Phân Tích Quy Trình Lập Kế Hoạch Và Lập Kế Hoạch 3 Năm Tới Cho Bản Thân

Trong cuộc sống, lập kế hoạch là một công tác không thể thiếu đối với bản thân hay tổ chức. Lập kế hoạch trình bày các phương hướng thực hiện các mục tiêu đã đề ra trong khoảng thời gian đã định. Thông qua việc lập kế hoạch, các mục tiêu được thực hiện đạt kết quả cao hơn. Lập kế hoạch là phương tiện để con người đạt tới thành công.Đối với mỗi tổ chức và cá nhân khác nhau, công tác lập kế hoạch sẽ có nhiều điểm khác nhau về mục tiêu, thời gian,... Ba năm là một khoảng thời thời gian ổn định để lập kế hoạch. Kế hoạch 03 năm quá dài để thực hiện nhưng cũng vừa đủ thời gian để tiến hành các hoạt động kiểm tra, đánh giá kịp thời.

TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI

KHOA QUẢN TRỊ NGUỒN NHÂN LỰC

ĐỀ BÀI: PHÂN TÍCH QUY TRÌNH LẬP KẾ HOẠCH

VÀ LẬP KẾ HOẠCH 3 NĂM TỚI CHO BẢN THÂN

TIỂU LUẬN KẾT THÚC HỌC PHẦN

Học phần: Kỹ năng lập kế hoạch và ra quyết định quản lý

Mã phách:

Hà Nội, tháng 6 năm 2021

TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI

KHOA QUẢN TRỊ NGUỒN NHÂN LỰC

ĐỀ BÀI: PHÂN TÍCH QUY TRÌNH LẬP KẾ HOẠCH

VÀ LẬP KẾ HOẠCH 3 NĂM TỚI CHO BẢN THÂN

TIỂU LUẬN KẾT THÚC HỌC PHẦN

Học phần: Kỹ năng lập kế hoạch và ra quyết định quản lý

Mã phách:

Hà Nội, tháng 6 năm 2021

MỤC LỤC

MỞ ĐẦU 1

NỘI DUNG 3

CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN CỦA QUY TRÌNH LẬP KẾ HOẠCH 3 1.1 Các khái niệm liên quan 3

1.2 Quy trình lập kế hoạch 5

1.3 Phương pháp lập kế hoạch 9

CHƯƠNG 2: DỰ KIẾN KẾ HOẠCH 3 NĂM TỚI CỦA BẢN THÂN 13 2.1 Các cơ sở để tiến hành lập kế hoạch 3 năm 13

2.2 Dự kiến kế hoạch 03 năm tới cho bản thân 14

2.3 Đánh giá về kế hoạch 03 năm của bản thân 19

CHƯƠNG 3: GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN KỸ NĂNG LẬP KẾ HOẠCH 23

3.1 Bản chất và yêu cầu của lập kế hoạch 23

3.2 Giải pháp hoàn thiện kỹ năng lập kế hoạch 24

KẾT LUẬN 29

DANH MỤC THAM KHẢO 30

Đối với mỗi tổ chức và cá nhân khác nhau, công tác lập kế hoạch sẽ có nhiều điểm khác nhau về mục tiêu, thời gian, Ba năm là một khoảng thời thời gian ổn định để lập kế hoạch Kế hoạch 03 năm quá dài để thực hiện nhưng cũng vừa đủ thời gian để tiến hành các hoạt động kiểm tra, đánh giá kịp thời Lập kế hoạch cũng cần phải đi kèm với rút kinh nghiệm và điều chỉnh các mục tiêu, cách thức thực hiện kế hoạch Đối với sinh viên, lập kế hoạch giúp cho sinh viên có tác phong khoa học, thực hiện công việc được hiệu quả hơn

