Kiểm soát nội bộ chu trình mua hàng trong công ty cổ phần sữa Việt Nam Vinamilk

TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ TP. HỒ CHÍ MINH KHOA KẾ TOÁN-KIỂM TOÁN KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH MUA HÀNG TRONG CÔNG TY CỔ PHẦN SỮA VIẾT NAM GVHD: Trần Thị Giang Tân Mai Đức Nghĩa SVTH: Bùi Thị Hồng Quyên Trần Việt Tân Lớp: KI4 Năm 2010 MỤC LỤC CHƯƠNG I. GIỚI THIỆU CÔNG TY CỔ PHẦN SỮA VIỆT NAM (VINAMILK) 2 1.1. Lịch sử hình thành và phát triển của công ty 2 1.2 Đặc điểm kinh doanh của công 3 1.2.1 Gíới thiệu về công ty 3 1.2.2 Ngành nghề kinh doanh 4 1.3 Cơ cấu tổ chức 4 1.4 Các phòng ban trong công ty 6 CHƯƠNG II. THỰC TRẠNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ TRONG CHU TRÌNH MUA HÀNG CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN SỮA VIỆT NAM 10 1.1 NGUYÊN VẬT LIỆU 10 1.2 Quy trình mua hàng tại công ty sữa Việt Nam 11 1.3 Thực trạng về môi trường kiểm soát nội bộ của công ty 15 CHƯƠNG III. NHẬN XÉT –KIẾN NGHỊ 20 1.1 Nhận xét 20 1.1.1 Những mặt tích cực của hệ thống KSNB 20 1.1.2 Những mặt còn hạn chế 22 1.2 Kiến nghị 22 CHƯƠNG I. GIỚI THIỆU CÔNG TY CỔ PHẦN SỮA VIỆT NAM ( VINAMILK ) 1.1. Lịch sử hình thành và phát triển của công ty Năm 1976, lúc mới thành lập, Công ty Sữa Việt Nam (VINAMILK) có tên là Công ty Sữa - Cà Phê Miền Nam, trực thuộc Tổng Cục thực phẩm, bao gồm 4 nhà máy thuộc ngành chế biến thực phẩm:  Nhà máy Sữa Thống Nhất;  Nhà máy Sữa Trường Thọ;  Nhà máy Sữa Dielac;  Nhà máy Cà Phê Biên Hoà. Năm 1982, Công ty Sữa - Cà phê Miền Nam được chuyển giao về Bộ Công nghiệp thực phẩm và đổi tên thành Xí nghiệp Liên hiệp Sữa - Cà phê - Bánh kẹo I. Năm 1989 xí nghiệp Liên hiệp sữa – cà phê – bánh kẹo I chỉ còn 3 nhà máy trực thuộc:  Nhà máy Sữa Thống Nhất.  Nhà máy Sữa Trường Thọ.  Nhà máy Sữa Dielac. Tháng 3/1992, Xí Nghiệp Liên Hiệp Sữa - Cà phê - Bánh kẹo I chính thức đổi tên thành Công ty Sữa Việt Nam (Vinamilk) - trực thuộc Bộ Công nghiệp nhẹ, chuyên sản xuất, chế biến sữa và các sản phẩm từ sữa. Năm 1994, công ty sữa Việt Nam ( Vinamilk ) đã xây dựng thêm một nhà máy sữa ở Hà Nội để phát triển thị trường tại miền Bắc, nâng tổng số nhà máy trực thuộc lên 4 nhà máy:  Nhà máy Sữa Thống Nhất  Nhà máy Sữa Trường Thọ  Nhà máy Sữa Dielac  Nhà máy Sữa Hà Nội Năm 1996, Xí nghiệp Liên doanh Sữa Bình Định tại Quy Nhơn ra đời, góp phần thuận lợi đưa sản phẩm Vinamilk phục vụ rộng khắp đến người tiêu dùng khu vực miền Trung. Năm 2000, Công ty đã tiến hành xây dựng thêm:  Nhà máy sữa Cần Thơ  Xí nghiệp Kho vận; Tháng 12/2003, Công ty chuyển sang hình thức Công ty cổ phần, chính thức đổi tên là Công ty Cổ phần Sữa Việt Nam. Tháng 04/2004: Công ty sáp nhập nhà máy sữa Sài Gòn (SAIGONMILK), nâng tổng vốn điều lệ của Công ty lên 1.590 tỷ đồng Tháng 06/2005: Công ty mua lại phần vốn góp của đối tác trong Công ty Sữa Bình Định và sáp nhập vào Vinamilk . Ngày 30/06/2005: công ty khánh thành nhà máy sữa Nghệ An. Những thành tích đã đạt được: Trải qua quá trình hoạt động và phát triển gần 30 năm qua, Vinamilk đã trở thành một doanh nghiệp dẫn đầu của ngành công nghiệp chế biến sữa tại Việt Nam. Những danh hiệu Vinamilk đã được nhận là:  Danh hiệu Anh Hùng Lao Động.  