kĩ năng làm việc nhóm

KỸ NĂNG LÀM À VIỆC NHÓM Ó TuanLe lqtuan@hcmut edu lqtuan@hcmut.edu.vn Tổng qquan an  Khái niệm nhóm ?   nhóm làm việc tạo tinh thần ầ hợp tác, phối ố hợp, thủ tục hiểu biết chung nhiều  Phân loại:  Chính thức  Không Khô hí h thức  Sự khác biệt ?  việc lãnh đạo nhóm phải hướng thành có phối hợp nhóm với Giai đoạn hình thành & phát triển  Hình thành  Xung đột  Bình thường hóa  Hoạt động trôi chảy vai trò người tổ chức nhóm Người lãnh đạo nhóm (team leader) - Tìm kiếm thành viên - Nâng cao tinh thần làm việc - Khả phán đoán - Xử lý tình - Có khả thông tin chiều ề - Tạo không khí tích cực vai trò người tổ chức nhóm Người góp ý - Giám sát & phân tích hiệu lâu dài nhóm - Phân tích giải pháp để thấy điểm yếu - Đòi hỏi sửa đổi ổ khuyết ế điểm ể - Không thỏa mãn với làm việc hiệu - Tạo thay đổi ổ vai trò người tổ chức nhóm Người bổ sung - Đảm bảo nhóm hoạt động trôi chảy - Thiết lập phương pháp lập thời gian biểu - Phán đoán mức độ rủi ro trì trệ công việc - Có ttríí lực l & mong muốn ố điều điề chỉnh hỉ h tốt công ô việc iệ - Có khả hỗ trợ & vượt qua vai trò người tổ chức nhóm Người giao dịch - Tạo mối quan hệ bên cho nhóm - Có ngoại giao & phán đoán nhu cầu người khác - Tạo an tâm & am hiểu - Nắm Nắ toàn t cảnh ả h hoạt h t động độ ủ nhóm hó - Chín chắn xử lý thông tin, & đáng tin cậy vai trò người tổ chức nhóm Người điều phối - Khả tập hợp lực lượng - Nắm bắt khó khăn nhóm - Cảm nhận & phân phối ố ưu tiên công việc & thành viên thực - Có tài giải iải ết cố ố vai trò người tổ chức nhóm Người tham gia ý kiến - Giữ tinh thần & khích lệ đồng đội - Đóng góp ý kiến lạc quan, sinh động, thú vị, khôi hài - Biết ế lắng ắ nghe - Nhìn vấn đề thách thức & hội phát triển ng nguyên ên tắc làm việc iệc nhóm Tạo đồng thuận:  Mọi thành viên nhóm cần thống việc phải nhắm tới  Các mục tiêu ổn định bàn thảo xong biện pháp thực  Mặc dù thành viên nhóm cần định hình mục tiêu, nên phổổ biến ế mục tiêu cho hội viên nắm  Để đạt kết cao nhất, mục tiêu phải thử thách cách kết hợp mục tiếu chung mục tiêu riêng qquáá trình làm việc iệc theo nhóm Những lần gặp sau  Tiếp tục có nhiều họp khác để bổ sung thêm ý kiến giải đáp thắc mắc cho người  Biên tập lại soạn người chuẩn bị tài liệu bổ sung qquáá trình làm việc iệc theo nhóm Lần họp cuối trước hoàn thành công việc  Người trưởng nhóm tổng hợp lại toàn phần việc thành viên  Chuẩn bị sẵn thuyết trình trả lời câu hỏi thường gặp  Chọn người đứng lên thuyết trình đề tài, trả lời câu hỏi, ghi sốố người dự bị qquáá trình làm việc iệc theo nhóm Mục tiêu buổi họp  Mỗi buổi họp cần có mục tiêu rõ ràng dựa việc trao đổi thông tin  Cần xác định mục tiêu buổi họp họp  Hướng dẫn dự bàn thảo nhấn mạnh mục tiêu, cần nhắm đến đồng thuận nhóm qquáá trình làm việc iệc theo nhóm Tần số họp  Thường ta cần tổ chức họp hai tuần lần nhằm giúp thành viên nhóm ghi nhớ kế hoạch thời hạn công việc, đồng thời, giữ cho nhịp độ thông tin liên lạc đặn  Ngoài buổi họp thức hình thức thông tin khác ẫ đ d trì ì qquáá trình làm việc iệc theo nhóm Tốc độ diễn biến hội họp  Khi điều hành buổi họp thân bạn phải chuẩn bị nghị trình trước  Đến họp tiến hành chương trình làm việc ngay  Lý tưởng buổi họp kéo dài tối đa chừng 75 phút, thời hạn mà ngừơi tập trung vào vấn đề  Cố gắng diễn giải vấn đề ngắn gọn, rõ ràng Thông tin nhóm 4 Những phương pháp