KỸ NĂNG THUYẾT TRÌNH

Bài 4: Kỹ thuyết trình (Phần II) BÀI 4: KỸ NĂNG THUYẾT TRÌNH (Phần II) Mục tiêu  Trang bị cho học viên kiến thức thuyết trình;  Giúp học viên biết cách thuyết trình thành công vấn đề cụ thể;  Giúp học viên tự tin nói trước đám đông Nội dung Thời lượng  Tiến hành thuyết trình  15 tiết Trình bày nội dung thuyết trình; o Đặt câu hỏi trả lời câu hỏi khán giả  Vận dụng kỹ thuyết trình o Kỹ nói; o Ngôn ngữ thể; o Kỹ nghe; o Kỹ thuyết phục o PSD102_Bai4_v2.0013106207 61 Bài 4: Kỹ thuyết trình (Phần II) TÌNH HUỐNG DẪN NHẬP Tình huống: 3S cho buổi thuyết trình ấn tượng Steve Jobs xem “phù thủy công nghệ”, ông biết đến bậc thầy nghệ thuật thuyết trình Trên sân khấu, ông thu hút toàn ý khán giả mà không cần slide dày đặc chữ hay biểu đồ phức tạp Ông thành công nhờ cách kể chuyện sáng tạo thú vị, tạo cảm hứng cho người nghe với số, từ ngữ hay hình ảnh minh họa Kỹ thuyết trình hoàn toàn luyện tập Nếu bạn nghiêm túc tuân theo nguyên tắc 3S đây, bạn nằm nhóm 1% người thuyết trình hiệu Steve Jobs Story – Một câu chuyện thuyết phục Bộ não có khuynh hướng ghi nhớ câu chuyện có kịch tính, cao trào tốt lời nói suông Chính vậy, xây dựng kịch cho thuyết trình bạn câu chuyện, có mục tiêu, có cao trào, có đấu tranh có kết Đầu tiên, câu chuyện bắt đầu tựa đề (headline) Tựa đề diễn thuyết bạn nên ngắn gọn, dễ nhớ chuyển tải ý câu chuyện Steve định vị sản phẩm ông với câu vừa vặn với post Twitter (140 ký tự), ví dụ, với MacBook Air, ông định vị “the world’s thinnest notebook.” – notebook mỏng giới Và tựa đề cho thuyết trình giới thiệu MacBook Air ông Ngắn, đơn giản ấn tượng! Khi lên ý tưởng cho thuyết trình, bạn nên tập trung vào tối đa ba điểm Những thông điệp cần xếp theo trình tự logic rõ ràng Ngoài ra, trước trình bày, bạn nên cho người nghe biết mục tiêu thuyết trình Ví dụ: “Để giúp bạn hoàn thiện kỹ thuyết trình, hôm giới thiệu yếu tố làm nên thuyết trình hiệu quả.” Như vậy, bạn giúp người nghe hình dung câu chuyện dễ dàng Với ý chính, bạn nên có ví dụ cụ thể để minh họa để câu chuyện bạn sinh động hơn; chắn người nghe nhớ lâu Kết thúc câu chuyện, bạn nên tóm tắt lại nhắc lại mục tiêu người nghe Slides – Những slide đơn giản Chúng ta có khuynh hướng để nhiều chữ lên slide tốt Tuy nhiên, não thường làm tốt việc thời điểm; chẳng hạn, người khó vừa nghe vừa đọc lúc Chính vậy, bạn muốn người khác nghe mình, đừng bắt họ đọc chữ slide Khi Steve Jobs thuyết trình, người ta thấy hình rộng, với hình ảnh bật, số biểu đồ đơn giản Hãy nhớ, “một ảnh ngàn lời nói”, tận dụng sức mạnh hình ảnh thay cho ngôn từ Nhưng bạn nhớ dùng hình ảnh chất lượng cao Theo “Presentation Zen” – sách thú vị thuyết trình, bạn không nên sử dụng hình vẽ clipart mẫu PowerPoint có sẵn khán giả bạn chán ngấy hình ảnh họa tiết thịnh hành từ năm 1990 Khi cần thiết, bạn nên xen kẽ hình ảnh 62 PSD102_Bai4_v2.0013106207 Bài 4: Kỹ thuyết trình (Phần II) âm nhạc hay đoạn phim ngắn để làm cho câu chuyện bạn trở nên sinh động Số lượng slides phụ thuộc vào độ dài “câu chuyện”, ý nên sử dụng slide Nếu phần có nhiều liệu cần trình bày, bạn chia thành 2-3 slides Và tập trung cho chữ S thứ – speaker Speaker – Người thuyết trình thu hút Là trung tâm buổi thuyết trình, bạn phải chuẩn bị thật kỹ Đầu tiên trang phục Trang phục phải phù hợp với đối tượng khán giả, với chủ đề không gian thuyết trình (năng động, trẻ trung hay chuyên nghiệp, trang trọng) Trong thuyết trình, bạn cần phải để ý đến ngôn ngữ hình thể phù hợp  Tránh xa bục phát biểu Bạn nghĩ thấy diễn giả dính chặt vào bục phát biểu gần đọc lại toàn chữ lên slide? Giờ bạn biết lý  Nhìn khán giả, đừng “thiếu công bằng” nhìn chằm chằm vào người  Phong thái tự tin, không bỏ tay vào túi quần hay vòng trước ngực hay mân mê đồ vật bút, giấy hay tà áo Nếu bạn cảm thấy lo lắng, hít thở sâu để lấy lại bình tĩnh Nói rõ, chậm với âm lượng vừa đủ dừng khoảng giây bạn chuyển ý Khi nói chậm rõ, bạn lựa chọn từ ngữ cẩn thận hơn, nhờ vậy, bạn tự tin Khi ngừng chỗ, bạn thu hút ý người nghe Và, “gia vị” cuối cho thuyết trình bạn “năng lượng, nhiệt huyết hứng khởi” thuyết trình show diễn Chính vậy, cho dù slides bạn bắt mắt bao nhiêu, ý tưởng bạn hay bạn sáng sân khấu đến nhường nào; thiếu nhiệt huyết, bạn chẳng thể thu hút ý tập trung khán giả phút cuối Steve Jobs biết cách biến buổi thuyết trình ông thành show diễn thật Trong buổi giới thiệu iPad vào tháng 1/2010, ông khơi gợi tò mò khán giả cách đưa câu hỏi “Chúng ta có điện thoại, có máy tính xách tay, sản phẩm lấp khoảng trống hai thiết bị này? Sản phẩm mà lướt web, check email, xem hình ảnh, nghe nhạc, chơi game đọc sách điện tử?” Liệu có phải Netbook không? Không, vấn đề Netbook không tốt sản phẩm Nó chậm, chất lượng hình ảnh thấp sử dụng phần mềm PC Nó không tốt hơn, rẻ Chúng không nghĩ loại thiết bị thứ ba Và tạo sản phẩm Và hôm muốn giới thiệu với bạn, bây giờ, gọi iPad.” Những tràng vỗ tay, tiếng cười sảng khoái khán giả chứng minh show diễn Steve Jobs thật đem lại cho họ nhiều hứng thú, cảm xúc mạnh mẽ ấn tượng khó quên Chris Harvey, CEO VietnamWorks Câu hỏi Bạn học điều từ câu chuyện trên? PSD102_Bai4_v2.0013106207 63 Bài 4: Kỹ thuyết trình (Phần II) 4.1 Tiến hành thuyết trình Trong phần I Kỹ thuyết trình tìm hiểu khái niệm, vai trò giai đoạn buổi thuyết trình Bài học hướng dẫn chi tiết công việc cần thực giai đoạn chuẩn bị thuyết