PHÂN TÍCH QUY TRÌNH TỔ CHỨC THỰC HIỆN HỢP ĐỒNG NHẬP KHẨU NGUYÊN LIỆU SẢN XUẤT THUỐC DIỆT MUỖI TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN KHỬ TRÙNG VIỆT NAM –VFC

BỘ TÀI CHÍNH TRƯỜNG ĐẠI HỌC TÀI CHÍNH – MARKETING KHOA THƯƠNG MẠI -    Phạm Ngọc Phương Tuyền Mã số sinh viên: 1921006110 Lớp: CLC_19DTM03 Đề tài: PHÂN TÍCH QUY TRÌNH TỔ CHỨC THỰC HIỆN HỢP ĐỒNG NHẬP KHẨU NGUYÊN LIỆU SẢN XUẤT THUỐC DIỆT MUỖI TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN KHỬ TRÙNG VIỆT NAM –VFC BÁO CÁO THỰC HÀNH NGHỀ NGHIỆP TP HỒ CHÍ MINH: THÁNG NĂM 2021 LỜI CAM ĐOAN Tác giả cam đoan báo cáo thực hành nghề nghiệp kết nghiên cứu, tìm hiểu riêng tơi, thực hướng dẫn khoa học Giảng viên hướng dẫn TS Phạm Ngọc Dưỡng, đảm bảo tính trung thực nội dung báo cáo Tơi xin chịu hồn tồn trách nhiệm lời cam đoan TP Hồ Chí Minh, ngày tháng năm 2021 Sinh viên thực Phạm Ngọc Phương Tuyền LỜI MỞ ĐẦU Lý chọn đề tài: Trong bối cảnh kinh tế phát triển nay, hội nhập kinh tế quốc tế trở thành động lực mạnh mẽ thúc kinh tế nước phát triển, phải kể đến Việt Nam – quốc gia ln tích cực sẵn sàng tìm kiếm hội để khẳng định thị trường quốc tế Trong năm gần đây, Việt Nam tích cực tham gia Hiệp định quốc tế Hiệp định EVFTA, Hiệp định CPTPP,…đã tạo hội để Việt Nam mở rộng quan hệ với nước giới Theo đó, việc xuất nhập hàng hóa trở nên khó khăn trước (nhiều loại thuế dỡ bỏ, biểu thuế xuất nhập ưu đãi áp dụng,…), từ tạo điều kiện thuận lợi việc giao thương với nước giới cách tồn diện Cơng ty Cổ phần khử trùng Việt Nam (VFC) công ty chuyên cung cấp dịch vụ khử trùng kinh doanh Nông dược Trong năm qua, VFC bạn hàng tin cậy tập đoàn hàng đầu giới như: Syngenta, Sinon, Corteva, Nihon Nohyaku, Nufarm, King Elong,…5 năm trở lại thời kì nhiều thử thách hoạt động VFC Các vấn đề biến đổi khí hậu, hạn mặn, cạnh tranh sản phẩm gần đại dịch COVID-19 bùng nổ tồn giới Mặc dù có khó khăn thách thức với đội ngũ lãnh đạo giỏi, tập thể nhân viên tâm huyết, chuyên nghiệp có chiến lược kinh doanh hiệu quả, giúp cho mảng kinh doanh Nông dược giữ khoảng cách đáng kể so với công ty khác ngành nghề Với lý để tìm hiểu rõ điểm mạnh, điểm yếu thuận lợi khó khăn việc kinh doanh nhập nơng dược đề xuất giải pháp nhằm hồn thiện nghiệp vụ nên tác giả chọn đề tài Thực hành nghề nghiệp 1: “Phân tích quy trình tổ chức thực hợp đồng nhập nguyên liệu sản xuất thuốc diệt muỗi Công ty Cổ phần khử trùng Việt Nam (VFC)” Đối tượng nghiên cứu: Đối tượng nghiên cứu quy trình tổ chức thực hợp đồng nhập nguyên liệu sản xuất thuốc diệt muỗi Công ty Cổ phần khử trùng Việt Nam Mục tiêu nghiên cứu: - Mục tiêu tổng quát: Phân tích quy trình tổ chức thực hợp đồng nhập nguyên liệu sản xuất thuốc diệt muỗi Công ty Cổ phần khử trùng Việt Nam - Để đạt mục tiêu cần: + Nắm rõ phân tích quy trình tổ chức thực hợp đồng nhập nguyên liệu sản xuất thuốc diệt muỗi Công ty Cổ phần khử trùng Việt Nam + Đưa nhận xét, đánh giá ưu, nhược điểm quy trình tổ chức thực hợp đồng nhập nguyên liệu sản xuất thuốc diệt muỗi Công ty Cổ phần khử trùng Việt Nam + Từ đề xuất giải pháp hồn thiện quy trình tổ chức thực hợp đồng nhập nguyên liệu sản xuất thuốc diệt muỗi Công ty Cổ phần khử trùng Việt Nam Phạm vi nghiên cứu: - Không gian: Trong phạm vi Công ty Cổ phần khử trùng Việt Nam - Thời gian: + Trong thời gian kiến tập Cơng ty (từ tháng 3/2021 đến tháng 4/2021) tìm hiểu viết báo cáo thực hành nghề nghiệp nghiên cứu quy trình tổ chức thực hợp đồng nhập nguyên liệu sản xuất thuốc diệt muỗi Công ty Cổ phần khử trùng Việt Nam giai đoạn 2017-2019 + Số liệu dùng để phân tích nghiên cứu từ năm 2017-2019 Phương pháp nghiên cứu: Sử dụng phương pháp phân tích quy trình tổ chức thực hợp đồng nhập khẩu, tổng hợp khái quát hóa số liệu cụ thể từ công ty Đồng thời dựa vào kiến thức sẵn có thực tế để từ điều chỉnh đưa giải pháp khắc phục nhược điểm, hồn thiện quy trình tổ chức thực hợp đồng nhập Công ty Cổ phần khử trùng Việt Nam Kết cấu báo cáo: Với mục tiêu phương pháp nghiên cứu trên, đề tài kết cấu thành phần: Chương 1: Tổng quan Công ty Cổ phần khử trùng Việt Nam Chương 2: Thực trạng quy trình tổ chức