thông tin Chọn phương pháp thông tin Thông tin từ nội Duy trì giao tiếp Tránh trùng lặp Thông tin thác đổ  Việc tải thông tin thác khiến nhiều bị nhiễu, bóp méo, … từ làm xáo trộn mục tiêu hiệu nhóm nhóm  Để tránh điều này, cần gặp gỡ mở rộng thu hẹp, rồi, cần thiết, thẩm tra ngược lên Giải q ết vấn ấn đề nhóm Tinh thần đồng đội  Hãy cho thành viên tự hào phần việc họ  Đưa mục tiêu đặc biệt có tính thử thách sức mạnh toàn nhóm nhóm  Khuyến khích toàn nhóm thông tin rõ cho biết vấn đề khen họ (nếu đáng)  Dành thời gian trả lời chi tiết báo cáo thông tin nhóm Giải q ết vấn ấn đề nhóm Nhận vấn đề  Toàn nhóm gặp khó khăn âm ỉ Bạn muốn người hợp lòng với xem chừng họ có bất hoà với bất hòa toàn nhóm nhóm  Hãy đặt vấn đề xem rắc rối nằm đâu dấu hiệu không thoả lòng chung Giải q ết vấn ấn đề nhóm Trò chuyện với người  Cần giải vấn đề cá nhân thành viên với tinh thần xây dựng  Đừng vội phản ứng với việc bạn nắm rõ nguyên nhân  Nhóm có khó khăn cần vượt qua  Cần ngăn chặn kiểu “đổ lỗi” cho người khác – không làm tinh thần đồng đội Giải q ết vấn ấn đề nhóm Xử xự với người gây vấn đề           Hãy nói Hã ói thật hữ gìì bạn b thấy thấ đđược Hãy nhìn vấn đề từ góc độ nhóm Hãy lợi dụng vấn đề làm đòn bẩy chuyển đổi Luôn lạc quan giải ế vấn ấ đề ề Cần giải vấn đề làm đình trệ công việc bạn Không nên cố chấp với người quắt Chớ nóng nảy với nhóm Đừngg lãng g mục ụ tiêu toàn nhóm Đừng vội nhờ đến giúp đỡ bên Đừng phớt lờ trước căng thẳng khiến vấn đề trở nên tệ hại Giải q ết vấn ấn đề nhóm Giải mâu thuẩn  Sự mâu thuẫn cá nhân với mau trở thành vấn đề cho toàn nhóm  Hãy tạo điều kiện để hay hai bên trình bày với bạn để có hứơng xoa dịu tình hình  Trường hợp lỗi điều hành bạn, lúc cần trao đổi với toàn nhóm đểể nói lên hướng khắc ắ phục  Vấn đề cải thiện cách hành xử, tránh mang tính chất khiển trách phê phán phán Giải q ết vấn ấn đề nhóm Sử dụng cách giải thích vấn đề  Coi vấn đề liên quan đến công việc cõ hội để nhóm học hỏi cải thiện  Hãy diễn giải vấn đề để nhóm nhận chúng học hỏi  Có thể cử người giải vấn đề báo cáo lại diến ế biến ế trình giải ế kết ế giải ế Đánh giá kết q ả Chọn tiêu chí đánh giá Đánh ggiá kết ế qu Đo lường thực nhân viên  Đánh giá tiến độ toàn nhóm so với mục tiêu đề án, kế hoạch thời gian,     tài Tài chính: chi phí thực tế; lãi so với dự kiến kiến Thời gian: thành so với kế hoạch làm việc Chất lượng: độ xác; hài lòng khách hàng Sự tiến triển: đóng góp với tập thể; khả Lãnh Lã h đ đạo      Đánh giá hiệu việc lãnh đạo nhóm việc hỗ trợ hướng dẫn nhóm Việc điều hành: đạt kết kế hoạch vạch Ý kiến đánh giá trên: thực đạt tiến độ nhóm Ý kiến ế đánh giá bên dưới: Thực đạt tiêu bên Tinh thần: ý kiến nhóm, khách hàng, người có liên quan Đánh giá kết q ả  Tiểu nhóm  Đánh giá hiệu tiểu nhóm theo định mức tiêu tiêu  Các mục tiêu: kết thực tế so với tiêu  Chất lượng: ý kiến đánh giá nội  Khách hàng: ý kiến đánh giá khách hàng hàng  Cải tiến: dự tính kết tương lai  Các thành viên nhóm  Đánh Đá h giá iá đóng góp ó ủ cáá nhân hâ vào việc iệ th thực hiệ kế hhoạch h ttoàn     nhóm Hiệu suất: so với tiêu Ý kiến đánh giá: cấp trên, đồng nghiệp nghiệp, khách hàng hàng Tự đánh giá: so với đồng nghiệp Giá trị khác: có đóng góp thêm không; ý thức trách nhiệm Đào tạo & phát triển nhóm Tính toán chi phí Đào tạo nhân viên Đào tạo lãnh đạo Sử dụng ngày nghỉ, lễ, …