BÀI GIẢNG THƯƠNG LƯỢNG VÀ ĐÀM PHÁN LÀ TÀI LIỆU THAM KHẢO CHO NHỮNG GIÁO VIÊN GIẢNG DẠY TRONG CHUYÊN NGÀNH KINH TẾ, KẾ TOÁN, TÀI CHÍNH, KINH DOANH, DU LỊCH MICE,. LÀ TÀI LIỆU QUÝ GIÁ CHO SINH VIÊN THAM KHẢO
Bài giảng mơn thương lượng đàm phán CHƯƠNG 1: TÌM HIỂU ĐÀM PHÁN MỤC ĐÍCH Sau học xong phần này, bạn sẽ: Giải thích chất đàm phán Phân biệt đàm phán dựa lợi ích đàm phán dựa lập trường Giải thích năm nguyên tắc để thắng đàm phán Mô tả giai đoạn đàm phán 1.1 Định nghĩa đàm phán 1.1.1 Vì phải đàm phán? Theo bạn, điều khiến người ta dành nhiều thời gian công sức cho đàm phán? Những lý bao gồm: • Người ta muốn có điều muốn với mức chi phí hợp lý • Khơng có cách khác để có điều muốn • Người ta tin đàm phán mang lại kết tốt • Giải điểm bất đồng để đạt lợi ích chung • Để bảo vệ lợi ích Đàm phán khởi nguồn từ chỗ muốn đạt điều có vật người khác để thoả mãn nhu cầu Nhưng muốn khơng thơi chưa đủ Chúng ta bắt đầu nghĩ xem mang có để đổi lấy điều vật Vật trao đổi đương nhiên phải thứ có giá trị bên kia, đáp ứng nhu cầu họ Thường người ta khơng thống với cách thức trao đổi Nguyên nhân khác biệt quan điểm, lợi ích đối lập (chẳng hạn người mua muốn giá thấp, người bán muốn giá cao) Đàm phán để xác định phương thức trao đổi mà bên chấp nhận Như vậy, lý khiến người ta đàm phán để thoả mãn nhu cầu cách tốt 1.1.2 Định nghĩa: Đàm phán trình hai nhiều bên có lợi ích chung lợi ích xung đột, tìm thống giải pháp để giải vấn đề Bài giảng môn thương lượng đàm phán Đàm phán q trình địi hỏi tham gia cách tự nguyện tất bên liên quan Các bên tham gia đàm phán họ muốn vấn đề giải tin đàm phán giúp họ đạt nhiều lợi ích “Cùng có lợi” yếu tố cốt lõi đàm phán Một số người đàm phán cho mục tiêu quan trọng họ lợi dụng sơ hở đối tác Làm tự chuộc lấy thất bại quyền lợi bên đàm phán khơng quan tâm, bên rút lui Mặc dù, q trình đàm phán, bên ln tìm cách để bảo vệ quyền lợi mình, đàm phán khơng phải cạnh tranh Mục đích bên tham gia đàm phán để thoả mãn nhu cầu cách tốt khơng phải bảo vệ lập trường hay chiến thắng đối tác Điều có nghĩa đàm phán muốn kết tốt cho thân nhằm đánh bại đối tác, theo đuổi lợi ích đối tác khác Mỗi bên đối tác bước vào đàm phán đặt mục tiêu cho Giá đương nhiên mục tiêu quan trọng khơng phải mục tiêu Vì thế, bên đàm phán thống giải pháp tất bên có liên quan nhiều có lợi từ giải pháp Nếu giải pháp đạt thiếu hiểu biết bên (hoặc bị lừa gạt) giải pháp khơng bền vững hai bên đàm phán khơng thể có mối quan hệ lâu dài Trên thực tế, gặp đàm phán bên tham gia cạnh tranh với để giành chiến thắng kết thoả thuận đạt mang lại lợi ích cho (hoặc số) bên Điều thường xảy bên đàm phán không quan tâm đến mối quan hệ hợp tác lâu dài, vài đối tác đàm phán khơng có thời gian hay cho kết đàm phán không quan trọng nên sẵn sàng nhượng Nhưng xem xét đàm phán có đặc điểm sau: Các bên tham gia muốn bảo vệ mối quan hệ hợp tác lâu dài Các bên tham gia sẵn sàng dành thời gian cho đàm phán Kết qủa đàm phán có ý nghĩa quan trọng tất bên tham gia Đàm phán cách hoá giải xung đột lợi ích, khác biệt quan điểm thông qua giải pháp tất bên chấp nhận Bài giảng môn thương lượng đàm phán 1.2 Đàm phán lập trường đàm phán lợi ích 1.2.1 Đàm phán lập trường: Đàm phán lập trường, bên đàm phán tập trung vào mâu thuẫn trực tiếp mà khơng tìm hiểu ngun nhân phía sau mâu thuẫn đó: nhu cầu thực Kết qủa bên khơng tìm cách giải sáng tạo, đáp ứng nhu cầu tất bên Ngoài cách tiếp cận khiến đàm phán mang tính cạnh tranh ảnh hưởng xấu đến mối quan hệ bên Nếu nhìn vào mâu thuẫn lập trường, hẳn bạn nhận giải pháp thoả mãn nhu cầu hai bên Để tìm giải pháp vậy, hai bên đàm phán cần trọng vào nhu cầu thực đằng sau lập trường – nghĩa lợi ích khơng phải đối lập lập trường 1.2.2 Đàm phán dựa lợi ích Câu chuyện trái cam ví dụ điển hình cho đàm phán dựa lợi ích Hai chị em nhà tranh trái cam, người mẹ phải đứng phân xử Bà hỏi đứa muốn trái cam Đứa chị nói muốn lấy vỏ cam để cắt thành hình bơng hoa Đứa em nói muốn uống nước cam Bà mẹ liền gọt cam, lấy vỏ đưa cho đứa lớn vắt nước đưa cho đứa nhỏ Nếu người mẹ giải đơn giản cắt trái cam làm hai phần hai đứa trẻ khơng hài lịng (đứa muốn trái cam) lợi ích mà chúng nhận Nhờ hiểu mong muốn đứa mà bà mẹ có cách giải “vẹn đôi đường” Như vậy, cách tập trung vào nhu cầu thực (lợi ích cốt lõi), giải vấn đề thực tìm nhiều giải pháp khác cho mâu thuẫn lập trường Đó ngun tắc đàm phán dựa lợi ích sở để tất bên thắng đàm phán Mặc dù đàm phán dựa lợi ích đem lại kết tốt cho tất bên đàm