Phân Tích Thực Trạng Công Tác Quản Lý Sự Thay Đổi Trong Tổ Chức Tại Công Ty TNHH Thương Mại Hồng Chúc Giai Đoạn 2019 2021

Công tác quản lý sự thay đổi trong tổ chức đang ngày càng được chú trọng và là một trong những yếu tố quan trọng ảnh hưởng đến sự phát triển của tổ chức. Tuy nhiên để quản lý sự thay đổi một cách có hiệu quả, đem lại lợi ích cho tổ chức và người lao động thì đòi hỏi cần phải có quá trình triển khai thực hiện sự thay đổi một cách minh bạch, rõ ràng, cụ thể, khoa học và hiệu quả.

TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI KHOA QUẢN TRỊ NGUỒN NHÂN LỰC ĐỀ BÀI: PHÂN TÍCH THỰC TRẠNG CƠNG TÁC QUẢN LÝ SỰ THAY ĐỔI TRONG TỔ CHỨC TẠI CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI HỒNG CHÚC GIAI ĐOẠN 2019 - 2021 TIỂU LUẬN KẾT THÚC HỌC PHẦN Học phần: Quản lý thay đổi tổ chức Mã phách: Hà Nội, tháng năm 2021 TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI KHOA QUẢN TRỊ NGUỒN NHÂN LỰC ĐỀ BÀI: PHÂN TÍCH THỰC TRẠNG CÔNG TÁC QUẢN LÝ SỰ THAY ĐỔI TRONG TỔ CHỨC TẠI CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI HỒNG CHÚC GIAI ĐOẠN 2019 - 2021 TIỂU LUẬN KẾT THÚC HỌC PHẦN Học phần: Quản lý thay đổi tổ chức Mã phách: Hà Nội, tháng năm 2021 MỤC LỤC MỞ ĐẦU NỘI DUNG CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ QUẢN LÝ SỰ THAY ĐỔI TRONG TỔ CHỨC 1.1 Các khái niệm liên quan 1.2 Các thành phần thay đổi 1.3 Nội dung thay đổi phương pháp quản lý thay đổi CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG VỀ QUẢN LÝ SỰ THAY ĐỔI TRONG TỔ CHỨC TẠI CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI HỒNG CHÚC GIAI ĐOẠN 2019 - 2021 2.1 Giới thiệu công ty 2.2 Thực trạng quản lý thay đổi tổ chức Công ty TNHH Thương mại Hồng Chúc giai đoạn 2019 - 2021 2.3 Đánh giá thực trạng công tác quản lý thay đổi tổ chức công ty 14 CHƯƠNG 3: MỘT SỐ GIẢI PHÁP HỒN THIỆN CƠNG TÁC QUẢN LÝ SỰ THAY ĐỔI TRONG TỔ CHỨC TẠI CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI HỒNG CHÚC GIAI ĐOẠN 2019 - 2021 17 3.1 Tình hình chung công ty 17 3.2 Lưu ý tiến hành công tác quản lý thay đổi tổ chức 18 3.3 Đề xuất giải pháp hồn thiện cơng tác quản lý thay đổi tổ chức công ty 20 KẾT LUẬN 24 TÀI LIỆU THAM KHẢO 25 MỞ ĐẦU Lý chọn đề tài Trong xã hội nay, thấy, cách mạng công nghiệp 4.0 gần hết việc đón nhận xu khách quan khơng thể đảo ngược Cùng với phát triển mạnh mẽ khoa học kỹ thuật xu hội nhập toàn cầu làm thay đổi mặt tất lĩnh vực Sự thay đổi nội dung mẻ, tốc độ xuất thay đổi diễn với tần suất ngày dày đặc chu kỳ ngày rút ngắn Chính vậy, việc gia tăng công tác quản lý thay đổi tổ chức công tác xuất tình hình tại, trở nên vô quan trọng công tác cần tăng cường thực cách nghiêm túc, khoa học hiệu Trong giai đoạn năm 2018 - 2020, đất nước ta có nhiều biến chuyển mới, đặc biệt lĩnh vực kinh tế với nhiều thành tựu to lớn, tiêu biểu hoạt động: Việt Nam ký kết nhiều hiệp định thương mại quốc tế khu vực, đảm nhận vị trí Chủ tịch Hội đồng Bảo an Liên Hiệp Quốc nhiệm kỳ 2020 - 2021, làm cho vị nước ta trường quốc tế ngày nâng cao Tuy vậy, giai đoạn cuối năm 2019 trở đi, nước ta gặp nhiều khó khăn cơng chống lại đại dịch Covid-19, làm cho nhiều ngành sản xuất kinh tế bị ảnh hưởng Chính khoảng thời gian này, ta thấy cơng tác quản lý thay đổi tổ chức biểu rõ tầm quan trọng Cơng tác khơng giúp tổ chức vượt qua giai đoạn khó khăn mà cịn định tới sống cịn tổ chức Chính vậy, với đề tài: “Phân tích thực trạng cơng tác quản lý thay đổi tổ chức Công ty TNHH Thương mại Hồng Chúc giai đoạn 2019-2021”, em mong muốn làm rõ sở lý luận công tác quản lý thay đổi tổ chức, phân tích thực trạng cơng tác quản lý thay đổi tổ chức để từ đề xuất số giải pháp nhằm hồn thiện cơng tác quản lý thay đổi tổ chức công ty Mục đích nhiệm vụ nghiên cứu 2.1 Mục đích nghiên cứu - Đề tài tập trung làm rõ nội dung thực trạng