Một số giải pháp hoàn thiện công tác quản trị tồn kho nguyên vật liệu tại Công ty TNHH Watabe Wedding Việt Nam

Đối với doanh nghiệp sản xuất thì công tác quản trị tồn kho nguyên vật liệu là một vấn đề hết sức quan trọng và đặc biệt có ý nghĩa vì công tác quản trị hàng tồn kho nguyên vật liệu được

PHẦN MỞ ĐẦU

1 LÝ DO CHỌN ĐỀ TÀI

Hội nhập kinh tế quốc tế đã trở thành xu thế bao trùm, chi phối toàn bộ quá trình phát triển kinh tế - xã hội của mỗi quốc gia Xu thế khách quan này đã đặt các doanh nghiệp đứng trước những cơ hội và thách thức lớn lao Để tồn tại và phát triển trong môi trường cạnh tranh diễn ra gay gắt hơn đòi hỏi doanh nghiệp phải đổi mới phương thức quản trị để nâng cao chất lượng sản phẩm, hạ giá thành sản phẩm, bảo đảm tính cạnh tranh cho sản phẩm của mình

Đối với doanh nghiệp sản xuất thì công tác quản trị tồn kho nguyên vật liệu là một vấn đề hết sức quan trọng và đặc biệt có ý nghĩa vì công tác quản trị hàng tồn kho nguyên vật liệu được thực hiện tốt sẽ giúp doanh nghiệp giảm được chi phí cho việc tồn trữ nguyên vật liệu, tránh được việc chiếm dụng nhiều vốn cho việc tồn kho, giảm chi phí cho việc thuê mướn mặt bằng, thuê kho để chứa nguyên vật liệu Đồng thời, đảm bảo cho việc cung ứng đầy đủ nguyên vật liệu cho sản xuất, tránh thiếu hụt nguyên vật liệu dẫn đến đình trệ dây chuyền sản xuất, thiếu hụt thành phẩm cung ứng cho thị trường dẫn đến giảm lợi nhuận hay mất khách hàng, mất thị trường

Hiện nay, công tác quản trị tồn kho tuy rất quan trọng nhưng chưa thực sự quan tâm đúng mức tại các doanh nghiệp nói chung cũng như tại Công ty TNHH WATABE WEDDING VIỆT NAM (WAT) đang gặp một số vấn đề khó khăn, cần tháo gỡ, để có biện pháp hoàn thiện công tác quản trị tồn kho nguyên vật liệu cho công ty Chính vì

vậy, tác giả đã chọn đề tài “ Một số giải pháp hoàn thiện công tác quản trị tồn kho

nguyên vật liệu tại Công ty TNHH Watabe Wedding Việt Nam” để làm đề tài luận

văn tốt nghiệp

2 MỤC TIÊU ĐỀ TÀI

- Nghiên cứu cơ sở lý luận về quản trị hàng tồn kho, các mô hình tồn kho nguyên vật liệu, chức năng và chỉ tiêu đánh giá đến công tác quản trị của doanh nghiệp, chọn lọc và hệ thống hóa để làm cơ sở lý luận cho đề tài

- Phân tích và đánh giá thực trạng công tác quản trị tồn kho nguyên vật liệu của WAT trong những năm từ 2009 -2011

- Đề xuất một số giải pháp hoàn thiện công tác quản trị tồn kho nguyên vật liệu của WAT trong thời gian tới

3 ĐỐI TƯỢNG VÀ PHẠM VI NGHIÊN CỨU

 Đối tượng nghiên cứu

Luận văn nghiên cứu hoạt động Quản trị tồn kho nguyên vật liệu tại Công ty TNHH Watabe Wedding Việt Nam

 Phạm vi nghiên cứu

- Nghiên cứu các vấn đề có liên quan đến công tác quản trị tồn kho nguyên vật liệu tại WAT

- Phân tích thực trạng tồn kho nguyên vật liệu tại WAT giai đoạn từ năm

2009-2011 và đề xuất một số giải pháp hoàn thiện công tác quản trị tồn kho tại WAT

4 PHƯƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU

Luận văn sử dụng các phương pháp nghiên cứu sau:

- Phần lý thuyết, tác giả tham khảo các tài liệu liên quan đến đề tài như: sách Quản trị sản xuất và điều hành của tác giả Hồ Tiến Dũng, sách Quản trị sản xuất và dịch vụ, sách Quản trị sản xuất và tác nghiệp của tác giả Trương Đoàn Thể…, từ đó chọn lọc và hệ thống hóa để làm cơ sở lý luận cho đề tài

- Phần đánh giá công tác quản trị tồn kho được thực hiện trên cơ sở phân tích thông tin thứ cấp từ các báo cáo của Watabe Wedding Việt Nam, các nguồn từ hiệp hội thương mại dệt may, cục thống kê, mạng internet…Sử dụng phần mềm Excel để tổng hợp số liệu thu thập

Footer Page 2 of 16

- Tham khảo ý kiến chuyên gia bằng cách trao đổi với bộ phận sản xuất, quản lý chất lượng và các chuyên gia người nước ngoài … để tìm hiểu rõ nguyên nhân làm ảnh hưởng đến công tác quản trị tồn kho nguyên vật liệu của WAT

- Phần giải pháp được thực hiện dựa vào kết quả phân tích thực trạng, các mục tiêu và tham khảo ý kiến của một số phòng ban của Watabe Wedding Việt Nam

5 BỐ CỤC CỦA ĐỀ TÀI

Ngoài mở đầu và kết luận, nội dung của luận văn gồm 3 chương:

Chương 1: Cơ sở lý luận về Quản trị tồn kho

Chương 2: Phân tích thực trạng công tác quản trị tồn kho nguyên vật liệu tại

Công ty TNHH Watabe Wedding Việt Nam từ năm 2009 -2011

Chương 3: Một số giải pháp hoàn thiện công tác quản trị tồn kho nguyên vật liệu

tại Công ty TNHH Watabe Wedding Việt Nam

CHƯƠNG 1

CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ QUẢN TRỊ HÀNG TỒN KHO

1.1 TỔNG QUAN VỀ QUẢN TRỊ HÀNG TỒN KHO

1.1.1 Khái niệm về quản trị hàng tồn kho

Chính sách tồn kho rất quan trọng làm cho các nhà quản trị sản xuất, quản trị marketing và quản trị tài chính phải làm việc cùng nhau để đạt được sự thống nhất Hầu hết, các loại hình doanh nghiệp sản xuất, dịch vụ hay thương mại không kể quy

mô lớn hay nhỏ đều có hàng tồn kho Các nhà nghiên cứu đã đưa nhiều khái niệm về hàng tồn kho khác nhau

Theo tác giả Hồ Tiến Dũng (Quản trị sản xuất và điều hành, 2009) cho rằng “ Hàng tồn kho là tổng hợp tất cả các nguồn lực dự trữ nhằm đáp ứng nhu cầu trước mắt hoặc tương lai Hàng tồn kho bao gồm nguyên vật liệu, sản phẩm dở dang, bán thành phẩm và thành phẩm chưa tiêu thụ”

Theo tác giả Trần Đức Lộc, Trần Văn Phùng (Quản trị sản xuất và tác nghiệp, 2008) định nghĩa “ Hàng dự trữ bao gồm các loại nguyên vật liệu, dụng cụ, phụ tùng, sản phẩm dở dang, bán thành phẩm, thành phẩm… Giá trị hàng dự trữ thường chiếm từ 40-50% tổng giá trị tài sản doanh nghiệp”

Trên thực tế còn tồn tại rất nhiều quan niệm về hàng tồn kho của doanh nghiệp, nhưng theo tác giả “Hàng tồn kho thường xuất hiện ở các dạng như là: hàng mua để nhập kho, hàng mua đang đi đường, hàng gửi đi bán, đi gia công Thành phẩm tồn kho

và gửi đi bán, sản phẩm dở dang chưa hoàn thành và sản phẩm hoàn thành chưa nhập kho, nguyên liệu, vật liệu, công cụ, dụng cụ đã nhập kho, đã mua đang đi đường và chi phí dịch vụ dở dang”

1.1.2 Mục tiêu quản trị tồn kho

Là giữ mức tồn kho đủ đáp ứng theo yêu cầu của khách hàng với chi phí hiệu quả nhất

Để quản trị nguyên vật liệu, doanh nghiệp cần quan tâm đặc biệt đến 2 vấn đề

cơ bản sau:

- Xác định mức nguyên vật liệu dự trữ hợp lý nhất

Footer Page 4 of 16

- Lập kế hoạch cung ứng nguyên vật liệu và lựa chọn mô hình cung ứng hợp lý nhất

1.1.3 Chức năng của quản trị tồn kho 1.1.3.1 Chức năng liên kết

Là chức năng cơ bản của hàng tồn kho, liên kết giữa sản xuất và sản phẩm tiêu thụ Việc duy trì một lượng tồn kho sẵn có là cần thiết để đảm bảo quá trình sản xuất kinh doanh được tiến hành đều đặn và liên tục khi mức cung của doanh nghiệp và cầu của thị trường không cân đối

