KẾ HOẠCH TỔ CHỨC SỰ KIỆN KHAI TRƯƠNG CƠ SỞ KINH DOANH

LỜI MỞ ĐẦU5PHẦN I: MỞ ĐẦU21. KHÁI QUÁT VỀ SỰ KIỆN, SẢN PHẨM SỰ KIỆN:21.1. Khái niệm “Sự kiện”:21.2. Khái niệm “Tổ chức sự kiện”:21.3. Mục đích của tổ chức sự kiện:21.4. Phân loại tổ chức sự kiện:32. ĐẶC ĐIỂM KINH DOANH SỰ KIỆN:32.1. Tổ chức sự kiện vừa là hoạt động marketing vừa là hoạt động bán hàng.32.2. Tổ chức sự kiện là một hoạt động trong mô hình marketingmix.32.3. Tổ chức sự kiện bắt buộc phải định rõ mục tiêu, mục đích của sự kiện42.4. Tổ chức sự kiện phải xác định mục tiêu rõ ràng và cụ thể42.5. Tổ chức sự kiện không phải là công cụ toàn năng42.6 Tổ chức sự kiện chỉ là một phần trong kế hoạch marketing52.7. Truyền thông cho sự kiện của doanh nghiệp52.8. Thu thập và tận dụng thông tin từ sự kiện52.9. Yếu tố con người đóng vai trò quan trọng nhất trong việc tổ chức sự kiện52.10. Tổ chức sự kiện làm cho mục tiêu kinh doanh dễ dàng đạt được hơn53. SẢN PHẨM SỰ KIỆN:54. Ý NGHĨA VÀ MỐI QUAN HỆ GIỮA SỰ KIỆN VỚI DU LỊCH64.1. Mối quan hệ giữa sự kiện và du lịch:64.2. Ý nghĩa :6PHẦN 2: NỘI DUNG82.1 VIẾT CHƯƠNG TRÌNH SỰ KIỆN:82.1.1 Giới thiệu khái quát sự kiện:82.1.2 Kịch bản chi tiết của chương trình:92.2. XÂY DỰNG KẾ HOẠCH CHUẨN BỊ SỰ KIỆN:102.2.1. CHUẨN BỊ TRƯỚC NGÀY TỔ CHỨC:102.2.2. SET UP TRƯỚC NGÀY TỔ CHỨC LỄ KHAI TRƯƠNG102.2.3. THI CÔNG DÀN DỰNG TRANG TRÍ TRONG NGÀY SỰ KIỆN KHAI TRƯƠNG ĐƯỢC TỔ CHỨC:112.3. XÂY DỰNG KẾ HOẠCH KHAI MẠC:112.3.1. TẬP HỢP LỰC LƯỢNG:112.3.2. TUYÊN BỐ LÝ DO VÀ KHAI MẠC BUỔI LỄ:112.3.3. GIỚI THIỆU ĐẠI BIỂU:122.4. KẾ HOẠCH TỔ CHỨC ĐIỀU HÀNH:122.4.1. THÀNH LẬP BAN TỔ CHỨC SỰ KIỆN:122.4.2. CHUẨN BỊ TRƯỚC NGÀY TỔ CHỨC132.4.3. SET UP SỰ KIỆN TRƯỚC NGÀY TỔ CHỨC:132.4.4. TRONG SỰ KIỆN:142.5 KẾ HOẠCH PHÒNG NGỪA VÀ GIẢI QUYẾT CÁC SỰ CỐ PHÁT SINH:142.5.1. SỰ CỐ VỀ THIẾT BỊ TRONG SỰ KIỆN142.5.2. QUẢN LÝ ĐÁM ĐÔNG:152.5.3. AN TOÀN CHO NHÂN SỰ VÀ TÌNH NGUYỆN VIÊN:152.5.4. HỖ TRỢ VỀ Y TẾ:152.5.5. THỜI TIẾT NGOÀI Ý MUỐN162.5.6. NGUY CƠ XẢY RA CHÁY NỔ162.6. KẾ HOẠCH BẾ MẠC KẾT THÚC SỰ KIỆN:162.7. CÔNG VIỆC SAU SỰ KIỆN:16PHẦN 3: KẾT LUẬN18TÀI LIỆU THAM KHẢO19PHỤ LỤC20

TRƯỜNG ĐẠI HỌC THĂNG LONG KHOA QUẢN TRỊ DỊCH VỤ DU LỊCH & LỮ HÀNH ―――― TIỂU LUẬN CUỐI KÌ MÔN HỌC QUẢN TRỊ KINH DOANH SỰ KIỆN Đề tài: KẾ HOẠCH TỔ CHỨC SỰ KIỆN KHAI TRƯƠNG CƠ SỞ KINH DOANH SINH VIÊN THỰC HIỆN MÃ SINH VIÊN NHÓM NGƯỜI CHẤM NGƯỜI CHẤM HÀ NỘI – 2020 TRƯỜNG ĐẠI HỌC THĂNG LONG KHOA QUẢN TRỊ DỊCH VỤ DU LỊCH & LỮ HÀNH ―――― TIỂU LUẬN CUỐI KÌ MÔN HỌC QUẢN TRỊ KINH DOANH SỰ KIỆN Đề tài: KẾ HOẠCH TỔ CHỨC SỰ KIỆN KHAI TRƯƠNG CƠ SỞ KINH DOANH SINH VIÊN THỰC HIỆN MÃ SINH VIÊN NHÓM NGƯỜI CHẤM NGƯỜI CHẤM HÀ NỘI – 2020 MỤC LỤC LỜI MỞ ĐẦU Trong điều kiện kinh doanh ngày nay, sản phẩm ngày phong phú đa dạng, người tiêu dùng đối mặt với nhiều s ự l ựa ch ọn khác H ọ gặp khó khăn việc phân biệt đánh giá sản phẩm Các doanh nghiệp tìm cách tạo hình ảnh, phong cách riêng cho s ản ph ẩm c nh ằm đem lại hình ảnh đẹp sâu vào tâm trí khách hàng, nói cách khác đ ịnh v ị quảng cáo thương hiệu nhiều cách: thơng qua quảng cáo, Public Relation – PR hình thức truyền thông khác,… v ới m ục tiêu chung làm để đưa thương hiệu vào tâm trí khách hàng Trong số hình thức thường sử dụng truyền thông nay, quảng cáo dần trở nên tràn lan gần bão hịa PR ph ương pháp mà doanh