công tác quản lý thay đổi tổ chức Công ty TNHH Thương mại Hồng Chúc 2.2 Nhiệm vụ nghiên cứu - Làm rõ sở lý luận công tác quản lý thay đổi tổ chức - Tìm hiểu thực trạng cơng tác quản lý thay đổi tổ chức Công ty TNHH Thương mại Hồng Chúc - Đề xuất số giải pháp nâng cao hiệu công tác quản lý thay đổi tổ chức Công ty TNHH Thương mại Hồng Chúc Đối tượng phạm vi nghiên cứu 3.1 Đối tượng nghiên cứu - Thực trạng công tác quản lý thay đổi tổ chức Công ty TNHH Thương mại Hồng Chúc 3.2 Phạm vi nghiên cứu - Nội dung nghiên cứu: Thực trạng công tác quản lý thay đổi tổ chức Công ty TNHH Thương mại Hồng Chúc - Không gian: Công ty TNHH Thương mại Hồng Chúc - Thời gian: từ 02/07/2021 đến 14/07/2021 Phương pháp nghiên cứu - Phương pháp nghiên cứu sở lý luận: Tiến hành nghiên cứu lý luận thông qua nguồn tài liệu nội dung quản lý thay đổi tổ chức - Phương pháp tổng hợp: tiến hành tổng hợp, xử lý thông tin qua báo cáo Công ty TNHH Thương mại Hồng Chúc NỘI DUNG CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ QUẢN LÝ SỰ THAY ĐỔI TRONG TỔ CHỨC 1.1 Các khái niệm liên quan * Khái niệm tổ chức: - Theo tiếng Hy Lạp cổ, Tổ chức organon, tức cơng cụ, phương tiện - Cịn theo giáo trình Tổ chức học đại cương (PGS.TS Phạm Huy Tiến - năm 2013) cho rằng: “Tổ chức thực thể xã hội cá nhân nhóm kết hợp để thực mục tiêu chung” - Như vậy, thấy: Tổ chức tập hợp đóng vai trị thực thể xã hội bao gồm cá nhân liên kết, tương tác, phụ thuộc lẫn hướng đến mục tiêu chung * Khái niệm thay đổi: - Giống với khái niệm “Vận động” chủ nghĩa Mác - Lênin, thấy: Thay đổi hình thức tồn phổ biến tất vật tượng, bao hàm vận động tác động qua lại, chuyển hóa từ trạng thái sang trạng thái khác * Khái niệm thay đổi: - Sự thay đổi kiện diễn bên bên tổ chức mà tùy theo tổ chức quy mô nó, tổ chức kiểm sốt thay đổi hay không + Sự thay đổi bên tượng diễn tổ chức Sự thay đổi nhằm khắc phục yếu tổ chức kiểm soát, quản trị nội tổ chức cách có tuần tự, kế hoạch, hệ thống + Sự thay đổi bên ngồi thay đổi mơi trường bên ngồi, tổ chức khơng kiểm sốt (thay đổi đối thủ cạnh tranh, chuyển dịch cấu kinh tế, KHCN, cách quản trị, sách…) * Khái niệm phát triển: - Theo chủ nghĩa Mác - Lênin: Phát triển trình vận động từ thấp (đơn giản) đến cao (phức tạp), đặc trưng chủ yếu cũ đi, đời Bản chất phát triển: - Phát triển bao gồm chiều rộng chiều sâu - Mối quan hệ phát triển thay đổi mối quan hệ biện chứng + Phát triển tạo thay đổi + Thay đổi chưa hẳn dẫn đến phát triển, chí cịn thụt lùi * Một số khái niệm khác: - Khái niệm quản lý: Quản lý tác động có tổ chức, có hướng đích chủ thể quản lý tới đối tượng quản lý nhằm đạt mục tiêu đề - Khái niệm quản lý thay đổi: Quản lý thay đổi q trình sử dụng cơng cụ, phương pháp kỹ thuật để quản lý nhóm người mong muốn thay đổi nhằm đạt kết đề Việc đưa khái niệm liên quan đến nội dung quản lý thay đổi thay đổi tổ chức sở để phân tích đặc điểm từ thấy tầm quan trọng cơng tác tổ chức 1.2 Các thành phần thay đổi 1.2.1 Khung sơ thay đổi * Chiến lược: - Chiến lược tập hợp định mục tiêu dài hạn biện pháp, cách thức, đường đạt đến mục tiêu - Chiến lược có chức định hướng cho tổ chức sở mục tiêu có tính cam kết * Cơ cấu: - Cơ cấu tổng hợp phận xác định rõ mối quan hệ, quyền hạn trách nhiệm, bố trí theo cách thức định nhằm đảm bảo thực mục tiêu, chức năng, nhiệm vụ định nhà quản lý - Cơ cấu có chức điều hành hoạt động tổ chức thông qua quy trình cấu sẵn có * Văn hóa: - Văn hóa giá trị hình thành tổ chức thơng qua q trình xây dựng thành viên tổ chức - Văn hóa có chức tạo niềm tin, điều chỉnh hành vi thành viên tổ chức giá trị đáng tự hào trì tổ chức Tóm lại, ba thành phần chiến lược, cấu văn hóa thay đổi khung sơ thay đổi Sự thay đổi thành phần này, đến kết thúc trình thay đổi, tổ chức hình thành khung dựa thay đổi chiến lược, cấu văn hóa tổ chức 1.2.2 