Nội dung tổ chức nghiệp vụ công tác văn phòng. Đánh giá thực trạng công tác văn phòng tại một số doanh nghiệp hiện nay và đưa ra giải pháp

THÔNG TIN TÀI LIỆU

Thông tin cơ bản

Định dạng
Số trang	35
Dung lượng	444,5 KB

Nội dung

MỤC LỤC LỜI CẢM ƠN LỜI CAM ĐOAN BẢNG KÊ CHỮ VIẾT TẮT LỜI MỞ ĐẦU 1 1. Tính cấp thiết của đề tài. 1 2. Lịch sử nghiên cứu 1 3. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu 1 4. Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu 1 5. Cơ sở phương pháp luận và phương pháp nghiên cứu 2 6. Giả thuyết khoa học 2 7. Ý nghĩa luận và thực tiễn của đề tài 2 8. Cấu trúc của đề tài 2 CHƯƠNG 1. NỘI DUNG CƠ BẢN VỀ TỔ CHỨC NGHIỆP VỤ CÔNG TÁC VĂN PHÒNG 3 1.1. Một số khái niệm về văn phòng, quản trị văn phòng, công tác văn phòng 3 1.1.1.Khái niệm văn phòng 3 1.1.2. Khái niệm quản trị văn phòng 3 1.1.3. Khái niệm công tác văn phòng 3 1.2. Chức năng của văn phòng 3 1.2.1. Chức năng tham mưu, tổng hợp 3 1.2.2. Chức năng hậu cần 4 1.3. Vị trí và ý nghĩa của công tác văn phòng 4 1.4. Nội dung tổ chức nghiệp vụ công tác văn phòng 4 1.4.1. Tổ chức thu thập, xử lý và cung cấp thông tin 4 1.4.2. Nghiệp vụ tổ chức, điều phối hoạt động của cơ quan và người lao động 6 1.4.2.1. Xây dựng sắp sếp chương trình kế hoạch lịch làm việc của cơ quan 6 1.4.2.2. Tổ chức các cuộc họp, hội thảo, các cuộc đàm phán 6 1.4.2.3. Tổ chức chuyến đi công tác cho lãnh đạo và nhân viên trong cơ quan 7 1.4.3. Nghiệp vụ soạn thảo và ban văn bản, lưu trữ hồ sơ tài liệu 8 1.4.3.1. Nghiệp vụ soạn thảo và ban hành văn bản 8 1.4.3.2. Nghiệp vụ lưu trữ hồ sơ tài liệu 9 1.4.4. Nghiệp vụ lễ tân, giao tiếp hành chính 9 CHƯƠNG 2. THỰC TRẠNG NGHIỆP VỤ CÔNG TÁC VĂN PHÒNG TẠI MỘT SỐ DOANH NGIỆP HIỆN NAY 12 2.1. Tổ chức thu thập, xử lý và cung cấp thông tin 12 2.2. Nghiệp vụ tổ chức, điều phối hoạt động của cơ quan và người lao động 14 2.2.1. Xây dựng sắp sếp chương trình kế hoạch lịch làm việc của cơ quan 14 2.2.2. Tổ chức các cuộc họp, hội thảo, các cuộc đàm phán 16 2.2.3. Nghiệp vụ soạn thảo và ban hành văn bản, lưu trữ hồ sơ tài liệu 18 2.2.3.1. Nghiệp vụ soạn thảo ban hành văn bản 18 2.2.3.2. Nghiệp vụ lưu trữ hồ sơ tài liệu 20 2.2.4. Nghiệp vụ lễ tân, giao tiếp hành chính 23 CHƯƠNG 3. GIẢI PHÁP NÂNG CAO NGHIỆP VỤ CÔNG TÁC VĂN PHÒNG TẠI MỘT SỐ DOANH NGHIỆP HIỆN NAY 25 3.1. Nâng cao trình độ chuyên môn nghiệp vụ cho đội ngũ cán bộ nhân viên làm công tác văn phòng 25 3.2. Giải pháp về nhân sự làm công tác văn phòng 25 3.3. Xây dựng mối quan hệ và phát huy sự kết nối giữa các phòng ban trong công ty 25 3.4. Tổ chức công tác thông tin cần được đặt lên hàng đầu 26 3.5. Giải pháp nghiệp vụ lễ tân giao tiếp hành chính 26 3.6. Giải pháp về công tác tổ chức hội họp 27 PHẦN KẾT LUẬN 28 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 29 PHỤ LỤC 30

LỜI CẢM ƠN Tôi xin cảm ơn chân thành và sâu sắc đến các thầy cô khoa Quản trị văn phòng hướng dẫn, bảo, giúp đỡ suốt quá trình học tập bợ mơn Quản trị văn phòng doanh nghiệp Tôi xin chân thành cảm ơn! LỜI CAM ĐOAN Tôi xin cam đoan đề tài: “Nội dung tổ chức nghiệp vụ công tác văn phòng Đánh giá thực trạng công tác văn phòng tại một số doanh nghiệp hiện và đưa giải pháp ” là mợt cơng trình nghiên cứu khơng có chép người khác Trong quá trình làm bài báo cáo này, tơi có tham khảo mợt số tài liệu sách và có hướng dẫn các thầy suốt quá trình học tại trường Tơ xin cam đoan bài báo cáo mình, có vấn đề sai sót xin hoàn toàn chịu trách nhiệm! Hà Nội, ngày 20 tháng 11 năm 2016 BẢNG KÊ CHỮ VIẾT TẮT Từ viết tắt Viết đầy đủ tiếng việt VP Văn phòng QĐ Quyết định KH Kế hoạch HN Hội nghị BC Báo cáo HS Hồ sơ VB Văn CV Công văn TL Tài liệu XH Xã hội VBQPPL Văn quy phạm pháp luật VBHC Văn hành chính TNHH Trách nhiệm hữu hạn MỤC LỤC LỜI CẢM ƠN LỜI CAM ĐOAN LỜI CẢM ƠN LỜI CAM ĐOAN BẢNG KÊ CHỮ VIẾT TẮT MỤC LỤC LỜI MỞ ĐẦU 1 Tính cấp thiết của đề tài Lịch sử nghiên cứu Đối tượng và phạm vi nghiên cứu Muc đích và nhiêm vu nghiên cứu Cơ sở phương pháp luận và phương pháp nghiên cứu Giả thuyết khoa học Y nghia luân và thưc tên của đề tài Cấu trúc của đề tài CHƯƠNG NỘI DUNG CƠ BẢN VỀ TỔ CHỨC NGHIỆP VỤ CÔNG TÁC VĂN PHÒNG 1.1 Môt số khái niêm về văn phong, quản trị văn phong, công tác văn phong .3 1.1.1.Khái niêm văn phong 1.1.2 Khái niêm quản trị văn phong 1.1.3 Khái niêm công tác văn phong 1.2 Chức của văn phong 1.2.1 Chức tham mưu, tổng hợp 1.2.2 Chức hâu cân 1.3 Vị trí và ý nghia của công tác văn phong 1.4 Nôi dung tổ chức nghiêp vu công tác văn phong 1.4.1 Tổ chức thu thâp, xử lý và cung cấp thông tn 1.4.2 Nghiêp vu tổ chức, điều phối hoạt đông của quan và lao đ ông 1.4.2.1 Xây dưng săp sếp chương trinh kế hoạch lịch làm vi êc của quan 1.4.2.2 Tổ chức cuôc họp, hôi thảo, cuôc đàm phán .6 1.4.2.3 Tổ chức chuyến công tác cho lãnh đạo và nhân viên quan 1.4.3 Nghiêp vu soạn thảo và ban văn bản, lưu trư hô sơ tài li 1.4.3.1 Nghiêp vu soạn thảo và ban hành văn bản 1.4.3.2 Nghiêp vu lưu trư hô sơ tài liêu 1.4.4 Nghiêp vu lê tân, giao tếp hành chính CHƯƠNG 12 THỰC TRẠNG NGHIỆP VỤ CÔNG TÁC VĂN PHÒNG TẠI MỘT SỐ DOANH NGIỆP HIỆN NAY 12 2.1 Tổ chức thu thâp, xử lý và cung cấp thông tn 12 2.2 Nghiêp vu tổ chức, điều phối hoạt đông của quan và lao đ ông 14 2.2.1 Xây dưng săp sếp chương trinh kế hoạch lịch làm vi êc của quan 14 2.2.2 Tổ chức cuôc họp, hôi thảo, cuôc đàm phán 16 2.2.3 Nghiêp vu soạn thảo và ban hành văn bản, lưu trư hô sơ tài li .18 2.2.3.1 Nghiêp