nghiệp đặc biệt quan tâm ý PR có ảnh h ưởng tích c ực việc quảng bá hình ảnh thương hiệu với chương trình hành đ ộng thiết kế hoạch định tỉ mỉ, cẩn thận nhằm có thừa nhận cơng chúng thơng tin đến họ hoạt động doanh nghiệp Một công cụ hữu hiệu PR event - tổ chức ki ện - m ột công cụ nhiều doanh nghiệp sử dụng để quảng bá cho thương hiệu Những lợi ích mà tổ chức kiện mang lại khơng th ể phủ nhận Bên cạnh cách để quảng bá sản phẩm, th ương hi ệu cách hiệu để doanh nghiệp tiếp cận gần đối v ới khách hàng, khách hàng mục tiêu Tổ chức ki ện hoạt đ ộng c ần thi ết doanh nghiệp nay, việc nghiên cứu s dụng nh cơng cụ PR hữu hiệu cịn giai đoạn đầu Đi ều giúp doanh nghiệp có nhìn mẻ hoạt động Tổ ch ứ s ự ki ện không ch ỉ đơn hoạt động giới thiệu, quảng bá sản phẩm, hình ảnh hoạt động doanh nghiệp mà cịn nghề thời thượng giới trẻ ưa thích quan tâm tới Trong ti ểu luận này, em xin trình bày v ề ho ạt động tổ chức kiện khai trương sở kinh doanh Em xin cảm ơn! PHẦN I: MỞ ĐẦU KHÁI QUÁT VỀ SỰ KIỆN, SẢN PHẨM SỰ KIỆN: 1.1 Khái niệm “Sự kiện”: − Từ điển: “Sự kiện” việc có ý nghĩa quan trọng xảy ra, có ý nghĩa với đời sống xã hội − Phổ biến: tượng, cố, biến cố mang tính ch ất quy luật mang tính chất bất thường xuất − Nghĩa rộng: hoạt động mang tính xã hội cao, v ới quy mơ l ớn, có ý nghĩa định đời sống kinh tế xã hội phạm vi r ộng (cả tỉnh, nước, phương tiện truyền thông quan tâm đưa tin) − “Sự kiện” hiểu theo ý nghĩa gần với “sự vi ệc” bao hàm c ả nh ững hoạt động thường mang ý nghĩa cá nhân, gia đình,… => Sự kiện hoạt động xã hội lĩnh vực thương mại, kinh doanh, giải trí, thể thao, hội thảo, hội nghị, giao tiếp xã hội, trò chơi c ộng đồng, hoạt động khác liên quan đến lễ hội, văn hóa, phong t ục – t ập quán,… mang ý nghĩa có tác động định 1.2 Khái niệm “Tổ chức kiện”: − Là trình bao gồm số toàn vi ệc Nghiên cứu yếu tố ảnh hưởng, lập chương trình, khách hàng, chuẩn bị yếu tố c ần thiết, tổ chức tiến hành diễn biến kiện thời gian không gian cụ thể để truyền đạt thông điệp định đến người tham gia kiện xã hội, nhằm đáp ứng mục đích khác chủ thể tham gia vào kiện 1.3 Mục đích tổ chức kiện: − Nhằm hỗ trợ cho chiến dịch truyền thơng xây dựng phát tri ển hình ảnh sản phẩm, dịch vụ thương hiệu nhà đầu tư − Giúp cải thiện làm thay đổi nhận thức công chúng đ ối v ới thương hiệu hay nhãn hiệu nhà đầu tư − Phát triển tối đa hiệu ứng truyền thông nhằm chạm đến cảm xúc khách hàng mục tiêu − Ngoài ra, tổ chức kiện nhằm mục tiêu khác nh h ỗ tr ợ bán hàng, triển khai sách kênh phân phối quảng cáo tr ực ti ếp s ản phẩm, dịch vụ thương hiệu chủ đầu tư 1.4 Phân loại tổ chức kiện: − Một số hoạt động tổ chức kiện thường thấy: + Khai trương, khánh thành, động thổ, khởi công + Giới thiệu sản phẩm mới, hội nghị khách hàng + Hội chợ + Hội nghị, hội thảo, họp báo + Biểu diễn nghệ thuật, trình diễn thời trang + Chương trình team building + Các kỳ nghỉ, ngày lễ + Kỷ niệm thành lập, nhận danh hiệu + Tiệc chiêu đãi, tiệc trại + Tổ chức thi, trò chơi ĐẶC ĐIỂM KINH DOANH SỰ KIỆN: 2.1 Tổ chức kiện vừa hoạt động marketing vừa hoạt động bán hàng − Một số loại hình tổ chức kiện như: giới thiệu sản phẩm, ti ệc khai trương đóng vai trị quan trọng hoạt động bán hàng, xây dụng thương hiệu, tạo điểm công chúng, giúp gia tăng độ thâm nhập