Huân chương Lao động hạng nhất, nhì, ba.  Liên tiếp đứng đầu “Topten hàng Việt Nam chất lượng cao“ từ 1995 - 2004 (do bạn đọc báo Sài Gòn Tiếp Thị bình chọn).  Giải thưởng sáng tạo khoa học công nghệ của Tổ chức sở hữu trí tuệ thế giới (WIPO World Intellectual Property Organization) năm 2000 và năm 2004.  Tháng 9/2005: Huân chương Độc lập hạng ba do chủ tịch nước Trần Đức Lương trao tặng vì đã có thành tích xuất sắc trong sản xuất kinh doanh 5 năm liền từ năm 2000 - 2004. 1.2 Đặc điểm kinh doanh của công ty 1.2.1 Gíới thiệu về công ty Công ty cổ phần sữa Việt Nam được thành lập trên cơ sở quyết định số 155/2003 QĐ- BCN ngày 01 tháng 10 năm 2003 của bộ Công nghiệp về việc chuyển doanh nghiệp nhà nước công ty sữa Việt Nam thành công ty cổ phần sữa Việt Nam. Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh công ty số 4103001932 do sở Kế hoạch và Đầu tư TP. Hồ Chí Minh cấp ngày 20/11/2003. Trước ngày 1 tháng 12 năm 2003 công ty là doanh nghiệp nhà nước trực thuộc bộ Công Nghiệp. Vốn Điều lệ của Công ty Sữa Việt Nam hiện nay: 1.590.000.000.000 VND . 1.2.2 Ngành nghề kinh doanh • Sản xuất và kinh doanh sữa hộp, sữa bột, bột dinh dưỡng, bánh, sữa tươi, sữa đậu nành, nước giải khát và các sản phẩm từ sữa khác; • Kinh doanh thực phẩm công nghệ, thiết bị phụ tùng, vật tư, hoá chất và nguyên liệu. • Kinh doanh nhà, môi giới cho thuê bất động sản; Kinh doanh kho bãi, bến bãi; Kinh doanh vận tải hàng bằng ô tô; Bốc xếp hàng hoá; • Sản xuất mua bán rượu, bia, đồ uống, thực phẩm chế biến, chè uống, café rang- xay- phin - hoà tan; • Sản xuất và mua bán bao bì, in trên bao bì; • Sản xuất, mua bán sản phẩm nhựa. • Phòng khám đa khoa. 1.3 Cơ cấu tổ chức Ban kế toán tổng hợp; ban kế toán công nợ phải thu, ban kế toán công nợ phải trả, ban kế toán hàng tồn kho; ban kế toán thuế; ban kế toán giá thành Ban quản lý nhãn hiệu, ban quản lý kinh doanh; ban quản lý hoạt động Ban đầu tư dự án; ban đầu tư tài chính Ban nghiệp vụ; ban hỗ trợ; ban lập trình; ban network + BDA Ban HTTM; ban PTNLKD; ban TNKD; bán hàng cà phê, kênh hiện đại; kênh Ka; ban CSKH; kinh doanh miền Bắc, Trung Tây; bán hàng miền HCM, miền Đông Ngành hàng; tác nghiệp MKT; đối ngoại; nghiên cứu thông tin thị trường Ban phát triển vùng nguyên liệu công ty; các nhà máy Ban tài chính kế toán; ban xây dựng cơ bản Ban cơ khí; ban điện Ban công nghệ Ban tài chính kế toán; ban điều phối DA; ban quản lý DA Ban hoạch định sản xuất; ban thống kê Ban xuất khẩu; ban NVL-bao bì; ban MMTB; ban khai báo hải quan Ban quản lý hệ thống chất lượng; ban nghiên cứu sản phẩm mới Ban QHNS; ban TL&PL; ban TD; ban ĐT&PT Ban NC-TH; ban HC-QT; ban VT-LT; ban thông tin Kinh doanh; kế toán; hành chính; Public Relation:phòng khám chuyên khoa Phân xưởng; ban; tổ; nhóm Ban kế toán; ban HC-NS; ban kho; ban diều phối, đội xe; ban kỹ thuật P.KT P.HĐKS P.