Một số lỗ hổng trong hệ thống Kiếm soát nội bộ chu trình bán hàng của cửa hàng.

- Kiểm soát tín dụng và phê chuẩn phương thức bán hàng Trước khi hàng hóa được chuyển đi thì người có đủ thẩm quyền trưởng phòng kinh doanh, giám đốc tiêu thụ, bộ phận kiểm soát tín dụng

Kiểm toán tài chính

Kiểm toán chu trình bán hàng-thu tiền.

A, Lý thuyết chung

I Đặc điểm của chu trình bán hàng-thu tiền

1) Chức năng của chu trình bán hàng-thu tiền

Bán hàng-thu tiền là quá trình chuyển quyền sở hữu của hàng hóa qua quá trình trao đổi hàng –tiền Nó bắt đầu từ yêu cầu mua hàng của khách hàng và kết thức bằng việc chuyển đổi hàng hóa thành tiền

Có rất nhiều phương thức bán hàng khác nhau:

- Phương thức tiêu thụ trực tiếp

- Phương thức chuyển hàng theo hợp đồng

- Phương thức tiêu thụ qua đại lý

- Phương thức bán hàng trả góp

Và các hình thức khác

Các chức năng cơ bản của chu trình bán hàng-thu tiền gồm:

- Xử lý đặt hàng của người mua

Công việc này thường được thực hiện bởi bộ phận bán hàng Về mặt pháp lý đơn đặt hàng là một lời đề nghị mua hàng hay cung cấp dịch vụ theo một phương thức

cụ thể Đơn đặt hàng cần phải được kiểm tra tính có thực, kiểm tra các điều kiện và khả năng đáp ứng như: giá bán, số lượng, ngày giao hàng, địa điểm giao hàng cũng như phương thức thanh toán

- Kiểm soát tín dụng và phê chuẩn phương thức bán hàng

Trước khi hàng hóa được chuyển đi thì người có đủ thẩm quyền (trưởng phòng kinh doanh, giám đốc tiêu thụ, bộ phận kiểm soát tín dụng) phải xem xét khả năng thanh toán của khách hàng rồi mới phê chuẩn phương thức bán hàng chả chậm và

phương thức thanh toán để hạn chế đến mức tối đa các khoản nợ khó đòi phát sinh sau này Thông thường với mỗi khách hàng thường xuyên thường có hồ sơ theo dõi riêng về khả năng thanh toán để xác định một mức tín dụng hạn mức cho phép, nếu vượt quá mức giới hạn đó thì không được chấp nhận Đối với khách hàng mới thì

bộ phận tín dụng hoặc người giám sát tín dụng của phòng bán hàng phải có trách nhiệm tìm hiểu và xác định giới hạn tín dụng để lưu vào hồ sơ khách hàng

- Vận chuyển hàng hóa

Chức năng vận chuyển hàng hóa phản ánh tài sản của doanh nghiệp được chuyển cho khách hàng và quyền sở hữu tài sản được chuyển cho khách hàng Nó là công

cụ ghi nhận doanh thu bán hàng của doanh nghiệp.Vào lúc giao hàng chứng từ vận chuyển cũng được lập Chứng từ vận chuyển thường là hóa đơn vận chuyển hay vận đơn

- Gửi hóa đơn tính tiền cho người mua và ghi rõ nghiệp vụ bán hàng.

Chức năng này do bộ phận kế toán thực hiện

Hóa đơn bán hàng là chứng từ chỉ rõ mẫu mã số lượng hàng hóa, giá cả hàng hóa gồm cả giá gốc, chi phí vận chuyển, bảo hiểm và các yếu tố khác theo luật thuế giá trị gia tăng Hóa đơn được lập thành 3 liên: liên đầu được gửi cho khách hàng, các liên sau được lưu lại ghi sổ và theo dõi thu tiền Như vậy hóa đơn vừa là phương thức chỉ rõ khách hàng về số tiền và thời hạn thanh toán của từng thương vụ, vừa là căn cứ ghi sổ Nhật ký bán hàng và theo dõi các khoản phải thu

Nhật ký bán hàng là sổ ghi cập nhật các thương vụ, nhật ký ghi rõ doanh thu của nhiều mặt hàng và phân loại theo các định khoản thích hợp

- Xử lý ghi sổ các khoản phải thu

Tiền mặt phải được ghi vào sổ Nhật kí thu tiền, còn các khoản phải thu từ khách hàng thì theo dõi trên sổ chi tiết theo dõi các khoản phải thu theo đúng số tiền và đúng thời kì

