KỸ NĂNG THUYẾT TRÌNH VÀ LÀM VIỆC NHÓM

BỘ TÀI CHÍNH TRƯỜNG ĐẠI HỌC TÀI CHÍNH – MARKETING VIỆN NGHIÊN CỨU KINH TẾ ỨNG DỤNG BỘ MÔN KỸ NĂNG MỀM KỸ NĂNG THUYẾT TRÌNH VÀ LÀM VIỆC NHĨM (Bậc cao đẳng chương trình Đại trà, Chất lượng cao) Chủ biên: ThS Lại Thế Luyện Thành viên biên soạn: ThS Trần Hữu Trần Huy ThS Lê Thị Thúy Hà ThS Nguyễn Võ Huệ Anh ThS Trần Thị Thảo ThS Lê Nữ Diễm Hương ThS Nguyễn Kim Vui TP HCM – NĂM 2021 Kỹ Thuyết trình Làm việc nhóm MỤC LỤC Trang LỜI NĨI ĐẦU PHẦN KỸ NĂNG THUYẾT TRÌNH CHƯƠNG 1: CÁC BƯỚC CHUẨN BỊ THUYẾT TRÌNH 1.1 THUYẾT TRÌNH LÀ GÌ ? 1.2 BÍ QUYẾT ĐỂ TỰ TIN TRONG THUYẾT TRÌNH 1.3 CÁC BƯỚC CHUẨN BỊ THUYẾT TRÌNH 1.3.1.PHÁC THẢO BÀI THUYẾT TRÌNH 1.3.2 HỒN CHỈNH BÀI THUYẾT TRÌNH 1.3.3.THỬ NGHIỆM VÀ TẬP DƯỢT BÀI THUYẾT TRÌNH 1.4.TÌM HIỂU THÍNH GIẢ 1.5.XÁC ĐỊNH CHỦ ĐỀ CỦA BÀI THUYẾT TRÌNH 11 1.6.CẤU TRÚC NỘI DUNG BÀI THUYẾT TRÌNH 14 1.7.CÁC DẠNG MƠ HÌNH CẤU TRÚC PHẦN THÂN BÀI THUYẾT TRÌNH 16 CHƯƠNG 2: KỸ NĂNG THUYẾT TRÌNH HIỆU QUẢ 21 CÁCH MỞ ĐẦU BÀI THUYẾT TRÌNH 21 PHẦN KẾT BÀI THUYẾT TRÌNH 22 KỸ THUẬT THIẾT KẾ TRANG CHIẾU 23 KỸ THUẬT TRÌNH BÀY BẢNG KHI THUYẾT TRÌNH 25 KỸ THUẬT THIẾT KẾ TÀI LIỆU PHÁT TAY 26 NGÔN NGỮ CƠ THỂ TRONG THUYẾT TRÌNH 26 QUY TRÌNH HỒI ĐÁP THÍNH GIẢ 30 KỸ NĂNG ỨNG XỬ VỚI CÁC TÌNH HUỐNG KHĨ TRONG THUYẾT TRÌNH 32 PHẦN 34 KỸ NĂNG LÀM VIỆC NHÓM 34 CHƯƠNG 34 TỔNG QUAN VỀ LÀM VIỆC NHÓM 34 3.1 TÍNH TẤT YẾU CỦA SỰ HỢP TÁC TRONG LÀM VIỆC NHÓM 34 3.2 BỐN YẾU TỐ NỀN TẢNG CỦA MỘT NHÓM LÀM VIỆC 35 3.2.1 Mục tiêu chung 35 3.2.2 Tầm nhìn 36 3.2.3 Sứ mệnh 36 3.2.4 Giá trị cốt lõi 36 3.3 CÁC GIAI ĐOẠN PHÁT TRIỂN CỦA MỘT NHÓM LÀM VIỆC 36 Kỹ Thuyết trình Làm việc nhóm 3.3.1 3.3.2 3.3.3 3.3.4 3.3.5 Giai đoạn hình thành 37 Giai đoạn sóng gió 38 Giai đoạn ổn định hay xây dựng chuẩn mực 39 Giai đoạn trưởng thành hoạt động thành công 39 Giai đoạn kết thúc / trì hỗn 39 CHƯƠNG 4: KỸ NĂNG LÃNH ĐẠO NHĨM 4.1.VAI TRỊ LÃNH ĐẠO NHĨM 42 4.1.1.THÚC ĐẨY SỰ TẬN TÂM CỦA CÁC THÀNH VIÊN 42 4.1.2.XÁC ĐỊNH ĐIỀU QUAN TRỌNG NHẤT TRONG THỜI ĐIỂM HIỆN TẠI 43 4.1.3 XÂY DỰNG MỘT TINH THẦN CHUNG CHO NHÓM 43 4.2.KỸ NĂNG PHÂN CƠNG CƠNG VIỆC TRONG NHĨM 44 4.2.1 VAI TRÒ TỪNG CÁ NHÂN TRONG NHÓM 44 4.2.2.NHIỆM VỤ CỦA MỖI THÀNH VIÊN 45 4.3.KỸ NĂNG GIẢI QUYẾT XUNG ĐỘT TRONG NHÓM 47 4.3.1.CÁCH GIẢI QUYẾT XUNG ĐỘT TRONG NHÓM: 48 4.3.2.CÁC BƯỚC GIẢI QUYẾT XUNG ĐỘT: 49 TÀI LIỆU THAM KHẢO 51 Kỹ Thuyết trình Làm việc nhóm LỜI NĨI ĐẦU Các bạn sinh viên thân mến! Trong năm gần đây, thực trạng vấn đề tuyển dụng đa số doanh nghiệp cho thấy: hầu hết sinh viên trường có tỉ lệ thành công xin việc thấp Bên cạnh vấn đề kiến thức chuyên ngành số thiếu thốn định, lý quan trọng phải kể đến việc thiếu kỹ mềm cần thiết để hịa nhập thành cơng cơng việc bạn Đáp ứng nhu cầu thực tế đó, Bộ mơn Kỹ mềm nỗ lực trang bị cho bạn số kỹ mềm tối cần thiết từ bạn cịn mơi trường sinh viên, nhằm giúp cho bạn có nhiều lợi cạnh tranh trình học tập thực tế làm việc sau Với kiến thức chuyển đạt ngôn từ gần gũi, dễ hiểu, ví dụ sinh động tình thực tế để xử lý tham khảo, hy vọng sinh viên cảm thấy thật ý nghĩa thú vị với tập tài liệu Tập giảng kết làm việc nghiêm túc tâm huyết nhóm biên soạn Tuy nhiên, lần đầu mắt nên chắn không tránh khỏi thiếu sót Vì vậy, chúng tơi mong nhận ý kiến đóng góp quý báu quý thầy cô, bạn sinh viên để kịp thời chỉnh sửa, hoàn thiện trước tập giảng được nâng lên thành giáo trình Mọi ý kiến đóng góp bạn giúp cho tài liệu hoàn thiện lần cập nhật sau Thư từ góp ý xin gửi về: Bộ mơn Kỹ mềm - Viện Nghiên cứu Kinh tế ứng dụng trường Đại học Tài - Marketing Chúc bạn thành cơng! NHĨM BIÊN SOẠN Kỹ Thuyết trình Làm việc nhóm Phần KỸ NĂNG THUYẾT TRÌNH Chương 1: CÁC BƯỚC CHUẨN BỊ THUYẾT TRÌNH Mục tiêu chương: Sau học xong chương này, sinh viên sẽ: • Hiểu trình bày khái niệm thuyết trình • Giải thích lợi ích việc thuyết trình tầm quan trọng việc học kỹ thuyết trình • Trình bày u cầu thuyết trình hiệu • Trình bày bước để xây dựng thuyết trình hiệu • Chỉ kỹ liên quan cần rèn luyện để thuyết trình thành cơng Nói đến thuyết trình, có lẽ bạn liên tưởng đến cơng việc doanh nhân, trị gia hay diễn giả Tuy nhiên, thực tế tất thường xuyên phải thuyết trình vấn đề học tập, sống cơng việc… 1.1 THUYẾT TRÌNH LÀ GÌ ? Thuyết trình trình bày cách hệ thống sáng rõ vấn đề trước đông người, nghiên cứu khái niệm thuyết trình dựa định nghĩa chữ ta hiểu “Thuyết” Nói, “Trình” trình bày Thuyết trình chia sẻ, trình bày chủ đề cụ thể trước nhiều người Thuyết trình nhằm mục đích truyền đạt thông tin, chia sẻ, giới thiệu nhằm đạt mục tiêu cụ thể Thuyết trình hiểu cách đơn giản diễn đạt người khác hiểu rõ nội dung muốn truyền tải Một người thuyết trình hiệu người thời gian để truyền tải thơng tin, người khác hiểu cặn kẽ rõ ràng thơng tin truyền tải Thuyết trình trình bày lời trước nhiều người nghe vấn đề đó, nhằm cung cấp thơng tin thuyết phục, gây ảnh hưởng đến người nghe Thông thường có hai hình thức thuyết trình (Dựa vào mục tiêu thuyết trình) cung cấp thơng tin thuyết phục Kỹ Thuyết trình Làm việc nhóm * Hiểu theo nghĩa rộng, thuyết trình dạng hoạt động người, nhằm trình bày, giải thích, thuyết minh vấn đề, chủ yếu lời nói, cho người khác hiểu, đồng thuận, tự điều chỉnh nhận thức, hành vi thực hiện, làm theo Hiểu theo cách này, người thuyết