thực hợp đồng nhập nguyên liệu sản xuất thuốc diệt muỗi Công ty Cổ phần khử trùng Việt Nam Chương 3: Giải pháp hồn thiện quy trình tổ chức thực hợp đồng nhập nguyên liệu sản xuất thuốc diệt muỗi Công ty Cổ phần khử trùng Việt Nam TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN KHỬ TRÙNG VIỆT NAM Giới thiệu sơ lược q trình hình thành phát triển Cơng ty Cổ phần khử trùng Việt Nam Giới thiệu chung: Logo cơng ty: Tên thức: CƠNG TY CỔ PHẦN KHỬ TRÙNG VIỆT NAM Tên tiếng anh: VIETNAM FUMIGATION JOINT STOCK COMPANY Tên giao dịch: CÔNG TY CỔ PHẦN KHỬ TRÙNG VIỆT NAM Tên viết tắt: VIETNAM FUMIGATION COMPANY - VFC Mã chứng khoán: VFG Đại diện pháp luật: Nguyễn Bạch Tuyết Mã số thuế: 0302327629 Ngày cấp giấy phép: 31/12/2001 Ngành nghề chính: Dịch vụ khử trùng kinh doanh nông dược Trạng thái: Đang hoạt động Địa chỉ: 29 Tôn Đức Thắng, Phường Bến Nghé, Quận 1, Thành phố Hồ Chí Minh Điện thoại: 028388228097 Email: info@vfc.com.vn Quá trình phát triển Cơng ty: Vào tháng 12 năm 1993, thực chủ trương đổi Nhà nước việc tách tổ chức kinh doanh dịch vụ khỏi khối quản lý Nhà nước, Bộ Nông Nghiệp Công nghiệp thực phẩm định hợp tổ chức khử trùng thuộc Cục Bảo vệ thực vật thành Công ty Khử trùng Việt Nam (VFC) trực thuộc Bộ Nông nghiệp Công nghiệp thực phẩm Đây định bước ngoặt nhằm dồn sức tập trung nguồn lực phát triển doanh nghiệp.1 Với tâm củng cố ngành nghề truyền thống mở rộng hoạt động kinh doanh ngành nông nghiệp, từ năm 1994 VFC bắt đầu tham gia kinh doanh nhập nông dược VFC trở thành nhà phân phối công ty nông dược hàng đầu giới Zeneca, Ciba, Russel, Aventis, Kumiai, FMC, Từ năm 1998, hoạt động VFC chia làm mảng hoạt động độc lập: dịch vụ khử trùng kinh doanh nơng dược Trong đó, mảng kinh doanh Nơng dược giữ vai trị chủ lực VFC Trong năm qua, VFC dẫn đầu Việt Nam chất lượng lực cạnh tranh Trong nhiều năm qua, công ty liên tục đón nhận Huân chương lao động hạng I – hạng II – hạng III, khẳng định thành tựu giá trị VFC đóng góp cơng xây dựng phát triển đất nước Năm 1999, VFC bắt đầu cổ phần hóa phận nơng dược nhằm tạo chế hoạt động hiệu phù hợp với mức độ phát triển nông nghiệp Việt Nam Đến cuối năm 2001, VFC hoàn tất việc cổ phần hóa tồn cơng ty, trở thành cơng ty cổ phần lãnh vực khử trùng nông dược Về kinh doanh nông dược, bắt kịp đà phát triển nông nghiệp Việt Nam, VFC kịp xây dựng sản phẩm hoàn chỉnh với sản phẩm chủ đạo tạo nên thương hiệu uy tín thuốc trừ cỏ Nominee, thuốc trừ bệnh Anvil, VFC tự hào nhà phân phối hàng đầu Việt nam cho sản phẩm Syngenta, Kumia, FMC, Nihon Nohyaku, tiếp tục phát triển thêm sản phẩm phù hợp với yêu cầu thị trường.Năm 2002, VFC đưa nhà máy đóng chai gia cơng thuốc KCN Lê Minh Xuân vào hoạt động Năm 2017, VFC hoàn thiện việc xây dựng Nhà máy thuốc Bảo vệ thực vật Long An với công suất 9500T/năm để đáp ứng nhu cầu đóng gói sản phẩm cung ứng cho thị trường Cho đến nay, trải qua 45 năm hoạt động, VFC có mặt hầu hết thành phố lớn cảng lớn Việt nam bao gồm: Hà Nội, Hải Phòng, Vinh, Đà Nẵng, Quy Nhơn, Nha Trang, Đaklak, Đà lạt, Bình Dương, Mộc Hóa, Cần Thơ, An Giang, Kiên Giang với Trụ sở Thành phố Hồ chí Minh https://www.vfc.com.vn/vfc/lich-su-hinh-thanh/_/lich-su-hinh-thanh.vfc https://www.vfc.com.vn/vfc/lich-su-hinh-thanh/_/lich-su-hinh-thanh.vfc Chức năng, nhiệm vụ doanh nghiệp: Chức năng: VFC công ty chuyên dịch vụ khử trùng kinh doanh nhập Nông dược Các sản phẩm VFC bao gồm: thuốc trừ sâu, thuốc trừ cỏ lúa thuốc diệt (ruồi, muỗi, mối,…) nhập từ công ty sản xuất thuốc bảo vệ thực vật hàng đầu giới, đảm bảo chất lượng, mang lại hiệu khách hàng tín nhiệm Nhiệm vụ: Nhiệm vụ quan trọng cơng ty kinh doanh nhập Nông dược với chất lượng cao, mang lại hiệu quả, nhập từ nhà phân phối uy tín hàng đầu giới Cơng ty trọng nguồn nhập khẩu, hầu hết nhà phân phối cho VFC thuộc công ty hay tập đồn lớn, có uy tín tồn giới Syngenta, Corteva, Bayer, Kumiai, Nihon Nohyaku, Sinon, KingElong,…Ngoài ra, VFC cịn xây dựng nhà máy đóng chai gia cơng thuốc KCN Lê Minh Xuân Cơ cấu tổ chức Công ty Cổ phần khử trùng Việt Nam: Sơ đồ cấu tổ chức Công ty Cổ phần khử trùng Việt Nam: - Từ năm 2001, cơng ty hồn tất việc cổ phần hóa tồn cơng ty trở thành công ty cổ phần ngành khử trùng thuốc bảo vệ thực vật Với đội ngũ nhân từ 200 lao động từ bắt đầu cổ phần hóa đến tăng lên 1.300 lao động - Cơ cấu tổ chức công ty phân chia theo chức bao gồm: + Đại hội đồng cổ đông + Hội đồng quản trị + Ban Tổng giám đốc + Ngành khử trùng + Ngành nơng dược trồng: Phịng Marketing, Phịng Kinh doanh, Phòng R&D, Phòng Xuất nhập + Phòng nhân + Phịng Kế tốn – Tài Đại hội đồng cổ đông Hội đồng quản trị Ban tổng giám đốc Hình 1.1 Sơ đồ cấu tổ chức Cơng ty Cổ phần khử trùng Việt Nam Nguồn: Phịng Kế Tốn Nhiệm vụ chức phịng ban: - Đại hội đồng cổ đông: quan có thẩm quyền cao Cơng ty quan định hướng phát triển cho Công ty - Hội đồng quản trị: quan có tồn quyền nhân danh công ty để định, thực quyền nghĩa vụ công ty không thuộc thẩm quyền Đại hội đồng cổ đông - Ban tổng giám đốc: người đóng vai trị chung cho việc quản lý doanh thu, chi phí cơng ty, thực giám sát hầu hết hoạt động công ty - Ngành khử trùng: nhiệm vụ phụ trách hoạt động cung cấp dịch vụ khử trùng khử trùng container, khử trùng tàu biển, khử trùng lô hàng kho, cung cấp chất hút ẩm, dán lót container,… Công ty - Ngành Nông dược & giống trồng: nhiệm vụ phụ trách tất hoạt động sản phẩm Nông dược giống trồng + Phịng Marketing: có nhiệm vụ xúc tiến chương trình quảng cáo, cải tiến hoạt động marketing nâng cao hiệu lực lượng Tiếp sức nông dân để sản phẩm Nông dược giống trồng đến gần với người tiêu dùng + Phòng Kinh doanh: giám sát hoạt động kinh doanh mảng Nông dược, đưa chiến lược kinh doanh giúp mảng Nông dược tăng doanh số + Phịng R&D: có nhiệm vụ nghiên cứu phát triển thêm sản phẩm nông dược giống trồng để đáp ứng nhu cầu nhà nơng + Phịng Xuất nhập khẩu: chịu trách nhiệm vấn đề điều phối giám sát hoạt động chuỗi cung ứng, liên hệ với khách hàng, làm thủ tục hải quan, lấy mẫu, liên hệ với bên vận tải để nhập hàng xuất hàng theo lệnh khách hàng - Phòng nhân sự: có nhiệm vụ tuyển dụng, bố trí, xếp lại lao động cấp để đáo ứng kịp thời nguồn lao động phục vụ yêu cầu phát triển Cơng ty - Phịng Kế tốn – Tài chính: có nhiệm vụ thu thập, phân tích thơng tin phục vụ cho công tác Lập kế hoạch; dự báo tình hình tài để cân đối tài chính, sử dụng vốn hiệu phòng ngừa rủi ro Đồng thời rà sốt lại sách tài để đề sách tài phù hợp với phận Bán hàng, Marketing, Nghiên cứu Phát triển sản phẩm Tình hình kết kinh doanh Công ty Cổ phần khử trùng Việt Nam: Đơn vị tính: tỷ đồng Chênh lệch Năm 2017 2018 2019 2018 so với 2017 2019 so với 2018 2018 so với 2017 2019 so với 2018 2178 2001 2288 2122 2069 1891 149 160 -202 -214 5.05% 6.05% -9.57% -10.60% 177 166 178 -11 12 -6.21% 6.62% 140 131 142 -9 11 -6.42% 8.39% Chỉ tiêu Doanh thu Chi phí Lợi nhuận trước thuế Lợi nhuận sau thuế Mức độ tăng trưởng Bảng 1.1 Báo cáo kết hoạt động kinh doanh Công ty (2017-2019) NHẬN XÉT: - Theo báo cáo tài Cơng ty Cổ phần khử trùng Việt Nam năm 2017 2019 ta thấy tình hình kinh doanh Cơng ty có tăng trưởng khơng đồng Cụ thể lợi nhuận sau thuế năm 2017 đạt 140 tỷ đồng sang đến năm 2018 đạt 131 tỷ đồng (giảm tỷ đồng so với năm 2017) Tuy nhiên sang đến năm 2019 lợi nhuận sau thuế đạt 142 tỷ đồng (tăng 11 tỷ đồng so với năm 2018) - Trong năm 2018, tác động biến đổi khí hậu xảy tình trạng rét cục xuất tháng đầu năm Miền Bắc, hạn hán kéo dài Miền Nam Tây Nguyên, mưa lũ gây thiệt hại nặng Miền Trung làm cho chi phí tăng (so với năm 2017 chi phí tăng 160 tỷ đồng) Các sản phẩm thuốc Bảo vệ thực vật có nguồn gốc Trung Quốc có nguy mở rộng thị trường nước nên làm ảnh hưởng đến kết hoạt động kinh doanh (so với năm 2017 lợi nhuận trước thuế giảm 11 tỷ đồng, tương đương với mức độ tăng trưởng giảm 6.21%) - Trong năm 2019, với tăng cường bổ sung chất lượng vào sản phẩm, cho mắt dịng sản phẩm Nơng dược chiếm tin cậy nông dân với chương trình Tiếp sức nơng dân giúp lợi nhuận trước thuế Công ty tăng 12 tỷ đồng so với năm 2018, tương đương với mức độ tăng trưởng 6.62% Định hướng phát triển Công ty Cổ phần khử trùng Việt Nam: Tầm nhìn: - VFC nỗ lực để trở thành nhà phân phối cung cấp sản phẩm, dịch