vào thị trường đồng thời tăng khả nghiên cứu thị trường − Về chất, coi kiện phần hoạt động bán hàng, hoạt động bán hàng hỗ trợ chiến dịch quảng cáo PR Với kiện tổ chức, doanh nghiệp nghĩ đ ơn hoạt động bán hàng hoạt động marketing doanh nghiệp bỏ lỡ phần giá trị mà hoạt động mang lại 2.2 Tổ chức kiện hoạt động mơ hình marketing-mix − Tổ chức kiện cân nhắc đến vi ệc sử dụng s ự ki ện kinh doanh suốt thời gian có mặt thị trường Cũng giống nhi ều công cụ marketing khác, người sử dụng chúng năm qua năm khác, đơn giản người quen thuộc chúng hoạt động sớm hay muộn trở thành lãng phí − Do đó, hàng năm doanh nghiệp cần phải đánh giá độ tương thích s ự kiện kinh doanh với mục tiêu marketing v ới tính ch ất c th ị trường Trong nhiều trường hợp, kiện kinh doanh công cụ tốt để thực mục tiêu doanh nghiệp 2.3 Tổ chức kiện bắt buộc phải định rõ mục tiêu, mục đích kiện − Rõ ràng tổ chức kiện, doanh nghi ệp phải xác định rõ đ ược đ ối tượng muốn hướng đến: khách hàng hay đánh đến đối tượng khách hàng tiềm Chính lẽ đó, lên k ế ho ạch cho m ột s ự kiện, doanh nghiệp cần phải xác định cách rõ ràng m ục tiêu, đ ối tượng mà kiện muốn hướng đến Cần phải xác định rõ ràng người muốn gặp câu chuyện muốn nói với họ Ngồi ra, cần phải cân nhắc đến việc để tối thiểu hoá vị khách không mời mà tới 2.4 Tổ chức kiện phải xác định mục tiêu rõ ràng cụ thể − − − − − Lập kế hoạch tổ chức kiện Lên ngân sách tổ chức kiện Xác định thước đo để đánh giá hiệu việc tổ chức kiện Triển khai tổ chức kiện Đo lường hiệu quả, rút kinh nghiệm việc tổ chức kiện Đa số doanh nghiệp, lên kế hoạch tổ chức kiện thực chương trình kiện đó, thiếu khâu xác định thước đo để đánh giá hi ệu Họ dừng lại sau hoàn thành giai đoạn tri ển khai kêu ca r ằng r ất khó để đo lường hiệu Thật ra, kiện giống hoạt động marketing, cần thiết đo lường hiệu khơng khó người ta tưởng 2.5 Tổ chức kiện công cụ tồn − Tổ chức kiện khơng phải phương pháp hiệu để thu thập thông tin khách hàng khơng có hi ệu việc tạo dựng thương hiệu (trừ doanh nghiệp tổ chức ki ện q lớn, có hình thức marketing hoành tráng TV, ) Để thực mục tiêu đó, doanh nghiệp cần có cách marketing khác tốt đặc thù 2.6 Tổ chức kiện phần kế hoạch marketing − Để hiệu doanh nghiệp cần phải dùng chiến lược marketing tích hợp Sự kiện phần kế hoạch marketing tổ chức kiện 2.7 Truyền thông cho kiện doanh nghiệp − Để có chương trình tổ chức kiện thành công, không th ể ch ỉ trông chờ vào ngày diễn kiện mà hoạt động truy ền thông cho kiện doanh nghiệp địn b ẩy l ớn thúc đ ẩy thành cơng Hoạt động truyền thơng thu hút tham gia c khách hàng thu hút ý 2.8 Thu thập tận dụng thông tin từ kiện − Sau kiện lúc mà doanh nghiệp thu lợi ích Do đó, th ời ểm diển kiện, thông tin thu thập nên trọng chất lượng ch ứ không nên trọng số lượng Doanh nghiệp cần có m ột kế hoạch cụ th ể thông tin cần thu thập bỏ thời gian cơng sức 2.9 Yếu tố người đóng vai trị quan trọng việc tổ chức kiện − Nếu chương trình tổ chức kiện phương tiện giao ti ếp mặt đối mặt hiệu quả, điều kiện để giao tiếp thành cơng s ự tích c ực t ương tác phía Thành cơng doanh nghiệp phải tập trung vào đ ối tượng mục tiêu, phải thuyết phục, thúc đẩy họ giúp h ọ tương tác với bạn kiện Ngoài doanh nghiệp cần chọn l ựa, đào tạo, thúc đẩy đội ngũ nhân viên để họ tương tác hiệu v ới nhóm khán thính giả mục tiêu 2.10 Tổ chức kiện làm cho mục tiêu kinh doanh dễ dàng đạt − Lập kế hoạch tổ chức triển khai kiện công việc vô phức tạp Doanh nghiệp phải vừa trưng bày đẹp, vừa phải tạo khơng khí sơi nổi, vui tươi, công tác hậu cần phải chuẩn bị chu đáo nhiều công việc lặt vặt khác cần phải thực hoàn hảo SẢN PHẨM SỰ KIỆN: Ý NGHĨA VÀ MỐI QUAN HỆ GIỮA SỰ KIỆN VỚI DU LỊCH 4.1 Mối quan hệ kiện du lịch: − Ngày nay, du lịch trở thành tượng kinh tế xã hội phổ bi ến không nước phát triển mà nước phát tri ển, có Việt Nam Cùng với phát triển rộng rãi ngành du l ịch nói chung, loại hình du lịch ngày phong phú, h ấp d ẫn, đáp ứng nhu cầu ngày cao du khách − Một loại hình kể đến “du lịch kiện” Trong tiến trình cơng nghiệp hóa, đại hóa, hoạt động tổ chức du l ịch ki ện không ngừng phát triển mối quan tâm xã h ội Hi ện năm tới hoạt động du lịch kiện mở rộng tr thành phận văn hóa khơng th ể thiếu lĩnh vực du l ịch Do nhu cầu tổ chức du lịch kiện phong phú, đa dạng, kinh tế văn hóa xã hội phát tri ển nhu cầu tổ chức ki ện l ớn M ỗi cá nhân, tổ chức (gia đình, quan đồn thể, doanh nghiệp v.v…) có kiện năm với mục đích cụ th ể phải thực hi ện Đây thật trở thành thị trường lớn ngày phát tri ển n ước ta đòi hỏi phải có thỏa mãn So với quảng cáo, thị trường tổ chức du lịch kiện có quy mô nhu cầu lớn nhi ều, bao g ồm nhu cầu tổ chức xã hội, phi phủ, doanh nghi ệp mà cịn bao gồm nhu cầu tổ chức kiện cao Vì th ế du l ịch s ự ki ện khơng trở thành móc câu lợi nhuận mà cịn mang lại nhi ều tác động tích cực cho nhiều quốc gia − Ngoài việc thu hút nhiều khách đến nơi diễn ki ện vào nhi ều th ời điểm khác nhau, thúc đẩy nhu cầu du lịch người, du l ịch s ự ki ện cịn phương thức quảng bá hình ảnh đất nước, người quốc gia, địa phương tới du khách quốc tế Các doanh nghiệp coi vi ệc tổ chức kiện chiến lược quan trọng góp phần tạo dựng th ương hiệu hình ảnh doanh nghiệp Ngoài ra, du lịch ki ện cịn khai thác nguồn tài ngun sẵn có địa phương vào phục vụ du khách 4.2 Ý nghĩa : − Các thành viên tham gia có hội tham quan, nghỉ dưỡng, du l ịch ti ện − Đây hội để doanh nghiệp, công ty, nhà đầu tư gặp gỡ khách hàng, đối tác, mở rộng thị trường kinh doanh tìm kiếm đối tác − Sự kết hợp hài hòa công việc nghỉ ngơi mang đến s ự hài lịng cho thành viên tham gia, cơng việc tiến hành thuận lợi − Du lịch kiện cịn tác động tích cực đến nhiều ngành kinh tế khác h ỗ trợ marketing du lịch cho điểm đến − Tổ chức kiện du lịch nhằm giúp người nâng cao hi ểu bi ết v ề m ặt văn hoá, thoả mãn nhu cầu giải trí, gợi thêm tình u q hương, đất nước tơn vinh giá trị văn hố đất nước − Tổ chức kiện du lịch đem lại giá trị kinh tế nh ư: mang khách du lịch đến với đất nước, từ nảy sinh nhi ều nhu c ầu v ề d ịch vụ, hoạt động kinh doanh hình thành nh ằm đáp ứng nhu cầu khách hàng − Nhờ mà đời sống cư dân ngày giàu mạnh phát tri ển Các kiện du lịch ngày tổ chức thường xuyên quốc gia lợi ích từ văn hố, kinh tế, giải trí, tr ị mà đêm l ại điều khơng thể phủ nhận − Đối với kiện lớn mang tầm quốc gia phủ tổ chức đầu tư hỗ trợ tối đa việc xây dựng, nâng cấp sở hạ tầng 10 PHẦN 2: NỘI DUNG 2.1 VIẾT CHƯƠNG TRÌNH SỰ KIỆN: 2.1.1 Giới thiệu khái quát kiện: − Tên gọi kiện: NEW CENTURY − Mục đích tổ chức: Soft opening sở kinh doanh