vu soạn thảo ban hành văn bản 18 2.2.3.2 Nghiêp vu lưu trư hô sơ tài liêu 20 2.2.4 Nghiêp vu lê tân, giao tếp hành chính 23 CHƯƠNG 24 GIẢI PHÁP NÂNG CAO NGHIỆP VỤ CÔNG TÁC VĂN PHÒNG TẠI MỘT SỐ DOANH NGHIỆP HIỆN NAY .25 3.1 Nâng cao trinh đô chuyên môn nghiêp vu cho đ ôi ngu cán bô nhân viên làm công tác văn phong 25 3.2 Giải pháp về nhân sư làm công tác văn phong 25 3.3 Xây dưng mối quan và phát huy sư kết nối giưa phong ban công ty 25 3.4 Tổ chức công tác thông tn cân đăt lên hàng đâu .26 3.5 Giải pháp nghiêp vu lê tân giao tếp hành chính 26 3.6 Giải pháp về công tác tổ chức hôi họp 27 PHẦN KẾT LUẬN 27 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 29 PHỤ LỤC .30 LỜI MỞ ĐẦU Tính cấp thiết đề tài Đất nước ta chuyển sang kinh tế thị trường đòi hỏi cạnh tranh gay gắt ngày càng lớn, yêu cầu đặt nhà nước nói chung và các doanh nghiệp lớn, vừa và nhỏ nói chung là mợt thách thức vô cùng to lớn Các doanh nghiệp muốn đứng vững, trì và phát triển sản xuất phải nâng cao chất lượng sản phẩm, giảm chi phí, giá thành đồng thời nâng cao uy tín nhằm đạt được mục tiêu cao Chính vậy làm nào để quản lý tốt khâu này yêu cầu hay nói cách khác các doanh nghiệp phải tở chức tốt khâu công tác văn phòng Văn phòng là một yếu tố vô cùng quan trọng liên quan đến tồn tại hay mờ nhạt doanh nghiệp là cơng tác văn phòng Bởi văn phòng là đơn vị truyền tải thông tin, nội dung thông tin với các mối quan hệ đối nội, đối ngoại thông qua hệ thống văn đi, đến… Để thực hiện mục tiêu đề doanh nghiệp ḅc các doanh nghiệp phải quan tâm đến công tác văn phòng và càng ngày càng hoàn thiện và nâng cao hiệu công tác văn phòng Trên thực tế tại Việt Nam hiện mợt số doanh nghiệp chưa thực thực hiện tốt khâu công tác văn phòng này Dường các doanh nghiệp hiện còn xem nhẹ và có lơ là, bỏ qua Chính vậy, tơi mạnh dạn nghiên cứu và tìm hiểu để tài: “Nội dung tổ chức nghiệp vụ công tác văn phòng Đánh giá thực trạng công tác văn phòng tại một số doanh nghiệp hiện và đưa giải pháp” để phần nào làm sáng tỏ cơng tác văn phòng tại mợt số đơn vị và góp mợt phần kiến thức được học ghế nhà trường để góp phần cải thiện cơng tác này Lịch sử nghiên cứu Nội dung nghiên cứu này hiện có nhiều các nhà và nghiên cứu dừng lại ở tầm vi mô mà chưa có nhìn nhận và đánh giá từ nhiều doanh nghiệp Đối tượng và phạm vi nghiên cứu 3.1 Đối tượng nghiên cứu Cơ sở lý luận nghiệp vụ công tác văn phòng, thực trạng công tác văn phòng tại một số doanh nghiệp hiện Từ đưa mợt số giải pháp nhằm hoàn thiện công tác văn phòng tại các doanh nghiệp 3.2 Phạm vi nghiên cứu Không gian và địa điểm: Tại mợt số doanh nghiệp đóng địa bàn Hà Nợi Thời gian: Bài báo cáo được thực hiện tháng 11 năm 2016 Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu Qua việc nghiên cứu, tìm hiểu sở lý ḷn nợi dung cơng tác văn phòng từ phân tích, so sánh, đánh giá thực trạng công tác văn phòng tại một số doanh nghiệp hiện để có thể rút điểm mạnh, điểm yếu cơng tác văn phòng nhằm những vấn đề cần nghiên cứu, xem xét, cần giải công tác văn phòng tại một số doanh nghiệp Đồng thời đề xuất các giải pháp nhằm nâng cao hiệu công tác văn phòng Cơ sở phương pháp luận và phương pháp nghiên cứu - Phương pháp thu thập thông tin trực tiếp: quan sát - Phương pháp thu thập thông tin gián tiếp: phân tích và tổng hợp số liệu - Phương pháp điều tra, phỏng vấn, phiếu điều tra - Nghiên cứu tài liệu, tư liệu tham khảo Giả thuyết khoa học Công tác văn phòng có vai trò và ý nghĩa vơ cùng quan trọng hoạt động các quan, tổ chức Nhìn nhận thực tế hiện cơng tác văn phòng được quan tâm và là mắt xích quan trọng hoạt đợng quan Chính vậy bài báo cáo này phản ánh hiện thực và quy trách nhiệm cho nhà lãnh đạo văn phòng Cơ quan, đơn vị có hoạt đợng hiệu hay khơng là ở nhà lãnh đạo văn phòng Chính vậy quan càng có quy mơ lớn trách nhiệm lãnh đạo văn phòng công tác tổ chức, quản lý công tác văn phòng càng nặng nề Ý nghĩa luận và thực tiễn đề tài 7.1 Ý nghĩa luận đề tài: Đề tài góp phần làm sáng tỏ thêm nội dung công tác văn phòng được các doanh nghiệp áp dụng, quan tâm và đưa các giải pháp nhằm hoàn thiện công tác văn phòng 7.2 Về mặt thực tiễn đề tài: Đề tài giúp các lãnh đạo doanh nghiệp đặc biệt là lãnh đạo văn phòng nhận thức được những ưu điểm,nhược điểm, lực tổ chức, quản lý cơng tác văn phòng tại quan đờng thời đề xuất các giải pháp để lãnh đạo văn phòng có thể tởng kết, áp dụng vào thực tiễn nhằm nâng cao chất lượng công tác văn phòng hiện tại các doanh nghiệp Cấu trúc đề tài Ngoài phần mở đầu, kết luận, danh mục tài liệu tham khảo, đề tài nghiên cứu gồm ba chương: Chương 1: Nội dung tổ chức nghiệp vụ công tác văn phòng Chương 2: Thực trạng nghiệp vụ công tác văn phòng tại một số doanh nghiệp hiện Chương 3: Giải pháp nâng cao nghiệp vụ công tác văn phòng tại một số doanh nghiệp hiện Chương NỘI DUNG CƠ BẢN VỀ TỔ CHỨC NGHIỆP VỤ CƠNG TÁC VĂN PHÒNG 1.1 Mợt sớ khái niệm về văn phòng, quản trị văn phòng, công tác văn phòng 1.1.1.Khái niệm văn phòng Theo nghĩa rộng: Văn phòng là bộ máy giúp việc cho quan, tổ chức, doanh nghiệp đảm bảo cho các pháp nhân thực hiện chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn mợt cách có hiệu lực và hiệu Theo nghĩa hẹp: Văn phòng là trụ sở làm việc quan, tổ chức, doanh nghiệp, là nơi giao tiếp các hoạt động quan, tổ chức, cá nhân Do vậy, có thể định nghĩa khái quát văn phòng sau: “ Văn phòng là thực thể tồn tại khách quan mỗi tổ chức, là bộ máy điều hành tổng hợp quan, đơn vị; là nơi thu nhận, xử lý thông tin nhằm hỗ trợ cho các hoạt động quản lý các nhà lãnh đạo; là nơi chăm lo mọi lĩnh vực dịch vụ, hậu cần và đảm bảo các điều kiện vật chất cho hoạt động quan, đơn vị được thông suốt, hiệu quả.” 1.1.2 Khái niệm quản trị văn phòng Quản trị văn phòng là hoạt động quản trị bộ máy văn phòng, bằng các phương pháp khoa học và cách thức linh hoạt, sở pháp luật và các quy định tổ chức, nhằm đạt được các mục tiêu mà văn phòng đã đề một cách hiệu 1.1.3 Khái niệm công tác văn phòng Công tác văn phòng là một chỉnh thể gồm việc tổ chức, quản lý và sử dụng thông tin, dữ liệu để trì hoạt đợng mợt quan, tổ chức nhằm đạt được kết mong muốn 1.2 Chức văn phòng 1.2.1 Chức tham mưu, tổng hợp * Chức tham mưu Hoạt động văn phòng phụ thuộc vào nhiều yếu tố có yếu tố chủ quan tḥc người quản lý Muốn có những định đắn người quản lý phải có những định sáng suốt , vào những yếu tố khách quan, những ý kiến đóng góp cấp quản lý Những ý kiến được văn phòng tập hợp, chọn lọc để đưa những định chung nhằm cung cấp cho lãnh đạo những thông tin kịp thời và chính xác để có những định đắn * Chức tổng hợp Kết việc tham mưu phải xuất phát từ những thông tin đầu vào và những thông tin đầu , thông tin phản hồi từng lĩnh vực mọi đối tượng mà văn phòng thu thập được Những thông tin cần phải được văn phòng sàng lọc, phân tích tổng hợp , quản lý và sử dụng theo yêu cầu nhà lãnh đạo từng lĩnh vực cụ thể 1.2.2 Chức hậu cần Muốn doanh nghiệp hoạt động chuyên nghiệp, khoa học khơng thể thiếu yếu tố cở sở vật chất, trang thiết bị kỹ thuật Các yếu tố này được quản lý, sếp phân phối và không ngừng được bổ sung để cung cấp đầy đủ , kịp thời cho nhu cầu hoạt động doanh nghiệp Nội dung công việc này thuộc chức hậu cần văn phòng Đây là hoạt động mang tính chất đặc thù có ý nghĩa quan trọng việc nâng cao hiệu hoạt động văn phòng Tất những điều kiện này cần phải được tiến hành mợt cách hợp lý, khoa học, có phương pháp và phương châm hợp lý Trụ sở cũng phòng làm việc , trang thiết bị phải được bài trí một cách khoa học hợp lý, cho phòng, u cầu cơng việc Có vậy đem lại hiệu kinh tế, và khoa học cho người sử dụng 1.3 Vị trí và ý nghĩa công tác văn phòng Công tác văn phòng là một bộ phận không thể thiếu và tách rời khỏi cấu tổ chức một doanh nghiệp hay bất kỳ một quan, tổ chức nào Thông tin chính là yếu tố định thành công hay thất bại đường thăng tiến doanh nghiệp Bởi thơng tin là cầu kết nối giao lưu, tìm hiểu nhau, coi thông tin là nguồn tài nguyên đặc biệt quan trọng doanh nghiệp mà hoạt động thông tin lại gắn liền với công tác văn phòng hoạt đợng văn phòng có vị trí vơ cùng quan trọng bất kỳ doanh nghiệp nào Văn phòng là bộ máy giúp việc tham mưu cho lãnh đạo để giải mọi việc quan Văn phòng là bộ mặt doanh nghiệp, văn phòng thay mặt cho doanh nghiệp tham gia công tác đối nội, đối ngoại Văn phòng có trách nhiệm nghiên cứu, xem xét và đề xuất các vấn đề có lien quan đến doanh nghiệp Để tăng cường và phát huy được vai trò công tác văn phòng đòi hỏi lãnh đạo quan, đơn vị phải biết tổ chức sếp, đạo công tác này một cách khoa học 1.4 Nội dung tổ chức nghiệp vụ công tác văn phòng 1.4.1 Tổ chức thu thập, xử lý và cung cấp thông tin Ngày thông tin được coi là yếu tố quan trọng hoạt động văn phòng Thông tin chính là những tin tức được thu nhận, cảm thụ và được đánh giá là có ích cho việc định hoặc giải một nhiệm vụ nào * Thu thập và xử lý thơng tin còn nhằm mục đích: + Để thực hiện thay đổi gây ảnh hưởng lên hoạt động doanh nghiệp + Thông tin cần thiết cho việc thực hiện các chức quản lý doanh nghiệp, đặc biệt các thông tin cần thiết để: Xây dựng và phổ biến các mục tiêu doanh nghiệp Lập kế hoạch, tiêu để đạt được kết Tở chức các ng̀n nhân lực và các ng̀n khác theo cách có hiệu cao Lựa chọn, đánh giá và phát triển cán bộ nhân viên doanh nghiệp Nhà quản lý hướng dẫn, thúc đẩy và tạo môi trường mà mọi người mong muốn đóng góp Kiểm tra việc thực hiện công việc Người cán bộ văn phòng sử dụng nghiệp vụ này cần làm và tuân thủ theo các bước sau: * Nhu cầu thông tin quan và lao động: Cán bộ văn phòng cần tìm hiểu và phân loại nhu cầu thơng tin quan và lao động qua các tiêu chí sau: + Nội dung thông tin + Thời gian thơng tin + Loại hình thơng tin * Thu thập thông tin + Xác định loại thông tin cần thu thập + Xác định nguồn thông tin: Nơi sinh thông tin Kênh truyền thông tin Nơi lưu trữ thông tin + Phương pháp thu thập thông tin Tiếp nhận từ bưu điện, báo chí… Nghe đọc ghi chép tính toán Sao chụp, tìm tòi mạng * Xử lý thông tin + Phân loại, tập hợp hệ thống hóa thơng tin theo mục đích sử dụng người dùng tin + Phân tích thông tin + Kiểm tra độ tin cậy và chính xác thông tin + Lựa chọn thông tin những công việc đột xuất Chương trình làm việc còn thiếu tính kế hoạch và biện pháp tở chức thực hiện Mợt tình trạng chung là bệnh thành tích cũng tồn tại các phòng ban công ty, nhiều nhiệm vụ đạt mặt số lượng, hình thức còn chất lượng lại khơng đạt u cầu Việc xây dựng chương trình làm việc công ty chưa được quan tâm và trọng mức Xây dựng chương trình làm việc chưa bám sát với thực tế, nhiều nội dung đưa vào không thực tiễn dẫn đến không thực hiện được 2.2.2 Tổ chức các cuộc họp, hội thảo, các cuộc đàm phán * Công tác tổ chức các cuộc họp, hội thảo, các cuộc đàm phán công ty cổ phần đầu tư Thiên Long thực hiện theo trình tự sau: Như biết công ty làm