Nghiên cứu thực trạng áp dụng khung phân loại thư viện quốc hội hoa kỳ tại thư viện trường đại học bách khoa hà nội

DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT TRONG LUẬN VĂN Cơ sở dữ liệu sách của Thư viện ĐHBK HN Hệ quản trị cơ sở dữ liệu Cơ sở dữ liệu Khung phân loại thập phân Dewey Đại học Bách khoa Hà Nội Đề mục chủ đề

Tôi xin trân trọng cảm ơn Ban giám đốc Thư viện và Mạng thông tin trường Đại Học Bách Khoa Hà Nội đã tạo mọi điều kiện thuận lợi cho tôi trong suốt qua trình học tập, nghiên cứu và hoàn thiện luận văn này

Tôi cũng xin cảm ơn các bạn đồng nghiệp tại Thư viện và Mạng thông tin

đã cung cấp số liệu và nhiệt tình giúp đỡ tôi trong quá trình thực hiện luận văn

Cuối cùng, cho phép tôi được cảm ơn những người thân trong gia đình và bạn bè- những người đã khuyến khích và là nguồn động viên rất lớn đối với tôi trong suốt quá trình học tập và nghiên cứu

Hà nội, ngày 01 tháng 5 năm 2008

Nguyễn Văn Thiên

Tôi xin trân trọng cảm ơn Ban giám đốc Thư viện và Mạng thông tin trường Đại Học Bách Khoa Hà Nội đã tạo mọi điều kiện thuận lợi cho tôi trong suốt qua trình học tập, nghiên cứu và hoàn thiện luận văn này

Tôi cũng xin cảm ơn các bạn đồng nghiệp tại Thư viện và Mạng thông tin

đã cung cấp số liệu và nhiệt tình giúp đỡ tôi trong quá trình thực hiện luận văn

Cuối cùng, cho phép tôi được cảm ơn những người thân trong gia đình và bạn bè- những người đã khuyến khích và là nguồn động viên rất lớn đối với tôi trong suốt quá trình học tập và nghiên cứu

Hà nội, ngày 01 tháng 5 năm 2008

Nguyễn Văn Thiên

DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT TRONG LUẬN VĂN

Cơ sở dữ liệu sách của Thư viện ĐHBK HN

Hệ quản trị cơ sở dữ liệu

Cơ sở dữ liệu Khung phân loại thập phân Dewey Đại học Bách khoa Hà Nội

Đề mục chủ đề International Federation of Library Associations Khoa học công nghệ

Thư viện quốc hội Hoa kỳ Khung phân loại Thư viện quốc hội Hoa kỳ

Đề mục chủ đề Thư viện Quốc hội Hoa kỳ Khổ mẫu biên mục máy tính có thể đọc được Nhu cầu tin

Người dùng tin Trung tâm thư viện điện tử trực tuyến Thư viện và Mạng Thông tin

Thư viện Đại học Bách khoa Hà Nội Visionary Technology in Library Solutions Khung phân loại UDC

DANH MỤC CÁC BẢNG BIỂU, ĐỒ THỊ

Hình 1: Minh hoạ về cấu tạo các lớp ký hiệu phân loại LCC: 24

Hình 2: Sơ đồ cơ cấu tổ chức của Thư viện & Mạng thông tin ĐHBK HN 33

Hình 3: Cơ cấu nguồn lực thông tin theo dạng tài liệu 35

Hình 4: Thống kê tài liệu nhập về Thư viện theo chuyên ngành 36

Hình 5: Giao diện của VTLS dành cho cán bộ biên mục 37

Hình 6: Giao diện phần mềm tạo chỉ số Cutter tự động 52

Hình 7: Cơ cấu tài liệu chuyển đổi phân loại chia theo ngôn ngữ 53

Hình 8: Giao diện tìm kiếm của LC 55

Hình 9: Ký hiệu phân loại theo LCC tìm thấy trong CSDL của LC 56

Hình 10: Giao diện tìm kiếm của Ohiolink 57

Hình 11: Ký hiệu phân loại theo LCC tìm thấy trong CSDL của Ohiolink 58

Hình 12: Kết quả tìm kiếm với biểu thức tìm: “Lịch sử Đảng” trong CSDL của LC 60

Hình 13: Biểu ghi Marc trong đó có ký hiệu phân loại theo LCC được tải trực tiếp từ LC vào CSDL của TV ĐHBK HN 61

Hình 14: Minh hoạ về sự tồn tại 02 ký hiệu phân loại trong CSDL 62

Hình 15: Thông tin về LCC trên Website của thư viện 64

Hình 16: Minh hoạ việc lựa chọn CSDL để kết nối trong PowerCat 86

Hình 17: Giao diện chính của Hệ chuyển đổi ký hiệu phân loại trên máy tính 87

Hình 18 : Minh hoạ kết quả tìm kiếm trong Hệ chuyển đổi ký hiệu phân loại trên máy tính 88

DANH MỤC BẢNG THỐNG KÊ SỐ LIỆU

Bảng 1: Thống kê nguồn tài liệu truyền thống năm 2007 34

Bảng 2: Thống kê nguồn tài liệu hiện đại năm 2007 34

Bảng 3: Thống kê số lượng giáo trình năm 2007 35

Bảng 4: So sánh ký hiệu phân loại 45

Bảng 5: Tổng hợp kết quả các mẫu khảo sát 66

Bảng 6: Minh hoạ chi tiết về các tài liệu phân loại sai 66

Bảng 7: Minh hoạ kết quả phân loại đúng sau khi khảo sát 68

Bảng 8: Ý kiến của người dùng về ký hiệu xếp giá 71

Bảng 9: Ý kiến của người dùng về mức độ thuận lợi trong việc tìm tài liệu 72

Bảng 10: Ý kiến của người dùng về chất lượng tìm kiếm bằng ký hiệu phân loại 72

Bảng 11: Thống kê nhu cầu đào tạo nâng cao trình độ của cán bộ Thư viện 83 Bảng 12: Dữ liệu minh hoạ bốn ngôn ngữ: LCC–DDC –LCSH- ĐMCĐ 90

MỤC LỤC

LỜI CẢM ƠN 1

MỞ ĐẦU 8

CHƯƠNG 1: PHÂN LOẠI TÀI LIỆU VÀ KHUNG PHÂN LOẠI THƯ VIỆN QUỐC HỘI HOA KỲ 12

1.1 PHÂN LOẠI TÀI LIỆU 12

1.1.1 MỘT SỐ KHÁI NIỆM 12

1.1.2 VAI TRÒ CỦA PHÂN LOẠI TÀI LIỆU 14

1.1.3 MỘT SỐ NGUYÊN TẮC CHÍNH CỦA PHÂN LOẠI 16

1.2 KHUNG PHÂN LOẠI THƯ VIỆN QUỐC HỘI HOA KỲ 17

1.2.1 GIỚI THIỆU THƯ VIỆN QUỐC HỘI MỸ 17

1.2.2 KHUNG PHÂN LOẠI THƯ VIỆN QUỐC HỘI HOA KỲ 18

CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG HOẠT ĐỘNG PHÂN LOẠI TÀI LIỆU CỦA THƯ VIỆN TRƯỜNG ĐHBK HN KHI ÁP DỤNG LCC 30

