Phân tích về nội dung tổ chức bộ máy văn phòng liên hệ thực tiễn tại cảng hàng không buôn ma thuột, tỉnh đắk lắk

TRƯỜNG ĐẠI HỌC CÔNG NGHỆ THÔNG TIN VÀ TRUYỀN THÔNG KHOA HỆ THỐNG THÔNG TIN KINH TẾ BÀI TIỂU LUẬN MƠN QUẢN TRỊ VĂN PHỊNG Phân tích nội dung tổ chức máy văn phòng Liên hệ thực tiễn Cảng Hàng không Buôn Ma Thuột, tỉnh Đắk Lắk Học viên thực hiện: Phạm Nữ Hằng Anh Học viên lớp: K19ETN Giảng viên HD: PGS.TS Nguyễn Văn Huân Đắk Lắk, Tháng 12/2021 MỤC LỤC LỜI MỞ ĐẦU NỘI DUNG Chương 1: Cơ sở lý thuyết tổ chức máy Văn phòng 1.1 Khái niệm máy Văn phòng 1.2 Nội dung tổ chức máy Văn phòng .2 Chương 2: Đánh giá thực trạng tổ chức máy Văn phòng Cảng hàng không Buôn Ma Thuột 2.1 Khái quát chung Cảng hàng không Buôn Ma Thuột 2.2 Bộ máy tổ chức hoạt động Cảng hàng không Buôn Ma Thuột 2.2.1 Thực trạng cấu tổ chức máy Văn phịng Cảng hàng khơng Bn Ma Thuột 2.2.1.1 Đơn vị làm cơng tác Văn phịng 2.2.1.2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn phạm vi hoạt động Văn phòng Cảng 2.2.1.3 Nhân lực làm cơng tác văn phịng Văn phòng Cảng 2.2.1.4 Phân bổ lao động tổ chức Văn phòng Cảng 2.2.2 Đánh giá cấu tổ chức máy Văn phịng Cảng hàng khơng Buôn Ma Thuột 2.2.2.1 Ưu điểm 2.2.2.2 Hạn chế 10 Chương 3: Giải pháp nhằm nâng cao hiệu tổ chức máy Văn phịng Cảng hàng khơng Bn Ma Thuột 11 3.1 Giải pháp tổ chức, bổ sung nhân 11 3.2 Giải pháp đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, công chức 11 3.3 Giải pháp công tác thông tin, báo cáo .12 3.4 Giải pháp công tác tham mưu, tổng hợp 13 3.5 Giải pháp công tác hậu cần 14 KẾT LUẬN 15 TÀI LIỆU THAM KHẢO 16 LỜI MỞ ĐẦU Quản trị văn phịng cơng tác vơ quan trọng thiếu quan, đơn vị hành nghiệp Cơng tác quản trị văn phịng khơng đảm bảo thơng tin phục vụ cho mục đích kinh tế, văn hóa xã hội mà cịn cung cấp thơng tin, chứng để phục vụ cho hoạt động quản lý đơn vị Quản trị văn phòng giúp cho lực lượng cán bộ, công chức quan nâng cao hiệu công việc, giải quyết, xử lý kịp thời thông tin để đạt mục tiêu ấn định trước nhằm đáp ứng yêu cầu tổ chức, cá nhân góp phần thực tốt mục tiêu quản lý thực thi quyền lực Trong xu hội nhập nay, việc chuẩn hoá nghiệp vụ chun mơn văn phịng cơng tác quản trị văn phòng ngày trở nên quan trọng hết Nhận thấy tầm quan trọng quản trị quan, tổ chức nói chung Ngành Hàng khơng nói riêng, Cảng hàng khơng Buôn Ma Thuột – tỉnh Đắk Lắk cố gắng thực tốt công tác kiểm tra công việc hành văn phịng đơn vị nhằm nâng cao hiệu suất chất lượng lao động đơn vị để bảo đảm phát triển doanh nghiệp ngày vững mạnh Quản trị văn phòng hoạt động chuyên môn giúp cho Cảng hàng không Buôn Ma Thuột trì kiểm sốt chặt chẽ, quản lý hoạt động đơn vị hoạt động quản lý Nhà nước CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ THUYẾT VỀ TỔ CHỨC BỘ MÁY VĂN PHÒNG 1.1 Khái niệm máy văn phòng Theo PGS.TS Nguyễn Hữu Tri ( Lý thuyết tổ chức, NXB Chính trị Quốc gia - Sự thật): “Cơ cấu tổ chức xếp, bố trí yếu tố thành tổ chức