KIỂM TOÁN CHU TRÌNH MUA HÀNG và THANH TOÁN

KIỂM TỐN CHU TRÌNH MUA HÀNG VÀ THANH TỐN Nghiệp vụ mua hàng - toán với vấn đề kiểm tốn 1.1 Bản chất chu trình mua hàng toán Theo quan niệm quản trị kinh doanh, mua hàng giai đoạn trình lưu chuyển hàng hoá, quan hệ trao đổi người mua người bán trị giá hàng hoá thơng qua quan hệ tốn tiền hàng, q trình vốn doanh nghiệp chuyển hố từ hình thái tiền tệ sang hình thái hàng hố - Doanh nghiệp nắm quyền sở hữu hàng hoá quyền sở hữu tiền có trách nhiệm tốn tiền cho nhà cung cấp Đối với hoạt động kinh doanh thương mại, hoạt động mua hàng bao gồm: mua hàng nước (hay mua hàng nội địa) mua hàng nhập (mua hàng quốc gia khác) Tuy nhiên, theo quan niệm kế tốn, q trình mua hàng hiểu cách rộng hơn: Quá trình mua vào hàng hóa hay dịch vụ bao gồm khoản mục nguyên vật liệu, máy móc thiết bị, vật tư, điện nước, sửa chữa bảo trì… Chu trình khơng bao gồm q trình mua toán dịch vụ lao động chuyển nhượng phân bổ chi phí bên tổ chức Chu trình mua vào tốn gồm định trình cần thiết để có hàng hóa, dịch vụ cho q trình hoạt động doanh nghiệp Chu trình thường bắt đầu khởi xướng đơn đặt mua người có trách nhiệm cần hàng hóa hay dịch vụ kết thức việc toán cho nhà cung cấp hàng hóa hay dịch vụ nhận Từ ta thấy được, mua hàng thực chất trình cung cấp đầu vào cho hoạt động sản xuất kinh doanh, chuyển đổi từ tiền tệ sang hàng hóa để bắt đầu chu trình sản xuất kinh doanh doanh nghiệp 1.2 Chức chu trình mua hàng tốn (1) Xử lý đơn đặt mua hàng hóa hay dịch vụ + Lập yêu cầu mua hàng phê chuẩn: Yêu cầu mua hàng phận có nhu cầu mua hàng công ty dùng để yêu cầu mua hàng hóa, dịch vụ Ví dụ, phận sản xuất quản lý kho yêu cầu mua nguyên vật liệu, phận quản lý công ty hay phân xưởng yêu cầu mua dịch vụ sửa chữa, yêu cầu mua dịch vụ bảo hiểm cho tài sản trang thiết bị công ty Sự phê chuẩn với yêu cầu mua hàng hoạt động kiểm soát cần thiết đảm bảo cho hàng hóa dịch vụ mua theo mục đích phê chuẩn tránh cho việc mua nhiều mua mặt hàng không cần thiết Hầu hết công ty cho phép phê chuẩn chung cho việc mua nhu cầu hoạt động thường xuyên hàng tồn kho mức mua tài sản vốn mục tương tự mức khác VD: số công ty dựa vào mức đặt hàng xác định trước máy tính để tiến hành lập yêu cầu mua hàng thời điểm cách tự động Tuy nhiên, với mặt hàng mua tương đối khơng thường xun phê chuẩn nhân viên có thẩm quyền hay HĐQT VD việc mua TSCĐ có giá trị lớn, hay mua nhiều lấn vượt qua giới hạn đó; mặt hàng mua khơng thường xun hợp đồng dịch vụ dài hạn, bảo hiểm … Rủi ro xảy ra: • u cầu mua hàng phận có nhu cầu lập khơng vào nhu cầu thực tế VD thấy thiếu NVL, phận sản xuất ước chừng số NVL thiếu để yêu cầu mua khơng có phép tính hay dự tốn cụ thể; • BGĐ duyệt mua hàng cách qua loa, hình thức, dễ xảy rủi ro phận VD phận sản xuất yêu cầu mua nhiều NVL kỳ tới DN có kế hoạch thu hẹp sản xuất, duyệt • mua, xảy tình trạng thừa NVL, lãng phí; Người khơng có thẩm quyền đề nghị mua hàng + Yêu cầu mua hàng sau phê chuẩn chuyển cho phận mua hàng để lập đơn đặt hàng Bộ phận mua hàng lựa chọn nhà cung cấp sở đánh giá mức độ uy tín, so sánh đơn giá, thời gian giao hàng, khuyến dịch vụ sau bán Đơn đặt hàng lập gửi cho nhà cung cấp ghi rõ mặt hàng cụ thể, số lượng, thông tin liên quan tới hàng hóa, dịch vụ mà cơng ty dự định mua mức giá định (thường xác định phận mua hàng yêu cầu nhà cung cấp gửi báo giá chọn mức giá nhà cung cấp phù hợp) đơn đặt hàng gửi cho phận kế toán phận nhận hàng Đây chứng từ hợp pháp xem đề nghị mua Rủi ro gặp: • Nhân viên mua hàng thơng đồng với nhà cung cấp để nhận chiết khấu hoa hồng; thơng đồng việc nâng giá hàng hóa để hường phần trăm chênh