Tổ chức công tác kế toán vật liệu ở XN đầu máy Hà Nội

Tổ chức công tác kế toán vật liệu ở XN đầu máy Hà Nội

Mục lục

Chơng I: Những lý luận chung về tổ chức công tác kế toán vật liệu ở xí nghiệp đầu máy Hà Nội 5

1.1 Sự cần thiết phải tổ chức công tác kế toán vật liệu trong doanh nghiệp sản xuất

1.1.1 Vị trí của vật liệu đối với quá trình sản xuất .5

1.1.2 yêu cầu quản lý vật liệu và vai trò của kế toán vật liệu trong doanh nghiệp

1.2 Phân loại và đánh giá vật liệu ở xí nghiệp 8

9

1.3 Kế toán chi tiết vật liệu 12

1.3.3 Các phơng pháp kế toán chi tiết vật liệu 17

1.4.1 Kế toán tổng hợp vật liệu theo phơng pháp kê khai thờng xuyên 18

1.4.2 Kế toán tổng hợp vật liệu theo phơng pháp kiểm kê định kỳ 21

1.4.3 Hệ thống sổ kế toán sử dụng trong kế toán tổng hợp vật liệu 23

Chơng 2: Tình hình thực tế về tổ chức hạch toán vật liệu ở xí

2.1 Đặc điểm chung tình hình của xí nghiệp 25

2.1.1 Quá trình hình thành và phát triển của xí nghiệp 25

2.1.2 Đặc điểm tổ chức sản xuất của doanh nghiệp 26

2.1.3 Đặc điểm tổ chức quản lý của xí nghiệp 27

2.1.4 Tổ chức công tác kế toán ở xí nghiệp 30

2.2 Thực trạng về tổ chức công tác kế toán và phân tích vật liệu 31

2.2.4 Trình tự hạch toán vật liệu ở xí nghiệp 38

2.2.5 Trình tự hạch toán vật liệu ở xí nghiệp 40

2.2.6 Kế toán tổng hợp vật liệu ở xí nghiệp 44

Chơng 3: Một số ý kiến đề xuất về tổ chức công tác kế toán vật liệu ở xí nghiệp đầu máy Hà Nội 58

3.1 Sù cÇn thiÕt ph¶i hoµn thiÖn c«ng t¸c kÕ to¸n vËt liÖu 58

3.2 §¸nh gi¸ chung vÒ thùc tr¹ng c«ng t¸c qu¶n lý h¹ch to¸n vËt liÖu ë xÝ nghiÖp

3.2 Mét sè ý kiÕn nh»m hoµn thiÖn tæ chøc kÕ to¸n vËt liÖu ë xÝ nghiÖp

62

Lời mở đầu

Nền kinh tế Việt Nam đã chuyển đổi từ nền kinh tế tập trung bao cấp sang nền kinh tế thị trờng nhiều thành phần có sự điều tiết của Nhà nớc Mỗi doanh nghiệp muốn tồn tại và phát triển đều phải quan tâm đến thị trờng Thị tr-ờng có ý nghĩa vô cùng to lớn không những đối với doanh nghiệp mà còn đối với toàn bộ nền kinh tế.

Nhận thức rõ điều này, để nắm bắt kịp thời những quan điểm, chủ trơng đổi mới của Đảng và Nhà nớc, xí nghiệp đầu máy Hà Nội đã tìm ra những ph-ơng hớng và biện pháp nhằm xóa bỏ bao cấp, hạch toán kinh doanh theo cơ chế thị trờng, nâng cao chất lợng vận tải.

Để thực hiện việc nâng xí nghiệp phải thực hiện tổng hòa nhiều biện pháp quản lý sản xuất nói chung và hạch toán kế toán vật liệu nói riêng Đối với doanh nghiệp sản xuất phải đảm bảo việc cung cấp vật t đầy đủ kịp thời cả về số lợng và chất lợng, đồng thời chi phí vật liệu chiếm tỷ trọng lớn trong giá thành sản phẩm Vì vậy quản lý vật liệu là rất cần thiết, góp phần nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh.

Trong thời gian thực tập, tìm hiểu thực tế ở xí nghiệp đầu máy Hà Nội em nghiên cứu đề tài: "Tổ chức công tác kế toán vật liệu ở xí nghiệp đầu máy Hà Nội".

Kết cấu của chuyên đề này gồm 3 chơng:

Chơng I: Những lý luận chung về tổ chức công tác kế toán vật liệuChơng II: Tình hình thực tế về công tác kế toán vật liệu ở xí nghiệpChơng III: Một số ý kiến đề xuất về tổ chức công tác kế toán vật liệu ở xí nghiệp đầu máy Hà Nội.

Có đợc kiến thức này là nhờ vận dụng những điều đã đợc đọc và học tại Học viện Tài chính kế toán Hà Nội.

Tuy nhiên, do sự hạn chế về thời gian,chuyên đề này chắc còn thiếu sót Em rất mong đợc sự thông cảm và đóng góp xây dựng của các thầy cô giáo

Em xin chân thành cảm ơn sự giúp đỡ nhiệt tình của các bác, các chú lãnh đạo của xí nghiệp các phòng ban và đặc biệt là sự giúp đỡ của các cô chú, anh chị phòng kế toán tài vụ.

Em xin bày tỏ lòng cảm ơn sâu sắc tới cô giáo Bùi Thị Thu Hơng ngời đã nhiệt tình hớng dẫn em hoàn thành chuyên đề tốt nghiệp.

1.1.1 Vị trí của vật liệu đối với quá trình sản xuất

Nguyên vật liệu là đối tợng lao động đã chịu sự tác động của lao động có ích của con ngời Trong các xí nghiệp sản xuất chất vật liệu là tài sản dự trữ sản xuất thuộc tài sản lu động.