Nguyên nhân thay đổi - Mặc dù thay đổi có nhiều nguyên nhân, chủ yếu nằm nguyên nhân đây: + Thời gian: thời gian yếu tố môi trường bên trong, bên ngồi tổ chức trơi nhanh từ tạo thay đổi VD: thời gian dịch chuyển dòng tiền vốn, thời gian vận chuyển người, + Tiến khoa học công nghệ: phát minh, sáng chế, cơng trình nghiên cứu ngày phát triển với thời gian ngày rút ngắn từ sức ép thay đổi ngày gia tăng VD: cách mạng khoa học công nghệ 4.0, + Độ rủi ro tăng: xã hội đại tiềm ẩn nhiều nguy rủi ro với thiệt hại ngày lớn, mà thay đổi cần diễn liên tục có kế hoạch VD: rủi ro dịch bệnh Covid, rủi ro thiên tai, + Hoạt động dự báo ngày rõ ràng, xác: xã hội vận động liên tục ngày nhanh cơng tác dự đoán, dự báo ngày phức tạp hiệu VD: khó dự báo khoảng thời gian liệu có xuất dịch bệnh khác sau dịch Covid hay không, + Việc quản lý người ngày khó khăn hơn: quản lý người vô phức tạp, mối quan hệ người tiềm ẩn nhiều nguy mâu thuẫn VD: tích cách người hồn tồn khác làm cho quy định tổ chức ngày phải chặt chẽ để tránh mâu thuẫn không đáng có + Các nguyên nhân khác như: thay đổi thị trường, sách nhà nước, cố bất ngờ, - Từ việc xác định nguyên nhân thay đổi, tổ chức có để tiến hành hoạt động quản lý thay đổi cho tổ chức, từ đề giải pháp phù hợp để giải vấn đề gặp phải 1.2.3 Phân loại thay đổi Phân loại thay đổi tổ chức phân loại theo nội dung sau: * Theo tính kế hoạch: Đây thay đổi cân nhắc kỹ, thay đổi diễn cách ngẫu nhiên (thay đổi bất ngờ) Sự thay đổi thường diễn theo tính bất ngờ theo tính kế hoạch * Theo phạm vi: Có loại thay đổi bản: Thay đổi mang tính hồn thiện; Thay đổi mang tính độ; Thay đổi mang tính biến đổi * Theo chu kỳ: Có loại thay đổi bản: Thay đổi thất thường hay thay đổi đặn 1.2.4 Các yếu tố tác động đến thay đổi a Các yếu tố thúc đẩy Yếu tố bên tổ chức Yếu tố bên tổ chức - Thể chế trị - Mục tiêu tổ chức - Sự đa dạng nguồn nhân lực - Cơ cấu tổ chức - Tiến khoa học công nghệ - Văn hóa tổ chức - Tồn cầu hóa, dân số, môi trường - Con người tổ chức - Áp lực xã hội sách - Chế độ, sách tổ chức, nhu cầu người lao động, b Các yếu tố cản trở Về mặt tổ chức Về mặt cá nhân - Tính ngại thay đổi tổ chức, - Thói quen nhóm tổ chức - Yếu tố kinh tế, thu nhập - Văn hóa tổ chức - Lo sợ điều chưa biết - Sự thay đổi không đồng - Xử lý thơng tin có lựa chọn - Đe dọa chun mơn, phân bổ - Sự an tồn hay bất tiện nguồn lực, mối quan hệ quyền lực giá trị khác, 1.3 Nội dung thay đổi phương pháp quản lý thay đổi a Nội dung thay đổi: - Thay đổi cấu tổ chức VD: thêm hay bớt phận, mơ hình cấu có thay đổi hay khơng, Sự thay đổi tư thay đổi thói quen xử lý cơng việc tài liệu điện tử hệ thống cá nhân Sự thay đổi tất cá nhân tổ chức dẫn đến thay đổi toàn tổ chức, làm thay đổi văn hóa tổ chức công ty Về hoạt động để triển khai công tác kế hoạch, công ty tiến hành: - Năm 2018: + Về phía lãnh đạo, tiến hành họp hội đồng để đề kế hoạch triển khai công tác thay đổi cách thức lưu trữ liệu, tài liệu phổ biến tới nhân viên + Thành lập tổ nhập liệu cho công ty để tiến hành nhập liệu tài liệu giấy lên hệ thống Tổ gồm thành viên, thời gian làm việc thời gian làm việc hành chính, thời gian thực tháng từ tháng 5/2018 đến tháng 6/2018 + Tổ chức đào tạo tập huấn vào đợt ngày liên tiếp vào chiều thứ sáu bảy hàng tuần cho nhân viên tiếp cận làm quen dần với cách thức lưu trữ Tổ chức tiến hành thực đợt, thời gian thực từ 15h đến 17h, kéo dài từ tháng 5/2018 đến tháng 6/2018 + Sau kết thúc hồn tồn q trình tập huấn vào tháng năm 2018, công ty tiến hành tổ chức du lịch Vịnh Hạ Long ngày đêm nhằm biểu dương tinh thần sẵn sàng thay đổi nhân viên công ty - Năm 2019: + Đầu năm 2019, với chuyển dịch lao động sau Tết Nguyên đán, tổ chức tiến hành tuyển dụng nhân để đảm bảo công việc công ty vận hành ổn định + Sau tiếp nhận nhân mới, tổ chức tiến hành đào tạo hội nhập cho nhân viên làm quen với cách thức lưu trữ liệu, tài liệu điện tử công ty + Tổ chức tiến hành làm đánh giá thay đổi sau 01 năm triển khai hệ thống lưu trữ liệu, tài liệu điện tử 11 - Năm 2020: + Nửa đầu năm 2020, tình hình diễn biến dịch bệnh Covid-19 diễn vô phức tạp, công tác hệ thống lưu trữ liệu, tài liệu điện tử có nhiều thay đổi Tuy vậy, lúc hiệu hệ thống lưu trữ liệu, tài liệu điện tử phát huy + Về phía nhập liệu, thực giãn cách xã hội, thời gian đóng cửa cơng ty, phận nhập liệu tổ chức làm việc nhà hoàn toàn đáp ứng yêu cầu công việc mà công ty đề + Trong tình hình dịch bệnh, nhờ có liệu điện tử lưu trữ đám mây, việc truyền đạt thông tin, văn công ty diễn bình thường, đạt hiệu cao, đáp ứng yêu cầu thay đổi tình hình + Cuối năm 2020, tổ chức đánh giá thay đổi sau 02 năm triển khai hệ thống lưu trữ liệu, tài liệu điện tử Công ty nhận thấy việc nhập liệu tài liệu khơng quan trọng giao cho lao động thời vụ bên với mức chi phí rẻ hơn, nên tiến hành thuê cá nhân nhập liệu bên ngồi tổ chức làm cơng tác để tiết kiệm chi phí nhân lực công ty b Về yếu tố hệ thống Về hệ thống, năm 2018, công ty tiến thành thu hẹp phần phận sở vật chất phục vụ lưu trữ tài liệu giấy đồng thời tiến hành trả phí cho hoạt động lưu trữ liệu tảng Google Drive Đến cuối năm 2018, việc triển khai hệ thống hoàn toàn vào ổn định Việc triển khai hệ thống lưu trữ liệu, tài liệu điện tử liên quan đến thay đổi đáng kể tổ chức Có thể thấy, trước năm 2018, công tác văn thư, lưu trữ tổ chức thực với phần hệ thống mục lục tra tìm tài liệu giấy Hệ thống đến làm cho q trình thực cơng việc tổ chức bị ảnh hưởng tương đối năm tiêu tốn tổ chức khoản kinh phí lại không đảm bảo khả lưu trữ lâu dài 12 Với việc chuyển sang lưu trữ hệ thống điện tử Hệ thống đem lại nhiều lợi ích cần nhấn mạnh, kể đến như: tiết kiệm chi phí mua giấy, in ấn chuyển giao tài liệu; thông tin nhanh hệ thống; xử lý công việc nhanh, tiết kiệm thời gian, tăng hiệu công việc, khả lưu trữ lớn hơn, Những lợi giúp cho việc thay đổi hệ thống thuận lợi trình triển khai Cùng với đó, việc triển khai hệ thống lưu trữ liệu, tài liệu điện tử đáp ứng yêu cầu chuyển đổi số bối cảnh công nghệ thông tin phát triển, xu hướng chuyển đổi số nhiều quan, tổ chức tiến hành Việc đẩy nhanh, mạnh trình thay đổi thời gian ngắn giúp hệ thống công ty đáp ứng yêu cầu thay đổi tình hình c Về yếu tố quy trình Quy trình xử lý cơng việc thơng qua hệ thống có khác biệt so với quy trình truyền thống Bước đầu, phát sinh vài khâu công việc so với truyền thống, đặc biệt vấn đề nhập liệu tài liệu cũ lên hệ thống, công việc tốn khoản thời gian chi phí cơng ty Với quy trình trước đây, việc tiếp nhận tài liệu giấy tiềm ẩn nguy chậm trễ thời gian, thất lạc tài liệu, Thì với quy trình tại, nhân viên tiếp nhận liệu, tài liệu liệu, tài liệu số hóa đưa vào hệ thống Từ đó, tài liệu giấy khơng trực tiếp phân phối đến cá nhân, phòng, ban chức năng, thay vào tài liệu điện tử phân phối hệ thống công ty Trải qua trình làm quen, việc tạo lập hay nhận tài liệu giấy phận văn phòng giảm đáng kể, lúc quy trình hồn tồn điện tử, từ tạo lập tài liệu, đến chuyển giao, xử lý lưu trữ hệ thống Khi đó, quy trình giải cơng việc điện tử hồn tồn khép kín kiểm sốt tương đối chặt chẽ hệ thống Điều dẫn đến thay đổi cách làm việc tổ chức yêu cầu cá nhân phải thay đổi phương pháp làm việc 13 d Về văn hóa tổ chức Văn hóa tổ chức hợp thành yếu tố người, hệ thống, quy trình, Chính vậy, việc yếu tố người, hệ thống, quy trình thay đổi chắn làm văn hóa tổ chức thay đổi theo Việc nhanh chóng khẩn trương định hình lại văn hóa tổ chức thay đổi điều vô cần thiết Văn hóa tổ chức hình thành sau q trình thay đổi làm mang đến khơng khí làm việc cho công ty, công ty làm việc chuyên nghiệp hơn, chủ động hơn, tiết kiệm thời gian hơn, Đặc biệt đến