẩm sản xuất ra

2.1.5 Thuận lợi, khó khăn và phương hướng phát triển công ty

@ Thuận lợi

¾ Là một công ty mới thành lập và đi vào hoạt động 3 năm nên hệ thống dây chuyền công nghệ sản xuất tương đối hiện đại, máy móc thiết bị mới với công suất sản xuất lớn tạo điều kiện phát triển sản xuất

¾ Đội ngũ cán bộ lãnh đạo, các phòng ban, các cán bộ công nhân viên trẻ nhiệt tình làm việc, đoàn kết tốt xem công ty như gia đình, không ngừng học hỏi, phát huy sáng tạo trong công việc và xây dựng công ty ngày một phát triển hơn

¾ Các mặt hàng của công ty rất đa dạng từ bao bì giấy, phong bì thư, nhãn, hộp, ly… hình thức bao bì đa dạng phù hợp với nhu cầu đặt hàng của khách hàng

¾ Uy tín chất lượng sản phẩm ngày càng được các công ty khách hàng tín nhiệm với giá cả phù hợp

¾ Sản phẩm ngành in bao bì có tính đặc thù là sản phẩm chỉ được sản xuất khi khách hàng đặt hàng có số lượng cụ thể, chất lượng, kiểu dáng, màu sắc rõ ràng thì công ty mới tiến hành sản xuất và in Do đó không có hàng tồn kho nên công ty ít tốn chi phí lưu kho và bảo quản hàng hóa

¾ Sản phẩm bao bì đóng vai trò quan trọng đối với sản phẩm của các công ty bởi vì nó giúp cho khách hàng nhận biết được sản phẩm công ty này với công ty khác

¾ Với thị trường Việt Nam mở cửa như hiện nay tạo điều kiện thuận lợi lựa chọn nhà cung cấp nguyên liệu giấy cho công ty với điều kiện thanh toán dễ dàng với giá tương đối rẽ như Thái lan, Indonexia …

¾ Cơ sở hạ tầng đất nước ngày càng phát triển thuận tiện cho việc phân phối hàng hóa đến những thị trường xa một cách nhanh chóng, kịp thời

¾ Quan hệ hợp tác với các nước trên thế giới và khu vực ngày càng được mở rộng, sẽ tạo cơ hội mở rộng thị trường và cơ hội cho các doanh nghiệp tiếp xúc với những trang thiết bị máy móc công nghệ hiện đại, nâng cao chất lượng sản phẩm của mình

@ Khó khăn

¾ Bản thân doanh nghiệp in ấn không thể tự sáng chế ra ấn phẩm mà phải dựa vào đơn đặt hàng của khách hàng Sản phẩm làm ra phải đáp ứng yêu cầu kỹ thuật của khách hàng đưa ra nên bản thân doanh nghiệp không được cải tiến sản phẩm như kiểu dáng và chất lượng, màu sắc

¾ Đầu vào chủ yếu là nguồn nguyên vật liệu nhập khẩu chiếm 80% do đó khó chủ động được nguồn nguyên vật liệu đầu vào bởi vỉ bình quân thời gian

nhập khẩu nguyên liệu thường 3 tuần nếu nhanh và đến 3 tháng kể từ ngày mở L/C

¾ Là một công ty mới thành lập nên chịu áp lực cạnh tranh của các đối thủ cạnh tranh lớn như Liksin, Trần Phú, Xí Nghiệp in số 7 …

¾ Đội ngũ kỹ thuật viên in ấn có trình độ chưa đồng đều, công nhân có tỷ lệ chưa tốt nghiệp phổ thông trung học vẫn còn cao

¾ Công ty chưa sử dụng hết công suất của máy móc thiết bị, cụ thể đối với máy phong bì thư, máy phong bì thư cửa sổ, máy bế hộp nên sẽ bị hao mòn vô hình, lạc hậu so với tình hình kỹ thuật in của thế giới nói chung và ngành in nói riêng

@ Phương hướng phát triển công ty

¾ Công ty Liên doanh Bao bì UNITED ngày càng quan tâm tới chất lượng sản phẩm ngành in bằng cách trang bị các máy móc hiện đại, đồng bộ dây chuyền sản xuất để rút ngắn thời gian sản xuất Ngoài ra công ty còn tăng cường những đặc tính của hàng hóa như dễ sử dụng, dễ bảo quản Bên cạnh đó công ty không ngừng nâng cao nghiệp vụ của đội ngũ công nhân sản xuất, kỹ thuật viên, nhân viên tạo mẫu để thực hiện những sản phẩm in ấn kỹ thuật cao có uy tín