lệch (2) Nhận hàng Việc nhận hàng hóa từ người bán điểm định chu trình nghiệp vụ thời điểm mà bên mua thừa nhận khoản nợ liên quan bên bán sổ sách họ Bộ phận nhận hàng kiểm hàng đối chiếu với ĐĐH số lượng, chất lương, mẫu mã, sau lập biên nhận hàng phiếu nhận hàng Bản chứng từ chuyển đến phận liên quan phận mua hàng hay phịng kế tốn Sau hàng hóa chuyển qua kho đem sử dụng, nhập kho phải lập phiếu nhập kho Để tiện cho việc kiểm tra chéo nhân viên phòng tiếp nhận phải độc lập với thủ kho phịng kế tốn Rủi ro gặp: • • Hàng hóa nhận khơng chất lượng, mẫu mã đơn đặt hàng Việc kiểm tra hàng qua loa, dẫn đến việc không nắm bắt số lượng hay chất • lượng hàng hóa nhận Nhân viên nhận hàng nhận sai hàng khơng có khơng đối chiếu với hợp đồng đơn đặt hàng (3) Ghi sổ nghiệp vụ mua hàng Sự ghi nhận đắn khoản hàng hoá hay dịch vụ nhận địi hỏi việc ghi sổ xác nhanh chóng Việc ghi sổ ban đầu có ảnh hưởng quan trọng đến báo cáo tài đến khoản toán thực tế nên kế tốn phép ghi vào lần mua có sở hợp lý theo số tiền Chức ghi sổ thực phịng kế tốn Kế tốn kiểm tra tính hợp lý, hợp lệ tính tốn hố đơn mua hàng Đối chiếu thơng tin (tên hàng, số lượng, qui cách, mẫu mã, đơn giá,…) Hoá đơn với Biên nhận hàng Phiếu nhập kho Thường phép nhân phép tổng cộng kiểm tra lại ghi vào hóa đơn Sau số tiền chuyển vào sổ hạch toán chi tiết Các khoản phải trả Hoá đơn Phiếu nhập kho sở để ghi vào TK Hàng tồn kho TK TSCĐ Hoá đơn dùng để ghi vào TK Phải trả người bán (nếu chưa tốn tiền) Một q trình kiểm sốt quan trọng khoản phải trả quy định tất ghi sổ khoản chi tiền mặt không liên quan với tiền mặt, chứng khoán thị trường tài sản khác Rủi ro: Kế toán ghi nhận nợ phải trả it thực tế để làm đẹp BCTC, tạo khoản nợ phải trả người bán khơng có thật để biển thủ cơng quỹ (4) Thanh tốn cho nhà cung cấp Thơng thường có phương thức toán tiền mặt chuyển khoản qua ngân hàng, tổng số tiền toán lớn 20tr DN tốn chuyển khoản để khấu trừ thuế GTGT đấu vào Tuỳ theo phương thức toán chứng từ chi lập như: Uỷ nhiệm chi Phiếu chi,…Người ký duyệt chứng từ chi phải kiểm tra chứng từ như: Hoá đơn, Biên nhận hàng Đơn đặt hàng Những chứng từ sau sử dụng để tốn cần đóng dấu "đã tốn“ Để ghi sổ nghiệp vụ tốn kế tốn dùng chứng từ giấy báo Nợ ngân hàng phiếu chi Rủi ro: Nhân viên chi tiền toán cho nhà cung cấp khơng có thật để biển thủ, xuất tiền mặt chưa toán cho nhà cung cấp 1.3 Chứng từ, số sách tài khoản liên quan đến chu trình Trong chu trình mua hàng toán, hầu hết doanh nghiệp sử dụng loại chứng từ sổ sách sau: • Yêu cầu mua: tài liệu lập phận sử dụng (như phận sản xuất) để đề nghị mua hàng hóa dịch vụ Trong số trường hợp, phận doanh nghiệp trực tiếp lập đơn đặt hàng, trình phê duyệt gửi cho nhà cung cấp khơng cần u cầu mua • Lệnh mua (Đơn đặt hàng): lập lại chi tiết có yêu cầu mua, gửi cho nhà cung cấp hàng hóa hay dịch vụ • Phiếu giao hàng (biên giao nhận hàng hóa nghiệm thu dịch vụ): tài liệu chuẩn bị nhà cung cấp Phiếu giao nhận phải kí nhận khách hàng để chứns minh chuyển giao hàng hóa hay dịch vụ thực tế • Phiếu nhận hàng (Báo cáo nhận hàng): phận nhận hàng lập chứng việc nhận hàng kiểm tra hàng hoá (dấu hiệu kiểm sốt) • Hóa đơn bán hàng: chứng từ nhận từ người cung cấp hàng đề nghị • • • tốn cho hàng hóa dịch vụ chuyển giao Phiếu nhập kho: Dùng trường hợp nhập kho NVL, hàng hóa, CCDC Các chứng từ chi tiền: phiếu chi, giấy báo Nợ ngân hàng Nhật ký mua hàng: ghi chép hệ thống kế toán để ghi lại khoản mua Nhật ký phải liệt kê danh sách hàng hoá (từng một), với việc tên người cung cấp hàng, ngày hoá đơn khoản tiền hố đơn • Sổ người cung cấp hàng: danh sách khoản tiền phải trả cho nhà