Hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu tại công ty cổ phần In Hàng Không

Nư*ớc ta đã và đang trong quá trình xoá bỏ cơ chế tập trung quan liêu bao cấp chuyển sang cơ chế thị trường có sự quản lý của Nhà nước, đồng thời cũng là quá trình chuyển từ hạch toán kinh tế san

Bùi Thị Lan Phương-KĐH2 3/21.01 Chuyên đề “Kế toán Nguyên vật liệu” LỜI MỞ ĐẦU Nước ta đã và đang trong quá trình xoá bỏ cơ chế tập trung quan liêu bao cấp chuyển sang cơ chế thị trường có sự quản lý của Nhà nước, đồng thời cũng là quá trình chuyển từ hạch toán kinh tế sang hạch toán kinh doanh theo định hướng xã hội chủ nghĩa Trong điều kiện đó, các doanh nghiệp được độc lập vốn và tài sản trong quá trình sản xuất kinh doanh Đối với các doanh nghiệp sản xuất, nguyên vật liệu là một phần tài sản, sự biến động của nguyên vật liệu sẽ ảnh hưởng đến sự biến động của tài sản doanh nghiệp Hơn nữa, chi phí về nguyên vật liệu thường chiếm tỷ trọng lớn trong tổng chi phí sản phẩm của doanh nghiệp Vì vậy, quản lý tốt nguyên vật liệu sẽ giúp doanh nghiệp quản lý được tài sản, tiết kiệm được chi phí, hạ giá thành sản phẩm, từ đó tăng lợi nhuận cho doanh nghiệp kế toán với vai trò là công cụ quản lý đắc lực giúp các nhà quản lý kinh tế quản lý được toàn bộ hoạt động sản xuất - kinh doanh của doanh nghiệp, nhất là vấn đề tài chính Do đó, quản lý chặt chẽ nguyên vật liệu từ khâu thu mua tới khâu bảo quản, sử dụng và dự trữ là một trong những nội dung quan trọng trong công tác quản lý tài sản của doanh nghiệp giúp doanh nghiệp chủ động quá trình sản xuất kinh doanh nhằm đạt kết quả kinh tế cao nhất với chi phí ít nhất Nằm trong hệ thống các doanh nghiệp sản xuất hiện nay của nền kinh tế nước ta Công ty cổ phần In Hàng Không không thể không mang những đặc trư- ng chung của các doanh nghiệp Là một doanh nghiệp lại là một đơn vị sản xuất kinh doanh, hạch toán độc lập Công ty cổ phần In Hàng Không cũng như các doanh nghiệp khác phải làm như thế nào để có thể tồn tại và phát triển hơn nữa trong nền kinh tế thị trường Công tác quản lý nguyên vật liệu là một công việc hết sức khó khăn và phức tạp, đòi hỏi người lãnh đạo phải biết tổ chức thu mua, dự trữ và cung ứng kịp thời trong quá trình sản xuất, tạo sự ổn định liên tục trong sản xuất, giúp 1 Bùi Thị Lan Phương-KĐH2 3/21.01 Chuyên đề “Kế toán Nguyên vật liệu” doanh nghiệp ngày càng đứng vững và phát triển Hơn nữa, quản lý nguyên vật liệu là một công việc vừa mang tính khoa học, vừa mang tính nghệ thuật Chính vì vậy, em đã chọn đề tài “Hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu tại công ty cổ phần In Hàng Không” để hoàn thành chuyên đề tốt nghiệp của mình Trong chuyên đề tốt nghiệp có kết cấu 3 phần như sau: Chương I: Một số vấn lý luận về kế toán NVL Chương II: Thực trạng kế toán NVL tại công ty cổ phần In Hàng Không Chương III: Một số ý kiến nhằm góp phần hoàn thiện tổ chức kế toán NVL tại công ty cổ phần