¾ Việc gia nhập khối ASEAN, WTO sẽ mở ra cho công ty một thị trường hấp dẫn, vì vậy công ty có cơ hội để khẳng định uy tín, chất lượng sản phẩm nhằm đáp ứng nhu cầu mọi khách hàng trong và ngoài nước

¾ Trong tương lai, công ty sẽ đầu tư vào những sản phẩm với đủ các kích cỡ, màu sắc, kiểu dáng đa dạng tùy theo yêu cầu của khách hàng Bên cạnh đó công ty cũng như áp dụng các phương pháp hạ giá thành sản phẩm góp phần nâng cao hiệu quả cạnh tranh trên thị trường

2.2 Thực trạng tổ chức công tác kế toán tại công ty liên doanh bao bì UNITED

2.2.1 Tổ chức vận dụng chế độ chứng từ kế toán

Công ty liên doanh bao bì UNITED đã đăng ký sử dụng hệ thống chứng từ kế toán được ban hành theo quyết định 1141/TC/CĐKT Ngoài ra, công ty cũng phát hành những chứng từ để phản ánh chi phí phát sinh một cách chi tiết nhằm đáp ứng được yêu cầu kiểm soát chi phí của các nhà quản trị Các chứng từ đó là:

1 Đối với lao động tiền lương:

Bảng chấm công; bảng thanh toán tiền lương; giấy chứng nhận nghỉ việc hưởng BHXH; danh sách người lao động hưởng trợ cấp BHXH, bảng thanh toán tiền thưởng

2 Đối với hàng tồn kho: phiếu nhập kho, phiếu xuất kho; thẻ kho, biên bản kiểm kê vật tư, sản phẩm hàng hóa

3 Về bán hàng: Hóa đơn giá trị gia tăng

4 Đối với tiền tệ: phiếu thu, phiếu chi, giấy thanh toán tiền tạm ứng, bảng kiểm kê quỹ

5 Đối với tài sản cố định: Biên bản giao nhận tài sản cố định, thẻ tài sản cố định, biên bản thanh lý tài sản cố định

2.2.2 Tổ chức vận dụng hệ thống tài khoản kế toán

Về cơ bản, hiện nay công ty xây dựng hệ thống tài khoản kế toán dựa vào hệ thống tài khoản kế toán được ban hành theo quyết định 1141/TC/CĐKT ngày 1/11/1995 Tuy nhiên, do đặc điểm của kế toán quản trị là phải thích hợp với hệ thống quản lý phân quyền, vì thế công ty thiết kế hệ thống tài khoản cho việc ghi chép dữ liệu theo từng bộ phận

131: Phải thu khách hàng

131.CT001: Công ty Liên doanh Mỹ phẩm LG Vina 131.CT002: Công ty TNHH Ojitex Việt Nam

152: Nguyên vật liệu

PE170_60x50: Giấy PE định lượng 170gsm khổ 60*50 CO150_65x86: Giấy Couche định lượng 150gsm khổ 65*86

627: Chi phí sản xuất chung

627_PQC: Chi phí SXC toàn phân xưởng 627_PPC: Chi phí SXC bộ phận ly giấy

2.2.3 Tổ chức vận dụng chế độ sổ kế toán

Công ty áp dụng hình thức kế toán Nhật ký chung

Bảng 4: SƠ ĐỒ HẠCH TOÁN THEO HÌNH THỨC NHẬT KÝ CHUNG

Chứng từ gốc

Sổ quỹ Sổ nhật ký đặc biệt Sổ nhật ký chung Sổ, thẻ kế toán chi tiết

Sổ cái Bảng tổng hợp chi tiết

Bảng cân đối số phát sinh

Báo cáo tài chánh Ghi chú:

Đối chiếu, kiểm tra

- Công ty sử dụng các loại sổ sau:

+ Sổ kế toán tổng hợp: gồm nhật ký chung, sổ cái các tài khoản, gồm 5 mẫu số, ký hiệu S01 Ỉ 5/DN gồm :

+ Sổ nhật ký chung + Sổ cái

+ Nhật ký thu tiền + Nhật ký chi tiền + Nhật ký mua hàng + Nhật ký bán hàng

+ Sổ kế toán chi tiết gồm các loại sổ, thẻ kế toán chi tiết như : + Sổ tài sản cố định

