Liên hệ thực tế một cơ quan tổ chức cụ thể ,đánh giá những mặt đạt được ,hạn chế và đưa ra giải pháp để nâng cao chất lượng quản lý công tác văn thư

ĐẠI HỌC THÁI NGUYÊN TRƯỜNG ĐẠI HỌC CÔNG NGHỆ THÔNG TIN VÀ TRUYỀN THÔNG THÁI NGUYÊN BÀI TIỂU LUẬN Liên hệ thực tế quan tổ chức cụ thể ,đánh giá mặt đạt ,hạn chế đưa giải pháp để nâng cao chất lượng quản lý công tác văn thư Họ Tên : Lớp : QTVP K18B A.Lời Mở Đầu Văn thư- Lưu trữ cơng tác có ý nghĩa quan trọng công tác thường xuyên quan lĩnh vực quản lý Hành Nhà nước Trong quan đơn vị công tác Văn thư- Lưu trữ ln quan tâm, cơng tác đảm bảo hoạt động quản lý Hành thơng qua văn bản- Tài liệu Làm tốt công tác công văn, giấy tờ đảm bảo cung cấp thông tin giải cơng việc nhanh chóng, xác, đảm bảo bí mật cho quan Ngày nay, với phát triển khoa học công nghệ, lĩnh vực đại hố, hành nhà nứơc có phát triển để phù hợp.Với vai trị quan trọng công tác Văn thư- Lưu trữ, lĩnh vực quản lý hành chính, Đảng Nhà nước ta ln quan tâm, có chủ chương sách ngày đại cơng tác này, nhằm phục vụ tốt cho hoạt động quản lý Nhà nước quan ý nghĩa quý giá.Là cán Văn thư cơng việc địi hỏi nhẹ nhàng khéo léo, tế nhị giúp đỡ đắc lực cho lãnh đạo việc giải công việc hàng ngày Trước hết nhận thức rõ ràng công tác Văn thư nhận thức tầm quan trọng công tác Văn thư phát triển Đất Nước, thấy bất cập công tác quan Từ thấy trách nhiệm, nghĩa vụ thề hệ cán trẻ lớn B.Nội Dung Mục Cơ cấu tổ chức, chức quan Mục Những mặt đạt hoạt động quản lý công tác văn thư quan Mục Những bất cập,hạn chế hoạt động quản lý công tác văn thư Mục Giải pháp nâng cao hiệu Mục I: Cơ cấu tổ chức ,chức UBND Huyện Vĩnh Tường I Khái quát chung UBND huyện Vĩnh Tường Vĩnh Tường huyện đồng nằm bên tả ngạn sơng hồng, phía tây nam tỉnh Vĩnh phúc cách Thành Phố Vĩnh Yên 20km Là huyện có truyền thống lịch sử lâu đời có nhiều di tích lịch sử văn hố sếp hạng Quốc Gia Về danh giới Huyện Vĩnh Tường, phía Bắc tiếp giáp huyện Lập Thạch, phía Đơng bắc tiếp giáp với huyện Tam Dương phía Đơng tiếp giáp huyện n Lạc, phía Tây Nam tiếp giáp với Sơng Hồng sang hai tỉnh Hà Tây Phú Thọ Diện tích tự nhiên huyện Vĩnh Tường 14.182ha đất canh tác 8.818ha, dân số toàn huyện 189.185 người Gồm có 143.000 hộ dân 28 xã thị trấn Huyện Vĩnh Tường nằm vùng trọng điểm kinh tế phía Bắc, lại tiếp giáp với trung tâm kinh tế trị lớn là: Thành Phố Vĩnh Yên, Thị Xã Sơn Tây ( Hà Tây ),Thành Phố Việt Trì Tỉnh Phú Thọ Vĩnh Tường có đủ loại hình giao thơng: đường bộ, đường sắt đường thuỷ, điều kiện để phát triển Kinh Tế - Xã Hội huyện II.Cơ cấu tổ chức,chức UBND Vĩnh Tường Cơ cấu tổ chức UBND huyện Vĩnh Tường hoạt động sở luật tổ chức HĐNDUBND ban hành ngày 26-11-2003 quy chế hoạt động UBND huyện Để hoàn thành tốt chức nhiệm vụ ,UBND huyện Vĩnh Tường xắp xếp tổ chức máy làm việc sau: UBND huyện Vĩnh Tường có 01 chủ tịch , 02 phó chủ tịch thành viên UBND huyện, phịng ban có 13 phịng chun mơn sau: -Văn phòng HĐND UBND, Phòng Nội Vụ, Lao độngThương binh xã hội Phịng Tài - Kế hoạch Thanh tra huyện, Phòng Kinh tế, Phòng Tư pháp,Phòng Hạ tầng kinh tế, Phịng Văn hố-Thơng tin & thể thao, Phịng Giáo dục UB Dân số Gia đình & trẻ em,Phịng Y tế, Phịng Tài ngun Mơi trường, Phịng Dân tộc & Tôn giáo UBND huyện Vĩnh Tường ngày ổn định tổ chức biên chế Hiện UBND huyện cán đến có trình độ chuyên nghiệp, Cao đẳng, Đại học trở lên 2.Chức UBND huyện Vĩnh Tường có chức nhiệm vụ quyền hạn sau: Chức UBND huyện Vĩnh Tường quan hành Nhà nước địa phương, chịu trách nhiệm chấp hành Hiến pháp, Pháp luật Nhà nước văn Luật Nghị Quyết đạo phát triển Kinh tế - Xã hội, Quốc Phòng – An ninh địa bàn Huyện III Cơ cấu tổ chức, chức văn phòng UBND Huyện Vĩnh Tường Trong tất quan, Văn phòng phận giúp việc quan trọng, nơi giao dịch, tiếp khách làm cầu nối lãnh đạo quan với mối quan hệ bên ngồi Do văn phịng cần bố trí nơi thích hợp để thực tốt chức nhiệm vụ giao Chức Văn phòng UBND huyện Vĩnh Tường Văn phòng HĐND –UBND phận giúp việc, tham mưu phục vụ tổng cho hoạt động điều hành HĐND- UBND huyện việc quản lý Nhà nước Văn phịng UBND huyện có chức sau: - Văn phòng quan tham mưu, tổng hợp giúp phục vụ lãnh đạo, đạo, điều hành HĐND UBND huyện tập chung thống - Bảo đảm điều kiện vật chất, kỹ thuật cho lãnh đạo quan thường xuyên liên tục có hiệu - Đồng thời thực chức Quản lý công tác Văn thư – Lưu trữ đảm bảo an toàn hiệu Nhiệm vụ a Tham mưu tổ hợp - Xây dựng chương trình cơng tác quan, chuẩn bị báo cáo hoạt đông HĐND UBND huyện, biên tập, quản lý hồ sơ biên kỳ họp HĐND UBND huyện, phối hợp ngành chức nắng soạn thảo hoàn chỉnh đề án, Nghị quyết, Quyết định, Chỉ thị trình HĐND UBND huyện để ban hành Thống việc ban hành văn HĐND UBND, Chủ tịch UBND - Theo dõi, đôn đốc quan chuyên môn việc chuẩn bị đề án phân công để trình cấp có thẩm quyền Tổ chức thực truyền đạt cấp HĐND UBND huyện đến ngành , cấp đôn đốc thực - Thường xuyên cung cấp sử lý thông tin kịp thời, xác phục vụ cho cơng tác lãnh đạo HĐND UBNDhuyện, giúp lãnh dạo quan thực chế độ thông tin báo lên cấp - Thực tốt mối quan hệ làm việc UBND huyện, Chủ tịch UBND với Thường trực Huyện uỷ, Thường trực HĐND, Ban HĐND, TMTQ đồn thể nhân dân huyện b Cơng tác hành tổ chức - Tổ chức, cơng tác quản lí Văn thư( cơng văn , giấy tờ ,tài liệu ) lưu hồ sơ quan theo qui định nhà nước c Công tác quản trị tài vụ - Bảo đảm điều kiện vật chất, kỹ thuật phương tiện làm việc cho lãnh đạo cán quan - Quản lí tài sản công dân , ngân sách quan theo chế độ tài nhà nước - Các hoạt động dịch vụ công : Lễ tân, nhà khách , ô tô, điện thoại Cơ cấu tổ chức Văn phòng UBND huyện đơn vị giúp việc cho UBND huyện, văn phòng cầu nối UBDN với phòng , Ban xã , thị trấn thuộc