Quản lý chức năng hoạt động của tổ chức quản lý chương trình hội nhập vào môi trường làm việc

Đề tài: Quản lý chương trình hội nhập vào mơi trường làm việc Đã thuyết trình chưa cho điểm NHĨM Nguyễn Thị Hương – nhóm trưởng Lê Văn Hiệp Phan Thị Quỳnh Lê Trần Khắc Kiên Đặng Quốc Hùng Soudala sisouvong PHẦN I MỤC TIÊU HỘI NHẬP MÔI TRƯỜNG LÀM VIỆC CHO NGƯỜI LAO ĐỘNG MỚI TẠI DOANH NGHIỆP Sau bỏ nhiều thời gian công sức cho đợt tuyển dụng, cuối có tay nhân viên đầy tiềm bạn hy vọng nguồn nhân lực quý giá đảm bảo thành công tương lai Tuy nhiên, khâu quan trọng mà bạn không nên xem nhẹ công tác "hậu tuyển dụng" Những tổ chức biết quan tâm đến giai đoạn nhạy cảm giảm thiểu tỷ lệ bỏ việc nhân viên Điều đồng nghĩa với việc công ty tiết kiệm đáng kể chi phí dành cho việc tuyển dụng Quá trình hội nhập quan trọng không cho nhân viên mà cho nhân viên làm việc cho công ty Ấn tượng ngày làm việc cho cơng ty kỷ niệm khó phai mờ với nhiều người Vì vậy, tổ chức nên có chương trình đón tiếp nhân viên cho đáng nhớ trân trọng Khái niệm hội nhập Hội nhập vào mơi trường làm việc chương trình nhằm giúp cho người lao động có điều kiện tìm hiểu thêm thơng tin Doanh nghiệp có liên quan đến sách, quy định, phúc lợi…Đồng thời giúp cho người lao động có điều kiện làm quen với môi trường làm việc mới, tránh sai sót ban đầu xảy NGƯỜI LAO ĐỘNG MỚI HỘI NHẬP TỔ CHỨC NGƯỜI LAO ĐỘNG CÓ KINH NGHIỆM HỘI NHẬP DOANH NGHIỆ NGƯỜI LAO ĐỘNG CŨ (QUAY LẠI, CHUYỂN TỪ CÁC HỘI NHẬP P VÙNG KHÁC ĐẾN) Mục đích chương trình hội nhập: - Giúp cho người lao động hiểu rõ tổ chức doanh nghiệp (các quy định, quy chế hoạt động, lương bổng, phúc lợi, an toàn lao động, tương quan với cơng đồn, sở vật chất hạ tầng, yếu tố kinh tế)….từ nhận thức xác trách nhiệm bổn phận cá nhân thành công tổ chức doanh nghiệp - Cung cấp thông tin liên quan đến công việc (mô tả công việc, tiêu chuẩn thực công việc cho người lao động mới): tâm lý nhân viên muốn biết cấp kỳ vọng nơi họ hồn thành cơng việc, thành tích tiêu chuẩn hồn thành cơng việc: cụ thể công việc sao? Làm nào? Các quản đốc trực tiếp quản trị nhân viên Làm cho nhân viên đồng nghiệp chào hỏi mở rộng bàn tay, trường hợp dễ mâu thuẫn Giúp hội nhập với tập thể Cử người thâm niên hướng dẫn, ý nghỉ việc nhiều giai đoạn - Giảm nỗi lo lắng cho nhân viên mới: Tạo ấn tượng thuận lợi mặt tình cảm, tiếp đón tử tế, tạo hình ảnh đẹp cơng ty - Giảm bớt sai sót xảy ra, nhanh chóng làm quen với quy trình làm việc: cung cấp thông tin cần thiết, nhân viên bắt tay vào làm việc giảm thời gian không cần thiết cho hai bên - Thích nghi với phương pháp làm việc, thiết lập mối quan hệ với đồng nghiệp, văn hóa tổ chức - PHẦN II CHƯƠNG TRÌNH HỘI NHẬP CỤ THỂ I Chương trình 1: Hội nhập tổng quát: Do phận nhân công ty đảm trách  Cung cấp thông tin tổng quát tổ chức: - Lịch sử hình thành phát triển - Truyền thống, phong tục, chuẩn mực tiêu chuẩn công ty - Cơ cấu tổ chức doanh nghiệp - Chức vụ tên lãnh đạo - Các phòng ban chức vụ nhân viên  Thông tin quy định, sách: - Sản phẩm, dịch vụ tổ chức cung ứng - Chính sách chuẩn mực tổ chức - Những quy định kỷ luật  Thông