+ Sổ quỹ tiền mặt + Sổ tiền gửi ngân hàng

+ Sổ chi tiết thanh toán với người bán + Sổ chi tiết thanh toán với người mua + Sổ chi phí sản xuất kinh doanh + Sổ chi tiết vật tư

+ Thẻ kho

+ Sổ theo dõi tồn kho + Sổ chi tiết khác

2.2.4 Tổ chức cung cấp thông tin qua hệ thống báo cáo tài chính

Báo cáo tài chính là loại báo cáo tổng hợp về tình hình tài sản, nguồn vốn cũng như tình hình và kết quả hoạt động của công ty trong một thời kỳ nhất định thường là một năm Báo cáo tài chính cung cấp cho người sử dụng thấy được bức tranh toàn cảnh về tình hình hoạt động của doanh nghiệp Báo cáo tài chính là nguồn thông tin quan trọng không chỉ đối với doanh nghiệp mà còn phục vụ chủ yếu cho các đối tượng bên ngoài doanh nghiệp cụ thể:

- Đối với Nhà nước: Báo cáo tài chính cung cấp thông tin cần thiết giúp cho

việc thực hiện chức năng quản lý vĩ mô của Nhà Nước đối với nền kinh tế

- Đối với nhà quản lý doanh nghiệp: ngoài việc sử dụng báo cáo tài chính để

tiến hành quản lý, điều hành hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp, báo cáo tài chính còn là công cụ chứng minh các nhà đầu tư và chủ nợ rằng công ty đã đem lại mức lợi nhuận cao nhất với độ rủi ro thấp nhất

- Đối với nhà đầu tư, các chủ nợ: họ cần các thông tin tài chính để giám sát

và bắt buộc các nhà quản lý phải thực hiện theo đúng hợp đồng đã ký kết và họ

cần các thông tin tài chính để thực hiện các quyết định đầu tư và cho vay của mình

Do thông tin trình bày trên báo cáo tài chính chủ yếu chịu sự chi phối bởi những đánh giá của người lập báo cáo tài chính, mặt khác do có sự tách biệt giữa sự sở hữu và khả năng kiểm soát của nguồn cung cấp vốn cho doanh nghiệp , nên báo cáo tài chính được lập đòi hỏi phải được kiểm toán bởi một tổ chức kiểm toán độc lập

@ Hệ thống báo cáo tài chính áp dụng tại công ty liên doanh bao bì

UNITED gồm

1 Bảng cân đối kế toán

2 Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh 3 Báo cáo lưu chuyển tiền tệ

4 Thuyết minh báo cáo tài chính

2.2.5 Tổ chức công tác kiểm tra kế toán

Kiểm tra kế toán do 1 nhân viên của công ty thực hiện Công tác kiểm tra kế toán trong công ty được tiến hành theo các nội dung như sau:

- Kiểm tra việc lập và luân chuyển các chứng từ kế toán, kiểm tra việc sử dụng tài khoản và ghi chép các sổ kế toán đảm bảo đúng quy định của luật kế toán, chế độ kế toán

- Vào đầu mỗi tháng tiến hành kiểm tra thông qua kiểm kê tài sản, nguyên vật liệu, thành phẩm đảm bảo cho số liệu kế toán cung cấp khớp đúng hiện trạng tài sản hiện có tại công ty

- Đối chiếu số liệu giữa các sổ kế toán chi tiết và tổng hợp các tài khoản công nợ, nguyên vật liệu, thành phẩm; đối chiếu số lượng giữa sổ kế toán với số liệu của các bộ phận có liên quan như giữa kế toán kho và thủ kho; doanh thu với phòng Sale, đối chiếu nhờ xác nhận giữa số liệu sổ sách tiền gửi ngân hàng với sổ phụ ngân hàng nhằm đảm bảo số liệu của kế toán được ghi chép, phản ánh chính xác, đầy đủ, đúng theo quy định chung

- Hàng tháng tổ chức đánh giá việc thực hiện trách nhiệm và sự phối hợp công việc giữa các thành viên trong bộ máy kế toán của DN

2.2.6 Tổ chức bộ máy kế toán

Công ty liên doanh bao bì UNITED áp dụng loại hình tổ chức công tác kế toán tập trung

Bảng 5: Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán của công ty như sau:

Kế toán công nợ phải thu

Kế toán công nợ phải trả

Kế toán kho

Kế toán thuế

Kế toán chi phí sản xuất và giá thành sản

phẩm

Chức năng nhiệm vụ của từng bộ phận phòng kế toán

- Kế toán trưởng: là người quản lý cao nhất về hoạt động tài chính và kế toán tại công ty Chịu trách nhiệm và có quyền quyết định các vấn đề liên quan thuộc thẩm quyền

- Kế toán tổng hợp: là người trợ giúp kế toán trưởng các vấn đề liên quan đến hoạt động kế toán tại công ty, quản lý nhân viên kế toán trong bộ phận Kế toán tổng hợp thực hiện các công việc tổng hợp, điều chỉnh số liệu kế toán tài chính khi cần thiết Ngoài ra, kế toán tổng hợp có nhiệm vụ xác định kết quả kinh doanh chung của công ty, lập các Báo cáo tài chính và báo cáo chi tiết chi phí phát sinh theo từng yếu chi phí, từng bộ phận chi phí và phân tích các tỷ số tài chính vào cuối tháng

- Kế toán thuế: thực hiện các báo cáo cho cơ quan Nhà nước về các loại thuế phát sinh tại công ty như thuế giá trị gia tăng, thuế thu nhập cá nhân, thuế thu nhập doanh nghiệp

- Kế toán tiền mặt: thực hiện quản lý tiền mặt, tiền gửi ngân hàng tại công ty và ghi sổ kế toán các hoạt động phát sinh liên quan đến tiền tệ

- Kế toán công nợ phải thu: quản lý số dư của toàn bộ khách hàng, lên kế hoạch thu nợ trong kỳ và đối chiếu công nợ khách hàng vào cuối mỗi tháng và ghi sổ các nghiệp vụ phát sinh liên quan đến số dư khách hàng

- Kế toán công nợ phải trả: quản lý số dư phải trả khách hàng, lên kế hoạch trả nợ trong kỳ và đối chiếu công nợ phải trả với khách hàng vào cuối mỗi tháng và ghi sổ các nghiệp vụ phát sinh liên quan đến số dư phải trả khách hàng

- Kế toán giá thành: thực hiện tập hợp chi phí, tính toán giá thành sản phẩm thực tế hoàn thành vào cuối mỗi tháng

- Kế toán kho: quản lý vật tư hàng hóa đảm bảo số lượng và chất lượng phục vụ cho sản xuất kinh doanh

2.2.7 Tổ chức cơ sở vật chất phục vụ cho việc thu thập, xử lý, cung cấp thông tin kế toán

Công ty Liên doanh bao bì UNITED đã trang bị cho mỗi nhân viên kế toán một máy vi tính và nối mạng với một Server Để thông tin kế toán được cung cấp một cách đầy đủ, kịp thời và chính xác cho Ban giám đốc, công ty đã áp dụng phần mềm kế toán Effect

Phần mềm kế toán giúp công ty hạch toán một cách chi tiết các chi phí theo từng khoản mục và theo từng bộ phận tạo điều kiện thuận lợi trong việc cung cấp số liệu theo yêu cầu của ban giám đốc bất kỳ thời điểm nào

2.3 Thực trạng tổ chức công tác kế toán quản trị tại công ty liên doanh bao bì UNITED

2.3.1 Những nội dung của kế toán quản trị được thực hiện tại công ty liên doanh bao bì UNITED

KTQT là một bộ phận của kế toán nhằm nhận diện thu thập, xử lý và truyền đạt thông tin phục vụ quản lý và điều hành hoạt động kinh doanh của công ty

Những nội dung kế toán quản trị được vận dụng tại công ty thể hiện qua các báo cáo chi tiết theo yêu cầu quản lý nội bộ như sau:

+ Báo cáo tình hình công nợ chi tiết theo khách hàng, thời hạn nợ và số ngày quá hạn

+ Báo cáo chi phí sản xuất chung phân xưởng, chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp chi tiết theo từng khoản mục và từng bộ phận có sự so sánh giữa các tháng liên tục trong năm

+ Xác định giá thành đơn vị chi tiết theo từng sản phẩm cụ thể (chia làm 3 loại: ly giấy, hộp giấy và gia công)

+ Lập báo cáo chi tiết số lượng và doanh số theo từng khách hàng và từng nhân viên bán hàng

+ Lập dự toán ngân sách cho hoạt động sản xuất kinh doanh chủ yếu là dự toán tiền mặt, dự toán nguyên vật liệu, dự toán số lượng hàng hóa tiêu thụ

+ Lập các chỉ số tài chính vào cuối mỗi tháng

2.3.2 Tổ chức vận dụng những nội dung của KTQT tại công ty liên doanh bao bì UNITED

2.3.2.1 Dự toán ngân sách

Là công cụ định lượng được sử dụng bởi kế toán viên để giúp các nhà quản trị trong việc hoạch định và kiểm soát Công ty sử dụng các loại dự toán sau:

1 Dự toán tiêu thụ

- Dự toán tiêu thụ là nền tảng để lập các dự toán khác của công ty, nó thể hiện số lượng và doanh thu tiêu thụ trong kỳ Dự toán tiêu thụ làm cơ sở lập dự dự toán sản xuất và các dự toán khác Dự toán tiêu thụ được lập sớm nhất trong toàn bộ các dự toán của công ty

- Dự toán tiêu thụ được lập bởi bộ phận bán hàng vào cuối mỗi năm Số lượng bán dự kiến dựa vào các báo cáo chi tiết của từng nhân viên bán hàng cho từng khách hàng cụ thể sau đó tập hợp lại theo từng tháng Trưởng phòng kinh doanh cùng với nhân viên phòng dự án xác định mức giá bán ước tính cho từng sản phẩm

- Nhân viên bán hàng của công ty lập dự toán tiêu thụ hàng tháng dựa vào đơn đặt hàng của khách hàng Mục đích của kế hoạch này phục vụ cho việc lập dự toán sản xuất và là cơ sở cho việc phân chia doanh số của từng nhóm hàng và từng nhân viên bán hàng (Phụ lục 2.1)

Sau khi hoàn thành dự toán tiêu thụ được chuyển cho bộ phận kế toán và bộ phận sản xuất làm căn cứ lập dự toán sản xuất và dự toán tiền mặt phần thu

2 Dự toán sản xuất

- Dự toán sản xuất do bộ phận sản xuất lập theo từng tháng căn cứ theo số lượng hàng dự kiến bán và số lượng hàng tồn kho tối thiểu của các mặt hàng Do đặc thù của ngành in sản phẩm dựa vào đơn hàng của khách hàng nên công ty chỉ có hàng tồn kho của những khách hàng thường xuyên (Phụ lục 2.2)

- Dựa vào dự toán sản xuất hàng tháng các bộ phận sản xuất lập kế hoạch chi tiết cho bộ phận của mình

3 Dự toán nguyên vật liệu

- Là một dự báo về số lượng nguyên vật liệu cần thiết để sản xuất trong kỳ và giá trị của nguyên vật liệu làm cơ sở dự báo tình hình tài chính để chủ động trong việc mua hàng

- Dự toán nguyên vật liệu được lập bởi bộ phận sản xuất, chủ yếu cho những mặt hàng mà khách hàng ký hợp đồng cung cấp dài hạn cho 1 năm hay 6 tháng, còn những mặt hàng không thường xuyên thì không lập dự toán (Phụ lục 2.3)

- Số lượng sản phẩm cần sản xuất trong kỳ dựa vào dự toán sản xuất, định mức tiêu hao nguyên vật liệu dựa vào số liệu của bộ phận kỹ thuật tính toán và giá nguyên vật liệu dựa vào bảng giá của bộ phận mua hàng

- Dự toán nguyên vật liệu lập xong chuyển sang cho bộ phận mua hàng để đặt hàng và bộ phận kế toán để lên lập dự toán tiền mặt phải trả cho nhà cung cấp

4 Dự toán tiền mặt

Là một báo cáo dự báo tình hình tài chính của công ty trong tháng tiếp theo

để có kế hoạch thu, chi hợp lý hơn

Dự toán tiền mặt được lập bởi nhân viên kế toán tiền mặt vào đầu mỗi tháng giúp là quản lý kiểm soát được lượng tiền thu vào và chi ra trong từng tháng để cân đối hợp lý đảm bảo lượng tiền chủ động

Căn cứ để lập dự toán ngân sách:

Phần thực tế: dựa vào sổ quỹ tiền mặt của tháng đó tập hợp theo các chỉ tiêu

của báo cáo

Phần dự báo

- Phần thu:

+ Thu từ khách hàng hàng dựa vào kỳ hạn nợ của từng khách hàng thu được trong tháng tới trên dự toán tiêu thụ và dựa vào báo cáo công nợ phải thu trong tháng này