1.1.3.2 Chức năng ngăn ngừa tác động của lạm phát

Với tình hình biến động liên tục của nền kinh tế như hiện nay, thì việc đầu tư vào hàng tồn kho sẽ có lợi hơn lãi suất tiền gửi ngân hàng Hàng tồn kho giúp cho doanh nghiệp tiết kiệm một lượng chi phí đáng kể khi nguyên vật liệu hay hàng hóa tăng giá bởi sự mất giá của đồng tiền Trong trường hợp này hàng tồn kho là một hoạt động đầu tư tốt khi doanh nghiệp tính toán được các chi phí và rủi ro có thể xảy ra Đây là chức năng bảo toàn vốn của hàng tồn kho

1.1.3.3 Chức năng khấu trừ theo số lượng

Theo chính sách của nhà cung cấp, nếu doanh nghiệp mua nguyên vật liệu hay hàng hóa với số lượng lớn thì sẽ hưởng một tỷ lệ giảm giá được gọi là khấu trừ theo số lượng Để đầu tư hàng tồn kho một cách có hiệu quả và tránh được chi phí tồn trữ cũng như ứ đọng quá nhiều lượng hàng tồn kho thì các nhà quản trị phải tính toán được lượng đặt hàng tối ưu nhưng chi phí tồn trữ tăng lên không đáng kể

1.1.4 Vai trò của hàng tồn kho

Trong sản xuất kinh doanh, tồn kho nguyên vật liệu hay hàng hóa là cần thiết khách quan vì duy trì hàng tồn kho có những vai trò sau:

- Đảm bảo sự gắn bó liên kết chặt chẽ giữa các khâu, các giai đoạn trong quá trình sản xuất Khi cung và cầu về một loại hàng tồn kho không giống nhau giữa các khoảng thời gian khác nhau, thì việc duy trì lượng hàng tồn kho nhằm tích lũy đủ là việc hết sức cần thiết Nhờ có hàng tồn kho mà quá trình sản xuất được tiến hành đều đặn và liên tục, tránh được sự thiếu hụt đứt quãng của quá trình sản xuất

- Đảm bảo kịp thời nhu cầu của khách hàng trong bất kỳ thời điểm nào Đây cũng là cách tốt nhất để duy trì và tăng lượng khách hàng cho doanh nghiệp Trong nền kinh tế thị trường, việc duy trì lượng khách hàng là rất khó khăn, ngược lại để mất đi

một khách hàng là rất dễ Vì vậy doanh nghiệp cũng cần bỏ ra một số chi phí nhất định

để thỏa mãn nhu cầu của khách hàng

Tuy nhiên, không phải loại nguyên vật liệu hay hàng hóa nào cũng có lượng tồn kho như nhau, được quan tâm bảo quản như nhau Vì thế, để đáp ứng yêu cầu về hiệu quả kinh tế hàng tồn kho các nhà quản trị của doanh nghiệp cần phải phân tích để

áp dụng các kỹ thuật của phương pháp phân tích hàng tồn kho tối ưu cho doanh nghiệp

1.1.5.2 Chi phí đặt hàng

Là toàn bộ các chi phí có liên quan đến việc thiết lập các đơn hàng bao gồm: chi phí tìm nguồn hàng, thực hiện quy trình đặt hàng ( giao dịch, ký kết hợp đồng, chi phí hoa hồng cho người môi giới…) cùng các chi phí chuẩn bị và thực hiện vận chuyển nguyên vật liệu hay hàng hóa tới kho của doanh nghiệp

Chi phí này thường cố định cho một lô hàng cho dù lô hàng lớn hay nhỏ Do vậy, chi phí đặt hàng thường thấp nếu lượng đặt hàng nhiều và ngược lại chi phí này sẽ cao nếu lượng đặt hàng nhỏ Vì thế, tổng chi phí đặt hàng sẽ tăng lên nếu số lượng mỗi lần cung ứng giảm đi

Trong nhiều tình huống chi phí chuẩn bị có mối quan hệ rất mật thiết đối với thời gian chuẩn bị thực hiện đơn hàng Nếu chúng ta giảm được thời gian chuẩn bị là một giải pháp hữu hiệu để giảm lượng đầu tư cho tồn kho và cải tiến được năng suất

1.1.5.3 Chi phí tồn trữ

Là những chi phí phát sinh trong quá trình thực hiện hoạt động tồn trữ Chi phí tồn trữ được thống kê thể hiện qua bảng 1.1

Footer Page 6 of 16

Bảng 1.1: Chi phí tồn trữ Nhóm chi phí Tỷ lệ so với giá trị dự trữ

1 Chi phí về nhà cửa và kho hàng

- Tiền thuê hoặc khấu hao nhà cửa

- Chi phí bảo hiểm nhà kho, kho hàng

- Chi phí thuê đất

Chiếm 3- 10%

2 Chi phí sử dụng thiết bị, phương tiện

- Tiền thuê hoặc khấu hao dụng cụ, thiết bị

- Chi phí năng lượng

Nguồn: Quản trị sản xuất và tác nghiệp (2007, P 285)

Tỷ lệ loại chi phí tồn trữ chỉ có ý nghĩa tương đối, chúng phụ thuộc vào từng loại hình doanh nghiệp, địa điểm phân bố, lãi suất hiện hành Thông thường chi phí tồn trữ hàng năm chiếm xấp xỉ 40% giá trị hàng tồn kho

1.1.6 Các dạng tồn kho và các biện pháp giảm sản lượng hàng tồn kho 1.1.6.1 Các dạng tồn kho

Các dạng tồn kho trong doanh nghiệp có thể biểu thị qua sơ đồ hình 1.1

Nguồn: Quản trị doanh nghiệp (2008,P 169)

Hình 1.1: Các dạng tồn kho

Hàng tồn kho trong hệ thống cung ứng - sản xuất và phân phối đều nhằm mục đích đề phòng những bất trắc có thể xảy ra như thiếu hụt làm đình trệ quá trình sản

xuất, mất uy tín với khách hàng do không đủ lượng hàng để cung ứng cho khách hàng

1.1.6.2 Các biện pháp giảm sản lượng hàng tồn kho

Mỗi doanh nghiệp đều có loại hình hoạt động sản xuất kinh doanh khác nhau Việc nghiên cứu lựa chọn cho doanh nghiệp mình một hay nhiều biện pháp giảm lượng tồn kho là cần thiết Nhằm tối đa hóa nguồn lực hiện có cũng như sử dụng vốn hiệu

quả

Để giảm số lượng hàng tồn kho trong các doanh nghiệp, về lý thuyết có thể áp dụng các biện pháp theo hình 1.2

Sản phẩm

dở dang

Sản xuất

Ngườicung ứng

Dự trữ

Dự trữ

Dự trữ

Thành phẩm trong kho thành phẩm

Thành phẩm trong kho người bán

Nguyên vật liệu trên đường vận chuyển

Ngườicung ứng

Bán thành phẩm trên đường vận chuyển

Ngườicung ứng

Phụ tùng thay thế trên đường vận chuyển

Ngườicung ứng

Nguồn: Quản trị doanh nghiệp (2008, P 170)

Hình 1.2: Các biện pháp giảm lượng tồn kho 1.2 CÁC PHƯƠNG PHÁP HOẠCH ĐỊNH NHU CẦU HÀNG TỒN KHO

1.2.1 Kỹ thuật phân tích ABC trong phân loại hàng tồn kho

Dựa vào nguyên tắc Pareto, kỹ thuật phân tích ABC phân loại hàng tồn kho của doanh nghiệp thành 3 nhóm: Nhóm A, nhóm B và nhóm C Căn cứ vào mối quan hệ giá trị hàng năm với số lượng chủng loại hàng

- Giá trị hàng tồn kho hàng năm được xác định bằng tích số giữa giá bán một đơn

vị dự trữ với lượng dự trữ hàng năm

- Số lượng chủng loại hàng là: số các loại nguyên vật liệu hay hàng hóa của doanh nghiệp hàng năm

+ Nhóm A bao gồm những loại hàng tồn kho có giá trị dự trữ hàng năm cao nhất, chúng có giá trị từ 70 – 80% so với tổng số giá trị hàng tồn kho, nhưng về mặt số lượng chủng loại chúng chỉ chiếm 15% tổng số chủng loại hàng dự trữ

1 Áp dụng các mô hình tồn kho

2 Áp dụng kế hoạch sửa chữa

dự phòng

3 Áp dụng hình thức sản xuất dây chuyền

4 Áp dụng chế độ hợp đồng chặt chẽ với khách hàng

5 Áp dụng kỹ thuật phân tích biên tế

Giảm tối đa lượng vật tư

Xác định lượng phụ tùng dự trữ hợp lý

Giảm tối đa lượng sản phẩm dở dang

Xác định đúng số lượng thành phẩm và thời điểm giao hàng

Xác định khi nào cần tăng thêm hàng tránh tồn kho

+ Nhóm B bao gồm những loại hàng tồn kho có giá trị hàng năm ở mức trung bình, chúng có giá trị 15 – 25% so với tổng giá trị hàng tồn kho, nhưng về số lượng, chủng loại chúng chiếm khoảng 30% so với tổng số loại hàng tồn kho