vụ ngành Nông dược; Giống trồng dịch vụ kỹ thuật trồng; Các dịch vụ Khử Trùng Kiểm soát dịch hại có uy tín hàng đầu Việt Nam Sứ mệnh: - Phát triển nông nghiệp cải thiện môi trường sống, cung cấp sản phẩm hỗ trợ trồng dịch vụ kiểm soát dịch hại qua việc ứng dụng công nghệ tiên tiến giới - VFC mang lại thỏa mãn tối đa lợi ích khách hàng, đối tác cộng đồng thông qua việc cung cấp sản phẩm, dịch vụ với chất lượng đảm bảo; - Nâng cao chất lượng phục vụ đáp ứng với yêu cầu đa dạng thị trường, phù hợp với tiêu chuẩn hàng xuất bảo vệ môi trường Qua mang lại giá trị doanh nghiệp, cổ tức cổ đông ngày tăng cao; nâng cao đời sống niềm tự hào cho người lao động TÓM TẮT CHƯƠNG Chương giới thiệu tổng quan Công ty Cổ phần khử trùng Việt Nam, cấu tổ chức chức nhiệm vụ phòng ban Đồng thời, chương phân tích rõ ràng tình hình hoạt động kinh doanh Cơng ty giai đoạn 20172019 Qua đó, thấy tầm nhìn sứ mệnh phát triển Cơng ty năm Việc tìm hiểu thông tin tạo tảng việc phân tích quy trình tổ chức thực hợp đồng nhập nguyên liệu sản xuất thuốc diệt muỗi Công ty Cổ phần khử trùng Việt Nam THỰC TRẠNG QUY TRÌNH TỔ CHỨC THỰC HIỆN HỢP ĐỒNG NHẬP KHẨU NGUYÊN LIỆU SẢN XUẤT THUỐC DIỆT MUỖI TẠI CƠNG TY CỔ PHẦN KHỬ TRÙNG VIỆT NAM Quy trình lý thuyết tổ chức thực hợp đồng nhập khẩu: Xin giấy phép nhập (nếu có) Làm thủ tục ban đầu toán quốc tế Thuê phương tiện vận tải nhập E,F Mua bảo hiểm cho hàng hóa nhập (E,F,CFR,CPT) Thúc giục người bán giao hàng Tàu chuyến Phối hợp với ngân hàng kiểm tra chứng từ Tàu chợ Làm thủ tục hải quan nhập Thanh toán, nhận chứng từ Nhận hàng từ người vận tải Giám định số chất lượng hàng hóa (nếu có) Khiếu nại địi bồi thường hàng hóa có tổn thất Hình 2.1 Quy trình lý thuyết tổ chức thực hợp đồng nhập Nguồn: Sách Giao dịch thương mại quốc tế tác giả TS Phạm Ngọc Dưỡng 10 Các bước thực quy trình nhập hàng hóa sở lý thuyết sau: - Bước 1: Xin giấy phép nhập (nếu có) - Bước 2: Làm thủ tục ban đầu toán quốc tế (tùy phương thức toán) - Bước 3: Thuê phương tiện vận tải nhập - Bước 4: Mua bảo hiểm cho hàng hóa nhập - Bước 5: Làm thủ tục hải quan - Bước 6: Thanh toán nhận chứng từ - Bước 7: Nhận hàng từ người vận tải - Bước 8: giám định chất lượng số lượng, kiểm tra hàng hóa (nếu cần) - Bước 9: Khiếu nại giải khiếu nại (nếu có tranh chấp) Thực trạng quy trình tổ chức thực hợp đồng nhập gỗ Công ty Cổ phần khử trùng Việt Nam: Giới thiệu sơ lược lô hàng mối quan hệ bên: - Thông tin lô hàng + Tên lô hàng: Nguyên liệu sản xuất thuốc diệt muỗi + Số vận đơn: 250121GOSUHZA6125147 + Tổng trọng lượng hàng (Gross): 7.134 KGM + Tổng giá trị: B – CIF – USD 79.360 + Loại hình: Hàng nhập tiêu dùng - Mối quan hệ bên: + Người mua: Công ty Cổ phần khử trùng Việt Nam Địa chỉ: 29 Tôn Đức Thắng , Phường Bến Nghé, Quận 1, TP.HCM + Người bán: MEGHMANI ORGANICS LIMITED Địa chỉ: PRAHLADNAGAR AHMEDABAD 380015 + Địa điểm xếp hàng: Cảng Hazira + Địa điểm dỡ hàng: Cảng Cát Lái (HCM) + Phương thức toán: D/A + Bảo hiểm: Người bán mua 11 Sơ đồ quy trình tổ chức thực hợp đồng nhập nguyên liệu sản xuất thuốc diệt muỗi Công ty Cổ phần khử trùng Việt Nam: Xin giấy phép nhập (nếu có) Nhận hàng từ đơn vị vận tải Kiểm tra hàng hóa nhập Làm thủ tục ban đầu tốn quốc tế Nhận thơng báo chứng từ làm tục hải quan Khiếu nại giải vấn đề (nếu có) Thuê phương tiện vận tải mua bảo hiểm Đăng ký kiểm tra chất lượng sản phẩm QUATEST Thanh toán lý hợp đồng Nguồn: Phịng Kế tốn – Tài Phân tích quy trình tổ chức thực hợp đồng nhập nguyên liệu sản xuất thuốc diệt muỗi Công ty Cổ phần khử trùng Việt Nam: Xin giấy phép nhập khẩu: - Theo Khoản Điều 48 Nghị định quản lý hóa chất, chế phẩm diệt côn trùng, diệt khuẩn dùng lĩnh vực gia dụng y tế: “Chế phẩm có Giấy chứng nhận đăng ký lưu hành hiệu lực phép nhập theo nhu cầu, không hạn chế số lượng, giá trị, thủ tục làm Hải quan, qua Bộ Y tế phê duyệt Cơ sở nhập tự chịu trách nhiệm trước pháp luật hoạt động mình” - Theo đó, lơ hàng ngun liệu sản xuất thuốc diệt muỗi Công ty xin “Giấy chứng nhận đăng ký lưu hành chế phẩm diệt côn trùng, diệt khuẩn dùng lĩnh vực gia dụng y tế” Cục Quản lý Môi trường Y tế Nên