CHƯƠNG 3: GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN KỸ NĂNG LẬP KẾ HOẠCH
3.2. Giải pháp hoàn thiện kỹ năng lập kế hoạch
Về mặt nhận thức, khi đảm bảo cá nhân, tổ chức có nhận thức đúng đắn về lập kế hoạch chắc chắn sẽ làm tăng chất lượng và sự hiệu quả trong quá trình lập kế hoạch. Vấn đề nhận thức về lập kế hoạch chủ yếu tập trung trong việc nâng cao nhận thức của cá nhân, tổ chức ở các nội dung sau đây:
25
- Nâng cao nhận thức về sự cần thiết và phổ biến của lập kế hoạch.
Việc có nhận thức tích cực về lập kế hoạch tác động không nhỏ đến việc cá nhân, tổ chức quyết định có lập kế hoạch hay không. Có thể thấy, rất nhiều sinh viên hoặc cá nhân có quá trình học tập và làm việc không hề có kế hoạch, từ đó làm cho đời sống trở nên không có khoa học. Tiền trình thực hiện các công việc từ đó cũng có phần vô tổ chức và không có thứ tự. Việc lập kế hoạch là cần thiết và là công cụ giúp các cá nhân quản lý đời sống của mình một cách hiệu quả hơn.
Cùng với đó, sự phổ biến của lập kế hoạch được thể hiện ở chỗ bất cứ cá nhân hay tổ chức nào cũng cần phải lập kế hoạch cho mình. Lợi ích của việc lập kế hoạch là không thể bàn cãi và lập kế hoạch cũng là một công tác quan trọng không chỉ ở hiện tại mà còn ở tương lai.
- Nhận thức về sự ưu tiên của lập kế hoạch so với các nhiệm vụ khác.
Với tầm quan trọng và mức độ cần thiết của công tác lập kế hoạch, không khó để khẳng định rằng lập kế hoạch cần phải có sự ưu tiên so với việc thực hiện các nhiệm vụ khác. Thông qua lập kế hoạch, cá nhân và tổ chức có cái nhìn tổng quan về nội dung mà mình đang thực hiện, góp phần làm tăng sự chủ động trong công việc. Cũng thông qua lập kế hoạch, cá nhân và tổ chức có cơ sở để kiểm tra, đánh giá các kết quả đã thực hiện, qua đó đảm bảo rằng kết quả đang đi đúng theo như kế hoạch đã đề ra. Việc có sự ưu tiên trong đôi với lập kế hoạch là nền tảng cho tác phong làm việc chuyên nghiệp và khoa học.
- Nhận thức về sự khách quan, dân chủ trong lập kế hoạch.
Trên thực tế, lập bất cứ kế hoạch nào cũng cần phải đảm bảo có sự khách quan và dân chủ. Việc khách quan và dân chủ trong lập kế hoạch đảm bảo mục tiêu được đưa ra trong kế hoạch sẽ phù hợp với năng lực của tổ chức, cá nhân thực hiện, qua đó đảm bảo tính khả thi cho kế hoạch. Trái lại, thiếu sự khách quan và dân chủ trong lập kế hoạch sẽ dẫn tới sự thất bại của kế hoạch dù nó có sự chuẩn bị kỳ công ở cách thức tiến hành đến đâu đi nữa. Nói cách khác, thiếu hai yếu tố nêu trên không chỉ kế hoạch không thể hoàn thành theo ý định mà các nguồn lực
26
tiến hành lập kế hoạch cũng bị lãng phi. Tóm lại, đảm bảo khách quan, dân chủ sẽ tránh được các hạn chế nêu trên trong lập kế hoạch.
Để lập kế hoạch được tốt hơn thì trước hết cá nhân, tổ chức cần có nhận thức đúng đắn và tốt đẹp về lập kế hoạch. Có thể thấy, nỗ lực trong thay đổi nhận thức cũng đồng nghĩa với nỗ lực cho sự phát triển.
3.2.2. Về mặt kiến thức
Để lập được một kế hoạch tốt cũng cần phải có đáp ứng yêu cầu nhất định về mặt kiến thức. Có như vậy thì mới có đủ khả năng để lập ra một kế hoạch đáp ứng đầy đủ yêu cầu. Mặt kiến thức được tập trung trong các nội dung sau:
- Có đầy đủ kiến thức về lĩnh vực muốn lập kế hoạch.
Với mỗi lĩnh vực khác nhau đòi hỏi người lập kế hoạch phải có kiến thức trong ngành, lĩnh vực đó thì mới có đủ cơ sở để tiến hành công tác lập kế hoạch.
Kiến thức là nền tảng quan trọng cho lập kế hoạch theo lĩnh vực, bởi lẽ, nếu không có đầy đủ kiến thức cần có, người lập kế hoạch sẽ không xác định được chính xác nội dung của kế hoạch cần có là gì. Từ đó, các bước triển khai kế hoạch sẽ gặp nhiều vấn đề và vướng mắc, đặc biệt là đối với các kế hoạch cá nhân. Vì vậy, đối với kế hoạch theo lĩnh vực nói riêng và kế hoạch nói chung, cần có sự tích lũy đầy đủ kiến thức trước khi lập kế hoạch cũng như là để lập kế hoạch tốt hơn.
- Rèn luyện thói quen thường xuyên trau dồi, học tập kiến thức.
Có thể thấy, môi trường xung quanh luôn biến đổi, biến động không ngừng, luôn có sự xuất hiện của các vấn đề mới, các tri thức mới. Việc có thói quen thường xuyên trau dồi, học tập kiến thức để đáp ứng nhu cầu thay đổi của môi trường là cần thiết. Cùng với đó, học tập các kiến thức mới ở các lĩnh khác cũng tạo điều kiện để người lập kế hoạch có khả năng tạo lập kế hoạch cho các lĩnh vực này. Chính thông qua quá trình tích lũy tri thức mới, người lập kế hoạch có cơ sở tiến hành các hoạt động hoạch định, dự báo hay triển khai tạo lập một kế hoạch mới cho mình.
27 3.2.3. Về mặt kỹ năng
Ngoài nhận thức, kiến thức thì kỹ năng cũng đóng góp một phần không nhỏ cho sự hoàn thiện về lập kế hoạch. Các kỹ năng này cụ thể như sau:
- Kỹ năng sử dụng các công cụ lập kế hoạch và phương pháp lập kế hoạch.
Để nâng cao kỹ năng lập kế hoạch thì cần có sự vận dụng thành thạo các công cụ và phương pháp lập kế hoạch. Các công cụ và phương pháp có thể kế đến như: Công cụ SWOT, Phương pháp dự báo theo kịch bản, Phương pháp phân tích PEST, Sơ đồ Gantt, Kỹ thuật dự báo Delphi,... Các công cụ và phương pháp này sẽ tác động không nhỏ tới tính chuyên nghiệp và khoa học của kế hoạch, đảm bảo được sự hiệu quả của lập kế hoạch.
- Kỹ năng hoạch định, dự đoán.
Việc rèn luyện và nâng cao kỹ năng hoạch định, dự đoán là cơ sở để tiến tới quyết định mức độ cần thiết của lập kế hoạch. Khi cá nhân, tổ chức thông qua khả năng hoạch định, dự đoán sẽ biết được khi nào cần phải có một kế hoạch mới cho bản thân. Qua đó, tiến hành lập kế hoạch và triển khai các nội dung theo như kế hoạch đã định. Nâng cao kỹ năng hoạch định và dự đoán giúp cá nhân, tổ chức có cái tổng quan nhạy bén và nhanh nhạy hơn trong hoàn cảnh của mình, góp phần xây dựng tầm nhìn chiến lược hiệu quả hơn.
- Kỹ năng tổng hợp và phân tích vấn đề.
Sau khi tiến hành hoạch định và dự đoán, cá nhân, tổ chức với dữ liệu đã có sẽ triển khai hoạt động tổng hợp và phân tích vấn đề. Đây là cơ sở quan trọng để xây dựng nội dung kế hoạch một cách cụ thể, hợp lý. Việc nâng cao kỹ năng tổng hợp và phân tích vấn đề không chỉ thích hợp trong nội dung lập kế hoạch mà còn áp dụng được cho rất nhiều các lĩnh vực khác. Đây là một kỹ năng quan trọng đối với tất cả mọi người.
28 - Tinh thần nghiêm túc và ý thức kỷ luật.
Để việc lập kế hoạch và triển khai nội dung của nó đòi hỏi cá nhân phải thực sự nghiêm túc và kỷ luật. Lập kế hoạch không phải chỉ là hành động đưa ra mục tiêu mà còn là những cam kết về thực hiện các mục tiêu đó. Chính vì vậy, cần đảm bảo có sự nghiêm túc và kỷ luật đối với mỗi kế hoạch của bản thân.
- Kỹ năng kiểm tra, đánh giá.
Mỗi kế hoạch thường được thực hiện trong từng giai đoạn khác nhau với các phương án cách thức khác nhau. Phải có kiểm tra, đánh giá thì mới có thể xem xét được liệu cá nhân, tổ chức có đang đi đúng hướng mà kế hoạch đề ra hay không, tiến độ có đảm bảo như trong kế hoạch hay không. Qua kiểm tra, đánh giá cũng thấy được những mặt đạt được và chưa đạt được của kế hoạch, từ đó rút kinh nghiệm và sửa chữa cho các kế hoạch sau này, đảm bảo tính kế thừa của kế hoạch khi được đưa ra.
Tóm lại, người lập kế hoạch không cần thiết phải cùng lúc thực hiện toàn bộ các giải pháp nêu trên, thay vào đó, tiến hành các hoạt động phân tích và lựa chọn các giải pháp phù hợp với bản thân, điều kiện hoàn cảnh và các nguồn lực để có thể nâng cao cũng như hoàn thiện kỹ năng lập kế hoạch.