thiết lập mối quan hệ yếu tố với Cơ cấu tổ chức hiểu kết cấu bên với quan hệ phận tổ chức…Cơ cấu tổ chức định rõ nhiệm vụ phân nào, chịu trách nhiệm trước ai, tạo sở hình thành mơ hình tương tác hay cấu phối hợp thức” Bộ máy (cơ cấu) tổ chức hữu hiệu đảm bảo thực tốt chức quản trị phục vụ có hiệu mục tiêu chung quan, doanh nghiệp cấu tổ chức bao gồm hai phận chủ yếu: Hình thức nội dung cấu tổ chức ình thức cấu tổ chức thể quy mô, số lượng yếu tố hay phận cấu thành nên tổ chức Nội dung cấu tổ chức mối quan hệ phận hợp thành Như vậy, hiểu: Bộ máy văn phịng tổng hợp phận, yếu tố cấu thành chế vận hành hoạt động văn phòng để thực mục tiêu định Bộ máy văn phịng cấu tổ chức văn phịng mối quan hệ phận văn phòng Nghĩa máy văn phòng tương đương với cấu tổ chức văn phòng Tổ chức trình nghiên cứu, thiết lập cấu hợp lý, mối quan hệ thành viên tổ chức, thơng qua cho phép thực mục tiêu tổ chức Tổ chức liên quan đến công việc xây dựng cấu máy làm việc văn phịng hợp lý để hồn thành mục tiêu, chức năng, nhiệm vụ quan iều đòi hỏi người lãnh đạo phải xác định việc phải làm, người làm công việc đó, cơng việc phối hợp với để đạt mục tiêu Trong đó, phòng ban thành lập, cấu tổ chức, đơn vị thực công việc, thiết lập mối quan hệ công việc, quyền hành trách nhiệm phận Tiến trình tổ chức bao gồm công việc: - Xác định chức tổ chức; - Xác định lĩnh vực hoạt động tổ chức; - Xác định nội dung cơng tác lĩnh vực hoạt động; - Xác định cấu tổ chức; - Xác định chức nhiệm vụ cấu; - Xác định mối quan hệ cấu; 1.2 Nội dung tổ chức máy văn phòng - Thành lập đơn vị làm cơng tác Văn phịng: Khi quan thành lập, thông thường đơn vị tổ chức làm cơng tác Văn phịng thành lập Có quan gọi đơn vị Văn phịng, có quan gọi phịng Hành - Quản trị phịng Hành - Tổ chức Có nhiều quan, khối lượng cơng việc ít, biên chế có hạn nên cơng tác Văn phịng giao cho người chuyên trách kiêm nhiệm Chức nhà quản trị sau có Văn phịng (hoặc phịng Hành Quản trị) phải tiếp tục nghiên cứu xác định xem Văn phòng (hoặc phòng Hành - Quản trị) có cấu tổ chức nào? Cơ cấu tổ chức gồm đơn vị nào? Tên gọi đơn vị gì? chẳng hạn: Trong Văn phịng có khơng có phịng? Nếu có phịng nào? Trong phịng Hành - Quản trị có khơng có tổ? Nếu có tổ nào? - Xác định chức năng, nhiệm vụ quyền hạn phạm vi hoạt động đơn vị làm công tác Văn phòng: Sau thiết kế máy, nhà quản trị có trách nhiệm nghiên cứu, xác định đầy đủ, rõ ràng chức nhiệm vụ, quyền hạn phạm vi hoạt động đơn vị cấu tổ chức đơn vị làm công tác Văn phòng Kết việc nghiên cứu biên tập ban hành văn để làm sở thực trình quản trị - Xác định nhân lực làm cơng tác Văn phịng: Nhân lực làm cơng tác Văn phòng bao gồm tất người thuộc quyền quản lý điều hành thủ trưởng Văn phòng Trên sở chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, phạm vi hoạt động Văn phòng, nhà quản trị nghiên cứu, đề nghị cấp có thẩm quyền định vấn đề về: Tổng số lao động Văn phịng người, xác định cụ thể, hợp lý số lao