2.1 GIỚI THIỆU THƯ VIỆN TRƯỜNG ĐH BÁCH KHOA HÀ NỘI 30

2.1.1 LỊCH SỬ HÌNH THÀNH VÀ QUÁ TRÌNH PHÁT TRIỂN CỦA THƯ VIỆN 30

2.1.2 NGUỒN NHÂN LỰC 32

2.1.3 NGUỒN LỰC THÔNG TIN 33

2.1.4 HOẠT ĐỘNG XỬ LÝ THÔNG TIN VÀ PHÂN LOẠI TÀI LIỆU TẠI THƯ VIỆN ĐẠI HỌC BÁCH KHOA HÀ NỘI 36

2.2 HOẠT ĐỘNG PHÂN LOẠI TÀI LIỆU TỪ KHI ÁP DỤNG LCC 47

2.2.1 GIAI ĐOẠN CHUẨN BỊ 47

2.2.2 MỨC ĐỘ ÁP DỤNG CÁC LỚP PHÂN LOẠI 50

2.2.3 QUI MÔ ÁP DỤNG KHUNG PHÂN LOẠI LC TẠI THƯ VIỆN ĐẠI HỌC BÁCH KHOA HÀ NỘI 52

2.2.4 PHƯƠNG THỨC TIẾN HÀNH 53

2.2.5 ĐÀO TẠO NGƯỜI DÙNG TIN 63

2.3 ĐÁNH GIÁ CHẤT LƯỢNG KẾT QUẢ PHÂN LOẠI TÀI LIỆU BẰNG LCC 63

2.3.1 ĐÁNH GIÁ CHẤT LƯỢNG KẾT QUẢ PHÂN LOẠI QUA MẪU TÌM CỤ THÊ 64

2.3.2 ĐIỀU TRA Ý KIẾN CỦA CÁN BỘ THƯ VIỆN 69

2.3.3 ĐIỀU TRA Ý KIẾN CỦA NGƯỜI DÙNG TIN 70

2.4 NHẬN ĐỊNH VỀ CÁCH THỨC TỔ CHỨC TRIỂN KHAI ÁP DỤNG LCC TẠI THƯ VIỆN ĐẠI HỌC BÁCH KHOA HÀ NỘI 73

2.4.1 ƯU ĐIỂM 73

2.4.2 HẠN CHẾ 75

CHƯƠNG 3: GIẢI PHÁP NÂNG CAO CHẤT LƯỢNG HOẠT ĐỘNG PHÂN LOẠI TÀI LIỆU TẠI THƯ VIỆN TRƯỜNG ĐH BÁCH KHOA HÀ

NỘI 80

3.1 ĐÀO TẠO CÁN BỘ THƯ VIỆN 80

3.1.1 ĐÀO TẠO SỬ DỤNG LCC 80

3.1.2 ĐÀO TẠO CÁC KỸ NĂNG KHÁC 83

3.2 ÁP DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN VÀO CÔNG TÁC PHÂN LOẠI TÀI LIỆU 84

3.2.1 ÁP DỤNG CÔNG NGHỆ ĐA LUỒNG TÌM KIẾM THÔNG TIN 84

3.2.2 ÁP DỤNG HỆ CHUYỂN ĐỔI KÝ HIỆU TRÊN MÁY 86

3.2.3 XÂY DỰNG BẢNG TRA TRÊN MÁY BẰNG BỐN NGÔN NGỮ: LCC– DDC –LCSH- ĐMCĐ 89

3.3 NGHIÊN CỨU MỞ RỘNG MỘT SỐ ĐỀ MỤC TRONG LCC 92

3.4 NGHIÊN CỨU LẬP KẾ HOẠCH PHÂN LOẠI HỒI CỐ CÁC TÀI LIỆU CÒN LẠI 95

3.5 NÂNG CAO CHẤT LƯỢNG ĐÀO TẠO NGƯỜI DÙNG TIN 96

3.6 MỞ RỘNG QUAN HỆ QUỐC TẾ 98

KẾT LUẬN 99

DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 101

MỞ ĐẦU

1 TÍNH CẤP THIẾT CỦA ĐỀ TÀI

Trong thời đại bùng nổ thông tin như hiện nay, với sự phát triển mạnh

mẽ của khoa học và công nghệ, đòi hỏi hoạt động xử lý thông tin phải có nhiều thay đổi nhằm từng bước chuẩn hoá hội nhập và tạo điều kiện tốt nhất cho ngưòi dùng tin trong việc tìm kiếm, tiếp cận, khai thác các nguồn tin Phân loại tài liệu là một trong các công đoạn xử lý thông tin nhằm mục đích

tổ chức kho tài liệu và bộ máy tra cứu thông tin trong các cơ quan thông tin thư viện Mục đích cuối cùng của hoạt động xử lý thông tin là nhằm đem lại hiệu quả cao nhất cho người dùng tin trong việc tra cứu tin

Thư viện Trường Đại học Bách khoa Hà Nội (TVĐHBK HN) là một thư viện đại học lớn, có vốn tài liệu phong phú, đa dạng đặc biệt là các tài liệu chuyên ngành khoa học kỹ thuật và công nghệ Nhiệm vụ chính của Thư viện

là phục vụ nhu cầu thông tin của cán bộ và sinh viên trong toàn trường và từng bước trở thành đầu mối khai thác cung cấp và chia sẻ thông tin với các thư viện và trung tâm thông tin khác trong nước và trên thế giới Để đáp ứng những nhiệm vụ trên, ngoài sự đầu tư về cơ sở vật chất, các hoạt động xử lý thông tin của Thư viện cũng đã từng bước được nghiên cứu đổi mới và chuẩn hoá

Phân loại tài liệu là một trong những khâu công việc quan trọng và cần thiết của hoạt động xử lý thông tin Việc phân loại tài liệu với chất lượng cao

sẽ tạo cơ sở cho Thư viện triển khai hiệu quả các sản phẩm và dịch vụ thông tin của mình, giúp bạn đọc tiếp cận thông tin một cách khoa học chính xác và nhanh chóng

Nhận thức rõ tầm quan trọng của công tác phân loại tài liệu, năm 2005 Ban lãnh đạo và Hội đồng khoa học TVĐHBK HN đã quyết định lựa chọn áp

dụng Khung phân loại Thư viện quốc hội Hoa kỳ (Library of Congress Classification-LCC) vào công tác phân loại tài liệu thay cho khung phân loại

cũ đã không còn phù hợp với hoạt động của Thư viện

Khung phân loại Thư viện quốc hội Hoa kỳ (LCC) được đánh giá là khung phân loại hiện đại nhất, đã được sử dụng rộng rãi trên thế giới, đặc biệt

là đối với các thư viện chuyên ngành, thư viện các trường đại học kỹ thuật và các viện nghiên cứu Tuy nhiên đối với Việt Nam thì LCC là một khung phân loại khá mới mẻ TV ĐHBK HN là đơn vị đầu tiên áp dụng LCC vào công tác phân loại tài liệu tại Việt nam Vì vậy, việc nghiên cứu về quá trình áp dụng khung phân loại này để đưa ra những đánh giá khách quan, tìm ra một phương pháp tiếp cận đúng đắn và đề xuất những giải pháp khả thi nhằm tăng cường

và nâng cao chất lượng hoạt động phân loại tài liệu là một việc làm cần thiết

Lý do đó đã thúc đẩy tác giả mạnh dạn lựa chọn vấn đề: “Nghiên cứu thực

trạng áp dụng khung phân loại Thư viện Quốc hội Hoa kỳ tại Thư viện Trường Đại học Bách khoa Hà Nội” làm đề tài cho luận văn tốt nghiệp thạc

sỹ chuyên ngành Thông tin – Thư viện của mình

2 TÌNH HÌNH NGHIÊN CỨU

Tại Việt nam hiện nay chưa có công trình nào nghiên cứu về LCC và việc áp dụng LCC trong hoạt động xử lý thông tin tại các thư viện

3 ĐỐI TƯỢNG VÀ PHẠM VI NGHIÊN CỨU

- Đối tượng nghiên cứu: Hiện trạng áp dụng khung phân loại LCC

- Phạm vi nghiên cứu: Tại TV ĐHBK HN tính từ khi bắt đầu áp dụng LCC (từ tháng 10/2005 đến nay)

4 MỤC TIÊU VÀ NHIỆM VỤ CỦA LUẬN VĂN

Mục tiêu của luận văn nhằm vào việc nâng cao chất lượng hoạt động phân loại tài liệu tại TV ĐHBK HN

Luận văn có những nhiệm vụ sau:

+ Tìm hiểu và giới thiệu tổng quan về LCC

+ Khảo sát thực trạng công tác phân loại ở TV ĐHBK HN từ khi áp dụng LCC

+ Đánh giá ưu nhược điểm, thuận lợi, khó khăn của quá trình áp dụng LCC đối với TV ĐHBK HN

+ Rút ra kinh nghiệm, đề xuất những giải pháp nhằm áp dụng hiệu quả LCC vào TV ĐHBK HN

5 PHƯƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU

Trong quá trình nghiên cứu và giải quyết các vấn đề của luận văn, tác giả đã

sử dụng các phương pháp nghiên cứu sau:

7 BỐ CỤC CỦA LUẬN VĂN

Ngoài phần mở đầu và kết luận, mục lục, danh mục các tài liệu tham khảo, phụ lục, Luận văn gồm 3 chương:

