Liên hệ thực tiễn công tác phân tích công việc tại công ty cổ phần văn phòng phẩm hồng hà

2.2. Thực trạng công tác phân tích công việc2.2.1.Thực trạng một số nhân tố chủ yếu ảnh hưởng đến phân tích công việc tại Công ty2.2.1.1. Thực trạng công tác thiết kế công việcTại VPPHH, công tác thiết kế công việc đã được triển khai thực hiện từ năm 2011 theo QĐ số 402011QĐTGĐ ngày 15022011●Về phương pháp Thiết kế công việc: VPPHH đang áp dụng phương pháp truyền thống bằng cách dựa trên thực tế công việc và tham khảo các chức danh công việc ở các tổ chức khác để xác định các nhiệm vụ và trách nhiệm công việc. Tuy nhiên cách làm này có một nhược điểm lớn là thiết kế công việc dựa theo con người, thực tế phân công của tổ chức, trong khi đó các thông tin làm cơ sở tham khảo thiếu chuẩn mực.●Về nội dung: Kết quả thiết kế công việc mới chỉ đề cập đến nội dung công việc, các nội dung quan trọng khác như trách nhiệm, điều kiện lao động, yêu cầu trình độkỹ năng, mối quan hệ trong công việc...không được thu thập và phân tích.Như vậy, Thiết kế công việc tại VPPHH được triển khai không đầy đủ, thiếu sự tập trung dẫn đến kết quả không đảm bảo sự bao quát về phân công công việc trong tổng thể toàn bộ các chức danh tại Công ty. Hệ quả dẫn đến là công việc được thiết lập chưa khoa học, chưa có tính hệ thống, không được cập nhật thông tin và không đáp ứng được chiến lược nhân sự trong dài hạn. Đây là một vấn đề lớn khi triển khai Phân tích công việc vì thông tin gốc từ Thiết kế công việc không đầy đủ, không cập nhật.2.2.1.2. Chức năng nhiệm vụ của các đơn vịHiện nay, các phòng ban đều đã có bản quy định chức năng nhiệm vụ xây dựng từ năm 2010. Tuy nhiên, sau 5 năm áp dụng các tài liệu này được đánh giá là không còn phù hợp với thực tiễn. Bên cạnh đó, các tài liệu này không được phổ biến đến NLĐ trong đơn vị, khiến ngay bản thân NLĐ cũng không biết đến Chức năng nhiệm vụ của đơn vị mình đang làm việc.Điều này cho thấy, quy định chức năng nhiệm vụ tại VPP không còn phù hợp với thực tiễn. Vấn đề này ảnh hưởng lớn đến hoạt động Phân tích công việc vì nếu phân công nhiệm vụ không chuẩn xác thì PTCV sẽ bị chồng chéo giữa các đơn vị, chức danh công việc. Việc điều chỉnh, cải tiến quy định chức năng nhiệm vụ là nội dung công việc cần triển khai sớm trước khi thực hiện PTCV.2.2.1.3. Năng lực của người tham gia phân tích công việcHiệu quả của PTCV một phần phụ thuộc vào năng lực của những người trực tiếp làm nhiệm vụ này vì vậy đòi hỏi cán bộ, đội ngũ thực hiện có đủ chuyên môn, kinh nghiệm, nắm được quy trình và phối hợp với nhau chặt chẽ.