Vật liệu chỉ tham gia vào một chu kỳ sản xuất và khi tham gia vào quá trình sản xuất, vật liệu đợc tiêu dùng toàn bộ không giữ nguyên đợc hình thái vật chất ban đầu, giá trị của vật liệu đợc chuyển dịch toàn bộ một lần vào giá trị của sản phẩm mới tạo ra.

Vì thế, vật liệu chỉ tham gia vào một chu kỳ sản xuất và khi tham gia vào quá trình sản xuất, việc cung cấp vật liệu có đầy đủ, kịp thời hay không ảnh h-ởng lớn đến việc thực hiện kế hoạch sản xuất của xí nghiệp Sản xuất sẽ ngừng trệ nếu thiếu vật liệu Nhng có đầy đủ vật liệu rồi vẫn cha đủ mà chúng ta phải quan tâm đến chất lợng vật liệu vì chất lợng vật liệu tồi không thể làm ra một sản phẩm tốt Bởi vậy, xí nghiệp không những cần tuân theo những biện pháp kỹ thuật trong việc chế tạo sản phẩm mà còn phải hết sức quan tâm đến chất l-ợng vật liệu

Mặt khác, nguyên vật liệu là thành phần quan trọng của vốn lu động nên việc dự trữ và sử dụng vật liệu một cách hợp lý và tiết kiệm sẽ góp phần sử dụng có hiệu quả vật liệu tăng tốc độ.

Do vật liệu có vai trò lớn trong hoạt động sản xuất kinh doanh, nên cần phải quản lý chặt chẽ trên các mặt số lợng, chất lợng, giá cả, chi phí thu mua Muốn cộng trớc hết phải quan tâm đến việc hạch toán vật liệu thúc đẩy cung cấp, kịp thời, đồng bộ những vật liệu cần thiết cho sản xuất,ngăn ngừa các hiện

tợng h hao, mất mát và lãng phí vật liệu trong tất cả các khâu của quá trình sản xuất kinh doanh.

1.1.2 Đặc điểm, yêu cầu quản lý vật liệu và vai trò của kế toán vật liệu trong doanh nghiệp

Quản lý vật liệu là yếu tố khách quan của mọi nền sản xuất xã hội, tuy nhiên do từng độ sản xuất khác nhau nên phạm vi mức độ và phơng pháp quản lý vật liệu cũng khác nhau Xã hội ngày càng phát triển, phơng pháp hạch toán ngày càng hoàn thiện và phát triển, các phơng pháp quản lý vật liệu cũng đợc hoàn thiện theo Trong chế độ TBCN nhà t bản rất chú trọng tới công tác quản lý vật liệu làm sao để vật liệu không bị h hao mất mát.

Trong điều kiện hiện nay, do yêu cầu quản lý của phơng thức kinh doanh trong nền kinh tế thị trờng doanh nghiệp cần phải quản lý và sử dụng tốt nguyên vật liệu nhằm tiết kiệm hao phí vật t, mang lại hiệu quả kinh tế cao nhất.

Sản xuất ngày càng phát triển đòi hỏi khối lợng và chủng loại nguyên vật liệu đáp ứng cho nó ngày càng lớn Trong điều kiện nguyên vật liệu sản xuất trong nớc cha đáp ứng đầy đủ yêu cầu của sản xuất, một số nguyên vật liệu còn phải nhập ngoại, do đó vấn đề quản lý vật liệu phải trên tinh thần triệt để tiết kiệm bảo quản tốt nguyên vật liệu để đảm bảo cho sản xuất ra các sản phẩm tốt nhất Nguyên vật liệu nhập ngoại phải thanh toán bằng ngoại tệ mà trong điều kiện hiện nay nớc ta đang còn gặp nhiều khó khăn nên việc nhập nguyên liệu đồng nghĩa với tiết kiệm ngoại tệ cho đất nớc việc sử dụng tiết kiệm.

Mặt khác, nguồn nguyên vật liệu trong nớc cũng ngày càng hạn chế do yêu cầu nguyên vật liệu ngày càng cao của nền kinh tế Do vậy, việc quản lý tốt, sử dụng có hiệu quả nguyên vật liệu là việc làm cần thiết đối với từng doanh nghiệp và toàn bộ nền kinh tế.

Vai trò của kế toán vật liệu là công cụ đắc lực của công tác quản lý vật liệu Kế toán nguyên vật liệu có đầy đủ, chính xác, kịp thời hay không có ảnh h-ởng lớn tới tình hình quản lý nguyên vật liệu của xí nghiệp Không thể nói quản lý nguyên vật liệu tốt đợc nếu công tác kế toán nguyên vật liệu cha tốt Vì vậy,

để tăng cờng và cải tiến công tác quản lý vật liệu, cần thiết phải không ngừng cải tiến và hoàn thiện công tác kế toán vật liệu.

Kế toán vật liệu là công cụ giúp lãnh đạo doanh nghiệp nắm tình hình và chủ đạo sản xuất Kế toán vật liệu có phản ánh chính xác, kịp thời, đầy đủ tình hình nguyên vật liệu một cách chính xác, biết đợc tình hình thực hiện kế hoạch về mặt thu mua, xuất dùng, tồn kho, về giá cả thu mua và tổng giá trị.

Từ đó lãnh đạo xí nghiệp đa ra đợc những quyết định quản lý phù hợp, kịp thời.

Chi phí vật liệu thờng chiếm một tỉ trọng lớn trong giá thành nên công tác kế toán nguyên vật liệu ảnh hởng và quyết định đến tính chính xác, kịp thời của hạch toán giá thành.

1.1.3 Nhiệm vụ kế toán nguyên vật liệu ở xí nghiệp

Hạch toán vật liệu là công cụ đắc lực giúp lãnh đạo xí nghiệp nắm đợc tình hình và chủ đạo sản xuất kinh doanh.