- Xử lý các khoản giảm trừ doanh thu

Các khoản giảm giá hàng bán hoặc hàng bán bị trả lại phải được phê chuẩn bởi người có thẩm quyền trước khi chính thức ghi sổ và phải ghi sổ kịp thời, đầy đủ

- Thẩm định và xóa sổ các khoản phải thu nhưng không thu được

Công việc này thực hiện trong trường hợp khách hàng không có khả năng thanh toán Việc xóa sổ phải được thực hiện theo đúng quy định về chế độ tài chính kế toán hiện hành

- Lập dự phòng các khoản phải thu khó đòi

Để đảm bảo nguyên tắc thận trọng trong kinh doanh, trước khi khóa sổ tài khoản và chuẩn bị lập BCTC, doanh nghiệp phải tiến hàng đánh giá các khoản phải thu có khả năng không thu hồi được, lập dự phòng các khoảng này và đưa vào chi phí hoạt động của doanh nghiệp Lập dự phòng các khoản phải thu khó đòi nhằm mục đích đề phòng những tổn thất khi có rủi ro xảy ra, hạn chế những đột biến về kết quả kinh doanh của một kỳ kế toán

Với những chức năng trên, mỗi bộ phận trong doanh nghiệp sẽ đảm nhận từng phần việc cụ thể Thông qua việc phân chia nhiệm vụ, người quản lý doanh nghiệp

có thể nắm bắt được các thông tin về nghiệp vụ bán hàng

2) Chứng từ và sổ sách kế toán.

2.1)Chứng từ

Căn cứ duy nhất để ghi sổ kế toán là các chứng từ minh chứng các nghiệp vụ đã phát sinh Tùy vào chương trình khác nhau mà tổ chức chứng từ sẽ khác nhau Chứng từ bao gồm :

+ Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh của năm trước và năm nay

+ Các hợp đồng đã kí kết về cung cấp hàng hóa và dịch vụ Đây là thỏa thuận của doanh nghiệp và khách hàng về loại hàng hóa và dịch vụ mà doanh nghiệp cung cấp Đây là văn bản pháp lý để quy định rõ quyền và nghĩa vụ của các bên tham gia

ký kết hợp đồng

+ Các đơn đặt hàng của khách hàng

+ Hóa đơn bán hàng hoặc hóa đơn kiêm phiếu xuất kho của người bán

+ Biên bản quyết toán, thanh lý hợp đồng kinh tế; biên bản quyết toán cung cấp

hàng hóa, dịch vụ

+ Phiếu thu, giấy báo có của Ngân hàng kèm theo các văn bản sao kê, sổ phụ của Ngân hàng

+ Các chứng từ liên quan đến vận chuyển hàng hóa, thành phẩm

2.2)Số sách

Dùng để ghi các nghiệp vụ bán hàng – thu tiền và các nghiệp vụ khác có liên quan, phát sinh trong một niên độ kế toán mà cơ sở để ghi sổ là các chứng từ đã lập trước

đó, bao gồm:

+ Nhật ký bán hàng

+ Các sổ sách hạch toán chi tiết các khoản phải thu

+ Nhật ký thu tiền hoặc bảng kê số 1

+ Sổ sách hạch toán hàng tồn kho

+ Số cái tài khoản chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp

2.3)Hệ thống tài khoản sử dụng

+ Vốn bằng tiền 111, 112

+ Các khoản phải thu 131, 138

+ Hàng tồn kho 152

+ Doanh thu bán hàng 511

+ Giá vốn hàng bán 632

+ Chi phí bán hàng 641

+ Chi phí quản lý doanh nghiệp 642

+ Các tài khoản khác 531, 532, 3331, 139, 711, 004,…

Dưới đây là quy trình luân chuyển chứng từ trong bán hàng và thu tiền

KH lập Yêu cầu báo giá các sản phẩm cần mua gửi đến P.Kinh doanh (2) P.Kinh doanh nhận Yêu cầu báo giá, lập Báo giá

(3) P.kinh doanh Báo giá tới KH

(4) KH nhận Báo giá, đồng ý mua hàng và lập Đơn hàng mua

(5) KH gửi Đơn hàng mua tới P.Kinh doanh

(6) P.Kinh doanh căn cứ Đơn hàng mua của KH, lập Đơn hàng bán (7a) P.kinh doanh gửi Đơn hàng bán đến Bộ phận kho