việc nhập lô hàng Công ty không cần phải xin giấy phép nhập Làm thủ tục ban đầu toán quốc tế: - Theo thỏa thuận hợp đồng phương thức tốn cho lơ hàng phương thức D/A Theo đó, bên phía nhập để nhận chứng từ phải ký hối 12 phiếu tốn tiền hàng thơng qua ngân hàng bên phía nhập khoảng thời gian từ 30 ngày, 60 ngày 90 ngày - Do đó, theo thỏa thuận hai bên cho lơ hàng phương thức D/A nên Công ty thực ký giấy nợ (hối phiếu) toán tiền hàng sau khoảng thời gian 90 ngày kể từ ngày nhận B/L Thuê phương tiện vận tải mua bảo hiểm: - Căn vào việc thỏa thuận áp dụng điều kiện thương mại quốc tế Incoterms, sở để xác định nghĩa vụ thuê phương tiện vận tải thuộc người xuất hay người nhập Theo Incoterms 2010, công việc thuộc người xuất hợp đồng sử dụng điều kiện thuộc nhóm C D người nhập hợp đồng sử dụng điều kiện thuộc nhóm E F - Do Cơng ty cịn hạn chế kinh nghiệm đường vận chuyển quốc tế quan hệ với hãng tàu nên đơn hàng nguyên liệu sản xuất thuốc diệt muỗi Công ty chọn nhập theo giá CIF Theo điều kiện CIF, bên phía xuất người thuê tàu chịu chi phí vận chuyển để đưa hàng hóa đến cảng bên phía nhập Đồng thời, bên xuất phải mua bảo hiểm cho hàng hóa để bảo hiểm rủi ro bên nhập mát thiệt hại trình vận chuyển Đăng ký kiểm tra chất lượng sản phẩm Trung tâm kỹ thuật tiêu chuẩn đo lường chất lượng (QUATEST 3): - Đối với mặt hàng nguyên liệu sản xuất thuốc diệt muỗi này, trước thơng quan bên Cơng ty phải thực quy trình kiểm tra chất lượng sản phẩm Công ty thực đăng ký kiểm tra chất lượng sản phẩm Trung tâm kỹ thuật tiêu chuẩn đo lường chất lượng - Quy trình kiểm tra chất lượng sản phẩm: + Bước 1: Sau hàng cảng, cơng ty hồn thiện hồ sơ gửi đến Trung tâm Quatest + Bước 2: Quatest đến trường lấy mẫu + Bước 3: Hồ sơ hợp lệ, trình kiểm tra, đánh giá hồn tất, Cơng ty cấp chứng nhận đạt yêu cầu nhập - Hồ sơ đăng ký kiểm tra chất lượng sản phẩm gồm: 13 + Giấy đăng ký kiểm tra nhà nước chất lượng hàng hóa nhập + Hợp đồng mua bán hàng hóa (bản sao) + Hóa đơn + Vận đơn (Bill of lading) + Tờ khai hàng hóa nhập + Chứng nhận xuất xứ hàng hóa (C/O) + Danh mục hàng hóa nhập (Parking list) Nhận thông báo chứng từ làm thủ tục hải quan: - Theo hai bên thỏa thuận áp dụng phương thức toán phương thức D/A Theo phương thức D/A bên phía xuất ủy thác cho ngân hàng thu hộ tiền hàng người nhập sở xuất trình chứng từ Để nhận chứng từ, Cơng ty phải chấp nhận tốn hối phiếu - Công ty Cổ phần khử trùng Việt Nam thực khai báo hải quan điện tử thông qua phần mềm khai báo hải quan điện tử VNACSS/VCIS Dựa chứng từ chuẩn bị, phòng Xuất nhập Công ty thực đăng nhập phần mềm khai báo hải quan điện tử VNACSS/VCIS theo bước sau: Bước 1: Điền thông tin khai báo - Từ menu, chọn Đăng ký tờ khai nhập (IDA) Lần lượt điền đầy đủ thông tin thẻ Thông tin chung, Thông tin chung thẻ Danh sách hàng Một số thơng tin như: + Mã loại hình: A11 (Mã loại hình A11: Nhập kinh doanh tiêu dùng); Cơ quan hải quan: 02CI (đây mã Chi cục hải quan cửa Cảng Sài Gòn KVI); Mã phân loại hàng hóa, phân loại cá nhân/tổ chức; Các thơng tin đơn vị xuất nhập khẩu; Các thông tin vận đơn + Tại thẻ Thông tin chung 2, cần điền đầy đủ thông tin vào tờ khai hải quan nhập hóa đơn thương mại, phân loại hình thức hóa đơn, số hóa đơn,… + Tại thẻ Danh sách hàng, cần khai báo đầy đủ xác tên hàng, nhãn hiệu hàng hóa, model, mã HS, xuất xứ, khối lượng, đơn vị tính,… Bước 2: Truyền tờ kê khai hải quan - Sau nhập xong thông tin cho tờ khai, ghi lại chọn mã nghiệp vụ “ Khai trước thông tin tờ khai (IDA)” để gửi thông tin Và nhập vào mã PIN Chữ ký số Thành 14 công hệ thống trả số tờ khai copy tờ khai Nhân viên phòng Xuất nhập tiến hành kiểm tra cẩn thận thơng tin để tránh sai sót sau - Sau kiểm tra, người khai lựa chọn phương án Thứ nhất, thơng tin có thiếu sót cần bổ sung sửa đổi sử dụng mã nghiệp vụ IDB để gọi lại thông tin khai báo tờ khai sửa đổi sau thực nghiệp vụ IDA lại, thơng tin xác Thứ hai, thơng tin xác, doanh nghiệp chọn mã nghiệp vụ “3.Khai thức tờ khai IDC” để đăng ký thức tờ khai với quan hải quan, thành công tờ khai đưa vào thực thủ tục thơng quan hàng hóa Bước 3: Lấy kết phân