Kiểm soát nội bộ chu trình mua hàng trong công ty cổ phần sữa Việt Nam Vinamilk

Ban kế toán tổng hợp; ban kế toán công nợ phải thu, ban kế toán công nợ phải trả, ban kế toán hàng tồn kho; ban kế toán thuế; ban kế toán giá thành Ban quản lý nhãn hiệu, ban quản lý kin

TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ TP HỒ CHÍ MINH

KHOA KẾ TOÁN-KIỂM TOÁN

KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH MUA HÀNG TRONG CÔNG TY CỔ PHẦN SỮA

MỤC LỤC

CHƯƠNG I GIỚI THIỆU CÔNG TY CỔ PHẦN SỮA VIỆT NAM

(VINAMILK) 2

1.1 Lịch sử hình thành và phát triển của công ty 2

1.2 Đặc điểm kinh doanh của công 3

1.2.1 Gíới thiệu về công ty 3

1.2.2 Ngành nghề kinh doanh 4

1.3 Cơ cấu tổ chức 4

1.4 Các phòng ban trong công ty 6

CHƯƠNG II THỰC TRẠNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ TRONG CHU TRÌNH MUA HÀNG CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN SỮA VIỆT NAM 10

1.1 NGUYÊN VẬT LIỆU 10

1.2 Quy trình mua hàng tại công ty sữa Việt Nam 11

1.3 Thực trạng về môi trường kiểm soát nội bộ của công ty 15 CHƯƠNG III NHẬN XÉT –KIẾN NGHỊ 20

1.1 Nhận xét 20 1.1.1 Những mặt tích cực của hệ thống KSNB 20

1.1.2 Những mặt còn hạn chế 22

CHƯƠNG I GIỚI THIỆU CÔNG TY CỔ PHẦN SỮA VIỆT

NAM ( VINAMILK )

1.1 Lịch sử hình thành và phát triển của công ty

Năm 1976, lúc mới thành lập, Công ty Sữa Việt Nam (VINAMILK) có tên là Công ty Sữa - Cà Phê Miền Nam, trực thuộc Tổng Cục thực phẩm, bao gồm 4 nhà máy thuộc ngành chế biến thực phẩm:

 Nhà máy Sữa Thống Nhất;

 Nhà máy Sữa Trường Thọ;

 Nhà máy Sữa Dielac;

 Nhà máy Cà Phê Biên Hoà

Năm 1982, Công ty Sữa - Cà phê Miền Nam được chuyển giao về Bộ Công nghiệp thực phẩm và đổi tên thành Xí nghiệp Liên hiệp Sữa - Cà phê - Bánh kẹo I

Năm 1989 xí nghiệp Liên hiệp sữa – cà phê – bánh kẹo I chỉ còn 3 nhà máy trực thuộc:

 Nhà máy Sữa Thống Nhất

 Nhà máy Sữa Trường Thọ

 Nhà máy Sữa Dielac

Tháng 3/1992, Xí Nghiệp Liên Hiệp Sữa - Cà phê - Bánh kẹo I chính thức đổi tên thành Công ty Sữa Việt Nam (Vinamilk) - trực thuộc Bộ Công nghiệp nhẹ, chuyên sản xuất, chế biến sữa và các sản phẩm từ sữa

Năm 1994, công ty sữa Việt Nam ( Vinamilk ) đã xây dựng thêm một nhà máy sữa ở Hà Nội để phát triển thị trường tại miền Bắc, nâng tổng số nhà máy trực thuộc lên 4 nhà máy:

 Nhà máy Sữa Thống Nhất

 Nhà máy Sữa Trường Thọ

 Nhà máy Sữa Dielac

 Nhà máy Sữa Hà Nội

Năm 1996, Xí nghiệp Liên doanh Sữa Bình Định tại Quy Nhơn ra đời, góp phần

thuận lợi đưa sản phẩm Vinamilk phục vụ rộng khắp đến người tiêu dùng khu vực miền Trung

Năm 2000, Công ty đã tiến hành xây dựng thêm:

 Nhà máy sữa Cần Thơ

Trải qua quá trình hoạt động và phát triển gần 30 năm qua, Vinamilk đã trở

thành một doanh nghiệp dẫn đầu của ngành công nghiệp chế biến sữa tại Việt

Nam Những danh hiệu Vinamilk đã được nhận là:

 Danh hiệu Anh Hùng Lao Động

 Huân chương Lao động hạng nhất, nhì, ba

 Liên tiếp đứng đầu “Topten hàng Việt Nam chất lượng cao“ từ 1995 - 2004 (do bạnđọc báo Sài Gòn Tiếp Thị bình chọn)