+ Nhóm C bao gồm những loại hàng có giá trị hàng năm nhỏ, giá trị hàng năm chỉ chiếm khoảng 5% tổng giá trị các loại hàng tồn kho Tuy nhiên, số lượng chủng loại chiếm khoảng 55% so với tổng số loại hàng tồn kho

Kỹ thuật phân tích ABC được biểu diễn qua hình 1.3

Nguồn: Quản trị sản xuất và tác nghiệp (2007, P 287)

Hình 1.3: Đồ thị của các nhóm hàng dự trữ theo kỹ thuật phân tích ABC

- Từ kỹ thuật phân tích ABC trong quản trị hàng tồn kho có thể rút ra:

+ Các nguồn vốn dùng mua hàng nhóm A cần phải nhiều hơn so với nhóm C,

do đó cần có sự đầu tư thích đáng vào quản trị nhóm A

+ Các loại hàng nhóm A cần có sự ưu tiên trong bố trí, kiểm tra, kiểm soát về hiện vật Việc thiết lập các báo cáo chính xác về nhóm A phải thực hiện thường xuyên nhằm đảm bảo khả năng an toàn trong sản xuất

+ Trong dự báo nhu cầu hàng tồn kho cần áp dụng các phương pháp dự báo khác nhau cho các nhóm hàng khác nhau Nhóm A cần được dự báo cẩn thận hơn các nhóm khác

15%

Nhóm C

% về giá trị hàng dự trữ

+ Trình độ của nhân viên giữ kho luôn được cải thiện do họ thường xuyên thực hiện các chu kỳ kiểm tra, kiểm soát từng nhóm hàng trong kỹ thuật phân tích ABC

Tóm lại, kỹ thuật phân tích ABC sẽ cho những kết quả tốt hơn trong dự báo, kiểm soát, đảm bảo tính khả thi của nguồn cung ứng, tối ưu hóa lượng dự trữ

Ngoài phương pháp phân nhóm dựa vào giá trị hàng năm của hàng tồn kho, người

ta còn có thể xét đến những yếu tố khác như:

- Những thay đổi về số liệu dự báo nhu cầu

- Chất lượng sản phẩm

- Hệ thống phân phối sản phẩm

- Giá cả đơn vị hàng tồn kho

Những nhân tố này có thể làm thay đổi vị trí của hàng tồn kho, việc phân nhóm hàng tồn kho có ý nghĩa quan trọng vì nó là cơ sở đề ra các chính sách tồn kho

1.2.2 Các mô hình tồn kho 1.2.2.1 Mô hình lượng đặt hàng kinh tế cơ bản (EOQ)

Mô hình EOQ do Fort.W Harris nghiên cứu và đề xuất từ năm 1915, cho tới nay nó vẫn được rất nhiều các doanh nghiệp áp dụng Mô hình được xây dựng với các giả thuyết sau:

- Nhu cầu biết trước và không thay đổi

- Khoảng thời gian từ lúc đặt hàng cho đến khi nhận hàng phải biết trước và cũng không thay đổi

- Lượng hàng của một đơn hàng được thực hiện trong một chuyến hàng, một thời điểm đã định trước

- Chỉ xét hai loại chi phí biến đổi là chi phí đặt hàng và chi phí tồn trữ

- Mua hàng với bất kỳ khối lượng nào đều không được giảm giá

- Không xảy ra thiếu hụt hàng dự trữ nếu đơn hàng được thực hiện đúng thời gian

Từ các giả thuyết trên, mô hình được biểu diễn dưới dạng đồ thị qua hình 1.4

Nguồn: Quản trị sản xuất và tác nghiệp (2008, P 384)

Hình 1.4: Mô hình lượng đặt hàng kinh tế cơ bản

Mục tiêu của việc nghiên cứu mô hình EOQ là nhằm tối thiểu hóa tổng chi phí

dự trữ là chi phí đặt hàng và chi phí tồn trữ vì hai loại chi phí này thuộc chi phí biến đổi, còn chi phí mua hàng được xem như không đổi

Cđh x S Ctt x H

Nguồn:Quản trị sản xuất và tác nghiệp ( 2008, P 386)

Hình 1.5: Đồ thị lượng đặt hàng tối ưu

Q*: Mức sản lượng mà tại đó chi phí đặt hàng bằng chi phí tồn trữ (Cđh = Ctt ) TC: Tổng chi phí dự trữ (TC = Cđh + Ctt )

Ý nghĩa: Tương ứng với mức sản lượng Q* thì chi phí đặt hàng bằng chi phí tồn trữ và lúc đó chi phí tồn trữ là thấp nhất đó chính là lượng đặt hàng tối ưu

Đồng thời, khi xác định điểm đặt hàng lại (ROP) để duy trì sự liên tục quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp thì việc quyết định khi nào sẽ đặt hàng là rất quan trọng và được xác định theo công thức:

Trong đó:

d: là nhu cầu hàng ngày

L: là thời gian vận chuyển đơn hàng, là khoảng cách từ thời điểm đặt hàng đến thời điểm nhận hàng

Đồ thị ROP được biểu diễn qua hình 1.6

Nguồn:Quản trị điều hành (2009, P 209)

Hình 1.6: Đồ thị xác định điểm đặt hàng lại

Ý nghĩa: Để quyết định khi nào sẽ đặt hàng ta phải xác định thời điểm đặt hàng mới dựa trên số lượng hàng tồn kho sử dụng mỗi ngày nhân với độ dài thời gian giao hàng

1.2.2.2 Mô hình lượng đặt hàng sản xuất (POQ)

Mô hình POQ được áp dụng trong các trường hợp sau:

- Lượng hàng đưa đến liên tục và được tích lũy dần trong một thời kỳ cho tới khi kết thúc đơn hàng

ROP = d.L

t

Q*

L

ROP

Footer Page 14 of 16

- Doanh nghiệp thực hiện đồng thời việc sản xuất sản phẩm và bán ra thị trường hoặc tự chế tạo vật tư để dùng Vì vậy, phải quan tâm tới mức sản lượng cung ứng hàng ngày của nhà sản xuất hay nhà cung ứng

- Mô hình POQ đặc biệt thích hợp với những hoạt động sản xuất kinh doanh của người đặt hàng nên được gọi là mô hình đặt hàng theo sản xuất Trong mô hình POQ, các giả thuyết cơ bản giống mô hình EOQ, chỉ khác biệt duy nhất giữa chúng chỉ ở điều kiện giao hàng

Mô hình POQ được biểu diễn qua hình 1.7

Nguồn: Quản trị sản xuất và tác nghiệp (2008, P 391)

Hình 1.7: Mô hình lượng đặt hàng sản xuất Qmax = (p x t) – (d x t)

Trong đó : Qmax : Mức dự trữ tối đa

p : Mức cung ứng (mức sản xuất) hàng ngày

d : Nhu cầu sử dụng hàng ngày

t : Thời gian sản xuất (hoặc thời gian cung ứng) đủ số lượng cho một đơn hàng

1.2.2.3 Mô hình lượng đặt hàng để lại (BOQ)

Các mô hình EOQ và POQ được áp dụng trong điều kiện không có sự thiếu hụt hàng dự trữ Nhưng trên thực tế, nhiều doanh nghiệp chủ động thực hiện việc thiếu hụt này vì họ cho rằng nếu duy trì thêm một đơn hàng dự trữ thì phát sinh thêm các khoản chi phí lớn hơn giá trị thu được

Mô hình BOQ cơ bản không khác nhiều lắm so với mô hình EOQ và POQ, chỉ khác biệt duy nhất ở điểm là BOQ phải xem xét thêm chi phí hàng năm cho lượng hàng

để lại nơi cung ứng để bổ sung vào tổng chi phí cho một đơn vị hàng để lại nơi cung ứng hàng năm

Mô hình BOQ được thể hiện qua hình 1.8

Nguồn: Quản trị sản xuất và tác nghiệp (2007, P 302)

Hình 1.8: Mô hình lượng đặt hàng để lại

Gọi:

B: Chi phí cho một đơn hàng để lại nơi cung ứng hàng năm

b: Lượng hàng còn lại sau khi đã trừ đi lượng thiếu hụt có chủ định

Tổng chi phí dự trữ gồm 3 loại:

- Chi phí đặt hàng (Q*)

- Chi phí lưu kho (b*)

- Chi phí cho lượng hàng để lại (Q*- b*)

Áp dụng các công thức để tìm ra Q* và b* cũng như (Q* - b*)