trình thuyết trình hoạt động bình thường người * Hiểu theo nghĩa hẹp, thuyết trình hoạt động diễn thuyết trước đám đơng Người thuyết trình thường trị gia, nhà khoa học, chuyên gia lĩnh vực Người nghe thường đông đảo công chúng người chí hướng, chun mơn Kỹ thuyết trình, thực chất khả vận dụng kiến thức, kỹ cần thiết vào trình trình bày, để diễn đạt vấn đề, giúp người khác dễ dàng hiểu nội dung muốn trình bày Ngày nay, kỹ thyết trình khơng “điểm cộng” giới kinh doanh - trở thành yêu cầu thiết yếu Vị trí người cơng ty cao, kĩ lại trở nên cần thiết Ngày nay, nói trước cơng chúng xem tiêu chuẩn để đánh giá nhà điều hành cao cấp Tuy nhiên, bạn nhà điều hành cao cấp đứng diễn giải khủng hoảng trước nhà quản lý hay nhà đầu tư, bạn thường xuyên phải nói trước đồng nghiệp nhiệm vụ hàng ngày thân Nếu bạn chủ doanh nghiệp nhỏ, bạn phải nói chuyện với khách hàng để bán sản phẩm hay dịch vụ Chúng ta hiểu rõ người có khả gây ấn tượng mạnh với khách hàng tiềm mình, khơng thiết người thơng minh nhất, hay có lực - người đầu vấn đề Những người có kỹ thuyết trình tốt thường đánh giá cao hơn, dễ người khác biết đến chan trọng so với người khác Kỹ thuyết trình cách hiệu khơng cịn đơn điều "có hay" - thực kỹ khơng thể thiếu người thành công, đặc biệt chủ doanh nghiệp thành đạt Thuyết trình cơng việc địi hỏi tính nghiêm túc tìm tòi kiến thức, đáp ứng nhu cầu, mong đợi khán giả Người thuyết trình khơng nên nghĩ đơn giản việc trình bày vấn đề trước cơng chúng để hoàn thành nhiệm vụ, mà ý nghĩa hơn, thể trình độ, thái độ học tập làm việc Vì vậy, người thuyết trình cần chuẩn bị kỹ lưỡng Thuyết trình nghệ thuật, người thuyết trình ví nghệ sĩ hay diễn viên đứng trước công chúng Thuyết trình kỹ phát triển thơng qua kinh nghiệm đào tạo Do đó, kỹ thuyết trình bước khơng thể thiếu đường thành công nghiệp Mỗi gọi thành công Kỹ Thuyết trình Làm việc nhóm làm cho người nhận thành cơng Kỹ thuyết trình kỹ khó hồn tồn rèn luyện Hãy rèn luyện kỹ thuyết trình cho để rút ngắn đường đến Thửthính giả hiểu khán thành cơng bạn Và điều quan trọng 2.là, Tìm bạn thuyết Xác địnhtrình chủ đềgiỏi chuyển tải nghiệm nội dung đạt mục tiêu thuyết trình, bạn lôi người nghe tham gia “tương tác”, bạn tăng tự tin, tạo dựng hình ảnh thân bạn dễ thuyết phục người khác 1.2 BÍ QUYẾT ĐỂ TỰ TIN TRONG THUYẾT TRÌNH Hầu hết người thuyết trình trải qua tâm trạng bồn chồn lo lắng trình thuyết trình, họ khơng biết cách thực buổi thuyết trình cách chun nghiệp Để tự tin thuyết trình, bạn nên hình dung thành cơng trước, sau phần thuyết trình bạn Mặc dù bạn nên khiêm tốn, không nên tự cao, ln hình dung trước thành cơng buổi thuyết trình Đừng để ý nghĩ thất bại xâm lấn tâm trí bạn Bạn hồi tưởng lại cách bạn tự tin nói chuyện, trình bày gần gũi với người đồng nghiệp người bạn bạn Lúc đó, bạn tin vào khả truyền đạt thuyết phục sao? Khi bạn tự tin, bạn biết bạn bạn hiểu người khác đánh giá bạn sao, bạn không sợ hãi đám đông Khi bạn đặt niềm tin vào người nghe, bạn thoải mái thể ý tưởng thân, tự tin Nói cách khác, bạn ln nghĩ thứ thân tích cực bạn tin người khác nhìn thấy điều tốt đẹp bạn nâng cao lịng tự tin Bạn nên tìm hiểu đối tượng tham dự buổi thuyết trình để có cách ăn mặc ấn tượng phù hợp, chuẩn bị tâm lý, tác phong giao tiếp nội dung nói chuyện cho phù hợp với lứa tuổi, chủ đề mà người nghe quan tâm, Bạn nên luyện tập công ty hay nhà, trước gương lớn nhờ bạn bè, đồng nghiệp nghe góp ý Điều giúp bạn có phong cách tự tin hút nắm vững nội dung cần thuyết trình, đặc biệt điều khiển tốc độ nói để ước lượng thời gian kiểm sốt giọng nói cho phù hợp với khơng khí buổi nói chuyện Hơn nữa, việc luyện tập trước nhà giúp bạn tránh sai sót mắc phải buổi thuyết trình Trước thuyết trình, bạn phải chắn tất nội dung trình bày nằm đầu bạn Như đề cập trên, khơng học thuộc lịng mà nắm vững cách có hệ thống, theo đó, câu hỏi đặt ra, bạn ứng phó tốt Bạn sử dụng mindmap (bản đồ tư duy) để làm hiệu việc Từ đây, áp dụng cơng cụ giọng nói ngơn ngữ thể, bạn ngày nâng cao khả trình bày tốt truyền đạt cảm xúc tự nhiên Sự tự tin bạn quan trọng thông tin mà bạn truyền tải Bạn cố gắng không đưa thông tin sai thực nhiều nghiên cứu, phần mà bạn chấm điểm cao bạn học khác muốn có tự tin Hơn nữa, tự tin, bạn thoải mái trao đổi ý tưởng với lớp Kỹ Thuyết trình Làm việc nhóm Nếu bạn muốn tăng thêm tự tin, hình dung tranh tổng thể Sau 10 15 phút, bạn hồn tất thuyết trình Phần thuyết trình để lại ảnh hưởng gì? Chắc khơng nhiều Hãy cố gắng làm có thể, bạn hồi hộp nên nhớ cịn nhiều khoảnh khắc quan trọng khác sống Nếu bạn làm tốt điều khơng kỹ thuyết trình trước thính giả bạn nâng lên, mà bạn gây dựng thương hiệu cá nhân mắt người khác Một bạn xây dựng hình ảnh cá nhân tốt mắt người khác, bạn xây dựng cho mối quan hệ tốt đẹp Có thể nói, trạng thái tâm lý bình tĩnh tự tin giúp bạn làm chủ thân để thực buổi thuyết trình thành cơng Chỉ với 15 phút, chí phút ngắn ngủi đứng bục thuyết trình bạn góp phần giúp công ty bạn đạt hợp đồng kinh doanh lớn, nâng cao uy tín cơng ty, đồng thời tạo ấn tượng cho lãnh đạo lực làm việc bạn 1.3 CÁC BƯỚC CHUẨN BỊ THUYẾT TRÌNH Trước chuẩn bị buổi thuyết trình, bạn cần xác định thật rõ ràng đâu mục tiêu bạn muốn đạt Việc xác định rõ mục tiêu giúp bạn hình thành nội