cung cấp Tổng số tài khoản người cung cấp hàng sổ hạch toán chi tiết phải khoản tiền ghi khoản mục phải trả người bán • Trích tài khoản người cung cấp hàng (Bảng đối chiếu nhà cung cấp): báo cáo nhận nhà cung cấp hàng (thường hàng tháng) hóa đơn chưa tốn vào ngày đối chiếu định • Các tài khoản sử dụng: Các tài khoản hàng tồn kho: TK 151, TK 152, TK 153, TK 156; tài khoản TSCĐ: TK 222, TK 213, TK 214; tài khoản phải trả người bán: TK 331; tài khoản tiền: TK 111, TK 112 Thông tin, số liệu vận động từ chứng từ vào sổ sách kế tốn thơng qua hệ thống tài khoản Đối với chu trình mua hàng toán, tài khoản chịu ảnh hưởng chu trình gồm có tài khoản khoản mục vốn tiền, hàng tồn kho, nợ phải trả, Nhìn chung đa số tài khoản chịu ảnh hưởng chu trình mua hàng tốn có liên quan đến chu trình nghiệp vụ khác 1.4 Mục tiêu kiểm tốn chu trình mua hàng tốn Trong kiểm tốn việc đưa mục tiêu kiểm toán cần thiết Việc xây dựng mục tiêu kiểm toán nhằm mục đích giúp KTV thu thập chứng đầy đủ, có giá trị lúc cho khoản mục trọng yếu chu trình mua hàng tốn Mục tiêu kiểm tốn cho chu trình chia ra: mục tiêu kiểm toán chung mục tiêu kiểm toán đặc thù Mục tiêu kiểm toán chung gồm hai loại mục tiêu tính hợp lý chung mục tiêu khác Mục tiêu chung kiểm tốn chu trình mua hàng tốn đánh giá xem liệu số dư tài khoản liên quan có trình bày trung thực hợp lý hay khơng Các mục tiêu đặc thù kiểm tốn chu trình mua hàng tốn bao gồm: • Hiện hữu: hàng hóa, dịch vụ mua vào khoản nợ người bán phải với ý nghĩa thông tin phản ánh tài sản công nợ phải đảm bảo tồn tài sản cơng nợ • Đầy đủ: việc nghi nhận hàng hóa hay dịch vụ mua vào khoản phải trả người bán phải với ý nghĩa thông tin phản ánh sổ sách, tài liệu kế toán khơng bị bỏ sót q trình xử lý • Chính xác: việc tính giá vốn thực tế hàng nhập kho tính theo chi phí thực tế thực nghiệp vụ, việc tính tốn khoản phải trả người bán phù hợp với hợp đồng mua bán, phù hợp với hóa đơn ngời bán biên lai giao nhận hàng • hóa hay dịch vụ Trình bày cơng bố: việc phân loại trình bày tài sản mua vào khoản phải trả người bán phải với ý nghĩa tuân thủ quy định việc phân loại tài sản công nợ việc thể chúng qua hệ thống tài khoản tổng hợp chi tiết • Quyền nghĩa vụ: phải với ý nghĩa tài sản mua vào phản ánh báo cáo tài thuộc quyền sở hữu doanh nghiệp nợ phải trả người bán thê nghĩa vụ đơn vị • Định giá: tài sản, hàng hóa mua hay khoản nợ phải trả người bán phải ghi chép theo giá trị thích hợp sở chuẩn mực chế độ kế toán hành (hoặc thừa nhận) Các mục tiêu nêu khung tham chiếu cho việc xác định thủ tục kiểm toán chu trình mua hàng tốn để thu thập chứng kiểm tốn Căn vào mục tiêu đó, kiểm toán viên phải thiết kế thử nghiệm tuân thủ để nhận diện đợc cấu, trình kiểm sốt có nhợc điểm theo mục tiêu Từ đó, đánh giá rủi ro kiểm sốt theo mục tiêu xây dựng thủ tục kiểm tra chi tiết số dư nghiệp vụ cách tương ứng Q trình kiểm sốt nội thử nghiệm kiểm soát chu trình Mục tiêu kiểm tốn Hiệu lực Tính đầy đủ Sự đinh giá Sự xếp loại Tính thời gian Chuyển sổ tổng hợp Nghiệp vụ mua hàng Nghiệp vụ toán Các nghiệp vụ mua hàng ghi Các khoản toán ghi sổ sách hợp lý: thực tế xảy ra, sổ sách thực tế xảy ra, phê chuẩn thẩm quyền phê chuẩn thảm quyền Các nghiệp vụ mua hàng Các nghiệp cụ toán phản ánh đầy đủ phản ánh đầy đủ Các khoản mua hàng Các khoản toán định giá theo nguyên tắc giá toán giá trị gốc Các nghiệp vụ hàng ghi sổ Các nghiệp vụ toán vào tài khoản tương ứng ghi sổ tài khoản liên quan Mọi nghiệp vụ mua hàng ghi Mọi nghiệp vụ toán sổ kịp thời ghi sổ kịp thời Các nghiệp vụ mua vào ghi sổ Các nghiệp vụ chi tiền đắn sổ phụ khoản phản ánh đắn vào sổ phải trả, sổ kho, tổng hợp phụ, tổng hợp đắn đắn 2.1 Nghiệp vụ mua hàng (1) Mục tiêu hiệu lực Kiểm soát nội bộ:  Đơn đặt hàng lập dựa yêu cầu mua hàng phê chuẩn cấp có thẩm quyền  Người ký duyệt đơn đặt hàng kiểm tra thông tin đơn đặt hàng với yêu cầu mua phê chuẩn  Kế toán kiểm tra tính hợp lý hợp lệ chứng từ đối chiếu thơng tin hóa đơn mua hàng với đơn đặt hàng biên nhận hàng trước ghi sổ  Hủy bỏ chứng từ để phòng ngừa sử dụng lại - Sai phạm: doanh nghiệp khai khống số nghiêp vụ sửa chữa máy móc - Trắc nghiệm đạt yêu cầu:  Phỏng vấn kế tốn trưởng xem có kiểm sốt dịch vụ sửa chữa tài sản cố định phát sinh kỳ  Phỏng vấn ban giám đốc có theo dõi thường xuyên tình hình mua Tài sản cố định chi phí có liên quan hay khơng? Nếu có theo dõi người phê chuẩn cho dịch vụ sửa chữa có thường xun kiểm tra theo dõi tình hình sử dụng tài sản cố định hay khơng?  Bộ phận kiểm định chất lượng, phận mua hàng có kiểm tra tình trạng hoạt động tài sản trước mua hay không  Người vận hành tài sản cố định có đào tạo trước sử dụng tài sản hay khơng?  Có dấu vết phê chuẩn khơng, có phê chuẩn có cấp bậc chưa? Trắc nghiệm độ vững chãi:  Thủ tục phân tích: • KTV nhận thấy chi phí sửa chữa tài sản cố định tăng bất thường - tài sản cố định doanh nghiệp vừa đầu tư • Doanh nghiệp có tiền sử trốn thuế phải nộp bị quan thuế phạt vào năm trước  Thủ tục kiểm tra chi tiết: (quy trình ngược) • Chọn mẫu hóa đơn, chứng từ liên quan đến chi phí sửa chữa tài sản cố định để kiểm tra tính có thực cách gửi thư xác nhận nhà cung cấp dịch vụ, đối chiếu thời gian phát hành hóa đơn báo cáo thực tế tình hình hoạt động TSCĐ • Gửi giấy xác nhận khoản tốn liên quan đến chi phí sửa chữa gửi giấy xác nhận khoản công nợ nhà cung cấp trường hợp chưa toán (2) Mục tiêu kiểm toán đầy đủ: - Kiểm soát nội bộ:  Các đơn đặt mua hàng, báo cáo nhận hàng, biên lai đánh số trước  Hóa đơn xếp theo thứ tự của biên nhận hàng ghi sổ - theo trình tự Sai phạm: Siêu thị BigC Kế toán ghi nhận thiếu lượng lớn hàng hóa số loại mặt hàng lô hàng nhập vào ngày 31/12 Trắc nghiệm đạt yêu cầu:  Kiểm tra hệ thống luân chuyên thông tin doanh nghiệp, nguyên tắc ghi nhận hàng hóa nhập kho  Kế tốn trưởng có thường xun đối chiếu thẻ kho sổ chi tiết hàng hóa khơng - Trắc nghiệm độ vững chãi:  Phân tích: • Kiểm toán viên nhận thấy số lượng nhân viên kế toán mua hàng khơng tương xứng với khối lượng cơng việc thực tế siêu thị áp dụng phương pháp kế toán hàng tồn kho kiểm kê định kỳ nên cuối kỳ nhiều việc dễ dẫn đến việc kế tốn bỏ sót hóa dơn mua hàng • Kiểm tốn viên nhận thấy lượng hàng tồn kho sổ sách số mặt hàng sổ theo dõi chi tiết hàng hóa giảm đáng kể so với số tồn đầu năm sức mua thị trường khơng có dấu hiệu suy giảm • Kiểm toán viên nhận thấy tỷ lệ giá vốn hàng bán doanh thu giảm nhiều so với năm ngoái - Thủ tục kiểm tra chi tiết: • Kiểm tốn viên đối chiếu thẻ kho với sổ chi tiết hàng hóa • Kiểm toán viên kiểm tra biên kiểm kê hàng tồn kho, đối chiếu với sổ chi tiết hàng hóa (3) Mục tiêu đánh giá - Kiểm sốt nội bộ:  Kiểm tra nội q trình tính tốn số tiền hàng hóa, dịch vụ mua vào  Có phận độc lập kiểm tra việc chuyển số liệu từ Nhật ký mua hàng - vào sổ Sai phạm: kế toán tài sản cố định vốn hóa tất chi phí đào tạo nhân viên để sử dụng máy móc thiết bị dẫn đến ghi nhận sai giá trị tài sản mua sắm kỳ, từ làm tăng giá trị tài sản doanh nghiệp làm giảm chi phí kỳ - Trắc nghiệm đạt yêu cầu  xem xét quy định doanh nghiệp liên quan đến việc vốn hóa chi phí liên quan đến tài sản cố định  kế tốn trưởng có thường xuyên theo dõi phân hành tài sản cố định ( ngun giá , trích khấu hao….) khơng?  