luồng in tờ khai hải quan nhập - Nhân viên phòng Xuất nhập tiếp tục nhấn vào “Lấy kết phân luồng, thông quan” để nhận kết phân luồng, lệ phí hải quan, thông báo tiền thuế in tờ khai Sau đó, in tờ khai thức mang đến Cục hải quan làm thủ tục thông quan hàng hóa nhập - Theo Khoản Điều 19 thông tư 19/2018/TT-BTC: + Đối với hàng luồng xanh: Hàng hóa miễn kiểm tra chi tiết hồ sơ miễn kiểm tra thực tế, cần nộp thuế lệ phí lơ hàng thơng quan + Đối với hàng luồng vàng: Hàng hóa phải kiểm tra chi tiết hồ sơ (Chứng từ giấy), miễn kiểm tra chi tiết hàng hóa Tiếp theo, nộp thuế lệ phí có kết thơng quan hàng lấy + Đối với hàng luồng đỏ: Nộp thuế lệ phí, Cơ quan hải quan tiến hành kiểm tra chi tiết hồ sơ đồng thời kiểm tra chi tiết hàng hóa - Ở lơ hàng này, kết phân luồng luồng vàng - Sau khai báo điện tử, nhân viên phòng Xuất nhập tiến hành in tờ khai hoàn tất chứng từ cịn lại để tiến hành thơng quan cảng Cát Lái - Một chứng từ lô hàng nhập gồm giấy tờ sau: + Giấy giới thiệu người đến làm thủ tục hải quan: 01 + Bản in tờ khai Hải quan: 02 + Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice): 01 + Phiếu đóng gói: chính: 01 + Vận đơn (Bill of Lading): 01 15 + Chứng nhận xuất xứ hàng hóa (C/O): 01 + Chứng nhận phân tích CA: 01 + Catologe mặt hàng nhập khẩu: 01 Nhận hàng từ đơn vị vận tải: Quy trình làm thủ tục nhận hàng Cơng ty Cổ phần khử trùng Việt Nam: - Bước 1: Nhận thông báo hàng đến (Arrival Notice); Liên hệ phịng Kế tốn để ứng tiền mang Vận đơn (Bill of Lading) giấy lệnh giao hàng D/O (Deliver Order) lên trình cho hãng tàu - Bước 2: Đến phòng Thượng vụ cảng nộp D/O bên có ghi mã số thuế để đóng tiền lấy phiếu EIR (Phiếu giao nhận Container) - Bước 3: Đến Văn phòng đội giám sát cổng nộp: + 01 gồm (tờ khai + mã vạch + phiếu EIR) + 01 gồm (tờ khai photo+ mã vạch+ D/O) Đội giám sát cổng cung cấp phiếu vào cổng cho xe vào cổng - Bước 4: Đến văn phòng quản lý tàu cảng nộp hóa đơn nộp phí, D/O, Packing List để ký xác nhận D/O - Bước 5: Làm thủ tục phận giao nhận kho vận: + Trình D/O (Deliver Order) + Nhận phiếu xuất kho - Bước 6: Kiểm tra container giao hàng cho đơn vị vận tải: + Nhân viên giao nhận tiến hành kiểm tra Container ghi vào giấy cược Nếu container bị móp méo, hư hỏng phải yêu cầu Điều độ bãi phê vào “Phiếu nhận Container” để sau có hội miễn trách hãng tàu + Giao cho đợn vị vận chuyển; Giám sát việc vận chuyển hàng lên phương tiện vận chuyển; Trả container rỗng nhận tiền cược - Bước 7: Tiến hành lý cổng: + Nhân viên giao nhận mang tờ khai thông quan, lệnh giao hàng đóng dấu “Giao hàng thẳng” phiếu EIR từ phịng thương vụ cảng + Giám sát lý cổng, hàng đưa khỏi cổng nhận lại hồ sơ trình 16 Kiểm tra hàng hóa nhập khẩu: - Sau hàng khỏi cổng, đơn vị vận tải trung chuyển hàng hóa đến Nhà máy Công ty Khu công nghiệp Lê Minh Xuân Tại đây, đơn vị vận tải bàn giao hàng cho thủ kho theo số lượng chủng loại Vận đơn - Sau hoàn thành việc nhận hàng, thủ kho báo cáo nhập hàng chuyển biên giao nhận cho kế toán để lập phiếu nhập kho Kế toán Nhà máy Lê Minh Xn thơng báo (mail) cho phịng Kế tốn – Tài phịng Kinh doanh Nơng dược hàng tới kho Kế tốn – Tài kiểm tra thông tin nhập hàng lập trước phiếu nhập kho, chuyển thông tin nhập hàng (chuyển kho) Nhà máy Lê Minh Xuân để theo dõi Việc chuyển kho cho nhà máy để làm nhập hàng đối chiếu hàng thực nhập kho - Sau nhận thơng tin liệu nhập kho, Kế tốn Nhà máy Lê Minh Xuân kiểm tra thông tin đối chiếu với hàng nhận theo báo cáo thủ kho, lập phiếu nhập kho theo dõi hàng tồn kho Nhà máy Tiếp theo, Kế toán Nhà máy chuyển phiếu lập kho kèm chứng từ nhận hàng nhập Phịng Kế tốn – Tài để lưu chứng từ Khiếu nại giải vấn đề (nếu có): - Trên thực tế, Cơng ty Cổ phần khử trùng Việt Nam gặp trường hợp phải khiếu nại Tuy nhiên, kiểm tra hàng hóa phát sai sót cần vào trách nhiệm nghĩa vụ bên để lựa chọn đối tượng khiếu nại cho phù hợp Đối tượng Nhà cung cấp hay Đơn vị vận tải: + Khiếu nại Nhà cung cấp: Trong trường hợp họ không giao hàng, giao hàng chậm, giao hàng thiếu giao hàng phù hợp với quy định hợp đồng,… + Khiếu nại Đơn vị vận tải: Trong trường hợp hàng bị