dung cách truyền đạt đến người nghe cách có hiệu Điều lại có liên quan đến yếu tố: thơng tin bạn muốn truyền đạt gì, người nghe bầu khơng khí địa điểm thuyết trình Thơng thường mục tiêu thuyết trình là: - Cung cấp thơng tin: trình bày thơng tin mới, kế hoạch kinh doanh mới, đưa sản phẩm thị trường,… dạng thuyết trình phổ biến - Thuyết phục, huấn luyện, bán hàng: môi trường kinh doanh, mục tiêu không dừng lại chỗ làm cho cử tọa hiểu vấn đề mà phải thúc đẩy họ hành động để đạt mục tiêu, buổi giới thiệu bán hàng điển hình - Truyền cảm hứng: diễn giả chuyên nghiệp hay nhà lãnh đạo cấp cao thường phải thực thuyết trình để truyền cảm hứng cho người nghe Người thuyết trình cần chọn đề tài phù hợp với mạnh, kiến thức kinh nghiệm thân Không nên chọn thuyết trình vấn đề mà bạn chưa nắm vững 1.3.1.Phác thảo thuyết trình Mọi ý tưởng nên viết nhằm kiểm soát nội dung tính hệ thống logic tất ý tưởng Các ý tưởng nên thảo luận với nhóm, gợi ý sau: - Liệt kê tất ý tưởng liên quan đến chủ đề mục đích thuyết trình - Chọn lựa lại ý tưởng yếu, giải mục đích thuyết trình đáp ứng mong đợi, đặc trưng khán giả - Sắp xếp ý tưởng theo chiều từ tổng quan đến cụ thể theo trật tự ngược lại - Tìm kiếm chứng quan trọng, thuyết phục, thời liên quan đến ý tưởng Kỹ Thuyết trình Làm việc nhóm - Tìm kiếm kết nối, chuyển ý, đảm bảo tính logic cho thuyết trình - Xây dựng cấu trúc thuyết trình, gồm phần Mở đầu – Nội dung – Kết thúc 1.3.2 Hồn chỉnh thuyết trình Sau phác thảo, để tiếp tục hồn chỉnh thuyết trình, người thuyết trình nên đảm bảo tất ý tưởng mình nhóm “trơng thấy” giấy máy tính Sau đó, tổng thể nội dung thuyết trình cần trả lời cho câu hỏi sau: - Bài thuyết trình có đầy đủ phần Mở đầu – Nội dung – Kết thúc chưa? Ba phần có đảm bảo chức khơng? - Bố cục thuyết trình có bị lệch (phần q ít/ q nhiều) nội dung cụ thể khơng? - Các ý có xếp hệ thống, logic với khơng? Có cần bổ sung ý để đảm bảo hay cho thuyết trình? - Các chứng có phù hợp khơng? Có thơng tin xảy gần liên quan đến nội dung không? - Tất ý tưởng liệu có kết nối, phù hợp với khán giả không? - Tổ chức thời gian phù hợp với nội dung thuyết trình chưa? - Những tình xảy phần thuyết trình? - … Thực tế mà nói, khơng có dự trù sẵn có khn mẫu cho phần thuyết trình Tuy nhiên, chuẩn bị kỹ lưỡng cách tự đặt câu hỏi, tưởng tượng diễn biến xảy tự đặt vào tâm trạng nhu cầu khán giả, người thuyết trình hồn chỉnh phần làm việc cách hiệu 1.3.3.Thử nghiệm tập dượt thuyết trình Đây giai đoạn quan sinh viên thực thuyết trình theo nhóm Nhóm tập dượt cách phân vai, có người thuyết trình, có người làm thính giả Đối với bạn đóng vai thính giả, đảm nhiệm vai trị khác như: - Thính giả chun đặt câu hỏi, có thính giả “khó tính”, đặt câu hỏi khó người thuyết trình - Thính giả lắng nghe, hợp tác - Thính giả tập trung, khiến người thuyết trình phân tâm,… Đối diện với đối tượng thính giả trên, người thuyết trình nên tập luyện kỹ sau đây: - Diễn đạt dễ hiểu, lưu loát - Quan sát khán giả nhằm kết nối, tương tác, từ xử lý tình Kỹ Thuyết trình Làm việc nhóm - Kiểm sốt ngơn ngữ thể thân thuyết trình - Tập cách di chuyển phù hợp, tăng tính kết nối khán giả với nội dung trình bày hình trình chiếu, đặc biệt trường hợp phân tích sơ đồ, giới thiệu hình ảnh phân tích số liệu - Xử lý câu hỏi cố xảy phần thuyết trình - Đặc biệt, phần thuyết trình tổ chức theo nhóm, nghĩa từ người trở lên đảm nhiệm thuyết trình, nhóm cần rèn luyện, thử nghiệm tình liên kết người trước người sau, tránh lặp lại dài dịng người trước trình bày - Khi nhóm thuyết trình, cần đảm bảo hỗ trợ lẫn nhau, khơng nên để nội dung trình chiếu hình khơng liên quan với người thuyết trình chia sẻ với thính giả 1.4.TÌM HIỂU THÍNH GIẢ Đối tượng thính giả khác định đến phần lớn nội dung phong cách trình bày người thuyết trình Chẳng hạn, thuyết trình chủ đề Khởi nghiệp cho sinh viên năm bậc Đại học cần đề cập đến thông tin, minh hoạ phù hợp với đặc điểm lứa tuổi 18 – 19 tuổi, khác hoàn toàn so với đối tượng khán giả người lam – năm có nhu cầu khởi nghiệp rõ ràng, sau thời gian làm nhân viên cơng ty Hoặc, muốn thuyết trình cho khán giả chủ đề du lịch, thiết phải biết khán giả có kinh nghiệm du lịch nào, mức độ quan tâm họ thông tin du lịch Về bản, thơng tin khán thính giả mà người thuyết trình cần hiểu trước chọn chủ đề xây dựng nội dung cụ thể là: - Thính giả bạn ai? Số lượng, Trình độ, Tuổi tác, văn hoá? - Họ người chưa có kinh nghiệm hay có kinh nghiệm liên quan đến chủ đề? - Họ có mong đợi nghe thuyết trình? Những nội dung phù hợp đáp ứng mong đợi họ? Để có thuyết trình hấp dẫn, trước hết phải đảm bảo yếu tố phù hợp Bạn có số đơng khán giả phấn khích, hào hứng với thuyết trình nội dung khơng hướng đến người nghe Ví dụ, đứng trước người trẻ tuổi, mạnh khỏe đầy nhiệt huyết mà bạn thuyết trình vấn đề tuổi già lời khuyên giữ gìn sức khỏe già tạo hứng khởi từ họ Bạn nói chuyện vấn đề thời quốc tế, tranh chấp lợi ích kinh tế cho em thiếu nhi khán giả bạn hiểu phần nói chuyện bạn? Phù hợp với gián giả bao gồm tất yếu tố sau: • Trình độ văn hóa (những kiến thức phổ thơng) • Tuổi tác, giới tính (lý họ đến nghe báo cáo?) Bài thuyết trình bạn có thích hợp cho đối tượng nghe tuổi tác, giới tính hay khơng? Bạn có trình bày kỹ để chăm sóc cái, gia