năm 2020, công ty bắt đầu chấp nhận hình thức làm việc nhà hay làm việc từ xa, 2.3 Đánh giá thực trạng công tác quản lý thay đổi tổ chức công ty a Về kết đạt - Trong năm 2018, sở vật chất phận lưu trữ văn phòng giảm nửa, giúp cơng ty tiết kiệm nhiều chi phí mở rộng diện tích sử dụng văn phịng - Cũng năm 2018, 100% tài liệu cũ nhập lên hệ thống lưu trữ liệu, tài liệu công ty Giảm đáng kể trường hợp thất lạc tài liệu công ty - Nhân viên công ty cấp tài khoản sử dụng hệ thống phần mềm quản lý liệu, tài liệu cho công ty có hiệu quả, với chức dự thảo văn bản, trình ký số, nhập lịch cơng tác, theo dõi văn đạo, điều hành công ty - Công ty nâng cấp hệ thống, đảm bảo vận hành ổn định phục vụ thiết thực nhiệm vụ công ty Việc sử dụng hệ thống điện tử giúp tăng cường khả thông tin công ty 14 - Trong điều kiện dịch Covid-19 diễn biến phức tạp, hình thức sử dụng văn bản, tài liệu điện tử hữu ích giúp hạn chế tiếp xúc xã hội đảm bảo việc trao đổi, báo cáo, đạo phòng, ban chức - Và nhiều kết khác: tiết kiệm chi phí mua giấy, in ấn chuyển giao tài liệu; thông tin nhanh hệ thống; xử lý công việc nhanh, tiết kiệm thời gian, tăng hiệu công việc, khả lưu trữ lớn hơn, b Về hạn chế Trong thực tế, việc thực nhiệm vụ gặp khơng khó khăn, vướng mắc Điều địi hỏi đội ngũ lãnh đạo cơng ty có đạo liệt, đặc biệt vượt qua trở ngại sau đây: Trình độ nhân viên Việc triển khai lưu trữ liệu, tài liệu điện tử với tổ chức, doanh nghiệp nội dung mẻ Tuy nhiên, nhân viên công ty, việc phải làm quen với hệ thống, quy trình gặp vài trở ngại trình độ nhân viên Công tác nhập liệu lên hệ thống chung tổ chức khơng làm khó nhân viên việc triển khai lưu trữ đám mây truyền tải thông tin từ lưu trữ đám mây buộc nhân viên công ty phải có tìm hiểu làm quen Chính vậy, muốn đẩy nhanh trình làm quen cần phải khắc phục trình độ nhân viên, tức tổ chức hoạt động tập huấn, đào tạo cơng ty Các thói quen cũ sử dụng tài liệu giấy Khi tổ chức thực lưu trữ liệu, tài liệu lên hệ thống điện tử cần phải có khuyến khích, động viên nhân viên sẵn sàng thay đổi cơng ty Việc triển khai hệ thống tồn cơng ty cần phải tiến hành đồng bộ, hiệu phòng ban, phải ngừng sản sinh tài liệu giấy (trừ trường hợp trường hợp đặc biệt lãnh đạo định) Thay vào đó, tài liệu tạo lập, phân loại lập danh mục định dạng điện tử 15 Để làm tốt công tác quản lý thay đổi tổ chức, người lãnh đạo phải người đầu, làm gương, từ nhân viên tiếp cận sẵn sàng đón nhận thay đổi Thay đổi phận lưu trữ văn phòng Bộ phận lưu trữ văn phòng phải đơn vị tiến hành thay đổi công ty Tuy vậy, với nhiều thói quen cũ tâm lý ngại thay đổi, phận không sẵn sàng thay đổi việc triển khai nội dung thay đổi cơng ty gặp nhiều khó khăn, chí có chống đối Người lãnh đạo cần giải vấn đề động viên khích lệ, cần cho cấp thấy thay đổi cần thiết lợi ích mà đem lại cho công ty * Các nguyên nhân hạn chế Thứ nhất, vấn đề trình độ nhân viên không đáp ứng yêu cầu việc triển khai mơ hình có nhiều khác biệt so với cách làm việc trước đây, nhân viên phải thời gian làm quen, nhiều nhân viên chưa đào tạo không thuộc phận lưu trữ Chính vậy, cơng ty triển khai hoạt động tập huấn, đào tạo thường xuyên suốt trình thực triển khai mơ hình Thứ hai, vấn đề sử dụng tài liệu giấy trước tổ chức tiến hành song song hai hình thức lưu trữ tài liệu giấy lưu trữ hệ thống điện tử Việc nhiều người cịn quen với thói quen dùng tài liệu giấy cần phải có thay đổi Thứ ba, vấn đề phận lưu trữ tâm lý ngại thay đổi số cá nhân, không ảnh hưởng lớn tới tổng thể trình chuyển đổi lại làm cho hiệu làm việc chung nhóm có phần khơng tối ưu Tóm lại, triển khai hệ thống lưu trữ liệu, tài liệu điện tử nhiệm vụ phức tạp, lẽ việc tạo thay đổi cá nhân tổ chức, trước tiên người lãnh đạo Vì vậy, ý chí người lãnh đạo đồng thuận triển khai nội dung tất phịng ban hệ thống cơng ty sở để đạt thành công mục tiêu đề 16 CHƯƠNG 3: MỘT SỐ GIẢI PHÁP HỒN THIỆN CƠNG TÁC QUẢN LÝ SỰ THAY ĐỔI TRONG TỔ CHỨC TẠI CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI HỒNG CHÚC GIAI ĐOẠN 2019 - 2021 3.1 Tình hình chung cơng ty Tính đến thời điểm tại, năm 2020 năm đầy biến động với diễn biến đại dịch Covid-19, gây ảnh xấu tới hoạt động kinh doanh công ty Sang năm 2021, công ty làm quen với tình hình kinh doanh bối cảnh mới, công ty tiếp tục tiến hành hoạt động lưu trữ liệu, tài liệu điện tử tổ chức có đánh giá định kỳ hoạt Dịch bệnh Covid để lại nhiều học quý giá cho khối doanh nghiệp tư nhân cơng ty, từ cho thấy tính ưu việt tiến hành lưu trữ truyền đạt thơng tin cơng ty hình thức lưu trữ đám mây Việc triển khai sớm hoạt động thay đổi hệ thống lưu trữ góp phần khơng nhỏ tới việc thông tin nội dung, văn tổ chức thông suốt Công ty nhận định, năm 2018 không tiến hành thay đổi trước tình hình dịch bệnh, cơng ty gặp số trở ngại không nhỏ hoạt động kinh doanh truyền đạt thông tin tổ chức Về phía cơng ty, với mục tiêu tương lai đảm bảo cung cấp dịch vụ thú y ổn định liên tục, sẵn sàng với yếu tố bất ngờ môi trường Trong bối cảnh thị trường cung cấp dịch vụ thú y ngồi nước đầy tiềm năng, phía công ty tin sản phẩm dịch vụ mà cơng ty đem lại góp phần xây dựng tảng vững cho thành công phát triển bền vững khách hàng, phát huy phương châm tổ chức: “Giá trị thật cho thành cơng thật” Chính vậy, khuyến nghị đưa với công ty không tiếp tục công tác lưu trữ liệu tài, liệu hình thức lưu trữ máy tính điện tử lưu trữ đám mây mà chuẩn bị mặt tinh thần, nguồn lực cho công tác tiến hành thay đổi tổ chức Nói cách khác, thấy, qua 17 đại dịch Covid-19, cơng tác quản lý thay đổi tổ chức ngày thể tầm quan trọng công ty cần trọng tới nội dung công tác khoảng thời gian tương lai 3.2 Lưu ý tiến hành công tác quản lý thay đổi tổ chức Công tác quản lý thay đổi tổ chức tiến trình quan trọng tổ chức định đến nhiều vấn đề, có vấn đề sống cịn Vì vậy, cần quan tâm đến lưu ý tiến hành công tác quản lý thay đổi tổ chức để làm sở đề xuất triển khai giải pháp hồn thiện cơng tác Các lưu ý cụ thể: Thứ nhất, xác định thời điểm nguồn lực để tiến hành thay đổi tổ chức Thời điểm để tiến hành thực nhiệm vụ quan trọng Điều không khẳng định kịp thời, cần thiết cơng tác mà cịn sở quan trọng định thành công hay thất bại Một chiến lược thay đổi hồn hảo khơng đặt vào hồn cảnh tổ chức hay nói cách khác không xác định khả cung cấp nguồn lực tổ chức chiến lược hay kế hoạch khơng thể thực Cùng với đó, việc xác định điều kiện để tiến hành thay đổi bước quan trọng trình phát triển tổ chức Thứ hai, kế hoạch thay đổi phải nghiên cứu cách cẩn thận, kỹ lưỡng nghiêm túc Trong hoàn cảnh hội yêu cầu tiến hành thay đổi xác định cách rõ ràng kế hoạch thay đổi lại phải nghiên cứu cẩn thận, kỹ lưỡng Bởi lẽ, việc nóng vội thay đổi tạo nhiều vấn đề phát sinh làm cho kế hoạch thay đổi không theo dự kiến Việc điều chỉnh, chỉnh sửa kế hoạch làm ảnh hưởng chung tổ chức vơ hình khiến việc thay đổi tưởng diễn nhanh chóng lại trở nên lâu dài thời gian 18 Thứ ba, kế hoạch thay đổi phải nhận ủng hộ đa số thành viên tổ chức Có ủng hộ thành viên tổ chức điều cần thiết Thay đổi trình ảnh hưởng đến nhiều người, họ nên biết cách cụ thể, rõ ràng nội dung kế hoạch thay đổi Thành viên nên có đóng góp ý kiến để kế hoạch thay đổi cuối triển khai đáp ứng yêu cầu nhu cầu mong muốn thay đổi Để có ủng hộ thành viên tổ chức vai trị người đứng đầu, người quản lý vô quan trọng Người đứng đầu định triển khai kế hoạch cần thuyết phục động viên thành viên đồng thuận sẵn sàng cho thay đổi Thứ tư, tiến trình thực kế hoạch thay đổi phải đồng bộ, khoa học Kế hoạch tiến hành triển khai thay đổi đề phương hướng cách thức thực hay đắn Tuy nhiên, việc triển khai thực tế nhân tố tạo kết cuối Việc thực