Tìm hiểu công tác bảo quản tài liệu tại viện thông tin khoa học xã hội

TRƯỜNG ĐẠI HỌC VĂN HÓA HÀ NỘI KHOA THƯ VIỆN THÔNG TIN TÌM HIỂU CÔNG TÁC BẢO QUẢN TÀI LIỆU TẠI VIỆN THÔNG TIN KHOA HỌC XÃ HỘI KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP Giảng viên hướng dẫn : ThS NGUYỄN TIẾN HIỂN Sinh viên thực : TỐNG THỊ LUẬN Lớp : TV40B Hà Nội – 2012 Tống Thị Luận Thư viện 40B LỜI CẢM ƠN Để hồn thành khóa luận này, ngồi nỗ lực thân, tơi cịn nhận nhiều giúp đỡ từ phía nhà trường, thầy cơ, gia đình bạn bè Đầu tiên, tơi xin chân thành cảm ơn Th.s Nguyễn Tiến Hiển – Khoa Thông Tin - Thư Viện – Trường Đại Học Văn Hóa Hà Nội, giảng viên trực tiếp hướng dẫn tơi thực khóa luận Thầy dành thời gian để thảo luận vấn đề cần nghiên cứu, nhiệt tình hỗ trợ việc định hướng đánh giá vấn đề, hướng dẫn phương pháp làm việc hiệu để đạt kết tốt Tôi xin bày tỏ lịng cảm ơn tới thầy Khoa Thư viện Thơng tin trường Đại học Văn hóa Hà Nội trang bị kiến thức cho suốt năm học tập nghiên cứu Đồng thời, xin gửi lời cảm ơn đến cô, chú, anh, chị Viện Thông Tin Khoa Học Xã Hội Việt Nam…là người nhiệt tình giúp đỡ cung cấp thông tin, tài liệu cần thiết suốt q trình tơi làm khóa luận Cuối cùng, tơi xin cảm ơn gia đình, bạn bè, người thân yêu động viên hỗ trợ để thực tốt khóa luận Hà Nội, tháng 05 năm 2012 Sinh viên Tống Thị Luận Tống Thị Luận Thư viện 40B DANH MỤC CÁC TỪ VIẾT TẮT CSDL: Cơ sở liệu CNTT: Công nghệ thông tin CNH- HĐH: Cơng nghiệp hóa, đại hóa KHXH:Khoa học Xã hội NCKH: Nghiên cứu khoa học NDT: Người dùng tin VTL: Vốn tài liệu VHTT: Văn hóa thơng tin PCCC: Phịng cháy chữa cháy Tống Thị Luận Thư viện 40B MỤC LỤC LỜI CẢM ƠN MỞ ĐẦU CHƯƠNG I VIỆN THÔNG TIN KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ CÔNG TÁC BẢO QUẢN TÀI LIỆU 1.1 Khái quát trình hình thành phát triển Viện Thông tin Khoa học xã hội 1.1.1 Chức năng, nhiệm vụ 1.1.2 Cơ cấu, tổ chức 1.1.3 Đối tượng phục vụ Viện Thông tin Khoa học xã hội 1.2 Công tác bảo quản tài liệu vai trò bảo quản tài liệu Viện Thông tin khoa học xã hội 10 1.2.1 Khái niệm bảo quản tài liệu 10 1.2.2 Ý nghĩa, mục đích cơng tác bảo quản tài liệu 12 CHƯƠNG II THỰC TRẠNG CÔNG TÁC BẢO QUẢN TÀI LIỆU TẠI VIỆN THÔNG TIN KHOA HỌC XÃ HỘI 15 2.1 Đặc điểm tài liệu Viện Thông tin Khoa học Xã hội 15 2.2 Tổ chức kho tài liệu .20 2.2.1 Tài liệu truyền thống .20 2.2.2 Tổ chức tài liệu đại 24 2.3 Điều kiện bảo quản tài liệu Viện Thông tin KHXH .26 2.3.1 Nhân cho công tác bảo quản .26 Tống Thị Luận Thư viện 40B 2.3.2.Tài cho cơng tác bảo quản 27 2.3.3.Cơ sở vật chất cho công tác bảo quản 28 2.4 Các biện pháp bảo quản tài liệu Viện thông tin KHXH 29 2.4.1 Những nguyên nhân hủy hoại tài liệu Viện Thông tin KHXH .29 2.4.2 Các biện pháp ứng dụng để bảo quản tài liệu Viện Thông tin KHXH 34 CHƯƠNG III GIẢI PHÁP VÀ KIẾN NGHỊ .54 1.Giải pháp 54 Kiến nghị 65 KẾT LUẬN 67 TÀI LIỆU THAM KHẢO .68 PHỤ LỤC Tống Thị Luận Thư viện 40B MỞ ĐẦU Tính cấp thiết đề tài Có thể nói xã hội ngày có thơng tin cách đầy đủ, xác, kịp thời người giành đựợc chiến thắng Đó dường chân lý xã hội ngày – xã hội thơng tin.