Hệ thống kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng – thu tiền tại công ty cổ phần giống cây trồng và vật nuôi thừa thiên huế

ĐẠI HỌC HUẾ TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ KHOA KẾ TỐN – TÀI CHÍNH KHĨA LUẬN TỐT NGHIỆP ĐẠI HỌC HỆ THỐNG KIỂM SỐT NỘI BỘ CHU TRÌNH BÁN HÀNG – THU TIỀN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN GIỐNG CÂY TRỒNG VÀ VẬT NUÔI THỪA THIÊN HUẾ TRẦN THỊ NGỌC THÚY KHÓA HỌC: 2018 – 2022 ĐẠI HỌC HUẾ TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ KHOA KẾ TỐN – TÀI CHÍNH KHĨA LUẬN TỐT NGHIỆP ĐẠI HỌC HỆ THỐNG KIỂM SỐT NỘI BỘ CHU TRÌNH BÁN HÀNG – THU TIỀN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN GIỐNG CÂY TRỒNG VÀ VẬT NUÔI THỪA THIÊN HUẾ Sinh viên thực hiện: Giảng viên hướng dẫn: Trần Thị Ngọc Thúy Th.S Nguyễn Ngọc Thủy Ngành: Kiểm toán Lớp: K52 Kiểm toán HUẾ, THÁNG 01, NĂM 2022 LỜI CÁM ƠN Được đồng ý Trường Đại học Kinh tế Huế, khoa Kế tốn –Tài với giúp đỡ nhiệt tình Nguyễn Ngọc Thủy, cho phép công ty Cổ phần Giống Cây Trồng Vật Nuôi Thừa Thiên Huế, em hồn thành tốt đợt thực tập cuối khóa Để hồn thành tốt khóa luận tốt nghiệp, em xin chân thành cảm ơn trường quý thầy cô trường Đại học Kinh tế Huế, đặc biệt cô Nguyễn Ngọc Thủy tận tình hướng dẫn, góp ý cho em thời gian qua Bên cạnh đó, em cảm ơn cô, chú, anh, chị làm việc công ty Cổ phần Giống Cây Trồng Vật Nuôi Thừa Thiên Huế tạo điều kiện cho em tìm hiểu cơng việc thực tế hỗ trợ em suốt trình em thực đề tài tốt nghiệp Mặc dù cố gắng để hồn thành khóa luận mong đợi, song kiến thức cịn hạn chế hạn chế mặt thời gian điều kiện thực tập giai đoạn cịn khó khăn, nên khóa luận em khơng thể tránh khỏi sai sót Vì vậy, em mong nhận ý kiến góp ý q thầy để khóa luận hồn thiện TÓM TẮT KHÓA LUẬN Đề tài: “Hệ thống kiểm sốt nội chu trình bán hàng – thu tiền Công ty Cổ phần Giống Cây Trồng Vật Nuôi Thừa Thiên Huế” thực nhằm hệ thống hóa sở lý luận hệ thống KSNB chu trình bán hàng – thu tiền doanh nghiệp tìm hiểu thực trạng hệ thống KSNB chu trình bán hàng – thu tiền Cơng ty Cổ phần Giống Cây Trồng Vật Nuôi Thừa Thiên Huế Khóa luận gồm có phần chính: Phần I: Đặt vấn đề Nội dung chương chủ yếu trình bày tính cấp thiết, ý nghĩa đề tài, mục tiêu nghiên cứu, đối tượng phạm vi nghiên cứu đề tài, phương pháp nghiên cứu kết cấu khóa luận tốt nghiệp Phần II: Nội dung kết nghiên cứu Chương 1: Cơ sở lý luận Hệ thống kiểm soát nội doanh nghiệp Nội dung chương khái quát hệ thống kiểm soát nội doanh nghiệp khái quát chu trình bán hàng – thu tiền doanh nghiệp Chương 2: Thực trạng hệ thống kiểm sốt nội chu trình bán hàng – thu tiền Công ty Cổ phần Giống Cây Trồng Vật Nuôi Thừa Thiên Huế Nội dung chương bao gồm phần giới thiệu tổng quan Công ty giới thiệu hệ thống kiểm soát nội Cơng ty Chương 3: Một số giải pháp góp phần hồn thiện hệ thống kiểm sốt nội chu trình bán hàng – thu tiền Cơng ty Cổ phần Giống Cây Trồng Vật Nuôi Thừa Thiên Huế Nội dung chương gồm: Đánh giá hệ thống kiểm sốt nội Cơng ty đưa số giải pháp nhằm hồn thiện hệ thống kiểm sốt nội Phần III: Kết luận kiến nghị Nội dung chủ yếu phần đánh giá tổng quát mục tiêu đạt rút hạn chế đề tài, từ đưa kiến nghị, hướng nghiên cứu đề xuất cho đề tài MỤC LỤC LỜI CÁM ƠN MỤC LỤC DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT i DANH MỤC BẢNG .ii DANH MỤC BIỂU ii DANH MỤC SƠ ĐỒ .ii DANH MỤC LƯU ĐỒ ii PHẦN I: ĐẶT