 Giải thưởng sáng tạo khoa học công nghệ của Tổ chức sở hữu trí tuệ thế giới (WIPO World Intellectual Property Organization) năm 2000 và năm 2004

 Tháng 9/2005: Huân chương Độc lập hạng ba do chủ tịch nước Trần

Đức Lương trao tặng vì đã có thành tích xuất sắc trong sản xuất kinh

doanh 5 năm liền từ năm 2000 - 2004

1.2 Đặc điểm kinh doanh của công ty

1.2.1 Gíới thiệu về công ty

Công ty cổ phần sữa Việt Nam được thành lập trên cơ sở quyết định số 155/2003 BCN ngày 01 tháng 10 năm 2003 của bộ Công nghiệp về việc chuyển doanh nghiệp nhà nước công ty sữa Việt Nam thành công ty cổ phần sữa Việt Nam

QĐ-Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh công ty số 4103001932 do sở Kế hoạch và Đầu

tư TP Hồ Chí Minh cấp ngày 20/11/2003 Trước ngày 1 tháng 12 năm 2003 công ty là doanh nghiệp nhà nước trực thuộc bộ Công Nghiệp

Vốn Điều lệ của Công ty Sữa Việt Nam hiện nay: 1.590.000.000.000 VND

rang-• Sản xuất và mua bán bao bì, in trên bao bì;

• Sản xuất, mua bán sản phẩm nhựa

• Phòng khám đa khoa

1.3 Cơ cấu tổ chức

Ban kế toán tổng hợp; ban kế toán công

nợ phải thu, ban kế toán công nợ phải trả, ban kế toán hàng tồn kho; ban kế toán thuế; ban kế toán giá thành Ban quản lý nhãn hiệu, ban quản lý kinh doanh; ban quản lý hoạt động Ban đầu tư dự án; ban đầu tư tài chính Ban nghiệp vụ; ban hỗ trợ; ban lập trình;

ban network + BDA Ban HTTM; ban PTNLKD; ban TNKD; bán hàng cà phê, kênh hiện đại; kênh Ka; ban CSKH; kinh doanh miền Bắc, Trung Tây; bán hàng miền HCM, miền Đông Ngành hàng; tác nghiệp MKT; đối ngoại; nghiên cứu thông tin thị trường

Ban phát triển vùng nguyên liệu công ty;

các nhà máy

Ban tài chính kế toán;

ban xây dựng cơ bản Ban cơ khí; ban điện

Ban công nghệ

Ban tài chính kế toán; ban điều phối DA;

ban quản lý DA Ban hoạch định sản xuất; ban thống kê

Ban xuất khẩu; ban NVL-bao bì; ban MMTB; ban khai báo hải quan Ban quản lý hệ thống chất lượng; ban nghiên cứu sản phẩm mới Ban QHNS; ban TL&PL; ban TD; ban

ĐT&PT Ban NC-TH; ban HC-QT; ban VT-LT;

ban thông tin Kinh doanh; kế toán; hành chính; Public Relation:phòng khám chuyên khoa Phân xưởng; ban; tổ; nhóm

Ban kế toán; ban HC-NS; ban kho; ban diều phối, đội xe; ban kỹ thuật

P.KT

P.HĐKS P.ĐT P.IT

P.KD

P.MKT

P.PTNL

(Phòng phát triển khách hàng) P.PTKH

CT TNHH MTV BSVN

P.KTCĐ P.XDCB

CT TNHH MTV ĐBSQT P.KTCN

P.KH

TTNCPT P.XNK

Phó Tổng Giám đốc

Phó Tổng Giám đốc

Phó Tổng Giám đốc

Phó Tổng Giám đốc

Phó Tổng Giám đốc

P.KĐK

XNKV

NM (*)

(*): N/m Thống Nhất, Trường Thọ, Dielac, Sài Gòn, Hà Nội, Cần Thơ, Bình Định, Nghệ An,

Cà phê Sài Gòn, Tiên Sơn

1.4 Các phòng ban trong công ty

Phòng Kinh doanh:

 Thiết lập mục tiêu kinh doanh, xây dựng chiến lược và kế hoạch kinh doanh, theo dõi

và thực hiện các kế hoạch kinh doanh;

 Nghiên cứu, xây dựng và phát triển mạng lưới kênh phân phối, chính sách phânphối, chính sách giá cả;

 Đề xuất các biện pháp về chiến lược sản phẩm;

 Phối hợp với phòng Kế hoạch để đưa ra các số liệu, dự đoán về nhu cầu của thị

trường

Phòng Marketing:

 Hoạch định chiến lược xây dựng nhãn hiệu cho các sản phẩm và nhóm sản phẩm,xây dựng chiến lược giá cả, sản phẩm, phân phối, khuyến mãi

 Xây dựng và thực hiện các hoạt động marketing hỗ trợ nhằm phát triển thương hiệu;

 Phân tích và xác định nhu cầu thị trường để cải tiến và phát triển sản phẩm mới phù hợp với nhu cầu của thị trường;

 Thực hiện thu thập thông tin, nghiên cứu, phân tích dữ liệu liên quan đến thị trường và các đối thủ cạnh tranh;

Phòng Nhân sự:

 Điều hành và quản lý các hoạt động Hành chính và Nhân sự của toàn Công ty;

 Thiết lập và đề ra các kế hoạch và chiến lược để phát triển nguồn nhân lực;

 Tư vấn cho Ban Giám đốc điều hành các hoạt động hành chính nhân sự

 Làm việc chặt chẽ với bộ phận Hành chính và Nhân sự của các Chi nhánh, Nhà máy nhằm hỗ trợ họ về các vấn đề về hành chính nhân sự một cách tốt nhất;

 Xây dựng nội quy, chính sách về hành chính và nhân sự cho toàn Công ty;

 Tổ chức thực hiện và giám sát việc thực hiện các quy chế, chính sách về hành chính, nhân sự phù hợp với thực tế của Công ty và với quy định, chế độ hiện hành của Nhà nước;

 Tư vấn cho nhân viên trong Công ty về các vấn đề liên quan đến quyền lợi và nghĩa vụ của nhân viên trong Công ty

Phòng Dự án:

 Lập, triển khai, giám sát dự án đầu tư mới và mở rộng sản xuất cho các nhà máy;

 Quản lý và giám sát tình hình sử dụng máy móc thiết bị, tài sản cố định;

 Quản lý và giám sát công tác xây dựng cơ bản toàn Công ty;

 Xây dựng, ban hành và giám sát định mức kinh tế kỹ thuật;

 Nghiên cứu, đề xuất các phương án thiết kế xây dựng dự án, giám sát chất lượng

xây dựng công trình và theo dõi tiến độ xây dựng Nhà máy;

 Theo dõi công tác quản lý kỹ thuật;

 Lập kế hoạch và tổ chức đấu thầu để chọn lựa nhà cung cấp phù hợp, có chất lượng đáp ứng được tiêu chuẩn Công ty đề ra cho từng dự án

Phòng Cung ứng điều vận

 Xây dựng chiến lược, phát triển các chính sách, quy trình cung ứng và điều vận;

 Thực hiện mua sắm, cung cấp toàn bộ nguyên nhiên liệu, vật tư kỹ thuật;

 Thực hiện các công tác xuất nhập khẩu cho toàn Công ty, cập nhật và vận dụng chính xác, kịp thời các quy định, chính sách liên quan do Nhà nước ban hành;

 Dự báo về nhu cầu thị trường giúp xây dựng kế hoạch sản xuất hàng nội địa và xuất khẩu hiệu quả;

 Nhận đơn đặt hàng của khách hàng, phối hợp chuyển cho Xí nghiệp Kho vận Phối hợp với nhân viên Xí nghiệp Kho vận theo dõi công nợ của khách hàng;

Trung tâm Nghiên cứu Dinh dưỡng và Phát triển Sản phẩm:

 Nghiên cứu, quản lý, điều hành các nghiệp vụ liên quan đến sản phẩm mới, sản phẩm gia công, xuất khẩu và cải tiến chất lượng sản phẩm;

 Chịu trách nhiệm về công tác đăng ký công bố các sản phẩm, công tác đăng ký bảo hộ các quyền sở hữu trí tuệ trong và ngoài nước;

 Xây dựng và giám sát hệ thống đảm bảo chất lượng theo tiêu chuẩn quốc tế và trong nước (ISO, HACCP);

 Thiết lập, quản lý, giám sát thực hiện quy trình công nghệ, quy trình sản xuất và quy trình đảm bảo chất lượng;

 Nghiên cứu và tìm hiểu thị trường, nhu cầu và thị hiếu người tiêu dùng để phát triển những sản phẩm mới phù hợp với thị hiếu của người tiêu dùng

Các nhà máy:

 Quản lý hệ thống chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001:2000, HACCP;

 Quản lý toàn bộ cơ sở vật chất, máy móc thiết bị, quản lý về vấn đề an toàn lao

động, phòng cháy chữa cháy tại Nhà máy;

 Thực hiện các kế hoạch sản xuất đảm bảo về số lượng và chất lượng

Xí nghiệp Kho vận:

 Thực hiện việc giao hàng và thu tiền hàng theo các Hóa đơn bán hàng;

 Quản lý toàn bộ cơ sở vật chất, nguyên vật liệu, thành phẩm đảm bảo an toàn;

 Tiếp nhận, sắp xếp, bảo quản vật tư nguyên liệu nhập khẩu và nội địa, các sản phẩm

do Công ty sản xuất;

 Kinh doanh kho, bến bãi, vận tải;

 Thực hiện công tác thu hồi công nợ, hỗ trợ theo dõi công nợ còn tồn đọng

Các chi nhánh:

 Đề xuất, cải tiến sản phẩm về chất lượng, mẫu mã và đa dạng hóa sản phẩm;

 Xây dựng phương hướng hoạt động và phát triển của Chi nhánh;

 Giám sát việc thực hiện các quyết định, chủ trương, chính sách Công ty đề ra; Đảm bảo các hoạt động của Chi nhánh tuân thủ luật pháp và các quy định của Nhà nước;

 Chỉ đạo và giám sát hoạt động của Phòng khám Tư vấn Dinh dưỡng tại Chi nhánh;

 Chỉ đạo và giám sát hoạt động của Ban Kế toán, Ban Cung ứng và điều vận;

 Quản lý tiền-hàng và cung ứng vận chuyển cho việc kinh doanh ngành hàng

Phòng Kiểm soát Nội bộ

 Kiểm sóat việc thực hiện quy chế, chính sách, thủ tục của Công ty đề ra tại các bộ phận trong Công ty nhằm phát hiện, ngăn chặn và khắc phụ, giảm thiểu các rủi ro, cải tiến và nâng cao hiệu quả họat động của Công ty;

 Kiểm tra, giám sát các họat động của các bộ phận chức năng trong Công ty (Phòng

kinh doanh ngành hàng, Phòng Hành chính nhân sự, Phòng Cung ứng điều vận, Phòng Tài chính kế toán, Xí nghiệp kho vận, các Nhà máy, Chi nhánh);

 Tham khảo và đề ra các chính sách xây dựng chương trình kiểm sóat và lựa chọnphương pháp kiểm soát;

 Tổng hợp và báo cáo kết quả kiểm tra định kỳ và đột xuất cho Ban Giám đốc;

 Tư vấn cho Ban Giám đốc điều hành những phương án giải quyết các khó khăn của các Phòng ban nhằm nâng cao hiệu quả họat động của các phòng ban

Phòng Tài chính Kế toán:

 Quản lý, điều hành toàn bộ các hoạt động Tài chính kế toán;

 Tư vấn cho Ban Giám đốc về tình hình tài chính và các chiến lược về tài chính;

 Lập báo cáo tài chính theo chuẩn mực kế toán và chế độ kế toán;

 Lập dự toán ngân sách, phân bổ và kiểm sóat ngân sách cho tòan bộ họat động sản xuất kinh doanh của Công ty;

 Dự báo các số liệu tài chính, phân tích thông tin, số liệu tài chính kế toán;

 Quản lý vốn nhằm đảm bảo cho các họat động sản xuất kinh doanh và việc đầu tư của Công ty có hiệu quả

CHƯƠNG II THỰC TRẠNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ TRONG CHU TRÌNH MUA HÀNG CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN SỮA

VIỆT NAM

1.1 Nguyên vật liệu

Khi nói đến mua hàng trong các công ty sản xuất như công ty cổ phần sữa Việt Nam

là phải nói tới nguyên vật liệu vì nó chiếm phần lớn trong quá trình sản xuất

Các nguyên vật liệu sử dụng trong nước như sữa bò tươi, đường tinh luyện, dầu thực vật, đậu nành hạt, café hạt…

Nguyên liệu nhập khẩu: sữa bột, dầu bơ…

Danh sách một số nhà cung cấp nguyên vật liệu chính cho Công ty:

Newzealand Milk Products

Olam International LtdTrung tâm bò giống Tuyên Quang

Hộ nông dânCông ty thực phẩm công nghệ TP.HCMCông ty đường Biên Hòa

Công ty Ld mía đường Nghệ AnCông ty mía đường Bourbon Tây NinhOlam international Ltd