CHƯƠNG 1: PHÂN LOẠI TÀI LIỆU VÀ KHUNG PHÂN LOẠI THƯ VIỆN QUỐC HỘI HOA KỲ

CHƯƠNG 2:THỰC TRẠNG HOẠT ĐỘNG PHÂN LOẠI CỦA THƯ VIỆN TRƯỜNG ĐẠI HỌC BÁCH KHOA HÀ NỘI TỪ KHI ÁP DỤNG KHUNG PHÂN LOẠI THƯ VIỆN QUỐC HỘI HOA KỲ

TÀI LIỆU TẠI THƯ VIỆN TRƯỜNG ĐẠI HỌC BÁCH KHOA HÀ NỘI

CHƯƠNG 1 PHÂN LOẠI TÀI LIỆU VÀ KHUNG PHÂN LOẠI THƯ VIỆN

QUỐC HỘI HOA KỲ

1.1 PHÂN LOẠI TÀI LIỆU

1.1.1 MỘT SỐ KHÁI NIỆM

* Phân loại

Phân loại là một từ được sử dụng trong đời sống xã hội và nhiều ngành khoa học Mọi sự vật hiện tượng đều có thể phân loại và đều được phân loại Trong đời sống hàng ngày con người muốn nhận biết, khám phá, phân tích mọi sự vật hiện tượng chúng ta đã thường xuyên làm công việc phân loại Ví dụ: Để giải quyết nhu cầu về chỗ ở con người cần nhận biết và phân chia ra các loại nhà như nhà ngói, nhà gỗ, nhà bê tông, nhà tranh… Để đảm bảo chế

độ dinh dưỡng cho cơ thể con người cần phân loại ra các loại thực phẩm: giầu dinh dưỡng, nghèo dinh dưỡng, có lợi, có hại…

Ngoài việc phân loại và nhận biết những sự vật có thể nhìn, sờ mó được con người còn phải phân loại và nhận biết các hiện tượng xã hội trong đời sống trong tự nhiên và trong vũ trụ Đó là việc phân loại những khái niệm tư duy trừu tượng Sự xét đoán và tư duy chỉ duy nhất có ở con người Có thể nói phân loại chính là sự phân chia và sắp xếp các sự vật và hiện tượng theo những trật tự nhất định Trật tự này dựa trên những dấu hiệu giống và khác nhau của chúng để đưa chúng vào từng nhóm riêng biệt

*Phân loại khoa học

‘‘Phân loại khoa học là sự phân chia và sắp xếp các lĩnh vực tri thức được nhân loại sáng tạo và đúc kết qua nhiều thế hệ Phân loại khoa học phụ

thuộc nhiều vào tiến bộ khoa học qua các thời đại và quan điểm nhìn nhận thế giới quan của các nhà khoa học’’ [05; tr 22] Với thành tựu của nhiều thế hệ đúc kết lại, các lĩnh vực khoa học thường được phân loại và sắp xếp theo truyền thống với các nhóm sau:

*Phân loại tài liệu

‘‘Phân loại tài liệu trong thư viện là việc phân chia tài liệu, sách báo… theo các môn loại, các ngành khoa học để tổ chức thư viện phục vụ người đọc ’’ [05; tr 24] Hiểu theo nghĩa rộng hơn, phân loại tài liệu không chỉ phục

vụ cho thư viện mà còn cho các lĩnh vực khác liên quan như lưu trữ, bảo tàng, phát hành, xuất bản, triển lãm… Phân loại tài liệu thường phải dựa vào phân loại khoa học, lấy phân loại khoa học làm cơ sở Bộ khung của phân loại tài liệu thường là phân loại khoa học Tuy vậy cũng có nhiều sự khác nhau giữa phân loại tài liệu và phân loại khoa học Phân loại tài liệu là phân loại sản phẩm cụ thể của trí tuệ, phân loại khoa học chỉ là phân loại các khái niệm, bởi vậy phân loại khoa học chấp nhận mối quan hệ đồng thời giữa các ngành khoa học có liên quan mật thiết với nhau và mối quan hệ này được gọi là mối quan

hệ đa tuyến Phân loại tài liệu thường có mối quan hệ đơn tuyến Phân loại tài liệu phải sử dụng những qui ước, những ngoại lệ mà phân loại khoa học không có trong mối quan hệ giữa nhiều môn khoa học So với phân loại khoa học thì phân loại tài liệu được mở rộng hơn, vì đây là cách phân loại áp dụng

thực tế cho các đối tưọng cụ thể Vì vậy, phân loại tài liệu còn phụ thuộc các yếu tố khác như: nội dung của tài liệu kết hợp nhiều chủ đề, hình thức của tài liệu, đối tượng sử dụng tài liệu… Phân loại tài liệu dựa trên phân loại khoa học nhưng không phụ thuộc trực tiếp vào phân loại khoa học

*Khung phân loại tài liệu thư viện

Khung phân loại tài liệu thư viện là một sơ đồ sắp xếp theo một trật tự nhất định các khái niệm khoa học thuộc toàn bộ các lĩnh vực tri thức của nhân loại

1.1.2 VAI TRÒ CỦA PHÂN LOẠI TÀI LIỆU

Công việc phân loại hiểu theo nghĩa rộng, là hoạt động tổ chức kiến thức hoặc thông tin theo trật tự nhất định Công việc phân loại chủ yếu là quá trình gồm nhiều công đoạn xác định đặc điểm hoặc dấu hiệu theo ý muốn, nhóm các sự vật hiện tượng có cùng đặc điểm hoặc dấu hiệu vào một lớp chung Các khía cạnh khác của phân loại là thiết lập mối quan hệ giữa các lớp với nhau và chỉ ra sự khác biệt trong các lớp, từ đó dẫn tới các phân lớp và phân chia nhỏ hơn Phân loại tài liệu thư viện cũng tuân theo một cách thức như vậy, do đó nó là một dạng đặc biệt của hoạt động trí tuệ chung nhất của con người

*Vai trò của phân loại trong thư viện truyền thống

+ Tổ chức mục lục tra cứu : Trong thư viện truyền thống hệ thống ký hiệu phân loại được sử dụng để tổ chức hộp phiếu thư mục và mục lục Hoạt động này nhằm mục đích phục vụ nhu cầu tra cứu và tìm kiếm thông tin của cán bộ thư viện và người dùng tin

Ví dụ : Thư mục quốc gia Anh, Thư mục quốc gia Australia, các hệ thống mục lục chủ đề, các mục lục xuất bản phẩm

+ Sắp xếp sách và các ấn phẩm trong thư viện : Việc sắp xếp sách và các ấn phẩm trên giá theo phân loại ngày càng trở nên phổ biến trong các thư viện Việc làm này mang đến nhiều tiện ích Trong bất cứ một kho tài liệu nào, cơ

sở thích hợp nhất vẫn là xác định các nhóm tài liệu tuỳ theo nhu cầu sử dụng Được sử dụng như là một công cụ xếp giá, phân loại thư viện có hai mục tiêu : Giúp người dùng tin nhận biết vị trí của một tài liệu qua ký hiệu xếp giá

và để tập hợp tất cả các tài liệu có cùng một nội dung lại với nhau Ngay từ cuối thế kỷ 19 phân loại đã được dùng như là một công cụ chủ yếu để xếp giá trong hầu hết các thư viện trên thế giới Mục đích thứ hai của việc sắp xếp tài liệu theo phân loại thể hiện qua chức năng kết hợp các nhóm tài liệu có cùng chủ đề lại với nhau, dựa vào dấu hiệu đã được lựa chọn Trong kho mở người

sử dụng có thể cùng lúc xem được toàn bộ tài liệu về cùng một chủ đề nhất định Một trong những tiện ích của việc sắp xếp tài liệu theo phân loại đó là

sự hỗ trợ việc quản lý kho tài liệu Khi sắp xếp sách hoặc tài liệu theo phân loại có thể dễ dàng tách ra và tổ chức các thư viện chuyên ngành hay các sưu tập chuyên đề Bên cạnh đó cũng có thể dễ dàng biên soạn các danh mục thông báo sách mới, danh mục tham khảo theo từng chuyên đề