ĐT P.IT P.KD P.MKT P.PTNL (Phòng phát triển khách hàng) P.PTKH CT TNHH MTV BSVN P.KTCĐ P.XDCB CT TNHH MTV ĐBSQT P.KTCN P.KH TTNCPT P.XNK Phó Tổng Giám đốc Phó Tổng Giám đốc Phó Tổng Giám đốc Phó Tổng Giám đốc Phó Tổng Giám đốc kiêm kiêm kiêm Tổng Giám đốc P.KSNB P.HCTH P.NS P.KĐK XNKV NM (*) (*): N/m Thống Nhất, Trường Thọ, Dielac, Sài Gòn, Hà Nội, Cần Thơ, Bình Định, Nghệ An, Cà phê Sài Gòn, Tiên Sơn 1.4 Các phòng ban trong công ty Phòng Kinh doanh:  Thiết lập mục tiêu kinh doanh, xây dựng chiến lược và kế hoạch kinh doanh, theo dõi và thực hiện các kế hoạch kinh doanh;  Nghiên cứu, xây dựng và phát triển mạng lưới kênh phân phối, chính sách phân phối, chính sách giá cả;  Đề xuất các biện pháp về chiến lược sản phẩm;  Phối hợp với phòng Kế hoạch để đưa ra các số liệu, dự đoán về nhu cầu của thị trường. Phòng Marketing:  Hoạch định chiến lược xây dựng nhãn hiệu cho các sản phẩm và nhóm sản phẩm, xây dựng chiến lược giá cả, sản phẩm, phân phối, khuyến mãi  Xây dựng và thực hiện các hoạt động marketing hỗ trợ nhằm phát triển thương hiệu;  Phân tích và xác định nhu cầu thị trường để cải tiến và phát triển sản phẩm mới phù hợp với nhu cầu của thị trường;  Thực hiện thu thập thông tin, nghiên cứu, phân tích dữ liệu liên quan đến thị trường và các đối thủ cạnh tranh; Phòng Nhân sự:  Điều hành và quản lý các hoạt động Hành chính và Nhân sự của toàn Công ty;  Thiết lập và đề ra các kế hoạch và chiến lược để phát triển nguồn nhân lực;  Tư vấn cho Ban Giám đốc điều hành các hoạt động hành chính nhân sự  Làm việc chặt chẽ với bộ phận Hành chính và Nhân sự của các Chi nhánh, Nhà máy nhằm hỗ trợ họ về các vấn đề về hành chính nhân sự một cách tốt nhất;  Xây dựng nội quy, chính sách về hành chính và nhân sự cho toàn Công ty;  Tổ chức thực hiện và giám sát việc thực hiện các quy chế, chính sách về hành chính, nhân sự phù hợp với thực tế của Công ty và với quy định, chế độ hiện hành của Nhà nước;  Tư vấn cho nhân viên trong Công ty về các vấn đề liên quan đến quyền lợi và nghĩa vụ của nhân viên trong Công ty. Phòng Dự án:  Lập, triển khai, giám sát dự án đầu tư mới và mở rộng sản xuất cho các nhà máy;  Quản lý và giám sát tình hình sử dụng máy móc thiết bị, tài sản cố định;  Quản lý và giám sát công tác xây dựng cơ bản toàn Công ty;  Xây dựng, ban hành và giám sát định mức kinh tế kỹ thuật;  Nghiên cứu, đề xuất các phương án thiết kế xây dựng dự