VẤN ĐỀ 1 Tính cấp thiết, ý nghĩa đề tài Mục tiêu nghiên cứu cụ thể Đối tượng phạm vi nghiên cứu đề tài Phương pháp nghiên cứu đề tài Kết cấu khóa luận tốt nghiệp PHẦN II: NỘI DUNG VÀ KẾT QUẢ NGHIÊN CỨU CHƯƠNG I CƠ SỞ LÝ LUẬN CỦA HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ TRONG DOANH NGHIỆP 1.1 Khái quát hệ thống kiểm soát nội doanh nghiệp 1.1.1 Định nghĩa hệ thống KSNB 1.1.2 Mục tiêu hệ thống kiểm soát nội 1.1.3 Vai trò hệ thống kiểm soát nội doanh nghiệp 1.1.4 Các phận hình thành hệ thống kiểm soát nội 1.1.4.1 Mơi trường kiểm sốt (Control Environment) 1.1.4.2 Đánh giá rủi ro (Risk Assessment) 10 1.1.4.3 Hoạt động kiểm soát (Control Activities) 10 1.1.4.4 Thông tin truyền thông (Information and Communication) 11 1.1.4.5 Giám sát (Monitoring) 12 1.1.5 Đánh giá chất lượng hệ thống kiểm soát nội doanh nghiệp 12 1.2 Khái quát chu trình bán hàng – thu tiền doanh nghiệp 12 1.2.1 Mô tả chu trình bán hàng – thu tiền 12 1.2.2 Mục tiêu chu trình bán hàng – thu tiền 14 1.2.3 Những sai sót rủi ro xảy chu trình bán hàng – thu tiền 14 1.3 Kiểm soát nội chu trình bán hàng – thu tiền doanh nghiệp 15 1.3.1 Sự cần thiết lợi ích kiểm sốt nội chu trình bán hàng – thu tiền 15 1.3.2 Mục tiêu kiểm soát nội chu trình bán hàng – thu tiền 15 1.3.3 Các thủ tục kiểm soát chủ yếu chu trình bán hàng – thu tiền 16 CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH BÁN HÀNG – THU TIỀN TẠI CƠNG TY CỔ PHẦN GIỐNG CÂY TRỒNG VÀ VẬT NUÔI THỪA THIÊN HUẾ 19 2.1 Giới thiệu tổng quan Công ty Cổ Phần Giống Cây Trồng Và Vật Nuôi Thừa Thiên Huế 19 2.1.1 Thông tin chung công ty 19 2.1.2 Lịch sử hình thành phát triển 20 2.1.3 Sứ mệnh chiến lược công ty 21 2.1.4 Cơ cấu tổ chức Công ty 22 2.1.5 Chế độ kế tốn áp dụng Cơng ty sách kế tốn chủ yếu 24 2.2 Hệ thống kiểm sốt nội chu trình bán hàng – thu tiền Công ty Cổ Phần Giống Cây Trồng & Vật Nuôi Thừa Thiên Huế 41 2.2.1 Đặc điểm chu trình bán hàng – thu tiền Công ty Cổ Phần Giống Cây Trồng & Vật Nuôi Thừa Thiên Huế 41 2.2.1.1 Mô tả hoạt động chu trình bán hàng – thu tiền Công ty .41 2.2.1.2 Ví dụ nghiệp vụ chu trình bán hàng – thu tiền Công ty 46 2.2.2 Thực trạng kiểm sốt nội chu trình bán hàng – thu tiền tại Công Ty Cổ Phần Giống Cây Trồng & Vật Nuôi Thừa Thiên Huế 52 2.2.2.1 Mơi trường kiểm sốt 52 2.2.2.2 Đánh giá rủi ro 54 2.2.2.3 Hoạt động kiểm soát 55 2.2.2.4 Thông tin truyền thông 61 2.2.2.5 Giám sát 61 CHƯƠNG 3: MỘT SỐ GIẢI PHÁP GĨP PHẦN HỒN THIỆN HỆ THỐNG KIỂM SỐT NỘI BỘ CHU TRÌNH BÁN HÀNG – THU TIỀN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN GIỐNG CÂY TRỒNG VÀ VẬT NUÔI THỪA THIÊN HUẾ 63 3.1 Đánh giá hệ thống kiểm sốt nội chu trình bán hàng – thu tiền Công ty Cổ phần Giống Cây Trồng Vật Nuôi Thừa Thiên Huế 63 3.1.1 Về môi trường kiểm soát 63 3.1.2 Đánh giá rủi ro 64 3.1.3 Hoạt động kiểm soát 64 3.1.4 Thông tin truyền thông 65 3.1.5 Giám sát 65 3.2 Một số giải pháp nhằm hồn thiện hệ thống kiểm sốt nội chu trình bán hàng – thu tiền Công ty Cổ phẩn Giống Cây Trồng Vật Nuôi Thừa Thiên Huế 66 PHẦN III KẾT LUẬN VÀ KIẾN NGHỊ 68 Kết luận 68 Kiến nghị 68 Hướng nghiên cứu đề xuất 68 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 70 DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT BBGH Biên giao hàng BCTC Báo cáo tài CTCP Cơng ty Cổ phần DN Doanh nghiệp ĐĐH Đơn đặt hàng GTGT Giá trị gia tăng HĐQT Hội đồng quản trị HTK Hàng tồn kho