*Vai trò của phân loại trong môi trường điện tử

Trong lĩnh vực khoa học thư viện và thông tin người ta đã ghi nhận rằng, cùng lúc với việc thay đổi nhanh chóng về cách thức tổng hợp bao gói thông tin là những thay đổi về phương thức tổ chức tìm kiếm và chuyển giao các thông tin đó Hiện nay chúng ta đang đối mặt với một kỷ nguyên tiếp theo của

sự bùng nổ thông tin, đó là dòng trao đổi thông tin trên xa lộ thông tin Bản chất và khối lượng của dòng trao đổi thông tin này vẫn không ngừng phát triển Khi vai trò thống trị của thông tin ngày càng lớn, nội dung thông tin ngày càng đa dạng thì yêu cầu tổ chức thông tin theo kết cấu với qui mô lớn càng trở nên cấp bách Mục đích của việc phân loại là nhằm đáp ứng yêu cầu

tổ chức kiến thức thông tin ngày càng được chú trọng nhiều hơn Trong môi trường điện tử vai trò của phân loại được đặc biệt nhấn mạnh trong tìm tin, quản lý thông tin và trong nghiên cứu Hệ thống các ký hiệu phân loại được

sử dụng nâng cao hiệu quả tìm tin trực tuyến Người dùng tin sử dụng ký hiệu phân loại để sàng lọc diện tìm kiếm bằng ngữ cảnh hay xác định các trọng tâm của vấn đề cần tìm Trong môi trường điện tử phân loại tài liệu đã dược

sử dụng để nâng cao kết quả tìm tin theo các phương thức : Là công cụ truy cập, tìm kiếm, định vị, đánh giá và sàng lọc thông tin

1.1.3 MỘT SỐ NGUYÊN TẮC CHÍNH CỦA PHÂN LOẠI

vị trong một lớp tạo ra đặc tính của cả lớp và tạo ra cách nhận dạng lớp đó Ví dụ: Sắt, đồng, chì, kẽm đều có đặc tính chung để tạo thành một lớp là kim loại Người ta dựa vào đặc điểm hoặc đặc tính của sự vật hiện tượng để phân chia lớp Lớp trong phân loại bao gốm: Lớp khởi đầu và lớp phái sinh Để tạo

ra lớp phái sinh phải xuất phát từ lớp khởi đầu, tìm ra những điểm khác nhau của các đơn vị trong lớp khởi đầu, những khác nhau này là cơ sở hình thành lớp phái sinh

Ví dụ:

A: Các loại tàu thuyền

A1: Tàu thuyền bằng gỗ

A2: Tàu thuyền bằng kim loại

A3: Tàu thuyền bằng bê tông

A4: Tàu thuyền bằng nhựa

A5: Tàu thuyền bằng các vật liệu khác

(Ở đây A là lớp khởi đầu, A1 – A5 là lớp phái sinh) Nếu cứ tiếp tục chia nhỏ tuỳ theo những mục đích khác nhau ta sẽ có thể phát triển mở rộng các lớp

phái sinh tiếp theo Các lớp còn có thể chia nhỏ được gọi là lớp nút, các lớp không thể chia nhỏ được nữa gọi là lớp cực biên

*Tính đẳng cấp

Sự phân chia lớp từ lớn đến nhỏ của phân loại, mỗi lớp phái sinh kế tiếp

là một lớp con phụ thuộc vào lớp lớn hơn trực tiếp ở trên nó mang đặc tính chung của lớp đó, ngoài ra các phần tử còn phải có đặc tính riêng giống nhau

mà các lớp con cùng thứ bậc không có Các lớp con trong cùng một thứ bậc phải bài trừ lẫn nhau Khi phân loại càng sâu thì độ phức tạp càng tăng Sự phân chia các lớp từ lớn đến nhỏ phụ thuộc theo thứ bậc tạo nên tính đẳng cấp trong phân loại Quan hệ đẳng cấp dựa trên nguyên tắc phụ thuộc hoặc bao trùm Nếu một lớp lớn bao trùm lên các lớp khác thì ngược lại các lớp nhỏ được bao trùm bởi một lớp lớn

Ví dụ: Giao thông bao gồm: đường bộ, đường sắt, đường thuỷ, đường hàng không Như vậy Giao thông là lớp bao trùm gồm: đường bộ, đường sắt, đường thuỷ, đường hàng không Hay nói cách khác đường bộ, đường sắt, đường thuỷ, đường hàng không Là các lớp nhỏ phụ thuộc vào lớp lớn hơn (giao thông)

1.2 KHUNG PHÂN LOẠI THƯ VIỆN QUỐC HỘI HOA KỲ

1.2.1 GIỚI THIỆU THƯ VIỆN QUỐC HỘI MỸ

Thư viện Quốc hội Hoa kỳ (Library of Congress – LC) là thư viện thuộc loại lớn nhất trên thế giới về số lượng bản sách báo, về tầm cỡ quy mô ứng dụng kỹ thuật hiện đại, tự động hoá hoạt động thư viện và diện tích xây dựng sử dụng cho hoạt động thư viện LC còn là một tổ chức có uy tín quốc tế

về nghiệp vụ thư viện, đưa ra các chuẩn cho hệ thống thư viện trên toàn thế giới LC đã trải qua một quá trình phát triển lâu dài từ năm 1800 đến nay

LC cung cấp cho bạn đọc lượng vốn tài liệu khổng lồ bao gồm cả các tài

liệu ở dạng truyền thống, các nguồn tin điện tử (trực tuyến và phi trực tuyến), tranh ảnh, bản đồ… rất phong phú, đa dạng Năm 1992, Thư viện có trên 100 triệu tài liệu và hiện nay đã lên đến 130 triệu tài liệu Các loại tài liệu này được thu thập từ nhiều quốc gia với 470 ngôn ngữ khác nhau

Thư viện có đội ngũ cán bộ đông đảo đảm bảo duy trì mọi hoạt động của Thư viện Đội ngũ nhân viên của Thư viện ở tất cả các bộ phận là 4.000 người, trong đó có 800 nhân viên làm công việc là chuyên trả lời tra cứu chỉ dẫn Trung bình mỗi ngày bộ phận này nhận được trên 1.000 yêu cầu của người dùng tin (NDT) Người ta ví bộ phận này như bộ óc thứ hai của Hoa

kỳ Bất cứ yêu cầu nào cũng được các nhân viên có trình độ khoa học cao tận tình tra cứu trả lời ngay

Từ năm 1968, LC thực hiện thành công dự án mục lục đọc máy (Machine Readable Catalog - MARC), sử dụng máy tính vào hoạt động thư viện và phục vụ bạn đọc Hoạt động của LC đã ngày càng phát triển mạnh mẽ, liên tục hiện đại hoá, bắt nhịp cùng với sự phát triển của các ngành khoa học công nghệ tiên tiến trên thế giới

1.2.2 KHUNG PHÂN LOẠI THƯ VIỆN QUỐC HỘI HOA KỲ

1.2.2.1LỊCH SỬ HÌNH THÀNH

Khi mới thành lập, LC tổ chức vốn tài liệu theo nguyên tắc sắp xếp theo chủ đề Việc phân loại tài liệu được phân chia thành 18 mục cơ bản trong những mục cơ bản, tài liệu lại được sắp xếp theo bảng chữ cái LC đã sử dụng bảng phân loại này cho đến cuối thế kỷ 19 Theo thời gian, vốn tài liệu trong thư viện ngày càng phát triển, thêm vào đó, việc mở rộng hình thức phục vụ cho tất cả mọi người đã dẫn tới thực tế là hệ thống phân loại này không còn thích hợp Việc phân loại tài liệu trong Thư viện gặp nhiều khó khăn đã đặt ra yêu cầu cấp thiết về một bảng phân loại khác phù hợp hơn Năm 1897, Giám đốc thư viện John Russell Young đã chỉ thị cho James C.M Hanson (người quản lý bộ phận phân chia mục lục) và Charles Martel (người mới được bổ

nhiệm làm lãnh đạo công tác phân loại) tiến hành nghiên cứu khả năng áp dụng một bảng phân loại mới James C.M Hanson và Charles Martel đã tiến hành điều tra và đánh giá Bảng phân loại thập phân của Melvil Dewey Năm