kế hoạch thay đổi cách lỏng lẻo, không chặt chẽ không làm kế hoạch đạt hiểu thấp mà ảnh hưởng nghiêm trọng đến nguồn lực, đặc biệt yếu tố người Vì thực kế hoạch thay đổi nhận nhiều nghi ngờ, triển khai không đến nơi đến chốn làm nghi ngờ nảy sinh thành mâu thuẫn, xung đột tổ chức Thứ năm, ý đến công tác kiểm tra, đánh giá Khi tiến hành thay đổi, gần tất yếu tố mẻ nên nhiều khả phát sinh vấn đề trình triển khai thực tế Vì vậy, tiến hành kế hoạch thay đổi cần phải tổ chức kèm hoạt động kiểm tra, đánh giá thường xuyên Như kịp thời nắm bắt tình hình nhanh chóng đề phương hướng xử lý vấn đề Trái lại, việc không thường xuyên kiểm tra, đánh giá khiến tổ chức người đứng đầu không nắm bắt tình hình chậm đề nội dung cho kế hoạch 19 3.3 Đề xuất giải pháp hồn thiện cơng tác quản lý thay đổi tổ chức công ty 3.3.1 Đối với công ty Thứ nhất, chủ động tiến hành đánh giá thường niên, định kỳ sau tiến hành thay đổi tổ chức, rút kinh nghiệm cho lần thay đổi Đối với công ty, công tác cần tiến hành thường xuyên Qua đánh giá, công ty nắm rõ tình hình tổ chức, từ tạo sở cho việc đề triển khai chiến lược, kế hoạch thay đổi cho công ty sau Thứ hai, đẩy nhanh, mạnh công tác tập huấn, đào tạo đội ngũ nhân viên phục vụ cho trình thay đổi Mỗi trình thay đổi tổ chức mang đến thay đổi chiến lược, cấu văn hóa tổ chức, thiếu công tác tập huấn, đào tạo, nhân viên tổ chức nhiều thời gian để thích nghi với tình hình Chính vậy, việc tăng cường đẩy mạnh hoạt động đào tạo cần thiết Thứ ba, tăng cường tham gia vào trình định thay đổi thành viên tổ chức Với định thay đổi trong tổ chức cần phải đạt đồng thuận đạt đa số thành viên tổ chức Chỉ có vậy, chiến lược thay đổi ủng hộ, thuận lợi triển khai tránh chống đối không cần thiết Tăng cường tham gia thành viên tổ chức địi hỏi phải có cơng bằng, dân chủ bình đẳng Thứ tư, tạo điều kiện thuận lợi cho thành viên tổ chức tiến hành thay đổi, đặc biệt trọng tới công tác lương, thưởng cho nhân viên Việc tạo điều kiện thuận lợi cho nhân viên tiến hành thay đổi yêu cầu cần thiết trình triển khai chiến lược thay đổi Nhân viên an tâm, trung thành làm việc có hiệu hơn, đặc biệt trường hợp thu nhập hay yếu tố kinh tế họ cải thiện 20 Thứ năm, tạo lập văn hóa tổ chức phù hợp với tình hình tổ chức sau trình thay đổi Khi trình thay đổi tổ chức kết thúc có văn hóa tổ chức hình thành Chính thế, định hình văn hóa tổ chức theo mong muốn tổ chức đem lại hiệu quản lý cao so với để văn hóa tổ chức hình thành tự 3.3.2 Đối với lãnh đạo Thứ nhất, cần hoàn thiện kỹ công tác quản lý thay đổi tổ chức Các kỹ là: Kỹ lập kế hoạch, chiến lược; Kỹ tổ chức thực thay đổi; Kỹ truyền đạt thông tin, đàm phán, thuyết phục; Kỹ giao tiếp, làm việc nhóm; Kỹ giải tình phát sinh; Việc bổ sung nhanh chóng, đầy đủ kỹ cần thiết giúp nhà quản lý tiến hành hoạt động chức hiệu sau trình thay đổi tổ chức kết thúc Thứ hai, có tầm nhìn chiến lược lâu dài, thấy tích cực, ưu việt q trình thay đổi tổ chức Với tầm nhìn đủ xa, nhà quản lý thấy khách quan bắt buộc q trình thay đổi Từ đó, thay bị động việc đề kế hoạch, chiến lược nhà quản lý biết tìm hội hồn cảnh mơi trường Tầm nhìn chiến lược đủ tốt nhận hội thay đổi, từ tiến hành thay đổi tạo điều kiện cho tổ chức phát triển Thứ ba, thuyết phục, động viên nhân viên sẵn sàng thay đổi Khi có ủng hộ cấp việc tiến hành nội dung thay đổi tổ chức hay ổn định tổ chức sau thay đổi dễ dàng, trở ngại hết chiếm lịng tin, tín nhiệm cấp Nhân viên tổ chức người thực thay đổi nên việc thuyết phục, động viên họ điều cần thiết 21 Thứ tư, tiến hành nội dung khác như: sẵn sàng thay đổi đầu tiên, không ngại thay đổi, sẵn sàng thay đổi thói quen, dám chấp nhận rủi ro, Đối với lãnh đạo tổ chức có nhiều điều cần phải thực để nâng cao hiệu quản lý thay đổi, lẽ nhân tố quan trọng việc đề định triển khai kế hoạch thay đổi