1.2.2.4 Mô hình khấu trừ theo số lượng (QD)

Để tăng doanh số bán nhiều Công ty thường đưa ra chính sách giảm giá khi khách hàng mua với số lượng lớn Chính sách bán hàng như vậy được gọi là bán hàng khấu trừ theo lượng mua Khi lượng hàng tồn kho tăng thì chi phí lưu kho sẽ tăng, nhưng chi phí đặt hàng sẽ giảm đi Từ đó, mục tiêu được đặt ra là chọn mức đặt hàng sao cho tổng chi phí về hàng tồn kho hàng năm là thấp nhất

Để xác định được lượng hàng tối ưu trong 1 đơn hàng, chúng ta phải tiến hành

- Bước 2: Xác định lượng điều chỉnh Q** theo mỗi mức khấu trừ khác nhau Ở mỗi mức khấu trừ, nếu lượng hàng đã tính ở bước một thấp không đủ điều kiện hưởng mức khấu trừ, chúng ta điều chỉnh lượng hàng lên mức tối thiểu để được hưởng giá khấu trừ Ngược lại, nếu lượng hàng cao hơn thì điều chỉnh xuống mức tối đa

- Bước 3: Sử dụng công thức tính tổng chi phí dự trữ nêu trên để tổng chi phí cho các lượng đặt hàng đã được xác định ở bước 2

- Bước 4: Chọn Q** nào có tổng chi phí dự trữ thấp đã xác định ở bước 3 Đó chính là lượng hàng tối ưu của đơn hàng

1.2.2.5 Mô hình xác xuất với thời gian phân phối không đổi

Mô hình đề cập đến vấn đề nhu cầu cả năm không chắc chắn Mức độ đáp ứng nhu cầu có quan hệ với xác suất xảy ra Để giảm bớt khả năng thiếu hụt này là duy trì một lượng tồn kho tăng thêm để gọi là lượng tồn kho an toàn (B), về thực chất tăng thêm lượng tồn kho an toàn là thay đổi điểm đặt hàng lại (ROPb)

ROPb = ROP + B

Để xác định ROPb và B ta tiến hành qua các bước

- Xác định ROP = d.L, thường là điểm xác suất xảy ra lớn nhất

- Tính lượng tồn kho an toàn và lượng thiếu hụt ở từng mức (Qh)

- Tính chi phí tồn kho tăng thêm ở từng mức (Cth) bằng công thức:

- Tính tổng chi phí tăng thêm ở từng mức (TCt)

TCt = Ct + Cth

- Chọn mức ROPb và B có TCt thấp nhất

1.2.3 Lập kế hoạch nhu cầu nguyên vật liệu trong doanh nghiệp 1.2.3.1 Những thông tin cần có khi tiến hành lập kế hoạch nhu cầu nguyên vật liệu

Kế hoạch nhu cầu nguyên vật liệu cần phải lập dựa trên kế hoạch sản xuất hàng ngày của doanh nghiệp như số lượng sản phẩm, thời điểm giao hàng Các thông tin cần có:

Footer Page 18 of 16

- Cấu tạo của sản phẩm mới để có thể tính toán nhu cầu nguyên vật liệu

- Lượng tồn kho của từng loại nguyên vật liệu

- Những đơn hàng cung cấp theo tiến độ của đơn hàng

- Thời gian sản xuất của từng loại nguyên liệu cấu tạo nên sản phẩm

1.2.3.2 Trình tự lập kế hoạch nhu cầu nguyên vật liệu

Trình tự lập kế hoạch nhu cầu nguyên vật liệu cần tiến hành 3 bước:

- Bước 1: Tính nhu cầu tất cả các loại nguyên liệu cho 1 loại sản phẩm phải biết được

+ Cơ cấu sản phẩm + Thời gian sản xuất các loại nguyên liệu cấu tạo nên sản phẩm A

- Bước 2: Tính nhu cầu ròng

Nhu cầu ròng = Nhu cầu – tồn kho

- Bước 3: Lập kế hoạch nhu cầu từng loại nguyên liệu cho các loại sản phẩm sản xuất trong xí nghiệp

1.2.4 Hệ thống tồn kho kịp thời JIT (Just in time) 1.2.4.1 Khái niệm và lịch sử hình thành hệ thống JIT

JIT( Just in time) là một hình thức quản lý dựa trên cơ sở cải tiến không ngừng và giảm thiểu tối đa sự lãng phí trong tất cả các bộ phận của Công ty Mục đích của JIT là sản xuất ra những mặt hàng cần thiết tại một thời điểm nhất thiết nào đó Đạt được mục đích này sẽ giúp Công ty đáp ứng được nhu cầu của khách hàng và giúp Công ty có đủ khả năng để cạnh tranh với các đối thủ khác về mặt giá cả, chất lượng, độ tin cậy, sự

linh hoạt và thời gian

Phương pháp JIT do Ông Taiichi Ohno, Phó Tổng giám đốc sản xuất và nhiều đồng nghiệp triển khai ở hãng Toyota Motor Sự phát triển của JIT ở Nhật có thể là do đặc điểm nước Nhật đông dân cư, ít tài nguyên Vì vậy, người Nhật trở nên nhạy cảm với việc lãng phí và kém hiệu quả

JIT là một hình thức quản lý dựa trên sự cải tiến không ngừng và giảm thiểu tối đa sự lãng phí trong tất cả bộ phận của Công ty

Mục đích của JIT là chỉ sản xuất đúng sản phẩm, đúng số lượng, đúng nơi và đúng thời điểm

JIT là một hệ thống sản xuất mà trong đó các hoạt động bao gồm quá trình sản xuất, quá trình di chuyển nguyên vật liệu và hàng hóa… chỉ xảy ra khi cần thiết và được yêu cầu, kết quả là rất ít hàng tồn kho

1.2.4.2 Các yếu tố của hệ thống JIT

Bản chất của sản xuất JIT là một dòng sản phẩm đều đặn đi qua hệ thống với lượng tồn kho nhỏ nhất Các yếu tố chủ yếu của hệ thống JIT là:

- Sửa chữa và bảo dưỡng định kỳ

- Công nhân đa năng

- Chất lượng đảm bảo

- Có tinh thần hợp tác cao

- Sử dụng những người bán hàng tin cậy

- Sử dụng “ hệ thống kéo” trong việc di chuyển hàng hóa

- Giải quyết vấn đề nhanh chóng

- Sự cải tiến liên tục Vấn đề cơ bản của phương pháp JIT là hướng tới sự cải tiến liên tục trong hệ thống như: giảm lượng tồn kho, giảm chi phí lắp đặt, giảm thời gian sản xuất, cải tiến chất lượng, tăng năng suất lao động…

Footer Page 20 of 16

1.3 CÁC YẾU TỐ ẢNH HƯỞNG ĐẾN CÔNG TÁC QUẢN TRỊ HÀNG TỒN KHO

Công tác quản trị hàng tồn kho tốt, đạt hiệu quả hay không đều ảnh hưởng bởi sự tác động của các yếu tố sau:

- Một là, về nhu cầu thị trường, doanh nghiệp cần phải xác định được đối tượng

tiêu thụ như: quốc tịch, trình độ, độ tuổi, sở thích, thu nhập….Từ đó, mới đầu tư vào khâu thiết kế, tìm kiếm nguyên vật liệu, quảng cáo, xúc tiến công tác marketing để phát

triển thị trường tiêu thụ sản phẩm

- Hai là, để có đủ nguồn nguyên liệu đảm bảo quá trình sản xuất không bị gián đoạn thì việc xác định khả năng cung ứng của nhà cung cấp là cần thiết

- Ba là, quy trình đặt hàng phải có hệ thống cụ thể từ lúc lên kế hoạch nhu cầu

nguyên vật liệu cho đến lúc hàng hóa về nhập kho, phải xác định rõ thời gian và

phương thức vận chuyển

- Bốn là, đặc điểm và tính chất nguyên vật liệu ảnh hưởng rất nhiều đến công tác

quản trị hàng tồn kho Nếu doanh nghiệp không nắm rõ thì không thể có biện pháp quản lý hiệu quả, dễ làm nguyên vật liệu hư hỏng, giảm chất lượng trong quá trình lưu

trữ

Ngoài ra, nguồn nhân lực là lực lượng không thể thiếu trong công tác quản trị hàng tồn kho nên cần quan tâm đầu tư trong công tác tuyển dụng, đào tạo trình độ chuyên môn

1.4 CÁC CHỈ TIÊU LIÊN QUAN ĐẾN QUẢN TRỊ TỒN KHO

Để đánh giá công tác quản trị hàng tồn kho, ta sử dụng các chỉ tiêu sau:

1.4.1 Chỉ tiêu đáp ứng nhu cầu sản xuất và nhu cầu khách hàng

Tỷ lệ % các đơn vị hàng khả thi

Số đơn vị hàng

Số đơn hàng không thực hiện được Tổng số đơn vị hàng trong năm

b)

Tỷ lệ % các đơn hàng khả thi

Số đơn hàng không thực hiện được Tổng số đơn hàng trong năm

a)

Ý nghĩa: Tỷ lệ các đơn hàng khả thi càng cao, điều đó chứng minh rằng khả năng đáp ứng tốt nhu cầu đặt hàng của khách hàng, lượng tồn kho đủ cung cấp cho khách hàng khi cần thiết Tránh được tình trạng cung không đủ cầu, không làm ảnh hưởng đến khả năng kinh doanh và cơ hội tăng doanh thu của doanh nghiệp,

uy tín cũng như khả năng cạnh tranh trên thị trường

Để giúp nhà quản trị xác định được giá trị hàng tồn kho chiếm tỷ trọng bao nhiêu phần trăm trong tổng giá trị tài sản của doanh nghiệp Từ đó, biết được mức độ doanh nghiệp đầu tư cho hàng tồn kho cao hay thấp, có phù hợp với tình hình sản xuất kinh doanh hiện tại của doanh nghiệp hay không Tỷ lệ này được thể hiện theo công thức sau:

Chỉ tiêu này giúp doanh nghiệp có số liệu thực tế để so sánh giữa các kỳ kế toán, từ đó biết được mức độ đầu tư hàng tồn kho thay đổi ra sao để doanh nghiệp có

cơ sở lập và so sánh tỷ trọng của từng loại hàng tồn kho giữa các kỳ để tìm hiểu sự biến động bất thường của từng loại hàng tồn kho chi tiết sau khi loại trừ ảnh hưởng của biến động giá

1.4.2 Chỉ tiêu đánh giá trình độ quản trị hàng tồn kho

 Chi phí thực hiện tồn kho = ất cả những chi phí liên quan với việc dự trữ hàng tồn kho



Tỷ lệ % giá trị tài sản dùng cho tồn kho

Giá trị tài sản đầu tư cho hàng tồn kho Tổng giá trị tài sản

Số vòng quay của hàng tồn kho

Giá vốn của hàng bán ra Giá trị của hàng tồn kho =

Chi phí hàng năm cho đặt hàng

Tổng nhu cầu

Số lượng đơn vị hàng của mỗi đơn hàng = x Chi phí cho mỗi đơn hàng

Footer Page 22 of 16

Ý nghĩa: Số vòng quay hàng tồn kho phản ánh hàng tồn kho của doanh nghiệp xoay được bao nhiêu lần trong 1 năm, tỷ số này càng cao chứng tỏ khả năng quản trị hàng tồn kho của doanh nghiệp càng tốt



Ý nghĩa: Tỷ lệ hàng tồn kho so với doanh thu của doanh nghiệp chứng minh hiệu quả công tác quản trị hàng tồn kho, nó có ý nghĩa ngược lại với số vòng quay của hàng tồn kho Điều này có nghĩa là tỷ số này càng thấp chứng tỏ khả năng quản trị hàng tồn kho của doanh nghiệp càng tốt

1.4.3 Chỉ tiêu đánh giá mức độ chính xác báo cáo quản trị hàng tồn kho

Ý nghĩa: Chỉ tiêu này giúp doanh nghiệp đánh giá được trình độ của người lập báo cáo Đồng thời, cũng đánh giá được mức độ cung cấp thông tin trong doanh nghiệp để có được báo cáo chính xác Nếu thông tin được cung cấp không đầy đủ hay chưa chính xác sẽ dẫn đến báo cáo thiếu độ tin cậy sẽ làm các nhà quản trị khó khăn, thậm chí không thể đưa ra những quyết định đúng, thích hợp cho doanh nghiệp

Một chính sách tồn kho tốt cũng trở nên vô nghĩa nếu như nhà quản trị không thể nắm được số lượng và từng chủng loại hàng tồn kho hiện có của doanh nghiệp Do đó

sự chính xác trong ghi chép báo cáo là một yêu cầu quan trọng, nghiêm ngặt trong hệ thống tồn kho Thực hiện tốt yêu cầu này sẽ giúp nhà quản trị thoát khỏi tình trạng hiểu biết chung chung mơ hồ về mọi loại hàng tồn kho

Để đảm bảo mức độ chính xác của các báo cáo về tồn kho thì việc thực hiện công việc kiểm kê là vô cùng quan trọng, là một tiêu chuẩn đánh giá hiệu quả hoạt động

Tỷ lệ hàng tồn kho

so với doanh thu

Giá trị của hàng tồn kho Doanh thu =

Mức độ chính xác của báo cáo tồn kho

Số lượng các báo cáo không chính xác

Số lượng các báo cáo trong năm

quản trị tồn kho Hoạt động kiểm kê sẽ thực hiện kiểm soát các báo cáo về nguồn nhập

và xuất hàng tồn kho đảm bảo việc lưu trữ tốt các báo cáo xuất nhập, thực hiện việc hình thành và bảo quản các kho qua dữ liệu về hàng tồn kho

KẾT LUẬN CHƯƠNG 1

Qua phần trình bày ở chương 1 phần nào đã hệ thống hóa được một số vấn đề lý luận về công tác quản trị hàng tồn kho Trong nội dung chính chương 1, tác giả đã nêu lên các khái niệm, chức năng của hàng tồn kho, các tiêu chí liên quan đến quản trị hàng tồn kho cùng với tầm quan trọng của chúng đối với doanh nghiệp sản xuất

Cùng với các mô hình tồn kho, kỹ thuật phân tích ABC là cơ sở để doanh nghiệp vận dụng làm nền tảng để phân loại hàng tồn kho một cách hợp lý và quản lý hàng tồn kho một cách hiệu quả Trên cơ sở đó, tác giả nêu lên thực trạng , phân tích những thực trạng đã và đang xảy ra tại WAT ở chương 2

Đây chính là hướng đi giúp tác giả có cơ sở lý luận để đánh giá tổng quan về công tác quản trị hàng tồn kho

Footer Page 24 of 16

CHƯƠNG 2 PHÂN TÍCH THỰC TRẠNG CÔNG TÁC QUẢN TRỊ TỒN KHO NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY TNHH WATABE WEDDING VIỆT NAM TỪ NĂM 2009-20112.1 GIỚI THIỆU CÔNG TY TNHH WATABE WEDDING VIỆT NAM

các khu công nghiệp tỉnh Đồng

Nai cấp ngày 9/7/2008, giấy

chứng nhận đầu tư này thay thế

giấy chứng nhận đầu tư số

422/GP-KCN–ĐN ngày 21 tháng

9 năm 2005 do ban quản lý các

khu công nghiệp tỉnh Đồng Nai

cấp

Vốn điều lệ: 7.650.000 USD Địa chỉ: Lô 200, đường Amata, Khu công nghiệp Amata, Phường Long Bình, Thành phố Biên Hòa, Tỉnh Đồng Nai,Việt Nam

Ngành nghề kinh doanh: Sản xuất áo cưới Tổng diện tích mặt bằng sử dụng: 21,765.95 m Điện thoại: 0613.936061

Công ty TNHH Watabe Wedding Việt Nam là Công ty chế xuất của Nhật Bản được thành lập tại Việt Nam với thời gian hoạt động là 50 năm Chủ sở hữu của Công ty là Công

ty Watabe Wedding Corporation, giấy phép thành lập số 130001019342, cấp ngày 3/10/1964 tại Nhật Bản Trụ sở chính đặt tại 671 Nijohanjiki – Cho,Bukkoji – Agaru,

Karasuma-Dori, Shimogyo-Ku,Kyoto city, Japan Watabe Wedding Corporation với chức năng chuyên sản xuất áo cưới, dịch vụ hôn lễ, album ảnh cưới

2.1.2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn

 Đối với nhà nước: Công ty có trách nhiệm tuân thủ các quy định thông qua

việc thực hiện các Nghị định, thông tư, công văn hướng dẫn của các cơ quan quản lý nhà nước Việt Nam như: Bộ tài chính, Bộ Thương mại, Bộ kế hoạch và đầu tư, Ngân hàng nhà nước, Tổng cục thuế

 Đối với Tập đoàn Watabe Wedding: Nâng cao kết quả hoạt động sản xuất kinh

doanh đem lại hiệu quả cao

( Nguồn: Nhiệm vụ của Công ty TNHH Watabe Wedding Việt Nam)

Footer Page 26 of 16

Công ty có quyền hưởng ưu đãi miễn giảm về thuế, đầu tư và các ưu đãi khác

theo Luật đầu tư nước ngoài tại Việt Nam

2.1.3 Cơ cấu bộ máy tổ chức

(Nguồn: Phòng nhân sự của WAT )

Hình 2.1: Sơ đồ tổ chức Công ty TNHH Watabe Wedding Việt Nam

Cơ cấu tổ chức của Watabe Wedding Việt Nam gọn nhẹ, các phòng ban sẽ điều hành chức năng và trực tiếp báo cáo cho Ban giám đốc như hình 2.1