việc theo chế độ thủ trưởng nên việc tở chức các c̣c họp khơng có quy định chung và khơng có tính bắt ḅc vậy các cuộc họp, hội thảo thường tổng giám đốc quy định Cơng ty có các c̣c họp toàn cơng ty hàng năm; hội nghị hàng quý; các cuộc họp giao ban Chuẩn bị cho hội nghị, hội họp Văn phòng cơng ty ch̉n bị chương trình nghị – văn liệt kê các chủ đề cần được thảo luận phù hợp với cấu trúc hội nghị Trước khoảng một tháng các nội dung được đưa lên, chủ tọa và thư ký xếp để hội nghị được diễn thành công tốt đẹp Tiến hành hội nghị Đón khách: Cơng ty chủ yếu là họp kín, họp nội bộ, ít họp những cuộc họp quan trọng nên cơng tác tiếp đón khơng được xem là quan trọng Điểm danh: Cơng ty áp dụng hình thức điểm danh phát hành bằng thẻ Duy trì thời gian hội nghị: Thời gian cuộc họp được diễn theo trình tự kế hoạch đề Ghi biên bản: Căn vào tình hình cơng việc có quan trọng hay không để tiến hành ghi biên những nội dung quan trọng Công việc sau hội nghị: Triển khai các mệnh lệnh và xếp lại văn giấy tờ, tài liệu * Đánh giá kết quả và những tồn tại còn hạn chế công ty cổ phần đầu tư Thiên Long đã đạt sau: Những kết quả đã đạt được: Thông qua việc tổ chức các cuộc họp ban lãnh đạo công ty có thể đáng giá được tình hình hoạt đợng sản xuất kinh doanh công ty tháng, quý, năm 16 rút kinh nghiệm việc đạo thực hiện Ngoài thông qua các cuộc họp, hội thảo cơng ty có thể nắm được lực thực hiện công việc từng người, tâm tư nguyện vọng Nhờ có các c̣c họp, hợi nghị hợi thảo mà hoạt động công ty được nâng lên rõ rệt Những hạn chế còn tồn đọng: Công nhân viên công ty chưa hiểu được tầm quan trọng các cuộc họp nên khâu tổ chức tham gia chưa nghiêm túc, thậm chí còn có mợt số cán bợ quản lý thờ ơ, thiếu trách nhiệm Cơ sở vật chất phục vụ cho các cuộc họp còn thiếu thốn hạn chế dẫn đến chất lượng cuộc họp bị giảm sút đáng kể * Công tác tổ chức các cuộc họp, hội thảo, các cuộc đàm phán công ty TNHH sản xuất thương mại Hoa Mai thực hiện theo trình tự sau: Chuẩn bị cho hội nghị, hội họp Văn phòng cơng ty ch̉n bị chương trình nghị – văn liệt kê các chủ đề cần được thảo luận phù hợp với cấu trúc hội nghị Trước khoảng hai tuần các nội dung được đưa lên, chủ tọa và thư ký xếp để hội nghị được diễn thành công tốt đẹp Tiến hành hợi nghị Đón khách: Đối với hợi nghị nhỏ hay lớn phân cơng rõ ràng, hợi nghị nhỏ mời từng người mợt, hợi nghị lớn chào mừng đại biểu tại hội nghị Phân công lễ tân đứng đón và phát tài liệu cho đại biểu, giải đáp những thắc mắc quá trình thực hiện Điểm danh: Cơng ty áp dụng hình thức điểm danh phát hành bằng thẻ Duy trì thời gian hợi nghị: Thời gian cuộc họp được diễn theo trình tự kế hoạch đề Ghi biên bản: Căn vào tình hình cơng việc có quan trọng hay không để tiến hành ghi biên những nội dung quan trọng Công việc sau hội nghị: Triển khai các mệnh lệnh và xếp lại văn giấy tờ, tài liệu * Đánh giá kết quả và những tồn tại còn hạn chế công ty cổ phần đầu tư Thiên Long đã đạt sau: Những kết quả đã đạt được: Nhìn chung hợi họp,hợi nghị công ty được diễn cũng khá bài bản, nhanh gọn, những phần dườm dà không thực tế có thể được cắt để dành cho phần tranh luận, thuyết phục những người tham gia hội nghị Hội nghị được diễn theo ý nguyện cán bộ nhân viên cơng ty có việc đợt xuất cần triển khai thực hiện 17 Những hạn chế còn tờn đọng: Hợi nghị được diễn theo trình tự còn yếu kinh nghiệm tổ chức kiện mà cuộc họp trở nên nhàm chán, thiếu tính chuyên nghiệp, gây cho người họp tâm lý hoang mang Nội dung cuộc họp không được bám sát theo báo cáo mà có phần lan man những công việc không quan trọng Cơ sở vật chất phục vụ cho cuộc họp còn thiếu ánh sánh, loa âm dẫn đến những ý kiến đóng góp mọi người khơng được ghi nhận hết người nghe khơng nghe được hết các ý mà người phát biểu muốn truyền tải 2.2.3 Nghiệp vụ soạn thảo và ban hành văn bản, lưu trữ hồ sơ tài liệu 2.2.3.1 Nghiệp vụ soạn thảo ban hành văn bản * Công tác soạn thảo ban hành văn bản công ty cổ phần đầu tư Thiên Long thực hiện theo trình tự sau: Để đảm bảo cho việc văn sau được ban hành có hiệu lực văn phải được xây dựng theo thể thức văn Phải đảm bảo thể loại, thể thức, mẫu trình bày theo quy định pháp luật hiện hành và theo quy chế Thể thức văn là một những yếu tố cần được tuân thủ hoạt động xây dựng và ban hành văn Đây là yếu tố đảm bảo hiệu lực pháp lý cho văn bản, đảm bảo cho văn được ban hành theo mẫu thống nhất, giúp cho việc sử dụng văn được tḥn tiện Chính vậy cơng ty ln đảm bảo đầy đủ các yếu tố thể thức một văn đồng thời thiết lập và bố trí các yếu tố văn theo một cách khoa hoc thể thức Công ty xây dựng và ban hành văn theo mợt quy trình sau: Các phòng ban đơn vị trực tiếp soạn thảo nội dung văn Sau văn được chuyển lên bộ phận văn thư công ty để xem xét thể thức văn sau văn thư sẽ trình lên trưởng phòng Văn sau được trưởng phòng xem xét thể thức và nội dung văn trình lên thủ trưởng duyệt và ký văn Văn sau ký xong được chuyển xuống văn thư để làm thủ tục đăng ký văn và ban hành văn kịp thời * Đánh giá kết quả và những tồn tại còn hạn chế công ty cổ phần đầu tư Thiên Long đã đạt sau: Những kết quả đã đạt được: Nhìn chung cơng ty đảm bảo được công tác soạn thảo ban hành văn theo thể thức, trình tự, khoa học, chính xác Nội dung văn đáp ứng được yêu cầu đặt ra, đảm bảo độ tin cậy cần thiết, hạn chế được nhiều sai sót mặt nợi dung và hình thức Thông tin được soạn thảo được xử lý thông tin 18 Những hạn chế còn tồn