huyện huyện, tỉnh bạn Văn phong UBND nơi tổng hơpk thông tin truyền đạt thông tin đến nơi cần thiết để giải công việc hành ngày quan đơn vị Huyện Văn phịngUBND huyện VĨnh Tường có 26 cán có 19 cán vào biên chế 07 cán làm hợp đồng Các cán có trình độ chun mơn cao phẩm chất trị tốt Mục II Những mặt đạt công tác văn thư-lưu trữ UBND huyện Vĩnh Tường Cơng tác văn thư tồn q trình xác định Văn tổ chức quản lý, sử dụng loại Văn hệ thống quan Nhà nước kết tác Văn thư khởi đầu công tác Lưu trữ, công tác Văn thư tiền đề cơng tác Lưu trữ Cơng tác Văn thư thể tốt có tác dụng tồn xã hội Cơng tác Văn thư phịng UBND huyện Vĩnh tường đóng vai trị quan trọng thể điểm sau: - Công tác Văn thư sợi dây liên hệ quan , tổ chức, quần chúng nhân dân quan với Công tác Văn thư góp phần nâng cao chất lượng hiệu công tác đảm bảo hiệu lực pháp lý Văn - Công tác Văn thư xác định hoạt động , mắt xích quan trọng thiếu máy hoạt động quản lý Văn phịng UBND huyện Cho nên làm tốt cơng tác Văn thư góp phần giải cơng việc quan nhanh chóng, xác, khoa học đảm bảo bí mật Quản lý đạo công tác Văn thư Công tác Văn thư đặt quản lý Văn phịng với mục đích nâng cao hiệu công tác Văn thư q trình giải cơng việc, đáp ứng nhu cầu thực tế UBND huyện – quan quản lý Nhà nước địa phương , công tác Văn thư Văn phòng quan tâm, đạo, giám sát, đôn đốc lãnh đạo, Cán Văn phịng làm tốt cơng tác - Trong q trình hoạt động Văn phịng HĐND UBND Huyện ban hành văn nhằm đạo, hướng dẫn công tác văn thư Đặc biệt ban hành Văn nhằm đạo Nghiệp vụ chuyên môn cho Cán chuyên trách lĩnh vực Thực Thông Tư liên tịch số 55/2005/TT-BNV-VPCP ngày 06/5/2005 hướng dẫn thể thức kỹ thuật trình bày Văn bản, Nghị định 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 công tác Văn thư Văn phịng Uỷ ban ln quan tâm cụ thể đến công việc đưa Cán tập huấn chuyên môn cấp tỉnh , để nhằm nâng cao chất lượng Cán Uỷ ban nhân dân huyện vào cuối năm hoạt động , văn phòng thường tổ chức Hội nghị tổng kết công tác Văn thư – Lưu trữ địa bàn toàn huyện , đề phương hướng nhiệm vụ năm tới tạo điều kiện cho công tác Văn thư ngày vào hoạt động có nề nếp hiệu , phục vụ đắc lực cho hoạt động quan - Nhìn chung việc quản lí , đạo cơng tác Văn thư UBND huyện tổ chức thực tốt Tuy nhiên để công tác Văn thư quan vận hành tốt cần có kiểm tra , đôn đốc đạo Nghiệp vụ cho Cán Văn thư nhiều Công tác soạn thảo văn Trong công tác Văn thư, soạn thảo văn khâu Nghiệp vụ quan trọng Do cơng tác ln trọng quan Tại UBND huyện Vĩnh Tường , công tác soạn thảo , ban hành Văn tiến hành qui trình thủ tục ban hành Văn Văn ban hành đảm bảo qui định ,có đầy đủ thể thức , có hiệu lực pháp lý cao, giúp giải cơng việc cách nhanh chóng , đảm bảo quy định Nhà nước A, Quy trình soạn thảo Công tác soạn thảo –Ban hành Văn giao cho cán chuyên trách Văn phòng HĐND UBND đảm nhận