Ý thức vai trị quan trọng thông tin, quốc gia cố gắng xây dựng cho xã hội thơng tin có đủ khả hội nhập với giới Tri thức dân tộc nhân loại nhiều hệ tích lũy phản ánh suốt hàng nghìn năm lịch sử qua vật mang tin khác Tri thức kiến thức sách báo di sản văn hóa quan trọng bậc dân tộc phần di sản văn hóa thành văn nhân loại Bên cạnh giá trị lịch sử giá trị thông tin tri thức vốn tài liệu quan trọng khơng Nó góp phần đáng kể vào nghiệp văn hóa xã hội kinh tế đất nứớc Bảo tồn di sản văn hóa quý trách nhiệm trung tâm thơng tin – thư viện, quan lưu trữ nứớc có Viện Thơng tin Khoa học xã hội Với tư cách quan đầu ngành lưu trữ, quản lý tổ chức khai thác thông tin khoa học xã hội Viện Thông tin Khoa học xã hội thuộc Viện Khoa học xã hội Việt Nam thành lập năm 1975 Đây quan thông tin đầu ngành khoa học xã hội, thư viện đa ngành khoa học xã hội lớn nước Với kho tài liệu phong phú, đa dạng quý giá Viện kế thừa từ Viện Viễn Đông Bắc cổ ( thuộc Pháp ) năm 1957, kho tư liệu quý phương Đông Đông phương học ĐôngNam Á Hàng vạn tư liệu chữ Hán (cổ), Nhật Bản (cổ) Hán Nôm; hàng vạn tư liệu nghiên cứu tiếng Anh tiếng Pháp nhà Đông phương học thời Pháp; hàng nghìn tập hương ước, đồ, hàng vạn ảnh di tích lịch sử, phố cổ Hà Nội, đời sống Tống Thị Luận Thư viện 40B văn hóa hệ trước…được lưu trữ cần phải dặc biệt trân trọng gìn giữ Ngay từ đầu thành lập, Viện thông tin Khoa học xã hội Đảng Nhà nước giao chức “ Nghiên cứu, thông báo, cung cấp tin tức tư liệu khoa học xã hội cho quan Đảng, Nhà nước tổ chức quần chúng có trách nhiệm công tác khoa học xã hội ”[(QĐ số 93/CP ngày 8/5/1975).] Đến nay, trải qua 35 năm xây dựng phát triển, tư tưởng chiến lược ban đầu Viện bước thực cụ thể hóa cho phù hợp với phát triển Viện đất nước Với tư cách quan thông tin chuyên ngành khoa học xã hội nhân văn, Viện Thông tin Khoa học xã hội có nhiệm vụ xây dựng nguồn vốn tài liệu khoa học phong phú có chất lượng khoa học cao, đa dạng : sách, báo, tạp chí, ảnh, microfilm, sở liệu… Vì cần phải tiến hành nhanh chóng cơng tác bảo quản tài liệu Tuy nhiên để tiến hành chương trình bảo quản với quy mơ cần phải có tìm hiểu, nghiên cứu thực trạng bảo quản Viện Thông tin Khoa học xã hội Nhận thức tầm quan trọng công tác bảo quản tài liệu hoạt động quan thông tin thư viện nói chung hoạt động Viện nói riêng Tơi chọn đề tài “ Tìm hiểu cơng tác bảo quản tài liệu Viện Thông tin Khoa học xã hội ’’ làm đề tài khóa luận tốt nghiệp Đối tượng, phạm vi nghiên cứu - Đối tượng nghiên cứu đề tài : Công tác bảo quản tài liệu - Phạm vi nghiên cứu : Công tác bảo quản tài liệu Viện Thông tin Khoa học xã hội Tống Thị Luận Thư viện 40B 3 Mục đích nhiệm vụ nghiên cứu - Mục đích nghiên cứu: Trên sở khảo sát thực trạng công tác bảo quản tài liệu Viện Thông tin Khoa học xã hội dề xuất giải pháp phù hợp khả thi nhằm tăng cường hiệu bảo quản tài liệu - Nhiệm vụ nghiên cứu: Để thực mục đích trên, đề tài giải vấn đề sau : + Xác định ý nghĩa, tầm quan trọng yêu cầu công tác bảo quản tài liệu hoạt động Viện Thông tin khoa học xã hội + Khảo sát thực trạng công tác bảo quản tài liệu Viện Thông tin khoa học xã hội + Đề xuất giải pháp nâng cao hiệu công tác bảo quản tài liệu Viện Thông tin khoa học xã hội Phương pháp luận phương pháp nghiên cứu - Phương pháp luận: Vận dụng phương pháp luận vật biện chứng vật lịch sử - Phương pháp nghiên cứu: + Phương pháp quan sát + Phương pháp vấn + Phương pháp phân tích, tổng hợp tài liệu + Phương pháp thống kê Cơ cấu luận văn Ngoài phần mở đầu, Kết luận phụ lục, khóa luận chia làm chương: Tống Thị Luận Thư viện 40B Chương I : Viện Thông tin Khoa học xã hội công tác bảo quản tài liệu Viện Chương II : Thực trạng công tác bảo quản tài liệu Viện Thông tin Khoa học xã hội Chương III : Giải pháp, kiến nghị Tống Thị Luận Thư viện 40B CHƯƠNG I VIỆN THÔNG TIN KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ CÔNG TÁC BẢO QUẢN TÀI LIỆU 1.1 Khái quát trình hình thành phát triển Viện Thơng tin Khoa học xã hội 1.1.1 Chức năng, nhiệm vụ Viện Thông tin Khoa học xã hội trực thuộc Uỷ ban Khoa học xã hội Việt Nam ( Viện Khoa học xã hội Việt Nam ) thành lập theo định số 93/CP ngày 08/5/1975 Hội đồng Chính Phủ, sở thống hai tổ chức có Thư Viện Khoa học xã hội Ban Thơng tin Khoa học xã hội Viện có tên giao dịch quốc tế Institute of Social Sciences Information Viện Thơng tin Khoa học xã hội có chức “ Nghiên cứu, thông báo, cung cấp tin tức tư liệu khoa học xã hội cho quan Đảng, Nhà nước tổ chức quần chúng có trách nhiệm cơng tác khoa học xã hội ” ( QĐ số 93/CP ngày 8/5/1975) Năm 2003 , Viện trở thành hội viên thức Liên đoàn quốc tế hiệp hội tổ chức thư viện ( International Federation of Library Association and Institution: IFLA ), với mã số thành viên VN- 1002 Trải qua 35 năm xây dựng trưởng thành, tư tưởng chiến lược ban đầu Viện bước thực cụ thể hóa cho phù hợp với phát triển Viện đất nước Tháng năm 2005, theo Quyết định số 352/2005/QĐ – KHXH ngày 25/4/2005 Chủ tịch Viện Khoa học xã hội Việt Nam, chức Viện lần khẳng định là: Tống Thị Luận Thư viện 40B 65 Khi thực việc giáo dục ý thức bảo quản tài liệu cho bạn đọc thư viện tìm trợ thủ đắc lực cho cơng tác bảo quản tài liệu thư viện Đây cơng việc khó khăn, địi hỏi cán thư viện phải kiên trì trình thực Song song với việc tạo lập ý thức bảo quản tài liệu người đọc cán thư viện Thư viện Viện Thông tin KHXH cần phải tác động thường xuyên tới Ban lãnh đạo Viện vai trò công tác bảo quản tài liệu Thư viện đựoc quan tâm, nhiệt tình giúp đỡ họ giúp cho công tác bảo quản tài liệu thư viện tốt hơn, hiệu Kiến nghị Một yêu cầu quan trọng việc gìn giũ di sản văn hóa cần có chưong trình bảo quản dài hạn, đồng bộ, tồn diện bao gồm việc kiến tạo môi trường bảo quản tối ưu, có kế hoặch phịng ngừa loại trừ nhân tố hủy hoại tài liệu Viện Thông