CHU TRÌNH MUA HÀNG và THANH TOÁN

CHU TRÌNH MUA HÀNG VÀ THANH TỐN I BẢN CHẤT CHU TRÌNH Theo quan niệm quản trị kinh doanh, doanh nghiệp thương mại trình mua hàng hiểu sau Chức chủ yếu doanh nghiệp thương mại tổ chức lưu thơng hàng hố, đưa hàng hoá từ nơi sản xuất đến nơi tiêu dùng thơng qua mua bán Trong đó, mua hàng giai đoạn q trình lưu chuyển hàng hố, quan hệ trao đổi người mua người bán trị giá hàng hố thơng qua quan hệ tốn tiền hàng, q trình vốn doanh nghiệp chuyển hố từ hình thái tiền tệ sang hình thái hàng hoá - Doanh nghiệp nắm quyền sở hữu hàng hoá quyền sở hữu tiền có trách nhiệm tốn tiền cho nhà cung cấp Đối với hoạt động kinh doanh thương mại, hoạt động mua hàng bao gồm: mua hàng nước (hay mua hàng nội địa) mua hàng nhập (mua hàng quốc gia khác) Tuy nhiên, theo quan niệm kế tốn, q trình mua hàng hiểu cách rộng cho tất loại doanh nghiệp sau: Q trình mua vào hàng hóa hay dịch vụ bao gồm khoản mục nguyên vật liệu, máy móc thiết bị, vật tư, điện nước, sửa chữa bảo trì… Chu trình khơng bao gồm q trình mua tốn dịch vụ lao động chuyển nhượng phân bổ chi phí bên tổ chức Chu trình mua vào toán gồm định q trình cần thiết để có hàng hóa, dịch vụ cho trình hoạt động doanh nghiệp Chu trình thường bắt đầu khởi xướng đơn đặt mua người có trách nhiệm cần hàng hóa hay dịch vụ kết thức việc tốn cho nhà cung cấp hàng hóa hay dịch vụ nhận Từ ta thấy được, mua hàng thực chất trình cung cấp đầu vào cho hoạt động sản xuất kinh doanh, chuyển đổi từ tiền tệ sang hàng hóa để bắt đầu chu trình sản xuất kinh doanh doanh nghiệp II CHỨC NĂNG CỦA CHU TRÌNH Chu trình mua hàng toán liên quan tới định quy trình cần thiết để mua hàng hóa dịch vụ phục vụ cho hoạt động kinh doanh Chu trình thường bắt đầu với yêu cầu mua sản phẩm dịch vụ lập phận có nhu cầu phê chuẩn nhân viên có thẩm quyền công ty kết thúc với việc toán tiền cho nhà cung cấp ghi nhận khoản nợ phải trả Chu trình mua hàng tốn bao gồm chức chính: + Ghi nhận xử lý đơn đặt mua hàng hóa, dịch vụ Bộ phận có nhu cầu gửi yêu cầu mua hàng hóa + Ghi nhận khoản tốn với người bán + Quy trình xử lý hàng mua trả lại giảm giá, chiết khấu hàng mua Bộ phận mua hàng Đơn đặt hàng phê chuẩn Nhà cung cấp Bộ phận kế toán Bộ phận nhận hàng( kho) Đơn đặt hàng Bản Nhà cung cấp Bản Bộ phận nhận hàng Kho Hàng hóa chứng từ vận chuyển Phiếu nhập kho i GHI NHẬN VÀ XỬ LÝ ĐƠN ĐẶT MUA HÀNG HĨA, DỊCH VỤ Chu trình bắt đầu việc phận có nhu cầu mua hàng hóa lập yêu cầu mua hàng hóa, dịch vụ Mẫu xác yêu cầu phê chuẩn quy định phụ thuộc vào chất hàng hóa, dịch vụ sách cơng ty Nội dung quy trình: + Lâp yêu cầu mua hàng phê chuẩn: Yêu cầu mua hàng phận có nhu cầu mua hàng công ty dùng để yêu cầu mua hàng hóa, dịch vụ Ví dụ, phận sản xuất quản lý kho yêu cầu mua nguyên vật liệu, phận quản lý công ty hay phân xưởng yêu cầu mua dịch vụ sửa chữa, yêu cầu mua dịch vụ bảo hiểm cho tài sản trang thiết bị công ty Sự phê chuẩn với yêu cầu mua hàng hoạt động kiểm soát cần thiết đảm bảo cho hàng hóa dịch vụ mua theo mục đích phê chuẩn tránh cho việc mua nhiều mua mặt hàng không cần thiết Hầu hết công