Một số giải pháp hoàn thiện công tác quản trị tồn kho nguyên vật liệu tại công ty TNHH watabe wedding việt nam

1 PHN MỞ ĐU 1. LÝ DO CHỌN ĐỀ TÀI Hội nhập kinh tế quốc tế đã trở thành xu thế bao trùm, chi phối toàn bộ quá trình phát triển kinh tế - xã hội của mỗi quốc gia. Xu thế khách quan này đã đặt các doanh nghiệp đứng trước những cơ hội và thách thức lớn lao. Để tồn tại và phát triển trong môi trường cạnh tranh diễn ra gay gắt hơn đòi hỏi doanh nghiệp phải đổi mới phương thức quản trị để nâng cao chất lượng sản phẩm, hạ giá thành sản phẩm, bảo đảm tính cạnh tranh cho sản phẩm của mình. Đối với doanh nghiệp sản xuất thì công tác quản trị tồn kho nguyên vật liệu là một vấn đề hết sức quan trọng và đặc biệt có ý nghĩa vì công tác quản trị hàng tồn kho nguyên vật liệu được thực hiện tốt sẽ giúp doanh nghiệp giảm được chi phí cho việc tồn trữ nguyên vật liệu, tránh được việc chiếm dụng nhiều vốn cho việc tồn kho, giảm chi phí cho việc thuê mướn mặt bằng, thuê kho để chứa nguyên vật liệu. Đồng thời, đảm bảo cho việc cung ứng đầy đủ nguyên vật liệu cho sản xuất, tránh thiếu hụt nguyên vật liệu dẫn đến đình trệ dây chuyền sản xuất, thiếu hụt thành phẩm cung ứng cho thị trường dẫn đến giảm lợi nhuận hay mất khách hàng, mất thị trường. Hiện nay, công tác quản trị tồn kho tuy rất quan trọng nhưng chưa thực sự quan tâm đúng mức tại các doanh nghiệp nói chung cũng như tại Công ty TNHH WATABE WEDDING VIT NAM (WAT) đang gặp một số vấn đề khó khăn, cần tháo g, để có biện pháp hoàn thiện công tác quản trị tồn kho nguyên vật liệu cho công ty. Chính vì vậy, tác giả đã chọn đề tài “ Một số giải pháp hoàn thiện công tác quản trị tồn kho nguyên vật liệu tại Công ty TNHH Watabe Wedding Việt Nam” để làm đề tài luận văn tốt nghiệp. 2 2. MỤC TIÊU ĐỀ TÀI - Nghiên cứu cơ sở lý luận về quản trị hàng tồn kho, các mô hình tồn kho nguyên vật liệu, chức năng và chỉ tiêu đánh giá đến công tác quản trị của doanh nghiệp, chọn lọc và hệ thống hóa để làm cơ sở lý luận cho đề tài. - Phân tích và đánh giá thực trạng công tác quản trị tồn kho nguyên vật liệu của WAT trong những năm t 2009 -2011. - Đề xuất một số giải pháp hoàn thiện công tác quản trị tồn kho nguyên vật liệu của WAT trong thời gian tới. 3. ĐỐI TƯỢNG VÀ PHẠM VI NGHIÊN CỨU  Đối tượng nghiên cứu Luận văn nghiên cứu hoạt động Quản trị tồn kho nguyên vật liệu tại Công ty TNHH Watabe Wedding Việt Nam.  Phạm vi nghiên cứu - Nghiên cứu các vấn đề có liên quan đến công tác quản trị tồn kho nguyên vật liệu tại WAT. - Phân tích thực trạng tồn kho nguyên vật liệu tại WAT giai đoạn t năm 2009- 2011 và đề xuất một số giải pháp hoàn thiện công tác quản trị tồn kho tại WAT. 4. PHƯƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU Luận văn sử dụng các phương pháp nghiên cứu sau: - Phần lý thuyết, tác giả tham khảo các tài liệu liên quan đến đề tài như: sách Quản trị sản xuất và điều hành của tác giả Hồ Tiến Dũng, sách Quản trị sản xuất và dịch vụ, sách Quản trị sản xuất