hư hỏng, mát, thiếu hụt,…do lỗi người chuyên chở,… - Nếu hai bên không giải thỏa thuận khơng thỏa đáng bên phía nhập kiện bên đối tác Hội đồng Trọng tài Quốc tế Tòa án “Tuy nhiên, công ty hạn chế tối đa việc kiện tụng làm tốn nhiều thời gian, cơng sức tiền bạc Cơng ty Nên có khiếu nại hai bên bàn bạc để đưa hướng giải thỏa đáng cho đơi bên.” theo ý kiến Phịng Xuất nhập Nơng dược 17 Thanh tốn lý hợp đồng: - Theo thỏa thuận hợp đồng phương thức tốn cho lơ hàng phương thức D/A Theo phương thức tốn này, bên phía nhập phép nhận chứng từ ký giấy nợ (hối phiếu) tốn tiền hàng sau thơng qua ngân hàng nhập Thơng thường thời gian tốn 30 ngày, 60 ngày 90 ngày - Sau kiểm tra hàng hóa khơng xảy vấn đề phịng Xuất nhập gửi cho phịng Kế tốn – Tài biên xác nhận chứng từ có liên quan Kế tốn cơng nợ phịng Kế tốn – Tài vào thời hạn nợ hóa đơn để theo dõi lập đề nghị toán tiền hàng cho Nhà cung cấp theo phương thức D/A vòng 90 ngày kể từ ngày nhận B/L So sánh quy trình tổ chức thực hợp đồng thực tế lý thuyết: Điểm hoàn thiện: - Bước 1: Xin giấy phép nhập khẩu: + Với lô hàng Cơng ty đăng kí “Giấy chứng nhận đăng ký lưu hành chế phẩm diệt côn trùng, diệt khuẩn dùng trông lĩnh vực gia dụng y tế” Cục Quản lý Môi trường Y tế Nên Công ty không cần làm thủ tục xin giấy phép nhập cho lơ hàng Nhờ đó, mà Cơng ty khơng phải tốn khoản chi phí cho việc làm thủ tục xin giấy phép nhập không tốn mặt thời gian tránh sai sót lúc làm thủ tục - Bước 2: Làm thủ tục ban đầu toán quốc tế: + Phương thức tốn lơ hàng phương thức tốn D/A Theo đó, bên phía Cơng ty kiểm tra chứng từ có đầy đủ giấy tờ liên quan hay không trước chấp nhận hối phiếu Do đó, Cơng ty tránh thiếu sót giấy tờ liên quan có chứng từ Qua đó, Cơng ty tiết kiệm thời gian sai sót chứng từ không xảy - Bước 3: Thuê phương tiện vận tải mua bảo hiểm: + Đối với lơ hàng hai bên thỏa thuận sử dụng điều kiện CIF Incoterms 2010, theo bên phía xuất chịu trách nhiệm th tàu để vận chuyển lơ hàng tìm kiếm công ty để mua bảo hiểm Công ty VFC Công ty Meghmani Organics Limited hợp tác nhiều lần lần hợp tác 18 hai bên thỏa thuận sử dụng điều kiện CIF để áp dụng Qua đó, Cơng ty khơng có trách nhiệm chịu chi phí thuê tàu mua bảo hiểm nên tránh rủi ro khơng đáng có - Bước 4: Đăng kí kiểm tra chất lượng sản phẩm Trung tâm kỹ thuật tiêu chuẩn đo lường chất lượng 3: + Với việc đăng kí kiểm tra chất lượng hàng hóa nhập khẩu, Cơng ty phải đăng ký dịch vụ bên ngồi Cơng ty trọng khâu kiểm tra chất lượng sản phẩm tuân thủ theo quy định Pháp luật + Khi thực đăng kí kiểm tra nhân viên Cơng ty làm việc thận trọng chuẩn xác để chuẩn bị đầy đủ giấy tờ có liên quan đến việc đăng kí kiểm tra trước ngày thực công tác này, để đảm bảo công tác diễn nhanh chóng khơng nhiều thời gian - Bước 7: Kiểm tra hàng hóa nhập khẩu: + Đối với việc kiểm tra hàng hóa Nhà máy Lê Minh Xn nhân viên ln làm việc cẩn thận, tỉ mỉ xác cơng tác kiểm tra lại số lượng hàng chủng loại theo Vận đơn Nhờ mà Công ty giảm thiểu tối đa sai sót kiểm tra hàng hóa + Nhân viên Cơng ty có tác phong làm việc chuyên nghiệp, đào tạo bày phối hợp chặt chẽ phận với nên việc kiểm tra hàng hóa lúc nhanh chóng xác Bên cạnh đó, chứng từ giấy tờ rõ ràng, dễ dàng đối chiếu lại cần Nhờ mà Cơng ty an tâm lơ hàng Bước 9: Thanh tốn lý hợp đồng: + Cơng ty giữ tin tưởng, trách nhiệm với đối tác Sau kiểm tra số lượng hàng hóa số lượng chủng loại phịng Kế tốn – Tài thực tốn tiền hàng Do đó, Cơng ty xảy tình trạng khơng tốn thời hạn quy định Qua đó, thấy Cơng ty xem trọng uy tín, trách nhiệm tất mối quan hệ hợp tác mua bán, Công ty đặt chữ tín lên hàng đầu để tạo tin cậy khơng với đối tác mà cịn với khách hàng tin dùng sản phẩm Công ty Nhờ mà 19 suốt năm qua Công ty bạn hàng đáng tin cậy, uy tín trách nhiệm khơng với Cơng ty Meghmani Organics Limited mà cịn có tập đồn hàng đầu giới như: Syngenta, Sinon, Cortev, NuFarm, KingElong,… Điểm chưa hồn thiện: - Bước 5: Nhận thơng báo chứng từ làm thủ tục hải quan: + Sau kí hợp đồng, hàng q trình vận chuyển nhân viên phịng Xuất nhập theo dõi để lấy chứng từ Tuy nhiên, vào đợt cao điểm năm dịp cuối năm phòng