Nhóm Quản trị nhân lực Liên hệ thực tiễn cơng tác phân tích cơng việc Cơng ty Cổ phần Văn phòng phẩm Hồng Hà CHƯƠNG CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ PHÂN TÍCH CƠNG VIỆC TRONG DOANH NGHIỆP CHƯƠNG GIẢI PHÁP HỒN THIỆN CƠNG TÁC PHÂN TÍCH CƠNG VIỆC TẠI CTCP VPP HỒNG HÀ CHƯƠNG THỰC TRẠNG PHÂN TÍCH CƠNG VIỆC TẠI CTCP VPP HỒNG HÀ  KẾT LUẬN CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG PHÂN TÍCH CÔNG VIỆC TẠI CTCP VPP HỒNG HÀ 2.1.Giới thiệu chung công ty cổ phần Văn Phong Phẩm HỒNG HÀ 2.1.1.  Tổng quan Cơng ty CP Văn phịng phẩm Hồng Hà thành lập vào ngày 1/10/1959 Cơng ty có trụ sở trung tâm Thủ đô- số 25 Lý Thường Kiệt, Hà Nội với quy mô 1800m2 với 13 tẩng tầng hầm Cở sở sản xuất có quy mơ 60.000m2 địa 672 Ngơ Gia Tự, Long Biên, Hà Nội đội ngũ nhân gần 500 CBCNV có trình độ chun mơn, tay nghề cao 10 ngành hàng chính: Vở Viết – Sổ Bút – Dụng cụ học sinh – Xuất phẩm – Họa phẩm – Đồ dùng văn phịng – Ba lơ, túi cặp – Đồ chơi thông minh – Vải không dệt Cơngphủ ty lập hệ thống Phó Thủ tướng Chính Lêthiết Thanh Nghị cắtphân phối với gần 100 nhà phân phối 10.000 điểm bán lẻ trải băng khánh thành dài Nhàtừmáy Văn phòng phẩm Bắc vào Nam Hồng Hà 2.1.2 Sơ đồ cấu tổ chức 2.1.3.  Đặc điểm máy tổ chức nhân lực Phòng dịch vụ bán lẻ Phịng tài – kế tốn Các phân xưởng Phịng tổ chức – hành Phịng kỹ thuật – đầu tư Phòng lao động tiền lương Phòng kinh doanh Phòng kế hoạch vật tư Phòng Marketing Phòng kỹ thuật – công nghệ 2.2 Thực trạng công tác phân tích cơng việc 2.2.1.Thực trạng số nhân tố chủ yếu ảnh hưởng đến phân tích cơng việc Công ty 2.2.1.1.  Thực trạng công tác thiết kế công việc Về phương pháp Thiết kế công việc Phương pháp truyền thống cách dựa thực tế công việc tham khảo chức danh công việc tổ chức khác để xác định nhiệm vụ trách nhiệm công việc Kết Về nội dung Các nội dung quan trọng khác trách nhiệm, điều kiện lao động, yêu cầu trình độ-kỹ năng, mối quan hệ cơng việc khơng thu thập phân tích Thiết kế công việc VPPHH triển khai không đầy đủ, thiếu tập trung dẫn đến kết không đảm bảo bao quát phân công công việc tổng thể toàn chức danh Công ty 2.2.1.3.  Năng lực người tham gia phân tích cơng việc Bảng 2.2.3: Phân cơng trách nhiệm cơng tác Phân tích cơng việc 2.2.1.2.  Chức nhiệm vụ đơn vị Hiện nay, phòng ban có quy định chức nhiệm vụ xây dựng từ năm 2010 Tuy nhiên, sau năm áp dụng tài liệu đánh giá khơng cịn phù hợp với thực tiễn Các tài liệu không phổ biến đến NLĐ đơn vị, khiến thân NLĐ đến Chức nhiệm vụ đơn vị làm việc PTCV bị chồng chéo đơn vị, chức danh công việc 2.2.1.5 Quan điểm Ban lãnh đạo Công ty Sau 19 năm đến nay, Hệ thống quản lý chất lượng Cơng ty có 32 Quy trình nghiệp vụ Hệ thống Quản lý chất lượng mặt sở để quản lý tiêu chuẩn, mục tiêu chất lượng Công ty, đồng thời coi tài liệu “Quy trình cơng nghệ” khối gián tiếp mơ tả cách cụ thể cách thực hiện, phối hợp công việc Thứ cá nhân để thực nhiệm vụ Ban đạo Công ty coi TạiLãnh VPPHH, việc triển khai rà soát, cải tiến, đánh PTCV công tác quan giá nội hàng năm Hệ thống quản lý chất lượng trọng, cần ưuthực tiên định kỳ quan tâm, thực tương lai 2.2.1.4.  