đọng: Việc soạn thảo ban hành văn còn hạn chế có mợt cán bợ đảm nhiệm dẫn đến họ vắng mặt công việc không được bàn giao cụ thể và dẫn đến gây khó khăn việc tìm kiếm tài liệu cần thiết Trình đợ nhân viên còn thấp và hạn chế vấn đề ngoại ngữ dẫn đến văn có yếu tố nước ngoài còn lúng túng làm công ty thêm kinh phí thuê người dịch * Công tác soạn thảo ban hành văn bản công ty TNHH sản xuất thương mại Hoa Mai sau: Công ty là một đơn vị sản xuất kinh doanh nên việc soạn thảo văn chủ yếu là theo chức năng, nhiệm vụ được giao các phòng ban, đơn vị và cán bộ kỹ thuật nghiệp vụ công ty Văn thuộc lĩnh vực phòng ban nào phòng ban có trách nhiệm soạn thảo Quy trình soạn thảo văn tại công ty được thực hiện theo các bước sau: Khi chuyên viên các phòng ban, đơn vị được phân công giải một văn đến, vào yêu cầu giải từng văn cần phải soạn thảo một văn để xử lý, giải hoặc trao đổi, cán bộ chuyên viên tiến hành soạn thảo mợt văn máy vi tính, sau đưa cho lãnh đạo phòng ký nháy dụt nợi dung văn và trình ký lãnh đạo công ty Sau văn được ký chính thức, văn thư chịu trách nhiệm đăng ký số, vào sở cơng văn đi, nhân bản, đóng dấu rời chuyển theo nơi nhận được ghi văn Theo thẩm quyền ban hành văn công ty được phép ban hanh các loại văn bản: Quyết định, tờ trình, thông báo, báo cáo, công văn hành chính, hợp đồng kinh tế, hợp đồng lao động, biên bản, đề án, các nội quy, quy chế, điều lệ hoạt động đơn vị Tất các loại văn được đánh số theo dõi chung vào sổ công văn văn thư * Đánh giá kết quả và những tồn tại còn hạn chế công ty TNHH sản xuất thương mại Hoa Mai đã đạt sau: Những kết quả đã đạt được: Nhìn chung cơng tác soạn thảo ban hành văn ở công ty được tiến hành tương đối chặt chẽ, nề nếp đảm bảo thẩm quyền ban hành và thể thức văn Nội dung văn không cần phải chỉnh sửa nhiều hình thức và nợi dung văn Tác phong chuyên viên việc soạn thảo được diễn nhanh nhẹn, kiên định, đoán, giải những văn gấp, mật một cách khoa học hợp lý Những hạn chế còn tờn đọng: 19 Quy trình soạn thảo văn cơng ty còn có nhiều hạn chế trình đợ nhận thức, hiểu biết tầm quan trọng việc ban hành văn còn kém, lực cán bộ soạn thảo không đồng phần lớn cán bộ soạn thảo là kiêm nhiệm khơng chun trách Do dẫn đến nhiều văn xuất nội dung còn kém, thiếu logic,, ngôn ngữ sử dụng văn còn thiếu chuẩn xác, dài dòng đặc biệt là các văn mang tính pháp lý cao các quy chế, quy định, điều lệ còn sử dụng từ tối nghĩa, không rõ ràng nên gây khó khăn cho việc thực hiện 2.2.3.2 Nghiệp vụ lưu trữ hồ sơ tài liệu * Công tác lưu trữ hồ sơ tài liệu công ty cổ phần đầu tư Thiên Long thực hiện theo trình tự sau: Công tác lưu trữ công ty bao gồm các nội dung sau: - Thu nhập và bổ sung tài liệu - Xác định giá trị tài liệu, xếp phân loại, đăng kí thống kê tài liệu làm công cụ tra cứu văn bản: văn thu công ty xếp tài liệu theo nguyên tắc từ ngoài vào trong, từ trái qua phải, từ xuống Tài liệu Công ty được sếp thẳng đứng Do tiện cho việc xếp vào lấy ra, dễ đọc bìa, tiện cho tra cứu - Bảo quản và bảo vệ an toàn tài liệu: Khu vực lưu trữ tài liệu Công ty cao ráo, thoáng mát và nhân viên văn thư thường xuyên lau chùi, quét dọn kho lưu trữ, tủ đựng hồ sơ và sử dụng thuốc chống ẩm mối mọt - Tổ chức sử dụng, khai thác tài liệu: Khi cá nhân, bộ phận hay phòng ban nào có nhu cầu nghiên cứu sử dụng tài liệu lưu trữ văn thư tra tìm tài liệu đáp ứng yêu cầu Tuy nhiên với những tài liệu quan trọng hoặc tình trạng hư hỏng nặng văn thư khơng cung cấp gốc mà cung cấp - Tiêu hủy tài liệu hết hạn: Trước tiêu hủy nhân viên đánh giá lại giá trị tài liệu, văn Tiêu hủy tài liệu được đồng ý Trưởng phòng Tở chức – Hành chính và có người làm chứng, có biên tiêu hủy Trong cơng tác lưu trữ tài liệu công ty đảm bảo được các yêu cầu sau: - Công văn, điện tín, giấy mời họp được văn phòng công ty lưu giữ - Việc lưu giữ văn bản, chứng từ đảm bảo không nhàu nát, rách, văn - Đối với những văn mật được lưu giữ cẩn thận để đảm bảo độ mật văn - Công ty có tủ hờ sơ, giá tủ, cặp, hợp để đảm bảo an toàn tài liệu lưu giữ công ty - Công ty đề những nội quy sử dụng tài liệu lưu trữ công ty Quy trình lưu trữ văn tài liệu tại cơng ty được tiến hành sau: * Lập hồ sơ lưu trữ 20 Lập hồ sơ lưu trữ là để vào danh mục hồ sơ và nhiệm vụ được giao, giải để thu gom văn bản, tài liệu có liên quan với đưa vào từng tập, xếp các văn mợt cách hợp lý, hoàn chỉnh Cơng ty có hai loại hờ sơ: Hờ sơ tạm thời và hồ sơ lưu trữ Hồ sơ tạm thời là hồ sơ hỗn hợp nội dung, xếp theo thứ tự thời gian Trong tập hồ sơ này công ty lưu giữ ba loại văn bản: văn đi, văn đến và văn chung Bìa hờ sơ là nhựa cứng B4 có nhãn tiêu đề ở gáy được xếp theo thứ tự thời gian Hồ sơ lưu trữ là loại hồ sơ phân loại rõ nội dung và được bảo quản cẩn thận Hồ sơ lưu trữ công ty theo quy định ba năm lại lặp một lần Tài liệu hồ sơ được xếp theo thứ tự thời gian và kết hợp với các tiêu chí khác nội dung, chủ thể ban hành hay nơi nhận Cặp hờ sơ cung được sử dụng bằng bìa cứng khổ B4 Hồ sơ này được bảo quản và cất giữ cẩn thận * Quy trình lập hờ sơ sau: - Mở hồ sơ: Căn vào bảng phân công nhiệm vụ công ty, vào danh mục tài liệu - Thu nhập văn dựa tên hồ sơ - Sắp xếp văn hồ sơ theo thứ tựu thời gian - Kết thúc hồ sơ và cất vào tủ Hiện các vă bản, hồ sơ, tài liệu công ty được lưu trữ tủ hờ sơ cơng ty Có thể mơ hình hóa tủ hờ sơ cơng ty sau (Phụ lục 01) Theo quy định công ty sau ba năm nhân viên văn thư lại thống kê, loại bỏ những tài