In Hàng Không Với thời gian và khả năng còn hạn chế nên bản đề tài của em sẽ không tránh khỏi thiếu sót Em rất mong nhận đợc sự góp ý của các thầy cô giáo, các anh chị trong phòng kế toán của công ty cổ phần In Hàng Không Em xin chân thành cảm ơn Cô giáo hướng dẫn Thạc sỹ Nguyễn Thị Hoà và các thầy cô giáo bộ môn kế toán, các anh chị trong phòng Tài chính - Kế toán của công ty cổ phần In Hàng Không đã tạo điều kiện và giúp đỡ em hoàn thành bài chuyên đề này 2 Bùi Thị Lan Phương-KĐH2 3/21.01 Chuyên đề “Kế toán Nguyên vật liệu” CHƯƠNG I MỘT SỐ VẤN ĐỀ LÝ LUẬN VỀ KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU 1 Những vấn đề chung về nguyên vật liệu (NVL) 1.1.Khái niệm, đặc điểm, vai trò và nghĩa của NVL 1.1.1 Khái niệm NVL Quá trình sản xuất là quá trình kết hợp cả ba yếu tố cơ bản: đối tư ợng lao động, tư liệu lao động và sức lao động để tạo ra của cải vật chất đáp ứng nhu cầu xã hội NVL là đối tượng lao động - một trong ba yếu tố cơ bản của quá trình sản xuất, là cơ sở vật chất cấu thành nên thực thể sản xuất sản phẩm 1.1.2 Đặc điểm của NVL Trong các doanh nghiệp sản xuất NVL là một bộ phận của tài sản lư u động thuộc nhóm hàng tồn kho, có những đặc điểm sau: Về mặt hình thái: Khi tham gia vào quá trình sản xuất, NVL không còn giữ nguyên hình thái ban đầu Về mặt giá trị: Khi tham gia vào quá trình sản xuất NVL chuyển dịch hết giá trị của chúng vào chi phí sản xuất - kinh doanh trong kỳ 1.1.3 Vai trò của NVL Từ những đặc điểm trên cho thấy, vật liệu có vai trò hết sức quan trọng đối với hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp Điều này đòi hỏi phải tăng cường công tác quản lý NVL góp phần hạ giá thành sản phẩm để giúp cho các doanh nghiệp nâng cao sức cạnh tranh trên thị trường 1.1.4 Ý nghĩa của nguyên vật liệu trong doanh nghiệp Xuất phát từ đặc điểm, vai trò của NVL nêu trên ta thấy công tác quản lý NVL trong doanh nghiệp có ý nghĩa rất quan trọng Việc cung cấp NVL đầy đủ, kịp thời sẽ giúp doanh nghiệp đảm bảo được tiến độ sản xuất, sản xuất đủ số lượng sản phẩm yêu cầu NVL đạt tiêu chuẩn chất lượng, được bảo quản cẩn thận, cung cấp đúng chủng loại sẽ đảm bảo cho chất lượng sản xuất được tốt Chi phí về các loại NVL thường chiếm tỷ trọng lớn trong toàn bộ chi phí sản xuất và giá thành sản 3 Bùi Thị Lan Phương-KĐH2 3/21.01 Chuyên đề “Kế toán Nguyên vật liệu” phẩm trong các doanh nghiệp sản xuất Do vậy, tăng cường công tác quản lý, công tác kế toán vật liệu đảm bảo việc sử dụng tiết kiệm và hiệu quả vật liệu nhằm hạ thấp giá thành và chi phí sản xuất có ý nghĩa rất quan trọng Việc sử dụng tiết kiệm, đúng mục đích, dự trữ hợp lý, bảo quản tránh mất mát sẽ góp phần làm giảm chi phí sản xuất, hạ giá thành sản phẩm và nâng cao hiệu quả sử dụng vốn lưu động của doanh nghiệp Vì vậy, yêu cầu quản lý NVL là phải quản lý tốt các khâu sau: - Khâu thu mua - Khâu bảo quản - Khâu sử dụng - Khâu dự trữ Việc quản lý chặt chẽ NVL từ khâu thu mua tới khâu bảo quản, sử dụng và dự trữ là một trong những khâu quan trọng trong công tác quản lý tài sản lưu động ở doanh nghiệp 1.2 Nhiệm vụ tổ chức quản lý và hạch toán NVL Để quản lý và điều hành một doanh nghiệp đi vào hoạt động sản xuất kinh doanh có hiệu quả thì chủ doanh nghiệp cần phải biết kết hợp sử dụng các công cụ quản lý Trong các công cụ đó kế toán là một công cụ đắc lực cho các quản lý kinh tế Như vậy, để quản lý tốt NVL trong các doanh nghiệp thì cần thiết phải tổ chức công tác kế toán NVL Công tác kế toán NVL sẽ giúp cho các nhà quản lý doanh nghiệp quyết định đúng đắn ngay từ khâu mua NVL (lựa chọn nguồn mua, giá mua, chi phí vận chuyển) đến việc bảo quản dự trữ và sử dụng NVL nh- ư thế nào cho phù hợp và tiết kiệm Để đáp ứng được các yêu cầu quản lý, kế toán NVL trong các doanh nghiệp cần thực hiện tốt các nhiệm vụ sau: - Ghi chép phản ánh đầy đủ, kịp thời số hiện có và tình hình luân chuyển của NVL cả về giá trị và hiện vật Tính toán đúng đắn trị giá vốn (hoặc giá thành) thực tế của vật tư nhập, xuất kho, trị giá vốn của hàng hoá tiêu thụ, nhằm 4 Bùi Thị Lan Phương-KĐH2 3/21.01 Chuyên đề “Kế toán Nguyên vật liệu” cung cấp thông tin kịp thời, chính xác phục vụ cho yêu cầu quản lý doanh nghiệp - Kiểm tra tình hình thực hiện các chỉ tiêu kế hoạch về mua vật tư , hàng hoá, kế hoạch sử dụng vật tư cho sản xuất và kế hoạch bán hàng hoá - Tổ chức kế toán phù hợp với các phương pháp kế toán hàng tồn kho, cung cấp thông tin phục vụ cho việc lập báo cáo chính và phân tích hoạt động kinh doanh 2 Phân loại và đánh giá nguyên vật liệu trong doanh nghiệp 2.1 Phân loại nguyên vật liệu 2.1.1 Căn cứ vào nội dung kinh tế và yêu cầu quản trị doanh nghiệp thì NVL được chia thành các loại sau: - Nguyên liệu chính - Vật liệu phụ - Nhiên liệu - Phụ tùng thay thế - Vật liệu và thiết bị xây dựng cơ bản - Vật liệu khác 2.1.2 Căn cứ vào nguồn hình thành: NVL được chia thành hai nguồn NVL nhập từ bên ngoài và NVL tự có 2.1.3 Căn cứ vào mục đích, công dụng của NVL có thể chia NVL thành: NVL dùng cho nhu cầu sản xuất kinh doanh và NVL dùng cho các nhu cầu khác 2.2 Đánh giá nguyên vật liệu 2.2.1 Nguyên tắc đánh giá NVL Đánh giá NVL là việc xác định giá trị của NVL ở những thời điểm nhất định và theo nguyên tắc quy định Khi đánh giá NVL phải tuân thủ theo các nguyên tắc sau: - Nguyên tắc giá gốc : (theo chuẩn mực 02 - Hàng tồn kho) - Nguyên tắc thận trọng: NVL được dánh giá theo giá gốc, nhưng trường hợp giá trị thuần có thể thực hiện được thấp hơn giá gốc thì tính theo giá trị 5 Bùi Thị Lan Phương-KĐH2 3/21.01 Chuyên đề “Kế toán Nguyên vật liệu” thuần có thể được thực hiện Giá trị thuần có thể thực hiện được là giá bán ước tính của hàng tồn kho trong kỳ sản xuất kinh doanh trừ đi chi phí ước tính để hoàn thành sản phẩm và chi phí ước tính cần thiết cho việc tiêu thụ chúng Thực hiện nguyên tác thận trọng bằng cách trích lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho - Nguyên tắc nhất quán: Tức là kế toán đã chọn phương pháp nào thì phải áp dụng phương pháp đó nhất quán trong suốt niên độ kế toán Doanh nghiệp có thể thay đổi phương pháp đã chọn nhưng phải đảm bảo phương pháp thay thế cho phép trình bày thông tin kế toán một cách trung thực và hợp lý hơn, đồng thời phải giải thích được ảnh hưởng của sự thay đổi đó - Sự hình thành trị giá NVL vốn thực tế của NVL được phân biệt ở các thời điểm khác nhau trong quá trình sản xuất kinh doanh 2.2.2 Đánh giá nguyên vật liệu * Xác định trị giá vốn thực tế của NVL nhập kho Trị giá vốn thực tế của NVL nhập kho được xác định theo từng nguồn nhập + Nhập kho do mua ngoài: trị giá vốn thực tế nhập kho bao gồm giá mua, các loại thuế không được hoàn lại, chi phí vận chuyển bốc xếp, bảo quản trong quá trình mua hàng và các chi phí khác có liên quan trực tiếp đến việc mua vật tư, trừ đi các khoản chiết khấu thương mại và giảm giá hàng mua do không đúng quy cách, phẩm chất Trường hợp NVL mua vào được sử dụng cho đối tượng chịu thuế GTGT tính theo phương pháp khấu trừ, giá mua là giá chưa có thuế GTGT Trường hợp NVL mua vào được sử dụng cho đối tượng không chịu thuế GTGT tính theo phương pháp khấu trừ, hoặc sử dụng cho các phúc lợi, các dự án thì giá mua bao gồm cả thuế GTGT (là tổng giá thanh toán) + Nhập do tự sản xuất: Trị giá vốn thực tế nhập kho là giá thành sản xuất của NVL tự gia công chế biến + Nhập do thuê ngoài gia công chế biến: Trị giá vốn thực tế nhập kho là trị giá vốn thực tế của NVL xuất kho thuê ngoài gia công chế biến cộng (+) số 6 Bùi Thị Lan Phương-KĐH2 3/21.01 Chuyên đề “Kế toán Nguyên vật liệu” tiền phải trả cho người nhận gia công chế biến cộng (+) các chi phí vận chuyển bốc dỡ khi giao nhận + Nhập NVL do nhận vốn góp liên doanh: Trị giá vốn thực tế của NVL nhập kho do hội đồng liên doanh thoả thuận cộng (+) các chi phí khác phát sinh khi tiếp nhận NVL + Nhập NVL do được cấp: Trị giá vốn thực tế của NVL nhập kho là giá ghi trên biên bản giao nhận cộng (+) các chi phí khác phát sinh + Nhập NVL do được biếu tặng tài trợ: Trị giá vốn thực tế nhập kho là giá trị hợp lý cộng (+) chi phí khác phát sinh * Xác định giá vốn thực tế NVL xuất kho NVL được nhập kho từ nhiều nguồn khác nhau, ở nhiều thời điểm khác nhau nên có nhiều giá khác nhau Do đó khi xuất NVL tuỳ thuộc vào đặc điểm hoạt động, yêu cầu quản lý và điều kiện trang bị phương tiện kỹ thuật tính toán ở từng doanh nghiệp mà lựa chọn các phương pháp sau để xác định giá vốn thực tế của NVL xuất kho: Các phương pháp theo chuẩn mực kế toán: - Phương pháp tính theo giá đích danh: Theo phương pháp này khi xuất kho NVL thì căn cứ vào số lượng xuất kho lô nào và đơn giá thực tế của lô đó để tính trị giá vốn thực tế của NVL xuất kho Phương pháp áp dụng cho những doanh nghiệp có chủng loại NVL ít và nhận diện được từng lô hàng - Phương pháp bình