doanh nghiệp có quy định chi phí cho vận hành chạy thử hay - không? Trắc nghiệm độ vững chãi  Thủ tục phân tích • Ngun giá cao nhiều so với giá mua hàng  Thủ tục kiểm tra chi tiết • Kiểm tra thẻ tài sản cố định tài sản cố định mua sắm kỳ (4) Mục tiêu phân loại - Kiểm soát nội bộ:  Sơ đồ tài khoản đầy đủ  Kiểm tra nội trình phân loại - Sai phạm: Kế tốn hạch tốn cơng cụ dụng cụ mua nguyên giá 25 - triệu vào khoản mục tài sản cố định Trắc nghiệm đạt yêu cầu:  Kiểm tra trình độ kế tốn phân hành tài sản cố định điều kiện ghi nhận tài sản, cập nhật thông tư tài sản cố định  Kế tốn trưởng có theo dõi tình hình biến động tài sản cố định khơng?  Doanh nghiệp có cho kế tốn học để cập nhật kiến thức hàng năm hay không? Trắc nghiệm độ vững chãi  Thủ tục phân tích: • Kiểm tra bảng tính phân bổ khấu hao thấy có tài sản nguyên - giá 30 triệu  Thủ tục kiểm tra chi tiết: • Xem xét lại hồ sơ tài sản cố định thẻ tài sản cố đinh (5) Mục tiêu tính thời gian - Kiểm sốt nội bộ:  Các thủ tục quy định việc ghi sổ nghiệp vụ sớm tốt sau nhận hàng hóa, dịch vụ  Q trình kiểm tra nội Sai phạm: doanh nghiệp mua lô hàng năm nhập kho - ghi nhận sang năm sau Trắc nghiệm đạt yêu cầu  Tại đơn vị có định kỳ đối chiếu kế tốn hàng tồn kho thủ kho - hay khơng?  Kế tốn trưởng với kế toán phân hành, sổ chi tiết sổ có đối chiếu với cuối kỳ hay khơng?  Kế tốn hàng tồn kho kiêm nhiệm q nhiều cơng việc khác  Thủ kho có phản ánh đầy đủ vào sổ kho tất phiếu xuất nhập kho hay không? Với chứng từ phản ánh có dấu hiệu đánh - dấu hay không? Trắc nghiệm độ vững chãi  Thủ tục phân tích: • Hàng tồn kho doanh nghiệp tăng đột biến vào đầu năm sau  Thủ tục kiểm tra chi tiết: • Kiểm tra đối chiếu sổ chi tiết hàng tồn kho với sổ kho thủ kho • Đối chiếu biên kiểm kê với sổ kho sổ kế toán hàng tồn kho, kiểm tra từ hoá đơn, phiếu xuất nhập kho sổ kế toán chi tiết sổ kho (6)Mục tiêu chuyển số tổng hợp - Kiểm sốt nội bộ:  Q trình kiểm sốt nội - Sai sót: khơng khớp sổ kho sổ kế toán tài sản cố định - Trắc nghiệm đạt yêu cầu  Tất phiếu xuất nhập kho thủ kho kế toán hàng tồn kho ghi chép phản ánh đầy đủ hay khơng? Có dấu hiệu đánh dấu hố đơn phiếu nhập xuất kho hạch toán ghi sổ hay khơng?  Kế tốn tài sản cố định có tính tốn hố đơn chứng từ trước ghi sổ hay không? Thời gian luân chuyển chứng từ từ thủ kho ghi sổ xuất nhập kho đến chuyển đến kế toán hàng tồn kho bao lâu?  Hàng tháng doanh nghiệp có đối chiếu giữ kế toán chi tiết hàng tồn kho với sổ kho khơng? Nếu có tháng trước có sai lệch không? - Trắc nghiệm độ vững chãi  Thủ tục phân tích • So sánh lượng xuất nhập hàng tồn kho với tinh hình kinhdoanh doanh nghiệp  Thủ tục kiểm tra chi tiết: • Đối chiếu lại số liệu hàng hoá mua thủ kho với kế toán chi tiết kế toán chi tiết với kế tốn tổng hợp • Đối chiếu sổ kho với sổ bảo vệ ( có) 2.2 Nghiệp vụ toán (1) Mục tiêu hiệu lực - Kiểm sốt nội bộ:  Phân cơng phân nhiệm nhân viên ghi sổ nhân viên ký chi phiếu  Kiểm tra chứng từ trước ký phiếu chi nhân viên có thẩm quyền thực hiện: hóa đơn, biên nhận hàng, duyệt chi  Sự phê chuẩn khoản ghi chứng từ chứng minh thời điểm ký chi - phiếu (tránh tình trạng giám đốc ký sẵn vào phiếu chi) Sai phạm: KTV phát số nghiệp vụ chi tiền không mục đích - Trắc nghiệm đạt u cầu  Rà sốt lại thủ tục lập chứng từ xin chi: đối chiếu chữ ký cùa người đề nghị chi, duyệt chi, chi tiền, có tương ứng với chức trách, xem xét nguyên - tắc ủy quyền phê chuẩn Trắc nghiệm độ vững chãi  Thủ tục phân tích • Kiểm tốn viên nhận thấy chi phí sửa chữa lớn với tài sản thời gian sử dụng chưa lâu suất sản xuất khơng tăng đáng kể • Xem lại sổ nhật ký chi tiền, sổ tổng hợp sổ phụ khoản phải trả với số tiền lớn bất