Tổ chức kế toán nguyên vật liệu là yêu cầu thiết yếu để quản lý vật liệu, thúc đẩy việc cung cấp nguyên vật liệu một cách đầy đủ kịp thời, dự trữ và sử dụng vật liệu tiết kiệm hợp lý, ngăn ngừa các hiện tợng hao hụt mất mát,lãng phí nguyên vật liệu trong các khâu của quá trình sản xuất kinh doanh Kế toán nguyên vật liệu có nhiệm vụ sau:

Sử dụng phơng pháp kế toán chi tiết thích hợp để theo dõi tình hình biến động và tồn kho của từng loại nguyên vật liệu.

Đánh giá vật liệu nhập xuất theo chế độ quy định và phù hợp với đặc điểm riêng của từng doanh nghiệp.

Lựa chọn phơng pháp thích hợp để kế toán tổng hợp tình hình biến động các loại nguyên vật liệu.

Phân bổ hợp lý giá nguyên vật liệu sử dụng cho đối tợng chịu chi phí.Tham gia công tác kiểm kê nguyên vật liệu đồng thời phản ánh kịp thời kết quả kiểm kê.

Phân tích đánh giá tình hình cung cấp, dự trữ sử dụng nguyên vật liệu ở doanh nghiệp để kịp thời có những cải tiến nhằm hoàn thiện công tác quản lý nguyên vật liệu.

1.2 Phân loại và đánh giá nguyên vật liệu

1.2.1 Phân loại vật liệu

Để tiến hành hoạt động sản xuất kinh doanh mỗi doanh nghiệp do tính chất đặc thù trong sản xuất kinh doanh nên sử dụng những vật liệu khác nhau Trong điều kiện đó đòi hỏi phải phân loại vật liệu thì mới tổ chức tốt việc quản lý và hạch toán vật liệu phân loại là sắp xếp các thứ vật liệu cùng loại với nhau theo một đặc trng nhất định nào đó thành từng nhóm để thuận lợi cho việc quản lý và hạch toán.

Vì vậy, cần phải phân loại vật liệu theo những tiêu thức nhất định để tổ chức tốt công tác quản lý, công tác kế toán vật liệu bảo đảm sử dụng có hiệu quả vật liệu trong hoạt động sản xuất kinh doanh Nhìn chung, trong các xí nghiệp sản xuất, vật liệu đợc chia thành các loại sau.

Nguyên vật liệu chính là những loại nhiên, vật liệu sau quá trình gia công chế biến nó cấu thành hình thái vật chất chủ yếu của sản phẩm Chẳng hạn, vật liệu chính trong các doanh nghiệp xây lắp là gạch, ngói, xi măng trong xí…nghiệp may là vải, trong xí nghiệp cơ khí là sắt, thép…

Nhiên liệu, vật liệu chính cũng bao gồm cả nửa thành phẩm mua ngoài với mục đích tiếp tục quá trình sản xuất, chế tạo ra sản phẩm hàng hóa.

- Vật liệu phụ là các loại vật liệu sử dụng để làm tăng chất lợng sản phẩm, hoàn chỉnh sản phẩm hoặc phụ vụ cho công việc quản lý sản xuất bao gói sản phẩm nh thuốc nhuộm, cúc áo, chỉ khâu…

- Nhiên liệu đợc sử dụng phục vụ cho công nghệ sản xuất sản phẩm cho phơng tiện vận tải, máy móc, thiết bị hoạt động trong quá trình sản xuất kinh doanh nh: xăng, dầu, than, củi, khí gas…

- Thiết bị xây dựng cơ bản: là các loại vật liệu, thiết bị phục vụ cho hoạt động xây dựng cơ bản tái tạo tài sản cố định.

- Phế liệu thu hồi là những loại vật liệu thu hồi từ quá trình sản xuất kinh doanh để sử dụng lại hoặc bán ra ngoài.

Căn cứ vào cách phân loại trên đây, do quá trình sản xuất cụ thể đợc tiến hành ở các doanh nghiệp khác nhau thì khác nhau nên việc phân định vật liệu nh trên chỉ mang tính chất tơng đối.

Để đảm bảo hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp đợc tiến hành thờng xuyên liên tục, tránh nhầm lẫn cho công tác quản lý và hạch toán về số lợng và giá trị đối với từng thứ vật liệu trên cơ sở phân loại vật liệu doanh nghiệp phải xây dựng "sổ danh điểm vật liệu" sổ danh điểm vật liệu đợc sử dụng thống nhất trong công tác quản lý và hạch toán đặc biệt trong điều kiện cơ giới hóa công tác kế toán ở doanh nghiệp.

Để tính toán phân bổ chính xác chi phí thực tế về vật liệu sản xuất kinh doanh ở các bộ phận trong xí nghiệp trong trờng hợp kế toán doanh nghiệp sử dụng giá thực tế của vật liệu, nhập, xuất kho nh sau:

1.2.2.1 Đối với vật liệu nhập kho

Giá thực tế của vật liệu nhập kho đợc xác định tùy theo nguồn nhập.

* Các nguồn nhập nguyên vật liệu:

- Do mua ngoài- Do tự sx chế biến

- Do thuê ngoài gia công chế biến

- Do nhập vốn góp liên doanh liên kết của đơn vị khác- Do nhận quà tặng biếu, viện trợ của tổ chức, cá nhân- Do nguồn khác

Công thức:

Giá vốn TT nhập kho mua ngoài

Giá mua

+ Chi phí

Thuế không đợc hoàn -

Số giảm só chiết khấu th-

ơng mại (nếu có)

-Hàng mua bị trả

lại (nếu có)

Trong đó:

* Giá mua thực tế: Giá ghi trên hoá đơn (hoá đơn, hoá đơn GTGT)

- Đối với doanh nghiệp thực hiện nộp thuế GTGT: GIá mua thực tế là giá bán có thuế giá trị gia tăng

- Đối với doanh nghiệp thực hiện nộ thuế GTGT theo phơng pháp trực tiếp hoặc không thuộc đối tợng nộp thuế GTGT, giá mua thực tế là giá có thuế.