1899, LC dự định sử dụng Bảng phân loại thập phân của Dewey (DDC) có bổ sung, thay đổi nhiều mục Tuy nhiên việc thay đổi đó đã không được tác giả của DDC đồng ý Do vậy, LC đã quyết định xây dựng cho mình một bảng phân loại riêng

Năm 1899, Herbet Putman và người tư vấn của ông là Charles Martel, cùng các cộng sự khác đã bắt tay vào nghiên cứu cho ra đời Bảng phân loại dành riêng cho LC LCC ra đời, dựa trên hệ thống ban đầu của James C.M Hanson Cùng với việc áp dụng LCC, các chuyên gia thư viện đã nghiên cứu, cân nhắc nghiêm túc Bảng phân loại mở rộng của Cutter Họ nhận thấy Cutter rất hữu ích và đáp ứng được những thay đổi ngày càng nhanh và mạnh về vốn tài liệu Vì vậy, LC đã quyết định dùng Bảng phân loại mở rộng Cutter như một bảng hướng dẫn khác phụ trợ cho LCC Tuy nhiên, định danh cho ký hiệu trong Cutter cũng có thay đổi lớn Phải mất gần 20 năm sau (1920), hệ thống phân loại này mới được hoàn thiện và liên tục cập nhật cho đến nay Cùng với thời gian, LCC đã khẳng định được vị trí vai trò của nó trong hoạt động tra cứu của LC Hệ thống ký hiệu trong LCC được LC dùng để sắp xếp tri thức nhân loại theo một trật tự logic dựa trên cơ sở phân chia các ngành khoa học Ngày nay LCC được hầu hết các thư viện trường đại học và viện nghiên cứu tại Hoa kỳ và trên thế giới sử dụng Với nhiều tính ưu việt, LCC ngày càng trở nên phổ biến trong cộng đồng thư viện thế giới

1.2.2.2 CẤU TRÚC CỦA LCC

1.2.2.2.1 Bảng chính

*Cấu trúc các lớp của LCC và Cutter:

+ Cấu trúc lớp cơ bản của LCC

Bảng chính của LCC phân chia tri thức của nhân loại thành 21 lớp cơ bản, sử dụng 21 chữ cái tiếng Anh làm ký hiệu Trong đó có 05 chữ cái: I, O,

W, X, Y còn để trống dự kiến sẽ dành cho các ngành khoa học mới sẽ phát triển trong tương lai LCC xuất bản lần đầu tiên gồm 34 tập, sau nhiều lần tái bản bổ sung đến nay đã lên tới 42 tập

Lớp thứ 2 của LCC được tạo ra bởi sự ghép kết hợp của 2 hoặc 3 chữ cái Hiện còn rất nhiều các chữ cái thuộc lớp này chưa sử dụng điều này tạo điều kiện thuận lợi cho sự phát triển các đề mục mới trong tương lai.Ví dụ:

BS Kinh thánh Giải thích kinh thánh

BT Thần học Những biện hộ cho tôn giáo

BV Thần học thực hành

BX Các giáo phái và môn phái

…………

- Cấu trúc lớp thứ 3 của khung phân loại LC

Bắt đầu từ bậc phân chia thứ 3 khung phân loại LC sử dụng chữ số Ả rập

từ 1 – 9999, nhưng không hoàn toàn tuân thủ nguyên tắc thập tiến Điểm nổi bật trong LCC là sử dụng rất rộng rãi nguyên tắc sắp xếp theo vần chữ cái Việc sử dụng các chữ số Ả rập từ 1 – 9999 tạo điều kiện thuận lợi cho việc chi tiết hoá các đề mục, cũng như việc mở rộng các đề mục mới trong tương lai

Ví dụ:

QD Hoá Học

71-142 Hoá phân tích

145-197 Hoá vô cơ

241-244 Hoá hữu cơ

- Cấu trúc lớp thứ 4 của khung phân loại LC

Lớp thứ 4 của khung phân loại LC được phân cách các lớp khác bởi dấu chấm và tuân thủ theo nguyên tắc thập phân Việc sử dụng lớp thứ 4 càng làm tăng thêm độ chi tiết của các đề mục

Ví dụ:

QA Toán học

QA 276 Thống kê toán học

QA276.12 Đại cương về thống kê toán học

+ Cấu trúc các lớp Cutter trong khung phân loại LC

Cấu trúc của khung phân loại LC rất linh hoạt Nó có thể cập nhật bổ sung thêm những đề mục đáp ứng cho việc ra đời của những thuật ngữ mới Cấu trúc này tạo điều kiện thuận lợi dễ dàng hơn cho việc tra cứu, tìm kiếm thông tin theo lĩnh vực chuyên sâu, theo những thuật ngữ mới LCC là một Bảng phân loại rất chi tiết Sự chi tiết không chỉ thể hiện trong việc kết hợp ký hiệu của 04 lớp cấu trúc bảng chính, mà còn thể hiện trong việc kết hợp với

mã Cutter các đề mục chủ đề hoặc tên tác giả, tên nhân vật… mà tài liệu đề cập Việc kết hợp này là hết sức linh hoạt nhằm tạo ra độ chi tiết cao của khung phân loại

Ví dụ:

QA76.73 Ngôn ngữ lập trình

QA76.73.B3 Ngôn ngữ lập trình BASIC

QA76.73.D25 Ngôn ngữ lập trình DRL

QA76.73.F25 Ngôn ngữ lập trình FORTRAN

* Ký hiệu phân loại của LCC:

Ký hiệu phân loại của LCC là sự kết hợp các ký hiệu thuộc các lớp gồm

cả chữ và số: 1, 2 hoặc 3 chữ cái hoa và tiếp theo là đến các số nguyên từ

1-9999, với phần mở rộng thập phân hoặc các phần mở rộng khác để chia nhỏ

chủ đề Tiếp đến là sự kết hợp với chỉ số Cutter Hình 1 là minh hoạ về cấu tạo các lớp ký hiệu phân loại LCC

Hình 1: Minh hoạ về cấu tạo các lớp ký hiệu phân loại LCC:

Ký hiệu phân loại trong LCC mang tính thân thiện (hospitable) Nó cho phép dễ dàng cập nhật các chủ đề mới hoặc có sự phân chia phù hợp đối với các chủ đề đang tồn tại Charles Martel đã nhận xét:

“Sự mềm dẻo và mở không giới hạn của bảng phân loại Thư viện Quốc hội Mỹ, sự phong phú, đa dạng về chỉ số chỉ việc phân chia chủ đề theo hình thức, vùng hay theo các chủ đề chia nhỏ mà không sử dụng các tiêu chuẩn hay ký tự quá dài, quá phức tạp đã cho phép thêm vào hoặc mở rộng các chủ

đề mới ở bất kỳ đâu trong bảng phân loại ” [13, tr.34]

1.2.2.2.2 Các bảng phụ trợ của LCC

* Bảng Out line:

Mục đích của bảng này là phục vụ cho hệ thống phân loại của Thư viện Quốc hội Hoa kỳ Bảng Out line của LCC gồm 47 trang trong đó liệt kê các

đề mục chính (Khoảng 2000 mục) Bảng Outline để phục vụ cho một vài ứng dụng nó giống như sổ tay hướng dẫn cho người sử dụng khi họ muốn xem lướt qua một chồng sách Đây là bản hướng dẫn rất cô đọng, có giá trị hướng dẫn cho người dùng tin cách sắp xếp vị trí tài liệu trên giá, giúp thủ thư có được một bản liệt kê hợp lí để biên mục cho các bộ sưu tầm riêng biệt Đồng thời nó cũng là một công cụ thuận tiện cho việc thiết kế chương trình tìm kiếm các file máy tính phục vụ cho các ghi chép bằng việc phân loại Hỗ trợ cho việc sắp xếp và rò lỗi của các kí hiệu xếp giá bằng cách chỉ ra số sắp xếp trong mỗi mục tiểu phân loại Tuy nhiên, bản dàn ý này không thể được sử dụng như một cuốn sách tóm tắt về hệ thống phân loại để đơn giản hoá việc phân loại sách vì tính chất liệt kê của Bảng phân loại LCC không giúp giảm bớt công việc phân loại Ấn bản của Outline này do Nancy Jones biên tập, đã chỉnh lý và bổ sung tái bản 06 lần