tin lương thưởng, phúc lợi, trợ cấp: - Cẩm nang nhân viên - Mức lương, thang lương ngày trả lương - Các ngày nghỉ phép nghỉ lễ - Các giải lao - Các khả đào tạo phát triển - Bảo hiểm - Kế hoạch nghỉ hưu - Các dịch vụ tổ chức cung ứng cho nhân viên - Các chương trình giúp đỡ cơng nhân viên  Thơng tin an toàn lao động, kỷ luật lao động: - Sức khỏe an toàn - Tiện nghi, dịch vụ y tế, ma túy, vệ sinh, an toàn, đền bù - Những quy định kỷ luật II Chương trình 2: Hội nhập chuyên môn: Là giai đoạn mà cấp quản lý trực tiếp nhân viên đảm nhận Tùy thuộc vào kỹ kinh nghiệm nhân viên mới, có chương trình đào tạo phối hợp với chương trình chun mơn Trang bị cho nhân viên thơng tin chức phận phòng ban, nhiệm vụ trách nhiệm với cơng việc, thủ tục, sách luật lệ quy định Hướng dẫn tham quan giới thiệu đồng nghiệp, tạo cho nhân viên an tâm thoải mái không lạc lõng, tránh kỳ thị Giúp cho nhân viên làm việc hăng say, có suất hơn, thỏa mãn với công việc, số người bỏ việc thấp Chương trình hội nhập từ đặt dài hay ngắn, bao gồm nội dung cụ thể…  Chức phận phòng ban: - Mục đích mục tiêu ưu tiên – cấu tổ chức – hoạt động - Mối tương quan với phòng ban khác – với cơng việc nội phịng  Nhiệm vụ trách nhiệm công việc: - Dựa vào mơ tả cơng việc giải thích chi tiết kết mong đợi - Nêu tầm quan trọng cơng việc, liên quan đến đơn vị tồn cơng ty - Thảo luận khó khăn, làm cách tránh vượt qua - Các tiêu chuẩn hồn thành cơng việc, sở đánh giá hồn thành - Số làm việc ngày, số ngày tuần, nhu cầu phụ trội - Phân công làm công việc thêm – kiểm tra công cụ làm việc - Giải thích lấy dụng cụ đâu, làm lấy, bảo trì sửa chữa - Các loại dịch vụ, nào, làm để hỗ trợ - Mối tương quan với tra nhà nước - Điều lệ công việc, phận, đơn vị – xử lý trường hợp cấp bách - Các tiêu chuẩn vệ sinh – vấn đề an ninh, trộm cướp, chi phí cho - Tiếp xúc với người bên – ăn uống, hút thốc, ăn kẹo đơn vị - Di chuyển vật dụng khỏi đơn vị công tác – kiểm tra thiệt hại - Bảng chấm công, giấc – giải lao, nghỉ ngơi, ăn trưa, gọi nhận điện - Xin, yêu cầu cung cấp dụng cụ, kiểm tra đánh giá hồn thành cơng tác - Thông báo đăng ký xin làm công việc cao yêu cầu tái phân công  Tham quan đơn vị phòng ban: - Phòng vệ sinh, phòng tắm – bình chữa lửa, trạm cứu hoả, đồng hồ báo - Xin phép vào khỏi quan, khu vực quản đốc - Hệ thống nước, phận cung cấp bảo trỉ phòng ốc, văn phòng y tế an ninh - Khu hút thuốc, vị trị dịch vụ phụ vụ nhân viên, phận cứu thương - Giới thiệu với đồng nghiệp - Các buổi báo cáo đề , báo cáo nhiều ngày để gia tăng hiểu biết III Chương trình 3: Đánh giá theo dõi: - Nhân viên vào tổ chức tổ chức xếp thực chương trình hội nhập tổng quát, vào vị trí cơng việc cụ thể, kỹ cần có để thực cơng việc mà người quản lý trực tiếp hội nhập chuyên môn cho nhân viên - Sau tiến hành hội nhập chuyên môn cho nhân viên xong người quản lý tiếp tục theo dõi ghi nhận kết - Việc theo dõi, đánh giá nhằm động viên, giúp đỡ để điều chỉnh cải tiến kịp thời, dùng thông tin phản hồi từ nhân viên để đánh giá, thu thập cách: yêu cầu nhân viên điền vào bảng câu hỏi, không ký tên, vấn theo mẫu ngẫu nhiên, buổi