đình cách hiệu cho nam niên độc thân hay không? Kỹ Thuyết trình Làm việc nhóm (1) Giai đoạn hình thành hay thành lập (forming); (2) Giai đoạn bão tố hay hỗn loạn (storming); (3) Giai đoạn ổn định hay xây dựng chuẩn mực (norming); (4) Giai đoạn trưởng thành hay hoạt động/ thực thi (performing); (5) Giai đoạn kết thúc/ trì hỗn (adjourning) 3.3.1 Giai đoạn hình thành Hình thành giai đoạn nhóm tập hợp thành viên lại Mọi người giữ gìn có thái độ rụt rè Sự xung đột phát ngôn cách trực tiếp, chủ yếu mang tính chất cá nhân hồn tồn tiêu cực Do nhóm cịn nên cá nhân bị hạn chế ý kiến riêng nhìn chung khép kín Điều đặc biệt thành viên quan trọng lo âu Nhóm phần lớn có xu hướng cản trở người trội lên người lãnh đạo Trong giai đoạn này, thành viên tỏ giữ ý, khiêm nhường có phần lạnh nhạt Mâu thuẫn bùng phát chủ yếu hoạt động cịn mang tính chất cá nhân Mỗi cá nhân có ý kiến riêng nhìn chung dè dặt Dường không chứng tỏ khả làm lãnh đạo nhóm Ở giai đoạn này, hai vấn đề chủ yếu xác định mục đích tạo đồng thuận cao tồn nhóm mục đích Kế xác định thành viên phù hợp cho mục đích Việc khởi đầu khơng dễ tranh cãi mục đích khơng tới đâu kết nạp thành viên khơng phù hợp nhóm tan rã, giống “chết yểu” Tuy nhiên, thực tế, nhiều lúc nhóm khơng hình thành theo kiểu Khi bạn bước chân vào cơng ty hay lớp học, tức bạn bước chân 37 Kỹ Thuyết trình Làm việc nhóm vào nhóm có sẵn Lúc này, mục đích nhóm, đơi khơng thành viên ý thức cách rõ ràng Cùng lớp học, người có mục đích khác nhau: có người đến lớp ba mẹ muốn thế; người khác mong “có đại học” khơng bạn muốn có tri thức vững vàng, kỹ nghề nghiệp tinh thơng để thành cơng nghiệp sau này… Đối với nhóm có sẵn kiểu có người lãnh đạo mới, thay đổi nhiều thành viên hay thay đổi mục đích nhóm bàn bạc khởi đầu lại Người lãnh đạo phải thẩm định tình hình chung, làm quen với nhóm viên, v.v 3.3.2 Giai đoạn sóng gió Ở giai đoạn này, thành viên nhóm có thời gian hiểu nhiều khía cạnh: kiểu cư xử, tính cách, giá trị, lực,… điều dẫn đến có nhiều khác nhu cầu, động cơ, mục đích, quyền lợi cách thức làm việc Và mâu thuẫn xảy ra, đơn giản hiềm khích đủ để cản trở cơng việc tên gọi Ở giai đoạn này, nhóm bắt đầu tìm kiếm tự quản lý cấp thành viên nhóm bắt đầu bày tỏ ý kiến khác mục tiêu chung nhóm tìm cách giải vấn đề cho tốt Nhiệm vụ nhóm làm việc giai đoạn phát triển mục tiêu chung, thống giá trị chương trình hành động Các tranh luận nảy lửa tránh khỏi trình làm việc mâu thuẫn thường xảy giai đoạn Vấn đề mấu chốt gia tăng đóng góp thành viên cho mục tiêu chung nhóm Chính vậy, trao đổi, liên lạc phải chuyển chiều từ xuống sang đối thoại bình đẳng cấp độ với Sự chuyển tiếp lên giai đoạn xem giai đoạn khó khăn, thách thức người lãnh đạo nhóm Cách cư xử lịch tôn trọng buổi họp nhóm trước nhường chỗ cho tranh cãi bất đồng quan điểm, dường hồi kết Mọi người khơng cịn hợp tác với nhiều thách thức đặt cho người lãnh đạo nhóm Do đó, người lãnh đạo nhó phải có kỹ giải xung đột cố thiết lập bầu khơng khí tin tưởng giả tạo bất đồng ý kiến thành viên nhóm Nếu chuyện sn sẻ, thuận lợi, giai đoạn kéo dài vài tháng Đây thời kỳ bắt đầu hình thành bè phái, có xung đột tính cách trái ngược nhau, không chấp nhận ý kiến người khác mà chưa có tranh cãi gay gắt trước Đặc biệt có giao tiếp thành viên, khơng sẵn sàng nghe người khác nói khơng chịu mở lịng với người khác Cuộc "chiến tranh ngầm" mang tính cực đoan với lời châm chọc, cơng kích có ý nghĩa sâu xa Sau giai đoạn làm quen, thành viên nhóm bắt đầu bộc lộ ý nghĩ cảm xúc Va chạm khó tránh người ý, với cá tính thái độ giá trị sống khác Mục tiêu chung tiếp tục tranh cãi phương tiện để đạt tới mục đích tiết khả thi Truyền thông nhóm chưa sn sẻ, người ta chưa hiểu đầy đủ Một số cá nhân muốn tự khẳng định lên với xu hướng thống trị Những người xem lãnh đạo giả hiệu thời kỳ đầu 38 Kỹ Thuyết trình Làm việc nhóm Ở giai đoạn này, người lãnh đạo nhóm khơng cương “độc đốn” nhóm lâu ổn định để bước vào giai đoạn phát triển tiếp sau Đây giai đoạn phát triển tất yếu, nhóm tuyệt đối khơng nên nản lịng nơn nóng đốt cháy giai đoạn 3.3.3 Giai đoạn ổn định hay xây dựng chuẩn mực Nếu nhóm quản lý tốt, vượt qua xung đột tránh khỏi giai đoạn 2, thành viên tin tưởng hợp tác, gắn bó thành viên ngày tăng lên Các đối thoại, tranh luận cởi mở hướng đến công việc nhiều Sự xung đột giảm xuống thành viên nhóm tập trung vào công việc giảm bớt quan tâm vào địa vị, quyền lực ảnh hưởng lẫn Giai đoạn phát triển thứ nhóm định hình thương lượng, đàm phán nghiêm túc vai trò cá nhân nhóm, cách thức tổ chức nhóm quy trình làm việc Đây giai đoạn thành viên nhóm củng cố mối quan hệ với Ở giai đoạn này, nhóm bắt đầu nhận thấy lợi ích việc cộng tác với giảm bớt xung đột nội Do tinh thần hợp tác hữu, thành viên bắt đầu cảm thấy an toàn việc bày tỏ quan điểm vấn đề thảo luận cởi mở bên với tồn nhóm Sự tiến lớn thành viên nhóm bắt đầu lắng nghe Những phương pháp làm việc hiệu hình thành tồn nhóm nhận biết điều 3.3.4 Giai đoạn trưởng thành hoạt động thành công Đây giai đoạn mà thành viên nhóm u thích - giai đoạn đạt suất hiệu cao Những tồn đọng giai đoạn trước cịn sót lại giải nhóm tập trung toàn sức lực để hoàn thành mục tiêu chung Các thành viên phấn khích làm việc với để đạt mục tiêu chung tinh