Chính vì vậy, với đề tài: “Phân tích quy trình lập kế hoạch, hãy lập kế hoạch 3 năm tới cho bản thân”, em mong muốn làm rõ cơ sở lý thuyết của quy

trình lập kế hoạch từ đó lập kế hoạch 03 năm tới cho bản thân vàđề xuất một số

giải pháp nhằm hoàn thiện kỹ năng lập kế hoạch

2.2 Nhiệm vụ nghiên cứu

- Làm rõ cơ sở lý thuyết của quy trình lập kế hoạch

- Lập kế hoạch dự kiến 03 năm tới cho bản thân

- Đề xuất một số giải pháp hoàn thiện kỹ năng lập kế hoạch

3 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu

3.1 Đối tượng nghiên cứu

3.2 Phạm vi nghiên cứu

- Nội dung nghiên cứu: Cơ sở lý luận của quy trình lập kế hoạch và lập kế hoạch dự kiến 03 năm tới cho bản thân

- Không gian: Kế hoạch 03 năm tới cho bản thân

- Thời gian: từ ngày 18/6/2021 đến ngày 30/6/2021

4 Phương pháp nghiên cứu

- Phương pháp nghiên cứu cơ sở lý luận: Tiến hành nghiên cứu lý luận thông qua các nguồn tài liệu Từ đó tổng hợp và hệ thống hóa những thông tin từ

lý thuyết đã thu thập được

- Phương pháp tổng hợp: Tổng hợp nội dung đã trình bày, từ đó đưa ra các nhận xét, kết luận

3

NỘI DUNG CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN CỦA QUY TRÌNH LẬP KẾ HOẠCH 1.1 Các khái niệm liên quan

1.1.1 Kế hoạch:

Kế hoạch là một văn bản hay ý tưởng thể hiện mục tiêu chung của tổ chức cũng như mục tiêu được phân cấp với những nguồn lực, phương án và thời gian đạt được mục tiêu đó

* Nội dung của một kế hoạch bao gồm:

- Mục tiêu: là trạng thái mà nhà quản lý mong muốn đạt được VD: doanh thu, nhân lực,

- Phương án hành động: là cách thức chuyển hóa mục tiêu thành kết quả thực

tế VD: trả lương cao để giữ chân người tài,

- Nguồn lực: là các yếu tố cho pháp nhà quản lý sử dụng để huy động cụ thể hóa các mục tiêu, phương án hành động thành kết quả VD: tài chính, nhân lực,

* Phân loại kế hoạch:

- Căn cứ theo thời gian có: kế hoạch dài hạn, trung hạn, ngắn hạn,

- Căn cứ theo cấp độ của kế hoạch có: kế hoạch chiến lược, kế hoạch tác nghiệp,

- Căn cứ theo quy mô có: kế hoạch vi mô hay vĩ mô, kế hoạch chung hay kế hoạch riêng,

- Căn cứ theo nội dung có: kế hoạch nhân sự, kế hoạch kinh doanh,

4

* Thành phần của lập kế hoạch:

- Tầm nhìn: kế hoạch đề ra hướng tới gì?

- Sứ mệnh: lý do ra đời của kế hoạch?

- Mục tiêu: kế hoạch mong muốn đạt được gì?

- Các kế hoạch: kết quả của lập kế hoạch

* Lập kế hoạch trả lời cho các câu hỏi:

- Xác định mục tiêu: là cái gì, mong muốn gì,

- Xác định nội dung: ai thực thực hiện, thực hiện cái gì,

- Phương thức thực hiện: thực hiện như thế nào,

- Thời gian: thực hiện lúc nào, khi nào,

- Địa điểm: thực hiện ở đâu,

* Tại sao cần phải lập kế hoạch

- Kế hoạch là cơ sở để thực hiện các chức năng khác của quản lý Cụ thể: tổ chức, lãnh đạo, kiểm soát

- Giúp cho tổ chức ứng phó với những tình huống bất định

+ Lập kế hoạch là tất yếu Không có lập kế hoạch, tổ chức và cá nhân

sẽ khó ứng phó kịp thời và linh hoạt với các yếu tố của môi trường + Kế hoạch tạo ra cơ hội thay đổi cho tổ chức