quân gia quyền: Trị giá vốn thực tế của NVL xuất kho được tính căn cứ vào số lượng NVL xuất kho và đơn giá bình quân gia quyền, theo công thức: Trị giá vốn thực = Số lượng NVL x Đơn giá bình tế NVL xuất kho thực tế xuất kho quân gia quyền Đơn giá bình Trị giá thực Trị giá thực tế quân gia quyền = tế tồn đầu kỳ + vật tư nhập trong kỳ Số lượng vật tư + tồn đầu kỳ 7 Số lượng vật tư nhập trong kỳ Bùi Thị Lan Phương-KĐH2 3/21.01 Chuyên đề “Kế toán Nguyên vật liệu” Đơn giá bình quân có thể xác định sau mỗi lần nhập được gọi là đơn giá bình quân di động Theo cách tính này, xác định được trị giá vốn thực tế NVL hàng ngày cung cấp thông tin kịp thời Tuy nhiên, khối lượng công việc tính toán sẽ nhiều hơn nên phương pháp này rất thích hợp với những doanh nghiệp đã làm kế toán máy - Phương pháp nhập trước xuất trước: Phương pháp này dựa trên giả định hàng nào nhập trước sẽ được xuất trước và lấy đơn giá xuất bằng đơn giá nhập Trị giá hàng tồn kho cuối kỳ được tính theo đơn giá của những lần nhập sau cùng - Phương pháp nhập sau xuất trước: Phương pháp này dựa trên giả định hàng nào nhập sau sẽ được xuất trước và lấy đơn giá xuất bằng đơn giá nhập Trị giá hàng tồn kho cuối kỳ được tính theo đơn giá của những lần nhập đầu tiên Các phương pháp khác: Trong thực tế ngoài các phương pháp tính trị giá vốn thực tế của NVL theo chuẩn mực kế toán hàng tồn kho quy định thì các doanh nghiệp còn áp dụng các phương pháp sau: - Phương pháp tính theo đơn giá tồn đầu kỳ : Phương pháp này tính trị giá vốn thực tế NVL được tính trên cơ sở số lượng NVL xuất kho và đơn giá thực tế NVL tồn đầu kỳ Trị giá vốn thực tế = Số lượng NVL x Đơn giá thực tế NVL xuất kho thực tế xuất kho tồn đầu kỳ + Tính theo giá hạch toán: Giá hạch toán của NVL do doanh nghiệp tự quy định (Có thể lấy giá kế hoạch hoặc giá mua tại một thời điểm nào đó) và đ- ược sử dụng thống nhất ở doanh nghiệp trong một thời gian dài Hàng ngày sử dụng giá hạch toán để ghi sổ chi tiết giá trị NVL nhập, xuất Cuối kỳ kế toán tính ra trị giá vốn thực tế của NVL xuất kho theo hệ số giá Hệ số giá = Trị giá thực tế 8 + Trị giá vốn thực tế NVL (H) NVL tồn đầu kỳ nhập trong kỳ Trị giá hach toán + Trị giá hạch toán NVL NVL tồn đầu kỳ nhập trong kỳ Bùi Thị Lan Phương-KĐH2 3/21.01 Chuyên đề “Kế toán Nguyên vật liệu” Trị giá vốn thực tế NVL xuất kho được tính: Trị giá vốn thực = Trị giá hạch toán x Hệ số giá tế NVL xuất kho NVL xuất kho (H) 3 Kế toán chi tiết nguyên vật liệu Hạch toán chi tiết NVL là việc kết hợp giữa thủ kho và phòng kế toán trên cùng cơ sở các chứng từ nhập, xuất kho; nhằm đảm bảo theo dõi chặt chẽ số hiện có và tình hình biến động của từng loại, nhóm, thứ NVL về số lượng và giá trị Các doanh nghiệp phải tổ chức hệ thống chứng từ, mở các sổ kế toán chi tiết và vận dụng phương pháp hạch toán chi tiết NVL phù hợp để góp phần tăng cường quản lý NVL 3.1 Chứng từ kế toán sử dụng: Theo chế độ kế toán ban