động thuộc biên chế Nhà nước, lao động hợp đồng, trình độ văn hố, trình độ chun mơn nghiệp vụ, giới tính, độ tuổi - Phân bổ lao động tổ chức Văn phòng: Trên sở chức năng, nhiệm vụ Văn phòng, vào tổng số biên chế, trình độ cán nhu cầu cơng tác, nhà quản trị có trách nhiệm phân bổ nguồn lực giao vào vị trí cơng tác cho phù hợp Nhà quản trị thực chức tổ chức quản trị Văn phòng phải đảm bảo yêu cầu: Tổ chức máy gọn nhẹ, xác định chức năng, nhiệm vụ phân công, phân nhiệm rõ ràng Tránh chồng chéo bỏ sót việc khơng có đơn vị nào, người đảm nhận Phát huy khả thành viên tạo sức mạnh chung Văn phòng CHƯƠNG ĐÁNH GIÁ THỰC TRẠNG TỔ CHỨC BỘ MÁY VĂN PHÒNG TẠI CẢNG HÀNG KHÔNG BUÔN MA THUỘT 2.1 Khái quát chung Cảng hàng không Buôn Ma Thuột Cảng hàng không Buôn Ma Thuột (Tên tiếng Anh là: Buon Ma Thuot Airport: BMA, tên viết tắt là: CHK BMT) 21 cảng chi nhánh trực thuộc Tổng công ty Cảng hàng không Việt Nam – CTCP Trụ sở địa phận xã Hồ Thắng, thành phố Bn Ma Thuột, tỉnh Đắk Lắk, cách trung tâm Thành phố Buôn Ma Thuột khoảng km phía Đơng Nam, có tọa độ (theo hệ WGS-84) 12º40’06”.18N – 108º06’59”.65E độ cao trung bình 530 mét so với mực nước biển  Phía Đơng: Tiếp giáp bn Ea chuKap xã Hịa Thắng, bn EaKmat xã Hịa Đơng, huyện Krơng Pắk;  Phía Bắc: Tiếp giáp thơn 10, thơn 11 xã Hịa Thắng;  Phía Tây: Tiếp giáp thơn 1, thơn 3, Bn Comleo xã Hịa Thắng;  Phía Nam: Tiếp giáp thơn 7, thơn xã Hịa Thắng Cảng hàng không Buôn Ma Thuột sân bay cấp 4C với diện tích sân đỗ tàu bay 32.588,8 m2 05 bãi đỗ Đảm bảo phục vụ khai thác loại máy bay A320, 321 máy bay tương đương; khai thác, sử dụng chung cho hoạt động bay hàng không dân dụng hoạt động quân Với lực phục vụ khoảng triệu lượt hành khách/ năm, Cảng hàng khơng Bn Ma Thuột góp phần thu hút lượng lớn hành khách du lịch đến với tỉnh Đắk Lắk, đóng vai trị quan trọng mạng lưới giao thông tỉnh nhà tỉnh khu vực Bên cạnh đó, Cảng hàng khơng Bn Ma Thuột cịn góp phần đảm nhiệm cơng tác an ninh quốc phịng mục tiêu trị - xã hội suốt trình hoạt động; mắt xích quan trọng hệ thống phịng thủ bảo vệ biên giới tỉnh khu vực Tây Nguyên Tổ quốc Nhà ga hành khách Cảng hàng không Bn Ma Thuột - (Nguồn: Văn phịng CHK BMT) 2.2 Bộ máy tổ chức hoạt động Cảng hàng không Buôn Ma Thuột Cảng hàng không Buôn Ma Thuột có cấu tổ chức bao gồm Ban Giám đốc (01 Giám đốc, 02 Phó Giám đốc) 04 phịng chức năng: Sơ đồ 2.1: Bộ máy cấu tổ chức hoạt động CHK BMT -(Nguồn: VP Cảng)  Xác định chức lĩnh vực hoạt động phịng chun mơn phân cơng giao nhiệm vụ cụ thể; có mối quan hệ mật thiết với nhau, phối hợp để hoàn thành nhiệm vụ sau: - Cung cấp dịch vụ hàng không phi hàng không CHK BMT; - Quản lý, vận hành, khai thác sở hạ tầng thiết bị CHK BMT Tổng công ty Cảng hàng không Việt Nam giao nhiệm vụ; - Bảo đảm cơng tác an ninh, an tồn hàng khơng thực theo quy định pháp luật hành; - Thực chức khác Tổng công ty Cảng hàng không Việt Nam giao nhiệm vụ 2.2.1 Thực trạng cấu tổ chức máy Văn