+ Thu khác: bán phế liệu, thu tạm ứng, … - Phần chi:

+ Chi trả nợ khách hàng dựa vào báo cáo công nợ phải trả trong tháng này kết hợp với dự toán nguyên vật liệu của những mặt hàng có đơn đặt hàng trên 6 tháng

+ Chi lương dựa vào bảng lương tháng trước

+ Chi sửa chữa, bảo dưỡng dựa vào kế hoạch của phòng kỹ thuật đưa sang phòng kế toán

+ Một số chi phí linh tinh bằng tiền khác là số ước tính của nhân viên kế toán dựa vào tình hình tháng trước (Phụ lục 2.4)

Nhận xét: Hiện nay, Công ty Liên doanh bao bì UNITED đã lập được 4 dự toán

đó là: dự toán tiêu thụ, dự toán sản xuất, dự toán nguyên vật liệu và dự toán tiền mặt còn các dự toán khác chưa được lập Trong đó các dự toán được lập cũng chưa hoàn chỉnh

Cụ thể dự toán nguyên vật liệu chỉ lập cho những sản phẩm của khách hàng thường xuyên nên khi kế hoạch sản xuất thay đổi hoặc nhận được đơn đặt hàng mới phải giao hàng ngày thì khó khăn trong việc chọn nhà cung cấp với nguyên liệu chất lượng cao và giá cả hợp lý

Dự toán tiền mặt được lập phần lớn dựa trên ước tính của nhân viên kế toán tiền mặt chủ yếu trên số thực tế chi kỳ trước do đó tiền mặt phát sinh thực tế kỳ này có sự chênh lệch lớn so với dự toán

Hệ thống dự toán chưa thể hiện được vai trò là tiêu chuẩn cho công tác đánh giá hiệu quả hoạt động của từng bộ phận và của toàn công ty Bởi vì việc lập dự toán không mang tính bắt buộc, chủ yếu là dự toán tiêu thụ và dự toán tiền mặt phải nộp cho Ban giám đốc hàng tháng Do đó việc cung cấp thông tin từ các bộ phận khác để lập báo cáo tiền mặt không đáp ứng kịp thời hay với kết quả không như ý làm ảnh hưởng đến tính chủ động, thời gian hòan thành và mức độ chính xác của dự toán tiền mặt

2.3.2.2 Kế toán trách nhiệm

Căn cứ vào sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý công ty có 4 cấp: cấp công ty, cấp bộ phận và cấp tổ để chia ra 4 cấp trách nhiệm như sau:

Cấp trách nhiệm thứ nhất: Toàn bộ công ty (Tổng giám đốc, Phó tổng

giám đốc công ty) được coi là một trung tâm đầu tư, có quyền ra các quyết định và chịu trách nhiệm liên quan đến đầu tư, lợi nhuận và vốn kinh doanh của toàn công ty

Cấp trách nhiệm thứ hai: Giám đốc điều hành công ty chịu trách nhiệm

về doanh thu, chi phí và lợi nhuận phát sinh tại công ty

Cấp trách nhiệm thứ ba: mỗi bộ phận thực hiện chức năng cụ thể và chịu

sự điều hành của giám đốc điều hành Các bộ phận hành chánh nhân sự, kế toán, phòng dự án là những trung tâm chi phí, bộ phận kinh doanh là một trung tâm doanh thu

Cấp trách nhiệm thứ tư: Các bộ phận sản xuất thuộc trung tâm chi phí Tổ

trưởng các bộ phận chịu trách nhiệm về hoạt động trong tổ, điều hành hoạt động theo sự chỉ đạo của quản lý sản xuất

Hệ thống báo cáo phục vụ công tác đánh giá trách nhiệm và quản lý kinh doanh của công ty:

Hàng tháng, bộ phận kinh doanh lập báo cáo bán hàng với số lượng và

doanh thu trong tháng có sự so sánh với doanh thu dự toán (Phụ lục 2.5) Định kỳ hàng tháng phòng kế toán công ty phải nộp các báo cáo sau: - Báo cáo lãi (lỗ) chi tiết theo nhóm hàng.(Phụ lục 2.6a)

- Báo cáo chi phí sản xuất chung cho từng bộ phận (Phụ lục 2.6b)

- Báo cáo chi phí bán hàng và quản lý doanh nghiệp theo từng khoản mục (Phụ lục 2.6c)