trình Trong phần II tiếp tục hướng dẫn bạn cách thức tiến hành thuyết trình, cách xử trí tình trả lờì câu hỏi khán giả vận dụng kỹ cần thiết để thuyết trình thành công 4.1.1 Trình bày nội dung thuyết trình 4.1.1.1 Trình bày phần mở đầu thuyết trình Một thuyết trình thường có ba phần mở bài, thân kết luận Trong đó, câu mở đầu câu kết luận thuyết trình cần phải trọng Mở đầu thuyết trình thành công đem lại thắng lợi 50% cho thuyết trình Phần mở đầu cần gây ấn tượng mạnh mẽ đầy sức thuyết phục Trên thực tế, điều phụ thuộc nhiều vào kinh nghiệm người thuyết trình chuyên nghiệp Để thu hút ý khán giả, người thuyết trình cần có cách tiếp cận bản, có khống chế thời gian, đặc biệt cần phải tạo hiệu ứng để truyền cảm hứng đến người nghe Người thuyết trình dễ tiếp cận với người nghe họ cảm thấy nội dung nghe cần thiết hấp dẫn Như đề cập mục chuẩn bị thuyết trình – phần cấu trúc thuyết trình, phần mở đầu thường bao gồm nội dung:  Chào người tham dự giới thiệu mình: mục đích để cung cấp thông tin xác định rõ vai trò bạn với thuyết trình Ví dụ: Chào người tham dự o o o o o  Xin chào tất bạn, vui chào đón bạn vào buổi sáng ngày hôm nay… Xin chào tất bạn vinh dự có mặt ngày hôm Xin tự giới thiệu tên là… Xin chào buổi sáng tốt lành đến tất quý ông quý bà Tên là… là… Xin chào tất người Tôi … hạnh phúc có hội thuyết trình về… đến bạn Xin chào tất người, cám ơn có mặt bạn ngày hôm Tên là… đến từ… Đưa cấu trúc thuyết trình: chủ đề mục đích thuyết trình, giới thiệu ngắn gọn cấu trúc thuyết trình Ví dụ: Trong đó, chia thuyết trình thành phần: đề cập với bạn ba phần chính: Điều đầu tiên, đề cập đến sau đó, vào phần… cuối cùng, nói cho bạn… 64 PSD102_Bai4_v2.0013106207 Bài 4: Kỹ thuyết trình (Phần II)  Thông báo thời gian thuyết trình: Để trì ý khán giả bạn nên thông báo thời gian thuyết trình thời gian ngắn tốt Ví dụ: Bài thuyết trình diễn vòng… Hoặc dùng khoảng thời gian là… cho thuyết trình Ví dụ: Nếu bạn có câu hỏi, xin bạn vui lòng dành đến cuối thuyết trình trả lời câu hỏi bạn thuyết trình kết thúc Những điều nên không nên mở đầu thuyết trình: Nên Không nên  Đưa thông báo thống kê;  Bắt đầu lời xin lỗi;  Chia sẻ cảm nhận chân tình với khán giả;  Sử dụng câu hỏi thăm dò;  Đưa trích dẫn, minh họa phù hợp;  Đi xa chủ đề;  Trích dẫn danh ngôn tiếng;  Không biết cách lên bục thuyết trình;  Thuật lại câu chuyện có liên quan;  Lúng túng sử dụng thiết bị hỗ trợ  Sử dụng tình gây sốc;  Dùng câu hỏi cường điệu hoa mỹ;  Sử dụng câu hỏi tu từ, câu hỏi bất ngờ Ví dụ 1: Mở tình gây sốc Trong buổi thuyết trình giới thiệu sản phẩm công ty kinh doanh theo mạng Thay vào đề cách thông thường, người chủ trì buổi giới thiệu sản phẩm hôm tặng cho người tham gia người phong bì chứa 100 ngàn Tất người bất ngờ không hiểu điều xảy Người thuyết trình viên chậm rãi đặt vấn đề: Các bạn có mong muốn kiếm tiền dễ vị khách vừa rồi? Và ngày hôm mang đến cho bạn hội kiếm tiền nhanh nhiều cho bạn  Mở đầu tình gây sốc cách thức bạn sử dụng thuyết trình Những tình gây sốc khiến khách hàng bất ngờ bị thu hút vào nói bạn, nhiên bạn cần ý không nên sử dụng tình sốc gây phản cảm cho người nghe Ví dụ 2: Mở đầu cách chia sẻ cảm nhận chân tình với khán giả Larry King, chuyên gia thuyết trình tiếng đài CNN thường sử dụng phương pháp Trong nhiều thuyết trình, thay tác phong trang trọng ông lại bắt đầu cách nói lên cảm nhận đến với chương trình Những chia sẻ chân tình ông thường kéo người nghe lại gần, đồng cảm kết thúc tràng pháo tay nồng nhiệt  Những cảm xúc chân thành bạn, tâm bạn kiện đòn bẩy tâm lý giúp bạn chiếm trọn trái tim khách hàng Nhưng bạn nhớ, phải cảm xúc thật, đừng giả hay đóng kịch để đánh lừa người nghe phản tác dụng Ví dụ 3: Mở đầu cách sử dụng câu hỏi bất ngờ Những câu hỏi bạn đưa không thiết phải câu hỏi đánh đố mà nên đơn giản, hài hước hướng vào chủ đề mà bạn muốn dẫn dắt người nghe PSD102_Bai4_v2.0013106207 65 Bài 4: Kỹ thuyết trình (Phần II) Những câu hỏi đơn giản: Hôm quý vị cảm thấy thời tiết nào? Trên thị trường có sản phẩm tích hợp tính 1, quý vị có biết không ạ? Ví dụ: Sử dụng câu hỏi tu từ, câu hỏi bất ngờ Trong buổi giới thiệu iPad vào tháng 1/2010, Steve Jobs khơi gợi tò mò khán giả cách đưa câu hỏi “Chúng ta có điện thoại, có máy tính xách tay, sản phẩm lấp khoảng trống hai thiết bị này? Sản phẩm mà lướt web, check email, xem hình ảnh, nghe nhạc, chơi game đọc sách điện tử? Liệu có phải Netbook không? Không, vấn đề Netbook không tốt sản phẩm Nó chậm, chất lượng hình ảnh thấp sử dụng phần mềm PC Nó không tốt hơn, rẻ Chúng không nghĩ loại thiết bị thứ ba Và tạo sản phẩm Và hôm muốn giới thiệu với bạn, bây giờ, gọi iPad.” 4.1.1.2 Trình bày phần thân Trong phần mở đầu người thuyết trình giới thiệu nội dung thuyết trình thính giả bước đầu tiếp cận với nội dung Trong phần thân người thuyết trình cần bám vào nội dung giới thiệu Khi trình bày phần thân cần phải rõ ràng, mạch lạc, ý liên kết với nhau, có logic chặt chẽ Đặc biệt cần ý cách dẫn dắt, chuyển tiếp vấn đề Người thuyết trình cần phải tạo gắn kết, liền mạch xuyên suốt thuyết trình Khi trình bày phần nội dung cần ý đến vấn đề sau:  Phát triển nội dung ý rõ ràng, mạch lạc, không lan man làm người nghe không hiểu  Trình bày với ngôn từ thật đơn giản, dễ hiểu để tránh việc người nghe hiểu nhầm gây khó khăn cho bạn lúc đặt trả lời câu hỏi  Giới hạn thời gian phát