+ Cấu trúc của bảng Outline

A Các tác phẩm khái quát

AC 1-199 Các bộ sưu tầm Sách dài tập Sách tập hợp

AE 1-90 Bách khoa toàn thư (khái quát)

AG 1-600 Từ điển và các sách tham khảo đại cương

…

B Triết học tâm lí Tôn giáo

B 1-5739 Triết học (đại cương)

Đối với các luận thuyết triết học đại cương 69-5739 Lịch sử và các hệ thống

Theo thời kì

BD 10-701 Triết học tự biện

T 1-995 Công nghệ (khái quát)

TA 1-2040 Kỹ thuật Kỹ thuật xây dựng dân dụng (đại cương)

TC 1-1665 Kỹ thuật thuỷ lợi

…

Bên cạnh bảng Outline tổng quan cho toàn bộ khung phân loại, mỗi tập riêng biệt của LCC đều có bảng Outline riêng chi tiết cho từng lớp của tập đó với nội dung tương tự như bảng bảng out line chung

Ví dụ:

Bảng Outline của lớp T

T Công nghệ

T 1-995 Công nghệ (khái quát)

54-55.3 An toàn công nghiệp

TA 1- 2046 Kỹ thuật đại cương Kỹ thuật xây dựng

166-167 Kỹ thuật mang tính nhân bản

-168 Kỹ thuật hệ thống

TC 1-1665 Kỹ thuật thuỷ lợi

TD 1-949 Công nghệ môi trường Kỹ thuật vệ sinh

Bảng chỉ mục của khung phân loại LC không xây dựng chung cho toàn

bộ 42 cuốn mà được xây dựng cho từng tập Lý do ở đây phải kể đến đó là do

sự chi tiết hoá các đề mục của LCC cũng như sự đồ sộ của khung phân loại này Việc tách riêng bảng chỉ mục cho từng tập tạo điều kiện thuận lợi cho cán bộ phân loại trong việc giới hạn các đề mục cần tìm đảm bảo tính chính xác và rút ngắn thời gian tìm kiếm Trong trường hợp cần mở rộng các khái niệm tìm cán bộ phân loại sẽ dùng công cụ khác đó là bảng tra đề mục chủ đề (Library of Congress Subject Heading)

Cấu trúc các bảng chỉ mục của LCC cũng tương tự như các khung phân loại khác, sắp xếp theo thứ tự chữ cái các đề mục chủ đề Sự trình bày các đề mục chủ đề có kết hợp sự phân chia đẳng cấp thể hiện sự liên hệ mối ràng buộc giữa chủ đề chính và các chủ đề con liên quan

Fire-resistive building construction: TH1087

Sewer design and construction: TD682

Sự sắp xếp các đề mục chủ đề trong từng lớp của bảng chỉ mục đi kèm với ký hiệu phân loại đã hỗ trợ và tạo điều kiện thuận lợi cho cán bộ phân loại trong việc xác định chính xác tài liệu cần xếp vào mục nào trong khung phân loại Đồng thời nó phản ánh mối liên hệ mở rộng từ một chủ đề lớn bao trùm đến nhiều lĩnh vực

* Tài liệu hướng dẫn sử dụng khung phân loại LC :

Tài liệu hướng dẫn sử dụng khung phân loại LC (A guide to the Library

of Congress Classification) xuất bản lần đầu 1968, sau đó được sửa đổi và tái bản nhiều lần như: lần 2 năm 1971, lần 3 năm 1980, lần 4 năm 1990, ấn bản mới nhất tái bản lần thứ 5 năm 2000 Mục đích của tài liệu này là cung cấp cho LCC một công cụ để tra cứu và trợ giúp cho việc sử dụng Bảng phân loại

LC Đây là công cụ hữu ích cho cán bộ phân loại trong việc nghiên cứu và áp dụng LCC Tài liệu gồm 7 chương, trong đó hướng dẫn cụ thể các thông tin

về LCC từ lịch sử hình thành phát triển cho đến nguyên tắc cấu trúc phân lớp của các ký hiệu phân loại Đặc biệt là phần chỉ số Cuter được đề cập rất chi tiết

Nội dung các chương:

Chương 1: Giới thiệu LCC về lịch sử hình thành và phát triển

Chương 2: Nguyên tắc, cấu trúc và cách trình bày chung

Chương 3: Kí hiệu

Chương 4: Bảng liệt kê (mục lục)

Chương 5: Phân lớp số định danh trong Thư viện Quốc hội Mỹ

Chương 6 và 7: Lớp đơn (Individual class) và tài liệu đặc biệt của thư viện

Đối với các cơ quan thông tin thư viện trước khi áp dụng LCC cần nghiên cứu kỹ tài liệu này Đồng thời trong suốt quá trình áp dụng, tài liệu này là cẩm nang giúp cho người sử dụng tra cứu các thông tin cần thiết khi gặp những vướng mắc

Khung phân loại LC đã có lịch sử hình thành và được liên tục cập nhật phát triển hơn 100 năm qua Với mục đích ban đầu LCC chỉ phục vụ cho Thư viện Quốc hội Hoa kỳ, nhưng với nhiều ưu điểm về mặt cấu trúc và những tiện ích mà nó mang lại nên ngày càng trở nên phổ biến Rất nhiều thư viện trên thế giới đã đưa LCC vào sử dụng Trong khu vực Châu Á, LCC được áp dụng rộng rãi tại các nước như Hàn Quốc, Nhật bản, Singapore… Tại Thái lan nhiều thư viện đang từng bước chuyển đổi sang sử dụng khung phân loại này

CHƯƠNG 2 THỰC TRẠNG HOẠT ĐỘNG PHÂN LOẠI TÀI LIỆU CỦA THƯ VIỆN TRƯỜNG ĐHBK HN KHI ÁP DỤNG LCC

2.1 GIỚI THIỆU THƯ VIỆN TRƯỜNG ĐH BÁCH KHOA HÀ NỘI

*Trường Đại học Bách khoa Hà Nội:

Trường Đại học Bách khoa Hà Nội (ĐHBK HN) là trường đại học kỹ thuật đa ngành đầu tiên của Việt Nam được thành lập theo nghị định 147/NĐ của chính phủ do Bộ trưởng Bộ giáo dục Nguyễn Văn Huyên đã ký ngày 06/3/1956 Nhiệm vụ chính là: Đào tạo và bồi dưỡng, nâng cao trình độ đội ngũ cán bộ khoa học kỹ thuật và các lĩnh vực khác với phương thức đào tạo các bậc học từ cao đẳng trở lên; Nghiên cứu và triển khai ứng dụng khoa học, chuyển giao công nghệ mới vào thực tiễn lao động sản xuất góp phần đưa nhanh những thành tựu công nghệ hiện đại vào thực tiễn sản xuất, đáp ứng nhu cầu xã hội Mục tiêu chính của nhà trường trong giai đoạn hiện nay được xác định là: "Xây dựng ĐHBK HN thành trường đại học đào tạo trình độ cao

đa ngành, đa lĩnh vực, một trung tâm nghiên cứu khoa học, chuyển giao công nghệ hiện đại với một số lĩnh vực đạt trình độ tiên tiến trong khu vực và trên thế giới, một địa chỉ tin cậy, hấp dẫn đối với các nhà đầu tư, phát triển công nghệ, giới doanh nghiệp tài chính trong và ngoài nước góp phần thực hiện công nghiệp hoá- hiện đại hoá đất nước”.[12; tr.122] Với qui mô và phương thức đào tạo ngày càng mở rộng, nhà trường đặc biệt quan tâm và tạo mọi điều kiện để sinh viên, học viên nghiên cứu và học tậ Thư viện trường luôn được coi là giảng đường thứ hai của sinh viên

2.1.1 LỊCH SỬ HÌNH THÀNH VÀ QUÁ TRÌNH PHÁT TRIỂN CỦA THƯ VIỆN

Thư viện là bộ phận không thể thiếu được trong công tác đào đạo và nghiên cứu khoa học Edmund James, Viện trưởng Viện đại học Illinois đã

khẳng định: “Trong những cơ sở hay phòng ban của một trường đại học, không có cơ sở nào thiết yếu hơn thư viện Ngày nay không một công trình khoa học nào với giá trị đích thực mà lại không có sự trợ giúp của thư viện, ngoại trừ những trường hợp phi thường của những thiên tài thỉnh thoảng xảy

ra trong lịch sử nhân loại, đó là những trường hợp ngoại lệ.”[12; tr 21]