và tác nghiệp của tác giả Trương Đoàn Thể…, t đó chọn lọc và hệ thống hóa để làm cơ sở lý luận cho đề tài. - Phần đánh giá công tác quản trị tồn kho được thực hiện trên cơ sở phân tích thông tin thứ cấp t các báo cáo của Watabe Wedding Việt Nam, các nguồn t hiệp hội thương mại dệt may, cục thống kê, mạng internet…Sử dụng phần mềm Excel để tổng hợp số liệu thu thập. 3 - Tham khảo ý kiến chuyên gia bằng cách trao đổi với bộ phận sản xuất, quản lý chất lượng và các chuyên gia người nước ngoài … để tìm hiểu r nguyên nhân làm ảnh hưởng đến công tác quản trị tồn kho nguyên vật liệu của WAT . - Phần giải pháp được thực hiện dựa vào kết quả phân tích thực trạng, các mục tiêu và tham khảo ý kiến của một số phòng ban của Watabe Wedding Việt Nam. 5. BỐ CỤC CỦA ĐỀ TÀI Ngoài mở đầu và kết luận, nội dung của luận văn gồm 3 chương: Chương 1: Cơ sở lý luận về Quản trị tồn kho. Chương 2: Phân tích thực trạng công tác quản trị tồn kho nguyên vật liệu tại Công ty TNHH Watabe Wedding Việt Nam t năm 2009 -2011. Chương 3: Một số giải pháp hoàn thiện công tác quản trị tồn kho nguyên vật liệu tại Công ty TNHH Watabe Wedding Việt Nam. 4 CHƯƠNG 1 CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ QUẢN TRỊ HÀNG TỒN KHO 1.1 TỔNG QUAN VỀ QUẢN TRỊ HÀNG TỒN KHO 1.1.1 Khái niệm về quản trị hàng tồn kho Chính sách tồn kho rất quan trọng làm cho các nhà quản trị sản xuất, quản trị marketing và quản trị tài chính phải làm việc cùng nhau để đạt được sự thống nhất. Hầu hết, các loại hình doanh nghiệp sản xuất, dịch vụ hay thương mại không kể quy mô lớn hay nhỏ đều có hàng tồn kho. Các nhà nghiên cứu đã đưa nhiều khái niệm về hàng tồn kho khác nhau. Theo tác giả Hồ Tiến Dũng (Quản trị sản xuất và điều hành, 2009) cho rằng “ Hàng tồn kho là tổng hợp tất cả các nguồn lực dự trữ nhằm đáp ứng nhu cầu trước mắt hoặc tương lai. Hàng tồn kho bao gồm nguyên vật liệu, sản phẩm dở dang, bán thành phẩm và thành phẩm chưa tiêu thụ” Theo tác giả Trần Đức Lộc, Trần Văn Phùng (Quản trị sản xuất và tác nghiệp, 2008) định nghĩa “ Hàng dự trữ bao gồm các loại nguyên vật liệu, dụng cụ, phụ tùng, sản phẩm dở dang, bán thành phẩm, thành phẩm…. Giá trị hàng dự trữ thường chiếm t 40-50% tổng giá trị tài sản doanh nghiệp” Trên thực tế còn tồn tại rất nhiều quan niệm về hàng tồn kho của doanh nghiệp, nhưng theo tác giả “Hàng tồn kho thường xuất hiện ở các dạng như là: hàng mua để nhập kho, hàng mua đang đi đường, hàng gửi đi bán, đi gia công. Thành phẩm tồn kho và gửi đi bán, sản phẩm dở dang chưa hoàn thành và sản phẩm hoàn thành chưa nhập kho, nguyên liệu, vật liệu, công cụ, dụng cụ đã nhập kho, đã mua đang đi đường và chi phí dịch vụ dở dang” 1.1.2 Mục tiêu quản trị tồn kho Là giữ mức tồn kho đủ đáp ứng theo yêu cầu của khách hàng với chi phí hiệu quả nhất. Để quản trị nguyên vật liệu, doanh nghiệp cần quan tâm đặc biệt đến 2 vấn đề cơ bản sau: - Xác định mức nguyên vật liệu dự trữ hợp lý nhất. 5 - Lập kế hoạch cung ứng nguyên vật liệu và