Daniel Wallington Hà Nội − Chủ đề kiện: tên kiện “NEW CENTURY” có nghĩa “Thê k ỷ m ới” Chương trình kiện hướng đến điều mẻ, hi ện đại th ịnh hành Mở bước mới, kế hoạch đối vơi doanh nghi ệp Đi với chủ đề sản phẩm Daniel Walling th ời trang, − − − − mẻ trẻ trung phù hợp với đối tượng, độ tuổi Thời gian: Chủ nhật, ngày 12 tháng 04 năm 2020 Địa điểm: sảnh sở kinh doanh Số lượng người tham gia: 100 người Thành phần tham gia kiện: + Nhà đầu tư kiện + Nhà tài trợ kiện + Nhà tổ chức kiện + Nhà cung ứng dịch vụ bổ trợ tổ chức kiện + Tình nguyện viên tham gia kiện + Khách mời tham gia kiện + Khách vãng lai tham gia kiện + Chính quyền cư dân nơi diễn kiện => Sử dụng thiệp mời cho lễ khai trương sở kinh doanh c nhãn hàng Thi ệp mời cần phải ghi rõ nội dung chủ đề để khách mời chu ẩn b ị t ốt Đảm bảo đ ược số lượng người tham dự lễ kỷ niệm Lưu ý thiệp nên ng ắn g ọn, ý nghĩa, rõ ràng chủ đề, nên gửi thiệp mời trước tuần sau cho khách hàng sau lên kế hoạch thời gian, địa điểm để họ có thời gian thu xếp công vi ệc đ ến tham dự 2.1.2 Kịch chi tiết chương trình: THỜI GIAN 8h – 8h30 NỘI DUNG CHI TIẾT NGƯỜI PHỤ TRÁCH Đón khách Thơng báo thời gian tổ chức chương trình và check in khách đến tham 11 Bộ phận lễ tân dự 8h30 Ổn định vị Thông báo khách ổn định MC chương trình 8h35 trí, chỗ ngồi chỗ ngồi khoảng – lần 8h35 – Khai mạc Các tiết mục văn nghệ Ca sĩ Amee, Chi Pu, Đức 9h30 buổi lễ khai chào mừng Phúc trương Chạy video tổng quan Ban tổ chức doanh nghiệp, tiểu sử thành lập, sản phẩm, lợi ích, ưu đãi… Tuyên bố lý do, giới thiệu MC, ban tổ chức vị khách quý, khách mời Phát biểu Giám đốc Giám đốc doanh buổi lễ ngày hôm nghiệp Tổ chức game quay số Ban tổ chức trúng thưởng khách mời tham dự chương trình có mặt 9h30 – Cắt băng Cắt băng khánh thành Ban lãnh đạo 9h35 khánh thành thực nghi thức khui rượu sâm banh, cắt bánh chúc mừng 9h40 Mời khách tham dự Nhân viên doanh chụp ảnh lưu niệm nghiệp tham quan khu vực khai trương, giới thiệu sản phẩm doanh nghiệp Mời khách tham dự trải nghiệm dùng thử sản phẩm 11h – Lễ bế mạc Kết thúc lễ khai trương, Ban lãnh đạo 11h30 công bố người may mắn trúng giải cảm ơn vị khách 2.2 XÂY DỰNG KẾ HOẠCH CHUẨN BỊ SỰ KIỆN: 2.2.1 CHUẨN BỊ TRƯỚC NGÀY TỔ CHỨC: − Lên danh sách số lượng khách mời − Thiết kế in, vẽ sơ đồ tổng thể khu vực tổ chức lễ, thi ết kế th mời, banner, bandroll, backdrop sân khấu, lễ tân… − In ấn phát thiệp mời khai trương − Xin giấy phép treo banner quảng cáo − Xây dựng phương án để quảng bá marketing cho cửa hàng: 12 + Thực đăng viết quảng cáo trang mạng xã hội bật Facebook, Youtube, Zalo, trang báo điện tử,… + Thực phát tờ rơi địa điểm quanh cửa hàng + Thực thiết kế, treo banner quảng cáo, bảng hi ệu trời để giới thiệu kiện doanh nghiệp Với phương pháp quảng cáo giúp cho tên tu ổi, th ương hi ệu địa cửa hàng nhiều người biết đến Và lâu dài thu hút nhiều khách hàng tiềm 2.2.2 SET UP TRƯỚC NGÀY TỔ CHỨC LỄ KHAI TRƯƠNG Phần kịch tổ chức lễ khai trương set up h ạng m ục trước ngày tổ chức lễ khai trương Các hạng mục cần set up trước tổ ch ức khai trương bao gồm: − Trang trí: cổng chào, băng rơn, banner, bóng bay, hoa tươi… − Sân khấu: Sàn sân khấu, khung treo backdrop, thi ết bị âm thanh, ánh sáng, máy chiếu, chiếu − Khu vực bên sân khấu: Ghế ngồi cho đại