Hệ thống quy trình nghiệp vụ Cơng Thứty hai Ban Lãnh đạo coi kết PTCV quan trọng để đưa định nhân lực sách QTNL 2.2.2.Thực trạng thực nội dung phân tích cơng việc Cơng ty 2.2.2.1 Thực trạng chuẩn bị phân tích lựa cơngchọn việc cán phân tích b.  Thực trạng a Lựa chọn nguồn thơng tin Để thực Phân tích cơng việc, Cơng ty định thunhân thậpsự thông tinNhân từ nguồn viên Tổ chức lao động Trưởng phịng xác Hành Thực thu thập thông tin, xử sau: Lập dự thảo kế hoạch thực Bản thiết kế công việc 67 chương trình, đạo việc đưa chức danh kết văn PTCV vào áp dụng cơng tác Thiết kế cơng việc có định ban hành… Hệ thống quy trìnhcác nghiệp Trưởng Phịng/Ban 3rd định nội dung công việc, vụ ISOXác 9001:2000 vấn NLĐ để hồn thiện MTCV giải trình cho P HCNS thông tin chưa rõ ràng… lý thông tin, viết dự thảo, cung cấp thông tin, xếp thời gian phối hợp với trưởng phận tham gia… 1st Chứclao nhiệm vụ Người động 2nd Nghiên cứu, góp vào vị bảntheo ISO cácý đơn 4th phân tích cơng việc Trưởng phịng dự thảo để đảm bảo tính Thơng tintránh phâncác tíchthiếu sót khách quan, cơngvềviệc cáccơng việc nộido dung Phịng/Ban cung cấp c.  Thực trạng lựa chọn phương pháp hệ thống thu thập thông tin Phương pháp Nhật ký công viêc Phương pháp vấn Được sử dụng PTCV chức danh cơng việc có tính lặp lặp lại, đơn giản dễ dàng thu thập thông tin Được sử dụng PTCV công việc chuyên môn nghiệp vụ yêu cầu phức tạp thu thập thông tin NLĐ trực tiếp ghi nhận vào Biểu ghi chép công việc tuần Người lựa chọn ghi nhận phiếu người đại diện cho nhóm CBNV Người vấn sử dụng Bảng thu thập thông tin PTCV để ghi nhận thông tin liên quan đến nội dung CV chức danh Thông tin sau thu thập tiếp tục Trưởng phòng phụ trách thẩm định giai đoạn: - Giai đoạn 1: 2: người thực phân tích cơng việc NV Trưởng phịngTP ban TCLĐ/ HCNS 2.2.2.2.  Thực trạng tiến hành phân tích cơng việc a.  Phân tích tên chức danh cơng việc Tại Văn phịng phẩm Hồng Hà tên cơng việc xác định dựa chất công việc, hệ thống 102 tên chức danh công việc VPPHH chuẩn mực, ngắn gọn mà phản ánh rõ nội dung công việc Kết cấu gồm thành phần gồm: Chức vụ - Tên nội dung cơng việc quan trọng (ví dụ: Nhân viên Tổ chức lao động) b.  Phân tích mơ tả cơng việc Quy trình Phân tích Mơ tả cơng việc thực qua bước sau: c Diễn đạt kết Phân tích cơng việc: Bản mơ tả cơng viêc thể nội dung gồm (i) tên chức danh cơng việc (ii) Tóm tắt trách nhiệm (iii) Nhiệm vụ công việc (iv) Người quản lý trực tiếp Bản Mô tả công việc cho Nhân viên Kỹ thuật Nhà máy Giấy II sau: 2.2.2.3. Thực trạng kếttin củatếphân tíchrútcơng việc xét ứng Dựa vàocác thơng thực nhận dụng kết quản lý, điều hành sau: Cịn cơng thiếu hai phẩm ty quan a  Kết hệ thống tài liệu phân tích việcsản Cơng trọng tiêu chuẩn người thực công việc tiêu chuẩn thực công việc Hệ thống tài liệu Phân tích cơng việc chưa đáp ứng Công ty xây dựng nội dung yêu cầu tối thiểu 67/102 