ty cho phép phê chuẩn chung cho việc mua nhu cầu hoạt động thường xuyên hàng tồn kho mức mua tài sản vốn mục tương tự mức khác VD: số công ty dựa vào mức đặt hàng xác định trước máy tính để tiến hành lập yêu cầu mua hàng thời điểm cách tự động Tuy nhiên, với mặt hàng mua tương đối khơng thường xun phê chuẩn nhân viên có thẩm quyền hay HĐQT Rủi ro xảy ra: • BGĐ bỏ qua chức phận kho phận đặt yêu cầu mua • hàng, từ phê duyệt giấy yêu cầu đặt mua người bán khơng có thật Người khơng có thẩm quyền đề nghị mua hàng + Yêu cầu mua hàng sau phê chuẩn chuyển cho phận mua hàng để lập đơn đặt hàng Đơn đặt hàng lập gửi cho nhà cung cấp ghi rõ mặt hàng cụ thể, số lượng, thông tiên liên quan tới hàng hóa, dịch vụ mà cơng ty dự định mua mức giá định( thường xác định phận mua hàng yêu cầu nhà cung cấp gửi báo giá chọn mức giá nhà cung cấp phù hợp) đơn đặt hàng gửi cho phận kế toán phận nhận hàng Đây chứng từ hợp pháp xem đề nghị mua Rủi ro: • Nhân viên mua hàng thơng đồng với nhà cung cấp để nhận chiết khấu • hoa hồng; Duyệt mua nhiều mức cần thiết; + Khi cơng ty nhận hàng hóa dịch vụ từ người bán, kế toán ghi nhận khoản nợ liên quan lên sổ sách Kế toán khoản phải trả thường có trách nhiệm kiểm tra tính mực lần mua vào ghi vào nhật ký mua hàng Q trình kiểm sốt thích hợp giai đoạn kiểm tra mẫu mã, số lượng, thời gian điều kiện hàng hóa, dịch vụ ghi chứng từ vận chuyển Bộ phận nhận hàng thường thực nhiệm vụ này, chứng từ liên quan bao gồm: biên kiểm kê hàng hóa, biên giao nhận.v.v Một chứng từ gửi cho phận kho, khác gửi cho phận kế toán Cuối phận nhận hàng chuyển hàng cho phận kho, phận kho lập phiếu nhập kho, xuất kho cho phận có nhu cầu Khi nhận hóa đơn người bán, kế toán so sánh mẫu mã, giá cả, số lượng, phương thức chi phí vận chuyển ghi háo đơn với thông tin đơn đặt mua áp dụng được, với nhật ký mua hàng, báo cáo nhận hàng từ phận nhận hàng Sau nghiệp vụ mua ghi sổ khoản nợ, chi phí tài sản số tiền chuyển vào tài khoản chi tiết khoản phải trả Rủi ro: • Nhân viên nhận hàng nhận sai hàng khơng có biên kiểm nghiệm • hay đối chiếu với hợp đồng đơn đặt mua; Nhà cung cấp cố thể phát hành gửi hóa đơn sai; Kế tốn phản ánh khoản nợ phải trả thực tế tạo khoản nợ • ii phải trả người bán khơng có thật GHI NHẬN KHOẢN THANH TỐN CHO NGƯỜI BÁN Thanh tốn tác nghiệp thường xuyên, quan trọng hay xảy nhầm lẫn gian lận hoạt động Doanh nghiệp Thanh tốn đúng, đủ, hợp lí góp phần giúp doanh nghiệp tận dụng sách chiết khấu nhà cung cấp, chiếm dụng hợp lí vốn, tăng uy tín doanh nghiệp thương vụ kinh tế Chính sách, chứng từ luân chuyển tốn khơng đảm bảo sở kiểm tra kiểm soát chặt chẽ, phụ vụ đắc lực cho quản trị doanh nghiệp mà phải thự pháp luật chế độ tài Tổ chức chứng từ nghiệp vụ chi tiền mặt: - Các chứng từ liên quan: Chứng từ xin chi Chứng từ duyệt chi Chứng từ phản ánh số tiền chi: Phiếu chi - Trách nhiệm lập luân chuyển phiếu chi: Do kế toán toán lập thành liên( liên trường hợp chi tiền mặt cho công ty trực thuộc) Phương án 1: Người nhận tiềnGiám đốc, KTT KTTT Giám đốc, KTT Thủ quỹ KTTT Bảo quản lưu trữ NV Chi TM 1  Đề nghị chi 