KSNB Kiểm soát nội KTBH Kế toán bán hàng KH Khách hàng NN & PTNT Nông nghiệp Phát triển nông thôn PXK Phiếu xuất kho TNDN Thu nhập doanh nghiệp TNHH Trách nhiệm hữu hạn TSCĐ Tài sản cố định i DANH MỤC BẢNG Bảng 2.1: Tình hình cấu tài sản – nguồn vốn Công ty năm từ năm 2018 đến năm 2020 phân tích theo chiều ngang 36 Bảng 2.2: Tình hình cấu tài sản – nguồn vốn Công ty năm từ năm 2018 đến năm 2020 phân tích theo chiều dọc 38 Bảng 2.3: Tình hình kết hoạt động kinh doanh Cơng ty năm từ năm 2018 đến năm 2020 39 DANH MỤC BIỂU Biểu 2.1: Mẫu đơn đặt hàng Công ty 47 Biểu 2.2: Mẫu phiếu xuất kho Công ty 48 Biểu 2.3: Biên bàn giao hàng hóa Công ty khách hàng 49 Biểu 2.4: Mẫu hóa đơn giá trị gia tăng chuyển đổi từ hóa đơn điện tử 50 Biểu 2.5: Mẫu phiếu thu Công ty Cổ phần Giống Cây Trồng Vật Nuôi Thừa Thiên Huế 51 DANH MỤC SƠ ĐỒ Sơ đồ 2.1: Cơ cấu tổ chức máy Công ty 22 Sơ đồ 2.2: Cơ cấu tổ chức phịng kế tốn Cơng ty 23 DANH MỤC LƯU ĐỒ Lưu đồ 2.1: Giai đoạn xử lý đơn đặt hàng 41 Lưu đồ 2.2: Giai đoạn xuất kho giao hàng hóa 43 Lưu đồ 2.3: Giai đoạn lập hóa đơn thu tiền khách hàng (đối với khách trả tiền ngay) 44 ii PHẦN I: ĐẶT VẤN ĐỀ Tính cấp thiết, ý nghĩa đề tài Hệ thống KSNB coi tảng doanh nghiệp, giúp cho doanh nghiệp hoạt động cách hiệu đạt mục tiêu mong đợi, giúp chủ doanh nghiệp kiểm sốt tình hình hoạt động doanh nghiệp, nhận định mặt tích cực hạn chế doanh nghiệp Bên cạnh hệ thống KSNB nhân tố quan trọng để giúp doanh nghiệp phát triển bền vững, doanh nghiệp có thành cơng hay khơng, phần dựa vào hệ thống hoạt động có hiệu không Công ty Cổ phần Giống Cây Trồng Vật Nuôi Thừa Thiên Huế công ty kinh doanh chuyên giống trồng giống vật nuôi, đặc biệt giống lúa, liên quan đến lương thực, thực phẩm Vì có lợi mặt thị trường, nên công ty thường thu lợi nhuận lớn từ việc kinh doanh sản phẩm lúa Do đó, q trình bán hàng – thu tiền khâu quan trọng công ty Hằng ngày, nghiệp vụ phát sinh liên tục làm xuất sai sót, rủi ro gian lận khơng đáng có Vì vậy, cơng ty cần xây dựng hệ thống KSNB chặt chẽ để giúp cho nhà quản lý thực mục tiêu đề ra, trì hoạt động kinh doanh công ty Nhận thức tầm quan trọng vấn đề này, em chọn đề tài “Hệ thống kiểm sốt nội chu trình bán hàng – thu tiền Công ty Cổ phần Giống Cây Trồng Vật Nuôi Thừa Thiên Huế” để làm đề tài nghiên cứu đợt thực tập tốt nghiệp Việc thực tập đề tài giúp cơng ty đánh giá lại cơng tác quản lý từ cải thiện hiệu kinh doanh thời gian tới Bên cạnh đó, cịn cung cấp cho em kiến thức thực tế hệ thống KSNB doanh nghiệp Mục tiêu nghiên cứu cụ thể Mục tiêu chung: Tìm hiểu, nghiên cứu hệ thống KSNB chu trình bán hàng - thu tiền Cơng ty Cổ phần Giống Cây Trồng Vật Nuôi Thừa Thiên Huế Mục tiêu cụ thể bao gồm: Phân chia trách nhiệm đầy đủ Các phận Công ty phân công rõ ràng, minh bạch tránh kiêm nhiệm chức Mỗi phòng ban nắm nhóm chức định Trong chu trình bán hàng, phận hành – kinh doanh phận nhận việc tiếp nhận xử lý đơn đặt hàng khách hàng Tiếp đến phận kế toán nơi tiến hành việc lập hóa đơn bán hàng cho khách hàng, đồng thời tiến hành cập nhật đơn đặt hàng khách hàng phần mềm Công ty Bộ phận kho nơi chịu trách nhiệm lập phiếu xuất kho, giao hàng cho khách hàng lập hợp đồng giao nhận chứng từ liên quan đến việc giao xuất hàng hóa Trong chu trình thu tiền, phận kế tốn đóng vai trị lập phiếu thu, khách hàng trả tiền sau kế tốn bán hàng phải cập nhật khoản nợ đầy đủ phần mềm Pro Accounting theo dõi khoản nợ, nhắc khách trả hạn Tuy nhiên số lượng kế tốn Cơng ty giới hạn người nên kế toán bán hàng kiêm nhiệm vụ thu tiền ghi sổ kế tốn, cập nhật thơng tin đơn hàng lên phần mềm kế tốn Cơng ty phân tách chức nhận đơn hàng chức phê duyệt đơn hàng riêng để tránh gian lận xảy ra, thường kiêm nhiệm, đơn hàng mua trả sau không đủ điều kiện phê duyệt để tăng doanh số bán hàng hệ lụy khách hàng không đủ khả trả tiền, làm thâm hụt nguồn tài sản Công ty 56 Kiểm sốt q trình xử lý thơng tin nghiệp vụ Phần mềm kế tốn mà Cơng ty sử dụng phần mềm Pro Accounting, Công ty triển khai sử dụng cho toàn nhân viên phân hành truy cập rõ ràng Khi nhân viên truy cập vào phần mềm phải có mật riêng định Mỗi máy tính Cơng ty cài sẵn dùng mạng nội suốt trình làm việc để hạn chế gian lận xảy Toàn liệu sau nhập vào phần mềm lưu để tránh rủi ro làm liệu Công ty Đối với nghiệp vụ chu trình bán hàng – thu tiền, nghiệp vụ xảy cần có phê duyệt từ cấp Ví dụ xử lý đơn hàng trả sau, trưởng phận kinh doanh người trực tiếp phê duyệt đơn hàng xác nhận đơn hàng đủ điều kiện mua không Phê chuẩn đắn công cụ đắc lực để hạn chế gian lận chu trình bán hàng – thu tiền + Phê chuẩn chung: Cơng ty ban hành sách chung cho tồn đơn vị, nhân viên vào sách để xét duyệt nghiệp vụ giới hạn mà sách nêu Như Cơng ty quy định hạn mức tín dụng khách mua hàng Cơng ty, sách hàng tồn kho đảm bảo yêu cầu để bán cho khách hàng + Phê chuẩn cụ thể: trường hợp mà nhà quản lý xét duyệt riêng cho nghiệp vụ Đối với nghiệp vụ thu tiền, chia hai hình thức thu thu tiền mặt thu tiền gửi ngân hàng, phiếu thu phải cấp kế toán trưởng giám đốc phê chuẩn trước giảm trừ khoản phải thu Kiểm soát chứng từ sổ sách Đối với hệ thống chứng từ sổ sách: Chứng từ lưu trữ sổ sách phần mềm kế toán, để dễ dàng đối soát Sau nghiệp vụ bán hàng – thu tiền diễn ra, hóa đơn bán hàng, phiếu xuất kho, biên giao nhận hàng, phiếu thu, … lưu thành tập, theo nghiệp vụ đánh dấu liên tục phòng bị đánh Đối với chứng từ phiếu thu Công ty lập riêng đáp 57 ứng đủ yêu cầu Bộ tài Sau đánh dấu chứng từ kế tốn bán hàng lưu trữ chứng từ nơi khơ ráo, bảo quản tốt, sổ sách sổ cái, sổ chi tiết phải cất giữ cẩn thận Các hóa đơn, chứng từ lưu thành nhiều liên, giao cho phận liên quan nắm giữ Các chứng từ hóa đơn sau phát hành thời điểm diễn nghiệp vụ phải có chữ ký nhà quản lý nhân viên có vai trị quan trọng nghiệp vụ Cụ thể, chứng từ hóa đơn phát hành ngang thời điểm diễn nghiệp vụ phải đánh số thứ tự liên tục, có chữ ký nhà quản lý nhân viên có liên quan đến nghiệp vụ Ví dụ lúc ghi phiếu thu, phiếu thu phải có chữ ký Tổng Giám Đốc (ơng Đặng Văn Chung), Kế toán trưởng (bà Thái Thị Thanh Thanh), người lập phiếu (Đỗ Thị Khánh Hịa – kế tốn bán hàng) người nộp tiền Ở Công ty, Kế toán trưởng kiêm Thủ quỹ Kiểm soát vật chất Đối với tài sản tiền mặt, Kế toán trưởng (bà Thái Thị Thanh Thanh) kiêm Thủ quỹ cơng ty, có nhiệm vụ cất giữ tiền mặt Công ty, tiền phải cất két sắt gửi ngân hàng Đối với tài sản cơng cụ dụng cụ, hàng hóa giao cho phận kho, kế toán kho, kế toán bán hàng quản lý, thường xuyên định kỳ đối chiếu sổ sách với tài sản có thực tế, đảm bảo khơng bị hao hụt tài sản Trong kho cần có camera để theo dõi hoạt động xuất, nhập kho Công ty treo bảng “Không phận miễn vào” người khơng có vai trị liên quan đến xuất, nhập hàng hóa kho, để dễ dàng quản