- Phân tích các tỷ số tài chính (Phụ lục 2.6d)

- Sổ chi tiết theo dõi công nợ phải thu, phải trả (Phụ lục 2.6e)

- Báo cáo doanh thu hàng tháng theo từng loại sản phẩm và theo khách hàng, báo cáo này chính là bảng kê doanh thu hàng hóa dịch vụ bán ra hàng tháng của báo cáo thuế

- Báo cáo thực hiện giá thành từng sản phẩm và chi tiết theo các khoản mục (Phụ lục 2.6f)

Hàng tuần : bộ phận sản xuất lập báo cáo sản xuất từng mặt hàng (Phụ lục 2.6g)

Nhận xét :

Công ty liên doanh bao bì UNITED chỉ mới thực hiện được một số nội dung của kế toán trách nhiệm Công ty đã xác định được quyền hạn và trách nhiệm của các bộ phận Tuy nhiên công ty chưa xác định được hệ thống báo cáo trách nhiệm của các bộ phận cũng như các chỉ tiêu đánh giá trách nhiệm của các nhà quản lý, chưa phân tích được sự biến động chi phí ảnh hưởng đến kết quả hoạt động

Báo cáo chi phí phân xưởng chỉ so sánh chi phí từng khoản mục của các tháng so với doanh thu chứ chưa so sánh biến động giữa các tháng để biết được những khoản mục chi phí nào vượt so với định mức để có biện pháp giảm chi phí

Công ty chưa quan tâm đến cách phân loại chi phí thành biến phí, định phí và chi phí hỗn hợp; chi phí trực tiếp và chi phí gián tiếp; chi phí kiểm soát được và không kiểm soát được để cung cấp cho nhà quản trị trong việc kiểm tra, đánh giá các trung tâm trách nhiệm Cho nên hệ thống báo cáo trên chủ yếu phục vụ cho công tác quản lý kinh doanh, còn mục đích sử dụng đánh giá trách nhiệm và mức độ hoàn thành trách nhiệm thì chưa được chú trọng

Do công ty mới hoạt động qui mô nhỏ nên các nhà quản lý chưa quan tâm nhiều đến trách nhiệm của các bộ phận đối với kết quả hoạt động của công ty Mặt khác, kiến thức quản lý của nhà quản lý và kiến thức chuyên môn của nhân viên kế toán còn hạn chế trong điều kiện kinh doanh mới Vì vậy họ chưa nhận

thức được tầm quan trọng của kế toán trách nhiệm đối với chức năng quản lý của các nhà quản lý

2.3.2.3 Hệ thống kế toán chi phí và tính giá thành sản phẩm

Công ty liên doanh bao bì UNITED chia phân xưởng sản xuất thành các bộ phận là: bộ phận cắt, in, ly giấy, dập nhũ, phong bì thư , phủ UV, cán màng, bế, dán keo, sản xuất chung…

Phân loại chi phí trong công ty: chi phí trực tiếp và chi phí gián tiếp

Chi phí trực tiếp (đích danh) là những chi phí phát sinh liên quan đến một sản phẩm (đối tượng chi phí) cụ thể

Chi phí gián tiếp là những chi phí phát sinh liên quan đến một số sản phẩm hay một bộ phận sản xuất, chi phí này cần được phân bổ theo những tiêu thức cụ thể

Kết cấu giá thành: gồm các khoản mục: chi phí nguyên vật liệu trực tiếp,

chi phí nhân công trực tiếp và chi phí sản xuất chung Trong đó khoản mục chi phí nguyên vật liệu trực tiếp chiếm tỷ trọng lớn trong tổng giá thành (từ 85-90%) Do đó chi phí sản xuất dở dang cuối kỳ được đánh giá theo chi phí nguyên vật liệu trực tiếp

Đối tượng tập hợp chi phí: là từng loại sản phẩm mặt hàng chi tiết Đối tượng tính giá thành: là từng loại sản phẩm

Phương pháp tính giá thành: Công ty vận dụng phương pháp tính giá

thành sản phẩm theo chi phí thực tế

Cách thức tập hợp phân bổ chi phí:

Việc tổng hợp chi phí sản xuất, tính giá thành sản phẩm được thực hiện vào thời điểm cuối kỳ Vì vậy, giá thành sản phẩm hoàn thành trong kỳ được tính toán vào cuối tháng trên cơ sở số liệu chi phí thực tế phát sinh trong tháng