(7b) Đồng thời P.kinh doanh gửi Đơn hàng bán đến P.Kế toán

(8) Bộ phận kho căn cứ Đơn hàng bán của P.Kinh doanh, lập Phiếu xuất

kho hoặc Phiếu giao hàng

(9) Bộ phận Kho gửi Phiếu xuất kho đến Bộ phận Kế toán

(10) Kế toán căn cứ Phiếu xuất kho và Đơn hàng bán, lập Hóa đơn bán hàng (để Bộ phận kho khi đi giao hàng thì giao luôn cho KH), đối với một số công ty thì có thể kế toán lập Hóa đơn bán hàng sau khi nhận được Phiếu giao hàng có chữ ký KH của bộ phận kho gửi đến

(11) Kế toán gửi Hóa đơn bán hàng xuống bộ phận kho

(12) Bộ phận kho giao hàng cho KH kèm Phiếu giao hàng và Hóa đơn bán hàng (13) KH thanh toán tiền

(13a) Nếu thanh toán bằng tiền mặt, kế toán lập Phiếu thu

(13b) Nếu thanh toán qua ngân hàng, kế toán lập Giấy báo Có khi nhận được thông tin về tài khoản

(14) Kế toán chuyển Phiếu thu qua thủ quỹ để thu tiền

II Kiểm soát nội bộ với chu trình bán hàng – thu tiền.

1) Kiểm soát nội bộ nghiệp vụ bán hàng

a) Sự đồng bộ về sổ sách

Đòi hỏi hệ thống kế toán từ chứng từ đến sổ sách phải kiểm soát được tối đa các nghiệp vụ bán hàng Tuy nhiên, mọi đơn vị được quyền lựa chọn các hình thức kế toán và các phương thức kế toán cho phù hợp với doanh nghiệp mình nên hệ thống số sách kế toán sử dụng trong các đơn vị khác nhau là khác nhau

Trắc nghiệm đạt yêu cầu dựa vào quy định về trình tự ghi sổ đã nêu để đối chiều với thực tiễn của đơn vị được kiểm toán

Ví dụ: Quy ước khi nhận hàng của người mua, công ty lập hóa đơn bán hàng đánh số trước và lập nhiều liên: liên đầu giao cho người mua, các liên sau dùng để ghi sổ theo dõi bán hàng và thu tiền, cũng có thể dùng để duyệt bán chịu, cho phép vận chuyển

b) Đánh số thứ tự các chứng từ

Sử dụng chứng từ có đánh số trước theo thứ tự liên tục có tác dụng vừa đề phòng việc

bỏ sót, dấu diếm vừa tránh được việc trùng lặp các khoản phải thu, các khoản ghi sổ với khách hàng

Trắc nghiệm đạt yêu cầu với kiểm soát này là chọn ra một dãy liên tục các chu trình khác nhau

Ví dụ: Khi bán hàng và vận chuyển diễn ra với tần suất lớn cần kiểm soát qua STT liên tục của hóa đơn để tránh bỏ sót các nghiệp vụ Cần phân công nhân viên làm hóa đơn lưu trữ tất cả các chu trình vận chuyển đã thu tiền và cùng một người khác định

kỳ soát lại tất cả các STT và tìm nguyên nhân của bất kỳ sai sót nào

c) Lập bảng cân đối thanh toán tiền hàng và gửi cho người mua

Các công ty có nghiệp vụ bán hàng và thu tiền với quy mô lớn, thông thường hàng tháng có sự tổng hợp và lập bảng cân đối giữa giá trị hàng bán với các khoản đã thu tiền, các khoản phải thu để kiểm soát công việc bán hàng và thu tiền Để đảm bảo tính khách quan trong xác nhận, các bảng cân đối này có thể phân công cho người không có liên quan lập ra và gửi qua bưu điện để người mua dễ dàng trả lời

Trắc nghiệm đạt yêu cầu là sự xem xét và đưa ra ý kiến của KTV về việc lập và xác nhận bảng cân đối

d) Việc xét duyệt và phê chuẩn các nghiệp vụ bán hàng

KSNB phải tập trung vào 3 điểm chủ yếu:

+ Bán chịu, bán trả chậm hoặc các chế độ bán hàng hoặc được duyệt y trước khi thực hiện nghiệp vụ bán hàng

+ Hàng bán chỉ được vận chuyển sau khi đã được phê chuẩn với đầy đủ các chứng từ

đi kèm

+ Giá bán hàng phải được duyệt trong đó các chi phí vận chuyển, các hàng giảm giá, bớt giá và điều kiện thanh toán phải được thỏa thuận trước vì các khoản này có ảnh hưởng trực tiếp đến việc tính giá bán hàng