phán, phương pháp khó thực so với đàm phán dựa lập trường Nó địi hỏi người đàm phán phải tìm hiểu nhu cầu thực đằng sau lập trường đối tác, phải tìm giải pháp sáng tạo mang lại lợi ích cho tất bên, phải có hợp tác Bài giảng môn thương lượng đàm phán tin tưởng đối tác…Không phải tất đàm phán đáng để người đàm phán nỗ lực vậy! Đàm phán dựa lập trường, thế, phù hợp trường hợp sau: • Kết đàm phán không quan trọng người đàm phán: bạn mua vài đồ dùng văn phịng phẩm bút chì, kéo, dao cắt giấy chẳng nên tốn cơng sức để tìm hiểu nhu cầu thực người bán • Vấn đề đàm phán không phức tạp: bạn cần phải thống với nhà cung cấp khối lượng tối thiểu đơn đặt hàng chẳng nên nỗ lực phân tích mong muốn nhà cung cấp • Việc xây dựng mối quan hệ hợp tác lâu dài với đối tác đàm phán không quan trọng: đối tác đàm phán khách hàng quan trọng hay giao dịch diễn lần, bạn khơng cần phải quan tâm nhiều đến việc tìm giải pháp nhằm thoả mãn lợi ích hai bên 1.1.3 Các kỹ thuật xử lý xung đột lợi ích Đàm phán q trình bên tìm cách hố giải xung đột lợi ích Để trình đàm phán gặt hái kết qủa tốt đẹp, bên cần áp dụng cách thức xử lý xung đột hợp lý Dưới năm kỹ thuật xử lý xung đột thường gặp: Lảng tránh: cố ý không đề cập đến xung đột lợi ích để hạn chế ảnh hưởng Cạnh tranh: định giành phần thắng cho cách cơng lợi ích đối tác đàm phán, không chấp nhận nhượng Nhượng bộ: chấp nhận thoả mãn nhu cầu đối tác đàm phán cách hy sinh phần lợi ích thân Thoả hiệp: bên đàm phán chấp nhận giảm bớt phần lợi ích thân Hợp tác: bên đàm phán tìm cách để bảo đảm lợi ích cách tốt Các kỹ thuật xử lý xung đột có ưu điểm nhược điểm Sử dụng kỹ thuật phải tuỳ thuộc vào tính chất bối cảnh cụ thể xung đột Bài giảng môn thương lượng đàm phán - Lảng tránh phù hợp với xung đột lợi ích nhỏ, lợi ích khơng phải mục tiêu quan trọng Lảng tránh thích hợp với xung đột mà bạn cho lợi ích đem lại khơng đủ bù đắp chi phí để giải (thời gian, công sức, mối quan hệ,…) hay xung đột mà bạn biết giải - Cạnh tranh dễ gây bế tắc, không giải vấn đề ảnh hưởng xấu đến mối quan hệ lâu dài Nên sử dụng chiến thuật cạnh tranh cách thận trọng Bạn sử dụng chiến thuật trường hợp “tự vệ” đối tác muốn khai thác điểm yếu bạn để gây sức ép lợi ích quan bạn - Nhượng cách ứng xử tốt bạn nhận xung đột tạo trở ngại khơng thể vượt qua có nguy làm hỏng đàm phán Nhượng cần thiết bạn biết u cầu có phần không hợp lý Nhượng phù hợp bạn muốn giảm căng thẳng cho đàm phán xung đột khơng nghiêm trọng - Thoả hiệp sử dụng để giải xung đột lợi ích mục tiêu bên hoàn toàn đối lập Khi bên phải tìm điểm để trung hồ lợi ích Có lẽ thoả hiệp cách tốt cho thương lượng giá - Hợp tác thường phù hợp với xung đột lợi ích phức tạp, lợi ích có ý nghĩa quan trọng tất bên Hợp tác đòi hỏi cam kết tất bên liên quan thời gian để tìm kiếm giải pháp Các bên đàm phán thường có nhiều mục tiêu có nhiều xung đột lợi ích Thoả mãn tất lợi ích dường điều lý tưởng Các bên cần xác định mục tiêu quan trọng mục tiêu hy sinh, nhờ sử dụng linh hoạt kỹ thuật xử lý xung đột khác Có lợi ích phải kiên bảo vệ, có lợi ích nhượng Có đàm phán thành cơng 1.1.4 Các giai đoạn đàm phán Một đàm phán thường bao gồm giai đoạn sau: Chuẩn bị: giai đoạn này, trước tiên bên đàm phán cần xác định rõ mục tiêu dựa sở phân biệt muốn thực cần Sau đó, bên đàm phán thu thập thông tin cần thiết để đưa đề xuất tìm hiểu vị đối tác đàm phán Cuối cùng, bên đàm phán Bài giảng môn thương lượng đàm phán thành lập đoàn đàm phán, lựa chọn chiến lược chiến thuật đàm phán phù hợp, xác định địa điểm, thời gian, lịch trình làm việc, chuẩn bị kỹ đàm phán, chuẩn bị tài liệu Trao đổi thông tin: giai đoạn này, bên đàm phán trao đổi thơng tin liên quan đến tình đàm phán, xây dựng hiểu biết lẫn nhau, thăm dò xem đối tác quan tâm đến điều dự đốn kết đàm phán Giai đoạn địi hỏi người đàm phán phải có kỹ lắng nghe quan sát đối tác tốt Trong giai đoạn này, người đàm phán cần suy nghĩ cách linh hoạt Đưa đề nghị: giai đoạn mà bên đàm phán đưa đề nghị để thăm dò phản ứng đối tác Những người đàm phán đặt câu hỏi để làm rõ đề nghị đối tác, tóm tắt thơng tin nhận đáp lại đề nghị phù hợp với nhu cầu đối tác Giai đoạn có vai trị tạo bối cảnh cho việc thương lượng diễn sau Thương lượng: bên xem xét lý lẽ kết mà đối tác mong muốn tương quan với kết mà mong muốn Giai đoạn diễn việc trao đổi lợi ích, bên đề nghị bên đáp ứng nhu cầu đổi lại họ đáp ứng nhu cầu bên – “Nếu ông…chúng sẽ…và đạt thoả thuận” Kết thúc: giai đoạn thương lượng, bên thống với vấn