phòng Cảng HK Buôn Ma Thuột 2.2.1.1 Đơn vị làm công tác Văn phòng Căn Quyết định số 76/QĐ-HĐQT ngày 13/4/2016 HĐQT Tổng công ty Cảng hàng không Việt Nam việc thành lập Cảng hàng không Buôn Ma Thuột - Chi nhánh trực thuộc Tổng Công ty Cảng hàng không Việt Nam – CTCP; Căn Quyết định số 18/QĐ-HĐQT ngày 09/01/2017 HĐQT Tổng công ty Cảng hàng không Việt Nam việc ban hành Quy chế tổ chức hoạt động Cảng hàng không Buôn Ma Thuột Cảng hàng không Buôn Ma Thuột giao nhiệm vụ cho Văn phịng Cảng đơn vị làm cơng tác văn phịng Cảng hàng khơng Bn Ma Thuột Là nơi thu thập, xử lý thông tin; Là máy điều hành tổng hợp, quản lý tất hoạt động đảm bảo điều kiện vật chất cho hoạt động toàn đơn vị Sơ đồ 2.2: Cơ cấu tổ chức Văn phòng CHK BMT - (Nguồn: VP Cảng) 2.2.1.2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn phạm vi hoạt động Văn phòng Cảng *Chức hoạt động: - Chức tham mưu, tổng hợp cho Ban Giám đốc hành văn phịng; quản lý, điều hành hoạt động sản xuất kinh doanh chung Cảng hàng không - Chức thông tin tổ chức hoạt động sản xuất kinh doanh dịch vụ hàng không phi hàng không theo quy định Tổng công ty pháp luật Nhà nước - Chức phục vụ, đảm bảo hậu cần cho quan Thực số công tác công tác tiền lương, thưởng, công tác đào tạo, huấn luyện chế độ sách liên quan đến người lao động; * Nhiệm vụ phạm vi hoạt động: - Quản lý lưu trữ văn bản; thu thập, tổng hợp xử lý thông tin; chuẩn bị tài liệu phương tiện, hậu cần khắc phục cho họp Cảng hàng không Buôn Ma Thuột; xây dựng củng cố mối quan hệ Cảng hàng không với cấp ủy, quyền địa phương; - Tham mưu giúp việc cho Giám đốc thực nội dung công việc quản lý vốn, tài sản Cảng hàng không theo quy định Tổng công ty pháp luật Nhà nước; - Lập, tổng hợp kế hoạch tài hàng năm, trình Tổng Giám đốc Tổng cơng ty triển khai, theo dõi thực kế hoạch tài phê duyệt; - Thực chế độ báo cáo, thống kê theo quy định Tổng công ty pháp luật Nhà nước; - Thực nhiệm vụ khác Ban Giám đốc giao * Quyền hạn phạm vi hoạt động: - Tổ chức thực quyền hạn tài chính, kế hoạch mua sắm trang thiết bị, sửa chữa thường xuyên, quản lý sử dụng lao động theo phân cấp Tổng công ty - Được quyền đề xuất vơi Tổng công ty giải pháp, chiến lược kinh doanh quản lý để tổ chức thực nhiệm vụ - Xây dựng trình Tổng cơng ty phê duyệt định mức kinh tế kỹ thuật để triển khai áp dụng đơn vị - Ban hành quy định quản lý, khai thác Cẳng, không trái với quy định Tổng công ty quy định Nhà nước ban hành 2.2.1.3 Nhân lực làm cơng tác Văn phịng Văn phòng cảng * Nhân lực Văn phòng Cảng hàng khơng Bn Ma Thuột bao gồm: - Cấp Phịng Văn phòng CHK BMT: 01 Chánh Văn phòng 01 Phó Chánh văn phịng + Chánh Văn phịng: Điều hành quản lý hoạt động chung văn phòng Tham mưu, tổng hợp cho Ban Giám đốc hành văn phòng; quản lý, điều hành hoạt động sản xuất kinh doanh chung đơn vị + Phó Chánh Văn phịng: Phụ trách hoạt động an ninh - an toàn Tham mưu, tổng hợp cho Ban Giám đốc công tác khẩn nguy hàng không Thay