thần đồng đội tăng cao hết Một ổn định tổ chức, nhóm bắt đầu làm việc có hiệu để thực kế hoạch đề Những mâu thuẫn giảm nhiều Các nhóm viên tập trung vào vai trị nhiệm vụ Họ chí thú với mục đích chung Mọi thành viên tham gia vào việc xây dựng nhóm Các vấn đề nảy sinh giải sở đồng lịng trí, có chưa cần đến qui tắc, luật lệ Đây giai đoạn lý tưởng tập thể/nhóm Mọi người tự giác làm việc cảm thấy thoải mái Lãnh đạo nhóm bớt “cực khổ” giai đoạn trước lo giải mâu thuẫn “đau đầu” lo xếp cơng việc Tuy nhiên, giai đoạn này, lãnh đạo “áp đặt”, “độc đoán” với thành viên lại làm khơng khí tập thể nặng nề, không vui vẻ, thoải mái Tốt trì chế độ “dân chủ” nhóm/tập thể Đây điểm cao trào, nhóm làm việc ổn định hệ thống cho phép trao đổi quan điểm tự thoải mái có hỗ trợ cao độ nhóm thành viên với định nhóm 3.3.5 Giai đoạn kết thúc / trì hỗn Mục tiêu chung mà nhóm đề đến lúc hồn thành Chẳng hạn, nhóm sinh hoạt hè sau tuần vui chơi kết thúc để chuẩn bị năm học mới; nhóm nghiên 39 Kỹ Thuyết trình Làm việc nhóm cứu sản phẩm nước giải khát hãng Coca Cola phải hoàn thành nhiệm vụ thời hạn; tổ lao động hoàn thành đợt sản xuất Nhìn chung, hoạt động phải kết thúc với lượng giải để rút kinh nghiệm hay chuẩn bị cho giai đoạn Một nhóm hoạt động khơng hiệu tun bố giải thể để bắt đầu lại với người mới, chương trình Như vậy, theo quy trình giai đoạn này, khơng phải nhóm kết thúc theo kiểu giải tán Thực tế cho thấy, có nhiều nhóm sau kết thúc mức độ này, họ quay lại giai đoạn hình thành ban đầu để thiết lập nhóm với cách thức làm việc chuyên nghiệp hơn, tổ chức lại nhân cho phù hợp với mục tiêu chung mới, chuẩn mực, quy tắc mang tính thiết thực cho phù hợp với đặc điểm nhóm lúc Cần lưu ý là, giai đoạn nói lúc diễn cách rạch ròi mà thực tế tiến triển theo khả riêng nhóm làm việc BÀI TẬP THỰC HÀNH Sau buổi họp với ban giám đốc, nhóm Thành phân cơng tổ chức chương trình “Tri ân khách hàng” kỷ niệm 10 năm thành lập công ty Mọi người bắt đầu đưa ý tưởng, lập kế hoạch, phân bổ công việc cho thành viên nhóm Thành khơng muốn đảm nhận nhiệm vụ tổ chức theo dõi phận hậu cần mà muốn chịu trách nhiệm đón tiếp khách mời Tuy nhiên, anh Kha - trưởng nhóm - lại cho Mai thích hợp với nhiệm vụ Trong ngày diễn kiện, Thành không tập trung vào nhiệm vụ giao mà thường chạy sảnh để đón tiếp khách với Mai dẫn đến việc hậu cần chậm trễ Kết thúc chương trình, cơng ty nhận nhiều lời than phiền qua tờ góp ý gửi hộp thư khiến Ban Giám đốc tức giận đưa lời khiển trách cho nhóm Theo bạn, nguyên nhân dẫn đến không thành cơng chương trình “Tri ân khách hàng” cơng ty tình trên? Giải thích? Nếu giữ vai trị trưởng nhóm, bạn làm để tránh gây xung đột vai trò thành viên nhóm? 40 Kỹ Thuyết trình Làm việc nhóm BÀI TẬP THỰC HÀNH Cơng ty thành lập dự án phát triển sản phẩm sữa rửa mặt Các thành viên nhóm đến từ phòng ban khác bạn giao nhiệm vụ trưởng dự án Trước nhóm hoạt động, bạn nhóm xây dựng chuẩn mực (quy tắc) làm việc nhóm phạm vi: - Chuẩn mực ứng xử xã hội - Chuẩn mực thực thi công việc - Chuẩn mực thời gian - Chuẩn mực hỗ trợ qua lại - Chuẩn mực thưởng phạt 41 Kỹ Thuyết trình Làm việc nhóm CHƯƠNG KỸ NĂNG LÃNH ĐẠO NHÓM Mục tiêu chương: Sau học xong chương này, sinh viên sẽ: - Hiểu vai trị người lãnh đạo nhóm - Rèn luyện kỹ phẩm chất người lãnh đạo nhóm - Có thái độ tích cực làm việc nhóm lãnh đạo nhóm Kỹ lãnh đạo nhóm gì? Đó kỹ khơng thể thiếu để trở thành nhà quản lý, lãnh đạo tài ba Kỹ lãnh đạo nhóm hiểu đơn giản khả dẫn dắt, khuyến khích, tạo động lực cho nhân viên làm việc, tạo ảnh hưởng đến cách làm việc môi trường, thúc đẩy nâng cao tinh thần làm việc hiệu quả, nhanh chóng đạt mục tiêu Vì vậy, kỹ lãnh đạo nhóm quan trọng 4.1.VAI TRỊ LÃNH ĐẠO NHĨM Ngày nay, hình thức tổ chức khơng thể hoạt động tốt mà khơng có đội mạnh Các đội mạnh trở nên thực mạnh họ có khả lãnh đạo nhóm mạnh Kỹ lãnh đạo nhóm cần thiết cho cơng việc kinh doanh nay, đặc biệt công việc thường thực theo nhóm Kỹ lãnh đạo nhóm khả dẫn dắt, khuyến khích, tạo động lực cho nhân viên làm việc, tạo ảnh hưởng đến cách làm việc thúc đẩy, nâng cao tinh thần làm việc hiệu quả, nhanh chóng đạt mục tiêu Nhóm tập hợp nhiều thành viên khác biệt, để thống nhóm thúc đẩy nhóm đạt mục tiêu giao nhiệm vụ đòi hỏi người lãnh đạo nhóm phải có nhiều kỹ phẩm chất khác nhau; đó, quan trọng kỹ lãnh đạo nhóm Khi lãnh đạo nhóm, người nhóm trưởng cần lưu ý thực hoạt động sau: 4.1.1.Thúc đẩy tận tâm thành viên Để làm việc nhóm hiệu quả, điều quan trọng tạo nên tận tâm công việc thành viên nhóm Trách nhiệm phân định rõ ràng đánh giá cụ thể, tận tâm thành viên điều khó kiểm sốt Vì vậy, người lãnh đạo cần biết cách khéo léo thúc đẩy tận tâm thành viên nhóm Những phương pháp gây dựng tận tâm yếu tố sau: Ln khuyến khích động viên: Sự động viên người quản lý động lực làm việc mạnh mẽ người thực họ cảm nhận quan tâm khích lệ người giám sát cơng việc Vì vậy, người lãnh đạo nhóm cần mời gọi tham gia đóng góp người trường hợp cụ thể; động viên họ học hỏi thêm kỹ cần thiết để phát huy điểm mạnh người; 42 Kỹ Thuyết trình Làm việc nhóm kêu gọi tinh thần trách nhiệm thành viên; nhận biết ưu cá nhân sẵn sàng hỗ trợ cần thiết Đề cao tinh thần đồng đội: Một nhóm hoạt động hiệu tinh thần đồng đội trọng phát triển, tất thành