lý phân công nhiệm vụ rõ ràng phận với Kiểm soát độc lập việc thực Là việc kiểm tra tiến hành cá nhân phận khác với cá nhân phận thực nghiệp vụ Mục đích thủ tục giảm nhân viên kiểm tra có mối quan hệ độc lập với người thực nghiệp vụ 58 b Thủ tục kiểm soát giai đoạn Những thủ tục kiểm soát cụ thể giai đoạn chu trình bán hàng – thu tiền Công ty Giống Cây Trồng Vật Nuôi Thừa Thiên Huế Đối với chu trình bán hàng: - Giai đoạn tiếp nhận xử lý đơn hàng: + Công ty bán theo giá niêm yết nên khách có nhu cầu mua hàng, kế toán bán hàng cần gửi bảng giá cho khách hàng tham khảo, khách hàng lớn, cần làm hợp đồng có tính chiết khấu bán hàng + Kế toán bán hàng cần kiểm tra tập tin khách hàng cẩn thận, phải xem xét khách hàng có thực tồn khơng để tránh nhận đơn hàng ảo Có thể gọi điện để trao đổi rõ ràng phía khách hàng, cập nhật thông tin khách hàng kịp thời + Kiểm tra tập tin hàng tồn kho để xác định số lượng có đủ khả cung ứng cho khách hàng hay không + Phịng kinh doanh có nhiệm vụ phê duyệt đơn đặt hàng khách, khách hàng khách hàng có nhu cầu mua trả sau, dựa vào quy định bán chịu Công ty, nhiên phải linh hoạt trường hợp - Giai đoạn lập hóa đơn: + Khi lập hóa đơn, kế toán cần phải đối chiếu đơn đặt hàng hóa đơn, tránh ghi nhầm ghi sai thơng tin hóa đơn + Các hóa đơn lập phải có chữ ký xác nhận bên liên quan đánh số theo thứ tự + Các nghiệp vụ liên quan đến chứng từ phải cập nhật phần mềm liên tục ngày + Chứng từ sau lập cần lưu trữ cẩn thận - Giai đoạn xuất hàng giao hàng hóa 59 + Phải có phiếu xuất kho đối chiếu với hóa đơn bán hàng đơn đặt hàng khách hàng, hàng xuất kho + Phiếu xuất kho xét duyệt lưu trữ theo số thứ tự + Cần lập biên giao nhận hàng hóa, giao hàng cho khách, khách ký vào xác nhận dòng chữ “Đã nhận đủ hàng” + Không kiêm nhiệm chức năng: duyệt đơn xuất kho, thủ kho giao hàng Đối với chu trình thu tiền: + Sau nhận tiền toán khách hàng, kế toán cần phải lập phiếu thu rõ ràng, có chữ ký Giám đốc, Thủ quỹ, người nhận khách hàng, nhằm xác minh nghiệp vụ diễn Sau đó, phiếu thu đánh số thứ tự lưu giữ cẩn thận Hằng ngày, kế toán bán hàng phải tổng hợp lại số tiền thu ngày đối chiếu với phiếu thu ngày sổ Cơng ty khuyến khích khách hàng toán qua ngân hàng, hạn chế tối đa việc sai phạm chu trình thu tiền + Đối với khách hàng trả tiền sau: kế toán bán hàng thường xun theo dõi tình hình cơng nợ để nhắc nhở khách hàng thường xuyên Cụ thể định kì tháng, tháng, tháng năm, kế toán bán hàng thường xuyên liên lạc với khách hàng, thông qua email gọi điện trực tiếp làm biên đối chiếu công nợ xác nhận với khách hàng Đối với khách hàng có số dư nợ lớn phải tập trung theo dõi thường xuyên, hạn chế tình trạng nợ hạn, thâm hụt nguồn tài sản Công ty Sau khách hàng trả số tiền nợ, kế toán bán hàng cần lập phiếu thu tiến hành giảm nợ cho khách hàng Thẩm định xóa số khoản phải thu không thu được: Đối với trường hợp khoản phải thu Cơng ty khơng thu tiền số lý khơng thể giải phải thẩm định sau cần chuyển thành nợ khó địi xóa sổ khoản 60 2.2.2.4 Thông tin truyền thông Về thông tin bên Nhờ vào phần mềm kế toán, nhân viên kế tốn kiểm sốt xác hoạt động bán hàng – thu tiền Cơng ty dễ dàng cập nhật thông tin khách hàng Cơng ty tạo nhóm liên lạc nhân viên lãnh đạo qua ứng dụng zalo, facebook, nhằm cung cấp thông tin Công ty, cập nhật thông báo giá bán sản phẩm, đơn hàng đặc biệt Mỗi phịng ban Cơng ty tạo