đề chính, giai đoạn bên tổng kết lại toàn kết đạt tìm cách giải số vấn đề vướng mắc cịn lại Sau đó, bên đàm phán đưa đề nghị cuối Nếu đề nghị cuối chấp thuận, bên tiến hành ký kết hợp đồng Ngược lại, đàm phán kết thúc mà không đạt thoả thuận TĨM TẮT • Mặc dù mâu thuẫn lập trường điểm khởi đầu đàm phán Lý thúc đẩy người ta tìm đến với đàm phán để tìm cách thoả mãn nhu cầu cách tốt • Đàm phán q trình hai nhiều bên có lợi ích chung lợi ích xung đột, tìm thống giải pháp để giải vấn đề Bài giảng mơn thương lượng đàm phán • Cùng có lợi yếu tố cốt lõi đàm phán Thoả thuận đạt thơng qua đàm phán nhiều phải mang lại lợi ích cho bên có liên quan • Đàm phán lập trường tập trung giải mâu thuẫn lập trường đàm phán lợi ích tập trung tìm kiếm giải pháp thoả mãn nhu cầu thực bên Đàm phán lợi ích tập trung tìm hiểu nhu cầu thực bên đằng sau lập trường họ • Năm kỹ thuật xử lý xung đột lảng tránh, cạnh tranh, nhượng bộ, thoả hiệp hợp tác Các kỹ thuật cần sử dụng cách linh hoạt trình đàm phán, tuỳ thuộc vào bối cảnh đàm phán chất xung đột lợi ích • Một đàm phán thường bao gồm giai đoạn chuẩn bị, trao đổi thông tin, đưa đề nghị, thương lượng kết thúc Bài giảng môn thương lượng đàm phán CHƯƠNG 2: CHUẨN BỊ ĐÀM PHÁN MỤC ĐÍCH Sau học xong phần bạn sẽ: Xác định mục tiêu đàm phán cách rõ ràng Liệt kê thông tin cần tìm hiểu đối tác đàm phán cách thu thập thơng tin Nhận biết số chiến thuật đàm phán thường sử dụng Mơ tả cách thành lập đồn đàm phán vai trò khác người tham gia đàm phán 2.1 Vì đàm phán khơng thành cơng? Đàm phán thường thất bại ngun nhân sau: • Đặt mục tiêu khơng khả thi • Xác định sai mục tiêu • Mất định hướng trình đàm phán • Khơng có thiếu thơng tin đối tác đàm phán • Thiếu thơng tin cần thiết Có thể có nhiều nguyên nhân khác nữa, hẳn bạn đồng ý nguyên nhân người đàm phán chưa chuẩn bị chu đáo cho đàm phán Điều kiện cần cho đàm phán thành cơng chuẩn bị Nếu bạn có nhiều thơng tin đối tác đàm phán, bạn có nhiều hội đạt mục tiêu Trước ngồi vào bàn đàm phán, bạn cần: • Xác định mục tiêu đàm phán gì? • Tìm hiểu thơng tin • Xác định phương án thay tốt cho đàm phán • Nắm bắt thơng tin cần thiết đối tác đàm phán • Chuẩn bị chiến lược đàm phán rõ ràng với chiến thuật cụ thể • Xác định nơi đàm phán phù hợp • Chuẩn bị chương trình đàm phán chi tiết Bài giảng môn thương lượng đàm phán 2.2 Xác định mục tiêu Do công việc kinh doanh phát triển nhanh, công ty tư vấn Phương Chi dự định mở rộng quy mô hoạt động vào đầu năm tới Việc mở rộng quy mơ địi hỏi cơng ty phải có văn phịng rộng rãi Hương giao nhiệm vụ tìm th văn phịng khác Nếu bạn Hương, bạn làm để thực nhiệm vụ này? Có thể bạn cho Hương cần lập danh sách đơn vị cho thuê văn phòng, tìm hiểu thị trường, thăm dị giá cả, tìm kiếm đối tác đàm phán… Đó việc mà Hương phải làm, trước tiên Hương cần hiểu rõ nhu cầu công ty Không hiểu rõ nhu cầu, người đàm phán khơng có định hướng cho việc tìm kiếm Hiểu rõ nhu cầu sở cho việc xác định mục tiêu đàm phán 2.2.1 Xác định nhu cầu Chúng ta đàm phán để thoả mãn nhu cầu Vì vậy, người đàm phán cần hiểu rõ thực cần Trên thực tế, thường hay bị lẫn lộn điều cần với điều muốn Cách đơn giản để phân biệt nhu cầu thực với mong muốn đặt câu hỏi “Tại sao?” Hãy tự hỏi bạn mong muốn kết cụ thể đánh giá xem lý có liên quan đến nhu cầu thực nào? Trở lại tình thuê văn phịng cơng ty Phương Chi, giám đốc cho Hương biết ơng cần văn phịng rộng khoảng 200m2, nằm trung tâm vịng bán kính km, có thang máy, hợp đồng năm, có chỗ để xe cho khoảng 50 nhân viên khách hàng, giá thuê khoảng 2.000USD/tháng Tìm hiểu lý yêu cầu này, Hương xác định nhu cầu thực cơng ty sau: Mong muốn Diện tích 200m2 Nhu cầu - Đáp ứng nhu cầu đồng thời chuẩn bị cho nhu cầu phát triển năm tới Vị trí: Trung tâm, bán kính km Có thang máy Hợp đồng năm - Tạo mơi trường làm việc chuyên nghiệp Thuận tiện cho khách hàng Thuận tiện cho khách hàng - Ổn định - Tiết kiệm chi phí Có chỗ để xe cho 50 nhân viên - Thuận tiện cho khách hàng khách hang Giá thuê 2.000USD/tháng - Thuận tiện cho nhân viên Tiết kiệm chi phí Bài giảng mơn thương lượng đàm phán Nhận mặt trước tháng 10 Ước tính cần có tháng để trang trí nội thất cho văn phịng Cơng ty phải chuyển sang văn phịng vào đầu năm tới Hiểu nhu cầu thực giúp việc tìm kiếm văn phịng Hương dễ dàng nhiều Hương linh hoạt Thay tìm văn phịng đáp ứng tất u cầu trên, cân nhắc văn phịng khơng đáp ứng điều kiện chỗ để xe văn phịng nằm cạnh bãi giữ xe cơng cộng lớn (vì hai phương án đảm bảo đáp ứng nhu