án, giám sát chất lượng xây dựng công trình và theo dõi tiến độ xây dựng Nhà máy;  Theo dõi công tác quản lý kỹ thuật;  Lập kế hoạch và tổ chức đấu thầu để chọn lựa nhà cung cấp phù hợp, có chất lượng đáp ứng được tiêu chuẩn Công ty đề ra cho từng dự án. Phòng Cung ứng điều vận  Xây dựng chiến lược, phát triển các chính sách, quy trình cung ứng và điều vận;  Thực hiện mua sắm, cung cấp toàn bộ nguyên nhiên liệu, vật tư kỹ thuật;  Thực hiện các công tác xuất nhập khẩu cho toàn Công ty, cập nhật và vận dụng chính xác, kịp thời các quy định, chính sách liên quan do Nhà nước ban hành;  Dự báo về nhu cầu thị trường giúp xây dựng kế hoạch sản xuất hàng nội địa và xuất khẩu hiệu quả;  Nhận đơn đặt hàng của khách hàng, phối hợp chuyển cho Xí nghiệp Kho vận. Phối hợp với nhân viên Xí nghiệp Kho vận theo dõi công nợ của khách hàng; Trung tâm Nghiên cứu Dinh dưỡng và Phát triển Sản phẩm:  Nghiên cứu, quản lý, điều hành các nghiệp vụ liên quan đến sản phẩm mới, sản phẩm gia công, xuất khẩu và cải tiến chất lượng sản phẩm;  Chịu trách nhiệm về công tác đăng ký công bố các sản phẩm, công tác đăng ký bảo hộ các quyền sở hữu trí tuệ trong và ngoài nước;  Xây dựng và giám sát hệ thống đảm bảo chất lượng theo tiêu chuẩn quốc tế và trong nước (ISO, HACCP);  Thiết lập, quản lý, giám sát thực hiện quy trình công nghệ, quy trình sản xuất và quy trình đảm bảo chất lượng;  Nghiên cứu và tìm hiểu thị trường, nhu cầu và thị hiếu người tiêu dùng để phát triển những sản phẩm mới phù hợp với thị hiếu của người tiêu dùng. Phòng khám Đa khoa  Khám, tư vấn dinh dưỡng và sức khỏe cho người bệnh (khách hàng), tư vấn các sản phẩm của Công ty cho khách hàng;  Tư vấn dinh dưỡng gián tiếp cho người bệnh (khách hàng) qua điện thoại hoặc cho thân nhân;  Phối hợp với Trung tâm nghiên cứu dinh dưỡng và phát triển sản phẩm mới trong việc đưa ra các sản phẩm có thành phần dinh dưỡng phù hợp với các nhu cầu cần thiết của khách hàng. Các nhà máy:  Quản lý hệ thống chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001:2000, HACCP;  Quản lý toàn bộ cơ sở vật chất, máy móc thiết bị, quản lý về vấn đề an toàn lao động, phòng cháy chữa cháy tại Nhà máy;  Thực hiện các kế hoạch sản xuất đảm bảo về số lượng và chất lượng. Xí nghiệp Kho vận:  Thực hiện việc giao hàng và thu tiền hàng theo các Hóa đơn bán hàng;  Quản lý toàn bộ cơ sở vật chất, nguyên vật liệu, thành phẩm đảm bảo an toàn;  Tiếp nhận, sắp xếp, bảo quản vật tư nguyên liệu nhập khẩu và nội địa, các sản phẩm do Công ty sản xuất;  Kinh doanh kho, bến bãi, vận tải;  Thực hiện công tác thu hồi công nợ, hỗ trợ theo dõi công nợ còn tồn đọng. Các chi nhánh:  Đề xuất, cải tiến sản phẩm về chất lượng, mẫu mã và đa dạng hóa sản phẩm;  Xây dựng phương hướng hoạt động và phát triển của Chi nhánh;  Giám sát việc thực hiện các quyết định, chủ trương, chính sách Công ty đề ra; Đảm bảo các hoạt động của Chi nhánh tuân thủ luật pháp và các quy định của Nhà nước;  Chỉ đạo và giám sát hoạt động của Phòng khám Tư vấn Dinh dưỡng tại Chi nhánh;  Chỉ đạo và giám sát hoạt động của Ban Kế toán, Ban Cung ứng và điều vận;  Quản lý tiền-hàng và cung ứng vận chuyển cho việc kinh doanh ngành hàng. Phòng Kiểm soát Nội bộ  Kiểm sóat việc thực hiện quy chế, chính sách, thủ tục của Công ty đề ra tại các bộ phận trong Công ty nhằm phát hiện, ngăn chặn và khắc phụ, giảm thiểu các rủi ro, cải tiến và nâng cao hiệu quả họat động của Công ty;  Kiểm tra, giám sát các họat động của các bộ phận chức năng trong Công ty (Phòng [...]... xuất kinh doanh và việc đầu tư của Công ty có hiệu quả CHƯƠNG II THỰC TRẠNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ TRONG CHU TRÌNH MUA HÀNG CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN SỮA VIỆT NAM 1.1 Nguyên vật liệu Khi nói đến mua hàng trong các công ty sản xuất như công ty cổ phần sữa Việt Nam là phải nói tới nguyên vật liệu vì nó chiếm phần lớn trong quá trình sản xuất Các nguyên vật liệu sử dụng trong nước như sữa bò tươi, đường tinh luyện,... doanh cao hơn so với các công ty không có phòng kiểm toán nội bộ Tuy nhiên, có một thực tế tại Việt Nam không phải doanh nghiệp nào cũng thấy được hết các lợi ích trên hoặc do các nguyên nhân chủ quan và khách quan mà rất nhiều công ty cổ phần hiện nay không có phòng kiểm toán nội bộ như công ty RTD hiện tại vẫn chưa có bộ phận kiểm toán nội bộ Tại Vinamilk có phòng kiểm soát nội bộ riêng thực hiện các... Titan Steel Co Công ty Perstima Bình Dương 1.2 Quy trình mua hàng tại công ty sữa Việt Nam Việc kiểm soát qúa trình thu mua hàng hoá, dịch vụ gắn liền với việc quản lý một phần lớn chi phí của doanh nghiệp Hàng hoá, dịch vụ mua vào liên quan trực tiếp đến hiệu quả sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp, khối lượng hàng hoá, dịch vụ mua về là một nhân tố quyết định của các mức dự trữ hàng tồn trong kho Mặt... đến kiểm soát nội bộ là phải nói về kiểm toán nội bộ vì kiểm toán nội bộ là công cụ giúp phát hiện và cải tiến những điểm yếu trong hệ thống quản lý của doanh nghiệp Thông qua công cụ này, ban giám đốc và hội đồng quản trị có thể kiểm soát hoạt động tốt hơn, quản lý rủi ro tốt hơn, tăng khả năng đạt được mục tiêu kinh doanh Các thống kê trên thế giới cho thấy các công ty có phòng kiểm toán nội bộ thường... vấn kiểm soát và kiểm toán hoạt động : - Tư vấn kiểm soát cho Tổng Giám đốc điều hành và các Phó tổng giám đốc chức năng trong công ty - Giám sát tiến trình vận hành hệ thống kiểm soát nội bộ (Công ty và các đơn vị) và nhận dạng mọi cơ hội cải tiến hệ thống này Đánh giá nguồn lực Công ty để sử dụng moat cách phù hợp , hiệu quả, tránh lãng phí, thất thoát - Làm việc với kiểm toán