tin KHXH nơi lưu trữ nhiều tài liệu cổ, quý hiếm,Vì tài liệu cần phải đựợc chăm sóc cẩn thận Tuy nhiên có nhiều tác nhân gây hại tới tài liệu quý nên thực phương pháp bảo quản đóng gói giấy khơng chứa acid, cho vào túi ni lông chân không cho vào hộp cacton để lưu giữ Những điều kiện bảo quản kéo dài tuổi thọ tài liệu Thư viện cần phải trang bị phương tiện kỹ thuật tối thiểu để xác định xác mơi trường kho sách như: dụng cụ đo độ ẩm, thiết bị đo ánh sáng, nhiệt kế… Thư viện nên tự xây dựng chương trình cụ thể tồn diện để nâng cao trình độ cán bảo quản đồng thời cố gắng tìm kiếm hợp tác tổ chức quan bảo quản lớn giới để cử cán Tống Thị Luận Thư viện 40B 66 tham dự khóa đào tạo kĩ thuật bảo quản như: sửa chữa, tu bổ sách, làm hộp, làm hòm chứa tài liệu dễ bị tổn hại… Ngoài , Viện nên đầu tư kinh phí nhiều để đàu tư trang thiết bị, xây dựng sở vật chất xây dựng buồng bảo quản hại : buồng chân không, buồng đông lạnh… để giúp cho công tác bảo quản thực cách có hiệu Viện nên đẩy mạnh công tác xử lý thông tin thư viện, tạo lập CSDL có chất lượng cao, đảm bảo cho bạn đọc tra cứu, khai thác hiệu hệ thống tạp chí, sách, sưu tập ảnh, phim đồ, tài liệu Hán – Nôm, Trung Quốc cổ, Nhật cổ… Cần phải tăng diện tích xếp tạo điều kiện cần thiết cho việc bảo quản lâu dài phục vụ khai thác có hiệu khgo di sản tư liệu quý quốc gia lưu giữ Viện Thông tin KHXH Tống Thị Luận Thư viện 40B 67 KẾT LUẬN Trải qua 35 năm xây dựng trưởng thành, Viện Thông tin Khoa học xã hội không ngừng nỗ lực hoàn thiện phát triển nghiệp thư viện Việt Nam với mục tiêu phục vụ cho công tác nghiên cứu, học tập giảng dạy, ứng dụng CNTT Trước phát triển mạnh mẽ khoa học công nghệ, nguồn lực thông tin ngày gia tăng nhanh chóng số lượng, phong phú nội dung, đa dạng hình thức, có khả đáp ứng nhanh chóng đầy đủ nhu cầu thơng tin đa dạng người dùng tin Vì quan thơng tin thư viện nói chung Viện Thơng tin KHXH nói riêng phải có cách thức tổ chức hợp lý để đáp ứng nhu cầu tin bạn đọc, bảo quản tốt vốn tài liệu Hiện nay, công tác bảo quản tài liệu Viện bước hoàn thiện làm số việc: Thực đầy đủ sách cơng tác bảo quản tài liệu theo Nhà nước quy định, phân công nhiệm vụ bảo quản cho phòng Bảo quản, quan tâm đến việc tạo dựng môi trường bảo quản tài liệu, thường xuyên dọn vệ sinh kho sách, đóng bìa sách, sửa chữa tài liệu, nâng cao trình độ cán thư viện, nâng cao ý thức bạn đọc… Tuy nhiên, việc mà Viện làm cơng tác bảo quản tài liệu Viện gặp khơng khó khăn như: thiếu kinh phí, khơng đồng trụ sở, kho tàng, trang thiết bị, trình độ bảo quản tài liệu cán thấp,chưa xây dựng danh mục tài liệu quý cần bảo quản Cùng với xu phát phiển chung công tác bảo quản giới, hy vọng khóa luận có đóng góp tích cực để Viện Thông tin KHXH ngày phát triển làm tốt công tác bảo quản Tống Thị Luận Thư viện 40B 68 TÀI LIỆU THAM KHẢO Nguyễn Ngọc Anh ( 2009), “ Bảo quản sưu tập quý Thư viện Quốc gia”, Kỷ yếu đại hội cán thư viện nước Đông Nam Á lần thứ 