Thư viện trường ĐHBK HN (TV ĐHBK HN) ra đời ngay sau khi nhà trường được thành lập (1956) thư viện được thiết kế và xây dựng với qui mô

800 chỗ ngồi cho khoảng 2400 lượt độc giả/ngày Vào thời điểm đó, đây là thư viện lớn nhất, hiện đại nhất trong số các thư viện trường đại học ở nước

ta Cùng với sự lớn mạnh và mở rộng qui mô đào tạo của trường, TV ĐHBK

HN đã không ngừng phát triển Là thư viện của một trường đại học chuyên đào tạo các cán bộ KHCN, hoạt động của TV ĐHBK HN là một trong những yếu tố quan trọng góp phần nâng cao chất lượng đào tạo trong nhà trường Trong tiến trình đổi mới, hội nhập quốc tế và để phù hợp với xu thế phát triển của xã hội, với mục tiêu, nhiệm vụ đặt ra trong những thập kỷ tới là: “ Đưa các trường đại học không chỉ trở thành các trung tâm đào tạo, nghiên cứu khoa học, chuyển giao công nghệ lớn mà còn trở thành các trung tâm thông tin lớn, hiện đại phục vụ trực tiếp cho sự phát triển kinh tế xã hội ” [12; tr.12] Dự án xây dựng thư viện điện tử đã hoàn tất với qui mô lớn và các thiết

bị hiện đại có thể đáp ứng 4000 chỗ, phục vụ 10.000 lượt độc giả /ngày Đây cũng là trung tâm giao dịch và quản lý mạng trong toàn trường

Đứng trước những thách thức to lớn về sự phát triển của công nghệ thông tin (CNTT) và để trang bị cho sinh viên những kiến thức mới trong quá trình học tập và NCKH trong giai đoạn hiện nay hoạt động của Thư viện có nhiều thay đổi Căn cứ nhu cầu công việc Trường đã sáp nhập Ban Thư viện và Trung tâm thông tin về Mạng thành Thư viện và Mạng thông tin (TV&MTT) theo Quyết định số 2306a-QĐ-ĐHBK-TCCB do Hiệu trưởng Trường ĐHBK

HN ký ngày 02/11/2003 Với chức năng chính là: Quản lý thư viện truyền thống, thư viện điện tử, quản lý vận hành và phát triển các hệ thống mạng của

trường và khu vực Để thực hiện các chức năng trên, Thư viện đang tập trung giải quyết các nhiệm vụ chính sau:

- Xây dựng vốn tài liệu đủ lớn về số lượng, chất lượng và phong phú về loại hình Chủ động trong việc đa dạng hoá, phát triển các nguồn tin và kênh thu thập các tài liệu, các thông tin một cách có hiệu quả, phù hợp với chương trình trường đang nghiên cứu và đào tạo

- Nghiên cứu và áp dụng các thành tựu khoa học công nghệ, các tiêu chuẩn quốc tế về xử lý thông tin vào công tác xử lý tài liệu, tạo tiền đề cho việc phát triển các sản phẩm và dịch vụ thông tin

- Tích cực nhằm phát triển và mở rộng các sản phẩm và dịch vụ thông tin, lấy việc đáp ứng tốt nhất nhu cầu tin của cán bộ, giảng viên và sinh viên trong toàn trường làm mục tiêu và động lực để phát triển

- Từng bước nâng cấp hiện đại hoá thư viện, đẩy mạnh việc ứng dụng CNTT vào hoạt động của thư viện Tự động hoá các khâu công việc trong hoạt động thư viện

- Mở rộng quan hệ với các thư viện trong và ngoài nước, các tổ chức liên quan đến lĩnh vực thư viện nhằm tăng cường sự trao đổi và hợp tác Tiến tới thư viện phải trở thành đầu mối khai thác, cung cấp, chia sẻ thông tin với các thư viện khác trong khu vực và trên thế giới

2.1.2 NGUỒN NHÂN LỰC

Tổng số cán bộ của TV& MTT hiện nay là 60 người Trong đó có 37 cán

bộ thuộc Thư viện và 23 cán bộ thuộc bộ phận công nghệ mạng máy tính Trong số đó có: 1 Tiến sỹ và 08 thạc sỹ về công nghệ thông tin, 05 thạc sỹ về thư viện Các cán bộ còn lại đều đã tốt nghiệp đại học chuyên ngành thư viện, Đại học Bách khoa Hà Nội và Đại học Ngoại ngữ Cơ cấu tổ chức của Thư viện hiện tại được bố trí theo chức năng và nhiệm vụ của từng bộ phận

Cơ cấu tổ chức của TV& MTT ĐHBK HN được trình bày trong Hình 2

Hình 2: Sơ đồ cơ cấu tổ chức của Thư viện & Mạng thông tin ĐHBK HN

Bộ phận phòng đọc

Bộ phận các phòng mutimedia

Bộ phận mượn/trả tài liệu

Văn phòng

Bộ phận

bổ sung

Bộ phận phân loại và

xử lý nghiệp vụ

Nhóm phần mềm

Nhóm hệ thống mạng

Nhóm thiết bị IT

và đường truyền

Hội đồng Chuyên môn

Các tổ chức đoàn thể

2.1.3 NGUỒN LỰC THÔNG TIN

Đối với mỗi cơ quan thông tin thư viện, nguồn lực thông tin là vô cùng quan trọng Nó vừa là nguyên liệu hoạt động, vừa là công cụ đắc lực để thoả mãn nhu cầu thông tin của bạn đọc Trong giai đoạn hiện nay, khái niệm nguồn lực thông tin đã được mở rộng bởi vì ngoài nguồn lực thông tin hiện có trong thư viện còn là các nguồn tin cần thiết ở các nơi khác nhau, không tuỳ thuộc vào nơi bảo quản, lưu trữ và người xử lý chúng Hiện nay nguồn lực thông tin của Thư viện ĐHBK HN đã tương đối lớn bao gồm:

* Tài liệu truyền thống

Số lượng các nguồn tài liệu truyền thống tính đến năm 2007 được thống kê chi tiết ở Bảng 1(Tr.33) và Hình 3 (Tr.34)

Các tổ chức đoàn thể

Hội đồng Chuyên môn

Bảng 1: Thống kê nguồn tài liệu truyền thống năm 2007

+ Tài liệu nội sinh (luận án, luận

văn, chuyên đề, đề tài nghiên cứu

khoa học )

* Tài liệu hiện đại

Để đáp ứng nhu cầu của bạn đọc và từng bước hiện đại hoá thư viện,

bên cạnh việc bổ sung các tài liệu truyền thống thư viện đã chú trọng đầu tư

các loại hình tài liệu khác: Cơ sở dữ liệu điện tử online, ebook Số lượng

các nguồn tài liệu hiện đại tính đến năm 2007 được trình bày ở Bảng 2

Bảng 2: Thống kê nguồn tài liệu hiện đại năm 2007

1 Cơ sở dữ liệu điện tử + Science direct

+ Ebcohost + Blackwell

Bao gồm các loại tạp chí khoa học công nghệ

toàn văn

Hình 3: Cơ cấu nguồn lực thông tin theo dạng tài liệu

Sách tham khảo 23%

Giáo trình

28%

Tạp chí 38%

Tài liệu dạng khác 11%

Đối với thư viện các trường đại học, giáo trình là dạng tài liệu được quan

tâm đặc biệt Thống kê dưới đây cho thấy sự phát triển rất nhanh trong những

năm gần đây của số lượng đầu sách giáo trình Thống kê kho giáo trình năm

2007 theo các ngành đào tạo của Trường ĐHBK HN được trình bày ở Bảng 3

Bảng 3 : Thống kê số lượng giáo trình năm 2007

Số liệu thống kê cơ cấu tỷ lệ tài liệu nhập vào Thư viện trong 10 năm gần đây được trình bày ở Hình 4