lựa chọn mô hình cung ứng hợp lý nhất. 1.1.3 Chức năng của quản trị tồn kho 1.1.3.1 Chức năng liên kết Là chức năng cơ bản của hàng tồn kho, liên kết giữa sản xuất và sản phẩm tiêu thụ. Việc duy trì một lượng tồn kho sẵn có là cần thiết để đảm bảo quá trình sản xuất kinh doanh được tiến hành đều đặn và liên tục khi mức cung của doanh nghiệp và cầu của thị trường không cân đối. 1.1.3.2 Chức năng ngăn ngừa tác động của lạm phát. Với tình hình biến động liên tục của nền kinh tế như hiện nay, thì việc đầu tư vào hàng tồn kho sẽ có lợi hơn lãi suất tiền gửi ngân hàng. Hàng tồn kho giúp cho doanh nghiệp tiết kiệm một lượng chi phí đáng kể khi nguyên vật liệu hay hàng hóa tăng giá bởi sự mất giá của đồng tiền. Trong trường hợp này hàng tồn kho là một hoạt động đầu tư tốt khi doanh nghiệp tính toán được các chi phí và rủi ro có thể xảy ra. Đây là chức năng bảo toàn vốn của hàng tồn kho. 1.1.3.3 Chức năng khấu trừ theo số lượng Theo chính sách của nhà cung cấp, nếu doanh nghiệp mua nguyên vật liệu hay hàng hóa với số lượng lớn thì sẽ hưởng một tỷ lệ giảm giá được gọi là khấu tr theo số lượng. Để đầu tư hàng tồn kho một cách có hiệu quả và tránh được chi phí tồn trữ cũng như ứ đọng quá nhiều lượng hàng tồn kho thì các nhà quản trị phải tính toán được lượng đặt hàng tối ưu nhưng chi phí tồn trữ tăng lên không đáng kể. 1.1.4 Vai trò của hàng tồn kho Trong sản xuất kinh doanh, tồn kho nguyên vật liệu hay hàng hóa là cần thiết khách quan vì duy trì hàng tồn kho có những vai trò sau: - Đảm bảo sự gắn bó liên kết chặt chẽ giữa các khâu, các giai đoạn trong quá trình sản xuất. Khi cung và cầu về một loại hàng tồn kho không giống nhau giữa các khoảng thời gian khác nhau, thì việc duy trì lượng hàng tồn kho nhằm tích lũy đủ là việc hết sức cần thiết. Nhờ có hàng tồn kho mà quá trình sản xuất được tiến hành đều đặn và liên tục, tránh được sự thiếu hụt đứt quãng của quá trình sản xuất. - Đảm bảo kịp thời nhu cầu của khách hàng trong bất kỳ thời điểm nào. Đây cũng là cách tốt nhất để duy trì và tăng lượng khách hàng cho doanh nghiệp. Trong nền kinh tế thị trường, việc duy trì lượng khách hàng là rất khó khăn, ngược lại để mất đi 6 một khách hàng là rất dễ. Vì vậy doanh nghiệp cũng cần bỏ ra một số chi phí nhất định để thỏa mãn nhu cầu của khách hàng. Tuy nhiên, không phải loại nguyên vật liệu hay hàng hóa nào cũng có lượng tồn kho như nhau, được quan tâm bảo quản như nhau. Vì thế, để đáp ứng yêu cầu về hiệu quả kinh tế hàng tồn kho các nhà quản trị của doanh nghiệp cần phải phân tích để áp dụng các kỹ thuật của phương pháp phân tích hàng tồn kho tối ưu cho doanh nghiệp mình. 1.1.5 Các chi phí trong quản trị hàng tồn kho 1.1.5.1 Chi phí mua hàng Là chi phí được tính t khối lượng hàng của đơn hàng và giá mua một đơn vị. Thông thường, chi phí mua hàng không ảnh hưởng đến việc lựa chọn các mô hình tồn kho, tr mô hình khấu tr theo sản lượng. 