Quy trình soạn thảo ban hành tiến hành theo trình tự sau: Văn sau nhân viên soạn thảo đánh máy xong chuyển đến Chánh văn phòng xem xét , kiểm tra,sau trình lên Chủ tịch Phó chủ tịch UBND Huyện ký ban hành Sau ký vâưn tập trung Văn phòng để kiểm tra lại lần Khi kiểm tra thấy khơng có vấn đề , Nhân viên Văn thư tiến hành đánh số, ghi ngày, tháng năm ban hành Văn đăng ký vào sổ “Đăng ký văn ” sau nhân văn theo nơi nhận, đóng dấu làm thủ tục gửi văn cách nhanh chóng xác , Văn phịng giữ lại hai 01 lưu phận soạn thảo 01 lưu phận Văn thư Việc lưu lại văn ban hành giúp văn phịng làm tốt cơng tác quản lí Văn bản, tài liệu Đồng thời Văn lưu lại giúp cho quan giải tốt cơng việc có cố xẩy giải công việc tồn đọng lien quan đến Văn Thẩm quyền ban hành : UBND huyện vĩnh Tường có thẩm quyền ban hành Văn như: Quyết định , Chỉ thị, Tờ trình, Báo cáo,Cơng văn, Giấy mời văn ban hành dược đảm bảo mặt thể thức hiệu lực pháp lý B, Thể thức văn bản: Thể thức Văn yếu tố thông tin cần thẻ văn định theo quy định quan Nhà nước có thẩm quyền Tại UBND huyện Vĩnh Tường thể thức Văn trình bày theo quy định nhà nước Văn ban hành đảm bảo thể thức hiệu lực pháp lý 3.Quản lí văn 3.1 Quản lý văn Văn Văn , tài liệu quan gửi quan khác UBND huyện Vĩnh Tường có loại Văn , tài liệu gửi Quyết định , Chỉ thị , Công văn Trong hoạt động hàng năm quan UBND huyện Vĩnh Tường Văn hình thành chưa phải nhiều cơng tác quản lí Văn tổ chức tốt , quy định Nhà nước Cơng tác quản lí Văn tổ chức tốt tất khâu Đánh máy in văn bản: Để trang bị cho việc đánh máy in Văn bản, Văn phòng UBND huyện Vĩnh Tường trang bị 02 máy tính máy in Cơ quan có nhân viên đánh máy chuyên trách Trong quan xây dựng phòng đánh máy riêng Nhân viên đánh máy , nhận Văn , kiểm tra lỗi tả , rà sốt lại thảo tay với người soạn thảo , thấy khơng có vấn để đánh máy ngun Văn viết tay in văn Văn đánh máy xong kiểm tra chặt chẽ thể thức nhân để làm thủ tục gửi đến phòng ban (đối với văn ban hanh nội ) gửi quan khác (đối với Văn gửi ngồi quan)  Qua cơng tác đánh máy , in Văn để ban hành UBND huyện Vĩnh Tường tiến hành tương đối quy trình +Văn đánh máy đúng, rõ ràng , trình bày kỹ thuật kích cỡ giấy theo qui định Nhà nước Trình ký +Ký Văn để ban hành khâu quan trọng thể tính hiệu lực pháp lý Văn , Văn trình ký phải kiểm tra thể thức nội dung chặt chẽ Tại UBND huyện Vĩnh Tường việc ký văn tiến hành theo nguyên Văn sau đánh máy , in xong thi Chánh Văn phòng kiểm tra vể thể thức , nội dung Văn chưa, hồn chỉnh chưa, trình lên Chủ tịch Phó chủ tịch ký theo thẩm quyền qui định qui chế hoạt động quan Ứng dụng công nghệ thông tin hoạt động quản lý công tác văn thư Để tăng cường ứng dụng CNTT quan Nhà nước, thời gian qua UBND huyện Vĩnh Tường tích cực đạo quan thuộc UBND huyện, xã, thị trấn đẩy mạnh ứng dụng CNTT công tác đạo, điều hành; bước