cầu “thuận tiện cho khách hàng cho nhân viên”) tồ nhà khơng có thang máy mặt thuê nằm tầng Tóm lại, xác định nhu cầu thực giúp người đàm phán: • Khơng định hướng q trình đàm phán • Linh hoạt việc tìm giải pháp thoả mãn nhu cầu 2.2.2 Xác định phạm vi đàm phán Thật lý tưởng tất mong muốn đáp ứng Tuy nhiên, đàm phán, mong muốn thường bị giới hạn mong muốn đối tác đàm phán Đàm phán trình thương lượng trao đổi lợi ích: bên A đáp ứng mong muốn bên B để đổi lại bên B đáp ứng mong muốn bên A Bạn cần chuẩn bị để trao đổi Chuẩn bị trao đổi nghĩa bạn phải xác định mức độ nhượng mong muốn mong muốn bạn hy sinh, mong muốn khơng Để làm điều đó, bạn cần: • Xác định phạm vi cho mong muốn • Phân loại mong muốn Xác định phạm vi cho mong muốn xác định giới hạn giới hạn Bạn ngưng đàm phán vượt qua giới hạn Mong muốn văn phịng cơng ty Phương Chi thể sau: Mong muốn Diện tích Vị trí Tối thiểu Lý tưởng Tối đa 180 m2 200m2 220m2 Cách trung tâm bán Cách trung tâm bán Có thang máy kính 4km Khơng có kính 2km thang Có thang máy máy văn phịng Bài giảng mơn thương lượng đàm phán thứ hai thể quan tâm bạn nhu cầu đối tác, bạn tìm hiểu, cố gắng đáp ứng đưa phương án thay Khi phản hồi lại đề nghị đối tác, bạn bắt đầu cách tóm tắt lại đề nghị họ, nói lên điểm mà bạn thích khơng thích đề nghị Việc giúp đối tác chuẩn bị đề nghị khác Đề nghị bạn cần đáp ứng yêu cầu bạn bên đưa đề nghị trước Ngoài ra, đề nghị bạn nên dựa sở đề nghị đối tác Với điểm mà bạn khơng thích đề nghị đối tác, bạn nên đưa phương án thay Phản hồi tệ phủ nhận đề nghị đối tác mà không đưa giải pháp Hãy nhớ bạn không thiết phải chấp nhận đề nghị đối tác Họ, giống bạn, bao gồm khoảng dành cho thương lượng đề nghị họ Trong trình này, bạn cần thể thái độ hợp tác cạnh tranh Thái độ cạnh tranh khiến đối tác thủ không chia sẻ với bạn mong muốn lo ngại họ 3.3.4 Sắp xếp lại đề nghị Bạn đối tác đàm phán đưa đề nghị mình, đề nghị bên khác bên thương lượng để tìm giải pháp chung Nhưng trước tiến hành thương lượng, bạn trình bày lại đề nghị cho phù hợp với nhu cầu đối tác, điều mà bạn vừa phát trình trao đổi đề nghị Một người bán hàng khơn ngoan nói với khách hàng họ muốn nghe khơng nói muốn nói Trong đàm phán, đưa đề nghị người đàm phán nên tuân thủ nguyên tắc Vào thời điểm đưa đề nghị, bạn chưa hiểu hết mối quan tâm đối tác, cách tiếp cận bạn chưa hợp lý Sau giải thích đề nghị nhận đề nghị đáp lại đối tác, bạn nắm bắt lợi ích mà đối tác quan tâm, vấn đề mà họ lo ngại, thái độ họ đàm phán cách xác Do đó, bạn xếp lại đề nghị để tăng giá trị cho Đề nghị bạn có giá trị đáp ứng nhu cầu đối tác tốt gây trở ngại cho họ Đương nhiên bạn không nên điều chỉnh đề nghị cách nhượng yêu cầu đối tác Bạn làm tăng giá trị cho đề nghị cách Bài giảng mơn thương lượng đàm phán xếp yêu cầu cho phù hợp với mong muốn đối tác khơng phải cách hy sinh quyền lợi Hãy nhớ đề nghị giải pháp cho vấn đề bạn đưa đề nghị, bạn cố gắng xác định vấn đề đối tác Và vấn đề ln có nhiều giải pháp khác Hãy suy nghĩ cách sáng tạo giải pháp Luôn đánh giá giá trị bạn nhượng theo quan điểm đối tác Có thể bạn đánh giá cao nhượng mà bạn đề nghị đối tác lại khơng coi trọng việc 3.4 Thương lượng 3.4.1 Vùng thương lượng Khi bạn đưa lời đề nghị nhận phản hồi đối tác (hoặc ngược lại) bạn xác định vùng thương lượng Đó vấn đề mà bạn đối tác đối đầu, chẳng hạn giá cả, thời hạn giao hàng, điều kiện toán… Trong phần trước đề cập đến giới hạn mà bạn phải đặt cho Đối tác bạn có giới hạn Vùng thương lượng vùng mà mong muốn hai bên chồng lấn nhau; hình minh hoạ Mức giá lý tưởng người mua Mức giá tối đa người mua Vùng chồng lấn Giá trị tăng dần Mức giá tối thiểu người bán Mức giá lý tưởng người bán Mức giá lý Mức tốikhơng có vùng chồng lấn, mức giá tối đa mà người mua có Nếu mong muốn haigiá bên tưởng đa người Khơng trả thấp mua mức giá tối thiểu mà người bán bán,chồng thương lượng khơng có hội người mua vùng thành cơng Vùng thương lượng không tồn đối vớilấn yếu tố nhiều yếu tố khác, có vùng thương lượng tương ứng với vấn đề đàm phán khác Giá trị tăng dần Mức giá tối thiểu người bán Mức giá lý tưởng người bán Bài giảng môn thương lượng đàm phán Khi bạn đưa giới hạn cuối mà đối tác khơng chấp nhận bạn chắn khơng có vùng chồng lấn Tuy nhiên, nhà đàm phán khơng thể đợi đến lúc đó, họ phải thăm dò Thăm dò giới hạn đối tác nhiệm vụ trình đàm phán Các bên đàm phán đưa đề nghị khác để thăm dò phản ứng đối tác qua phán đốn giới hạn họ Trong đàm phán thương mại, với nhiều xung đột