viên hướng quan tâm đến chung nhóm Vì vậy, để xây dựng phát triển tinh thần đồng đội, người lãnh đạo cần: thường xuyên tổ chức hoạt động mang tính tập thể; khen thưởng thành tích chung khơng phải cá nhân đó; loại bỏ tính vị kỷ cá nhân cơng việc; ln xác định sức mạnh tính đồng đội, đánh giá cao thành công cống hiến toàn thành viên nhóm mang lại cho cơng ty Ni dưỡng hăng hái, nhiệt tình: Trong hoạt động nhóm, hăng say nhiệt tình người dễ tác động đến người Người lãnh đạo nhóm cần nhận điều nắm bắt để khuấy động nên hăng hái nhiệt tình cho tồn đội Niềm tin người lãnh đạo dành cho thành viên nhóm tác nhân tạo tích cực, nhiệt tình hoạt động thành viên Vì vậy, người lãnh đạo nhóm cần làm cho thành viên nhận thấy rõ tin tưởng họ nhận thông qua nhiệm vụ giao mong đợi kết cụ thể đạt Tạo khơng khí vui vẻ: Sức mạnh tập thể mang đến hiệu bất ngờ Bầu khơng khí vui vẻ, cởi mở củng cố mối quan hệ thành viên góp phần tạo nên sức mạnh tập thể Người lãnh đạo cần có kỹ giao tiếp hiệu để dẫn dắt xây dựng bầu khơng khí tích cực nhóm Khi ấy, người nhóm cảm thấy tất họ cá nhân thiếu tập thể, họ cảm thấy thoải mái hăng say làm việc 4.1.2.Xác định điều quan trọng thời điểm Trưởng nhóm ln người hướng thành viên vào điều quan trọng để tạo nên thành công Trong giai đoạn hoạt động nhóm, khơng lần thành viên nhóm xa rời mục tiêu ban đầu lung lay ý chí tác động yếu tố bên ngồi Trưởng nhóm phải người tỉnh táo để loại trừ hoạt động không cần thiết chỗ dựa cho nhóm tránh lãng từ bên ngồi 4.1.3 Xây dựng tinh thần chung cho nhóm Làm việc theo nhóm hoạt động ln cơng nhận đánh giá cao Sự công nhận, thăng tiến tiền thưởng phụ thuộc vào thực tế mức độ hợp tác đóng góp thành tựu đạt cá nhân Những vấn đề nghiên cứu quan trọng thảo luận công ty nhấn mạnh hoạt động đội nhóm Cơ cấu quản lý hoạt động trọng đánh giá cao tầm quan trọng đội nhóm Thường thơng tin phản hồi thống tồn hệ thống; tất phản hồi từ đồng nghiệp, từ báo cáo trực tiếp từ cấp lãnh đạo có ảnh hưởng mạnh mẽ hành xử công việc thành viên Làm việc theo nhóm xu làm việc phát triển hiệu doanh nghiệp Để nhóm hoạt động tích cực, vai trị việc xây dựng tinh thần chung cho nhóm vô quan trọng Trước triển khai công việc, thành viên nhóm phải hiểu rõ mục tiêu mà nhóm hướng đến, cách thức quản 43 Kỹ Thuyết trình Làm việc nhóm lý hoạt động nhiệm vụ cụ thể thành viên Có vậy, tất thành viên có đích đến biết cách định hướng cho việc thực nhiệm vụ Trong trình phân cơng nhiệm vụ, người lãnh đạo nhóm cần lưu ý phân công phù hợp với khả động thành viên Đó đảm bảo chắn cho nhiệm vụ hoàn thành hiệu Khi đặt người vào vị trí họ, trao cho họ nhiệm vụ với sở trường, cơng việc đảm bảo thực xuất sắc Người lãnh đạo nhóm cần phải sâu sát hoạt động nhóm để có điều chỉnh hợp lý Không điều chỉnh công việc, trưởng nhóm cịn phải điều chỉnh mối quan hệ nhóm viên, kịp thời phát mâu thuẫn nội để hóa giải, khơng để chúng ảnh hưởng đến công việc Sự minh bạch, rõ ràng việc truyền đạt thơng tin cho nhóm điều kiện quan trọng để thành cơng Tập thể nhóm cần thông tin thay đổi nào, từ tránh va chạm làm ảnh hưởng đến công việc nhiệm vụ họ Người lãnh đạo nhóm cần chắn thành viên có nhận thức đầy đủ cần hồn thành người ln gắn kết với Bên cạnh đó, trưởng nhóm ln phải cập nhật thông tin phản hồi từ thành viên khác để kịp thời điều chỉnh Có vậy, hoạt động nhóm thực mang lại hiệu tối ưu 4.2.KỸ NĂNG PHÂN CƠNG CƠNG VIỆC TRONG NHĨM 4.2.1 Vai trị cá nhân nhóm • Trách nhiệm người Nhóm cần có tổ chức chặt chẽ nên cá nhân thường cảm thấy bị ràng buộc số hồn cảnh; Đơi cá nhân phải “hy sinh” lợi ích, ham muốn riêng lợi ích chung tập thể Trường hợp có số cá nhân “quá hiền” nhóm trưởng thiếu quan tâm cá nhân chịu thiệt thịi; Trong hoạt động nhóm, khơng khéo quản lý thường dễ phát sinh chia bè phái; Các vấn đề riêng tư cá nhân thường bị tiết lộ thành viên thường chia thông tin cho nhau, mục đích khơng lành mạnh thơng tin gây nên chuyện không hay, làm phát sinh mâu thuẫn nội nhóm Ví dụ: thơng tin việc bạn nhóm có gia đình có con, nhóm biết, lại truyền bên ngồi từ gây đồn kết khơng đáng có Tuy nhiên, thực tế có nhiều nhóm khác nhau, có mục tiêu khác nhau, đồng thời có thuận lợi khó khăn riêng Chính vậy, cá nhân phải 44 Kỹ Thuyết trình Làm việc nhóm tìm hiểu nhóm, tìm hiểu điểm mạnh - yếu để từ thoả thuận quy tắc hoạt động chung cho phù hợp Tìm hiểu - chấp nhận nhau: • Tìm hiểu giai đoạn thành viên tìm thơng tin tất thành viên nhóm, tạo gần gũi công việc, tạo dễ dàng liên lạc…nhằm đạt mục tiêu chung nhóm • Các thơng tin cần tìm hiểu: Nhóm gì? Xác định mục tiêu/tiêu chí hoạt động nhóm Thành viên nhóm ai? Tìm hiểu thơng tin giới tính, tuổi, học vấn, trình độ chun mơn, tơn giáo, cá tính…Các quy định/ nội quy nhóm? Quan điểm nhóm gì? Phương thức hoạt động nhóm? • Mỗi cá nhân có mặt mạnh yếu khác nên khơng nên cầu tồn mà phải chấp nhận Đừng quan tâm đến cá tính, nên tập trung vào mục tiêu hoạt động nhóm Nên trọng vào điểm mạnh người khác để hợp tác làm việc 4.2.2.Nhiệm vụ thành viên o Người lãnh đạo nhóm Nhiệm vụ: Tìm kiếm thành viên nâng cao tinh thần làm việc Khả phán đoán tuyệt vời lực cá tính thành viên nhóm Giỏi tìm cách vượt qua điểm yếu Có khả thơng tri hai chiều Biết tạo bầu khơng khí hưng phấn lạc quan nhóm Người ta mong