Mô tả công việc (điều kiện làm việc, phương khối gián tiếp, tức xây Thứ Thứ hai Thứ ba tiện máy móc, mối quan hệ dựng 66% mô tả công công việc, yêu cầu việc cho chức danh người thực hiện, tiêu chuẩn tồn Cơng ty cơng việc ) Bản MTCV (hình 2.3) cịnthực thiếu Mơ tả cơng việc số chức danh cịn khơng phù hợp thực tế Về số lượng nhiều thông tin khác, như: mối quan hệ thực công việc, phương tiện, máy móc sử dụng làmVề việc,chất điều kiện làm việc lượng 2.2.2.4 Thực vàkết điều chỉnh kết lý, quảđiều phân tích cơng việc b trạng Thực công trạngtác ứngđánh dụnggiá trongcác quản hành Tại VPPHH sản phẩm PTCV ứng dụng nội dung sau: Kết phân tích cơng việc Cơng ty Cổ phần Văn phịng phẩm Hồng Hà (cụ thể Mơ tả công việc) ứng dụng hạn chế hoạt động quản trị nhân lực chất lượng sản phẩm không phản ánh thực tế hoạt động chuyên môn nghiệp vụ diễn Tuyển dụng Quan hệ kết phân tích cơng việc khơng Mặtnhân khác, cập nhật, điều chỉnh phù hợp với thay đổi tổ chức, phân công công việc đơn vị Từ cho thấy hoạt động phân tích cơng việc VPPHH chưa đáp ứng chất lượng, mong muốn Ban lãnh đạo X bả qu lư Đ th 2.3 Đánh giá chung công tác phân tích cơng việc 2.3.1 Ưu điểm 2.3.2 Hạn chế Mục tiêu PTCV hướng tới việc thực mục tiêu tổ chức phù hợp với mục tiêu quản lý, phục vụ quản lý Bản MCVT thiếu nhiều nội dung gồm: mối quan hệ thực công việc, phương tiện, máy móc sử dụng làm việc, điều kiện làm việc Huy động tham gia hỗ trợ cán quản lý phận liên quan công ty… Bản mô tả công việc chưa xây dựng đầy đủ cho chức danh công việc công ty 53 Q trình có giatincủa Phỏng vấnPTCV chunít gia làmtham thông cá sở nhân người lao PTCV động khơng thực chưa đượcđược thực phổ biến, chínhgiải thích cơng hồi việctừnhững thức, cho thiếungười kênh thực thơnghiện tin phản phía nội dung ngườicủa lao MTCV động tới tổ chức 64 Chưaquả có PTCV hướng chưa dẫn, tiêu quy định cụ Kết đượcchuẩn, ứng dụng tối đa thể vềcác việc xây dựng tàihoạt liệu động sản phẩm nghiệp vụ QTNL, quảnđầu lý công tác PTCV doanh nghiệp hoạt động khác Người tham gia Phân tích cơng việc có lực, chuyên môn, kinh nghiệm tương đối phù hợp   Kết PTCV đưa vào sử dụng hoạt động QTNL 2.3.3 Nguyên nhân 2.3.3.3 Nguyên nhân từ vấn đề cá nhân 2người lao động: Một số cán quản lý chủ quan với cách PCCV sách động cho yếu tố công việc: 2.3.3.2 Nguyên nhânviên, từ cách phân công phù hợp, không Tư tưởng chưa truyền thông, thiếu Các yêu cầu số vị trí cơng việc 2.3.3.1 cần điều chỉnh hợp tác, nỗ lực, thiếu trưởng thành suy Nguyên Công tác huấn luyện người đánh giá chưa đáp đầy đủ kiến thức kỹ cần thiết không rõ ràng thay đổi liên tục, nhân từ nghĩ hành động nhân tố ảnh thường sách thực tiễn xuyên ảnh hưởng đến thực tiễn áp hưởng không nhỏ đến công tác PTCV Thiếu quan tâm dụng kết PTCV bị hạn chế không tổ chức đến nhu cầu NLĐ phản ánh kịp thực tiễn Thiếu truyền đạt thơng tin vai trị, tầm quan trọng cách thức PTCV tổ chức việc PTCV mang tính áp đặt dẫn đến việc thiếu giải pháp phù hợp để cải thiện thực CV NLĐ   3.1.2 PHÁP Kiến