liệu không còn giá trị đem tiêu hủy nhằm hạn chế chi phí bảo quản, diện tích đồng thời hàng năm nhân viên văn thư bổ sung tài liệu cần thiết vào hồ sơ sửa đổi lao động, tiền lương… * Đánh giá kết quả và những tồn tại còn hạn chế công ty cổ phần đầu tư Thiên Long đã đạt sau: Những kết quả đã đạt được: Trước hết cần phải khẳng định rằng công ty thành công việc tổ chức công tác lưu trữ hồ sơ tài liệu Xây dựng một hệ thống làm việc khá chuyên nghiệp và có hiệu cao Tiếp thu và thực hiện nghiêm túc pháp lệnh lưu trữ Nhà nước đề Đội ngũ công tác cơng ty có nhiều kinh nghiệm, được tham gia tập huấn các lớp huấn luyện nghiệp vụ cơng ty bắt đầu bước vào cở phần hóa Trình tự công tác lưu trữ hợp logic, phù hợp với thực tế công ty, cách quản lý hồ sơ lưu trữ kho cũng được thực hiện tốt, trình tự, đảm bảo cho cơng tác lưu trữ được diễn mợt cách hợp lý và nhanh chóng Các nội quy quy định việc lưu trữ cũng chặt chẽ giúp lãnh đạo có 21 thể kiểm tra giám sát công tác này một cách dễ dàng, kịp thời phát hiện những sai sót để khắc phục, xử lý đồng thời cũng phát hiện những cách làm cũng những phương pháp hay công việc để kịp thời động viên và khen thưởng Cách bố trí kho lưu trữ khoa học tạo điều kiện tḥn lợi cho người tìm kiếm thơng tin cần thiết Cơng ty trọng việc gìn giữ và bảo quản tài liệu không bị mối mọt, ẩm mốc Những hạn chế còn tồn đọng: Đội ngũ cán bộ công nhân viên giàu kinh nghiệm là các cán bộ trước nên việc ứng dụng công nghệ thông tin còn khá hạn chế Toàn bộ công tá này được theo dõi giấy tờ gây nhiều khó khăn cho việc thống kê sau này Khi lập hồ sơ văn cần lưu trữ cán bợ khơng có thói quen đánh số tờ văn dẫn đến tình trạng nhiều văn cũ còn giá trị công ty bị hoặc thất lạc đờng thời gây nhiều khó khăn cho việc tìm kiếm tài liệu * Cơng tác lưu trữ hờ sơ tài liệu công ty TNHH sản xuất thương mại Hoa Mai sau: - Thu nhập và bổ sung tài liệu: Nhân viên tiến hành thu thập tài liệu và bổ sung tài liệu theo quy định lưu trữ - Xác định giá trị tài liệu, xếp phân loại, đăng kí thống kê tài liệu làm công cụ tra cứu văn bản: văn thư công ty xếp tài liệu theo nguyên tắc từ ngoài vào trong, từ trái qua phải, từ xuống Tài liệu Công ty được sếp thẳng đứng Do tiện cho việc xếp vào lấy ra, dễ đọc bìa, tiện cho tra cứu - Bảo quản và bảo vệ an toàn tài liệu: Khu vực lưu trữ tài liệu Công ty bất tiện để ở tầng hai tòa nhà.Khu vực này thường xuyên ẩm thấp dẫn đến công tác bảo quản gặp nhiều khó khăn - Tở chức sử dụng, khai thác tài liệu: Khi cá nhân, bộ phận hay phòng ban nào có nhu cầu nghiên cứu sử dụng tài liệu lưu trữ văn thư tra tìm tài liệu đáp ứng yêu cầu Tuy nhiên với những tài liệu quan trọng hoặc tình trạng hư hỏng nặng văn thư không cung cấp gốc mà cung cấp - Tiêu hủy tài liệu hết hạn: Trước tiêu hủy nhân viên đánh giá lại giá trị tài liệu, văn Tiêu hủy tài liệu được đồng ý Trưởng phòng Tổ chức – Hành chính và có người làm chứng, có biên tiêu hủy Trong công tác lưu trữ tài liệu công ty đảm bảo được các yêu cầu sau: - Công văn, điện tín, giấy mời họp được văn phòng công ty lưu giữ - Việc lưu giữ văn bản, chứng từ đảm bảo không nhàu nát, rách, văn - Đối với những văn mật được lưu giữ cẩn thận để đảm bảo độ mật 22 văn - Cơng ty có tủ hờ sơ, giá tủ, cặp, hộp để đảm bảo an toàn tài liệu lưu giữ công ty - Công ty đề những nội quy sử dụng tài liệu lưu trữ công ty * Đánh giá kết quả và những tồn tại còn hạn chế công ty cổ phần đầu tư Thiên Long đã đạt sau: Những kết quả đã đạt được: Công tác lưu trữ hồ sơ tài liệu công ty được thực hiện tương đối tốt theo tiêu chuẩn hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001:2008 Trước lưu trữ bộ phận văn phòng tiến hành lập hồ sơ tài liệu trước, giải cơng việc nào tiến hành lập hờ sơ ln Hờ sơ được hình thành từ bắt đầu giải công việc công việc được hoàn thành Đây chính là điều kiện thuận lợi để lưu trữ tài liệu Hồ sơ tài liệu được lưu trữ theo file cứng và file mềm làm quá trình tra cứu tìm kiếm được nhanh chóng, chính xác, thuận tiện Tài liệu lưu trữ ln ở tình trạng khơ ráo, khơng ẩm mốc Những hạn chế còn tồn đọng: Việc phân loại tài liệu lưu trữ còn nhiều thiếu sót nên gây khó khăn cho việc tìm kiếm, tra cứu Tài liệu lưu trữ còn nghèo nàn dẫn đến việc tra cứu tài liệu còn gặp nhiều khó khăn Kho lưu trữ và các thiết bị bảo vệ xung quanh nhà kho chưa được đảm bảo theo tiêu chuẩn việc lưu trữ văn 2.2.4 Nghiệp vụ lễ tân, giao tiếp hành chính * Công tác nghiệp vụ lễ tân, giao tiếp hành chính công ty cổ phần đầu tư Thiên Long và công ty TNHH sản xuất thương mại Hoa Mai sau: Lễ tân, giao tiếp hành chính là nghiệp vụ cũng khá quan trọng công tác văn phòng Nó ảnh hưởng trực tiếp đến bợ mặt doanh nghiệp chính vậy cơng tác này được hai cơng ty trọng và có nhiều điểm tương đồng: Nghiệp vụ lễ tân giao tiếp hành chính được hai công ty trọng tuyển dụng lễ tân cực kỳ không đơn giản, yêu cầu công việc cao, giao tiếp nhẹ nhàng, lịch thiệp, khơng cáu gắt có thái đợ tơn trọng sếp, tơn trọng đối tác, khách đến liên hệ công tác Cả hai công ty cùng đào tạo cho nhân viên kỹ nghe, nói, đọc, viết để mang lại cho doanh nghiệp hình ảnh ấn tượng giao tiếp với khách hàng * Đánh giá kết quả và những tồn tại còn hạn chế của công ty cổ phần đầu tư Thiên Long và công ty TNHH sản xuất thương 23 mại Hoa Mai đã đạt được sau: Những kết quả đã đạt được: Cả hai công ty giữ vững được hình ảnh chính doanh nghiệp giao tiếp trực tiếp với đối tác Đó là