đợi nhiều người lãnh đạo Nếu bạn người lãnh đạo bạn hiểu người mong muốn bạn người có tài xoay xở làm việc độc lập Khi công việc không thuận lợi, bạn phải gánh lấy trách nhiệm thành cơng thành viên nhóm phải khen thưởng Trách nhiệm thứ 1: công việc Đạt mục tiêu công việc nhiệm vụ hàng đầu người lãnh đạo nhóm, cơng việc phân cơng lý để tổ nhóm tồn tại: tất yếu tố khác yếu tố phụ Trách nhiệm thứ 2: cá nhân Hỗ trợ khuyến khích cá nhân nhóm Khi bạn thành viên nhóm, điều quan trọng bạn không đơn độc Trong nhóm họat động tốt, thành viên nhóm mong đợi hỗ trợ khích lệ từ thành viên khác Nói cách rõ hơn, người lãnh đạo nhóm ln sẵn sàng giúp đỡ, hướng dẫn hỗ trợ cá nhân nhóm Điều địi hỏi cách tiếp cận tích cực chia sẻ kỹ quản lý khác 45 Kỹ Thuyết trình Làm việc nhóm Phân cơng cơng việc phù hợp với khả cá nhân Một công việc dễ dẫn đến cảm giác nhàm chán thái độ xem nhẹ công việc Một công việc q khó vượt q khả lại làm người ta tự tin không vui với công việc Một công việc lý tưởng thử thách cá nhân, mang lại cho cá nhân cảm giác hưng phấn chiến thắng đạt thành công cơng việc Giải thích rõ vai trị cá nhân cơng việc chung nhóm “Tơi ai? Vị trí phù hợp với tơi? Tơi phải làm gì? Theo hướng nào?" Đó câu hỏi mà cá nhân nhóm đặt thân họ chưa biết rõ vai trò nhóm Đánh giá cách thực cơng việc cá nhân: Việc đánh giá xem cơng việc người lãnh đạo Bảo vệ (khi cần thiết) cá nhân nhóm trước người khác, trước cá nhân khác nhóm, đơi trước thân họ Hạn chế lời nói làm tổn thương người khác Xóa bỏ việc phân chia bè phái Bảo vệ cá nhân nhóm trước trích từ bên ngồi Khuyến khích cá nhân có kinh nghiệm giúp đỡ hướng dẫn cho cá nhân cố gắng tự lực Trách nhiệm thứ 3: nhóm Bày tỏ tâm huyết với nhóm Lập thỏa thuận mục đích, mục tiêu chung cụ thể để người biết cần phải làm Bảo đảm tiêu chuẩn chuân mực chung nhóm ln trì Hỗ trợ cho nhóm gặp khó khăn Ngồi người lãnh đạo cịn có trách nhiệm liên quan đến mối quan hệ nhóm vớí nhóm khác Thơng thường là: đại diện cho nhóm trước lãnh đạo cấp trên; đại diện cho lãnh đạo cấp trước nhóm Phối hợp với nhóm khác phận khác o Người góp ý Nhiệm vụ: Giám sát phân tích hiệu lâu dài nhóm Người góp ý người không thoả mãn với phương sách hiệu Là chuyên viên phân tích giải pháp để thấy mặt yếu Họ ln địi hỏi chỉnh lý khuyết điểm Đồng thời họ biết tạo phương sách chỉnh lý khả thi o Người bổ sung Nhiệm vụ: Đảm bảo nhóm hoạt động trơi chảy Người bổ sung người suy nghĩ có phương pháp nhằm thiết lập biểu thời gian; Đồng thời có khả lường trước trì trệ nguy hại lịch trình làm việc nhằm tránh chúng đi; Có trí lực mong muốn việc chỉnh đốn việc; Có khả hỗ trợ thắng vượt tính chủ bại o Người giao dịch Nhiệm vụ: Tạo mối quan hệ bên ngồi cho nhóm Người giao dịch người có ngoại giao phán đốn nhu cầu người khác Người biết gây an tâm am hiểu Họ biết nắm bắt mức 46 Kỹ Thuyết trình Làm việc nhóm tồn cảnh hoạt động nhóm Họ chín chắn xử lý thơng tin, đáng tin cậy o Người điều phối Nhiệm vụ: Lôi kéo người làm việc chung với theo phương án liên kết Người điều phối người hiểu nhiệm vụ khó khăn liên quan tới nội Họ cảm nhận ưu tiên Người cón có khả nắm bắt vấn đề lúc có tài giải rắc rối o Người tham gia ý kiến Nhiệm vụ: Giữ vững khích lệ sinh lực đổi tồn nhóm Người tham gia ý kiến người ln có ý kiến lạc quan, sinh động, thú vị Mong muốn lắng nghe ý kiến người khác Họ nhìn vấn đề hội cách tân đầy triển vọng không tai hoạ o Người giám sát Nhiệm vụ: Bảo đảm giữ vững theo đuổi tiêu chuẩn cao Người giám sát người hy vọng vào gợi ý đầy hứa hẹn Họ nghiêm túc, đơi cịn cần tỏ mơ phạm, chuẩn mực Người biết phán đoán tốt kết công việc người, không chần chừ đưa vấn đề Họ có khả khen lao tìm sai sót 4.3.KỸ NĂNG GIẢI QUYẾT XUNG ĐỘT TRONG NHĨM Trong cơng việc sống hàng ngày không tránh khỏi ý kiến trái ngược Điều cần thiết phải làm để giải xung đột cách nhanh chóng, liên kết người lại hướng mục tiêu Vậy xung đột làm để giải xung đột? Sự mâu thuẫn cá nhân với mau trở thành vấn đề cho tồn nhóm Hãy tạo điều kiện để hay hai bên trình bày với bạn để có hứơng xoa dịu tình hình Trường hợp lỗi điều hành bạn, lúc cần trao đổi với tồn nhóm để nói lên hướng khắc phục Vấn đề cải thiện cách hành xử Coi vấn đề liên quan đến cơng việc hội để nhóm học hỏi cải thiện Hãy diễn giải vấn đề để nhóm nhận chúng học hỏi Trước hết, thử tìm hiểu nguyên nhân gây mâu thuẫn nhóm: - Mâu thuẫn nhóm phát sinh khác tư tưởng, quan điểm, văn hóa - Xung đột bất đồng cá nhân, nhóm khác biệt mục tiêu, quyền lợi, nguồn lực, nhiệm vụ - Xung đột yếu tố cản trở, yếu tố tích cực - Nếu biết mời gọi người tìm giải pháp giải xung đột mang tính tích cực Nếu làm chệch mục tiêu, chia rẽ nội mang tính tiêu cực 47 Kỹ Thuyết trình Làm việc nhóm - Hiểu biết xung đột để quản lý giải xung đột có lợi cho hoạt động nhóm 4.3.1.Cách giải xung đột nhóm: Tranh cãi môi trường công sở lúc xấu, nhiên dù xung đột có mang lại lợi ích cho cá nhân, tập thể cần phải tìm cách tháo gỡ Bởi để lâu xung đột lớn trở thành điều không tốt cho cá nhân lẫn tập thể Trên thực tế, có nhiều lý dẫn đến xung đột làm việc nhóm, để kỹ giải xung bạn cần phải tìm hiểu ngun nhân Việc xác định nguyên nhân dẫn đến mâu thuẫn vấn đề quan trọng bạn phải làm, nguyên nhân bạn phải đâu, phải giải vấn đề làm để bên cảm thấy đối