* Chi phí mua:

- Vận chuyển, bốc vác- Chi phí thuê kho, bến bãi

- Hao hụt trong định mức cho phép

* Thuế không đợc hoàn

- Thuế nhập khẩu - Thuế tiêu thụ đặc biệt

- Chiết khấu thơng mại hàng mua

1.2.2.2 Đối với vật liệu xuất kho

Theo chuẩn mực kế toán hàng tồn kho (CMKT 02)

Giá vốn thực tế vật liệu xuất kho đợc xác định theo 1 trong 4 phơng pháp sau

xuất kho kho quyềnTrong đó:

Đơn giá BQ gia quyền =

Trị giá vốn TT vật liệu

Trị giá vốn TT vật liệu nhập kho trong kỳSố lợng vật liệu nhập kho

Số lợng vật liệu nhập kho trong kỳ

Chú ý:

- Đơn giá bình quân gia quyền tính cho từng loại, từng thứ tự vật t

- Đơn giá bình quân đợc tính cho cả kỳ dự trữ đợc gọi là đơn giá bình quân gia quyền cố định

- Đơn giá bình quân gia quyền đợc tính sau mỗi lần nhập đợc gọi là đơn giá bình quân gia quyền di động

* Phơng pháp nhập trớc xuất trớc (FIFO)

Giả định:

- Hàng nào nhập kho trớc sẽ đợc xuất trớc

- Giá vốn thực tế của hàng xuất kho đợc tính theo đơn giá của những lần nhập kho trớc

Giá vốn TT vật liệu

Số lợng xuất kho theo từng lần x

Đơn giá của những lần nhập kho trớc

* Phơng pháp nhập sau xuất trớc (LIFO)

Giả định hàng nào nhập kho sau sẽ đợc xuất trớc

Giá vốn thực tế hàng xuất kho đợc tính theo đơn giá của những lần nhập kho sau

Giá vốn TT vật liệu

Số lợng vật liệu xuất theo từng lần x

Đơn giá của những lần nhập kho sau

1.3 Kế toán chi tiết vật liệu

1.3.1 Chứng từ kế toán sử dụng

Mọi hiện tợng kinh tế xảy ra trong quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh liên quan đến việc nhập, xuất vật liệu đều phải lập chứng từ kế toán một cách đầy đủ, chính xác kịp thời theo đúng chế độ ghi chép band dầu về vật liệu, đã đợc Nhà nớc ban hành Những chứng từ kế toán phản ánh kịp thời, đầy đủ chính xác tình hình nhập xuất vật liệu và đó cũng là cơ sở để tiến hành ghi chép trên thẻ kho và trên sổ kế toán, để kiểm tra giám sát tình hình biến động và số liệu có của từng thứ vật liệu, thực tiễn quản lý có hiệu quả phục vụ kịp thời đầy đủ nhu cầu vật liệu cho hoạt động sản xuất kinh doanh.

Theo chế độ ghi chép ban đầu về vật t đã ban hành của Tổng cục thống kê, những chứng từ kế toán nhập, xuất vật liệu gồm:

- Phiếu nhập kho - Mẫu số 01 - V.T- Phiếu xuất kho - Mẫu số 02 - V.T

- Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ - Mẫu sóo 03 - V.T- Phiếu xuất V.T theo hạn mức - mẫu số 04 - V.T

- Biên bản kiểm nghiệm V.T - mẫu số 04 - V.T-Thẻ kho - Mẫu số 06 - V.T

- Phiếu báo V.T còn lại cuối kỳ - Mẫu số 07 - V.T- Biên bản kiểm kê V.T - Mẫu số 08 - V.T

Khi tổ chức kế toán ban đầu ở các doanh nghiệp cần phân công trách nhiệm cụ thể cho từng ngời lập chứng từ đối với mỗi loại chứng từ Sự thống nhất giữa các bộ phận liên quan nh vật t, kế hoạch, tài vụ là rất quan trọng…những chứng từ kế toán về việc nhập xuất vật liệu phải đợc lập theo đúng những quy định về mẫu biểu, phơng pháp, trách nhiệm ghi chép và số liệu cần thiết Tổ chức tốt khâu hạch toán ban đầu về vật t sẽ tạo điều kiện thuận lợi cho công tác hạch toán tổng hợp và chi phí vật t.

1.3.2 Kế toán chi tiết vật liệu

Kế toán chi tiết vật liệu là một công việc có khối lợng lớn, nó đòi hỏi phản ánh tình hình biến động vật t cả về số lợng và giá trị theo từng thứ vật t và theo từng kho.

Doanh nghiệp có thể lựa chọn trong 3 phơng pháp kế toán chi tiết vật t sau:

- Phơng pháp ghi thẻ song song

- Phơng pháp sổ đối chiếu luân chuyển- Phơng pháp sổ số d

Hiện nay trong các xí nghiệp sử dụng 1 trong 3 phơng pháp hạch toán chi tiết vật liệu là:

1.3.2.1 Phơng pháp ghi thẻ song song

* Nội dung phơng pháp kế toán:

- ở kho: Thủ kho theo dõi hàng ngày tình hình nhập, xuất tồn kho vật liệu theo chỉ tiêu số lợng.

- ở phòng kế toán: Kế toán vật liệu theo dõi hàng ngày tình hình nhập, xuất, tồn kho vật liệu theo chỉ tiêu số lợng và giá trị.