14, Hà Nội, tr.365-373 Lê Minh Chiến ( 1999), Bảo quản sách thư viện vấn đề cần quan tâm”, Tạp chí sách (7), tr.10-11 3.Ngô Kim Dung ( 1978), “ Điều tra vi khí hậu kho sách thư viện Viện Thơng tin Khoa học xã hội”, Công tác thư viện- thư mục (8), tr.63- 68 Nguyễn Thế Đức ( 1996), “Bảo tồn tài liệu thư viện”, Tập san thư viện (1), tr.3-6 Nguyễn Tiến Hiển ( 1995), “Tổ chức quản lý công tác thông tin- thư viện”._H.: Trường Đại học Văn hóa, 121tr Dương Văn Khảm ( 1998), Phương pháp lựa chọn hủy hoại tài liệu quan, Chính trị quốc gia, Hà Nội Kỷ yếu hội thảo quốc tế bảo quản dạng vi phim vấn đề bảo tồn khu vực Đông Nam Á, ( 2000), Thái Lan Viện Thông tin Khoa học xã hội ({ 19…}), Lịch sử sách: Sách dịch, Viện Thông tin Khoa học xã hội Viện Thông tin Khoa học xã hội ( 2010), Viện Thông tin Khoa học xã hội 35 năm xây dựng trưởng thành, Khoa học xã hội, Hà Nội 10 Plumbe W.J ( 1973), Bảo quản sách vùng nhiệt đới gần nhiệt đới : Tài liệu dịch từ Tiếng Anh, Hà Nội 11 Đoàn Phan Tân ( 2002), Thông tin học, Đại học quốc gia, Hà Nội Tống Thị Luận Thư viện 40B 69 12 Lê Thị Tiến ( 2003), “Công tác bảo quản tài liệu Thư viện Quốc gia Việt Nam”, Tạp chí Thư viện (1), tr.14-18 13 Nguyễn Chí Thanh ( 1971), Phịng trừ mối cho nhà cửa kho tàng, Nxb Nông thôn, Hà Nội 14 Văn pháp luật Thư viện ( 2004), Chính trị quốc gia, Hà Nội 15 Đặng Văn Ức ( 1998), Về công tác bảo quản tài liệu Thư viện: Đề cương giảng, Thư viện Quốc gia Việt Nam, Hà Nội 16 http://www.librarypreservation.org 17 http://thuvientre.net 18 http://tailieu.vn 19 http://tuoitre.com.vn 20 http://www.xemsach.com Tống Thị Luận Thư viện 40B PHỤ LỤC Ảnh 1: Sách Nga Ảnh 2: Sách Việt dịch Tống Thị Luận Thư viện 40B Ảnh 3: Sách Việt dịch Ảnh 4: Sách Pháp Tống Thị Luận Thư viện 40B Ảnh 5: Sách Pháp Ảnh 6: Sách Việt Tống Thị Luận Thư viện 40B Ảnh 7: Sách Hương Ước Ảnh 8: Sách Hương Ước Tống Thị Luận Thư viện 40B Ảnh 9: Sách Thần tích, Thần sắc Ảnh 10: Sách Trung Quốc cổ Tống Thị Luận Thư viện 40B Ảnh 11: Sách Nhật Bản cổ Ảnh 13: Sách Nhật Bản cô Tống Thị Luận Thư viện 40B Ảnh 14 Sách 4o 8o Ảnh 15: Bản đồ Tống Thị Luận Thư viện 40B Ảnh 15 Máy hút bụi Ảnh 16: Bình cứu hỏa Tống Thị Luận Thư viện 40B Ảnh 17: Máy điều hòa Ảnh 18: Hệ thống chữa cháy tự động Tống Thị Luận Thư viện 40B Ảnh 19 : Hệ thống chữa cháy tự động Ảnh 20: Quạt thơng gió Tống Thị Luận Thư viện 40B ... thác thông tin khoa học xã hội Viện Thông tin Khoa học xã hội thuộc Viện Khoa học xã hội Việt Nam thành lập năm 1975 Đây quan thông tin đầu ngành khoa học xã hội, thư viện đa ngành khoa học xã hội. .. mục đích cơng tác bảo quản tài liệu 12 CHƯƠNG II THỰC TRẠNG CÔNG TÁC BẢO QUẢN TÀI LIỆU TẠI VIỆN THÔNG TIN KHOA HỌC XÃ HỘI 15 2.1 Đặc điểm tài liệu Viện Thông tin Khoa học Xã hội 15 2.2... cầu công tác bảo quản tài liệu hoạt động Viện Thông tin khoa học xã hội + Khảo sát thực trạng công tác bảo quản tài liệu Viện Thông tin khoa học xã hội + Đề xuất giải pháp nâng cao hiệu công tác