Chánh Văn phòng quản lý, điều hành quản lý hoạt động chung đơn vị Chánh Văn phòng vắng mặt - Cấp Tổ: 02 Tổ chun mơn + Tổ Hành - Tổng hợp (Gồm 06 nhân sự): Thực công việc văn thư – lưu trữ, thư ký, báo cáo, công tác nhân đơn vị, chế độ hỗ trợ cho người lao động… + Tổ Tài - Kế tốn (Gồm 12 nhân sự): Thực công việc lương, thưởng, doanh thu hàng khơng, hồ sơ đấu thầu, cơng trình, kế hoạch… Trên sở chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, phạm vi hoạt động Văn phòng Cấp phòng điều hành quản lý Văn phịng CHK BMT (Chánh Văn phịng Phó Chánh văn phòng) nghiên cứu, tham mưu với Ban Giám đốc để định vấn đề tổng số lao động Văn phòng cảng, đơn vị Trong đó: - Giới tính nhân viên văn phịng: 03 Nam (chiếm 27,2%) 08 Nữ (chiếm 72,8%) Hầu hết đội ngũ nhân lực trẻ với độ tuổi từ 30 đến 45 - Hợp đồng Tổng công ty Cảng hàng không Việt Nam ký kết Hợp đồng không xác định thời hạn đơn vị chiếm tỷ lệ 100% - Trình độ văn hố 86,7% - Trình độ chuyên môn nghiệp vụ 78,2% nhân dược đào tạo theo chuyên ngành 2.2.1.4 Phân bổ lao động tổ chức Văn phòng cảng Trên sở chức năng, nhiệm vụ Văn phòng, vào tổng số biên chế, trình độ cán nhu cầu cơng tác Chánh văn phịng CHK BMT có trách nhiệm phân bổ nguồn lực giao vào vị trí cơng tác cho phù hợp Chánh văn phịng Phó Chánh văn phịng CHK BMT thực chức tổ chức quản trị văn phòng phải đảm bảo yêu cầu: Tổ chức máy gọn nhẹ, xác định chức năng, nhiệm vụ phân công, phân nhiệm rõ ràng Tránh chồng chéo bỏ sót việc khơng có đơn vị, người đảm nhận Phát huy khả thành viên tạo sức mạnh chung Văn phòng CHK BMT 2.2.2 Đánh giá cấu tổ chức máy Văn phòng Cảng HK Buôn Ma Thuột 2.2.2.1 Ưu điểm Với cấu tổ chức Văn phòng Cảng phản ánh tương đối rõ nét tổng quan máy tổ chức tồn đơn vị Cảng hàng khơng Buôn Ma Thuột Nhận thấy rõ chức năng, nhiệm vụ quyền hạn phịng chun mơn, thể mối quan hệ cơng việc phịng suốt q trình hoạt động Mang tính ổn định, thay đổi Thể cách rõ nét mặt logic lịch sử CHK BMT Giúp cho nhà quản trị thể khả quản lý với lực, lĩnh vực công việc chuyên mơn 2.2.2.2 Hạn chế CHK BMT chi nhánh Tổng công ty Cảng hàng không Việt Nam – CTCP Văn phịng Cảng đơn vị làm cơng tác văn phòng CHK BMT Việc thay đổi nhân sự, bổ sung lao động thường phải tuân theo quy định Tổng công ty phải Tổng công ty phê duyệt Tần suất chuyến bay tăng dẫn đến khả phục vụ đơn vị nói chung Văn phịng Cảng nói riêng thiếu nguồn nhân lực Sự thay đổi cấu tổ chức Văn phòng Cảng thường diễn khoảng thời gian hoạt động định Do đó, cấu tổ chức quan có thay đổi gây nên xáo trộn, khơng thống nhất, trình làm việc Nhân viên phải làm công việc kiêm nhiệm, dẫn đến hiệu suất công việc đạt hiệu chưa cao CHƯƠNG GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ TỔ CHỨC BỘ MÁY VĂN PHÒNG TẠI CẢNG HÀNG KHÔNG BUÔN MA THUỘT 3.1 Giải pháp tổ chức, bố sung nhân Hiện nay, với khả phục vụ khoảng triệu lượt hành khách/ 1năm (số liệu 2019), Cảng hàng không Buôn Ma Thuột đầu mối giao thông