hành theo QĐ 1141/TCQĐ/CĐ kế toán ngày 01/11/1995 và theo QĐ 885/1998/QĐ/BTC ngày 16/7/1998 của Bộ trởng Bộ Tài chính, các chứng từ kế toán về NVL bao gồm: - Phiếu nhập kho (Mẫu 01-VT) - Phiếu xuất kho (Mẫu 02 - VT) - Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ ( Mẫu 03 - VT) - Biên bản kiểm kê vật tư (mẫu 08-VT) - Hoá đơn (GTGT) - MS 01 GTKT - 2LN - Hoá đơn bán hàng mẫu 02 GTKT - 2LN - Hoá đơn cước phí vận chuyển (Mẫu 03 - BH) Đối với các chứng từ này phải lập kịp thời đầy đủ theo đúng quy định về mẫu biểu, nội dung, phương pháp lập, người lập chứng từ phải chịu trách nhiệm về tính hợp lý, hợp pháp của chứng từ về các nghiệp vụ kinh tế phát sinh Ngoài các chứng từ bắt buộc sử dụng thống nhất theo quy định của nhà nước, các doanh nghiệp có thể sử dụng thêm các chứng từ hướng dẫn: 9 Bùi Thị Lan Phương-KĐH2 3/21.01 Chuyên đề “Kế toán Nguyên vật liệu” - Phiếu xuất vật tư theo hạn mức (Mẫu 04-VT) - Biên bản kiểm nghiệm (mẫu 05-VT) - Phiếu báo vật tư còn lại cuối kỳ (Mẫu 07-VT) 3.2 Các phương pháp hạch toán chi tiết 3.2.1 Phương pháp ghi thẻ song song * Nội dung phương pháp: + Ở kho: Thủ kho dùng thẻ kho để ghi chép hàng ngày tình hình nhập, xuất, tồn kho của từng thứ vật theo chỉ tiêu số lượng Khi nhận chứng từ nhập, xuất vật tư thủ kho phải kiểm tra tính hợp lý, hợp pháp của chứng từ rồi tiến hành số ghi chép, số thực nhập, thực xuất vào chứng từ và thẻ kho Định kỳ thủ kho gửi các chứng từ nhập, xuất đã phân loại theo từng thứ vật tư cho phòng kế toán + Ở phòng kế toán: - Kế toán sử dụng sổ (thẻ) kế toán chi tiết để ghi chép tình hình nhập, xuất cho từng thứ vật tư theo cả 2 chỉ tiêu số lượng và giá trị - Kế toán khi nhận được chứng từ nhập, xuất của thủ kho gửi lên, kế toán kiểm tra lại chứng từ, hoàn chỉnh chứng từ; căn cứ vào chứng từ nhập, xuất kho để ghi vào sổ (thẻ) kế toán chi tiết vật tư mỗi chứng từ được ghi một dòng Cuối tháng, kế toán lập Bảng kê nhập - xuất - tồn, sau đó đối chiếu: - Đối chiếu sổ kế toán với thẻ kho của thủ kho - Đối chiếu số liệu dòng tổng cộng trên bảng kê nhập - xuất - tồn với số liệu trên sổ kế toán tổng hợp - Đối chiếu số liệu trên sổ kế toán chi tiết với số liệu kiểm kê thực tế Kế toán Trình tự sổ được khái quát theo sơ đồ sau: Thẻ kho Phiếu nhập kho Phiếu xuất Sổ kế toán chi tiết 10 Bảng kê N-X-T Sổ kế toán tổng ... trạng kế tốn NVL cơng ty cổ phần In Hàng Không Chương III: Một số ý kiến nhằm góp phần hồn thiện tổ chức kế tốn NVL công ty cổ phần In Hàng Không Với thời gian khả hạn chế nên đề tài em không. .. thiện cơng tác kế tốn nguyên vật liệu công ty cổ phần In Hàng Khơng” để hồn thành chun đề tốt nghiệp Trong chuyên đề tốt nghiệp có kết cấu phần sau: Chương I: Một số vấn lý luận kế toán NVL... 3/21.01 Chuyên đề ? ?Kế toán Nguyên vật liệu? ?? phẩm doanh nghiệp sản xuất Do vậy, tăng cường công tác quản lý, công tác kế toán vật liệu đảm bảo việc sử dụng tiết kiệm hiệu vật liệu nhằm hạ thấp