* Thủ tục kế toán:

+ ở kho: Hàng ngày căn cứ vào chứng từ nhập, xuất vật liệu thủ kho ghi số lợng vật liệu, thực nhập, thực xuất vào các thẻ kho liên quan và sau mỗi nghiệp vụ nhập xuất hoặc cuối mỗi ngày tính ra số tồn kho trên thẻ kho Đối với phiếu xuất vật t theo hạn mức thì sau mỗi lần xuất thủ kho phải ghi số thực xuất vào thẻ kho mà không đợi đến khi kết thúc chứng từ, mới ghi một lần Thủ kho phải thờng xuyên đối chiếu số tồn ghi trên thẻ kho với sổ vật liệu thực tế còn lại ở kho Hàng ngày, sau khi ghi thẻ kho, thủ kho phải chuyển toàn bộ chứng từ nhập xuất kho về phòng kế toán.

+ ở phòng kế toán hàng ngày định kỳ 3-5 ngày, nhân viên kế toán xuống kho kiểm tra việc ghi chép của thủ kho, sau đó ký xác nhận vào thẻ kho và nhận chứng từ nhập, xuất kho về phòng kế toán phải mở sổ (thẻ) kế toán chi tiết vật t cho từng danh điểm vật t tơng ứng với thẻ kho của từng kho Nội dung của thẻ (sổ kế toán chi tiết vật t tơng tự nh thẻ kho chỉ khác là theo dõi cả về mặt số l-ợng và giá trị Sau khi nhận đợc các chứng từ nhập xuất kho thủ kho chuyển lên, kế toán vật t phải kiểm tra từng chứng từ, ghi đơn giá và tính thành tiền rồi ghi vào sổ (thẻ) kế toán chi tiết vật t tơng ứng.

Cuối tháng, kế toán cộng sổ (thẻ) chi tiết vật t tính ra tổng số nhập, xuất tồn kho của từng loại vật liệu rồi đối chiếu với thẻ kho của thủ kho trên cơ sở đó lập bảng tổng hợp nhập xuất tồn kho vật liệu về giá trị, số lợng của từng loại vật liệu.

Phơng pháp ghi thẻ song song đơn giản, dễ hiểu, dễ làm song ghi chép còn trùng lặp nên tốn nhiều công sức Do vậy, có thể nói không phù hợp trong điều kiện kinh doanh có quy mô lớn.

Sơ đồ 1 hạch toán

Ghi chú: Ghi hàng ngàyGhi cuối ngàyĐối chiếu, kiểm tra

Sơ đồ kế toán chi tiết vật liệu theo phơng pháp thẻ song song

1.3.2.2 Phơng pháp sổ đối chiếu luân chuyển

+ Nội dung phơng pháp hạch toán:

- ở kho: Thủ kho theo dõi hàng ngày tình hình nhập xuất tồn kho vật liệu theo chỉ tiêu số lợng.

- Phòng kế toán: kế toán vật liệu theo dõi tình hình nhập xuất tồn kho vật liệu theo chỉ tiêu số lợng và giá trị vào cuối tháng.

* Thủ tục kế toán:

- ở kho: ở kho vẫn mở thẻ kho để theo dõi về mặt số lợng đối với từng loại danh điểm vật liệu nh phơng pháp ghi thẻ song song.

Chứng từ nhập xuất

Sổ chi tiết

Bảng tổng hợp chi tiết vật tSổ tổng hợp

- ở phòng kế toán: không mở sổ kế toán chi tiết mà thay vào đó chỉ mở một quyển sổ đối chiếu luân chuyển để hạch toán số lợng và giá trị của từng danh điểm vật t theo từng kho Sổ đối chiếu luân chuyển ghi mỗi tháng một lần vào cuối tháng trên cơ sở tổng hợp các chứng từ nhập xuất phát sinh trong tháng của từng danh điểm vật t, mỗi danh điểm vật t chỉ đợc ghi một dòng sổ Cuối tháng đối chiếu số lợng vật liệu, trên sổ đối chiếu luân chuyển với thẻ kho.

Với phơng pháp này khối lợng ghi chép có giảm bớt so với phơng pháp ghi thẻ song song Tuy nhiên việc ghi chép vẫn trùng lặp và công việc dồn về cuối tháng nên số liệu cung cấp không kịp thời.

Sơ đồ 2: Sơ đồ kế toán chi tiết vật liệu theo phơng pháp sổ đối chiếu luân chuyển

Ghi hàng ngàyGhi cuối ngàyĐối chiếu, kiểm traBảng kê nhập

Chứng từ nhập

Thẻ kho

Chứng từ xuất

Sổ đối chiếuluân chuyển

Bảng kê xuất

Sổ tổng hợphoặc

hoặc

1.3.2.3 Phơng pháp sổ số d

* Nội dung phơng pháp kế toán

- ở kho: Thủ kho theo dõi tình hình nhập, xuất, tồn kho vật liệu giống 2 phơng pháp trên và cuối tháng ghi sổ số d theo chỉ tiêu số lợng.

- ở phòng kế toán: kế toán theo dõi hàng ngày tình hình nhập xuất tồn kho vật liệu theo chỉ tiêu giá trị:

* Thủ tục kế toán:

- ở kho: Hàng ngày hoặc định kỳ 3-5 ngày sau khi ghi thẻ kho xong, thủ kho tập hợp toàn bộ các chứng từ nhập, xuất phát sinh trong ngày, trong kỳ và phân loại theo nhóm vật t quy định Đồng thời lập phiếu giao nhận chứng từ (lập riêng cho chứng từ nhập 1 bản, chứng từ xuất 1 bản) và giao cho kế toán kèm theo các phiếu nhập, xuất Ngoài ra, cuối tháng thủ kho còn phải ghi số lợng vật liệu tồn kho cuối tháng theo từng danh điểm vật t vào sổ số d, số d đợc kế toán mở cho từng kho và dùng cho cả năm Trớc ngày cuối tháng, kế toán giao cho thủ kho để ghi vào sổ, ghi xong thủ kho phải gửi về phòng kế toán để kiểm tra và tính toán thành tiền.