xử công bằng, không thiên vị Khi xác định nguyên nhân xung đột, bạn cần tiếp tục tìm chủ nhân tạo mâu thuẫn môi trường công sở Bởi xung đột tranh cãi cá nhân tập thể vấn đề khơng tìm tiếng nói chung, lâu ngày mối quan hệ thành viên bị đẩy xa, dẫn đến hiểu nhầm người với người kia, tập thể với tập thể Do vậy, để giải xung đột bạn cần phải tìm nút thắt tìm cách thảo gỡ Dù bạn bắt bệnh, nhân vật tranh cãi đừng vội vàng kết luận hay cố gắng tìm cách giải mà trước tin bạn lắng nghe ý kiến, suy nghĩ người Khi hiểu mong muốn, nguyện vọng họ bạn bắt đầu tìm cách để giải xung đột, xóa tan hiểu nhầm để thành viên siết lại gần Khi có mâu thuẫn nghĩa bên không đồng quan điểm, vấn đề Vì vậy, để giải vấn đề bạn đưa lựa chọn bắt bên phải làm theo mà đưa nhiều lựa chọn để họ thảo luận chọn phương án tốt nhất, tránh đẩy bên vào gượng ép, không tháo gỡ khó chịu mà mà khiến cho xung đột tăng cao Để giải xung đột cách có hiệu quả, cần: - Giải xung đột nhỏ trước trở thành lớn - Tăng cường giao tiếp, tìm nguyên nhân trước tìm giải pháp - Linh hoạt tìm giải pháp khác cho nguyên nhân - Công minh bạch giải pháp - Tìm giải pháp giải xung đột, khơng tìm cách chống - Mọi người tơn trọng, thơng cảm với nhau, muốn người khác xem vấn đề cần xem vấn đề người khác trước - Nhìn thẳng vào vấn đề, nói thật tránh im lặng ngấm ngầm - Quản lý xung đột không đàn áp hay tiêu diệt xung đột 48 Kỹ Thuyết trình Làm việc nhóm 4.3.2.Các bước giải xung đột: Khi bạn trọng tài, bạn cần phải gạt bỏ cá nhân khỏi phân xử Bạn cần phải biết rằng, vấn đề căng thẳng dẫn đến xung đột nghĩa tơi cá nhân người lớn, họ không muốn nhượng nhịn Vì thế, lúc bạn đề cao cá nhân chắn bạn nhận thất bại thảm hại Hãy suy nghĩ người khơng phải thân mình, bạn giải xung đột cách sáng suốt hiệu Muốn quản lý tốt xung đột thường theo bước 1) Nhìn nhận xung đột, coi vấn đề cần giải quyết, xác định rõ nội dung chi tiết xung đột, không quy kết, gán gép, tố cáo 2) Biết lắng nghe nhau, sẵn sàng thay đổi quan điểm mình, phát khác biệt hai bên Sẵn sàng hợp tác, xây dựng mối quan hệ tốt mục đích chung lợi ích bên 3) Tìm hiểu hồn cảnh điều kiện bên có xung đột với để hiểu quan điểm họ 4) Cố gắng tiến dần đến thỏa thuận hai bên Nhóm trưởng cần khách quan, cơng bằng, mục đích chung Kỹ giải xung đột tốt bạn đặt vào vị trí người trọng tài, phân xử cơng minh, không thiên vị, bênh vực bên Bởi lúc bên muốn người người khác ủng hộ Nếu vơ tình bạn bênh vực bên khiến họ nghĩ bạn người không công bằng, áp đặt mâu thuẫn chắn khơng thể tháo gỡ Nhìn chung, cách giải phải linh hoạt, nhẹ nhàng với hai bên, dựa vào thành viên tích cực để quản lý giải mâu thuẫn 49 Kỹ Thuyết trình Làm việc nhóm CÂU HỎI ƠN TẬP CHƯƠNG KỸ NĂNG LÀM VIỆC NHĨM Thế nhóm làm việc? Phân biệt nhóm thức nhóm khơng thức? Các giai đoạn hình thành phát triển nhóm làm việc? Các yếu tố tảng nhóm làm việc? Các chuẩn mực làm việc nhóm? Làm để tổ chức họp nhóm hiệu quả? Những khó khăn mà anh / chị thường gặp làm việc nhóm? Làm để phát huy sức mạnh tổng hợp nhóm làm việc nhóm? Các đặc điểm nhóm làm việc hiệu quả? Làm để xây dựng phát triển nhóm ? 10 Trong nhóm làm việc, thường có vai trị thành viên nhóm đảm nhận? BÀI TẬP THỰC HÀNH Bạn trưởng nhóm thực dự án xã hội từ nhóm nhỏ ghép lại với tham gia 26 thành viên lớp Đã tuần trôi qua sau bạn trưởng phận thống mục tiêu cách thức hoạt động dự án bạn nhận thấy dự án không tiến triển Khi kiểm tra, bạn nhận thấy nhiệm vụ không thực theo thời hạn; nhiều thành viên khơng hiểu vai trị phận chuỗi hoạt động chung dự án; thơng tin quan trọng mục đích tinh thần cốt lõi dự án không trưởng phận giải thích đầy đủ cho thành viên Bạn cho rằng tình hình tiếp tục kéo dài, dự án có nguy thất bại Bạn cần phải làm để lãnh đạo nhóm hồn thành mục tiêu thời gian 1,5 tháng lại? 50 Kỹ Thuyết trình Làm việc nhóm TÀI LIỆU THAM KHẢO Kỹ thuyết trình Angela Murray (2002), Thuyết trình chuyên nghiệp kinh doanh, NXB Thanh Niên Carmine Gallo, biên dịch Trung An – Việt Hà (2008), 10 Bí thành cơng diễn giả MC tài giới, NXB Trẻ Carmine Gallo, Nguyễn Thọ Nhân dịch (2011), Bí thuyết trình Steve Jobs, Nxb Tổng Hợp TP.HCM Hà Nam Khánh Giao (2004), Diễn thuyết trước công chúng, NXB Thống Kê Tim Hindle (2006), Kỹ thuyết trình, Nhà xuất Tổng hợp TP.HCM Đoàn Thị Hồng Vân (chủ biên) (2006), Giao tiếp kinh doanh sống, NXB Thống kê Richard Zeoli (2008), The principles of Public Speaking: Proven methods from a PR professional, Skyhorse Kỹ làm việc nhóm Steven H Carney, The Teamwork Chronicles: A Startling Look Inside the Workplace for Those Who Want Better Teamwork Austin, TX: Greenleaf Book Group, LLC, 2003 Gregory E Huszczo, Tools for Team Excellence: Getting Your Team into High Gear and Keeping It There Palo Alto, CA: Davies-Black Publishing, 1996 Eric Garner, Teambuilding: How to turn uncohesive groups into product teams, ISBN 978-87-7681-995-8, 2012 Frances A.Kennedy, Successful Strategies for Teams, Clemson University, 2008 Jill Nemiro, Creativity in Virtual Teams: Key Components for Success San Francisco, CA: Pfeiffer, 2004 Greg L Stewart, Charles C Manz, and Henry P Sims, Teamwork and Group Dynamics New York, NY: John Wiley & Sons, 2000 W.H Weiss, "Team Management." SuperVision 65 no 11 (November 2004): 19– 21 51