Hình 4 : Thống kê tài liệu nhập về Thư viện theo chuyên ngành

79%

Khoa học kỹ thuật: 79% Chính trị xã hội: 11% Văn học nghệ thuật: 10%

2.1.4 HOẠT ĐỘNG XỬ LÝ THÔNG TIN VÀ PHÂN LOẠI TÀI LIỆU TẠI THƯ VIỆN ĐẠI HỌC BÁCH KHOA HÀ NỘI

2.1.4.1 HOẠT ĐỘNG XỬ LÝ THÔNG TIN

Với bề dầy lịch sử gần 50 năm, TV ĐHBK HN đã có cơ sở vững chắc để phát triển Thư viện đã thực hiện tốt chức năng và nhiệm vụ của một thư viện truyền thống, các hoạt động nghiệp vụ cũng từng bước được tin học hoá và ngày càng hoàn thiện Để áp dụng công nghệ mới nhằm tự động hóa các hoạt động của thư viện và hỗ trợ tốt cho công tác xử lý thông tin, bên cạnh sự đầu

tư về trang thiết bị Thư viện đã có sự đầu tư áp dụng các chuẩn nghiệp vụ thư viện hiện đại

* Phần mềm hỗ trợ xử lý thông tin

Hiện tại TV ĐHBK HN đang sử dụng phần mềm VTLS (Visionary Technology in Library Solutions) để quản lý, điều hành các hoạt động của thư viện trong đó có hoạt động xử lý thông tin VTLS có xuất xứ từ Hoa kỳ được phát triển dựa trên các tiêu chuẩn tiên tiến trong lĩnh vực thư viện, độ

tích hợp cao, linh hoạt và có tính mở VTLS cung cấp các hỗ trợ đa ngôn ngữ

và dựa trên nền tảng Oracle TM Hiện nay, VTLS đã được áp dụng cho hơn

900 thư viện trên thế giới Tại Việt nam, TV ĐHBK HN là nơi thứ hai sử dụng phần mềm này (sau Đại học Quốc gia Thành phố Hồ Chí Minh)

VTLS áp dụng vào TV ĐHBK HN bao gồm các module sau:

Hình 5: Giao diện của VTLS dành cho cán bộ biên mục

* Các chuẩn biên mục

Nhằm chuẩn hoá, hội nhập và tự động hoá các khâu công tác nghiệp vụ thư viện, hiện nay TV ĐHBK HN đang tiến hành áp dụng các chuẩn biên mục tiên tiến vào công tác xử lý thông tin

+ Khổ mẫu biên mục MARC21

Khổ mẫu biên mục MARC21 được nghiên cứu áp dụng vào TV ĐHBK

HN cùng với thời điểm tiếp nhận phần mềm VTLS (Tháng 10/2006) Toàn

bộ các dữ liệu cũ đang quản trị trong phần mềm CDS/ISIS được định dạng về đúng chuẩn MARC 21 trước khi chuyển vào VTLS Như vậy, có thể nói toàn

bộ dữ liệu cũ của Thư viện khoảng 42.000 biểu ghi đã được MARC hoá trong quá trình chuyển đổi dữ liệu từ CDS/ISIS sang phần mềm mới Trong giai đoạn từ 2006 đến nay, với sự hỗ trợ của phần mềm VTLS, Thư viện tiếp tục

áp dụng khổ mẫu MARC21 vào công tác biên mục tài liệu

+ Qui tắc mô tả AACR2 (Anglo-American Cataloguing Rules 2)

AACR2 được chính thức xuất bản vào cuối năm 1978, nhưng đến tháng

1 năm 1981 mới thực sự được áp dụng Trong quá trình chuyển đổi từ mục lục phiếu truyền thống sang mục lục đọc máy và các mục lục truy nhập trực tuyến (on-line), các thư viện Anh, Mỹ đều xây dựng tiêu đề (điểm truy nhập) theo AACR2 và có các tham chiếu đối với các hình thức đã dùng trước đây Các qui tắc trong AACR2 thể hiện được tính linh hoạt, mềm dẻo với 3 mức

độ mô tả chi tiết tuỳ theo nhu cầu của từng nước hay tầm cỡ của thư viện sử dụng, nhưng vẫn đảm bảo theo đúng chuẩn mực quốc tế Cho đến lần chỉnh biên năm 1988, AACR2 đã được áp dụng trong hầu hết các nước nói tiếng Anh và đến nay nó đã trở nên khá phổ biến trên thế giới Tại TV ĐHBK HN, qui tắc biên mục AACR2 được áp dụng từ năm 2006 cùng với việc áp dụng khổ mẫu MARC 21 Việc áp dụng qui tắc mô tả AACR2 đã giúp cho công tác biên mục có thể xử lý tốt cho các hình thức tài liệu có trong Thư viện, đặc biệt

là các nguồn tài liệu nghe nhìn, tài liệu điện tử Các điểm truy cập cũng được cải thiện thêm nhiều tạo điều kiện tốt cho người dùng tin tra cứu tài liệu

+ Đề mục chủ đề ( Subject headings)

Định đề mục chủ đề cho tài liệu đã được áp dụng rộng rãi tại các thư viện trên toàn thế giới Tại Việt Nam việc định đề mục chủ đề và khung đề mục chủ đề mới bắt đầu được áp dụng với một số thư viện phía Nam Khu vực phía Bắc đến thời điểm này còn rất ít nơi áp dụng Tại TV ĐHBK HN, việc áp dụng đề mục chủ đề được chính thức thực hiện từ tháng 7/ 2007 Qui định này áp dụng đối với những tài liệu mới nhập về Thư viện và các tài liệu hồi cố trong CSDL của phần mềm VTLS

2.1.4.2 HOẠT ĐỘNG PHÂN LOẠI TÀI LIỆU TRƯỚC KHI ÁP DỤNG LCC

2.1.4.2.1 Khung phân loại dùng cho các thư viện khoa học tổng hợp (Khung phân loại 19 lớp)

Trước khi áp dụng LCC, TV ĐHBK Hà Nội đã sử dụng khung phân loại dùng cho các thư viện khoa học tổng hợp (Khung phân loại 19 lớp) Khung phân loại này được xây dựng trên cơ sở Khung phân loại dùng cho thư viện đại chúng của Liên Xô những năm 60 có nguồn gốc UDC và thường gọi

là Bảng phân loại 17 lớp Năm 1969, khung được tái bản có hiệu chỉnh và được sử dụng rộng rãi trong hệ thống các thư viện thuộc Bộ Văn hoá - Thông tin và một số thư viện chuyên ngành Năm 1978, khung được đổi mới và xuất bản lần thứ ba với nhiều bổ sung, chỉnh lý dựa trên cơ sở tham khảo các khung phân loại lớn như UDC, BBK cùng các tài liệu tra cứu khác Khung

mở thêm 2 mục mới là “Đ- Sách thiếu nhi” và “K- Văn học dân gian” và được đặt tên là “Bảng phân loại 1978” với cơ cấu 19 lớp Năm 1991, do nhiều

lý do quan trọng như: Vốn tài liệu của các thư viện ngày càng phong phú, đa dạng; các biến động lớn về chính trị, kinh tế ở Việt Nam và trên thế giới: do

sự phát triển mạnh mẽ của khoa học kỹ thuật và công nghệ, Thư viện Quốc gia đã tiến hành chỉnh lý lần thứ tư Lần chỉnh lý này chủ yếu tập trung hiệu

chỉnh hai mục lớn là Kinh tế và Pháp luật Khung phân loại này được đặt tên

là “Bảng phân loại dùng cho các Thư viện khoa học tổng hợp” và vẫn giữ cơ cấu 19 lớp Năm 2000, khung phân loại này được tiến hành chỉnh lý lần thứ năm Các công việc được thực hiện trong lần chỉnh lý này bao gồm: điều chỉnh các mục, mở rộng nội dung, cấu tạo những ký hiệu mới, biên soạn lại bảng trợ ký hiệu địa lý Việt Nam và nước ngoài… Ngoài ra, Thư viện Quốc gia còn biên soạn thêm phần “Hướng dẫn sử dụng Bảng phân loại” và hiệu chỉnh, bổ sung Bảng tra chủ đề chữ cái với tổng số hiện có khoảng 5500 chủ

đề Lần chỉnh lý này khung phân loại được chia thành 2 tập:

1 Triết học Tâm lý học Logic học

2 Chủ nghĩa vô thần Tôn giáo

3 Các khoa học xã hội Chính trị

4 Ngôn ngữ học

5 Khoa học tự nhiên Toán học

5A Nhân loại học Giải phẫu học và sinh lý học người