độc lập của Công ty. .. Nâng cao hiệu quả của kiểm soát nội bộ cụ thể tương ứng với các rủi ro trên:  Đối với yêu cầu hàng không đúng thực tế ta cần: đầu tiên phải duyệt kế hoạch mua hàng chi tiết như mua hàng gì? Mua ở nhà cung cấp nào? Khi nào mua? Tại sao mua? Mua số lượng bao nhiêu? Rồi bao nhiêu tiền? còn nếu là mua hàng ngoài kế hoạch thì phải giải trình lý do mua ngoài kế hoạch  Đối với mua hàng không đúng quy cách,... sót trong ghi chép nghiệp vụ và báo cáo đối chiếu giữa bộ phận kế toán với bộ phận mua hàng Đối chiếu giữa bộ phận kế toán với thủ kho Đối chiếu giữa bộ phận kế toán với nhà cung cấp Luân chuyển chứng từ giữa các BP trong công ty Đối với trường hợp người không có thẩm quyền vẫn lập phiếu đề nghị mua hàng thì công ty nên chu n hoá và đánh số trước các phiếu đề nghị mua hàng của từng phòng ban đề nghị mua. .. thống kiểm soát nội bộ đối với công tác quản lý doanh nghiệp đang dần được khẳng định nhất là khi nền kinh tế Việt Nam ngày càng phát triển, yêu cầu quản lý ngày càng phức tạp, xu thế hội nhập mở cửa đang diễn ra hết sức mạnh mẽ Qua quá trình nghiên cứu thực trạng hệ thống kiểm soát nội bộ tại hai Công ty cổ phần có thể rút ra một số nhận xét sau: 1.1.1 Những mặt tích cực của hệ thống KSNB Quy trình kiểm. .. phòng đề nghị mua hàng để làm bằng chứng về quy trình mua hàng đã hoàn thành Công ty nên áp dụng cách thức đòi hỏi ít nhất ba báo giá từ ba nhà cung cấp độc lập đối mỗi khi mua hàng hoặc với mỗi khoản mua hàng trên một mức nào đó Công ty nên hoán đổi vị trí các nhân viên mua hàng để tránh tình trạng một người có quan hệ với một số nhà cung cấp nhất định trong một thời gian dài Ngoài ra, công ty nên áp... kiểm soát nội bộ, những lợi ích mà hệ thống kiểm soát nội bộ mang lại nếu công ty duy trì và đảm bảo hệ thống kiểm soát nội bộ hoạt động hiệu quả Lãnh đạo công ty đã chú trọng đến việc ban hành các quy chế, quy định về kinh tế tài chính, kỹ thuật, lao động, tiền lương và phổ biến rộng rãi các quy chế đó đến toàn thể cán bộ công nhân viên trong toàn công ty Công tác lập kế hoạch, dự toán luôn được chú . ban trong công ty 6 CHƯƠNG II. THỰC TRẠNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ TRONG CHU TRÌNH MUA HÀNG CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN SỮA VIỆT NAM 10 1.1 NGUYÊN VẬT LIỆU 10 1.2 Quy trình mua hàng tại công ty sữa Việt Nam. tư của Công ty có hiệu quả. CHƯƠNG II. THỰC TRẠNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ TRONG CHU TRÌNH MUA HÀNG CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN SỮA VIỆT NAM 1.1 Nguyên vật liệu Khi nói đến mua hàng trong các công ty sản xuất. quan mà rất nhiều công ty cổ phần hiện nay không có phòng kiểm toán nội bộ như công ty RTD hiện tại vẫn chưa có bộ phận kiểm toán nội bộ Tại Vinamilk có phòng kiểm soát nội bộ riêng thực hiện