lợi ích, bước thăm dị thường có hình thức: “Nếu quý vị giao hàng cho sớm chúng tơi trả cao 1%” Các bên đàm phán vào mức độ nhượng thái độ để dự đoán giới hạn Nếu bạn nhanh đối tác lại chậm, bạn bị hớ Nói chung dự đoán giới hạn đối tác nghệ thuật địi hỏi bạn phải nhạy phán đốn Việc chuẩn bị ban đầu việc xây dựng tảng chung mở đầu cuôc đàm phán giúp đảm bảo có vùng chồng lấn Nếu phát khơng có vùng chồng lấn, nghĩa giới hạn bạn giới hạn đối tác có khoảng cách , bạn làm gì? Bạn thay đổi giới hạn mình, thuyết phục đối tác thay đổi giới hạn họ hay rút lui sớm tốt? Câu trả lời phụ thuộc vào lý có khoảng cách Nếu bạn đối tác đưa giới hạn mang tính thực tế việc xảy Cần phải đảm bảo bạn nghiên cứu kỹ tình hình thị trường giới hạn mà bạn đặt mang tính thực tiễn Nhưng lý mà bạn đặt giới hạn không hợp lý (chẳng hạn bạn đủ thời gian để nắm tình hình thị trường sếp muốn nhanh chóng có kết quả), bạn cần phải điều chỉnh lại giới hạn sử dụng giới hạn đối tác Làm Bài giảng môn thương lượng đàm phán điều địi hỏi phải có dũng khí nghị lực Tốt nên đưa định sau tạm ngưng đàm phán sau nghỉ giải lao đối tác nhận thấy điều chỉnh thực Nếu đối tác bạn người không chuẩn bị kỹ khơng nắm vứng tình hình thị trường q tham vọng xảy vấn đề Nhưng bạn khơng nên q lo lắng Đàm phán với đối tác không chuẩn bị chu đáo nói chung dễ so với đàm phán với đối tác mà trang bị đầy đủ để chống lại bạn Với đối tác loại bạn chia sẻ thơng tin với họ để giúp họ hiểu tình hình thực tế Tuy nhiên, bạn phải làm việc cách tế nhị Khơng muốn bị nói họ sai, khơng muốn thừa nhận sai lầm Vì tỏ thoải mái từ tốn chia sẻ thông tin mà bạn biết Đối tác bạn cần thời gian để tìm hiểu suy nghĩ thông tin mà bạn cung cấp cho họ Nếu bạn nhận thấy cách tiếp cận không tạo động thái tích cực từ phía đối tác, bạn cần chấp nhận thực tế bạn gặp phải đối tác “khó chịu”, muốn giành phần thắng Trong trường hợp đó, bạn khơng nên nhiều thời gian để thuyết phục đối tác Hãy kiên định đối phó với xảo thuật đối tác Cuối cùng, đối tác khơng chịu điều chỉnh bạn ngưng đàm phán Việc xác định khoảng chồng lấn có tồn hay khơng thật khó, phụ thuộc nhiều vào nhạy cảm người đàm phán Thật may hầu hết tất đàm phán có khoảng chồng lấn cuối bên sẻ thống điểm 3.4.2 Các chiến thuật thương lượng Có khoảng chồng lấn điều kiện để đàm phán có hội thành cơng Nhưng từ khoảng chồng lấn đến đạt thoả thuận quãng đường dài Đã đến lúc bạn cần phải sử dụng thủ thuật để chuyển đàm phán từ chung chung đến cụ thể, từ thăm dò đến đề nghị từ đề nghị đến thoả thuận Những thủ thuật giúp bạn đối tác đến gần hơn, tìm cách để tăng hội đạt thoả thuận Sử dụng chiến thuật phụ thuộc vào nhận định bạn Dưới số chiến thuật: Chiến thuật Nhận xét Bài giảng môn thương lượng đàm phán Chia nhỏ Những vấn đề lớn thường khó đạt thoả thuận vấn đề nhỏ Vì vậy, nhà đàm phán sử dụng chiến thuật để chia nhỏ vấn đề cản trở việc đạt thoả thuận thành nhiều mảng nhỏ, nhận vấn đề giải đồng ý với đối tác để đưa thương lượng tiến lên phía trước Ví dụ,khi bạn đàm phán vấn đề giá cho dây chuyền thiết bị đạt thoả thuận Thay tập trung vào vấn đề giá, bạn chẻ nhỏ thành thời hạn tốn, hạn mức tín dụng, đồng tiền sử Phương án dụng để tốn, thời hạn giao hàng Khơng ngừng suy nghĩ phương án Hãy nhớ đề nghị bạn đáng giá, điều kiện cứng rắn thời hạn cứng nhắc thương lượng Ví dụ, giá bán gần với giá thành sản xuất khiến cho biên lợi nhuận mỏng, bạn yêu cầu đối tác toán ngoại tệ mạnh thấy chênh lệch tỷ giá tạo cho bạn khoản lời tài chính… Thăm dị: đặt câu Những câu hỏi “Quý vị thấy chấp hỏi “Nếu…” nhận ký hợp đồng dài hạn?” “Các ông nâng mức chiết khấu lên trả tiền mặt?”Những mẫu câu tỏ hiệu nghiệm để mở lối thoát thảo luận vấn đề với đối tác Tuy nhiên, khơng nên lạm dụng Lảng tránh khiến đối tác nghĩ bạn khơng bạn muốn Khi đàm phán vào chỗ bế tắc, bạn tạm thời gác vấn đề khó sang bên Chỉ làm bạn cảm thấy tiếp tục thảo luận vấn đề làm hỏng hội đạt thoả thuận Bạn phải quay trở lại vấn đề sau dù để cơng nhận vấn đề xử lý định khác Ví dụ: đàm phán để ký kết hợp đồng phân phối độc quyền vào bế tắc nhà phân phối Bài giảng môn thương lượng đàm phán không chấp nhận điều kiện lý quỹ Đại diện nhà sản xuất đề nghị tạm gác vấn đề toán chuyển sang thương lượng tỷ lệ chiết khấu Để hưởng tỷ lệ chiết khấu cao, nhà phân phối lựa chọn hình thức tốn tiền mặt Trước kết thúc đàm phán, đại diện nhà sản xuất quay trở lại vấn đề ký quỹ để xác nhận với nhà phân phối vấn đề giải tốn tiền Thiện chí hợp tác mặt khơng địi hỏi