- Chỉ có lập kế hoạch mới thấy được phương án tốt nhất để phối hợp các nguồn lực đạt được mục tiêu

- Lập kế hoạch giúp định hướng cho tổ chức, cá nhân đi đúng hướng

- Lập kế hoạch đưa ra mục tiêu và tiêu chuẩn được ứng dụng trong quá trình kiểm tra

- Lập kế hoạch góp phần thể hiện tính chuyên nghiệp

5

1.2 Quy trình lập kế hoạch

1.2.1 Công cụ lập kế hoạch

* Phân tích các bên liên quan: là công cụ để đánh giá vấn đề, các mối quan

tâm tiềm năng của các nhóm đối tượng khác nhau có liên quan đến kết luận của đánh giá ban đầu

- Các bước phân tích các đối tượng liên quan như sau:

+ Bước 1: Xác định các bên liên quan

Đây là những người dễ bị tác động bởi công việc của bạn, những người

có ảnh hưởng, có quyền hành đối với nó hoặc những người có mối quan tâm tới sự thành công hay thất bại

+ Bước 2: Sắp xếp thứ tự ưu tiên

+ Bước 3: Hiểu các đối tượng chính

Cần phải tìm hiểu sâu hơn về các đối tượng chính Cần phải biết họ cảm thấy như thế nào và phản ứng thế nào về dự án/kế hoạch đang xây dựng; cách để liên

hệ và cách giao tiếp nào là tốt nhất

* Phân tích cây vấn đề: Công cụ này giúp hiểu được vấn đề chính và nguyên

nhân, tập trung phân tích mối quan hệ nhân - quả Phương pháp trực quan này sử dụng hình tượng giống như cái cây để hỗ trợ phân tích vấn đề Công cụ này sẽ

+ Vấn đề được viết vào giữa tờ giấy hoặc mặt bảng,

Bước 2: Xác định các nguyên nhân

+ Xem xét đâu là vấn đề

+ Viết các nguyên nhân theo hàng ngang cho đến khi hết nguyên nhân Bước 3: Xác định hệ quả

+ Xem xét đâu là hệ quả, mỗi nguyên nhân dẫn đến hệ quả như thế nào

+ Đảm bảo logic, hợp lý và sự đồng thuận

Nguyên nhân của vấn đề

Nguyên nhân của vấn đề

Nguyên nhân của vấn đề Kết quả của vấn đề Kết quả của vấn đề

7

1.2.2 Các bước lập kế hoạch

Bước 1: Phân tích môi trường

- Mục đích: xác định các thuận lợi, khó khăn đang gặp phải, từ đó tìm ra cơ hội và thiết lập các mối quan hệ

- Nội dung: Chỉ ra cơ hội và thách thức; Chỉ ra điểm mạnh và điểm yếu

Bước 2: Xác định mục tiêu

- Xác định mục tiêu thông qua trả lời các câu hỏi: cần gì, hướng đến cái gì?

- Mục tiêu: là điểm kết thúc của kế hoạch đã định

* Tiêu chí đo lường mục tiêu (SMART):

- Specific: mục tiêu chi tiết, cụ thể và dễ hiểu

- Measurable: có thể đo lường được

- Actionable: mục tiêu có tính khả thi

- Relevant: có sự liên quan, phù hợp với mục tiêu chung

- Time bound: thời gian đạt được mục tiêu

* Một số mâu thuẫn khi xác định mục tiêu:

- Mâu thuẫn giữa mục tiêu trước mắt và lâu dài

- Mâu thuẫn giữa mục tiêu bộ phận với toàn thể

- Mâu thuẫn giữa mục tiêu cũ và mới

- Mâu thuẫn giữa mục tiêu ít rủi ro với rủi ro,

* Biện pháp khắc phục tình trạng mâu thuẫn giữa các mục tiêu là thiết lập thứ tự ưu tiên cho các mục tiêu:

- Mức độ ảnh hưởng của mục tiêu tới sứ mệnh chung

- Tính cấp bách

- Mức độ phụ thuộc vào các hoạt động tiếp theo

8

Bước 3: Xây dựng và lựa chọn phương án

- Xác định tất cả các phương án thực hiện mục tiêu

- Cụ thể hóa giải pháp và công cụ thực hiện mục tiêu

- Đánh giá điểm mạnh, điểm yếu của các phương án

Cách đánh giá các phương án:

+ Phương án nào thực hiện được mục tiêu và có ảnh hưởng mạnh nhất tới mục tiêu

+ Phương án nào sử dụng hiệu quả các nguồn lực

+ Phương án nào chi phí thấp nhất

+ Phương án nào được nhiều sự ủng hộ

+ Phương án nào tận dụng được thế mạnh

+ Phương án nào tạo ra lợi thế cạnh tranh

Bước 4: Chương trình hóa tổng thể

- Mô tả chi tiết các nhiệm vụ và hoạt động cụ thể, các bước thực hiện kế hoạch, các yêu cầu cần đạt được, nhưng cam kết về nguồn lực cần chuẩn bị và công tác chuẩn bị thực hiện cho từng giai đoạn

Bước 5: Kiểm soát, kiểm tra

- Mục đích: biết được chính xác tiến độ hoàn thành các mục tiêu đang ở đâu,

từ đó có cơ sở đánh giá và rút kinh nghiệm

Đặc tính công việc là gì? Bước nào cần kiểm tra

Đo lường như thế nào? Tần suất như thế nào?

Dùng dụng cụ gì để đo? Ai kiểm tra?

Các điểm kiểm soát và kiểm soát trọng

yếu

Điểm kiểm tra nào trọng yếu Chọn mẫu kiểm tra

- Bước 4: Tạo một mẫu kịch bản

- Bước 5: Phát triển các kịch bản khác nhau

- Bước 6: Trình bày các kịch bản

- Bước 7: Đánh giá các kịch bản

* Kỹ thuật dự báo Delphi

Là công cụ kỹ thuật dự báo dựa trên sự nhất trí của một tập thể các chuyên gia Đây được xem như một công cụ quan trọng trong quá trình lập kế hoạch các chiến lược

10

Các bước thực hiện phương pháp Delphi:

- Bước 1: Xác định mục tiêu dự báo

- Bước 2: Lựa chọn nhóm chuyên gia

- Bước 3: Thiết lập bảng câu hỏi trưng cầu ý kiến của chuyên gia về dự báo

- Bước 4: Tập hợp ý kiến của chuyên gia thành báo cáo tóm tắt

- Bước 5: Các chuyên gia được yêu cầu điều chỉnh, bổ sung câu trả lời

- Bước 6: Tổng hợp và đánh giá các ý kiến

Những đối tượng có thể đe dọa đến kết quả:

- Các nhóm lợi ích

- Nhóm xây dựng bảng câu hỏi

- Người thu thập bảng hỏi và xử lý kết quả

- Sự không thống nhất trong trình độ chuyên môn của các chuyên gia được hỏi ý kiến

b Phương pháp SWOT

Phân tích SWOT (hay ma trận SWOT) là kỹ thuật chiến lược sử dụng để giúp cá nhân hay tổ chức xác định điểm mạnh, điểm yếu, cơ hội và khó khăn trong cạnh tranh thương trường cũng như trong quá trình xây dựng nội dung kế hoạch cho dự án

Trong đó:

- S - Strengths (Điểm mạnh): tác nhân bên trong mang tính tích cực, tạo ra lợi thế cạnh tranh

- W - Weaknesses (Điểm yếu): tác nhân bên trong mang tính tiêu cực

- O - Opportunities (Cơ hội): tác nhân bên ngoài mang tính tích cực

- T - Threats (Nguy cơ): tác nhân bên ngoài mang tính tiêu cực

11

Các phương pháp thực hiện:

- Bước 1: Giới thiệu mục đích phân tích SWOT

- Bước 2: Tạo hứng thú thảo luận Cung cấp thông tin về những vấn đề có liên quan

- Bước 3: Lần lượt phân tích: điểm mạnh, điểm yếu, cơ hội và nguy cơ

- Bước 4: Phân tích tương quan

- Bước 5: Thống nhất kết quả phân tích

Tại sao cần phải có SWOT:

- SWOT xác định được điểm mạnh đang có

- SWOT xác định được điểm yếu cần khắc phục

- Qua SWOT có thể nắm bắt được các cơ hội

- Quan tâm và đề phòng các nguy cơ

Ưu điểm của SWOT:

- Giúp gắn kết đội nhóm và khuyến khích mọi người tham gia lên chiến lược cho tổ chức

- Tập hợp được nhiều góc nhìn khác nhau

- Là phương pháp công cụ dễ dàng tư duy chiến lược

- Tạo điều kiện phát triển các ý tưởng mới

Nhược điểm của SWOT:

- Thông tin mang tính phán đoán nhiều hơn định tính

- Thu thập và phân tích SWOT dễ mang tính chủ quan

- Dữ liệu có thể trở nên lỗi thời khá nhanh

12

* Các phương pháp pháp khác:

- Phương pháp Phân tích PEST:

Đây là công cụ để phân tích môi trường bên ngoài tổ chức để tìm hiểu vì sao thị trường tăng trưởng hay suy thoái

Phương pháp PEST phân tích các vấn đề:

P - Political (Chính trị): chính sách, pháp luật, quy định,

E - Economic (Kinh tế): tỉ lệ tăng trưởng, hối đoái, lạm phát,

S - Social (Xã hội): trình độ dân trí, văn hóa, dân số, an ninh,

T - Technology (Công nghệ): sở hữu trí tuệ, máy móc, bản quyền,

- Phương pháp Sơ đồ Gantt:

Đây là sơ đồ dùng để trình bày

các công việc, sự kiện theo thời gian

Sơ đồ gồm: (1) trục tung thể hiện

tên các công việc và (2) trục hoành

thể hiện mốc thời gian cho những

công việc ấy

Tóm lại, việc lựa chọn các phương pháp phụ thuộc vào tính chất và nội dung của từng tình huống cụ thể Việc lựa chọn đúng phương pháp lập kế hoạch góp phần làm cho kế hoạch được khoa học, chuyên nghiệp hơn, từ đó thực hiện nội

dung của kế hoạch cũng hiệu quả hơn

(1)

Sự kiện

A

B

1 2 (2) Thời gian

13

CHƯƠNG 2: DỰ KIẾN KẾ HOẠCH 3 NĂM TỚI CỦA BẢN THÂN 2.1 Các cơ sở để tiến hành lập kế hoạch 3 năm

* Về tính chất kế hoạch

Thứ nhất, kế hoạch là cơ sở cho việc thực hiện các chức năng khác của quản

lý Hay nói cách khác, thông qua kế hoạch các hoạt động quản lý, kiểm soát bản thân được diễn ra tốt hơn Đối với khoảng thời gian 03 năm tới, việc lập kế hoạch

là cần thiết nếu như bản thân thực sự muốn có sự khoa học, chặt chẽ trong lối sống

Thứ hai, thông qua lập kế hoạch, bản thân sẽ tìm được phương án phù hợp

hoặc tốt nhất để đạt được mục tiêu đề ra Bởi lẽ, 03 năm không phải khoảng thời gian ngay trước mắt, muốn đạt được các dự định đề ra thì phải có một kế hoạch

cụ thể, qua đó tìm ra phương hướng và cách thức phù hợp để đạt được mục tiêu trong kế hoạch đã đề ra

Thứ ba, kế hoạch 03 năm hoàn toàn là một kế hoạch khả thi Kế hoạch 03

năm hoàn toàn có thể xây dựng trên thực tế, có sự kiểm chứng, kiểm soát Mức

độ khả thi của kế hoạch 03 năm là rất lớn do tình hình 03 năm tới hoàn toàn có thể dự đoán hoặc điều chỉnh kế hoạch sao cho phù hợp nhất với tình hình của mỗi giai đoạn thực hiện kế hoạch

* Dự báo kịch bản 03 năm tới

Dựa theo Phương pháp dự báo theo kịch bản, có thể rút ra được 3 kịch bản:

- Kịch bản phổ biến: tình hình môi trường không có nhiều biến động, dịch

Covid được khống chế hoàn toàn, nền kinh tế quay trở lại và đi vào hoạt động ổn định, thị trường lao động không có nhiều sự thay đổi so với trước khi dịch Covid bùng phát

- Kịch bản lạc quan: dịch Covid được kiểm soát hoàn toàn, nền kinh tế phát

triển nhanh, mạnh Cơ cấu thị trường lao động thay đổi mạnh mẽ và trở nên có lợi đối với bản thân Ngành Quản trị nhân lực có nhiều cầu về lực lượng lao động

14

- Kịch bản bi quan: dù khống chế được dịch Covid nhưng nền kinh tế bị suy

thoái và ảnh hưởng nặng nề, thị trường lao động trở nên quá tải, cơ hội việc làm

ít, việc phục hồi nền kinh tế tốn nhiều thời gian

Về đánh giá các kịch bản, có thể thấy, cả 3 kịch bản hoàn toàn có thể xảy ra Chính vì vậy, đối với từng kịch bản cần phải có sự nhìn nhận đúng đắn và xây dựng các kế hoạch bổ trợ để đề phòng các tình huống xấu, thay đổi có thể xảy ra

* Về yếu tố bản thân người lập kế hoạch

- Người lập kế hoạch đã có dự định hoàn chỉnh cho 03 năm sau

- Người lập kế hoạch có đủ khả năng để thực hiện kế hoạch và đánh giá được tính khả thi, hiệu quả của kế hoạch

- Người lập kế hoạch có thể đánh giá và điều chỉnh kế hoạch khi có sự thay đổi của môi trường

- Người lập kế hoạch có đủ sự ủng hộ

Với tất cả các cơ sở nêu trên, bản thân tiến hành lập kế hoạch 03 năm tới

2.2 Dự kiến kế hoạch 03 năm tới cho bản thân

2.2.1 Mục tiêu của kế hoạch

* Mục tiêu chung

- Có công việc ổn định với mức lương trung bình

* Mục tiêu cụ thể của từng nội dung

+ Thành thạo kỹ năng tin học, ngoại ngữ

+ Có kỹ năng lập kế hoạch, làm việc nhóm, giao tiếp,

- Mục tiêu về kinh nghiệm

+ Có ít nhất 2 năm kinh nghiệm làm việc tại 1 vị trí việc làm

2.2.2 Đánh giá bản thân qua công cụ SWOT

* Điểm mạnh

- Có quá trình học tập, tích lũy kiến

thức tốt trên trường Đại học

- Đã có kinh nghiệm tiếp xúc với các

- Quản trị nhân lực là ngành không thể

bị thay thế bởi robot trong tương lai

- Hình thái kinh tế tri thức ở Việt Nam

đang phát triển mạnh

- Cơ hội việc làm văn phòng còn nhiều,

đặc biệt là khả năng về sự bùng nổ của

các start-up

* Nguy cơ

- Không đáp ứng đủ yêu cầu về trình

độ, kỹ năng trong công việc

- Việc bổ sung kỹ năng ngoại ngữ làm tiêu tốn thời gian và tiền bạc

- Nguy cơ bùng nổ các dịch bệnh mới, thiên tai, sự kiện bất ngờ,