chuyển dần thói quen làm việc công văn, tài liệu giấy sang làm việc công văn, tài liệu điện tử, thực hiệu nhiệm vụ công tác.Hàng năm, huyện xây dựng kế hoạch triển khai ứng dụng CNTT gắn với cơng tác cải cách hành chính, đồng thời bố trí nguồn ngân sách cho việc nâng cấp sở hạ tầng, tập huấn, ứng dụng CNTT Bên cạnh đó, UBND huyện thường xuyên kiểm tra, giám sát việc thực ứng dụng CNTT quan, đơn vị, cán bộ, cơng chức tồn huyện; coi trách nhiệm, quyền hạn cá nhân, đơn vị việc nâng cao hiệu hoạt động, cải cách hành Cơng tác tun truyền huyện quan tâm đẩy mạnh nhằm nâng cao ý thức, trách nhiệm cho cán bộ, công chức, viên chức việc sử dụng có hiệu ứng dụng CNTT triển khai; đồng thời để người dân, doanh nghiệp biết khai thác, sử dụng thơng tin, thủ tục hành đăng tải Đến nay, hạ tầng CNTT huyện Vĩnh Tường bước đầu đáp ứng yêu cầu công tác quan, đơn vị Tồn huyện có 130 cán công chức, viên chức làm việc quan trực thuộc UBND huyện, 100% cán công chức, viên chức có chứng B tin học văn phòng, sử dụng thành thạo phần mềm hỗ trợ phục vụ công tác chuyên môn khai thác hiệu nguồn thông tin từ innternet để phục vụ cơng việc Các quan có 128 máy tính cá nhân (98% cán làm cơng tác chun mơn có máy tính), 92 máy in, 04 máy Scan Việc triển khai ứng dụng công nghệ thông tin như: Sử dụng thư điện tử công vụ, phần mềm quản lý văn điều hành, Cổng Thông tin – Giao tiếp điện tử huyện tiếp tục quan tâm đạo Hiện 100% phòng, quan trực thuộc cán công chức, viên chức huyện cấp hộp thư điện tử công vụ sử dụng hiệu công việc hàng ngày Từ đầu tháng 1/2014, huyện thức sử dụng phần mềm quản lý văn điều hành, tính đến có 7.814 văn cập nhập, chuyển qua phần mềm, có 5.353 văn đến 2.461 văn Nhiều phần mềm ứng dụng CNTT phục vụ công tác chuyên ngành đơn vị sử dụng tốt, phát huy hiệu cao như: Phần mềm kế toán Misa triển khai từ năm 2010 góp phần ổn định chuyên mơn kế tốn; phần mềm quản lý hộ nghèo, hộ cận nghèo triển khai từ năm 2012 phục vụ cơng tác chun mơn Phịng Lao động, Thương binh Xã hội huyện; phần mềm quản lý thiết bị triển khai từ năm 2010 phục vụ công tác chuyên mơn Phịng Giáo dục đào tạo, phần mềm in hóa đơn triển khai năm 2014… Cổng Thơng tin – Giao tiếp điện tử huyện vận hành thức song đem lại hiệu rõ rệt, trung bình tháng, đăng tải, cập nhật khoảng 500 tin, nội dung quan trọng khác Đến nay, có gần 80 nghìn lượt người truy cập, tra cứu thông tin liên quan đến tin tức kiện, văn đạo điều hành, thủ tục hành chính, quy hoạch… Cổng thơng tin huyện góp phần tuyên truyền hiệu chủ trương, đường lối, sách pháp luật địa bàn huyện; phản ảnh kịp thời kiện trị, kinh tế, đời sống văn hóa, xã hội tiêu biểu, phong trào thi đua… địa bàn huyện, Cùng với đó, Cổng thông tin huyện cung cấp dịch vụ công trực tuyến quan, đơn vị mức độ (mức độ cung cấp đầy đủ thông tin thủ tục hành văn liên