thường  Thủ tục kiểm tra chi tiết • Gửi thư xác nhận đến nhà cung cấp dịch vụ sửa chữa máy móc thiết bị  Ngồi kiểm tốn vấn thêm cơng nhân quan sát trực tiếp phân xưởng sản xuất để phán đốn xem khoản chi phí sửa chữa hợp lý hay khơng (2) Mục tiêu đầy đủ - Kiểm soát nội bộ:  Chi phiếu đươc đánh số theo thứ tự theo dõi  Bảng cân ngân hàng lập hàng tháng nhân viên độc lập với - nhân viên ghi sổ khoản chi hoặn bảo quản tài sản Sai phạm: kế tốn phản ánh thiếu khoản tốn cho cơng ty A (chuyên cung cấp dịch vụ tổ chức kiện promotion) Cơng ty kiểm tốn cơng ty sản - xuất bánh kẹo Trắc nghiệm đạt yêu cầu:  Xem xét nghiệp vụ chi tiền doanh nghiệp có cần xét duyệt kế tốn trưởng, thủ quỹ đơn vị khơng Nếu cần có mà khoản tiền chi không đươc ghi nhận chứng tỏ hệ thống kiểm sốt hoạt động khơng hiệu giám đốc, biết, kế toán trưởng biết cố tình dấu chi phí (gian lận)  Xem xét xem có kiểm tra kế tốn trưởng kế tốn phần hành - tốn khơng Trắc nghiệm độ vững chãi:  Thủ tục phân tích: • Công ty chuyên sản xuất loại bánh kẹo, kiểm tốn viên nhận thấy cuối năm doanh nghiệp có tung số sản phẩm để chuẩn bị cho mùa vụ tết dương lịch, sản phẩm quảng cáo rầm rộ kênh thông tin truyền hình với quy mơ lớn chi phí bán hàng lại không tăng tháng cuối năm  Thủ tục trắc nghiệm trực tiếp số dư: • Đối chiếu sổ quỹ tiền mặt với sổ chi tiết tài khoản 111 (3) Mục tiêu định giá: - Kiểm soát nội bộ:  Kiểm tra nội trình tính tốn số tiền phải trả người bán  Hàng tháng lập bảng cân ngân hàng cá nhân độc lập thực Sai phạm: Doanh nghiệp toán trước hạn cho nhà cung cấp lẽ - hưởng chiết khấu toán 2% kế toán toán toán toàn 100% số tiền cho bên nhà cung cấp - Trắc nghiệm đạt yêu cầu  Xem xét kế tốn tốn có kiểm tra thời hạn tốn tốn cho nhà cung cấp khơng  Phỏng vấn kế tốn trưởng kế tốn có định kỳ kiểm tra kế tốn phần hành - khơng Trắc nghiệm độ vững chãi:  Thủ tục phân tính: • Mặc dù doanh nghiệp có sách tốn trước hạn, có dịng tiền dương ổn định khơng có khoản chiết khấu toán hưởng  Thủ tục kiểm tra chi tiết: • Kiểm tốn viên chọn mẫu số khoản toán, đối chiếu ngày toán biên lai thu tiền nhà cung cấp, ngày giao hàng hóa đơn, điều kiện tốn hợp đồng từ tính tốn lại chiết khấu toán doanh nghiệp hưởng (4) Mục tiêu phân loại - Kiểm soát nội bộ:  Sơ đồ tài khoản đầy đủ  Kiểm tra nội q trình phân loại - Sai phạm: kế tốn hạch toán nhầm khoản toán từ nhà cung cấp A sang nhà cung cấp B tên công ty gần giống (kiểu Vinacon Vinacom) - Trắc nghiệm đạt u cầu:  Kế tốn tốn có định kỳ kiểm tra, đối chiếu hóa đơn người bán với sổ nhật ký chi tiền không?  Doanh nghiệp có thực đối chiếu cơng nợ hàng kỳ khơng  Kế toán trưởng thường xuyên kiểm tra việc ghi sổ kế tốn phần hành khơng - Trắc nghiệm độ vững chãi:  Thủ tục phân tích: • Kiểm tốn viên nhận thấy có khoản phải trả q hạn tình kinh doanh doanh nghiệp có lãi, dòng tiền dương, hệ số quay vòng khoản phải thu lớn vòng quay khoản phải trả  Thủ tục kiểm tra chi tiết • Kiểm tốn viên xem xét tài liệu: bảng đối chiếu công nợ bên nhà cung cấp gửi cho doanh nghiệp, ý tới khoản nợ hạn, nợ có tuổi nợ lớn, nợ có giá trị lớn (5) Mục tiêu thời gian - Kiểm soát nội bộ:  Các thủ tục quy định ghi sổ sớm tốt sau chi phiếu ký  Quá trình kiểm tra nội - Sai phạm: số chi phiếu lĩnh tiền có ngày không trùng với sổ nhật ký chi tiền - Trắc nghiệm đạt yêu cầu:  Quan sát việc ghi sổ có thực chi phiếu ký hay khơng?  