bi ểu, khách mời − Khu vực tiếp đón khách: Quầy lễ tân, bàn tiệc teabreak − Thiết bị, đồ dùng phục vụ lễ khai trương: Quạt công nghi ệp, máy phát điện dự phòng, mái che, pháo hoa, nước uống… 2.2.3 THI CƠNG DÀN DỰNG TRANG TRÍ TRONG NGÀY SỰ KIỆN KHAI TR ƯƠNG ĐƯỢC TỔ CHỨC: − TRANG TRÍ XUNG QUANH ĐỊA ĐIỂM TỔ CHỨC: + Banner treo dọc lối xung quanh địa điểm diễn chương trình + Băng rơn đón khách treo khu vực cổng vào + Dựng cổng chào, nhà bạt trước cửa để tiếp đón khách, trang trí standee, lẵng hoa chúc mừng + Dựng cọc xích inox hai bên lối dẫn khách tham dự vào khu v ực diễn buổi lễ − TRANG TRÍ, LẮP ĐẶT SÂN KHẤU TỔ CHỨC: + Trang trí sân khấu thảm đỏ, backdrop, hoa tươi + Lắp đặt đầy đủ thiết bị âm thanh, ánh sáng, trình chiếu + Khu vực ghế ngồi: Đặt biển tên, nước suối, hoa tươi lên bàn đ ại biểu, xếp ghế ngồi ngắn, bọc áo gắn nơ… 13 + Khu vực quầy lễ tân/ bàn teabreak: Sắp xếp bàn gh ế, café, bánh ngọt, nước uống… cho khách lúc chờ chương trình diễn 2.3 XÂY DỰNG KẾ HOẠCH KHAI MẠC: 2.3.1 TẬP HỢP LỰC LƯỢNG: − Đây giai đoạn để gây ý người quan khách − Để tạo không khí vui tươi, doanh nghiệp mời ca sỹ Amee, Chi Pu, Đức Phúc nhằm tạo khơng khí vui tươi, sôi động, giúp người tập trung vào buổi lễ 2.3.2 TUYÊN BỐ LÝ DO VÀ KHAI MẠC BUỔI LỄ: − Phát video phút nói doanh nghiệp, lịch sử hình thành phát tri ển, trình tạo dựng nên sở kinh doanh khai trương ngày hôm − Ban lãnh đạo công ty tuyên bố lý + Lập lại mục đích ý nghĩa giao lưu + Tinh thần đoàn kết hữu nghị đơn vị + Tin tưởng lễ khai trương thành công + Giới thiệu vị đại biểu 2.3.3 GIỚI THIỆU ĐẠI BIỂU: − − − − Giới thiệu đại biểu cấp cao Giới thiệu đại biểu khách mời, nhân viên doanh nghiệp Giới thiệu lực lượng tham gia Giới thiệu đại biểu bổ sung (khi đại biểu đến trễ ta sai sót) 2.4 KẾ HOẠCH TỔ CHỨC ĐIỀU HÀNH: 2.4.1 THÀNH LẬP BAN TỔ CHỨC SỰ KIỆN: − − − − − − − − − Điều phối kiện Quản lý dịch vụ khách mời Quản lý kiện Trợ lý kiện Bộ phận thiết kế: o Lập trình o Họa sĩ sân khấu o Kỹ thuật âm thanh, ánh sáng o Thiết kế sân khấu Biên đạo Đạo diễn Quản lý hành Quản lý sản xuất 14 − − − − − Quản lý sân khấu Sản xuất đạo cụ Quản lý đạo cụ Quản lý hệ thống điện Quản lý Marketing/ Quảng bá kiện 2.4.2 CHUẨN BỊ TRƯỚC NGÀY TỔ CHỨC NỘI DUNG NGƯỜI PHỤ TRÁCH Lên danh sách số lượng khách mời công việc liên quan đến khách mời Bộ phận quản lý khách mời Bộ phận marketing Thiết kế in, vẽ sơ đồ tổng thể khu vực tổ chức lễ, thiết kế thư mời, banner, bandroll, backdrop sân khấu, lễ tân… In ấn phát thiệp mời khai trương Bộ phận marketing Xin giấy phép treo banner quảng cáo Bộ phận hành Xây dựng phương án để quảng Bộ phận marketing bá marketing cho cửa hàng 2.4.3 SET UP SỰ KIỆN TRƯỚC NGÀY TỔ CHỨC: NỘI DUNG NGƯỜI PHỤ TRÁCH Set up sân khấu khu vực diễn kiện Đạo diễn, quản lý kiện, phận thiết kế Bộ phận quản lý nhân lực Chuẩn bị nhân lực hậu cần Chuẩn bị tài liệu, giấy tờ Bộ phận hành Chuẩn bị quà tặng cho khách Bộ phận kế toán quản lý dịch vụ khách hàng Chuẩn bị yếu tố liên quan đến trình diễn Bộ phận quản lý sân khấu, đạo cụ 15 2.4.4 TRONG SỰ KIỆN: − Đảm bảo tiến độ kiện diễn thời gian hoạch đ ịnh Rủi ro chủ yếu xảy giai đoạn gây thiệt hại nhi ều nên cần đảm bảo khu vực phân công nhân để điều phối xử lý công việc tránh rủi ro xảy ra: + Các đơn vị tham gia: đảm bảo thời gian đến thực hoạt động cam kết khuôn khổ cung cấp phù hợp (Bộ phận + Người tham dự: Tổ chức đón tiếp kiểm sốt dịng người tránh xô xát trật (Bộ phận an ninh) + Đón tiếp khách mời: lưu lại thơng tin đảm bảo an ninh an toàn − Trước khách tới: + Họp team nắm tình hình, phổ biến nhiệm vụ vị trí + Đứng bàn tiếp tân chuẩn bị giấy tờ, vật phẩm cho người tham dự + Kiểm tra lại tổng thể sân khấu vị trí khách ngồi + Kiểm tra lại thiết bị liên lạc, + Đáp ứng vấn đề kỹ thuật thiết bị, chiếu sáng, âm nhạc − Khi khách tới: + Bộ phận lễ tân chuẩn bị tiếp đón, tài liệu chỗ ngồi thoải + + + + mái cho người Hướng dẫn vào chỗ ngồi Chăm sóc khách mời Tiếp nhận thơng tin yêu cầu khách tham dự Đảm bảo việc diễn theo kịch 2.5 KẾ HOẠCH PHÒNG NGỪA VÀ GIẢI QUYẾT CÁC SỰ CỐ PHÁT SINH: 2.5.1 SỰ CỐ VỀ THIẾT BỊ TRONG SỰ KIỆN − Những vấn đề cần ý từ h ệ thống cơng suất nguồn ện, vị trí lắp đặt thiết bị, khung giá treo… Thậm chí m ọi th ứ yên chỗ, cần phải cân nhắc khả nh li ệu đường dây điện gây v ấp ngã không? Hay việc l ắp đặt thi ết b ị có bị ảnh hưởng thay đổi thời tiết? 2.5.2 QUAN LÝ ĐAM ĐƠNG: − Một phần khơng thể thiếu kiện có đơng người tham dự, điều mang đến bầu khơng khí sơi động, vui vẻ cho 16 kiện Tuy nhiên, đám đơng lớn d ẫn đến vài r ủi ro kiện − Các lối vào kiện cần thơng thống − Cần có biển d ẫn rõ ràng để h ướng dẫn quản lý dòng người xếp hàng vào kiện − Bố trí phận an ninh quanh khu vực diễn ki ện tr ường hợp ki ện có đám đơng chen lấn xơ đẩy, chí xuất hành vi quấy rối 2.5.3 AN TOÀN CHO NHÂN SỰ VÀ TINH NGUYỆN VIÊN: − Để s ự ki ện diễn tốt đẹp, cần đảm bảo an toàn cho người tham dự tạo cho họ nh ững khoảnh khắc khó quên Tuy nhiên, nhân làm việc ki ện yếu tố quan tr ọng để làm nên m ột chương trình hiệu − Đảm bảo an toàn thành viên quan trọng cần phải biết rủi ro x ảy với họ Điều có th ể x ảy trình bê vác thiết bị, điều hướng phương tiện kiện hay đối phó với đám đơng q khích − Vì vậy, họp bàn với toàn nhân viên nghĩ v ề tr ường h ợp x ảy Theo cách chuẩn bị nh ững phương hướng giải phù hợp cho nhân viên vị trí Đến g ặp tình khó khăn xảy điều khơng cịn vấn đề, b ởi m ọi người biết xác cần phải làm 2.5.4 HÔ TRỢ VỀ Y TẾ: − Những tai nạn chấn thương điều thường xuyên xảy kiện − Ban tổ chức loại bỏ hồn tồn nh ững rủi ro này, lên kế hoạch cho vị trí đ ề phịng nguy hi ểm xảy Ln b ố trí đủ nhân viên thi ết bị y tế t ại nh ững khu v ực quan tr ọng, nắm đồ đến bệnh viện gần khu vực − Phổ biến thơng tin đến nhân viên để m ọi người nắm bắt phản ứng kịp thời có trường hợp xấu xảy Bằng cách này, người bình tĩnh h ơn vi ệc gi ải tai nạn chấn thương xấu xảy mà không hoảng loạn 17 2.5.5 THƠI TIẾT NGOÀI Ý MUỐN − Trong tổ ch ức ki ện, vấn đề th ời tiết vốn khơng thể đốn tr ước khơng thể kiểm sốt − Cần xem thời trước – ngày trường hợp x ấu chuyển địa điểm tổ chức vào sảnh sở kinh doanh 2.5.6 NGUY CƠ XAY RA CHAY NỔ − Cần phải nắm rủi ro cháy n ổ để có th ể li ệt kê m ọi phương án phòng tránh − Đảm bảo thiết bị phòng ch ống cháy nổ đ ược chuẩn bị khắp nơi nghi ngờ có khả xảy cháy nổ nơi dễ dàng tiếp cận s ự ki ện Khi có th ể d ập tắt m ột vụ chập cháy nhỏ xảy khu sân kh ấu có th ể ngăn khói lan rộng khắp kiện − Cuối cùng, cần liên hệ với đội phòng cháy chữa cháy khu vực đề phịng trường hợp cấp bách họ có th ể n ắm địa hình kịp th ời tiếp cận 2.6 KẾ HOẠCH BẾ MẠC KẾT THÚC SỰ KIỆN: − Tập trung lại khách mời thành phần tham dự khác − Công bố kết đạt − Công bố người may mắn trúng thưởng trao quà (Game quay thưởng khai mạc buổi lễ) Sẽ đọc giải thưởng từ thấp lên cao đ ể tăng phần kịch tính thu hút người tham dự − Phát biểu đại diện đơn vị doanh nghiệp Gửi lời cảm ơn đến người kết thúc buổi lễ − Chụp ảnh lưu niệm 2.7 CÔNG VIỆC SAU SỰ KIỆN: - Gửi lời cảm ơn đến đại biểu, khách mời Kiểm tra trả lại thiết bị cho bên thuê Gửi email tài liệu đến đại biểu tham dự Trả lời phản hồi khách hàng, người tham dự, khách mời Quản lý lại tài chính, cân đối chi phí Lập postshow report cho kiện Thực dọn dẹp nơi tổ chức, sửa lại vật dụng sử dụng Họp rút kinh nghiệm: + Báo cáo tổng kết chung kiện + Đưa thiếu sót rủi ro gặp phải để rút kinh nghi ệm 18 + Báo cáo chi phí tài + Khen thưởng với cá nhân có thành tích tốt + Thanh tốn chi phí thu hồi cơng nợ có − 19 PHẦN 3: KẾT LUẬN Ngày nay, sản phẩm kiện coi trọng mục tiêu cơng ty, doanh nghiệp Công ty, doanh nghi ệp s d ụng m ột cách có hiệu nguồn lực để đạt mục tiêu Do vậy, tổ ch ức kiện hoạt động thu hút khách hàng tạo danh ti ếng cho doanh nghiệp Lập kế hoạch tổ chức kiện công việc quan tr ọng lĩnh vực tổ chức kiện cá nhân, tổ chức, doanh nghi ệp Để có th ể tổ chức kiện thành cơng người lên kết hoạch phải trang b ị cho kiến thức đầy đủ có kỹ lên kế hoạch, có ý tưởng sáng t ạo quan trọng phải có tâm thực hiện, theo đuổi ý tưởng, sáng tạo Tổ chức kiện đóng vai trị vơ quan trọng việc truyền tải thông điệp doanh nghiệp đến với khách hàng Qua kiện, doanh nghi ệp xây dựng, trì, khuếch trương phát triển hình ảnh, uy tín Thơng qua việc lập kế hoạch tổ chức kiện “Khai trương c s kinh doanh thương hiệu Daniel Wallington Hà N ội” em nh ận th việc lập kế hoạch tổ chức kiện hoạt động quan tr ọng hành trang phát triển khẳng định chỗ đứng doanh nghiệp so v ới đ ối th ủ cạnh tranh khác Các kế hoạch tổ chức kiện chuẩn bị tốt, tiến hành suôn sẻ, tạo mối quan tâm dư luận động lực thúc đẩy s ự phát tri ển c doanh nghiệp, tặng lượng khách hàng mục tiêu, tiềm năng, h ỗ tr ợ, thúc đ ẩy hoạt động Marketing, PR, quảng cáo… Do hạn chế khả nghiên cứu nên tiểu luận chưa hoàn chỉnh, em mong nhận ý ki ến đóng góp thầy/ để tiểu luận thiết thực Em xin chân thành cảm ơn! 20 TÀI LIỆU THAM KHẢO http://www.tieckienvang.com.vn/ text.123doc.org thanglongevent.vn chefjob.vn hi-event.vn azevent.vn skyenter.vn vndoc.com sukienachau.com 10 http://luanvan.net.vn 11 http://doan.edu.vn/ 21 PHỤ LỤC Hình ảnh minh họa du lịch kiện (Ví dụ banner quảng cao Khai trương) 22 (Ví dụ sân khấu tổ chức kiện) ― HẾT ― 23 ... KINH DOANH SỰ KIỆN Đề tài: KẾ HOẠCH TỔ CHỨC SỰ KIỆN KHAI TRƯƠNG CƠ SỞ KINH DOANH SINH VIÊN THỰC HIỆN MÃ SINH VIÊN NHÓM NGƯỜI CHẤM NGƯỜI CHẤM HÀ NỘI – 2020 MỤC LỤC LỜI MỞ ĐẦU Trong điều kiện kinh. .. 2.4 Tổ chức kiện phải xác định mục tiêu rõ ràng cụ thể − − − − − Lập kế hoạch tổ chức kiện Lên ngân sách tổ chức kiện Xác định thước đo để đánh giá hiệu việc tổ chức kiện Triển khai tổ chức kiện. .. danh ti ếng cho doanh nghiệp Lập kế hoạch tổ chức kiện công việc quan tr ọng lĩnh vực tổ chức kiện cá nhân, tổ chức, doanh nghi ệp Để có th ể tổ chức kiện thành cơng người lên kết hoạch phải trang