quan quy định thủ tục hành đó) Việc triển khai, ứng dụng CNTT hoạt động quan Nhà nước địa bàn huyện Vĩnh Tường thời gian qua mang lại kết tích cực, tạo chuyển biến đáng kể nhận thức, phương pháp làm việc cán bộ, cơng chức tồn huyện, thúc đẩy cải cách hành chính, nâng cao hiệu lực, hiệu quan Nhà nước Mục 3: Những bất cập hạn chế hoạt động quản lý công tác văn thư quan - Trong trình đạo thực ứng dụng CNTT địa bàn huyện cịn có khó khăn như: Trình độ tin học đội ngũ cán cấp xã cịn hạn chế, hạ tầng máy vi tính số phòng, quan thuộc UBND huyện, UBND xã, thị trấn trang bị lâu, cấu hình thấp, xuống cấp, nhiều đơn vị - Tài liệu tồn đọng phịng chun mơn lớn số tài liệu thu hồi chỉnh lý đưa vào lưu trữ lịch sử lại hạn chế - Kinh phí phục vụ cho công tác văn thư lưu trữ chưa đáp ứng - Có kế hoạch thu hồi chỉnh lý, sử lý dứt điểm tình trạng tài liệu tồn đọng phịng chun mơn nay; đạo xã bố trí kho lưu trữ thu hồi bảo quản tài liệu theo quy định; Mục Giải pháp nâng cao hiệu - Để tiếp tục thực hiệu ứng dụng CNTT công tác đạo, tăng cường cơng tác đào tạo, bồi dường, nâng cao trình độ chuyên môn, kỹ sử dụng thiết bị tin học đội ngũ cán bộ, công chức, viên chức toàn huyện Tiếp tục nâng cao nhận thức, tư tưởng cho đội ngũ cán bộ, công chức tầm quan trọng, tính hữu ích CNTT giải công việc, thực nhiệm vụ; động viên, khuyến khích đội ngũ cán tích cực tự học để trang bị cho kỹ CNTT Tăng cường đầu tư hoàn thiện sở hạ tầng, trang thiết bị CNTT… - đào tạo, bổ sung nguồn nhân lực; tăng cường công tác đạo, hướng dẫn chuyên môn nghiệp vụ… Tập huấn nghiệp vụ cho cán làm công tác văn thư, lưu trữ xã, thị trấn quan chuyên môn huyện - Đề nghị Chủ tịch UBND huyện đạo quan chuyên môn thu hồi tài liệu kho lưu trữ chuyên dụng; bố trí cán quản lý tài liệu lưu trữ lịch sử, hướng dẫn quan nguồn nộp lưu thu hồi tài liệu kho theo quy định Sử dụng kho lưu trữ chuyên dụng đầu tư mục đích - UBND huyện, thủ trưởng quan, đơn vị cần đầu tư sở vật chất đại hố cơng tác văn phịng, triển khai việc ứng dụng cơng nghệ thơng tin vào quản lý văn đi, đến, hồ sơ lưu trữ Xây dựng kế hoạch đạo đơn vị trực thuộc, xã, thị trấn thực tốt công tác quản lý văn thư, lưu trữ đơn vị cịn thiếu máy vi tính để thực nhiệm vụ… - ... Đầu Văn thư- Lưu trữ công tác có ý nghĩa quan trọng cơng tác thường xuyên quan lĩnh vực quản lý Hành Nhà nước Trong quan đơn vị công tác Văn thư- Lưu trữ quan tâm, cơng tác đảm bảo hoạt động quản... chức văn phòng UBND Huyện Vĩnh Tường Trong tất quan, Văn phòng phận giúp việc quan trọng, nơi giao dịch, tiếp khách làm cầu nối lãnh đạo quan với mối quan hệ bên ngồi Do văn phịng cần bố trí nơi... huyện Vĩnh tường đóng vai trị quan trọng thể điểm sau: - Công tác Văn thư sợi dây liên hệ quan , tổ chức, quần chúng nhân dân quan với Công tác Văn thư góp phần nâng cao chất lượng hiệu cơng tác