ký quỹ Tỏ thiện chí sẵn lịng xem xét đề xuất đối tác bạn sẵn sàng thừa nhận lý lẽ họ - mà khơng có cam kết - tạo môi trường tin tưởng hiểu biết lẫn Bạn cần có điều để đạt thoả thuận Trao đổi nhượng Nhượng để đổi lấy nhượng không nhượng bộ đơn phương Chỉ nhượng khơng có cách khác không nhượng sớm Chẳng hạn, bàn đến vấn đề xử lý tranh chấp, đối tác muốn chọn án thương mại quốc tế London để giải quyết, khơng có cách khác, trước bạn nhượng tìm cách bảo vệ mình, chảng hạn, bạn đòi đối tác chấp nhận quan cấp chứng chất lượng có văn phịng Việt Nam hay đổi lấy phương thức giao hàng giá FOB…để tránh bớt rủi ro thương mại… Nỗ lực Chiến thuật dao hai lưỡi phải sử dụng tâm cách thận trọng Cuộc đàm phán kéo dài, bạn đối tác nỗ lực hai bên tâm đạt thoả thuận Khi đối tác tâm đạt thoả thuận, họ sẵn sàng thoả hiệp – khơng muốn bỏ phí cơng sức bỏ Hãy thận trọng bạn Tổng kết giai đoạn Định kỳ tổng kết thoả thuận đạt dành thời gian xem lại tiến trình thương lượng cách hữu ích để giúp đàm phán tiến triển tốt Những tổng kết Bài giảng mơn thương lượng đàm phán củng cố đạt xây dựng sở vững cho tiến trình Nó giúp phát hiểu nhầm vị bên Trước tiếp tục đàm phán, cần giải hiểu lầm Làm việc sớm tốt nhiều so với tranh cãi đàm phán tưởng chừng kết thúc Giữ thể diện cho Tránh đừng làm thể diện đối tác Trong trường đối tác hợp bạn thấy có nguy làm thể diện đối tác, bạn làm sau: - Chỉ lợi ích đối tác - Tối thiểu hóa lợi ích bạn - Khen ngợi sáng suốt ý chí họ - Tránh nhận xét thắng – thua đối tác bạn Ví dụ: Khi bạn bán hàng giá cao giá thực tế, để tránh cho người mua bị hụt hẫng phát ra, bạn tuyên bố kéo dài thời gian bảo hành tự nguyện giao hàng cho người lắp ráp tận nhà khách hàng Tín hiệu Tất thể tín hiệu xếp định định Dấu hiệu thay đổi cách nói: từ ngập ngừng sang chắn tự tin, từ câu không mạch lạc, lan man sang câu ngắn gọn, hành động thu gọn giấy tờ Khi bạn phát tín hiệu này, đừng chần chừ, hành động hành động Có thể bạn cần phải chấp nhận rủi ro đừng lo lắng - rủi ro bạn thường khiến đối tác đưa Sức ép thời gian cam kết thực Chiến thuật sử dụng người đàm phán muốn thử gây sức ép để đối tác đến định người đàm phán muốn có thêm thời gian để cân nhắc lựa chọn khác Chiến thuật nhằm mục đích thúc đẩy đối tác nhượng bộ, có thêm thời gian để thu thập đánh giá chứng cứ, có Bài giảng môn thương lượng đàm phán điều kiện để thảo luận với nhóm Ví dụ: - “Chúng tơi muốn có câu trả lời chậm vào thứ Hai tuần sau” - “Tôi nghĩ tất người mệt đói, nghỉ trưa đã” Những chiến thuật sử dụng để đưa bạn đối tác vào tâm điểm vùng thương lượng Việc lựa chọn chiến thuật phụ thuộc vào đánh giá bạn tình cụ thể 3.4.3 Xử lý thương lượng rơi vào bế tắc Mặc dù bước vào đàm phán tất bên tham gia có mong muốn đạt thỏa thuận Nhưng thực tế, tất đàm phán đến điểm cuối đạt thỏa thuận Có nhiều lý khiến cho thương lượng vào bế tắc kết đàm phán thất bại Đó bạn khơng chuẩn bị kỹ, chiến lược bạn sai, bạn khơng lắng nghe đối tác, mục tiêu bạn khơng thực tế Đó bạn đối tác đặt vào bối cảnh khác nhau, đối lập Cuộc thảo luận trở nên đóng băng Bạn nhận bị “mắc kẹt” lập trường đối lập mà đối tác khơng khoan nhượng – không đủ tin cậy lẫn để tiến lên Khi điều xảy ra, bạn có hai lựa chọn: • Cố gắng khỏi tình đó; • Rút lui kết thúc đàm phán Những việc cần làm thương lượng rơi vào bế tắclà: • Tóm tắt lập trường đối tác • Tóm tắt lập trường bạn • Thơng báo “chúng ta rơi vào bế tắc” • Tách bạch cảm xúc thực tế • Tách bạch người vấn đề • Đổi tiền để lấy thứ khác • Thay đổi người đàm phán • Ngưng đàm phán sở thống đề nghị thảo luận sau Bài giảng mơn thương lượng đàm phán • sử dụng phương án thay tốt • Bổ sung phương án thay - chỗ sau Khi thương lượng rơi vào bế tắc bạn định rút lui Bạn làm gì? Khi bạn bỏ đi, bạn chịu rủi ro Rủi ro đối tác không quay trở lại, họ không liên lạc lại việc lắng xuống bạn hội đạt thỏa thuận với họ Vì lý đó, bạn cần cân nhắc kỹ định bỏ Nếu bạn bỏ tự bốc đồng, sau bạn hối tiếc Nếu bạn cân nhắc kỹ định đàm phán khơng đem lại kết gì, bạn rút lui cách bình tĩnh thản Bạn làm việc sau: + Tạo cho khoảng khơng gian để lấy lại bình tĩnh (nếu bạn nó) để nghĩ thấu đáo xảy định liệu bạn có nên rút lui, rút lui rút lui bạn làm bạn thực cảm thấy đến lúc phải kết thúc đàm phán (dù bạn tốn nhiều công sức để chuẩn bị tham gia đàm phán) rút lui câu trả lời Nhưng hành động rút lui tuyệt vọng mà hành động can đảm Phải thực can đảm chấp nhận hy vọng mong muốn bạn không đạt phải can đảm chuyển điều thành hành động