tỉnh Tây Nguyên thu hút lượng lớn hành khách du lịch đến với tỉnh nhà Tần suất chuyến bay tăng khoảng từ 20 đến 22 chuyến bay/1 ngày dẫn đến khả phục vụ đơn vị nói chung Văn phịng Cảng nói riêng thiếu nguồn nhân lực Tại Văn phòng CHK BMT phận tổ Hành – Tổng hợp chưa có nhân viên lưu trữ Việc lưu trữ quan cán văn thư kiêm nhiệm Khối lượng công việc cán văn thư lớn nên công tác lưu trữ cịn nhiều hạn chế Cơng tác lưu trữ khâu trọng yếu, mắt xích quan trọng việc xử lý thơng tin Bởi làm tốt công việc tạo điều kiện cho việc sử dụng thông tin, tài liệu hình thành khứ Để nâng cao chất lượng, hiệu tổ chức máy văn phòng CHK BMT Chánh Văn phịng Cảng cần phải tham mưu với Ban Giám đốc để xin ý kiến Tổng công ty tuyển dụng thêm nhân viên chuyên phụ trách công tác lưu trữ cho Cảng Nhân viên tuyển dụng phải có lực, trình độ chun môn lưu trữ đào tạo trường đại học, có khả sử dụng thành thạo thiết bị văn phịng đại máy vi tính, máy photocopy, máy fax… có trình độ ngoại ngữ, tin học để hồn thành tốt nhiệm vụ giao Việc tuyển dụng bố trí nhân viên vào công tác phận lưu trữ cần thiết đơn vị 3.2 Giải pháp đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, công chức Các nhân viên làm việc phận Văn phòng CHK BMT hầu hết nhân viên lâu năm, có nhiều kinh nghiệm cơng việc Nhưng khơng phải có nhiều kinh nghiệm mà họ đáp ứng cách nhanh nhạy thay đổi, yêu cầu công việc mà trình độ khoa học áp dụng cơng tác văn phịng họ khơng đào tạo lại thường xuyên Để mang lại hiệu cao cơng tác Văn phịng CHK BMT Chánh Văn phịng/ Phó Chánh Văn phịng cần lên chương trình đào tạo thường xuyên cho đội ngũ nhân viên để đáp ứng ngày tốt khối lượng cơng việc ngày nhiều phức tạp Ngồi việc đào tạo, bồi dưỡng nâng cao chuyên môn, nghiệp vụ cho đội ngũ nhân viên việc cử nhân viên học thêm lớp nâng cao trình độ tin học, ngoại ngữ cần thiết Bởi Văn phịng Cảng coi quản lý thơng tin quan, tồn thơng tin từ tổ chức quyền, từ quan quản lý cấp qua phận Văn phòng cán công chức tập hợp phân phối cho phận có liên quan Hơn việc truyền tải thông tin qua mạng Internet phổ biến, cán bộ, nhân viên có trình độ tin học, ngoại ngữ việc giải cơng việc thu thập thông tin phục vụ lãnh đạo, phục vụ quan giản đơn nhiều Không thông tin thu thập đa dạng không thu thông tin nước mà cịn có thơng tin hữu ích nước ngồi Để nâng cao hiệu cơng việc việc thường xuyên đào tạo, bồi dưỡng nâng cao trình độ cho đội ngũ cán bộ, nhân viên cần thiết Hình thức đào tạo đề xuất với Tổng công ty Cảng hàng không Việt Nam Ban Kế hoạch Tổng cơng ty cấp kinh phí mở lớp bồi dưỡng chuyên môn nghiệp vụ cho cán bộ, nhân viên Bên cạnh thường xuyên mở lớp bồi dưỡng, nâng cao trình độ tin học, ngoại ngữ Văn phòng Cảng nên lập kế hoạch để cử người học mà không ảnh hưởng đến hiệu công việc 3.3 Giải pháp công tác thông tin, báo cáo Để khắc phục hạn chế công tác thơng tin, báo cáo hoạt động Văn phịng CHK BMT cần có biện pháp sau: Cần đặt mua thêm lượng báo chí