biểu: thông báo trước thời gian dự kiến thuyết trình để cử tọa biết họ cần tập trung Ví dụ, bạn nói: “Chúng ta có 20 phút, cho phép thẳng vào vấn đề…” Sau đó, bạn nhắc lại với cử toạ thời gian thuyết trình diễn dự kiến như: “Chúng ta khoảng phút Vậy để tóm tắt, cho phép nói rằng…” Nên bám sát nội dung gợi ý thuyết trình Nếu khán giả muốn đặt câu hỏi tỏ không đồng tình với quan điểm bạn trình bày, bạn nói với họ trả lời sau tiếp tục thuyết trình cho hết  Sử dụng thiết bị hỗ trợ cách bản, xác, sử dụng thành thạo phương tiện hỗ trợ để giúp người nghe hiểu Ví dụ: Các diễn giả thường dùng phương tiện để nhìn powerpoint, tranh ảnh, đồ thị… Các phương tiện nhìn nên đủ lớn để khán giả thấy rõ Các câu thể slide hình cần đơn giản, ngắn gọn nêu ý Mỗi trang 66 PSD102_Bai4_v2.0013106207 Bài 4: Kỹ thuyết trình (Phần II) thuyết trình (slide) cần từ đến câu Các câu thể slide giúp người thuyết trình dễ dàng theo sát nội dung theo cách logic giúp người nghe tiện theo dõi Qua tình dấn nhập phần đầu bạn thấy: Steve Job thu hút toàn ý khán giả mà không cần slide dày đặc chữ hay biểu đồ phức tạp Bên cạnh cách kể chuyện sáng tạo thú vị, tạo cảm hứng cho người nghe với số, từ ngữ hay hình ảnh minh họa  Cần có chuyển ý chủ đề: Những thông tin mà bạn đưa thông qua thuyết trình thông tin khán giả Chỉ có bạn biết rõ cấu trúc thuyết trình Vì vậy, bạn nên cho khán giả biết bạn chuyển sang ý Điều giúp khán giả tiện theo dõi sẵn sàng nghe ý Việc dùng từ nối giúp cho người nghe tập trung không bị bỏ sót ý  Ngắt nhịp trình bày hợp lý: Khi cần nhấn mạnh ý chuyển tiếp từ ý sang ý khác bạn nên có ngắt nhịp lặp lại ý lần  Cần có giao lưu khán giả: giao lưu thể qua câu hỏi mở với khán giả xem kẽ lúc thuyết trình Thỉnh thoảng hỏi xem nắm bắt khán giả tới đâu Hoặc đôi lúc đặt câu hỏi liên quan đến nội dung cần nói, để khán giả suy nghĩ trước, họ cảm thấy liên quan dễ tiếp thu Khi người thuyết trình phải phản ứng nhanh, dẫn câu chuyện theo ý ban đầu mình, đừng để bị câu trả lời khán giả làm lạc đường Ví dụ 1: Để tỏ quan tâm tới người nghe, thuyết trình viên hỏi: “Tôi nói bạn có nghe rõ không?” hay “các bạn có nghe nói không?” Ví dụ 2: thuyết trình đến phát triển kinh tế, bạn hỏi thêm câu hỏi liên quan đến nội dung “Có biết GDP Việt nam năm không ?” 4.1.1.3 Trình bày phần kết luận Phần kết luận cần phải gây ấn tượng để lưu lại dấu ấn lòng khán giả Để có phần kết luận tốt ấn tượng, bạn cần lưu ý:  Nhắc lại vấn đề bạn đề cập thuyết trình để khán giả ghi nhớ nội dung thuyết trình bạn Với nói dài phức tạp cần có tóm tắt trước kết thúc thuyết trình  Kết thúc thuyết trình với nhận định thú vị hay nút thắt phù hợp với vấn đề, bạn lưu lại lòng người nghe ấn tượng tốt cảm giác hoàn hảo  Bạn đưa lời thách đố hay lời kêu gọi tới thính giả Cách kết thúc có tác dụng thuyết trình mang tính thuyết phục người nghe  Kết thúc thuyết trình bạn cao trào cách điểm lại lợi ích mà người tham dự có họ ủng hộ ý tưởng bạn PSD102_Bai4_v2.0013106207 67 Bài 4: Kỹ thuyết trình (Phần II)  Trước kết thúc thuyết trình bạn nên bước lên phía trước, vị trí gần khán giả để khán giả thấy bạn rõ Giữ dáng vẻ tự tin, thân thiện đưa câu kết luận dứt khoát Bạn phải nhớ kết thúc mạnh mẽ ấn tượng yếu tố định thành công thuyết trình Bạn tham khảo kết hợp gợi ý sau trình bày phần phần kết thúc: o Tóm lược thuyết trình hai câu, ngắn gọn o Nhấn mạnh vào cụm từ trọng tâm, ngắt nhịp sau từ, cụm từ trọng tâm để tăng thêm quan trọng chúng o Sử dụng điệp âm, lặp lại vài từ để nhấn mạnh Kết thúc buổi thuyết trình không đồng nghĩa với kết thúc việc Đặc biệt với buổi thuyết trình giới thiệu sản phẩm, vấn đề hậu thuyết trình đóng vai trò quan trọng việc tìm kiếm giữ chân khách hàng Ví dụ: Bạn tổ chức buổi thuyết trình giới thiệu nhãn hiệu xe ô tô hãng Công việc sau buổi thuyết trình bạn gì? Đó là:  Thống kê đánh giá khách hàng buổi giới thiệu Nó không cho ta biết quan tâm họ tới sản phẩm mà đánh giá điểm đạt chưa đạt buổi giới thiệu từ khâu tổ chức tới khâu thực  Có thể cung cấp cho người tham dự số tài liệu hay quà lưu niệm để nhắc họ nhớ tới buổi thuyết trình tạo hình ảnh trí nhớ họ sản phẩm  Giữ liên lạc với vị khách mời, người tham dự Bởi họ không khách hàng bạn sau buổi giới thiệu này, khách hàng tiềm cho lần sau  Vậy điều cần làm sau buổi thuyết trình là: o Thống kê đánh giá người tham gia; o Cung cấp tài liệu hay quà tặng; o Giữ liên lạc với người tham gia 4.1.2 Đặt trả lời câu hỏi khán giả Đã có nhiều buổi thuyết trình thất bại thuyết trình viên xử lý câu hỏi khán giả cách không thỏa đáng Do đó, trình chuẩn bị thuyết trình, bạn nên học cách xử lý dạng câu hỏi khó rắc rối để rèn luyện tự tin đứng trước câu hỏi khán giả khó tính đối nghịch 4.1.2.1 Chuẩn bị kỹ phần hỏi đáp Bước vào buổi thuyết trình với tinh thần sẵn sàng trả lời câu hỏi khán giả điều quan trọng Chìa khóa thành công cho vấn đề chỗ công tác nghiên cứu, xây dựng soạn thảo phải chuẩn bị tiến hành kỹ lưỡng Sau hoàn tất dự thảo, bạn đọc lại nhiều lần lưu ý tìm lời giải đáp cho vấn đề chưa nhắc đến Sau đó, bạn thử trình bày thuyết trình cho bạn bè đồng nghiệp nghe yêu cầu họ đặt câu hỏi Hãy cố gắng trả lời câu hỏi cần bổ sung 68 PSD102_Bai4_v2.0013106207 Bài 4: Kỹ thuyết trình (Phần II) thêm thông tin vào thuyết trình Tuy nhiên, bạn lường trước khả năng, thuyết trình tốt, người nghe đặt câu hỏi phức tạp mà bạn