nhóm riêng để bàn thay đổi q trình làm việc Khi có thay đổi, phận kế toán phận kinh doanh hay phận kho liên hệ với để điều chỉnh kịp thời, hạn chế sai sót làm cho phận có mối liên kết với Về thơng tin bên ngồi Mặc dù cơng ty có đăng ký website, nhiên tin tức cập nhật Các thơng tin Cơng ty truyền ngồi dạng Báo cáo tài cho khách hàng, đối tác liên lạc qua gmail liên lạc trực tiếp với phận kinh doanh Công ty Các thông tin bên ngồi Cơng ty tìm số điện thoại gmail thức Cơng ty, khách hàng muốn tham khảo thêm thơng tin gọi điện gửi gmail trực tiếp cho Công ty 2.2.2.5 Giám sát Về giám sát thường xuyên Các phòng ban thường xuyên báo cáo tình hình bán hàng, doanh thu cho Ban giám đốc để từ Cơng ty nắm bắt góp ý thêm, mục đích thúc đẩy doanh thu bán hàng Công ty Về giám sát định kỳ 61 Việc kiểm soát định kỳ kiểm tra BCTC, sổ cái, số chi tiết diễn hàng quý, tháng năm để từ phát hiện, ngăn chặn xử lý sai phạm cách kịp thời Đồng thời BCTC năm Công ty công ty TNHH Kiểm toán kế toán AAC thực nhằm đảm bảo tính xác, trung thực khách quan cho nhà đầu tư , cổ đông công ty thành phần cần thơng tin xác công ty (như quan thuế, nhà đầu tư ) 62 CHƯƠNG 3: MỘT SỐ GIẢI PHÁP GÓP PHẦN HỒN THIỆN HỆ THỐNG KIỂM SỐT NỘI BỘ CHU TRÌNH BÁN HÀNG – THU TIỀN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN GIỐNG CÂY TRỒNG VÀ VẬT NUÔI THỪA THIÊN HUẾ 3.1 Đánh giá hệ thống kiểm sốt nội chu trình bán hàng – thu tiền Công ty Cổ phần Giống Cây Trồng Vật Nuôi Thừa Thiên Huế 3.1.1 Về mơi trường kiểm sốt a Ưu điểm Nguồn lao động Công ty lựa chọn kĩ càng, nhân viên bán hàng nhân viên kế toán tuyển chọn kĩ, nhân viên bán hàng, yêu cầu phải người nhanh nhẹn, khéo ăn nói để giao tiếp với khách hàng, nhân viên kế tốn phải u cầu thêm người cẩn thận, làm tốt nghiệp vụ Bên cạnh đó, vị trí cao kế tốn trưởng, Cơng ty u cầu người có kinh nghiệm năm nghề phải có chứng bồi dưỡng kế tốn trưởng Bên cạnh đó, Cơng ty đưa nhân viên huấn luyện, học hỏi thêm kiến thức, nâng cao nghiệp vụ giao lưu với Công ty nước b Nhược điểm Vì lúc tuyển dụng, Cơng ty chưa u cầu cao kỹ tin học phần mềm kế tốn Cơng ty phần mềm thiết kế riêng, nên nhân viên chưa quen với việc sử dụng phần mềm kế tốn Cơng ty nên thường xuyên xảy việc bất cập lúc sử dụng phần mềm máy Nguồn lực nhân công phịng kế tốn có hạn, nên xuất kiêm nhiệm chức thu tiền ghi sổ 63 Bên cạnh đó, Cơng ty chưa có phận KSNB riêng biệt để đánh giá tình hình hoạt động chu trình bán hàng – thu tiền sai phạm xảy cách nhanh chóng hiệu 3.1.2 Đánh giá rủi ro a Ưu điểm Nhìn chung, doanh nghiệp xác định rõ rủi ro mà gặp phải tương lai có sách, hành động phù hợp để giảm thiểu tối đa mức rủi ro Trong chu trình bán hàng – thu tiền, Công ty yêu cầu kế tốn bán hàng theo dõi cơng nợ khách hàng trả tiền sau nhắc nhở khách hàng trả tiền hạn Ngồi ra, kế tốn bán hàng phải lập dự phòng khoản phải thu b Nhược điểm Việc đánh giá rủi ro chủ yếu cơng việc ban lãnh đạo có góp ý từ thành viên khác, nhiên Công ty chưa áp dụng phương pháp đánh giá rủi ro 3.1.3 Hoạt động kiểm soát a Ưu điểm Cơng ty tổ chức hoạt động kiểm sốt rõ ràng, theo mục tiêu chung mục tiêu riêng, theo giai đoạn, điều giúp cho việc kiểm soát nội chặt chẽ Các nghiệp vụ bán hàng – thu tiền xảy có chứng từ kèm cụ thể hóa đơn bán hàng, phiếu thu, phiếu xuất kho,… chứng từ đánh số, thuận tiện việc theo dõi lưu trữ Cơng ty sử dụng phần mềm kế