thảo luận nhóm với nhân viên thích ứng Sau đánh giá điều chỉnh lại chương trình hội nhập cho phù hợp với người nhân viên PHẦN III MINH HỌA Ở MỘT TỔ CHỨC CỤ THỂ CÔNG TY TNHH MINH HỒNG Giới thiệu chung - Cơng ty TNHH Minh Hồng cơng ty TNHH thành lập cách từ năm 2001 Sau thời gian thành lập công ty có đội ngũ cơng nhân viên - quản lý có nhiều năm kinh nghiệm Số lượng nhân viên: tính đến 2012 khoảng 100 nhân viên Hoạt động chủ yếu Công ty lĩnh vực xây lắp Địa bàn hoạt động phạm vi nước Trụ sở cơng ty: 36 Lê Hồng Phong – F4 – TP Vũng Tàu – Tỉnh Bà Rịa Vũng Tàu Nhiệm vụ công ty - Thi công xây lắp cơng trình dân dụng, cơng nghiệp, giao thơng, thủy lợi, - thủy điện, cơng trình kỹ thuật hạ tầng đô thị, khu công nghiệp Đầu tư phát triển kinh doanh nhà ở, sở kỹ thuật hạ tầng đô thị, khu công - nghiệp Sản xuất kinh doanh vật liệu xây dựng Đầu tư xây dựng dự án đường bộ, cầu, cống 3 Cơ cấu máy công ty Giám đốc Công ty Phó giám đốc kỹ thuật Cơng Cơng trình xây trình xâytế Phịng kỹ thuật Phịng kinh dựng A dựng B thi cơng kế hoạch Phó giám đốc kinh tế Cơng trìnhtổxây Phịng chức dựng C hành Cơng trìnhtài xâychính Phịng kếdựng tốn D Những người chịu trách nhiệm q trình hội nhập Ban Điều hành Giới thiệu định hướng Cơng ty Mơ hình hoạt động Văn hóa doanh nghiệp, giá trị cốt lõi Trưởng phòng tổ chức Giới thiệu nhân sự,cầu nối tâm lý NS hành phận, phòng ban chức Hướng dẫn nội quy, quy định chi tiết giao tiếp, bảo mật Thiết bị, cơng cụ làm việc, hướng dẫn sử dụng Các sách, chế độ Công ty Các vấn đề đánh giá, khen thưởng, kỷ luật, chấm dứt Sổ tay nhân Cấp quản lý chun mơn – trưởng phịng kế tốn tài Giới thiệu nhân phịng ban Bản mô tả công việc Hướng dẫn công việc Chỉ tiêu Các quy định liên quan nghiệp vụ Chính sách hỗ trợ, phối hợp, tương tác thành viên phòng ban Các đồng nghiệp Theo phân công cụ thể cấp quản lý chun phịng ban mơn Quy trình hịa nhập nhân viên cơng ty 5.1 Lập kế hoạch hòa nhập cho nhân viên - Giai đoạn hòa nhập: tháng đầu năm 2012 - Số lượng nhân viên hòa nhập: nhân viên - Vị trí cơng việc: Nhân viên kế tốn vật tư 5.2 Chương trình hịa nhập tổng qt - Trao đổi mơ hình nhân Cơng ty, giá trị cốt lõi, văn hóa Cơng ty - Trao đổi quy tắc trang phục nơi làm việc, làm việc, nghỉ trưa, người cần xin phép nghỉ đột xuất - Hướng dẫn giao tế, tiếp khách, ứng xử công sở - Trao đổi quy định bảo mật - Trao đổi lịch trả lương, lịch nghỉ, sách làm thêm giờ, phụ cấp - Bàn giao sổ tay nhân 5.3 Chương trình hịa nhập chun mơn Trưởng phịng tài kế tốn kế toán trưởng chịu trách nhiệm lập Bản Danh sách theo dõi công việc công đoạn cần làm trình hướng dẫn nhân viên Các hoạt động bao gồm: - Giới thiệu chức nhiệm vụ phịng kế tốn: + Tổ chức hạch tốn kế tốn hoạt động sản xuất kinh doanh + Ghi chép, phản ánh xác, kịp thời có hệ thống nguồn vốn cấp vốn vay Giải loại vốn, thực cho huy động vật tư, vật liệu hàng hóa hoạt động sản xuất kinh doanh + Tổng hợp kết kinh doanh, lập báo cáo kế tốn, thống kê phân tích hoạt động sản xuất kinh doanh, phục vụ cho việc kiểm tra, thực kế hoạch Công ty + Thực toán tháng, quý, năm niên độ kế toán - Trao đổi mục đích làm