Itochu corporationTitan Steel Co

Công ty Perstima Bình Dương

1.2 Quy trình mua hàng tại công ty sữa Việt Nam

Việc kiểm soát qúa trình thu mua hàng hoá, dịch vụ gắn liền với việc quản lý một phần lớn chi phí của doanh nghiệp Hàng hoá, dịch vụ mua vào liên quan trực tiếp đến hiệu quả sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp, khối lượng hàng hoá, dịch vụ mua về là một nhân tố quyết định của các mức dự trữ hàng tồn trong kho Mặt khác,việc đầu tư vào hàng trong kho là một nhân tố chủ yếu đánh giá được lợi tức trên vốn đầu tư Ngoài ra, chức năng thu mua còn có mối quan hệ trực tiếp với các hoạt động như nhận hàng, lưu kho, bán phế liệu và thanh toán Do đó, kiểm soát quy trình mua hàng và thanh toán tiền hàng cần các doanh nghiệp quan tâm thích đáng

Quá trình mua hàng của công ty được thực hiện theo sơ đồ sau:

Phiếu xin mua hàng

Đạt

Khi có nhu cầu về hàng hoá, dịch vụ, vật tư kỹ thuật thì bộ phận có nhu cầu sẽ tiến hành lập phiếu xin mua hàng hoặc phiếu xin mua hàng khẩn ( được áp dụng trong trường hợp các mặt hàng, dịch vụ phải cung cấp ngày trong ngày hoặc ngày hôm sau của ngày đề nghị) Phiếu xin mua hàng sẽ phải có đầy đủ chữ ký của các bộ phận: bộ phận đề nghị, phụ trách bộ phận đề nghị duyệt, thủ kho ký xác nhận là vật tư, hàng hoá, hay dịch vụ không còn tồn hoặc tồn ít không đáp ứng đủ nhu cầu, để tránh trường hợp hàng hoá ở trong kho tồn song vẫn thực hiện mua về và chữ ký của thủ trưởng đơn vị duyệt Phiếu xin mua hàng đã đầy đủ chữ ký và được phê duyệt sẽ được chuyển tới bộ phận hành chính, sau đó bộ phận hành chính sẽ có trách nhiệm chuyển cho bộ phận vật tư.

Bộ phận phụ trách vật tư tiếp nhận được phiếu xin mua hàng từ các bộ phận có nhu cầu, tiến hành liên hệ với nhà cung cấp đối với hàng hoá và dịch vụ đáp ứng yêu cầu sau đó xem xét, đánh giá lựa chọn nhà cung cấp Tất cả các giao dịch hàng hóa, dịch vụ mua vào

trong toàn Công ty đều phải tuân thủ “Quy trình chọn nhà cung cấp và ký kết hợp đồng kinh tế” cụ thể như sau:

Kiểm tra mẫu hàng hóa và giới thiệu dịch vụ :

Khi phát sinh hàng hóa mới, hoặc thêm nhà cung cấp mới cho hàng hóa đang sử dụng

thì phải thực hiện qui định về kiểm tra mẫu như sau: Hàng hóa đã ban hành yêu cầu kỹ thuật: nhà cung cấp sẽ gửi mẫu cho phòng xuất nhập khẩu công ty Phòng xuất nhập khẩu

công ty lập phiếu đề nghị kiểm tra mẫu nguyên vật liệu /bao bì để chuyển nhà máy kiểm tra

và thông báo kết quả

Chào giá/ mời thầu :

Khi có nhu cầu về mua hàng, tùy theo tính chất mua hàng của từng hàng hóa, dịch vụ, nhân viên nghiệp vụ sẽ đề xuất cho người có thẩm quyền (Giám đốc đơn vị, Phó Tổng Giám

đốc phụ trách KHXNK hoặc Tổng Giám đốc) quyết định hình thức chào giá cạnh tranh cho từng lần mua hàng hoặc mời thầu cung ứng các mặt hàng chính yếu, giá trị lớn, có yêu cầu

ổn định về giá cả, chất lượng, cung cấp trong thời gian dài

Duyệt chọn nhà cung cấp:

 Đối với trường hợp mời thầu: Sau khi nhận được Hồ sơ dự thầu của các Nhà cung cấp, Tổ xét thầu (Bao gồm người có thẩm quyền của Ban có nhu cầu đấu thầu, P.KT) sẽ tiến hành xét thầu và lập Danh sách Nhà cung cấp trúng thầu, trình Tổng Giám đốc phê duyệt

 Đối với trường hợp chào giá cạnh tranh: Căn cứ bảng chào giá và khả năng của các Nhà cung cấp, các đơn vị chức năng lập Tờ trình xét duyệt giá và chọn nhà cung cấp, trình người có thẩm quyền phê duyệt

Thẩm quyền duyệt chọn nhà cung cấp sẽ do Tổng Giám đốc qui định theo sự ủy quyền/ phân cấp quản lý hiện hành của Công ty Người ra quyết định chọn nhà cung cấp sẽ