Xuất nhập tải công việc nên đôi lúc nhân viên lơ không theo dõi, bám sát thời gian để lấy chứng từ + Với quy trình làm thủ tục khai báo hải quan cơng ty sử dụng phần mềm khai báo hải quan điện tử Tuy đào tạo hướng dẫn cách khai báo hải quan điện tử kỹ kinh nghiệm nhân viên cịn nhiều thiếu sót, đơi lúc cịn tình trạng nhập sai thơng tin chứng từ dẫn đến việc khai báo hải quan phải nhiều thời gian khai báo chuẩn xác - Bước 6: Nhận hàng từ đơn vị vận tải: + Đối với việc nhận hàng cảng từ đơn vị vận tải, nhân viên Công ty chưa kiểm sốt số chi phí phát sinh trình nhận hàng Dẫn đến việc phần chi phí phát sinh khơng dự trù, đóng phí phụ khơng đáng khiến ảnh hưởng đến chi phí, lợi nhuận Cơng ty Bên cạnh đó, số nhân viên Cơng ty cịn thiếu kinh nghiệm việc làm thủ tục nhận hàng cảng nên đôi lúc cịn sai sót, thiếu chứng từ chứng từ không khiến cho việc nhận hàng bị chậm trễ Đánh giá điểm hoàn thiện chưa hoàn thiện: Dựa phân tích lập luận nêu trên, tác giả tổng hợp lại điểm hoàn thiện chưa hoàn thiện sau: 2.4.3.1 Điểm hoàn thiện: Bảng 2.1 Bảng tổng hợp điểm hoàn thiện quy trình tổ chức thực hợp đồng nhập nguyên liệu sản xuất thuốc diệt muỗi Công ty Cổ phần khử trùng Việt Nam 20 Điểm hoàn thiện Ngun nhân Cơng ty đăng kí “Giấy chứng nhận Giảm thiểu khoản chi phí đăng ký lưu hành chế phẩm diệt côn thời gian việc xin giấy phép trùng, diệt khuẩn dùng trông lĩnh vực gia nhập dụng y tế” Cục Quản lý Mơi trường Y tế Thanh tốn theo phương thức D/A nên Có thể kiểm tra chứng từ trước Cơng ty kiểm tra sai sót (nếu chấp nhận tốn có) chứng từ trước chấp nhận hối phiếu Giảm thiểu rủi ro việc thuê phương tiện vận tải mua bảo hiểm Áp dụng điều kiện CIF Incoterms 2010 nên việc thuê phương tiện vận tải mua bảo hiểm bên xuất chịu trách nhiệm Tiết kiệm thời gian công tác Nhân viên Xuất nhập ln chuẩn bị đăng kí kiểm tra chất lượng sản đầy đủ tất giấy tờ trước đăng kí phẩm kiểm tra chất lượng sản phẩm Ít sai sót cơng tác đăng kí kiểm Công ty tuân thủ theo quy định tra chất lượng sản phẩm Giảm thiểu tối đa sai sót khâu kiểm tra hàng hóa nhập Pháp luật Nhân viên Kế tốn Nhà máy ln làm việc cẩn thận tỉ mỉ, kiểm tra kỹ lưỡng trước nhập kho Công ty an tâm lơ hàng Các Nhân viên Kế tốn Nhà máy Nhân chứng từ rõ ràng, dễ dàng đối chiếu viên phịng Kế tốn – Tài ln có lại cần Tạo uy tín với đối tác phối hợp chặt chẽ khâu kiểm tra Cơng ty ln tốn hợp đồng theo thời hạn thỏa thuận Nguồn: Tác giả 21 2.4.3.2 Điểm chưa hoàn thiện: Bảng 2 Bảng tổng hợp điểm chưa hoàn thiện quy trình tổ chức thực hợp đồng nhập nguyên liệu sản xuất thuốc diệt muỗi Công Cổ phần khử trùng Việt Nam Điểm chưa hoàn thiện Nguyên nhân Lơ với công tác theo dõi, bám Vào đợt cao điểm năm dịp cuối năm, khối lượng công việc tải sát thời gian nhận chứng từ Sai sót q trình khai báo hải quan điện tử Trình độ sử dụng phần mềm khai báo hải quan nhân viên chưa cao, thao tác chậm chạp Nhân viên thiếu kinh nghiệm việc Chi phí phụ phát sinh làm chứng từ hải quan dẫn đến việc phát trình nhận hàng cảng sinh chi phí phụ nằm dự trù việc nhận hàng bị chậm trễ Nguồn: Tác giả TÓM TẮT CHƯƠNG Chương phân tích cụ thể quy trình tổ chức thực hợp đồng nhập nguyên liệu sản xuất thuốc diệt muỗi Trong trình nêu rõ giai đoạn cụ thể trình trình, tác giả cố gắng bám sát thực tế mà quan sát trình thực tập Cơng ty Điều giúp tác giả phân tích điểm hoản thiện chưa hồn thiện quy trình tổ chức thực hợp đồng nhập nguyên liệu sản xuất thuốc diệt muỗi Công ty Cổ phần khử trùng Việt Nam 22 ... ty Cổ phần khử trùng Việt Nam TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN KHỬ TRÙNG VIỆT NAM Giới thiệu sơ lược q trình hình thành phát triển Cơng ty Cổ phần khử trùng Việt Nam Giới thiệu chung: Logo cơng ty: ... cấu tổ chức Công ty Cổ phần khử trùng Việt Nam: Sơ đồ cấu tổ chức Công ty Cổ phần khử trùng Việt Nam: - Từ năm 2001, cơng ty hồn tất việc cổ phần hóa tồn cơng ty trở thành công ty cổ phần ngành... ty: Tên thức: CƠNG TY CỔ PHẦN KHỬ TRÙNG VIỆT NAM Tên tiếng anh: VIETNAM FUMIGATION JOINT STOCK COMPANY Tên giao dịch: CÔNG TY CỔ PHẦN KHỬ TRÙNG VIỆT NAM Tên viết tắt: VIETNAM FUMIGATION COMPANY