1.1.5.2 Chi phí đặt hàng Là toàn bộ các chi phí có liên quan đến việc thiết lập các đơn hàng bao gồm: chi phí tìm nguồn hàng, thực hiện quy trình đặt hàng ( giao dịch, ký kết hợp đồng, chi phí hoa hồng cho người môi giới…) cùng các chi phí chuẩn bị và thực hiện vận chuyển nguyên vật liệu hay hàng hóa tới kho của doanh nghiệp. Chi phí này thường cố định cho một lô hàng cho dù lô hàng lớn hay nhỏ. Do vậy, chi phí đặt hàng thường thấp nếu lượng đặt hàng nhiều và ngược lại chi phí này sẽ cao nếu lượng đặt hàng nhỏ. Vì thế, tổng chi phí đặt hàng sẽ tăng lên nếu số lượng mỗi lần cung ứng giảm đi. Trong nhiều tình huống chi phí chuẩn bị có mối quan hệ rất mật thiết đối với thời gian chuẩn bị thực hiện đơn hàng. Nếu chúng ta giảm được thời gian chuẩn bị là một giải pháp hữu hiệu để giảm lượng đầu tư cho tồn kho và cải tiến được năng suất. 1.1.5.3 Chi phí tồn trữ Là những chi phí phát sinh trong quá trình thực hiện hoạt động tồn trữ. Chi phí tồn trữ được thống kê thể hiện qua bảng 1.1 7 Bảng 1.1: Chi phí tồn trữ Nhóm chi phí Tỷ lệ so với giá trị dự trữ 1. Chi phí về nhà cửa và kho hàng - Tiền thuê hoặc khấu hao nhà cửa - Chi phí bảo hiểm nhà kho, kho hàng - Chi phí thuê đất Chiếm 3- 10% 2. Chi phí sử dụng thiết bị, phương tiện - Tiền thuê hoặc khấu hao dụng cụ, thiết bị - Chi phí năng lượng - Chi phí vận hành thiết bị Chiếm 1- 4% 3. Chi phí về nhân lực cho hoạt động quản lý dự trữ Chiếm 3- 5% 4. Phí tổn cho việc đầu tư hàng dự trữ - Thuế đánh vào hàng dự trữ - Chi phí vay vốn - Chi phí bảo hiểm hàng dự trữ Chiếm 6- 24% 5. Thiệt hại hàng dự trữ do mất mát, hư hỏng hoặc không sử dụng được Chiếm 2- 5% Nguồn: Quản trị sản xuất và tác nghiệp (2007, P 285) Tỷ lệ loại chi phí tồn trữ chỉ có ý nghĩa tương đối, chúng phụ thuộc vào tng loại hình doanh nghiệp, địa điểm phân bố, lãi suất hiện hành. Thông thường chi phí tồn trữ hàng năm chiếm xấp xỉ 40% giá trị hàng tồn kho. 8 1.1.6 Các dạng tồn kho và các biện pháp giảm sản lượng hàng tồn kho 1.1.6.1 Các dạng tồn kho Các dạng tồn kho trong doanh nghiệp có thể biểu thị qua sơ đồ hình 1.1 Nguồn: Quản trị doanh nghiệp (2008,P 169) Hình 1.1: Các dạng tồn kho Hàng tồn kho trong hệ thống cung ứng - sản xuất và phân phối đều nhằm mục đích đề phòng những bất trắc có thể xảy ra như thiếu hụt làm đình trệ quá trình sản xuất, mất uy tín với khách hàng do không đủ lượng hàng để cung ứng cho khách hàng. 1.1.6.2 Các biện pháp giảm sản lượng hàng tồn kho Mỗi doanh nghiệp đều có loại hình hoạt động sản xuất kinh doanh khác nhau. Việc nghiên cứu lựa chọn cho doanh nghiệp mình một hay nhiều biện pháp giảm lượng tồn kho là cần thiết. Nhằm tối đa hóa nguồn lực hiện có cũng như sử dụng vốn hiệu quả. Để giảm số lượng hàng tồn kho trong các doanh nghiệp, về lý thuyết có thể áp dụng các biện pháp theo hình 1.2 Sản phẩm dở dang Sản xuất Cung ứng Tiêu thụ Người cung ứng Dự trữ Dự trữ Dự trữ Thành phẩm trong kho thành phẩm Thành phẩm trong kho người bán Nguyên vật liệu trên đường vận chuyển Ngườicung ứng Bán thành phẩm trên đường vận chuyển Ngườicung ứng