tích cực + Chuẩn bị cho rút lui Hãy nhớ hành động bốc đồng, hành động bình tĩnh thận trọng, hành động mà bạn phải tiến hành cách chuyên nghiệp bạn tiến hành việc khác đàm phán bạn Vì ngồi xuống viết vài điều bổ ích bạn trình bày với đối tác • Lập trường bạn • Bạn hiểu lập trường đối tác • Vì hai bên khơng đạt thỏa thuận Nếu bạn có thời gian, chuyển điều thành thư để đưa cho đối tác sau bạn nói với họ, mặt đối mặt Dù bạn có nói gì, điều quan trọng không đổ lỗi cho đối tác, nói thực tế Khi viết xong, đọc lại đảm bảo bao gồm nội dung mà bạn muốn truyền đạt cách xác Cuối cùng, nhớ kết thúc cách cảm ơn đối tác Bài giảng môn thương lượng đàm phán + Bây bạn sẵn sàng để thông báo định với đối tác Hãy gặp trực tiếp để nói định mình, cách bạn kết hợp lời nói với cử chỉ, vẻ mặt điệu Nó giúp bạn thấy phản ứng đối tác đọc ngơn ngữ hình thể họ Cần làm việc cách lịch thận trọng, mở hội cho tương lai 3.5 Kết thúc đàm phán Sau bạn đối tác đàm phán thỏa thuận với hầu hết điểm quan trọng Tuy nhiên số vấn đề nhỏ chưa giải Cần phải làm để giải vấn đề nhanh chóng kết thúc đàm phán? Đối tác sẵn sàng đến thỏa thuận cuối chưa? 3.5.1 Xác định thời điểm để kết thúc đàm phán Bạn cần phát hội thích hợp để kết thúc đàm phán Nếu xác định sai, hy vọng đạt thỏa thuận bạn tan thành mây khói Các nhà đàm phán kinh nghiệm thường để tuột hội đến thỏa thuận cuối cùng, kéo dài đàm phán Hậu đối tác hiểu lầm trì hỗn đó, họ cho bạn khơng thiện chí họ trở nên bối rối phịng thủ Các nhà đàm phán thường chọn thời điểm để kết thúc đàm phán dựa trực giác suy luận thông thường Khi đối tác sẵn sàng, họ “nói” với bạn, thơng qua tư ngồi (ngồi hướng phía trước), thơng qua cách họ nhìn bạn, thơng qua cách nói họ Kinh nghiệm mách bảo bạn tìm kiếm tín hiệu Những hội kết thúc đàm phán phổ biến câu hỏi đối tác điểm nhỏ đề nghị bạn, chẳng hạn như: - “Giá bao gồm chi phí vận chuyển chưa?” - “Ai chịu chi phí pháp lý?” - “Ơng có định xem xét lại hợp đồng ký trước không?” 3.5.2 Đạt thỏa thuận Khi nhận tín hiệu cho thấy kết thúc đàm phán, bạn nhanh chóng đến thỏa thuận cuối Dưới bước bạn cần thực hiện: • Tóm tắt: Trong suốt q trình đàm phán bạn thực tóm tắt định kỳ để nhắc nhở bạn đối tác tiến triển đàm phán đồng thời tạo sở vững Bài giảng môn thương lượng đàm phán cho bước tiến Nhưng vào thời điểm này, đàm phán vào giai đoạn cuối, mục đích việc tóm tắt để kiểm tra xem bạn sẵn sàng cho việc đạt thỏa thuận kết thúc đàm phán chưa? Chú ý đảm bảo tóm tắt bạn bao gồm tất điểm thỏa thuận • Quay trở lại vấn đề chưa thỏa thuận được: Trong trình đàm phán, bạn định bỏ qua vài vấn đề khó Bạn định với hy vọng việc đạt thỏa thuận vấn đề khác khiến cho vấn đề giải dễ dàng sau Việc xem xét lại vấn đề bỏ qua có hiệu nếu: Bạn thực xa tiến trình đàm phán kể từ lúc đó, Bạn đối tác thực tin tưởng Nếu hai điều khơng có, bạn chưa sẵn sàng để kết thúc đàm phán, hoặc/giải vấn đề Nếu bạn đạt hai điều giải vấn đề vào lúc Cácbiện pháp giải vấn đề thường sử dụng giai đoạn bao gồm: Nhượng bộ: Đưa chấp nhận nhượng lúc biến đàm phán bạn từ bế tắc sang thành công mỹ mãn Nhưng thận trọng - nhượng vơ điều kiện chấp nhận điều mà bạn không chịu chấp nhận trước q trình đàm phán xem hành động không logic – thể điểm yếu Cần phải nhấn mạnh bạn nhượng bạn thực trao đổi – đảm bảo bạn thực nguyên tắc Cưa đơi: cách mà bạn sử dụng để thoát khỏi bế tắc đề nghị giải pháp hai đề nghị đối lập trước Để việc có hiệu quả, bạn cần phải “chia khoảng cách khác biệt” cách thật công Bạn cần đảm bảo bạn đối tác không lợi từ hy sinh bên bị thiệt hại lợi ích bên Chọn phương án hay phương án kia: cách khác để giải vấn đề tiến lên đưa hai phương án thay khác tương đương Việc thể bạn nỗ lực để đạt thỏa thuận Nhưng khơng có đảm bảo đối tác chấp nhận hai đề nghị bạn Bài giảng môn thương lượng đàm phán Trọn gói: Trọn gói thường lớn tổng phần chút - Tổng hợp thỏa thuận đơn lẻ lại tạo đề nghị hấp dẫn hơn, thể lợi ích cộng hưởng mà bạn bỏ qua trước bạn tập trung vào chi tiết Điều lực đẩy đặc biệt khiến bên đàm phán đến thỏa thuận Ý tưởng đề nghị mới: Ý tưởng giúp thay đổi cách nhìn vấn đề dễ dàng giải Tuy nhiên, vào thời điểm này, giới thiệu đề nghị làm hỏng tất thỏa thuận mà bạn đạt trước nguy bạn phải làm lại từ đầu Hãy thận trọng sử dụng biện pháp 3.5.3 Kết thúc Khi bạn đối tác đạt thỏa thuận - phương án mà hai bên chấp thuận – thời điểm để bạn kết thúc đàm phán Nhưng kết thúc không tự đến bạn phải làm số việc để thực Việc chuẩn bị cho Những bạn đạt quan trọng Đó