- Tại phòng kế toán:

Định kỳ nhân viên kế toán phải xuống kho để hớng dẫn và kiểm tra việc ghi chép thẻ kho của thủ kho và thu nhận chứng từ Khi nhận đợc chứng từ kế toán kiểm tra và tính giá trị tổng cộng số tiền ghi vào cột số tiền trên bảng lũy kế nhập, xuất, tồn kho vật t Bảng này lập cho từng kho, mỗi kho một tờ Số cột trong các phần nhập, xuất nhiều hay ít phụ thuộc vào số lần quy định của kế toán xuống cho thu nhận chứng từ Cuối tháng kế toán tính ra số tồn kho cuối kỳ bằng tiền của từng loại vật t trên bảng lũy kế Số tồn kho cuối tháng của mỗi loại đợc dùng để đối chiếu với sổ số d và đối chiếu với kế toán tổng hợp

Sơ đồ 3: Sơ đồ kế toán chi tiết vật liệu theo phơng pháp số d

Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi cuối thángĐối chiếu, kiểm tra

1.3.3 Các phơng pháp kế toán chi tiết vật liệu

1.3.3.1 Các phơng pháp kế toán tổng hợp vật liệu

Nh vậy, tùy theo phơng thức quản lý hoạt động nhập xuất kho vật liệu kế toán có thể sử dụng một trong hai phơng pháp kế toán tổng hợp vật liệu Phơng pháp kê khai thờng xuyên và phơng pháp kiểm kê định kỳ.

Phơng pháp kê khai thờng xuyên là phơng pháp theo dõi và phản ánh ờng xuyên, liên tục có hệ thống tình hình nhập, xuất, tồn kho vật liệu, trên sổ kế toán:

th-Trong trờng hợp áp dụng phơng pháp kê khai thờng xuyên, các tài khoản kế toán vật liệu đợc dùng để phản ánh số hiện có, tình hình biến động tăng giảm của vật liệu Vì vậy, giá trị vật liệu trên sổ kế toán có thể đợc xác định ở bất kỳ thời điểm nào trong kỳ kế toán.

Phơng pháp kê khai thờng xuyên thờng áp dụng cho các đơn vị sản xuất và các đơn vị thơng nghiệp kinh doanh các mặt hàng có giá trị lớn nh máy móc, thiết bị, hàng có kỹ thuật, chất lợng cao Phơng pháp kê khai thờng xuyên giúp cho doanh nghiệp quản lý chặt chẽ về vật liệu nói riêng và hàng tồn kho nói chung Đối chiếu số liệu kế toán với kết quả kiểm kê ở một thời điểm nào đó sẽ xác định đợc tình hình thừa thiếu vật liệu.

Bảng luỹ kế nhậpChứng từ nhập

Sổ số dưThẻ kho

Bảng kê xuấtChứng từ xuất

Sổ tổng hợp

Phơng pháp kiểm kê định kỳ là phơng pháp hạch toán căn cứ vào kết quả kiểm kê thực tế để phản ánh giá trị tồn kho cuối kỳ vật liệu trên sổ kế toán tổng hợp và từ đó tính giá trị của vật liệu đã xuất trog kỳ theo công thức.

= ±

Theo phơng pháp kiểm kê định kỳ, mọi biến động của vật liệu (nhập kho, xuất kho) không theo dõi, phản ánh trên các tài khoản kế toán hàng tồn kho Giá trị của vật liệu mua và nhập kho trong kỳ đợc theo dõi, phản ánh trên một tài khoản kế toán nói riêng TK 611 mua hàng.

1.4 Kế toán tổng hợp nhập xuất vật liệu

1.4.1 Theo phơng pháp kê khai thờng xuyên

*Đặc điểm phơng pháp kê khai thờng xuyên

- Là phơng pháp kế toán phải tổ chức ghi chép một cách thờng xuyên,

liên tục các nghiệp vụ nhập kho, xuất kho, tồn kho của vật liệu trên các tài khoản kế toán hàng tồn kho

- Việc xác định giá vốn thực tế của vật liệu xuất kho đợc tính căn cứ vào thực tế các chứng từ xuất kho và áp dụng theo các phơng pháp tính giá vốn thực tế hàng tồn kho, các quy định trong “CMKT 02” “hàng tồn kho”

- Trị giá vốn thực tế vật liệu tồn kho trên tài khoản “sổ kế toán” đợc xác định bất kỳ ở thời điểm nào trong kế toán

Công thức: Trị giá vốn thị trờng tồn

kho cuối kỳ=

Trị giá vốn thị trờng tồn kho

đầu kỳ

Trị giá vốn thị ờng nhập kho

tr-trong kỳ

-Trị giá vốn thị trờng xuất kho

trong kỳTài khoản sử dụng: TK 152 “nguyên liệu, vật liệu”

Tài khoản này phản ánh số hiện có và tình hình tăng, giảm nguyên vật liệu theo trị giá vốn thực tế (hay giá thành thực tế)

Kết cấu TK 152 Bên nợ ghi:

- Trị giá vốn thực tế của nguyên vật liệu nhập trong kỳ - Số tiền điều chỉnh tăng giá nguyên vật liệu khi đánh giá lại - Trị giá hàng hoá thừa phát hiện khi kiểm kê

- KÕt chuyÓn trÞ gi¸ vèn thùc tÕ nguyªn vËt liÖu tån kho cuèi kú tõ TK 611 sang

Sơ đồ 4: Kế toán tổng hợp nguyên vật liệu theo phơng pháp kê khai thờng xuyên

(6)TK 331

Thuế GTGT đượckhấu trừ

Trình tự kế toán vật liệu theo phơng pháp kê khai thờng xuyên đợc phản ánh qua sơ đồ nh sau:

1 Vật liệu mua ngoài đã trả tiền nhập kho

2 Vật liệu mua ngoài cha hoặc trả bằng tiền vay ngắn hạn 3 Vật liệu cha về nhập kho cuối tháng (hàng đang đi đờng) 4 Vật liệu đang đi đờng từ tháng trớc đã về nhập kho kỳ này

5 Giá vốn thực tế nguyên vật liệu xuất kho để sản xuất ra sản phẩm 6 Giá vốn thực tế nguyên vật liệu xuất kho dùng cho công tác quản lý 7 Gía vốn thực tế nguyên vật liệu xuất kho dùng cho các hoạt động khác

trong doanh nghiệp

8 Nguyên vật liệu xuất kho góp vốn liên doanh

1.4.2 Kế toán tổng hợp vật liệu theo phơng pháp kiểm kê định kỳ* Đặc điểm:

- Là phơng pháp kế toán không tổ chức ghi chép một cách thờng xuyên, liên tục các nghiệp vụ nhập kho, xuất kho, tồn kho của nguyên vật liệu trên các tài khoản nguyên vật liệu, chỉ phản ánh giá vốn thực tế của vật liệu tồn kho cuối kỳ và đầu kỳ

- Trị giá vốn thực tế của vật liệu nhập kho, xuất kho đợc phản ánh trên TK riêng

- Việc xác định giá vốn thực tế của vật liệu xuất kho không căn cứ vào các chứng từ xuất kho mà đợc căn cứ vào kết quả kiểm kê cuối kỳ để tính toán

Công thức: Trị giá vốn TT của NVL xuất

Trị giá vốn TT NVL tồn kho

đầu kỳ

Trị giá vốn TT NVL tồn kho

trong kỳ-

Trị giá vốn TT NVL tồn

kho cuối kỳ

* Tài khoản sử dụng: TK 611 "Mua hàng"

Tài khoản này dùng để phản ánh trị giá nguyên liệu, vật liệu mua vào trong kỳ và nó chỉ đợc áp dụng đối với doanh nghiệp hạch toán hàng tồn kho theo phơng pháp kiểm kê định kỳ, kết cấu và nội dung phản ánh nh sau:

TK 6111 - Mua nguyên liệu, vật liệuTK 6112 - Mua hàng hóa

Sơ đồ 5: Sơ đồ hoạch toán tổng hợp vật liệu theo phơng pháp kiểm kê định kỳ.

1.4.3 Hệ thống sổ kế toán sử dụng trong kế toán tổng hợp vật liệu

Tùy theo phơng pháp hạch toán tổng hợp và hình thức sổ kế toán mà đơn vị đã chọn để xác định khối lợng công tác kế toán và từ đó tổ chức hệ thống ghi sổ tổng hợp vật liệu phù hợp nhất.

Nếu đơn vị sử dụng hình thức "Nhật ký chung" thì quá trình hạch toán vật liệu sẽ thể hiện trên các sổ chi tiết, sổ nhập ký chung (có thể thêm sổ nhật ký mua hàng, sổ cái TK 152 và đ… ợc mô tả qua sơ đồ sau:

Sơ đồ 6: Sơ đồ hạch toán tổng hợp vật liệu theo hình thức sổ nhật ký chung

Ghi chú: Ghi hàng ngàyGhi cuối thángĐối chiếu, kiểm tra

Nếu đơn vị sử dụng hình thức "Chứng từ ghi sổ" cần phải xác định hớng mở chứng từ ghi sổ nghiệp vụ, xuất,có thể mở chung hoặc mở riêng cho 2 nghiệp vụ này Theo hình thức này, quy trình hạch toán tổng hợp vật liệu đợc phản ánh qua sơ đồ sau:

Nhật ký mua hàngChứng từ nhập, xuất

Nhật ký mua hàng

Sổ chi tiết

Sổ cái TK 152

Bảng cân đối TK dòng TK 152

Báo cáo kế toán

Sơ đồ 7: Sơ đồ kế toán tổng hợp vật liệu theo hình thức Chứng từ ghi sổ.

Ghi chú: Ghi hàng ngàyGhi cuối thángĐối chiếu, Kiểm tra

Lập chứng từ ghi sổChứng từ nhập, xuất

Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ

Sổ chi tiết

Sổ cái TK 152

Bảng cân đối TK dòng TK 152

Báo cáo kế toán

Chơng 2

Tình hình thực tế về tổ chức Kế toán nguyên vật liệu xí nghiệp đầu máy Hà Nội2.1 Đặc điểm chung tình hình của xí nghiệp

2.1.1 Quá trình hình thành và phát triển của xí nghiệp

Xí nghiệp đầu máy Hà Nội là đơn vị trực thuộc liên hợp I đờng sắt Việt Nam quản lý và cung cấp sức kéo lớn của ngành đờng sắt Việt Nam.

Xí nghiệp đầu máy Hà Nội có hai nhiệm vụ cơ bản là vận dụng đầu máy để kéo tàu cho đúng yêu cầu của công tác chạy tàu và sửa chữa thờng xuyên các loại đầu máy nhằm bù đắp lại những h hỏng do vận dụng gây nên.

Cho đến nay xí nghiệp đã trải qua 60 năm xây dựng và phát triển, xí nghiệp đầu máy Hà Nội đã trởng thành qua một chặng đờng đầy thử thách Xí nghiệp đã trải qua hai cuộc kháng chiến chống Pháp và chống Mỹ Đề pô hỏa xa Hà Nội tiền thân của Xí nghiệp đầu máy Hà Nội bị giặc chiếm đóng để phục vụ chiến tranh Ngày nay, Việt Nam chuyển đổi từ nền kinh tế tập trung bao cấp sang nền kinh tế nhiều thành phần có sự điều tiết của Nhà nớc Nhận thức sâu sắc và nắm bắt kịp thời những quan điểm, chủ trơng đổi mới của Đảng và Nhà nớc và biện pháp nhằm xóa bỏ bao cấp, hạch toán kinh doanh theo cơ chế thị tr-ờng, nâng cao chất lợng vận tải và phát triển mạng lới giao thông vận tải, xây dựng cơ sở hạ tầng theo đất nớc.