Phụ tùng thay thế trên đường vận chuyển Ngườicung ứng X x X x X x 9 Nguồn: Quản trị doanh nghiệp (2008, P 170) Hình 1.2: Các biện pháp giảm lượng tồn kho 1.2 CÁC PHƯƠNG PHÁP HOẠCH ĐỊNH NHU CU HÀNG TỒN KHO 1.2.1 Kỹ thuật phân tích ABC trong phân loại hàng tồn kho Dựa vào nguyên tắc Pareto, kỹ thuật phân tích ABC phân loại hàng tồn kho của doanh nghiệp thành 3 nhóm: Nhóm A, nhóm B và nhóm C. Căn cứ vào mối quan hệ giá trị hàng năm với số lượng chủng loại hàng. - Giá trị hàng tồn kho hàng năm được xác định bằng tích số giữa giá bán một đơn vị dự trữ với lượng dự trữ hàng năm. - Số lượng chủng loại hàng là: số các loại nguyên vật liệu hay hàng hóa của doanh nghiệp hàng năm. + Nhóm A bao gồm những loại hàng tồn kho có giá trị dự trữ hàng năm cao nhất, chúng có giá trị t 70 – 80% so với tổng số giá trị hàng tồn kho, nhưng về mặt số lượng chủng loại chúng chỉ chiếm 15% tổng số chủng loại hàng dự trữ. 1. Áp dụng các mô hình tồn kho 2. Áp dụng kế hoạch sửa chữa dự phòng 3. Áp dụng hình thức sản xuất dây chuyền 4. Áp dụng chế độ hợp đồng chặt chẽ với khách hàng 5. Áp dụng kỹ thuật phân tích biên tế Giảm tối đa lượng vật tư Xác định lượng phụ tùng dự trữ hợp lý Giảm tối đa lượng sản phẩm dở dang Xác định đúng số lượng thành phẩm và thời điểm giao hàng Xác định khi nào cần tăng thêm hàng tránh tồn kho 10 + Nhóm B bao gồm những loại hàng tồn kho có giá trị hàng năm ở mức trung bình, chúng có giá trị 15 – 25% so với tổng giá trị hàng tồn kho, nhưng về số lượng, chủng loại chúng chiếm khoảng 30% so với tổng số loại hàng tồn kho. + Nhóm C bao gồm những loại hàng có giá trị hàng năm nhỏ, giá trị hàng năm chỉ chiếm khoảng 5% tổng giá trị các loại hàng tồn kho. Tuy nhiên, số lượng chủng loại chiếm khoảng 55% so với tổng số loại hàng tồn kho. Kỹ thuật phân tích ABC được biểu diễn qua hình 1.3 Nguồn: Quản trị sản xuất và tác nghiệp (2007, P 287) Hình 1.3: Đồ thị của các nhóm hàng dự trữ theo kỹ thuật phân tích ABC - T kỹ thuật phân tích ABC trong quản trị hàng tồn kho có thể rút ra: + Các nguồn vốn dùng mua hàng nhóm A cần phải nhiều hơn so với nhóm C, do đó cần có sự đầu tư thích đáng vào quản trị nhóm A. + Các loại hàng nhóm A cần có sự ưu tiên trong bố trí, kiểm tra, kiểm soát về hiện vật. Việc thiết lập các báo cáo chính xác về nhóm A phải thực hiện thường xuyên nhằm đảm bảo khả năng an toàn trong sản xuất. + Trong dự báo nhu cầu hàng tồn kho cần áp dụng các phương pháp dự báo khác nhau cho các nhóm hàng khác nhau. Nhóm A cần được dự báo cẩn thận hơn các nhóm khác. 15% Nhóm C % về giá trị hàng dự trữ Nhóm B Nhóm A % về số chủng loại 100% 45% 5% 20% 50% 80% 100% . 3: Một số giải pháp hoàn thiện công tác quản trị tồn kho nguyên vật liệu tại Công ty TNHH Watabe Wedding Việt Nam. 4 CHƯƠNG 1 CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ QUẢN TRỊ. Chính vì vậy, tác giả đã chọn đề tài “ Một số giải pháp hoàn thiện công tác quản trị tồn kho nguyên vật liệu tại Công ty TNHH Watabe Wedding Việt Nam để làm