tốn Pro Accounting áp dụng vào chu trình bán hàng – thu tiền có tổ chức phân quyền truy cập chức nhập 64 thông tin khách hàng, thơng tin hàng hóa dịng tiền thu vào khoản nợ trả sau khách hàng giúp hạn chế thay đổi xảy việc bị đánh cắp thông tin Công ty thực lưu trữ tiền chứng từ tốt, tiền kế toán lưu trữ két sắt riêng, chứng từ lưu trữ tủ đàng hoàng b Nhược điểm Hoạt động kiểm sốt Cơng ty tổ chức rõ ràng nhiên chu trình bán hàng – thu tiền chưa có giám sát lại, đánh giá lại hiệu hoạt động kiểm sốt 3.1.4 Thơng tin truyền thơng Có thể kể đến ưu điểm Cơng ty làm tốt việc trao đổi thông tin bên đơn vị Tuy nhiên, thơng tin bên ngồi, việc trao đổi cịn hạn chế, Cơng ty khơng cập nhật thơng tin tình hình hoạt động lên website nên khách hàng muốn tìm hiểu sản phẩm Cơng ty khó, bảng giá sản phẩm khơng cập nhật thường xun xảy sai phạm nhân viên bán hàng báo giá sai cho khách 3.1.5 Giám sát Vì Cơng ty phân công cụ thể nên trưởng phận phải chịu trách nhiệm giám sát nhân viên Trong chu trình bán hàng – thu tiền, kế tốn trưởng ln người giám sát việc bán hàng thu tiền, thực kế toán bán hàng Giám sát thường xuyên hạn chế sai phạm xảy để giải kịp thời Tuy nhiên điểm yếu Cơng ty khơng có phận kiểm sốt nội hay phận độc lập để giám sát công việc nhân viên có khả trưởng phận thông đồng với nhân viên che giấu sai phạm 65 3.2 Một số giải pháp nhằm hồn thiện hệ thống kiểm sốt nội chu trình bán hàng – thu tiền Cơng ty Cổ phẩn Giống Cây Trồng Vật Nuôi Thừa Thiên Huế Thông qua việc theo dõi nghiên cứu cách khái quát, hệ thống KSNB Công ty Cổ phần Giống Cây Trồng Vật Nuôi Thừa Thiên Huế tồn thiếu sót định Do đó, Cơng ty cần có giải pháp phù hợp để hồn thiện hệ thống KSNB chu trình bán hàng – thu tiền: Ngay khâu tuyển dụng, Công ty cần yêu cầu ứng viên tốt mặt công nghệ thông tin để tiết kiệm thêm chi phí nâng cao tay nghề cho nhân viên sau Ví dụ yêu cầu kỹ tin học văn phòng (Word, Excel, ) Công ty nên tuyển thêm nhân viên để tránh việc kiêm nhiệm chức năng, ví dụ chu trình bán hàng, kế tốn bán hàng vừa người lập hóa đơn bán hàng ghi sổ, nên xảy gian lận, khai khống hóa đơn Bên cạnh đó, Cơng ty chưa có phận KSNB riêng biệt để đánh giá tình hình hoạt động sai phạm xảy cách nhanh chóng hiệu Bởi có phận này, chức phận độc lập với phận khác không chịu ràng buộc chức khác Công ty cần xây dựng hệ thống đánh giá rủi ro cụ thể nhân công, thị trường, đối thủ đề phương án lâu dài rủi ro xảy Ví dụ đại dịch, Cơng ty phải dự trù trước khả nhân viên bị nhiễm Covid hoạt động Công ty thực Cơng ty cần phải có kế hoạch cụ thể trường hợp Hoặc rủi ro từ thiên nhiên bão, lũ, giống lúa Công ty cung cấp không đáp ứng chất lượng, dễ uy tín, nên Cơng ty dự trữ giống hoạt chọn lọn phối giống mạnh, đa dạng, có khả sống tốt Hoạt động kiểm sốt Cơng ty hoạt động hiệu quả, nhiên tồn nhiều vấn đề cần ý, Công ty cần phải thắt chặt quy định đề ra, người vi phạm bị khiển trách 66 Cơng ty nên cơng bố bảng giá thức Công ty trang web Công ty, phải cập nhật thơng tin để khách hàng biết Mạng xã hội thị trường rộng, nên Công ty cần phải tận dụng thi trường Công ty cần phải có quy định sách lập dự phịng nợ phải thu khó địi Kiểm tra đối sốt cơng nợ định kỳ để khơng xảy tượng nợ xấu, nợ khó địi, làm tài sản Công ty Việc kiểm tra công nợ phải diễn định kỳ, thường xuyên liên lạc với khách hàng để giữ liên lạc nhắc khách trả hạn Ngoài việc kiểm