Hai khoản mục chi phí vật liệu trực tiếp và chi phí phân công trực tiếp được tập hợp trực tiếp cho từng đối tượng tính giá thành căn cứ vào các chứng từ

trong nội bộ công ty như: phiếu đề nghị xuất vật tư, lệnh sản xuất, phiếu xuất kho, thẻ chấm công, bảng thanh toán lương Khoản mục chi phí sản xuất chung căn cứ vào các chứng từ trong nội bộ công ty như đề nghị mua hàng và cả các chứng từ ở bên ngoài, nhưng chủ yếu là các chứng từ bên ngoài như hóa đơn dịch vụ mua ngoài, tiền điện, nước, điện thoại…

Mọi chi phí phát sinh trong tháng được xác định trực tiếp cho bộ phận nào thì hạch toán vào TK627 chi tiết cho bộ phận đó theo từng đối tượng chi phí cụ thể Ví dụ :

Chi phí làm khuôn bế cho sản phẩm lót chảo Home Select hạch toán vào TK6273.DCT chi tiết cho mã sản phẩm VSH_012

Đúc trục cao su lô máy in hạch toán vào TK6273.PRT

Chi phí thuê phân xưởng hàng tháng hạch toán vào TK6277.PQC

Việc phân bổ chi phí sản xuất chung cho các đối tượng chịu chi phí có liên quan dựa vào chi phí nguyên vật liệu chính của các đối tượng chi phí (là các sản phẩm sản xuất)

Kỳ tính giá thành: là tháng

Nhận xét:

Hạch toán chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm hiện nay tại công ty theo mô hình chi phí thực tế tạo điều kiện phát huy tốt chức năng giám sát giám sát giá thành cũng như giá trị sản phẩm dở dang, thành phẩm và giá vốn hàng bán Tuy nhiên hệ thống kế toán chi phí và tính giá thành sản phẩm ở công ty hiện nay còn thiếu những thông tin phục vụ cho các quyết định quản lý trong nội bộ như :

- Công ty chưa phân loại chi phí theo cách ứng xử nên chưa phân tích được mối quan hệ chi phí- khối lượng- lợi nhuận Đây là nội dung rất cần thiết cho việc hoạch định, dự báo, kiểm soát chi phí, lợi nhuận và những nguồn lực liên quan đến quá trình sản xuất

- Thông tin chưa cung cấp được nền tảng lập báo cáo kết quả kinh doanh theo phương pháp số dư đảm phí

- Do tính giá thành được thực hiện vào cuối tháng nên chưa cung cấp được thông tin để định giá bán Tính giá thành ước tính để báo giá cho khách hàng và lập dự toán tiêu thụ thuộc trách nhiệm của phòng dự án nên giá thành kết quả không chính xác bởi vì phòng dự án không thể tập hợp hết các chi phí phát sinh cho sản phẩm

2.3.2.4 Thiết lập thông tin kế toán quản trị phục vụ cho các quyết định ngắn hạn và dài hạn của công ty

Chính sách định giá bán sản phẩm của công ty: Công ty định giá bán sản phẩm

theo phương pháp chi phí toàn bộ do nhân viên phòng dự án lập để làm cơ sở báo giá cho khách hàng

Giá bán = Chi phí nền + Giá trị tăng thêm

Trong đó: Chi phí nền được xác định là chi phí cần thiết để sản xuất ra một đơn vị sản phẩm, bao gồm chi phí nguyên vật liệu trực tiếp, chi phí nhân công trực tiếp và chi phí sản xuất chung (giá thành sản xuất)

Giá trị tăng thêm = Chi phí nền * Tỷ lệ giá trị tăng thêm

∑ Chi phí bán hàng + ∑ Chi phí quản lý + Mức lãi hoàn vốn mong muốn

Tỷ lệ (%) giá trị tăng

thêm = Khối lượng sản phẩm * Giá thành 1 đơn vị sản phẩm

Về thông tin kế toán quản trị cho việc ra quyết định kinh doanh:

- Hiện nay, tại Công ty việc phân tích điểm hòa vốn để cung cấp thông tin cho các quyết định kinh doanh không được tính toán Do vậy nhà quản lý khó khăn trong việc sử dụng thông tin kế toán quản trị làm cơ sở đưa ra các quyết định về giá bán linh hoạt, cơ cấu sản phẩm sản xuất kinh doanh, biện pháp tận dụng năng lực sản xuất của công ty