Trắc nghiệm đạt yêu cầu được thực hiện qua xem xét chu trình và thủ tục xét duyệt tương ứng

e) Phân tách nhiệm vụ đầy đủ và tổ chức công tác tài chính kế toán

Việc cách ly đầy đủ trách nhiệm và công việc trọng yếu trong KSNB nhằm ngăn ngừa những sai sót và gian lận trong lĩnh vực bán hàng và thu tiền

Trắc nghiệm đạt yêu cầu là xem xét chung sự phân công trong công tác kế toán và quan sát thực tế công việc kế toán

Ví dụ: Nếu sổ bán hàng với sổ thu tiền được 2 kế toán theo dõi độc lập nhau sẽ tạo ra

sự kiểm soát chéo, tăng độ tin cậy của thông tin Mặt khác để ngăn ngừa gian lận, đồng thời giữa chức năng bán hàng và chức năng duyệt bán chịu cũng cần phân tách

để phòng ngừa những tiêu cực có thể phát sinh trong khâu bán hàng và khả năng thất thu trong khâu thanh toán

f) Tính độc lập của người kiểm tra, kiểm soát trong việc thực hiện kiểm soát

Đây là yếu tố chủ yếu phát huy hiệu lực của KSNB Thông thường nếu sử dụng KTV nội bộ hoặc kiểm soát viên nội bộ chuyên trách sẽ đảm bảo cho việc kiểm soát, xử lý

và ghi sổ các nghiệp vụ bán hàng và thu tiền phục vụ tốt cho các mục tiêu kiểm toán Trong những TH khác nếu các nhân viên kế toán kiêm nhiệm làm công tác KSNB phải đảm bảo nguyên tắc “ Bất kiêm nhiệm”

Trắc nghiệm đạt yêu cầu được thực hiện thông qua xem xét báo cáo của KTV nội bộ

và xem xét sự xuất hiện các dấu hiệu của KTV nội bộ đã ký hoặc ghi dấu quy ước trên các chứng từ sổ sách

2) Kiểm soát nội bộ nghiệp vụ thu tiền.

- Mục tiêu hiệu lực: Các khoản mục thu tiền được ghi sổ thực tế đã nhận

Kiểm soát nội bộ phải phân cách nhiệm vụ giữa người giữ tiền và người giữ sổ, đối chiếu độc lập với tài khoản ở ngân hàng

Trắc nghiệm đạt yêu cầu đối với mục tiêu này là: KTV thẩm tra việc phân cách nhiệm

vụ giữa người giữ tiền và người giữ sổ Xem xét việc thực hiện đối chiếu với một ngân hàng

- Mục tiêu được phép: Khoản tiền chiết khấu đã được xét duyệt đúng đắn

Kiểm soát nội bộ phải có chính sách cụ thể cho việc thanh toán trước hạn Duyệt các khoản chiết khấu Đối chiếu chu trình gốc và ký duyệt phiếu thu tiền

Trắc nghiệm đạt yêu cầu đối với mục tiêu này là xem xét quy chế thu tiền hàng hoặc trao đổi với giám đốc phụ trách tài chính hoặc kinh doanh Xem xét giấy báo nhận tiền trước hạn Khảo sát trình tự lập phiếu thu tiền

- Mục tiêu trọn vẹn: Tiền mặt thu được đã ghi sổ đầy đủ vào sổ quỹ và các nhật ký thu tiền

KSNB phải phân cách nhiệm vụ giữa người giữ tiền và người ghi sổ Sử dụng giấy báo nhận tiền hoặc bảng kê tiền mặt đánh số trước kèm quy định cụ thể về chế độ báo cáo nhận tiền kịp thời Trực tiếp xác nhận séc thu tiền

Trắc nghiệm đạt yêu cầu: KTV thẩm tra việc phân cách nhiệm vụ giữa người giữ tiền

và người ghi sổ Xem xét thủ tục kiểm tra nội tại các bộ phận có thu tiền hàng Xem xét dãy liên tục các giấy báo nhận tiền hoặc bảng kê tiền mặt đánh số trước Rà soát quan hệ giữa séc và bảng kê

- Mục tiêu định giá :Các khoản thu tiền đã vào sổ và đã nộp đều phù hợp với giá bán

KSNB theo dõi chi tiết các khoản thu theo thương vụ và đối chiếu với chu trình bán hàng và thu tiền Đối chiếu đều đặn với ngân hàng về khoản tiền bán hàng

Trắc nghiệm đạt yêu cầu: khảo sát tổ chức kế toán chi tiết các khoản phải thu Xem xét việc đối chiếu hàng tháng với ngân hàng

- Mục tiêu phân loại: Các khoản thu tiền đều được phân loại đúng đắn

KSNB phải sử dụng sơ đồ tài khoản có quy định các quan hệ đối ứng cụ thể về thu tiền Soát xét, đối chiếu nội bộ việc phân loại, chú ý định khoản đặc biệt