tra định kỳ thường xuyên, Công ty cần phải tổ chức kiểm tra ngẫu nhiên sổ sách chứng từ, hoạt động kiểm sốt lúc làm việc xem có vi phạm xảy khơng Có ưu đãi, sách chiết khấu cho khách hàng thân thiết, nhằm thu hút khách hàng cũ cạnh tranh với Công ty khác 67 PHẦN III KẾT LUẬN VÀ KIẾN NGHỊ Kết luận Trong suốt thời gian thực tập Công ty CTCP Giống Cây Trồng Vật Nuôi Thừa Thiên Huế, nhờ giúp đỡ tận tình anh, chị, cô, công ty hỗ trợ nhiệt tình giảng viên Ths Nguyễn Ngọc Thủy, em hồn thành đề tài: “Tìm hiểu thực trạng hệ thống kiểm sốt nội chu trình bán hàng – thu tiền Công ty Cổ phần Giống Cây Trồng Vật Nuôi Thừa Thiên Huế” Cùng với kiến thức học trình tìm hiểu, quan sát thực hành thực tế giúp em hồn thiện đề tài Trong khn khổ phạm vi nghiên cứu, luận văn giải vấn đề sau: Thứ nhất, đề tài hệ thống hóa sở lý luận KSNB chu trình bán hàng thu tiền doanh nghiệp Thứ hai, đề tài tìm hiểu phân tích thực trạng cơng tác KSNB chu trình bán hàng - thu tiền Công ty CTCP Giống Cây Trồng Vật Nuôi Thừa Thiên Huế Thứ ba, đề xuất giải pháp nhằm góp phần hồn thiện cơng tác KSNB chu trình bán hàng – thu tiền Cơng ty CTCP Giống Cây Trồng Vật Nuôi Thừa Thiên Huế nhằm hoàn thiện nâng cao hiệu hoạt động KSNB việc ngăn ngừa rủi ro chu trình bán hàng – thu tiền Công ty CTCP Giống Cây Trồng Vật Nuôi Thừa Thiên Huế Kiến nghị Cần nghiên cứu mối quan hệ phận liên quan đến hoạt động bán hàng – thu tiền nghiên cứu hệ thống KSNB tồn Cơng ty Sau đó, nghiên cứu, so sánh với hệ thống KSNB Cơng ty ngành để có góc nhìn khách quan Hướng nghiên cứu đề xuất Đề tài dừng lại việc nghiên cứu hệ thống KSNB thông qua việc quan sát hoạt động ngày nhân viên chu trình bán hàng – thu tiền 68 Cơng ty Cổ phần Giống Cây Trồng Vật Nuôi Thừa Thiên Huế nên hạn chế định Các nhận định giải pháp góp ý để hồn thiện hệ thống KSNB đơn giản chưa mang tính thực tế Cần xây dựng hệ thống tiêu chí cụ thể làm sở đánh giá hệ thống KSNB doanh nghiệp, nghiên cứu thêm chu trình khác đánh giá rõ liên kết, phối hợp với phận cấu thành hệ thống KSNB Công ty 69 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO Chuẩn mực kiểm toán quốc tế (ISA) VSA 400 Bộ tài (2001), Chuẩn mực kế tốn Việt Nam (ban hành cơng bố theo Quyết định số 149/2001/QĐ-BTC, ngày 31 tháng 12 năm 2001 Bộ trưởng Bộ Tài chính) Bộ tài (2001), Chuẩn mực kiểm tốn Việt Nam (ban hành công bố theo Quyết định số 143/2001/QĐ-BTC, ngày 21 tháng 12 năm 2001 Bộ trưởng Bộ Tài chính) Nguyễn Thị Dương Khanh (2017), khóa luận tốt nghiệp “Đánh giá thực trạng cơng tác kiểm sốt nội chu trình bán hàng – thu tiền Cơng ty Cổ phần Dệt May Huế”, trường Đại học Kinh tế, Đại học Huế Giáo trình Kiểm sốt nội (2016), NXB Kinh tế TP Hồ Chí Minh 70 ... THU TIỀN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN GIỐNG CÂY TRỒNG VÀ VẬT NUÔI THỪA THIÊN HUẾ 63 3.1 Đánh giá hệ thống kiểm soát nội chu trình bán hàng – thu tiền Cơng ty Cổ phần Giống Cây Trồng Vật Nuôi Thừa Thiên. .. TRẠNG HỆ THỐNG KIỂM SỐT NỘI BỘ CHU TRÌNH BÁN HÀNG – THU TIỀN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN GIỐNG CÂY TRỒNG VÀ VẬT NUÔI THỪA THIÊN HUẾ 2.1 Giới thiệu tổng quan Công ty Cổ Phần Giống Cây Trồng Và Vật Nuôi Thừa. .. tài: ? ?Hệ thống kiểm sốt nội chu trình bán hàng – thu tiền Công ty Cổ phần Giống Cây Trồng Vật Nuôi Thừa Thiên Huế? ?? thực nhằm hệ thống hóa sở lý luận hệ thống KSNB chu trình bán hàng – thu tiền