 Giám đốc: Là người đứng đầu Công ty, chịu trách nhiệm về tất cả các hoạt động

của Công ty với Tập đoàn về việc tổ chức, điều hành mọi kế hoạch, kinh doanh sản xuất của Công ty tại Việt Nam Chịu trách nhiệm trước pháp luật Việt Nam về các số liệu trên báo cáo tài chính, báo cáo thuế, các quyền và nghĩa vụ của nhà đầu tư nước

ngoài tại Việt Nam…

kế toán

Phòng thiết

kế và

kỹ thuật

Phòng Quản

lý sản xuất

Phòng sản xuất

Bộ Phận Thu mua

Bộ phận xuất nhập khẩu

Bộ phận kho

Các chuyền sản xuất

Bộ phận chất lượng

 Phó Giám Đốc: Là người được Giám Đốc ủy quyền điều hành quản lý Công ty khi

Giám đốc đi công tác Phó Giám Đốc phụ trách tất cả các công việc liên quan đến hành chính, nhân sự, kế toán, kinh doanh của Công ty Chịu trách nhiệm trước Tổng Giám

Đốc về các chi phí phát sinh cũng như lời lỗ của Công ty trong từng thời kỳ

 Phòng hành chính nhân sự

- Thu hút và duy trì, ổn định nguồn nhân lực

- Lập kế hoạch tiền lương, tiền thưởng và phúc lợi cho nhân viên

- Phối hợp phòng kế toán chi trả lương, thưởng và các khoản thuế có liên quan

- Là cầu nối giữa các bộ phận với nhau

 Phòng tài chính kế toán

Là bộ phận điều hành, quản lý các hoạt động tài chính, thông tin của bộ phận kế toán không những cần thiết cho bộ máy của Công ty mà còn giúp đối tác bên ngoài có

cơ sở nhận xét đánh giá một cách đầy đủ, toàn diện về Công ty

- Ghi chép, tính toán, phản ánh số liệu, tình hình lưu chuyển và sử dụng tài sản, nguồn vốn, quá trình và kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty

- Kiểm tra, kiểm soát chi phí, kết quả sản xuất kinh doanh nhằm phát hiện và ngăn ngừa kịp thời những hành vi lãng phí, vi phạm pháp luật Báo cáo cho Ban giám đốc có số liệu tổng thể để có tầm nhìn đúng hướng, đúng pháp luật

 Phòng kỹ thuật và thiết kế

Phòng kỹ thuật và thiết kế là một trong những bộ phận nồng cốt của Công ty, đóng vai trò quan trọng xuyên suốt từ lúc chuẩn bị sản xuất đến lúc hoàn thành sản phẩm như:

- Nghiên cứu kỹ thuật, bảo trì và lập dự án kỹ thuật

- Nghiên cứu thiết kế các mã sản phẩm mới phù hợp với thị hiếu của khách hàng qua thông tin của phòng quản lý sản xuất

 Phòng quản lý sản xuất

Lập kế hoạch sản xuất theo yêu cầu của đơn hàng, chịu trách nhiệm kiểm tra, kiểm soát các báo cáo tồn kho, báo cáo bán hàng…, phân công công việc cho các bộ phận

Footer Page 28 of 16

+ Bộ phận mua hàng:

- Lập danh sách nhà cung cấp trình Ban giám đốc xét duyệt

- Tiến hành việc mua hàng đúng quy trình mua hàng

- Hỗ trợ bộ phận sản xuất giải quyết các vấn đề liên quan đến chất lượng nguyên vật liệu và tìm mua các nguyên vật liệu, phụ tùng thay thế khi công ty có nhu cầu

- Kiểm tra đối chiếu công nợ với phòng kế toán theo định kỳ

+ Bộ phận xuất nhập khẩu:

- Chịu trách nhiệm về chứng từ nhập khẩu nguyên vật liệu, chứng từ xuất bán sản phẩm

- Tìm kiếm những nhà vận chuyển uy tín, giá hợp lý

- Lập báo cáo thanh lý hải quan

+ Bộ phận kho:

- Theo dõi nhập nguyên vật liệu, thành phẩm

- Xuất nguyên vật liệu, thành phẩm khi có đề nghị của bộ phận sản xuất

- Lập báo cáo kho đúng hạn để bộ phận quản lý sản xuất lập kế hoạch mua hàng kịp thời

- Trực tiếp sản xuất sản phẩm theo đơn hàng của phòng sản xuất

- Đảm bảo thực hiện đúng quy trình , những thao tác trong quá trình sản xuất

+ Bộ phận chất lượng

- Kiểm tra các thông số kỹ thuật sản phẩm trên các công đoạn sản xuất

- Kiểm tra chất lượng nguyên liệu, bao bì, thành phẩm theo tiêu chuẩn đã được duyệt

- Nghiên cứu mục tiêu chất lượng của Công ty để có kế hoạch cải tiến chất lượng sản phẩm

2.1.4 Đặc điểm và tình hình hoạt động của WAT từ năm 2009-2011 2.1.4.1 Nguồn nhân lực

Bảng 2.1: Cơ cấu nguồn nhân lực tại WAT năm 2011

(Nguồn: Phòng nhân sự của WAT )

Từ bảng 2.1, cho thấy tổng số lao động là 472 người, trong đó trình độ phổ thông chiếm 82% và tỷ lệ lao động nữ chiếm đa số Vì đặc thù ngành may nói chung và sự phức tạp của sản phẩm áo cưới đòi hỏi sự khéo léo và tính kiên nhẫn Do đó, lao động

nữ là lực lượng lao động chủ lực của Công ty

2.1.4.2 Thị trường của WAT

Sản phẩm áo cưới của Công ty xuất khẩu 100% ra thị trường nước ngoài và thị trường chủ yếu là Nhật, được thể hiện qua hình 2.1

Qua hình 2.1, thể hiện rõ sản phẩm của Công ty chủ yếu tiêu thụ tại Nhật, doanh thu hàng năm chiếm khoảng 93% trên tổng doanh thu Sản phẩm áo cưới của Watabe Wedding Việt Nam hầu như được phân phối trên toàn nước Nhật Tại Mỹ, sản phẩm tiêu thụ chiếm khoảng 4% tổng doanh thu chủ yếu ở đảo Haiwai, đây là đảo nổi tiếng

là nơi tổ chức các sự kiện với điều kiện thiên nhiên tốt, phong cảnh tuyệt đẹp 3% so với tổng doanh thu còn lại được tiêu thụ các nước như: Pháp, Ý, Hồng kông, Đài

loan…

Footer Page 30 of 16

( Nguồn: Phòng tài chính kế toán của WAT)

Hình 2.1: Thị trường phân phối sản phẩm áo cưới 2.1.4.3 Cơ sở vật chất

Sản phẩm áo cưới của Công ty là một sản phẩm mang lại niềm hạnh phúc không nhỏ đối với khách hàng Bởi vì, áo cưới là sản phẩm mà ai cũng phải khoác lên người trong thời khắc quan trọng cả đời của mình Chính vì thấu hiểu được nguyện vọng của khách hàng nên Công ty đã đầu tư các thiết bị máy móc cũng như môi trường làm việc

để người lao động thoải mái sáng tạo, nâng niu từng công đoạn nhỏ nhất để hoàn thành sản phẩm mang tâm huyết và cả tấm lòng của người tạo ra nó Đồng thời, mang lại niềm hạnh phúc đến cho người sử dụng nó Để làm được điều đó, thời gian qua Công

ty đã chú trọng quan tâm đến việc đầu tư cơ sở vật chất được thể hiện qua bảng 2.2 Từ số liệu bảng 2.2, cho thấy Công ty đang thực hiện khấu hao nhà xưởng, máy móc thiết bị hàng năm theo phương pháp đường thẳng Giá trị nhà xưởng giảm do Công ty không xây mới, giá trị máy móc thiết bị tăng đều qua các năm Công ty đã đầu tư mua

mới một số máy móc thiết bị để đáp ứng nhu cầu sản xuất kịp thời

Bảng 2.2: Cơ cấu tài sản cố định của WAT

Tỷ lệ tài sản Đơn vị tính 2009 2010 2011

( Nguồn: Phòng tài chính kế toán của WAT )

2.1.5 Kết quả hoạt động kinh doanh của WAT từ năm 2009 – 2011

Tình hình doanh thu thể hiện qua hình 2.3:

Triệu đồng

(Nguồn: Phòng tài chính kế toán của WAT)

Hình 2.3: Kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh từ năm 2009 - 2011

Qua hình 2.3, doanh thu và lợi nhuận sau thuế Công ty biến động đáng kể Doanh thu mỗi năm đều tăng nhưng lợi nhuận sau thuế năm 2010 giảm 57 % so với năm 2009 và năm 2011 tăng gần 150% so với năm 2010 Điều này cho thấy công tác quản trị của Công ty chưa hiệu quả Bởi vì, mỗi sản phẩm của Công ty được tạo thành từ rất nhiều loại nguyên vật liệu khác nhau và chi phí nguyên vật liệu chiếm hơn 85% giá thành sản phẩm trong khi đó lượng tồn kho nguyên vật liệu quá nhiều trong thời gian dài làm cho chi phí bảo quản tăng, chất lượng nguyên vật liệu giảm dẫn đến nguyên vật liệu tiêu hao nhiều trong quá trình sản xuất