Trắc nghiệm đạt yêu cầu: KTV kiểm tra việc tổ chức thực hiện sơ đồ tài khoản và quy định về đối ứng Xem xét dấu hiệu của KSNB

- Mục tiêu kịp thời: Các khoản thu tiền ghi đúng thời gian

KSNB phải quy định rõ ràng việc cập nhật các khoản thu tiền vào quỹ và sổ quỹ Có nhân viên độc lập kiểm soát ghi thu và nhập quỹ

Trắc nghiệm đạt yêu cầu: quan sát việc tổ chức ghi thu, chế độ báo cáo thu tiền ở các

bộ phận có liên quan Xem xét dấu hiệu của KSNB về thu tiền

- Mục tiêu chính xác cơ học : Các khoản thu tiền ghi đúng vào sổ quỹ, sổ cái và sổ tổng hợp đúng

KSNB phải phân cách nhiệm vụ ghi sổ quỹ với theo dõi thanh toán tiền hàng Lập cân đối thu tiền và gửi cho người mua đều đặn Tổ chức đối chiếu nội bộ về chuyển sổ và cộng sổ

Trắc nghiệm đạt yêu cầu: xem xét việc phân cách nhiệm vụ giữa người ghi sổ quỹ với người ghi sổ thanh toán Thẩm tra việc gửi các bảng cân đối thu tiền Xem xét dấu hiệu của KSNB

B Case study 3

1 Yêu cầu 1: Với mỗi mục tiêu kiểm toán nghiệp vụ bán hàng, chỉ ra ít nhất 01 thủ tục

kiểm soát hiện được áp dụng?

Mục tiêu của kiểm toán Thủ tục kiểm soát

chung

Mục tiêu cho NV bán hàng

Tính hiệu lực Hàng bán ghi trên sổ thực tế bán

cho người mua là có thật

-Kiểm toán viên đối chiếu quần áo bán được với mô tả hàng bán trên hoá đơn -Các giao dịch bán chịu trên

$500 đều phải được phê duyệt bởi ông Nam, điều này hạn chế khả năng việc nhân viên bán hàng khai khống khoản bán chịu,để sử dụng tiền mặt trong ngắn hạn,sau đó sẽ bù vào sau

Tính trọn vẹn Mọi nghiệp vụ bán hàng đều

được ghi trên sổ

-Các nhân viên bán hàng đều mở sổ kế toán,kèm theo hóa đơn bán hàng đã được đánh số,gồm 3 liên,được in 3 màu KTV dựa vào đó đến xác minh việc các hóa đơn đã được ghi sổ và không bị xé bỏ

- Cuối ngày, nhân viên bán hàng giao

Sổ bán hàng cho KSV, KSV đối chiếu

số tổng cộng với số liệu trên Sổ tiền mặt để xác minh mọi chứng từ đã được

ghi sổ

=>KTV đối chiếu quan hệ giữa 3 loại

sổ sách: Chứng từ vận chuyển,hóa đơn bán hàng có liên quan,nhật ký bán hàng Soát xét chứng từ theo 1 dãy số liên tục

Được phép Các nghiệp vụ bán hàng được phê

chuẩn đúng đắn

-Mọi sự sửa đổi trên số bán hàng đều được sự chấp thuận của nhân viên bán hàng

-Nghiệp vụ bán chịu phải được kiểm sát viên phê duyệt trong phạm vi phạm

vi danh sách bán chịu đã được phê duyệt

-Các giao dịch bán chịu trên $500 đều phải được phê duyệt bởi ông Nam

=>Theo sự ủy quyền của quản lý,các cấp dưới được giao giải quyết trong 1 phạm vi nhất định,tạo nên hệ thống phân chia trách nhiệm và quyền hạn Định giá Các khoản bán hàng ghi đúng

chủng loại,số lượng,hóa đơn bán hàng đã lập đúng

Dựa trên nguyên tăc phân công,phân nhiệm:tác biệt giữa vai trò của KSV với nhân viên bán hàng

Kiểm soát viên đối chiếu quần áo bán được với mô tả hàng bán trên Hóa đơn

và giá trên nhãn, đồng thời kiểm tra việc tính toán của nhân viên bán hàng Phân loại Các nghiệp vụ bán hàng được

phân loại thích hợp

Phân loại rõ các khoản bán hàng thu tiền ngay và bán chịu

Kịp thời Các nghiệp vụ bán hàng được ghi -Mọi nghiệp vụ đều được hạch toán