nghị vai trị củaCƠNG phịng Hành CƠNG VIỆC CHƯƠNG 3: GIẢI HỒN THIỆN TÁC PHÂNnhân TÍCH TẠI CTCP VPP HỒNG HÀ 3.1 Nâng cao lực củaXác người phânhành tích phân cơngtích việc địnhtham trìnhgia tự tiến cơng việc 3.1.1 Kiến nghị vai trị Ban lãnh đạo Cơng ty Trình tự tiến hành phân tích cơng việc đợt khác khác nhau, phịng Hành nhân phải xác định đợt phân tích cơng việc có trình tự thực cụ thể.Chỉ đạo, u cầu phịng Hành nhân Cần nâng cao nhận thức QTNL nói chung thực nghiêm chỉnh, hồn thiện cơng tác PTCV nói riêng, nắm rõ ảnh hưởng Lựa chọn cán phân tích cơng việc PTCV áp dụng kết PTCV để công tác PTCV tới thực công việc phục vụ cho công tác khác hoạt NLĐ, công tác quản lý nhân Phịng Hànhsự nhân cần cử nhân viên động QLNS Cơng ty phịng kiêm nhiệm cơng tác phân tích cơng việc, cán phụ trách cơng tác PTCV từ sau Ban lãnh đạo đề nghị phòng ban khác, NLĐ Công ty hợp tác, phối hợp tham gia Xác định mục đích phân tích công việc thực công tác PTCV công việc cần phải phân tích 3.1.3 Kiến nghị hợp tác phịng, ban khác Cơng ty Cơng tác phân tích cơng việc cần tinh thần ủng hộ, phối hợp thực tất phịng, ban Cơng ty Mỗi người lao động Công ty cần áp dụng Mô tả công việc vào thực tiễn q trình thực cơng việc Bản tiêu chuẩn thực cơng việc nên Trưởng phịng/ban thảo luận với NLĐ phịng, ban đề xuất kiểm soát P HCNS 3.2 Xây dựng quy trình Phân tích cơng việc Căn theo thực trạng Cơng ty, đề xuất Quy trình Phân tích cơng việc áp dụng Cơng ty cụ thể sau: Bước Bước Bước Bước Làm rõ yêu cầu PTCV phê duyệt Chuẩn bị PTCV Phân tích cơng việc Ban hành lưu trữ hồ sơ Ứng dụng vào kế hoạch hoá nguồn nhân lực Ứng dụng vào tuyển mộ, tuyển chọn nhân Ứng dụng vào bố trí nhân lực 3.3 Hồn thiện việc ứng dụng kết Phân tích cơng việc vào hoạt động Quản trị nhân lực Ứng dụng vào kỷ luật lao động an toàn lao động Ứng dụng vào đào tạo phát triển nguồn nhân lực Ứng dụng vào đánh giá thực công việc thù lao lao động Kết luận - Với lợi ích mà PTCV đem lại, thực hội để DN tồn vươn lên môi trường ngày mà tính cạnh tranh ngày gay gắt - Dựa việc phân tích tìm hiểu thực trạng PTCV VPP Hồng Hà nhóm đưa giải pháp mang tính tổng thể, cần phối hợp thực đến từ nhiều cá nhân, phận khác để hồn thiện Phân tích cơng việc Cơng ty Cổ phần Văn phịng phẩm Hồng Hà Cảm ơn thầy bạn ý lắng nghe! .. .Liên hệ thực tiễn cơng tác phân tích cơng việc Cơng ty Cổ phần Văn phịng phẩm Hồng Hà CHƯƠNG CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ PHÂN TÍCH CƠNG VIỆC TRONG DOANH NGHIỆP CHƯƠNG GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN CƠNG TÁC PHÂN... PHÂN TÍCH CƠNG VIỆC TẠI CTCP VPP HỒNG HÀ CHƯƠNG THỰC TRẠNG PHÂN TÍCH CƠNG VIỆC TẠI CTCP VPP HỒNG HÀ  KẾT LUẬN CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG PHÂN TÍCH CƠNG VIỆC TẠI CTCP VPP HỒNG HÀ 2.1.Giới thiệu chung công. .. 2.2.2.2.  Thực trạng tiến hành phân tích cơng việc a.  Phân tích tên chức danh cơng việc Tại Văn phịng phẩm Hồng Hà tên công việc xác định dựa chất công việc, hệ thống 102 tên chức danh công việc