Footer Page 32 of 16

Quan điểm cơ bản của cải thiện chi phí là câu hỏi “ Tại sao cải thiện chi phí lại hiệu quả hơn việc tăng doanh thu?” Việc cải thiện chi phí chỉ phụ thuộc vào khả năng quản

lý và kiểm soát chi phí trong nội bộ mà không liên quan đến việc cạnh tranh với các đối thủ khác hay sức mua của khách hàng

Công tác quản trị tồn kho nguyên vật liệu cũng thuộc khả năng quản lý và kiểm soát nội bộ Nếu Công ty làm tốt việc này thì hiệu quả kinh doanh tăng đáng kể so với việc tìm kiếm khách hàng để tăng doanh thu hay cạnh tranh với các đối thủ cùng ngành

2.2 CÁC YẾU TỐ TÁC ĐỘNG ĐẾN CÔNG TÁC QUẢN TRỊ TỒN KHO NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY TNHH WATABE WEDDING VIỆT NAM TỪ NĂM 2009-2011

2.2.1 Nhu cầu thị trường

Sản phẩm của Công ty hiện được xuất khẩu 100% ra nước ngoài, thị trường chính là Nhật bản Theo văn hóa người nhật, mùa xuân và mùa hè là thời điểm tập trung phần lớn các lễ hội của nước Nhật Vì thế, các cặp đôi cùng nhau tổ chức ngày trọng đại của đời mình Mùa xuân là quý 1 và mùa hè là quý 3 của năm nên lượng sản phẩm của Công ty tăng nhiều so với quý 2 và quý 4 Từ đó, nhu cầu nguyên vật liệu cho sản xuất cũng tăng cao Số lượng sản phẩm chính xuất bán đáp ứng nhu cầu của

khách hàng qua 3 năm 2009, 2010 2011 được thống kê qua bảng 2.3

Bảng 2.3: Sản lượng xuất bán áo cưới từ năm 2009- 2011

Qua bảng 2.3, sản lượng của mùa cao điểm chiếm từ 24% đến 31% tổng sản lượng của cả năm Sản lượng áo cưới bán hàng năm trong mùa cưới có chiều hướng tăng lên, cụ thể là năm 2009 tổng sản lượng xuất bán 15,551 cái, năm 2010 tổng sản lượng xuất bán 17,558 cái và năm 2011 tổng sản lượng xuất bán 17,663 cái Vì vậy, vấn đề quản trị tồn kho nguyên vật liệu cũng cần chú ý tính chất thời điểm tiêu thụ sản phẩm của năm để có kế hoạch mua và dự trữ nguyên vật liệu chính xác, hợp lý để hạn chế lượng nguyên vật liệu tồn kho nhưng vẫn đáp ứng được nhu cầu sản xuất

2.2.2 Khả năng cung ứng của nhà cung cấp

95% nguồn nguyên vật liệu dùng để sản xuất là nhập khẩu từ các nước Nhật, Trung quốc, Ý… Đây là các nhà cung cấp lâu năm của Công ty và rất có uy tín nên việc thiếu hụt nguyên vật liệu trong quá trình cung cấp rất hiếm xảy ra Tuy nhiên, vẫn còn phát sinh một số ít nguyên vật liệu khan hiếm, lượng đặt hàng không đáng kể do yêu cầu của một số khách hàng khó tính Ví dụ một số khách hàng là người Nhật muốn

sở hữu riêng mình một sản phẩm áo cưới có tính đặc thù riêng, chất liệu sản phẩm độc quyền… Số lượng nguyên vật liệu nhập kho và tồn kho, điển hình tháng 12 năm 2011 được tác giả thống kê, trình bày ở phụ lục số 1

Để đáp ứng tất cả nhu cầu của khách hàng, công ty đã chấp nhận những điều kiện khắt khe của nhà cung cấp để mua được những loại nguyên vật liệu cần thiết đáp ứng cho đơn hàng mặc dù lượng nguyên vật liệu nhập khẩu tồn kho tới 90% trên tổng nguyên vật liệu tại kho Công ty phải chấp nhận những điều kiện khắt khe như:

- Giá nguyên vật liệu cao do mua với số lượng ít

- Tồn kho do nguyên vật liệu không sử dụng đại trà cho các mã sản phẩm khác

- Chi phí nhập khẩu cao do vận chuyển nguyên vật liệu bằng máy bay Trước tình hình đó, bộ phận thu mua cũng đã chủ động tìm kiếm nguồn cung cấp khác như các Công ty dệt may trong nước Nhưng do yêu cầu về nguyên vật liệu của Công ty đòi hỏi quá cao, các doanh nghiệp nội địa không đáp ứng được:

- Chất lượng, mẫu mã, màu sắc, quy cách…

- Thời gian giao hàng

- Phương thức thanh toán

Footer Page 34 of 16

- Các điều kiện khác như: quy cách đóng gói, điều kiện bảo quản…

Điển hình, tháng 3 năm 2011, Công ty gặp phải trường hợp mua nguyên vật liệu lưới của doanh nghiệp trong nước Theo yêu cầu của nhà cung cấp, Công ty phải thanh toán trước 30% giá trị hợp đồng, nhà cung cấp mới tiến hàng sản xuất mẫu và gởi cho Công ty duyệt mẫu Nếu nhà cung cấp không sản xuất được nguyên liệu theo thỏa thuận hợp đồng và có trách nhiệm hoàn lại 30% giá trị hợp đồng cho Công ty trong vòng 30 ngày Nhưng nhà cung cấp đã hứa nhiều lần và đến đầu năm 2012 mới hoàn lại tiền đặt cọc cho Công ty sau nhiều lần Công ty gởi thông báo nhắc nhở

Điều này, đã làm cho Ban giám đốc phải suy nghĩ, cân nhắc khi ký duyệt mua nguyên vật liệu của các doanh nghiệp Việt Nam, làm cho bộ phận thu mua khó khăn trong việc tìm kiếm, mua nguồn nguyên vật liệu nội địa

2.2.3 Hệ thống và chu kỳ vận chuyển

Do các nhà cung cấp nguyên vật liệu cho Công ty lâu năm, có uy tín nên phương pháp đặt hàng và chu kỳ vận chuyển, cũng như giao dịch thỏa thuận mua bán tương đối đơn giản Cơ bản là trên tinh thần hợp tác tin tưởng lẫn nhau nhưng đôi khi cũng xảy ra vấn đề về chất lượng, tốn nhiều thời gian để xác nhận và giải quyết Tất cả thông tin, giao dịch liên quan đến việc mua hàng với nhà cung cấp đều thực hiện qua email, điện thoại và fax

Ở đây, tác giả chỉ đề cập đến việc mua nguyên vật liệu từ nước ngoài mà không nói đến quy trình mua nguyên vật liệu trong nước Bởi vì, nguyên vật liệu phục vụ cho quá trình sản xuất chiếm hơn 95% là nguyên liệu nhập khẩu

Quy trình mua nguyên vật liệu của Công ty thể hiện qua hình 2.4

(Nguồn: Bộ phận thu mua của WAT )

Hình 2.4: Quy trình mua nguyên vật liệu

Qua hình 2.4, cho thấy quy trình đặt hàng hiện nay của WAT đơn giản thông tin

đi từ trên xuống, chưa chặt chẽ từ Trưởng phòng quản lý sản xuất, Bộ phận thu mua,

Bộ phận kho trong quá trình kiểm tra, đối chiếu thông tin Từ đó, phát sinh nhiều trường hợp làm ảnh hưởng rất nhiều đến công tác quản trị hàng tồn kho như:

Trưởng phòng sản xuất chịu trách nhiệm lập kế hoạch sản xuất

Nhận đơn hàng

Lập kế hoạch sản xuất

xá

Báo cáo hàng tồn kho

Xác định nhu cầu nguyên vật liệu

Bộ phận thu mua dựa trên định mức sản phẩm và số liệu báo cáo kho

Xem xét khả năng cung ứng, chất lượng, giá cả nhà cung cấp

Đàm phán yêu cầu đặt hàng với nhà cung cấp

Trưởng bộ phận thu mua kiểm tra

Trưởng bộ phận thu mua và Ban giám đốc ký duyệt

Footer Page 36 of 16

- Thừa nguyên vật liệu, làm ứ đọng tồn kho ảnh hưởng đến vốn lưu động của WAT

- Thiếu nguyên vật liệu, đình trệ quá trình sản xuất, gây lãng phí các nguồn lực như: chi phí nhân công do không có nguyên vật liệu để sản xuất, chi phí giao hàng do phải xuất hàng bằng đường hàng không để đảm bảo thời hạn giao hàng