chưa nghĩ tới  Dự đoán câu hỏi khán giả o Nên nghĩ đến câu hỏi mà khán giả hỏi bạn từ bạn lập đề cương cho buổi thuyết trình o Trong giai đoạn luyện tập, khuyến khích người nhóm đặt nhiều câu hỏi tốt  Luyện tập cách trả lời câu hỏi Qua cách thuyết trình viên trả lời câu hỏi khán giả người ta đánh giá mức độ chuyên nghiệp độ khéo léo thuyết trình viên Việc chuẩn bị kỹ lưỡng trước thuyết trình giúp bạn tự tin trả lời câu hỏi Bạn cần có chuẩn bị, luyện tập cách trả lời câu hỏi trước thuyết trình cách: o Nhờ bạn bè nghe thuyết trình đặt câu hỏi; o Ghi âm câu trả lời nghe lại, tự điều chỉnh cho hợp lý 4.1.2.2 Ứng xử với câu hỏi khán giả Thông báo cách thức thời điểm khán giả đặt câu hỏi Bạn nên nêu rõ cho khán giả biết thời điểm đặt câu hỏi (sau đoạn nói, sau kết thúc, hay lúc nào) phù hợp với buổi thuyết trình hôm Cũng giới hạn số câu hỏi yêu cầu người hỏi Khi nhận câu hỏi khán giả, bạn cần lưu ý:  Tiếp nhận câu hỏi với thái độ tích cực: Khán giả có phản ứng khác trước thông tin thuyết trình đưa Phản ứng tích cực tiêu cực Cho dù giọng điệu hay ý định người hỏi thiếu thiện chí, gay gắt, bạn nên cố gắng giữ bình tĩnh tạo ôn hòa  Lắng nghe cẩn thận câu hỏi khán giả Để trả lời tốt vấn đề, điều bạn phải lắng nghe câu hỏi cẩn thận Bạn cần ý đến người đặt câu hỏi, nhìn trực tiếp vào họ, không nhìn quanh khán phòng, nhìn xuống sàn hay nhìn lên trần nhà Nếu người đặt câu hỏi tỏ rụt rè hay căng thẳng, bạn khích lệ động viên họ nói rõ Nếu không hiểu câu hỏi khán giả, bạn nên cố gắng tìm cách diễn đạt lại câu hỏi, ví dụ như: “Theo hiểu, bạn hỏi về…” “có phải bạn hỏi là…”, “tôi hiểu câu hỏi bạn là…., có không”? Bạn yêu cầu người hỏi nhắc lại đưa ví dụ ý cần hỏi  Hướng câu trả lời tới toàn khán giả Sử dụng nguyên tắc 25%-75% Sử dụng khoảng 25% giao tiếp mắt với người đặt câu hỏi 75% giao tiếp mắt với người nghe khán phòng PSD102_Bai4_v2.0013106207 69 Bài 4: Kỹ thuyết trình (Phần II) Khi bạn nghe câu hỏi, bạn nên nhìn trực tiếp vào người hỏi trả lời câu hỏi bạn cần hướng đến tất khán giả Bạn nên nhắc lại câu hỏi trước trả lời trước toàn khán giả để chắn bạn hiểu trả lời thẳng vào vấn đề Những kiểu câu hỏi khán giả thường đặt cho thuyết trình viên Hầu hết câu hỏi cử tọa có mục đích chung, mục đích cá nhân  Câu hỏi tóm tắt: “Tóm lại, anh/ chị trình bày là…Tôi nói không?” Người hỏi muốn tóm lược lại diễn giả vừa trình bày  Câu hỏi trực tiếp: “Anh/chị làm ơn cho biết dịch vụ mà công ty cung cấp nước X?” Người hỏi trực tiếp đề nghị cung cấp thêm thông tin  Câu hỏi Tôi Tôi: “Khi mẹ thử nghiệm bạn nói, bà thấy hoàn toàn ngược lại Anh/ chị giải thích điều nào?” Người hỏi dùng kinh nghiệm cá nhân để đặt câu hỏi  Câu hỏi gặng: “Làm mà Anh/chị nói X, sau lại khăng khăng Y?” Người hỏi bắt bí nhằm mục đích đánh bại diễn giả  Câu hỏi thiếu thiện chí: “Khi công ty anh/chị trở lại mức năm 1995?” Người hỏi có dụng ý không tốt  Câu chuyện khoe khoang: “Anh/chị nói chuyện với người bạn thân X chưa?” Người hỏi muốn chứng tỏ khả gây ảnh hưởng  Cố gắng trả lời nhanh thẳng vào vấn đề Bạn suy nghĩ trước trả lời câu hỏi không nên lâu Với câu hỏi đơn giản bạn nên suy nghĩ 10 giây Với câu hỏi khó bạn suy nghĩ lâu không nên phút Nếu bạn suy nghĩ lâu khán giả cảm thấy ghi ngờ hiểu biết bạn Khi trả lời bạn cố gắng trả lời thẳng vào vấn đề tránh dài dòng lan man Câu trả lời cần phải có đủ ý để bao quát vấn đề cần ngắn gọn để người nghe dễ hiểu Cuối phần trả lời bạn nên cảm ơn với người đặt câu hỏi Vì vậy, việc dự đoán câu hỏi luyện tập trả lời câu hỏi trước thuyết trình quan trọng  Thái độ chân thành thẳng thắn gặp câu hỏi khó trả lời Thỉnh thoảng, bạn gặp câu hỏi khó khán giả mà lúc bạn không trả lời Điều bình thường, bạn tỏ thẳng thắn trung thực với khán giả Nếu bạn không nắm rõ thông tin, kiện để trả lời câu hỏi, thẳng thắn thừa nhận với họ, đừng cố trình bày vòng vo, tránh né câu hỏi họ Điều làm khán giả nghi ngờ tính xác thực toàn phần trình bày bạn Bạn có quyền từ chối trả lời câu hỏi hẹn trả lời câu hỏi sau buổi thuyết trình (khi bạn có thời gian để tìm câu trả lời) Trong trường hợp bạn biết chắn người khán phòng giúp bạn trả lời, giới thiệu người trả lời thay bạn Ứng phó với câu hỏi trả lời Trong trường hợp câu hỏi khó, bạn câu trả lời, nghiên cứu kỹ trả lời được, cố gắng thể cho chủ tọa thấy bạn không phớt lờ câu hỏi đó, mạnh dạn nói câu sau đây:  “Hiện câu trả lời, tìm hiểu giúp ông Xin vui lòng cho địa liên lạc với ông sau.” 70 PSD102_Bai4_v2.0013106207 Bài 4: Kỹ thuyết trình (Phần II) “Tôi cần suy nghĩ chút Chúng ta trở lại câu hỏi vào cuối buổi Xin mời câu hỏi tiếp theo.”  “Tôi biết rõ câu trả lời Có lẽ, thảo luận thêm vấn đề vào cuối buổi thuyết trình.”  “Thực câu trả lời phân định hay sai rõ ràng cho vấn đề Song cá nhân cho rằng…”   Cố gắng kiểm soát thời gian Trong phần hỏi đáp, có lúc bạn gặp số tình người hỏi nhiều hay hai hay nhiều người nói lúc Với trường hợp người hỏi nhiều, bạn nên trả lời hai câu người dành thời gian cho người khác Nếu người muốn trao đổi thêm, bạn hẹn gặp họ sau buổi thuyết trình Bạn đừng để hai hay nhiều người nói lúc, không tình hình dễ vượt tầm kiểm soát Bạn thông báo rõ trả lời câu hỏi, ví dụ: “Trước tiên, xin nghe câu hỏi ông X, sau quay trở lại câu hỏi bà Y…” Bạn cần tỉnh táo để tránh bị vào tranh luận dông dài khía cạnh nhỏ thuyết trình Nhưng người quan tâm đến vấn đề này, bạn nên để vào cuối buổi thuyết trình (nếu thời gian) tiếp tục thảo luận  Phân tích câu hỏi trước trả lời Khi tiếp nhận câu hỏi, bạn có khoảnh khắc ngắn để phân tích chất Đó lời đề nghị bạn tóm lược lại thuyết trình, hay đơn giản đề nghị bạn cung cấp thêm thông tin, ẩn chứa nguy người hỏi dụ bạn sập bẫy họ Hoặc có người hỏi muốn qua câu hỏi để nói lên kiến vấn đề thuyết trình; ý kiến tích cực bổ sung cho lập luận bạn, tỏ lịch ghi nhận Còn ý kiến không phù hợp, bạn cần cảm ơn người hỏi chuyển sang câu hỏi 4.1.2.3 Ứng phó với chống đối khán giả Bài thuyết trình khiến số khán giả có cảm xúc tích cực mạnh mẽ bên cạnh có số khán giả lên tiếng phản đối liệt với diễn giả Để ứng phó với trường hợp này, bạn phải rèn khả vừa ứng phó hữu hiệu với ý kiến “đối nghịch” công khai, vừa xử lý tốt ý kiến đồng tình thầm lặng Khán giả tỏ thái độ đối nghịch với thuyết trình thuyết trình viên nhiều nguyên nhân khác Ví dụ họ không đồng tình với đánh giá nêu thuyết trình, họ bực bội với diễn giả trước hay họ phải ngồi nghe thuyết trình bạn mục đích họ đến muốn nghe thuyết trình người khác…Một số kinh nghiệm bạn vận dụng để xử lý thái độ chống đối khán giả là:  Hãy chấp nhận chống đối thái độ chân thành cởi mở bạn Bạn nên đề nghị khán giả có thái độ công không phán xét bạn thuyết trình PSD102_Bai4_v2.0013106207 71 Bài 4: Kỹ thuyết trình (Phần II)  Cố gắng giữ bình tĩnh đối mặt với thái độ chống đối khán giả Điều giúp bạn ngăn chặn tình trạng căng thẳng buổi thuyết trình  Trả lời thật ngắn gọn câu hỏi  Nhờ số bạn bè hay đồng nghiệp bạn làm khán giả khai mào thảo luận câu hỏi chuẩn bị sẵn Những người đưa số câu hỏi phức tạp bạn trả lời cách trôi chảy, mạnh mẽ Điều có sức thuyết phục khán giả chống đối bạn Dưới số hình thức đối nghịch cách xử lý: Sự đối nghịch khán giả Cách xử lý Khán giả đưa nhận xét tiêu cực hay ngắt lời diễn giả trình bày Trả lời lịch kiên Khán giả bác bỏ điều diễn giả trình bày Tránh tranh cãi Cần khéo léo tế nhị Đưa kiện, chứng để làm sáng tỏ vấn đề Các khán giả xảy bất đồng khiến buổi thuyết trình bị gián đoạn Bạn phải đóng vai trò hòa giải Nhắc lại người nhớ lại mục đích buổi thuyết trình Cố gắng giảm bớt căng thẳng, đảm bảo người phát biểu Khán giả đặt câu hỏi không liên quan tới thuyết trình câu hỏi chuẩn bị sẵn sàng để vạch điểm yếu lập luận, nhằm làm khó diễn giả hạ thấp giá trị thuyết trình Bạn chuẩn bị sẵn số câu trả lời để né tránh như: “Hôm nay, không định đề cập đến khía cạnh vấn đề…”, hay: “Đây vấn đề hoàn toàn tách biệt với vấn đề thuyết trình thời gian để thảo luận nó…” Khán giả im lặng không hưởng ứng với thuyết trình Suy đoán nguyên nhân tự khắc phục Có thể nguyên nhân thuyết trình không tạo hứng thú không đem lại hiệu cử tọa thuộc tuýp người Nguồn: Kỹ thuyết trình – Tim Hindle Rút kinh nghiệm cho thân Để xử lý hiệu gặp phải câu hỏi phức tạp hay thái độ chống đối khán giả lúc thuyết trình, thuyết trình viên cần phải rèn luyện, học hỏi số kỹ cần thiết Bạn rút kinh nghiệm từ sai lầm thân, từ tình cụ thể sống Bạn ứng phó tình xấu nào? Bạn có suy nghĩ kỹ tình trước ứng phó không? Điều xảy cử tọa phát tràng cười chế giễu nhằm hạ thấp uy tín bạn? Giải pháp tốt trường hợp vận dụng óc hài hước bạn, tuyệt đối không trả đũa cử tọa, không tình trạng tồi tệ 4.1.2.4 Đánh giá kết thuyết trình Ngày nay, sau kiện lớn nhà tổ chức thường thu thập thông tin đánh giá người tham dự để rút kinh nghiệm cho lần Việc đánh giá kết thuyết trình khâu quan trọng Thuyết trình viên cần tìm cách để đánh giá kết buổi thuyết trình, tự đánh giá phát phiếu đánh giá cho người nghe theo kiểu trắc nghiệm để họ đánh dấu cho điểm … Sau đó, thuyết trình viên cần tổng hợp kết đánh giá, ghi nhận rút kinh nghiệm 72 PSD102_Bai4_v2.0013106207 Bài 4: Kỹ thuyết trình (Phần II) Khi đánh giá buổi thuyết trình, bạn nên đánh giá tổng thể yếu tố người thuyết trình, khán giả nội dung thuyết trình Các tiêu chí tự đánh giá thuyết trình viên Có Không Diễn giả □ □ Bạn có lập mối quan hệ tốt với thính giả □ □ Bạn có tự tin kiểm soát thứ □ □ Bạn có quán theo mục tiêu □ □ Bạn có hài lòng với cách mở đầu □ □ Bạn có hài lòng với cách kết luận □ □ Bạn có hài lòng với kết □ □ Bạn có bị mắc phải sai lầm ngớ ngẩn □ □ Kỳ vọng thính giả có đáp ứng □ □ Bạn có nhận phản hồi từ khán giả □ □ Bạn có chắn khán giả hiểu thông điệp bạn □ □ Bạn có nói rõ ràng quán thông điệp □ □ Lập luận bạn có liên kết □ □ Thính giả Thông điệp Bạn có cập nhật thông tin □ □ Thông điệp đưa ngắn □ □ 4.2 Vận dụng kỹ thuyết trình 4.2.1 Kỹ nói Giọng điệu âm lượng giọng nói có tác động đặc biệt đến thuyết trình Bạn cần ý kiểm soát điều chỉnh giọng nói để góp phần định thành công buổi thuyết trình Ví dụ người dẫn chương trình truyền hình phải người có giọng nói truyền cảm, rõ ràng, có điểm nhấn tạo lôi  Giọng nói/âm lượng o Trong thuyết trình bạn cần điều tiết âm lượng, giọng nói cho truyền cảm rõ ràng, có điểm nhấn tạo lôi o Tránh âm lượng to làm cho khán giả mệt mỏi, tránh âm lượng nhỏ làm cho khán giả phải căng tai muốn nghe bạn nói o Cách phát âm cần rõ ràng mạch lạc, “tròn vành rõ chữ” Cách phát âm bạn rào cản cho bạn có vấn đề như:  Âm từ địa phương;  Nói ngọng, nói lắp;  Không diễn đạt từ;  Dùng nhiều âm từ: ừ, à, Các vấn đề âm lượng giải thông qua luyện tập Bạn cần ý thức mức độ âm lượng Khi thuyết trình bạn hỏi người ngồi cuối phòng xem họ có nghe rõ bạn nói rõ không? Khán giả dễ dàng thông cảm bạn quan tâm Nếu giọng đọc bạn nhỏ, bạn luyện tập điều tiết âm lượng cách: bạn đến phòng họp có kích thước lớn hai lần so với phòng bạn thuyết trình PSD102_Bai4_v2.0013106207 73 Bài 4: Kỹ thuyết trình (Phần II) Nhờ người bạn giúp đỡ, người ngồi hàng ghế đầu phòng người ngồi hàng ghế cuối phòng Bạn thuyết trình nhờ người ngồi hàng ghế cuối hiệu họ nghe rõ đồng thời ghi lại mức âm lượng Bên cạnh đó, bạn cần kiểm tra âm lượng đối người ngồi hàng ghế đầu để giọng bạn không lớn Nếu giọng đọc bạn to gây khó khăn cho người nghe tiếp nhận thông tin Bạn sử dụng tập giống lần người ngồi hàng ghế đầu hiệu cho bạn hạ giọng sau kiểm tra người ngồi hàng ghế cuối có nghe rõ không  Nhịp điệu/tốc độ nói: Việc thay đổi nhịp điệu, tốc độ nói nhấn mạnh ý mà người thuyết trình cần trình bày Trong trình thuyết trình, người thuyết trình cần phải điều chỉnh tốc độ nói, nhịp độ nói, đôi lúc dừng lại 2-3 giây nói nhanh, nói liền mạch để thay đổi ngữ điệu, màu sắc thuyết trình để thuyết trình không bị nhàm chán o Nên vào đối tượng cụ thể để điều chỉnh tốc độ nói Nếu khán giả có trình độ cao chăm lắng nghe nói tốc độ nhanh Ngược lại khán giả có kiến thức hạn chế cần nói chậm o Cần quan sát thái độ khán giả để nói  Tránh nói nhanh làm khán giả không kịp tiếp nhận;  Tránh nói chậm, đều gây buồn ngủ, nhạt nhẽo;  Tránh tiếng đệm: ừ, à, ờ;  Tránh lặp lại từ nhiều lần Nói đều: Đa số người giọng đọc đều lo lắng Khi người nói cảm thấy hồi hộp ngực cổ họng trở nên linh hoạt không khí khó lưu thông Dẫn đến giọng nói tính linh hoạt tự nhiên nói chuyện giọng đọc đều Để khắc phục tình trạng bạn cần thả lỏng giảm bớt tình trạng căng thẳng cách thực động tác đơn giản siết tay, đẩy cổ, kéo căng thể kéo căng xương sống Nói nhanh: Mức độ nói trung bình giao tiếp 125 từ/phút Khi bạn lo lắng bạn bị nói nhanh Nói nhanh xảy bạn bị nói vấp Khi điều xảy bạn nên nói chậm lại nghỉ nói hết câu chuyển sang câu khác 4.2.2 Sử dụng ngôn ngữ thể (Body Language) thuyết trình Bên cạnh giọng nói, người giao tiếp, biểu đạt tình cảm truyền thông tin cho đa phần qua dấu hiệu phi ngôn ngữ Giao tiếp phi ngôn ngữ công cụ quan trọng để biểu đạt tâm trạng, tình cảm, cảm xúc người Vận dụng tốt phương thức giao tiếp phi ngôn ngữ thuyết trình giúp bạn thành công Khi sử dụng giao tiếp phi ngôn từ bạn phải ý tới văn hóa quốc gia, dân tộc nơi mà bạn thuyết trình Bạn cần nghiên cứu thích ứng với văn hóa quốc gia đồng thời vận dụng vào thuyết trình quốc gia 74 PSD102_Bai4_v2.0013106207 Bài 4: Kỹ thuyết trình (Phần II) 4.2.2.1 Giao tiếp mắt thuyết trình Việc giao tiếp tốt mắt mở kênh truyền đạt thông tin người với người Nó giúp xác lập xây dựng mối quan hệ đồng thời giúp thu hút ý khán giả vào thuyết trình không cho họ có hội lơ hay làm việc khác Giao tiếp mắt khiến không khí buổi thuyết trình trở nên thân thiện hơn, với buổi thuyết trình mang tính chất long trọng Quy tắc giao tiếp mắt nhìn người khoảng thời gian từ đến ba giây Để đạt hiệu cao, giao tiếp mắt bạn cần ý:  Bắt đầu việc đưa ánh mắt trìu mến quan sát xung quanh phòng để lôi ý khán giả  Đưa ánh mắt ý đến nhóm khán giả bạn nói câu nói Khi bạn tạo thiện cảm tốt với thính giả ý quan sát họ bạn tăng tự tin tạo cảm hứng cho thuyết trình  Trong nói, di chuyển ánh mắt đến tất khán giả có mặt buổi thuyết trình Khán giả cảm thấy bạn quan tâm tới tất người  Không nên nhìn chằm chằm vào khán giả mà quan sát họ, tìm kiếm cá nhân ý lắng nghe bạn  Không nên nhìn liên tục vào tài liệu, chiếu chớp mắt liên tục Để rèn luyện việc giao tiếp mắt, bạn nên dành 90% thời gian nói chuyện nhiều để nhìn thẳng vào mắt người trò chuyện ghi hình lại buổi thuyết trình xem lại để rút kinh nghiệm 4.2.2.2 Cử Nếu bạn nghe thuyết trình tổng thống Mỹ Obama hay giám đốc điều hành Macworld -Steve Job tỷ phú Bill Gate, bạn nhận thấy phong cách thuyết trình họ chuyên nghiệp Đặc biệt cử tự nhiên họ Họ thường xuyên có cử vung tay, nhún vai, lắc đầu giơ ngón tay đếm để nhấn mạnh ý, truyền tải thông tin cần truyền đạt để khuấy động khán giả Các cử hình thành theo thói quen người Qua trình tập luyện đúc kết kinh nghiệm làm người thuyết trình chủ động sử dụng cử Bên cạnh cử phụ thuộc vào mức độ nhiệt huyết khán giả Nhiệt huyết khán giá tác động gián tiếp, kích thích hạn chế người thuyết trình thể cử Các cử tự nhiên làm bạn giảm bớt lo lắng hồi hộp Các cử diễn giả sử dụng để nhấn mạnh ý kiến phải biết kiểm soát cử trước đám đông Các cử cần tự nhiên, kết hợp với lời diễn đạt phù hợp với cử Bạn kết hợp lúc nhiều cử PSD102_Bai4_v2.0013106207 75 Bài 4: Kỹ thuyết trình (Phần II) Trong thuyết trình cử gây nhàm chán, không truyền đạt trọn vẹn thông điệp đến khán giả Tuy nhiên sử dụng cử không cách sử dụng nhiều gây phản cảm với khán giả Vậy người thuyết trình cần tránh cử chỉ:  Nhún vai nhiều;  Lắc lư đầu vung tay nhiều;  Trỏ tay, chắp tay sau lưng;  Khoanh tay, để tay túi;  Siết tay, tay chống hông;  Rụi mắt, mân mê đồ vật Muốn trở thành người thuyết trình chuyên nghiệp, cử tự nhiên kiểm soát cử trước đám đông, bạn phải luyện tập, tập tập lại nhiều lần để tạo thói quen Bạn tạo tự tin hoàn cảnh 4.2.2.3 Dáng điệu, tư thế, phong thái Dáng điệu Bạn cần tạo ấn tượng tốt đẹp với khán giả Ấn tượng ban đầu thường mạnh mẽ khó thay đổi Lần đầu gặp người, đầu hình thành đánh giá người đó, thông qua cách ăn mặc cách đứng họ Tương tự thế, bạn bước lên bục phát biểu, đầu khán giả hình thành đánh giá bạn dựa hình ảnh bạn mà họ vừa nhìn thấy Do đó, chọn lựa định chuyển tải hình ảnh thân đến khán giả qua nhìn có ý nghĩa quan trọng Đôi việc tạo ấn tượng ban đầu đóng vai trò thiết yếu thành công thuyết trình Do đó, bạn chọn trang phục phù hợp đứng, trình bày cách tự tin để tạo ấn tượng tốt đẹp với khán giả Trong trường hợp bạn thấy có khó khăn với việc lựa chọn trang phục tham khảo ý kiến bạn bè, đồng nghiệp người thân bạn Tư thế, phong thái Tư cách mà bạn giữ khung xương Khi thuyết trình trước khán giả, để gây ấn tượng tốt, bạn cần giữ tư ngắn:  Đứng thẳng hướng phía trước để tạo gần gũi, cởi mở với khán giả;  Thẳng đầu, ánh mắt nhìn phía khán giả;  Lưng, bụng chân thẳng, tạo tự nhiên  Tạo đứng vững đặt hai mũi bàn chân đứng hính chữ V;  Lực dồn hai bàn chân Tư tốt để bắt đầu thuyết trình đứng thẳng, hai chân mở rộng sang hai bên trọng lượng thể dồn xuống hai chân Khi thuyết trình, bạn cần tránh:  Lắc lư đầu nhiều, trùng chân, dựa vào bàn điểm tựa đó;  Không giao tiếp mắt cúi mặt xuống làm giảm âm lượng giọng nói; 76 PSD102_Bai4_v2.0013106207 Bài 4: Kỹ thuyết trình (Phần II)  Đứng che khuất tầm nhìn quay lưng phía khán giả Bạn khắc phục thói quen xấu thuyết trình cách:  Luyện tập trước nhóm khán giả bạn bè người tự nguyện nhờ họ góp ý  Luyện tập thường xuyên trước gương, tự sửa tư không phù hợp Bạn cần kiên trì tập tập lại nhiều lần thục  Ghi lại hình ảnh trình tập luyện buổi thuyết trình bạn, xem lại rút kinh nghiệm  Ghi nhớ tư đẹp bạn đồng thời quan sát học hỏi kinh nghiệp chuyên gia thuyết trình mà bạn yêu thích Tư đứng thuyết trình viên Các bắp thể có chức giữ cho khung xương đứng thẳng Khi thể đứng tư thế, thể ý nghĩa: “Tôi người biết giữ thăng tự tin” Nếu bạn thả lỏng bắp mức, thể có dấu buông thõng Để tư hoàn chỉnh, bạn tập đứng thẳng lưng cảm thấy tự tin tư trông thật tự nhiên thoải mái Để đạt trì tư này, bạn tưởng tượng cao lúc bình thường thể bạn nhẹ nhàng dựng thẳng lên sợi dây vô hình bắt nguồn từ đỉnh đầu xuống đến chân 4.2.2.4 Di chuyển Một thuyết trình tẻ nhạt người thuyết trình đứng vị trí, nói đều, không chịu di chuyển Việc di chuyển người thuyết trình tạo gần gũi với khán giả Di chuyển giúp người thuyết trình giảm bớt căng thẳng Bạn bước qua lại tiến phía người nghe đưa tay lên xuống phù hợp với lời thuyết trình Khi đứng nói bục bạn quanh bục qua lại Người thuyết trình có không gian để chủ động việc di chuyển Việc di chuyển sử dụng không gian cho hợp lý? Di chuyển hợp lý khi:  Di chuyển nhẹ nhàng kết hợp việc hướng ánh mắt phía khán giả, vào bảng biểu minh họa đồng thời việc thuyết trình phải liên tục;  Chỉ nên di chuyển đến khoảng cách 1m với khán giả;  Di chuyển đến nhiều vị trí khán giả khác nhau, tạo bất ngờ với nhiều đối tượng Di chuyển không hợp lý khi:  Di chuyển nhanh liên tục: Lúc khán giả cho bạn bị ảnh hưởng tâm lý căng thẳng  Di chuyển đến gần khán giả: Lúc khán giả lại đánh giá bạn suồng sã, người khác giới họ phải né tránh bạn  Tránh va chạm vào khán giả: Khi di chuyển bạn cần phải ý không va vào khán giả, việc va chạm làm gián đoán thuyết trình làm bạn tự tin 4.2.3 Kỹ lắng nghe Bên cạnh kỹ nói sử dụng ngôn ngữ thể, kỹ quan trọng góp phần tạo nên thành công cho buổi thuyết trình kỹ lắng nghe PSD102_Bai4_v2.0013106207 77 Bài 4: Kỹ thuyết trình (Phần II)  Lắng nghe cách chủ động: Lắng nghe tập trung nghe cách cẩn thận có cảm nhận mà bạn nghe thấy Trong trình thuyết trình, khán giả nghe, mà người thuyết trình phải lắng nghe Người thuyết trình vừa phải trình bày vừa phải lắng nghe ý kiến phản hồi thính giả thông qua câu hỏi khán giả đặt âm phát xung quanh khán phòng Để nghe chủ động, bạn cần khắc phục số vấn đề sau: o Nghe không tập trung: Thuyết trình viên tập trung vào thuyết trình không để ý đến việc xung quanh Nghĩ đến vấn đề khác nghe câu hỏi khán giả Để khắc phục việc nghe không tập trung bạn cần đặt vào vai trò người khác Kiên nhẫn nghe người khác chia sẻ kinh nghiệm đặt câu hỏi o Nghe khó: Bạn khó nghe khó phán đoán nội dung câu hỏi khán giả đặt câu hỏi lan man đồng thời khán phòng có nhiều tạp âm Đối với câu hỏi lan man, bạn nên chọn ý chính, hỏi lại trực tiếp khán giả để khẳng định ý khán giả muốn hỏi o Đưa kết luận vội vàng: bạn tự tin vấn đề để nói bạn dễ đưa kết luận không phù hợp với diễn biến việc xảy Bạn cần tôn trọng người nghe, tập trung nghe xử lý thông tin, phân tích liệu  Lắng nghe có phân tích: Việc lắng nghe có phân tích không liên quan đến tai nghe mà liên quan đến não đôi mắt bạn Để trả lời xác, bạn phải nghe mà khán giả nói, đọc ngôn ngữ thể họ xử lý tốt tình xảy 4.2.4 Kỹ thuyết phục Thuyết phục hoạt động tâm lý xảy có nhiều quan điểm vấn đề tồn người muốn quan điểm có ảnh hưởng người khác Hiểu đơn giản thuyết phục đưa tình tiết, kiện để phân tích giải thích làm cho người khác cảm thấy đúng, thấy hay tin theo, làm theo Trong kinh doanh, hoạt động xã hội sống hàng ngày, hoạt động thuyết phục thường xuyên diễn Ví dụ thuyết phục hoạt động kinh doanh: Thuyết phục để huy động nguồn vốn cho công ty, phát triển sản phẩm mới, ký kết hợp đồng thiết lập mối quan hệ làm ăn với đối tác việc tuyển dụng định đầu tư Ví dụ thuyết phục hoạt động xã hội: Thuyết phục muốn người ủng hộ mình, để tạo gần gũi, quan tâm chia sẻ băn khoăn người hay tạo uy tín tin tưởng trước