thành nỗ lực công sức bạn Tất điều tạo cảm giác chộn rộn người bạn Bạn sẽ, mặt cảm thấy lo lắng – “Nếu mà sai sao?” Bạn cảm thấy miễn cưỡng để chứng kiến kết thúc, bạn cảm thấy khơng chắn liệu thỏa thuận mà bạn đạt có phải tốt hay không Khi tất điều xảy ra, giải lao phút Trong lúc giải lao, xem xét lại tất Hãy nhắc nhở bạn mục tiêu mình, so sánh chúng với bạn đạt Nếu chúng có khác biệt, tự hỏi liệu bạn chấp nhận khác biệt khơng lại có khác biệt Nếu bạn - bạn chưa sẵn sàng để kết thúc, cần phải đàm phán thêm Nhưng bạn - bước bạn trình bày đề nghị cuối Bạn tự làm điều đó, đối tác bạn với nhóm bạn Bạn điểm mạnh đề nghị cuối này, bạn định cách trình bày tốt 3.5.4 Đưa đề nghị cuối Bạn vượt qua chặng đường dài lúc đích Bây bạn phải trình bày đề nghị cuối có chấp nhận đối tácvới đề nghị Bài giảng môn thương lượng đàm phán Tốt bạn đưa đề nghị cuối cách điểm lại cách ngắn gọn nỗ lực mà hai bên làm Bạn chọn cách ca ngợi đối tác, cảm ơn họ nỗ lực, kiên nhẫn thông cảm Đề nghị cuối nên dạng văn - đề nghị miệng mà bạn làm trước Tất việc làm để nhấn mạnh tầm quan trọng bạn làm Khi bạn trình bày đề nghị cuối xong, bạn nên sử dụng cử để nhấn mạnh tính cuối Chẳng hạn thu xếp lại giấy tờ, bạn đứng dậy – ngồi lại đợi đối tác trả lời bạn làm trước đó, q trình đàm phán Liệu hành động thái độ bất cần khơng? Khơng Hành động làm với chủ đích làm rõ với đối tác đàm phán đến hồi kết thúc Thậm chí bạn làm rõ cách nói thẳng, chẳng hạn “Tơi khơng có đề nghị tốt nữa”, “Tôi nhượng nhiều dự định” Khi nghe đề nghị cuối bạn, đối tác cần có thời gian để thảo luận Dù có cần thời gian hay khơng, đối tác hiểu đề nghị cuối bạn, họ trả lời rõ ràng đồng ý không Nếu bạn không làm cho đối tác hiểu đề nghị cuối cùng, họ tranh luận với bạn, bắt bẻ chi tiết chí đưa đề nghị Bạn phải ngăn cản việc cách rõ ràng, kiên mạnh mẽ Nếu đối tác làm họ thiếu kinh nghiệm, lo lắng lưỡng lự, bạn nên thông cảm – mức độ Bạn tốn nhiều thời gian nỗ lực để đến thời điểm họ phải nhận điều để sẵn sàng đưa câu trả lời dứt khoát đồng ý hay khơng Nếu họ nói khơng, thu xếp để rút lui – không buồn phiền cay cú Nói cho bạn khơng biết bạn gặp lại họ Nếu họ đồng ý, bạn cần phải nhanh chóng chuyển sang bước - đảm bảo bạn thống viết giấy trắng mực đen: ký kết hợp đồng TĨM TẮT • Ba bước để mở đầu đàm phán là: Chào hỏi: nghi thức xã giao Tìm tiếng nói chung: trao đổi vấn đề đơn giản để bên đàm phán trở nên gần gũi Bài giảng môn thương lượng đàm phán Thống chương trình đàm phán: bước chuyển tiếp để vào nội dung đàm phán • Trong giai đoạn trao đổi thông tin, giai đoạn thứ hai đàm phán, bên tham gia sẽ: Nhận biết nhu cầu giới hạn đối tác Kiểm tra giả định đối tác Gây ảnh hưởng, thuyết phục cung cấp cho đối phương thông tin cần thiết Thăm dò mục tiêu quan trọng đối tác • Đưa đề nghị mở cánh cửa để đến với thỏa thuận Đề nghị cần: Được đưa lúc Được trình bày rõ ràng, ngắn gọn tự tin Thể mong muốn đạt thỏa thuận • Vùng chồng lấn phạm vi đàm phán đối tác điều kiện cần để bên đạt thỏa thuận Các bên đàm phán thường phải thăm dị để xác định liệu vùng chồng lấn có tồn hay khơng Trong trường hợp phát khơng có vùng chồng lấn, người đàm phán cần xác định lý để có phương án xử lý hợp lý • Từ đề nghị đến thỏa thuận trình thương lượng, người đàm phán phải sử dụng chiến thuật đàm phán phù hợp với điều kiện cụ thể tình đàm phán Một số chiến thuật thường sử dụng chia nhỏ, đề xuất phương án mới, thăm dò, lảng tránh, hợp tác, trao đổi nhượng bộ, nỗ lực tâm, tổng kết giai đoạn, giữ thể diện cho đối tác, nhận tín hiệu định, sức ép thời gian • Khi thương lượng rơi vào bế tắc, việc cần làm để khỏi bế tắc bao gồm: Tóm tắt lập trường đối tác Tóm tắt lập trường bạn Thông báo “chúng ta rơi vào bế tắc” Tách bạch người vấn đề Đổi tiền để lấy thứ khác Thay đổi người đàm phán Bài giảng môn thương lượng đàm phán Ngưng đàm phán sở thống đề nghị thảo luận sau Sử dụng phương án thay tốt Bổ sung phương án thay - chỗ sau • Khi thương lượng rơi bế tắc bạn định rút lui, bạn cần rút lui cách thận trọng, bình tĩnh lịch • Thời điểm thích hợp để bạn kết thúc đàm phán bên đàm phán đạt thỏa thuận hầu hết điểm quan trọng đối tác sẵn sàng đến thỏa thuận cuối • Để kết thúc đàm phán đến thỏa thuận cuối cùng, bạn cần tóm tắt lại tồn đàm phán, đặc biệt thỏa thuận đạt Tiếp theo, bạn phải quay trở lại vấn đề chưa thỏa thuận nhanh chóng tìm cách giải Trước đưa đề nghị cuối cùng, dành thời gian để cân nhắc cách kỹ lưỡng, xem lại mục tiêu đàm phán tương quan với kết đạt