Có kiểm tra chi phiếu với sổ nhật ký chi tiền mặt không? - Trắc nghiệm độ vững chãi:  Thủ tục phân tích: • Xem xét có bất thường chi phiếu lĩnh không? (Về số tiền, ngày chi phiếu ký…)  Thủ tục kiểm tra chi tiết: • Đối chiếu ngày ghi chi phiếu lĩnh với nhật ký chi tiền mặt (6) Mục tiêu chuyển sổ tổng hợp - Kiểm soát nội bộ:  Kiểm tra nội - Sai phạm: có chênh lệch sổ sổ tổng hợp 331 - Trắc nghiệm đạt yêu cầu:  Xem xét đơn vị có định kỳ kiểm tra dối chiếu sổ tổng hợp với sổ chi tiết khoản phải trả không  Xem xét việc vào sổ thực hoàn thành nghiệp vụ chi - tiền tốn khơng hay dồn lại đến cuối kỳ vào sổ Trắc nghiệm độ vững chãi:  Thủ tục phân tích: • So sánh, đối chiếu khoản phải trả người bán năm • Xem xét khoản phải trả số nhà cung cấp quen thuộc xem có dấu hiệu bất thường khơng  Thủ tục kiểm tra chi tiết: • Đối chiếu ngược từ sổ cái, sổ chi tiết TK331 với chứng từ liên quan • Gửi thư xác nhận đến số nhà cung cấp • Quan sát q trình thực kế toán việc chuyển sổ vào sổ tổng hợp sổ phụ khoản phải trả Kiểm tra chi tiết nợ phải trả người bán 3.1 Khái niệm Là nợ chưa tốn hàng hóa dịch vụ nhận được, gồm khoản phải trả cho người bán việc mua nguyên vật liệu, hàng hóa, TSCĐ, cơng cụ dụng cụ, thiết bị, điện nước, sửa chữa nhiều sản phẩm, dịch vụ khác doanh nghiệp nhận trước ngày kết thúc năm 3.2 Rủi ro thường gặp hạch toán nợ phải trả người bán • Chưa có hạch tốn chi tiết cho đối tượng phải trả, chưa thực phân loại khoản phải trả • Các khoản phải trả bị hạch tốn sai kì • Khơng theo dõi chi tiết công nợ theo nguyên tệ công nợ phải trả có gốc ngoại tệ • Phân loại sai nội dung khoản phải trả khác vào khoản phải trả người bán • Khơng có bảng phân tích tuổi nợ để có kế hoạch tốn, khoản nợ q hạn chưa tốn • Số liệu sổ tổng hợp sổ chi tiết, bảng cân đối số phát sinh khơng khớp • khơng khớp với hóa đơn, chứng từ gốc Ghi nhận khoản phải trả khơng sở hóa đơn chứng từ hóa đơn chứng từ khơng hợp lệ • Cuối kì, chưa đánh giá lại số dư khoản nợ phải trả có gốc ngoại tệ theo tỷ giá giao dịch liên NH thời điểm lập BCTC 3.3 Kiểm tra chi tiết nợ phải trả người bán Kiểm tra chi tiết việc áp dụng biện pháp kỹ thuật cụ thể nhằm kiểm tra chứng bổ trợ cho số liệu nghiệp vụ số dư tài khoản kiểm tra nhằm xác định xem nghiệp vụ, số dư có sai phạm trọng yếu hay không (1) Hiện hữu  Mục tiêu đặc thù: Các khoản phải trả sổ hạch toán chi tiết phải có hợp lý Khoản phải trả người bán BCTC khoản nợ cơng ty  Ví dụ: Kế tốn hạch tốn hóa đơn mua hàng ngày 30/12 hai lần liên tiếp Tại ngày kết thúc năm tài chính, số dư sổ chi tiết 331 Phải trả nhà cung cấp B tăng 100 triệu đồng làm cho khoản mục Nợ phải trả người bán BCTC tăng 100 triệu đồng  Kiểm tra chi tiết: • Gửi thư xác nhận Nợ cho nhà cung cấp B • Đối chiếu bảng theo dõi công nợ công ty với nhà cung cấp B • Đối chiếu sổ chi tiết 331, sổ 331 với hóa đơn, hợp đồng mua hàng, phiếu • nhập kho, bảng kê mua hàng hóa Rà sốt sổ chi tiết bảng kê hóa đơn mua hàng (Sổ chi tiết có hóa đơn ngày, số tiền,… hóa đơn khơng có) (2) Đầy đủ  Mục tiêu đặc thù: Các khoản phải trả có có danh sách khoản phải trả Các nghiệp vụ phát sinh kế toán ghi sổ  Ví dụ: Ngày 20/08/2013 cơng ty mua hàng hóa với giá mua 100 triệu đồng, thuế GTGT 10% Chi phí vận chuyển lơ hàng cơng ty chịu nên cơng ty th nhà cung cấp vận chuyển Chi phí vận chuyển hết 20 triệu đồng Cơng ty chưa toán tiền mặt cho nhà cung cấp Nhưng kế toán phản ánh vào sổ lại thiếu khoản 20 triệu  Kiểm tra chi tiết: • Đối chiếu hóa đơn, hợp đồng vận chuyển với sổ chi tiết 331, sổ 331 • Đối chiếu hóa đơn chưa toán ngày kiểm toán với số dư nợ phải • trả ghi nhận ngày khóa sổ; Kiểm tra nghiệp vụ mua hàng/ toán sau ngày kể từ ngày khóa sổ (3) Tính thời gian  Mục tiêu đặc thù: Các nghiệp vụ chu kỳ mua hàng toán vào sổ kỳ  Ví dụ: Ngày 15/12/(N – 1) cơng ty có mua NVL nhập kho, chưa trả tiền người bán Ngày 4/1/N, cơng ty tiến hành tốn cho người