2  4  6  Duyệt chi Lập phiếu chi Kí phiếu chi Chi tiền Ghi sổ Giám đốc ký trước, kế tốn trưởng kí sau Ưu điểm phương án Kiểm soát chặt chẽ nghiệp vụ chi nhược điểm không thuận lợi mặt nhân Phiếu chi không thực khơng có mặt KTT giám đốc Phương án thường sử dụng cho nghiệp vụ trọng yếu Phương án 2: Giám đóc kí trước, kế tốn trưởng kí sau Khắc phục nhược điểm phương án không kiểm soát chặt chẽ nghiệp vụ chi Phương án sử dụng cho nghiệp vu chi thường xuyên Người nhận tiềnGiám đốc, KTT KTTT Thủ quỹ KT Giám đốc, KTT TT Bảo quản lưu trữ NV Chi TM 1  Đề nghị chi 2  4  Duyệt chi Lập phiếu chi Chi tiền 6  Ghi sổ Ký phiếu chi Kiểm sốt q trình cần ý yếu tố sau: -Đảm bảo hiệu lực thủ tục chi tiêu gồm: Quy trình tuân thủ, thẩm quyền xét duyệt, định mức chi tiêu… -Không bỏ qua chi tiêu nhỏ lẻ -Phân công phân nhiệm rõ ràng hợp lí Thanh tốn khoản phải trả: Các khoản phải trả phản ánh nghĩa vụ đơn vị với quyền sở hữu tài sản, dịch vụ nhận nghĩa vụ pháp lí khoản phải nộp, phải trả khác Khi quản lí khoản phải trả cần lưu ý số vấn đề: -Kiểm sốt đồng liên hồn chứng từ toán: chứng từ toán phải chuyển trực tiếp cho phận toán Các giấy tờ đảm bảo tính đầy đủ, hiệu lực xác Được xử lí ghi sổ lưu giữ bảo quản để toán đến hạn -Kiểm tra sổ sách: Ghi nhận khoản vào sổ liên quan đồng thời có đối chiếu sốt xét định kì -Tính toán kết chuyển đầy đủ khoản chi tiêu chiết khấu: phân loại chi tiêu chế độ chuẩn mực đồng thời sách chiết khấu mà người bán thông báo cần nắm bắt tận dụng triệt để -Thực thời hạn toán: yêu cầu bắt buộc nhằm làm giảm chi phí, tăng uy tín thương mại doanh nghiệp - Xử lí khoản nợ: Các khoản nợ cần phân loại không cho riêng nhà cung cấp mà đảm bảo phân bổ theo thời gian tốn để doanh nghiệp có kế hoạch phân bổ tài phù hợp việc chi trả Các khoản nợ sau xử cần lưu lại chứng từ cần thiết hủy bỏ chứng từ không cần thiết để đảm bảo khoản phải trả toán đầy đủ lần Rủi ro: • Khoản tốn séc UNC tốn nhầm nhà cung cấp chữ kí ủy quyền không hợp lý đề xuất khoản tốn giả mạo • tốn trùn Các nhân viên thông đồng làm chứng từ giả để chuyển tiền vào tài khoản ma Quy trình tốn qua thư tín dụng L/C bên kí kết hợp đồng TM; Ng làm thủ tục yêu cầu NH mở L/C mở L/C cho ng bán thụ hưởng; NH mở L/C mở L/C theo yêu cầu ng mua chuyển L/C sang NH thông báo để báo cho ng bán biết; NH thông báo thông báo cho ng bán biết L/C mở; Dựa vào nội dung L/C, ng bán giao hàng cho ng mua; Ng bán sau giao hàng lập chứng từ tốn gửi vào NH thơng báo để tốn; NH thơng báo chuyển chứng từ toán sang để NH mở L/C xem xét trả tiền; NH mở L/C sau kiểm tra chứng từ thấy phù hợp trích tiền chuyển sang NH thơng báo để ghi có cho ng thụ hưởng khơng phù hợp từ chối tốn; NH thơng báo ghi có báo cho ng bán; 10 Ng mua xem xét chấp nhận trả tiền NH mở L/C trao chứng từ để ng mua co thể nhận hàng Lưu ý: Khi mở L/C, người mua phải ký quỹ số tiền ngân hàng (có thể lên đến 100% giá trị L/C) L/C khơng phải phương thức tốn an tồn tuyệt đối ngân hàng làm việc chứng từ khơng xét đến chất lượng hàng hố Bộ chứng từ đề nghị toán L/C bên thoả thuận Người bán phải cung cấp đầy đủ chứng từ phải phù hợp với L/C toán Các loại chứng từ thường gặp: Bill of Lading – B/L (Vận đơn); Invoice (Hoá đơn); Packing List (Bảng kê chi tiết hàng hố đóng thùng); Certificate of Origin (Giấy chứng nhận xuất xứ, nguồn gốc); Insurance Certificate (Chứng từ bảo hiểm lô hàng); Shipping Documents(Chứng từ giao hàng); Phytosanitary Certificate (Giấy chứng nhận kiểm dịch thực vật); Fumigation Certificate (Giấy chứng nhận hàng hoá xơng khói);… III MỤC TIÊU KIỂM TỐN Trong kiểm tốn việc đưa mục tiêu kiểm toán cần thiết Việc xây dựng mục tiêu kiểm tốn nhằm mục đích giúp KTV thu thập chứng đầy đủ, có giá trị lúc cho khoản mục trọng yếu chu trình mua hàng tốn Mục tiệu kiểm tốn cho chu trình chia ra: mục tiêu kiểm toán chung mục tiêu kiểm toán đặc thù Mục tiêu kiểm toán chung gồm hai loại mục tiêu tính hợp lý chung mục tiêu khác Mục tiêu chung kiểm tốn chu trình mua hàng toán đánh giá xem liệu số dư tài khoản liên quan có trình bày trung thực hợp lý hay không Các mục tiêu đặc thù kiểm tốn chu trình mua hàng tốn bao gồm: - Hiện hữu: hàng hóa, dịch vụ mua vào khoản nợ người bán phải với ý nghĩa thông tin phản ánh tài sản công nợ phải đảm bảo tồn tài sản cơng nợ - Đầy đủ: việc nghi nhận hàng hóa hay dịch vụ mua vào khoản phải trả người bán phải với ý nghĩa thông tin phản ánh sổ sách, tài liệu kế tốn khơng bị bỏ sót q trình xử lý - Chính xác: việc tính giá vốn thực tế hàng nhập kho tính theo chi phí thực tế thực nghiệp vụ, việc tính toán khoản phải trả người bán phù hợp với hợp đồng mua bán, phù hợp với hóa đơn ngời bán biên lai giao nhận hàng hóa hay dịch vụ - Trình bày cơng bố: việc phân loại trình bày tài sản mua vào khoản phải trả người bán phải với ý nghĩa tuân thủ quy định việc phân loại tài sản công nợ việc thể chúng qua hệ thống tài khoản tổng hợp chi tiết - Quyền nghĩa vụ: phải với ý nghĩa tài sản mua vào phản ánh báo cáo tài thuộc quyền sở hữu doanh nghiệp nợ phải trả người bán thê nghĩa vụ đơn vị - Định giá: tài sản, hàng hóa mua hay khoản nợ phải trả người bán phải ghi chép theo giá trị thích hợp sở chuẩn mực chế độ kế toán hành (hoặc thừa nhận) Các mục tiêu nêu khung tham chiếu cho việc xác định thủ tục kiểm tốn chu trình mua hàng toán để thu thập chứng kiểm toán Căn vào mục tiêu đó, kiểm tốn viên phải thiết kế thử nghiệm tuân thủ để nhận diện đợc cấu, q trình kiểm sốt có nhợc điểm theo mục tiêu Từ đó, đánh giá rủi ro kiểm soát theo mục tiêu xây dựng thủ tục kiểm tra chi tiết số dư nghiệp vụ cách tương ứng  ... CHỨC NĂNG CỦA CHU TRÌNH Chu trình mua hàng toán liên quan tới định quy trình cần thiết để mua hàng hóa dịch vụ phục vụ cho hoạt động kinh doanh Chu trình thường bắt đầu với yêu cầu mua sản phẩm... yêu cầu mua hàng hóa + Ghi nhận khoản toán với người bán + Quy trình xử lý hàng mua trả lại giảm giá, chiết khấu hàng mua Bộ phận mua hàng Đơn đặt hàng phê chu? ??n Nhà cung cấp Bộ phận kế toán Bộ... cầu mua • hàng, từ phê duyệt giấy yêu cầu đặt mua người bán khơng có thật Người khơng có thẩm quyền đề nghị mua hàng + Yêu cầu mua hàng sau phê chu? ??n chuyển cho phận mua hàng để lập đơn đặt hàng