người 78 PSD102_Bai4_v2.0013106207 Bài 4: Kỹ thuyết trình (Phần II) Thuyết trình trước đám đông cần kỹ thuyết phục để đưa luận điểm làm thay đổi kiến, quan điểm người nghe vấn đề Mục đích để bảo vệ ý kiến mình, từ chối ý kiến đối lập hối thúc làm theo ý kiến Công việc số nhóm người luật sư, người bán hàng, người cố vấn, nhà quản lý phụ thuộc nhiều vào khả thuyết trình thuyết phụ người khác chấp nhận ý kiến họ Để thuyết phục người nghe bạn cần ý:  Đưa chứng xác đáng để minh họa thông tin đưa thực tế Bằng chứng số, báo, tin tức tổng hợp đăng tải đơn vị có uy tín ảnh minh họa thực tế Ví dụ việc đưa số thực tế làm chứng: Bạn phải thuyết trình bảo vệ kế hoạch đầu tư cho quảng cáo, bạn muốn thuyết phục ban giám đốc lợi ích quảng cáo, bạn không nên nói chung chung quảng cáo quan trọng, cần thiết mà phải đưa dẫn chứng cụ thể như: năm 2011 công ty BJ đầu tư 800 cho quảng cáo công ty AX chi tỷ cho vấn đề Kết doanh số bán hàng công ty BJ tăng 1,5 lần công ty AX doanh thu tăng gấp lần  Thuyết phục nghệ thuật, bạn có lý lẽ người khác nghe bạn Ngoài lý lẽ vững bạn cần biết lúc thích hợp để đưa lý lẽ vào thể chúng cho hiệu Muốn bạn phải hiểu tâm lý người nghe tìm hiểu đối tượng khán giả  Lời lẽ thuyết phục phải dứt khoát, tự tin đồng thời phải biết kết hợp với việc biểu cảm phi ngôn từ ánh mắt, nét mặt, động tác, tư thế, vị trí  Để thuyết phục tốt bạn cần trang bị thêm số kỹ khác kỹ đưa thông tin Cách truyền đạt thông tin quan trọng vấn đề thuyết phục Những thông tin đưa phải xúc tích, dễ xử lý tăng tính hiệu thuyết phục, trực tiếp ảnh hưởng đến người nghe khiến họ tin tưởng vào hành động hay lời nói Ví dụ: Thuyết phục đầu tư máy móc nâng cao hiệu suất lao động, bạn truyền đạt “Chúng ta xây dựng thêm sở hạ tầng, trang bị thêm máy móc, công nghệ, khoa học kỹ thuật tiên tiến sở sử dụng máy móc thay cho sức lao động, giảm bớt lỗi sản phẩm, kiểm soát chất lượng sản phẩm, tăng hiệu suất sản xuất“  Cần chuẩn bị tâm lý đối mặt với thực tế “dù bạn có chuẩn bị thuyết trình tốt đến đâu bạn khó thuyết phục toàn người nghe” Sẽ có số ý kiến đối lập với bạn mà bạn thực thay đổi quan điểm họ Vậy bạn tập trung vào đối tượng nghe bạn nói, nghĩa bạn lơ người lại Hãy chuẩn bị kỹ lưỡng cho buổi thuyết trình để tăng độ tự tin hướng vào đa số khán giả nghe bạn PSD102_Bai4_v2.0013106207 79 Bài 4: Kỹ thuyết trình (Phần II) TÓM LƯỢC CUỐI BÀI Bài giảng biên soạn nhằm trang bị cho sinh viên kiến thức chung thuyết trình kỹ bổ trợ thực buổi thuyết trình thành công Để đem lại thành công thuyết trình, người thuyết trình không cần tập trung vào nội dung thuyết trình mà ý đến cách trả lời câu hỏi khán giả, ý vận dụng kỹ thân kỹ nói, kỹ nghe, kỹ thuyết phục đặc biệt phải biết cách kết hợp với cử chỉ, dáng điệu, ánh mắt, cách di chuyển thuyết trình Bài giảng Kỹ thuyết trình (phần 2) gồm nội dung phần 1: Tiến hành thuyết trình cách thức vận dụng kỹ thuyết trình  Tiến hành thuyết trình  Trình bày nội dung thuyết trình  Đặt câu hỏi trả lời câu hỏi khán giả  Vận dụng kỹ thuyết trình  Kỹ nói  Ngôn ngữ thể  Kỹ nghe  Kỹ thuyết phục Thuyết trình hoạt động không khó! Bạn trở thành thuyết trình viên xuất sắc bạn biết học hỏi kiến thức, kinh nghiệm dày công chuẩn bị, tập luyện Chúc bạn thuyết trình thành công! 80 PSD102_Bai4_v2.0013106207 Bài 4: Kỹ thuyết trình (Phần II) BÀI TẬP THỰC HÀNH Bài 1: Đánh giá kỹ thuyết trình thân Nếu bạn thương xuyên luyện tập, kỹ thuyết trình bạn ngày hoàn thiện Bạn đánh giá lực thuyết trình thân cách trả lời bảng câu hỏi sau với lựa chọn: Không Thỉnh thoảng Thường xuyên Luôn Stt Nội dung Thang điểm Tôi dành đủ thời gian để tiến hành công việc nghiên cứu chuẩn bị cách kỹ lưỡng Tôi xếp tư liệu theo ý thuyết trình Sau luyện tập vài lần, thuyết trình tỏ mẻ 4 Tôi sử dụng thiết bị để hỗ trợ hình ảnh họa để tăng sức thuyết phục cho ý thuyết trình Tôi đến địa điểm thuyết trình sớm để nghe phát biểu trước Khi bắt đầu thuyết trình, thu hút ý cử tọa Tôi phát biểu với giọng nói nhịp điệu phù hợp với cử tọa Tôi phát biểu lưu loát tự tin suốt buổi thuyết trình Khi thuyết trình, có giao tiếp mắt với cử tọa ngồi vị trí khác 10 Bài thuyết trình khiến cử tọa thấy hứng thú họ đặt nhiều câu hỏi 11 Tôi giữ bình tĩnh ứng xử với người chống đối hay gây rắc rối 12 Câu trả lời thẳng vào ý giữ quan tâm cử tọa Phân tích, đánh giá: Sau hoàn thành tự đánh giá, tổng kết số điểm bạn có so sánh với bảng phân tích Dù bạn đạt tới thành công mức nữa, có lĩnh vực cần cải thiện thêm Xác định mặt yếu xem lại phần liên quan giảng để có lời khuyên, dẫn bổ ích, từ tự tạo dựng rèn luyện kỹ cần thiết Nếu điểm bạn 12-24: Bạn tận dụng hội học hỏi từ sai lầm mình, dành nhiều thời gian vào việc chuẩn bị luyện tập cho buổi thuyết trình sau Nếu điểm bạn 25-36: Bạn có kỹ thuyết trình tốt, có số điểm cần cải thiện Nếu điểm bạn 37-48: bạn có kỹ thuyết trình tốt, đừng tự mãn Tiếp tục chuẩn bị luyện tập kỹ trước buổi thuyết trình PSD102_Bai4_v2.0013106207 81 Bài 4: Kỹ thuyết trình (Phần II) Bài 2: Bạn mời tham dự buổi thuyết trình diễn giả tiếng Để rút kinh nghiệm cho thân mình, bạn ghi lại nhận xét thuyết trình họ vào phiếu nhận xét với tiêu chí sau: Tiêu chí Điểm mạnh Điểm yếu Cấu trúc Mở đầu Thân Kết luận Cách trả lời câu hỏi Giọng nói Dáng, cử Trang phục Mặt Mắt Tay Di chuyển Khoảng cách Sự tham gia khán giả Quản lý thời gian 82 PSD102_Bai4_v2.0013106207