bán Kế toán ghi nhận nghiệp vụ theo ngày xuất tiền trả 4/1/N  Kiểm tra chi tiết: • Gửi thư xác nhận tới nhà cung cấp khoản nợ phải trả công ty • Đối chiếu số dư sổ hạch toán chi tiết khoản phải trả với sổ nhật ký mua hàng, sổ nhật ký chi tiền • Đối chiếu ngày tháng sổ hạch toán chi tiết khoản phải trả với ngày tháng ghi phiếu nhập kho, hóa đơn mua hàng (4) Tính tốn đánh giá  Mục tiêu đặc thù: Các khoản phải trả danh sách khoản phải trả đánh giá đắn  Ví dụ : Qua q trình phân tích, KTV phát có số hóa đơn nhà cung cấp có ghi chiết khấu thương mại hưởng 5% hợp đồng cung cấp hàng hóa lại ghi 7%  Kiểm tra chi tiết: • • • So sánh giá ghi hóa đơn mua hàng với giá ghi hợp đồng ký kết Kiểm tra dấu vết nhà quản lý hóa đơn mua hàng nhận Tính tốn lại khoản chiết khấu (5) Chính xác  Mục tiêu đặc thù: Các khoản phải trả danh sách thống với sổ hạch toán chi tiết khoản phải trả Số tổng cộng cộng thống với sổ tổng hợp  Ví dụ: Sổ chi tiết người bán A có số dư cuối kỳ 500 triệu sổ tổng hợp lại có số dư 450 triệu => kế tốn qn vào sổ tổng hợp, cộng sai số  Kiểm tra chi tiết: • • • • Đối chiếu BCTC với sổ cái, sổ chi tiết TK 331 Đối chiếu sổ chi tiết, sổ với bảng kê công nợ phải trả Đối chiếu sổ chi tiết, sổ với giấy xác nhận nợ nhà cung cấp Tính tốn lại khoản phải trả người bán từ hóa đơn, hợp đồng mua hàng • kỳ Cộng trang cộng dồn bảng kê đối chiếu với số dư sổ chi tiết, sổ (6) Quyền nghĩa vụ  Mục tiêu đặc thù: Cơng ty có nghĩa vụ trả nợ khoản phải trả cho nhà cung cấp Đồng thời, khoản tiền công ty ứng trước cho nhà cung cấp tài sản thuộc sở hữu cơng ty  Ví dụ: Công ty A chuyên chế biến gỗ, sản xuất nội thất từ gỗ Công ty B chuyển cho công ty A lô gỗ trị giá 500 triệu đồng để nhờ gia cơng chế biến hộ Kế tốn cơng ty A hạch toán nghiệp vụ làm tăng hàng tồn kho nợ phải trả  Kiểm tra chi tiết : • Gửi thư xác nhận đến nhà cung cấp không thường xuyên đơn vị, nhà cung cấp khơng có bảng kê hóa đơn hàng tháng • Kiểm tra chứng từ gốc số tài liệu liên quan: hóa đơn mua hàng, hợp đồng (7) Phân loại  Mục tiêu đặc thù: Các nghiệp vụ, khoản nợ người bán phải phân loại thích hợp  Ví dụ: Khoản nợ phải trả nhà cung cấp D khoản nợ phải trả ngắn hạn công ty lại xếp vào khoản mục nợ phải trả dài hạn BCTC  Kiểm tra chi tiết: • • • Gửi thư cho nhà cung cấp xác nhận thời hạn toán Xem xét hợp đồng, thời gian mua hàng Đối chiếu với bảng theo dõi tuổi nợ (8) Trình bày cơng bố  Mục tiêu đặc thù: Các khoản nợ phải trả cho người bán trình bày cơng bố đắn, đầy đủ theo quy định  Ví dụ: Cuối năm, sổ tài khoản 331 “Nợ phải trả người bán” có tình hình số dư sau: (đơn vị: VND) Bên Nợ: 250.000.000; Bên Có: 900.000.000; Trên BCTC cơng ty, khoản mục ‘ Nợ phải trả người bán’ phần ‘Nợ ngắn hạn’ có số dư 650.000.000 đồng  Kiểm tra chi tiết: • • Đối chiếu BCTC với sổ tài khoản 331, sổ chi tiết tài khoản 331 Đối chiếu BCĐ tài khoản với Thuyết minh BCTC khoản mục Nợ phải trả • người bán Đối chiếu việc trình bày khoản mục Nợ phải trả người bán với quy định chuẩn mực 21 Trình bày báo cáo tài  ... hưởng chu trình mua hàng tốn có liên quan đến chu trình nghiệp vụ khác 1.4 Mục tiêu kiểm tốn chu trình mua hàng toán Trong kiểm tốn việc đưa mục tiêu kiểm toán cần thiết Việc xây dựng mục tiêu kiểm. .. trọng yếu chu trình mua hàng tốn Mục tiêu kiểm tốn cho chu trình chia ra: mục tiêu kiểm toán chung mục tiêu kiểm toán đặc thù Mục tiêu kiểm toán chung gồm hai loại mục tiêu tính hợp lý chung mục... khác Mục tiêu chung kiểm tốn chu trình mua hàng toán đánh giá xem liệu số dư tài khoản liên quan có trình bày trung thực hợp lý hay không Các mục tiêu đặc thù kiểm tốn chu trình mua hàng tốn bao