việc phịng kế tốn với tồn Cơng ty: Giúp giám đốc Cơng ty nắm rõ tình hình tài chính, tham mưu cho giám đốc Công ty đạo đơn vị trực thuộc thực chế độ quản lý tài Giám sát giá đầu vào, đầu hoạt động sản xuất kinh doanh doanh nghiệp - Giới thiệu thành viên phận bao gồm: kế toán trưởng, thủ quỹ, kế toán tổng hợp TSCĐ, kế toán vật tư(chưa kể nhân viên kế tốn vật tư - mới), kế tốn cơng nợ TGNH, kế tốn giá thành Tour vịng quanh khu làm việc, phòng họp, khu vực hạn chế phân quyền vào, cầu thang, máy photo máy fax, tài liệu lưu trữ, WC, kho, - bãi xe, bảo quản cá nhân,… Mô tả nhiệm vụ cơng việc kế tốn vật tư: + Theo dõi nhập, xuất, tồn loại nguyên vật liệu, công cụ lao động nhỏ, hàng hóa, thành phẩm ( cơng trình thơng qua hóa đơn xuất, nhập kho số lượng lẫn chất lượng giá trị) Cuối tháng gửi hóa đơn, chứng từ cho kế tốn giá thành tính tốn tập hợp chi phí sản phẩm + Gửi sổ chi tiết, theo dõi tài khoản từ tài khoản 151 đến tài khoản 159 Lập báo cáo thống kê phần cơng việc có yêu cầu + Theo dõi nghiệp vụ thuế đầu ra, đầu vào + Kiểm kê kho định kỳ tháng lần + Cuối tháng đối chiếu với kế tốn cơng nợ: đối chiếu theo số, theo ngày, theo số tiền Đồng thời đối chiếu với kế toán giá thành theo sổ chi tiết vật tư sổ - giá thành Bàn giao thiết bị chìa khóa Hướng dẫn cách sử dụng thiết bị có (điện thoại, máy tính, mail, hệ thống văn bản, máy in, thông tin 5.4 Theo dõi đánh giá hoạt động - Trong suốt giai đoạn quan trọng này, lên lịch thường xuyên cho buổi - đánh giá hiệu cơng việc thức khơng thức Tham khảo ý kiến đánh giá phận khác (ý thức, khả năng) Kế toán trưởng trực tiếp hướng dẫn đánh giá nhân viên làm điền thông tin theo mẫu sau, đồng thời yêu cầu nhân viên điền vào mục ý kiến cá nhân mà khơng cần ký tên Họ Phịng/Ban/Bộ tên: phận: Vị trí cơng Người giao hướng tác: dẫn: Thời điểm bắt đầu vào làm việc: Nhiệm vụ giao thời gian thử việc: Người hướng dẫn STT Tiêu chí đánh giá đánh giá Yêu cầu Đạt Công việc chuyên môn giao, đạt chất lượng hạn Tiếp thu trình bày ý tưởng công việc thực công việc Khả học hỏi Tiếp nhận kiến thức, kỹ công việc làm việc từ đồng nghiệp luật Ý thức tôn trọng kỷ luật lao động, thực nội quy, quy chế Công ty Ý KIẾN CỦA CÁ NHÂN:  Cơng việc giao có phù hợp với khả trình độ sở trường?  Có n tâm cơng tác gắn bó lâu dài với Cơng ty  Ý kiến khác: đạt Hồn thành cơng việc Khả nắm bắt Ý thức tổ chức kỷ Khơng Có Không Ý KIẾN ĐÁNH GIÁ CỦA Ý KIẾN CỦA TRƯỞNG Ý KIẾN CỦA GIÁM NGƯỜI HƯỚNG DẪN BỘ PHẬN ĐỐC (Ký ghi rõ họ tên) (Ký ghi rõ họ tên) (Ký ghi rõ họ tên) ... III Chương trình 3: Đánh giá theo dõi: - Nhân viên vào tổ chức tổ chức xếp thực chương trình hội nhập tổng quát, vào vị trí cơng việc cụ thể, kỹ cần có để thực công việc mà người quản lý trực... đồng nghiệp, văn hóa tổ chức - PHẦN II CHƯƠNG TRÌNH HỘI NHẬP CỤ THỂ I Chương trình 1: Hội nhập tổng quát: Do phận nhân công ty đảm trách  Cung cấp thông tin tổng quát tổ chức: - Lịch sử hình.. .động có điều kiện làm quen với mơi trường làm việc mới, tránh sai sót ban đầu xảy NGƯỜI LAO ĐỘNG MỚI HỘI NHẬP TỔ CHỨC NGƯỜI LAO ĐỘNG CÓ KINH NGHIỆM HỘI NHẬP DOANH NGHIỆ NGƯỜI LAO ĐỘNG CŨ