cho tổ chức Hay nói cách khác, thành công hay thất bại kế hoạch thay đổi phụ thuộc nhiều vào vai trò người lãnh đạo 3.3.3 Đối với nhân viên Thứ nhất, hoàn thiện kỹ năng, trình độ cá nhân để đáp ứng yêu cầu thay đổi liên tục tổ chức Không với trình thay đổi mà trình làm việc tổ chức, yêu cầu nâng cao kỹ năng, trình độ cá nhân u cầu vơ quan trọng với người Chính vậy, việc nâng cao, hoàn thiện thân thân tổ chức điều cần thiết Thứ hai, thay đổi thói quen dựa theo văn hóa tổ chức, sẵn sàng từ bỏ thói quen cũ, tư cũ Việc từ bỏ làm quen với văn hóa nhiều thời gian với người Tuy nhiên, xét tổng thể, hội nhập với văn hóa tổ chức cho thấy mức độ phù hợp thân với mơi trường đó, việc khơng hịa nhập với văn hóa tổ chức làm cá nhân gặp nhiều vấn đề q trình cơng tác đơn vị Thứ ba, chuẩn bị sẵn sàng cho thay đổi tổ chức Bởi lẽ, thay đổi thường xuyên vô bất ngờ, việc có tâm lý sẵn sàng nhân viên tổ chức chủ động việc tiếp cận nội dung chương trình thay đổi tổ chức Cùng với đó, chủ động đón nhận thay đổi tạo tâm lý thoải mái, tích cực kế hoạch thay đổi tổ chức Có vậy, việc triển khai nội dung có nhiều sở để thực thành cơng 22 Thứ tư, có tin tưởng lãnh đạo tích cực trình thay đổi Có thể thấy rằng, nội tổ chức thiếu đoàn kết tin tưởng lẫn đe dọa trực tiếp tới tồn vong tổ chức Chỉ có tin tưởng lẫn động lực để cá nhân đồng hành với thời gian dài Thứ năm, tích cực tham gia vào trình thay đổi tổ chức Q trình thay đổi địi hỏi nhiều tính tốn định Việc nhân viên tích cực tham gia vào q trình thay đổi khơng giúp làm cho thời gian chuẩn bị tiến hành nội dung thay đổi rút ngắn mà cịn thể khơng khí dân chủ tổ chức nơi cá nhân làm việc Có thể thấy, việc tổ chức hay cá nhân lựa chọn giải pháp không thiết phải tiến hành đồng thời toàn giải pháp mà cần vào đặc điểm tình hình điều kiện có hồn cảnh Hay nói cách khác, giải pháp đưa ra, cần lựa chọn giải pháp phù hợp với khả thực thời điểm 23 KẾT LUẬN Công tác quản lý thay đổi tổ chức nội dung lại thường không trọng nhiều tổ chức Trong tình hình bối cảnh tại, với phát triển cách mạng khoa học công nghệ 4.0 ảnh hưởng đại dịch Covid-19, công tác quản lý thay đổi tổ chức ngày thể tầm quan trọng tổ chức Cơng tác không giúp tổ chức vượt qua tác động mơi trường bên bên ngồi mà cịn định trực tiếp tới sống cịn tổ chức Việc tiến hành cơng tác quản lý thay đổi tổ chức cần tiến hành cách đồng bộ, khoa học, cần thay đổi tư cũ, thói quen cũ cách nhanh chóng để hội nhập với thay đổi Để quản lý thay đổi tổ chức hiệu quả, thành cơng, cần tới ý chí tâm, tinh thần đầu người lãnh đạo Cùng với tâm lý sẵn sàng thay đổi, khơng ngại khó, bất tiện nhân viên cấp tổ chức Chỉ có vậy, việc triển khai nội dung thay đổi phạm vi toàn hệ thống tổ chức có điều kiện để đạt thành cơng thắng lợi mục tiêu đề 24 TÀI LIỆU THAM KHẢO PGS.TS Phạm Huy Tiến (2013), Giáo trình Tổ chức học đại cương TS Nguyễn Văn Chiều (2016), Bài giảng Quản lý biến đổi, Trường Đại học khoa học xã hội Nhân văn, Hà Nội Nguyễn Phúc Nguyên (2014), Giáo trình quản trị thay đổi, Đại học Kinh tế Đà Nẵng Báo cáo thường niên năm 2019 Công ty TNHH Thương mại Hồng Chúc Báo cáo thường niên năm 2020 Công ty TNHH Thương mại Hồng Chúc 25 ... thiệu công ty 2.2 Thực trạng quản lý thay đổi tổ chức Công ty TNHH Thương mại Hồng Chúc giai đoạn 2019 - 2021 2.3 Đánh giá thực trạng công tác quản lý thay đổi tổ chức công ty ... phần thay đổi 1.3 Nội dung thay đổi phương pháp quản lý thay đổi CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG VỀ QUẢN LÝ SỰ THAY ĐỔI TRONG TỔ CHỨC TẠI CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI HỒNG CHÚC GIAI ĐOẠN 2019 - 2021. .. sở lý luận công tác quản lý thay đổi tổ chức - Tìm hiểu thực trạng cơng tác quản lý thay đổi tổ chức Công ty TNHH Thương mại Hồng Chúc - Đề xuất số giải pháp nâng cao hiệu công tác quản lý thay