thành công ngoài mong đợi ban lãnh đạo toàn cơng ty Chính vậy nghiệp vụ này quan trọng để mang lại cho doanh nghiệp chiến thắng với chính hình ảnh Lễ tân được mặc trang phục thiết kế riêng có in biểu tượng logo doanh nghiệp nở nụ cười môi mỗi giao tiếp hành chính Những hạn chế còn tồn đọng: Do người Việt Nam còn hạn chế mặt ngơn ngữ nước ngoài chính vậy mà hai công ty khắt khe việc tuyển dụng lễ tân hành chính Lễ tân hai công ty còn yếu mặt giao tiếp với người nước ngoài nên có nhiều c̣c đối tác làm ăn không thành công chính bất cẩn này mà gây nên Vì vậy hai cơng ty cần tạo điều kiện cho nhân viên trau dồi kiến thức, nâng cao trình đợ chun mơn để đáp ứng u cầu công việc Tiểu kết: Thực trạng mà hai cơng ty thực hiện có tính chất tương đờng, bởi cơng tác văn phòng hai cơng ty phải có và thực hiện theo mợt trình tự, có nhiều điểm khác hoạt động sản xuất kinh doanh khác Công ty trọng đến cơng tác văn phòng, cơng ty khơng trọng đến nên hai công ty gặp phải không ít trở ngại công tác văn phòng Thực tế công tác văn phòng quan trọng bất kỳ tổ chức nào, xem nhẹ cơng tác này coi bợ mặt công ty bị che một nửa Cả hai công ty phát huy được mặt mạnh và mặt yếu nghiệp vụ văn phòng Cả hai cơng ty tủn người có trình đợ chun môn thấp mang tính chất kiêm nhiệm tài chính còn hạn hẹp dẫn đến công tác văn phòng bị nới lỏng chưa được thực hiện nghiêm túc, chính xác, khoa học, hiệu Khi yếu tố nhân thiếu sót dẫn đến hiệu cơng việc khơng cao, đem lại chậm chễ quá trình giải công việc Ban lãnh đạo công ty còn xem nhẹ và trọng vào sản xuất kinh doanh mà quên rằng chính văn phòng là bộ phận đem lại cho ban lãnh đạo thông tin liện quan đến sản xuất Vậy để đáp ứng nhu cầu thực tiễn các doanh nghiệp hiện các doanh nghiệp cần tìm các giải pháp để tháo gỡ những khó khăn cơng tác văn phòng, có vậy cơng ty phát triển theo mục tiêu đề ban đầu Chương 24 GIẢI PHÁP NÂNG CAO NGHIỆP VỤ CÔNG TÁC VĂN PHÒNG TẠI MỘT SỚ DOANH NGHIỆP HIỆN NAY 3.1 Nâng cao trình đợ chuyên môn nghiệp vụ cho đội ngũ cán bộ nhân viên làm công tác văn phòng Dù ở bất kỳ cơng ty lớn hay nhỏ, tập đoàn cần trọng đến trình đợ các đờng chí cán bợ, nhân viên cơng ty Bởi người là yếu tố quan trọng định đến thành công hay thất bại một tổ chức Công ty bố trí người việc sẽ nâng cao hiệu công việc Ví dụ nhân viên bộ phận văn phòng có nhiều kinh nghiệm lĩnh vực đảm nhiệm yêu cầu thực tế đặt hiện là khơng những phải có nhiều kinh nghiệm mà trình đợ chun mơn cần phải được bời dưỡng, vun đắp để có thể đáp ứng được yêu cầu cơng việc Vì các cơng ty hiện làm ăn và hợp tác với các doanh nghiệp nước ngoài yếu tố ngoại ngữ giao tiếp quan trọng, thể hiện được bợ mặt cơng ty có tốt hay khơng tốt Đợi ngũ cán bợ cũng có nhiều người trẻ và người già mà việc ứng dụng công nghệ thông tin còn hạn chế dẫn đến các thao tác nghiêp vụ còn lúng túng Giải pháp đặt cho các công ty hiện là phải đào tạo bồi dưỡng, đăng ký các lớp ngắn hạn kiến thức, chuyên môn nghiệp vụ cho cán bộ nhân viên để công việc công ty đươc trôi chảy, mang lại nhiều lợi nhuận cao cho tổ chức 3.2 Giải pháp về nhân sự làm công tác văn phòng Như hiện nhìn thấy hầu các công ty hay các tập đoàn bố trí sử dụng người mang tính chất kiêm nhiệm chính vậy dẫn đến chất lượng hoàn thành cơng việc khơng được tốt Người có trình đợ cao cho làm cơng việc nhàn hạ, người có trình đợ thấp cho làm cơng việc nhiều dẫn đến chỡ thừa,chỗ thiếu nhân Khi xếp bố trí hợp lý dẫn đến cơng việc bị ngưng lại và kéo theo các phòng ban có liên quan bị ảnh hưởng theo.Vậy các công ty hay tập đoàn hiện cần trọng khâu tuyển dụng nhân sự, bợ phận nào thiếu nên tủn thêm nhân phụ trách mảng việc để tránh khỏi tình trạng cán bợ nhân viên phải kiêm nhiệm thêm phần việc không thuộc phạm vi chuyên môn Các công ty cần tủn bở sung thêm mợt cán bợ có trình đợ đại học quản trị văn phòng để có thể thực hiện được tốt công tác văn phòng cho công ty 3.3 Xây dựng mối quan hệ và phát huy sự kết nối giữa các phòng ban công ty Mợt thực tế nhìn thấy rõ các cơng ty hay tập đoàn văn phòng 25 ln ln là đầu mối mọi cơng việc mối quan hệ văn phòng và các phòng ban đơn vị quan trọng việc thành công hay thất bại tở chức Văn phòng có nhiệm vụ xây dựng cũng đôn đốc kiểm tra việc thực hiện các nợi dung cơng việc có liên quan đến các phòng ban.Chỉ cần văn phòng chậm trễ việc phát hành văn sẽ kéo theo chậm trễ các phòng ban khác Sự phối hợp nhịp nhàng và ăn ý chính là điều mà lãnh đạo công ty mong mỏi và chờ đợi, yêu cầu từ phía các phòng ban Chính vậy từ phía lãnh đạo phải gương mẫu, bảo tận tình giao người việc, thẩm quyền để công việc sản xuất được diễn trôi chảy, hợp tác từ các phòng ban mà được phát huy 3.4 Tổ chức công tác thông tin cần đặt lên hàng đầu Chúng ta cũng thấy rõ một điều thông tin là yếu tố quan trọng bất kỳ tổ chức, đơn vị nào.Thông tin được truyền tải theo mợt trình tự, mạch lạc, thơng suốt hiệu công việc sẽ cao Mà ngày thông tin không được truyền tải bằng văn mà còn qua mạng xã hội, internet, cần không đầy ít phút thơng tin được lan truyền nhanh chóng Thông tin được phát hành cần được xử lý thông tin một cách chi tiết, tỉ mẩn, tránh để những thông tin không được hay truyền tải ngoài Bộ phận văn phòng các công ty, tập đoàn cần nắm vững nhu cầu thông tin ban lãnh đạo và các bộ phận khác công ty đồng thời xác định rõ loại thông tin cần thu thập và nguồn cung cấp thông tin đầy đủ Thông tin được thu thập từ nhiều nguồn