nhiều để nhân viên quan nắm bắt kịp thời thu thập nhiều thông tin Cùng với phát triển công nghệ thông tin Internet, thông tin kinh tế, trị, xã hội đưa lên mạng Internet cách đầy đủ xác Vì việc truy cập Internet giúp cho nhân viên có nhiều thơng tin cách nhanh chóng xác Để không ảnh hưởng tới tiến độ, thời gian lập báo cáo nhân viên văn phòng, lãnh đạo phịng ( Chánh Văn phịng/ Phó Chánh Văn phịng) cần đưa quy định thời gian cụ thể nhân viên phải nộp báo cáo chi tiết cho cán văn phòng Đơn vị CHK BMT trang bị cho Văn phòng Cảng hệ thống máy tính đại kết nối Internet thực tế cho thấy việc thu thập truyền tải thơng tin qua mạng Internet nhân viên cịn hạn chế Để khắc phục tình trạng trên, Ban Giám đốc Cảng cần thường xuyên quan tâm, hướng dẫn cán bộ, nhân viên làm việc phận văn phòng phát huy tối đa ưu quan trọng máy vi tính mạng Internet Nếu phận Văn phịng Cảng có biện pháp tăng cường nguồn thơng tin xử lý thơng tin tốt góp phần phục vụ kịp thời cho hoạt động quan Khi thơng tin đầy đủ xác giúp lãnh đạo xử lý nhanh tình xảy quản lý 3.4 Giải pháp công tác tham mưu, tổng hợp Để hạn chế khó khăn cơng tác tham mưu, tổng hợp Chánh Văn phịng Phó Chánh Văn phịng cần phải phân chia công việc rõ ràng, cụ thể nhân viên Văn phịng Cảng để từ nhân viên chun sâu vào cơng việc đề xuất tham mưu cho lãnh đạo vấn đề liên quan tới nghiệp vụ tốt Các cán bộ, nhân viên CHK BMT cần chủ động việc đề xuất ý kiến với cấp lãnh đạo Ban Giám đốc cảng cần kịp thời khen thưởng cán có cố gắng, có tính sáng tạo cơng việc Cán Văn phòng vào kế hoạch chi tiết cán quan để soạn thảo báo cáo tổng hợp, cần nắm vững 03 nguyên tắc: - Thứ nhất, nguyên tắc hệ thống Nguyên tắc đòi hỏi đồng thống kế hoạch, không hoạt động bị trùng lặp, thống theo hệ thống dọc nội dung kế hoạch, cấp với cấp - Thứ hai, nguyên tắc ưu tiên Sự ưu tiên thể chỗ cán văn phịng phải tìm nhiệm vụ trọng tâm kế hoạch, nhiệm vụ cần thực trước để ưu tiên giải - Cuối cùng, nguyên tắc dự phòng Nguyên tắc dự phòng đòi hỏi cán văn phòng phải ý tới yếu tố dự phòng thời gian điều kiện cần thiết khác kế hoạch tổng hợp Trong q trình xây dựng chương trình cơng tác, tn thủ theo 03 nguyên tắc giúp cho nhân viên văn phịng có kế hoạch tổng hợp yếu tố như: cụ thể, thiết thực, kịp thời, phù hợp với lực, phù hợp với mục tiêu hoạt động Cảng, thống biện pháp thực đảm bảo tính khả thi 3.5 Giải pháp công tác hậu cần * Chuẩn bị chuyến công tác Ban Giám đốc: Hiện Văn phòng Cảng thực tương đối tốt, đảm bảo theo yêu cầu nguyên tắc định Tuy nhiên để công tác đảm bảo chặt chẽ nữa, Văn phòng Cảng nên thiết lập quy trình việc chuẩn bị cho chuyến công tác lãnh đạo Chánh Văn Phòng nên giao cho nhân viên chuyên chịu trách nhiệm xử lý hoạt động để tạo chuỗi cơng việc quen thuộc, để tránh thiếu sót q trình chuẩn bị Bên cạnh cần có hạn mức kinh phí chuyến cơng tác Ban Giám đốc * Công tác mua sắm trang thiết bị cho quan: Đơn vị phải thường xuyên theo dõi, kiểm