- Chất lượng nguyên vật liệu không đảm bảo

Theo thông tin của đơn đặt hàng, nhà cung cấp lập hợp đồng, hóa đơn thương mại, bảng kê chi tiết hàng hóa gửi lại cho bộ phận thu mua Trường hợp Công ty chấp nhận giá cả, điều kiện giao hàng, cảng nhận hàng… thì ký vào hợp đồng và gửi lại cho nhà cung cấp Đồng thời bộ phận thu mua chuyển toàn bộ chứng từ có liên quan đến lô hàng cho bộ phận xuất nhập khẩu Căn cứ vào thông tin trong bộ chứng từ, bộ phận xuất nhập tiến hành làm các thủ tục có liên quan đến lô hàng Khi hàng về tới cảng, chuyển hàng về Công ty qua các đơn vị vận chuyển dịch vụ và giao cho bộ phận kho

2.2.4 Đặc điểm, tính chất của nguyên vật liệu

Mỗi loại nguyên vật đều có đặc điểm riêng biệt như quy cách, kích cỡ, màu sắc, điều kiện bảo quản cũng khác nhau….Nguyên vật liệu ngành may không giống ngành thực phẩm hay ngành dược có hạn sử dụng, điều kiện bảo quản khắc nghiệt Tuy nhiên,

do số lượng, chủng loại nguyên vật liệu quá nhiều nên cần phải có phương thức để nhận biết chúng để tránh cấp phát nhầm lẫn ảnh hưởng đến quá trình sản xuất

Về tính chất nguyên vật liệu, có loại rất dễ bị móc xước như vải silk, có loại dễ

bị ố vàng do sản phẩm áo cưới của Công ty chủ yếu là màu trắng nên chỉ cần sơ ý trong việc bảo quản sẽ gây biến màu… Do vậy mặc dù không có hạn chế về thời gian

sử dụng nhưng do nhiệt độ thường xuyên thay đổi nên việc ảnh hưởng đến chất lượng nguyên vật liệu là điều không tránh khỏi

Đây chính là điều mà WAT nên quan tâm vì nguyên vật liệu của WAT quá đa dạng trong khi người quản lý chúng là những nhân viên không có trình độ chuyên môn

hay nhiều kinh nghiệm

2.3 PHÂN TÍCH TÌNH HÌNH THỰC HIỆN CÔNG TÁC QUẢN TRỊ TỒN KHO NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY TNHH WATABE WEDDING VIỆT NAM TỪ NĂM 2009-2011

2.3.1 Cơ cấu tổ chức quản trị tồn kho

(Nguồn: Phòng nhân sự của WAT)

Hình 2.5: Cơ cấu tổ chức quản lý hàng tồn kho

Phòng quản lý sản xuất: chịu trách nhiệm chính trong công tác quản trị tồn kho

nguyên vật liệu, đứng đầu là Trưởng phòng Trưởng phòng quản lý sản xuất có trách nhiệm kiểm tra mức độ chính xác của báo cáo tồn kho, xác định lượng nguyên vật liệu tồn kho và đảm bảo đủ nguồn nguyên liệu cung ứng cho quá trình sản xuất

Bộ phận kho:

- Theo dõi nhập nguyên vật liệu, thành phẩm

- Xuất nguyên vật liệu, thành phẩm khi có đề nghị của bộ phận sản xuất

- Lập báo cáo kho đúng hạn để Trưởng phòng quản lý sản xuất chỉ đạo lập kế hoạch mua hàng kịp thời

Nguồn nhân lực là yếu tố đầu tiên mà Công ty cần phải có để chuẩn bị cho các chiến lược nhân sự thích nghi với nhu cầu của các bộ phận để giúp Công ty phát triển

Phòng quản lý sản xuất

Bộ phận thu mua

Bộ phận xuất nhập

khẩu Bộ phận kho

Kho Nguyên vật liệu chính

Kho Nguyên vật liệu phụ

Kho Bao bì

Kho Công

cụ và phụ tùng

Kho Thành phẩm

Footer Page 38 of 16

mạnh trong tương lai Tình hình biến động nhân sự của bộ phận kho được thể hiện qua bảng phụ lục số 2, cho thấy tình hình nhân sự tại bộ phận kho là lực lượng lao động trẻ, tuổi đời dao động từ 22 đến 31 tuổi với trình độ còn thấp chỉ một nhân viên có trình độ trung cấp Số lượng nhân viên của bộ phận kho nghỉ việc so với tổng số lượng cán bộ công nhân viên tại kho bộ phận kho năm 2011 rất cao cụ thể là 53,33% Điều này đã ảnh hưởng đến công tác tuyển dụng, đào tạo làm gia tăng chi phí tuyển dụng và đào tạo cho Công ty trong năm vừa qua Tỷ lệ tuyển mới cũng ở mức cao từ 46,67%, làm khó khăn trong công tác tuyển dụng của Phòng nhân sự

Nhận xét: Hiện tại, công tác quản trị hàng tồn kho tại bộ phận kho với lực

lượng lao động trẻ, năng động trong công việc, nắm bắt công việc nhanh Tuy nhiên, chính do tuổi đời còn trẻ nên chưa có ý thức trách nhiệm cao, kinh nghiệm làm việc còn yếu chưa thể xử lý khi phát sinh sự cố trong công việc, thường xuyên phát sinh vấn

đề như:

- Nhầm lẫn trong việc cấp phát nguyên vật liệu

- Số liệu báo cáo không chính xác

- Nhân sự kho thường xuyên thay đổi do nhân viên nghỉ việc Trên lý thuyết có nhiều kỹ thuật hay mô hình tồn kho được áp dụng thực tế tại các doanh nghiệp với hiệu quả mang lại rất nhiều Nhưng hiện tại Công ty chưa tiếp cận được các mô hình tồn kho để vận dụng trong công tác quản trị hàng tồn kho của mình

Do vậy, một số hạn chế phát sinh từ quyết định chủ quan theo cảm tính cá nhân của nhà quản trị như sau:

- Tăng lượng nguyên vật liệu tồn kho

- Lãng phí lượng nguyên vật liệu dư thừa do đặc thù thiết kế của sản phẩm, không

sử dụng cho sản phẩm khác được

- Tăng chi phí bảo quản, làm hạn chế mặt bằng kho chứa nguyên vật liệu

Vì thế, các bộ phận thu mua, xuất nhập khẩu, bộ phận kho thuộc phòng quản lý sản xuất càng phải hiểu rõ trách nhiệm của mình hơn để phối hợp và hỗ trợ kịp thời với các bộ phận trong cùng phòng

2.3.2 Phân tích tình hình xác lập và kiểm soát các mức tồn kho

2.3.2.1 Xác định thời gian đặt hàng lại (ROP)

Điểm đặt hàng lại (ROP): là lượng tồn kho tối thiểu cần thiết ở điểm đặt hàng, ROP được xác định trong trường hợp Công ty mua hàng nhưng không được hàng ngay, nghĩa là thời điểm đặt hàng không trùng với thời điểm nhận hàng

Hiện tại, Công ty không quan tâm đến chi phí đặt hàng và chi phí tồn trữ Điều

mà Công ty đặc biệt quan tâm chính là uy tín đối với khách hàng Khi đã nhận đơn hàng của khách hàng dù đơn hàng có gấp hay không gấp thì Công ty vẫn phải đảm bảo:

- Thời hạn giao hàng

- Chất lượng sản phẩm theo yêu cầu của khách hàng

Trên quan điểm đó, phòng quản lý sản xuất lập kế hoạch nhu cầu sử dụng cho tất cả loại nguyên vật liệu hàng năm chỉ dựa duy nhất dự toán tiêu thụ sản phẩm được cung cấp bởi Ban giám đốc

Tuy nhiên, sản lượng thực tế so với kế hoạch có sự khác biệt tương đối nhiều,

vì thế số lượng nguyên vật liệu tồn kho nhiều hơn so với nhu cầu sản xuất, bên cạnh đó cũng có một số nguyên vật liệu bị thiếu hụt gây khó khăn cho sản xuất, không đảm bảo đúng thời hạn giao hàng Đồng thời với những loại nguyên vật liệu thiếu, giải pháp tạm thời Công ty là thay thế một loại nguyên vật liệu tương ứng làm cho chất lượng, hiệu ứng sản phẩm không đúng yêu cầu của khách hàng Điều đó, đã làm cho khách hàng không hài lòng Chính do ý kiến chủ quan từ một phía như Ban giám đốc cung cấp thông tin về sản lượng tiêu thụ sản phẩm theo kinh nghiệm và theo mùa tiêu thụ, mặt khác cũng không thể lường trước được điều kiện khách quan như thiên tai, sóng thần

… làm ảnh hưởng rất lớn đến lượng sản phẩm tiêu thụ, dẫn đến lượng nguyên vật liệu tồn kho quá lớn ảnh hưởng đến hiệu quả sử dụng vốn, chi phí đặt hàng, chi phí tồn trữ tăng …

Tỷ lệ sản lượng tiêu thụ thực tế so với kế hoạch được thể hiện qua bảng 2.4 :

Footer Page 40 of 16