khác nhau, thu thập cần ý phân loại thông tin theo lĩnh vực để thuận tiện cho việc xử lý và tìm kiếm thơng tin Thơng tin càng quan trọng đợ chính xác thơng tin càng cao Chính vậy cán bộ văn phòng không được tiết lộ thông tin quan trọng cho người lạ, cần giữ bí mật thông tin để đảm bảo tính pháp lý 3.5 Giải pháp nghiệp vụ lễ tân giao tiếp hành chính Giao tiếp là cái quan trọng cũng khơng thơng tin Khi bạn đối diện với người khác cách bạn giao tiếp sẽ tạo cho người đối diện cảm giác thoải mái hay khó chịu, bực tức Chính vậy ở các cơng ty cần trọng đến cơng tác này Cán bộ làm công tác lễ tân giao tiếp hành chính là bợ mặt thật, bợ mặt nói lên được văn hóa giao tiếp doanh nghiệp Hầu hết ở các cơng ty hiện có tình trạng là cán bợ lễ tân thờ với công việc, xem nhẹ vấn đề giao tiếp, công việc quá nhàn, không phát huy được khả năng, lực vốn có thân Vậy nên các cơng ty cần trọng tuyển người lễ tân có niềm tin vào công việc, yêu thích giao tiếp nhẹ nhàng Làm 26 đối tác hài lòng mang lại kinh tế cao cho công ty Các công ty tuyển lễ tân giao tiếp hành chính còn xem nhẹ yếu tố ngơn ngữ, nhiều người nói tiếng địa phương, tiếng lóng làm cho người đối diện không thấy thoải mái, nội dung truyền tải thông tin không được xúc tích, minh bạch Cán bộ văn phòng cần thực hiện tốt khâu này và là bộ mặt công ty nên không được xem nhẹ, phải cùng nỗ lực để đem lại lợi nhuận cao cho công ty 3.6 Giải pháp về công tác tổ chức hội họp Các công ty thực hiện tốt khâu này còn mợt số mặt chưa đạt là trang bị sở vật chất cho hợi họp còn hạn chế, cần mua sắm thêm trang thiết bị phục vụ hội họp để cuộc họp được diễn tốt đẹp, đem lại nhiều lợi ích cho công ty tiếp đối tác nước ngoài, các đối tác quan trọng Những nội dung cần chuẩn bị cho cuộc họp có tài chính Tài chính là yếu tố định đến c̣c họp chính vậy cần tập huấn cho cán bộ nhân viên kỹ chi tiêu tiết kiệm,chống lãng phí tài sản công ty Công ty cần đẩy mạnh việc tuyên truyền công tác hội họp, ý nghĩa và tầm quan trọng để giúp cho hoạt đợng cơng ty ngày một tiến lên Sau mỗi cuộc họp cần rút kinh nghiệm quá trình tở chức hợi họp để kiểm điểm những thiếu sót,những tờn đọng cơng việc Tiểu kết: Tiếp tục hoàn thiện các chính sách, giải pháp để hoàn thiện nữa công tác văn phòng ở hiện tại và tương lai Cần lãnh đạo, đạo sát nữa lãnh đạo văn phòng Quản lý phải song hành với hành động, phải bám sát kế hoạch, mục tiêu đặt để công tác văn phòng ngày càng đạt hiệu cao Nhà lãnh đạo văn phòng phải nghiêm minh công tác xử lý vi phạm, khen thưởng những cán bộ, công chức hoàn thành tốt nhiệm vụ, kỷ luật những cán bợ, cơng chức có hành vi chống đối để hoàn thiện bộ máy quan cũng bộ phận văn phòng, giữ những người có đủ đức, đủ tài để hoàn thành công việc Cần trọng đến công nghệ thông tin, ứng dụng công nghệ thông tin công tác quản lý, điều hành để giảm thiểu thời gian, công sức, tiền mà lại đạt kết cao PHẦN KẾT LUẬN 27 Qua thời gian tìm hiểu thực tế các quan, tơi nhận thấy rằng các nghiệp vụ văn phòng là công cụ đắc lực chính công tác quản lý điều hành lãnh đạo Tôi nhận thấy quan đặc biệt quan tâm trọng đến nghiệp vụ công tác văn phòng Bằng những công việc cụ thể việc quan có hệ thống các văn đạo điều hành công tác văn thư, ngoài việc đầu tư sở vật chất, nguồn nhân lực cũng được trọng Để góp phần giải những tờn tại lãnh đạo văn phòng cần có những đề xuất với lãnh đạo để cải tiến hệ thống mạng, hệ thống máy tính quan cũng bố trí nhân và đủ cho phù hợp với yêu cầu công tác Kịp thời bố trí cán bộ chuyên trách làm công tác văn thư lưu trữ quan đạt trình đợ chun mơn Đờng thời có ý kiến với trưởng các đơn vị phụ trách nhắc nhở các cán bộ thuộc đơn vị thực hiện tốt công việc này Để thực hiện tốt công tác văn phòng quan lãnh đạo và toàn bợ nhân viên văn phòng phải không ngừng học hỏi, nâng cao trình đợ nghiệp vụ Hoàn thành tốt mọi trách nhiệm và đảm bảo hoạt động văn phòng diễn theo hướng tích cực, hiệu Song song với nỗ lực các cán bộ văn phòng cùng với quan tâm mức các cấp lãnh đạo tin công tác văn phòng tại quan sẽ ngày càng hoàn thiện và giúp ích nữa việc cung cấp thông tin phục vụ hoạt động quản lý, điều hành quan Xứng đáng là đơn vị tiên phong việc tổ chức tốt các nghiệp vụ công tác văn phòng quan Trên là nội dung báo cáo thực tập Một lần nữa xin chân thành cảm ơn ban lãnh đạo Nhà trường, các thầy, cô giáo; các cấp Lãnh đạo hai công ty giúp hoàn thành báo cáo này Xin chân thành cảm ơn! Sinh viên 28 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO Lê Văn In (1996), Quản trị văn phòng doanh nghiệp NXB Thông kê; “Nghiên cứu các doanh nghiệp vừa và nhỏ” – NXB Đồng Nai, 1996; Tham khảo một số trang web: google.com.vn 29 PHỤ LỤC PHỤ LỤC 01 Sơ đồ tủ hồ sơ công ty Tủ hồ sơ công ty Văn nhà nước Văn nội bộ Quy chế Thông báo Biên Quyết định Khác Tài liệu Đơn vị khác VB QPPL VB chuyên biệt VB HC 30 ... xin cam đoan đề tài: ? ?Nội dung tổ chức nghiệp vụ công tác văn phòng Đánh giá thực trạng công tác văn phòng tại một số doanh nghiệp hiện và đưa giải pháp ” là mợt cơng trình... chức nghiệp vụ công tác văn phòng Đánh giá thực trạng công tác văn phòng tại một số doanh nghiệp hiện và đưa giải pháp? ?? để phần nào làm sáng tỏ cơng tác văn phòng tại. .. 1: Nội dung tổ chức nghiệp vụ công tác văn phòng Chương 2: Thực trạng nghiệp vụ công tác văn phòng tại một số doanh nghiệp hiện Chương 3: Giải pháp nâng cao nghiệp vụ công tác

Ngày đăng: 12/12/2017, 20:02