tra kỹ thuật máy móc, thiết bị định kỳ bảo dưỡng để đảm bảo máy móc, thiết bị sẵn sàng hoạt động, đảm bảo việc mua sắm văn phịng phẩm cho quan ln đầy đủ, kịp thời Ngồi cần có quản lý tránh tình trạng lãng phí khơng cần thiết * Cơng tác phục vụ: Đơn vị cần có yêu cầu định nhân viên Văn phòng, nhân viên phục vụ hành khách hạng thương gia (Business) phải có kỹ giao tiếp, phục vụ Ngoài phải trau dồi thêm trình độ tiếng anh để giao tiếp tốt với khách nước ngoài, gây thiện cảm với khách đơn vị nhằm quảng bá hình ảnh Cảng hàng không Buôn Ma Thuột văn minh lịch sự./ KẾT LUẬN Công tác Quản trị văn phòng hoạt động phục vụ cho lãnh đạo đạo, quản lý, điều hành công việc quan Đảng, quan Nhà nước nói chung Cảng hàng khơng Bn Ma Thuột nói riêng Qua nghiên cứu vấn đề quản trị Cảng hàng không Buôn Ma Thuột không nhiều, nhờ giúp đỡ tận tình tập thể cán bộ, đặc biệt Văn phòng Cảng cán văn thư chuyên trách Cảng hàng không Buôn Ma Thuột giúp tác giả hiểu nhiều công tác Quản trị văn phòng đơn vị Tuy nhiên, bên cạnh đạt viết cịn nhiều thiếu sót hạn chế Vì thời gian có hạn sâu để nghiên cứu mở rộng việc phân tích qua giai đoạn phát triển công tác quản trị Cảng hàng không Buôn Ma Thuột Mặt khác trình độ kinh nghiệm có hạn nên việc phân tích chưa thực sâu sắc khoa học TÀI LIỆU THAM KHẢO [1] Luật Lưu trữ số 01/2011- QH13 ban hành ngày 11 tháng 11 năm 2011 [2] Tài liệu ISO Văn phòng Cảng hàng không Buôn Ma Thuột ban hành năm 2017 Cảng hàng không Buôn Ma Thuột [3] Tài liệu Khai thác sân bay Cảng hàng không Buôn Ma Thuột Cục Hàng không Việt Nam phê duyệt ngày 14 tháng năm 2018 [4] Tài liệu chương trình An ninh hàng khơng Cảng hàng khơng Bn Ma Thuột tu chỉnh ngày 04 tháng 10 năm 2021 [5] Tập thể biên soạn (năm 2020) mơn Quản trị văn phịng - Khoa Hệ thống thông tin kinh tế, Trường Đại học Công nghệ thông tin Truyền thông [6].https://vietnamairport.vn/buonmathuotairport/ [7] https://acv.vnptioffice.vn/qlvbdh/main?lang=vi [8].http://ww16.vanthuluutru.com/index.php? option=com_content&view=article&id=80:phan-loai-tai-lieu&catid=92:phan-loai-tailieu&Itemid=2&sub1=20210920-0153-0799-ab11-dce5eddafbba NHẬN XÉT - Tên tiểu luận: Phân tích nội dung tổ chức máy văn phòng Liên hệ thực tiễn Cảng Hàng không Buôn Ma Thuột, tỉnh Đắk Lắk - Họ tên: Phạm Nữ Hằng Anh - Lớp: K19 E TN - Nhận xét giảng viên hướng dẫn: PGS TS Nguyễn Văn Huân ... PHỊNG TẠI CẢNG HÀNG KHƠNG BUÔN MA THUỘT 2.1 Khái quát chung Cảng hàng không Buôn Ma Thuột Cảng hàng không Buôn Ma Thuột (Tên tiếng Anh là: Buon Ma Thuot Airport: BMA, tên viết tắt là: CHK BMT)... máy Văn phịng Cảng hàng khơng Bn Ma Thuột 2.1 Khái quát chung Cảng hàng không Buôn Ma Thuột 2.2 Bộ máy tổ chức hoạt động Cảng hàng không Buôn Ma Thuột 2.2.1 Thực trạng cấu... Nhà ga hành khách Cảng hàng không Buôn Ma Thuột - (Nguồn: Văn phòng CHK BMT) 2.2 Bộ máy tổ chức hoạt động Cảng hàng không Buôn Ma Thuột Cảng hàng khơng Bn Ma Thuột có cấu tổ chức bao gồm Ban Giám