* Kết quả hoạt động kinh doanh 2005

Thuế thu nhập doanh nghiệp phải nộp Triệu đồng 88315432

Nh vậy, với các đặc điểm vừa vận dụng vừa sửa chữa đầu máy, cơ cấu tổ chức sản xuất của xí nghiệp đợc phân thành 2 khối, đó là: Khối vận dụng và khối sửa chữa đợc thể hiện qua sơ đồ:

Sơ đồ 8: Sơ đồ cơ cấu tổ chức sản xuất của xí nghiệp đầu máy Hà Nội

* Khối vận dụng:

- Phân đoạn vận dụng đầu máy Hà Nội phụ trách chạy tàu các chuyến Hà Nội - Hải Phòng, Hà Nội - Vinh, Hà Nội - Đồng Hới, Hà Nội - Quán Triều, Hà Nội - Đồng Đăng, Hà Nội - Đà Nẵng Phân đoạn gồm có 8 đội lái máy trong đó: 1 đội lái máy hơi nớc, 3 đội lái máy tiệp, 3 đội lái máy TY7.

Các trạm đầu máy gồm có: Đồng Đăng, Ninh Bình, Hải Phòng Giáp Bát Ngoài ra, còn có các trạm đại diện ở Thanh Hóa, Đồng Hới để giao ban.

Phân đoạn vận dụng đầu máy Yên Viên gồm có: 1 đội lái máy, 1 đội lái máy hơi nớc và 1 đội lái máy diezen phụ trách toàn bộ chạy tàu trên khổ đờng 1435 và đờng vòng Dới các trạm đội là các tổ và bạn lái máy.

* Khối sửa chữa:

- Phân xởng sửa chữa đầu máy hơi nớc 1000 tại Hà Nội, phân xởng của chữa đầu máy hơi nớc 1435 tại Yên Viên.

- Phân xởng sửa chữa đầu máy TY7 tại Hà Nội - Phân xởng sửa chữa đầu máy Đ12E tại Hà Nội

Xí nghiệp dầu máy Hà Nội

* Khối vận dụng- Phân đoạn vận dụng

đầu máy Hà Nội.- Phân đoạn vận dụng

đầu máy Yên Viên

* Khối sửa chữa

- PX sửa chữa đầu máy hơi nước- PX sửa chữa đầu máy TY7- PX sửa chữa đầu 12E- PX sửa chữa Yên Viên- PX nhiên liệu

- PX Cơ khí phụ tùng- PX cơ điện nước- Đội kiến trúc

- Phân xởng cơ khí phụ tùng nh gia công, cắt gọt kim loại, hàn, rèn, chế tạo các phụ tùng tại Hà Nội.

- Phân xởng cơ điện nớc, sửa chữa các trang bị cấp điện, nớc trong toàn xí nghiệp và làm công tác vận hành máy cấp nớc kể cả trạm ở dọc đờng.

- Phân xởng nhiên liệu mua sắm cấp phát, bảo quản nhiên liệu và áp tải nhiên liệu.

Ngoài ra, còn có đội kiến trúc làm nhiệm vụ duy tu nhà xởng, xây dựng nhà ở mới.

2.1.3 Đặc điểm tổ chức quản lý của xí nghiệp

Hệ thống bộ máy quản lý của xã hội mang tính chất tập trung và thông qua nhiều cấp hệ thống quản lý của xí nghiệp bao gồm 1 Giám đốc, 4 phó giám đốc và hệ thống các phòng ban.

Giám đốc: Chịu trách nhiệm chỉ đạo và quản lý chung tất cả mọi việc trong xí nghiệp.

Phó giám đốc tổng hợp: phụ trách và quản lý các phòng chức năngPhó giám đốc sửa chữa: phụ trách các phân xởng sửa chữa đầu máy

Phó giám đốc phụ trách vật t, nhiên liệu: phụ trách việc quản lý vật t nhiên liệu và các tổ dịch vụ.

Phó giám đốc vận tải: Phụ trách công việc tải hành khách, hàng hóa và quản lý hai phân đoạn vận dụng ở Hà Nội và Yên Viên.

Phòng thống kê kế hoạch: là phòng có nhiệm vụ tham mu cho giám đốc, phụ trách việc lập và theo dõi thực hiện kế hoạch sản xuất kỹ thuật tài chính của xí nghiệp.

Phòng tổ chức lao động: có nhiệm vụ quản lý toàn bộ lao động của xí nghiệp, các công tác liên quan đến định mức lao động, tiền lơng, tiền thởng cho công nhân.

Phòng tài vụ: Quản lý tiền và hàng của xí nghiệp dới sự lãnh đạo của kế toán trởng, tham mu cho giám đốc về kế hoạch chi tiêu và quản lý vốn, trực tiếp trả lơng cho cán bộ công nhân viên trong xí nghiệp.

Phòng hành chính tổng hợp: có nhiệm vụ tham mu cho giám đốc về công tác bảo vệ trật tự an ninh xí nghiệp, công tác quân sự, phòng cháy chữa cháy, công tác văn th, đánh máy, quản lý nhà ở…

Phòng kỹ thuật: là phòng quản lý kỹ thuật và công nghệ sản xuất của xí nghiệp, tham mu cho giám đốc những đề tài, sáng kiến cải tiến hớng dẫn công nghệ sửa chữa đầu máy ở các xí nghiệp.

Phòng KCS: trực tiếp kiểm tra các chi tiết, phụ tùng gia công, công việc lắp ráp các bộ phận của đầu máy đợc sửa chữa từ giai đoạn đầu đến giai đoạn cuối.

Phòng hóa nghiệm: Chịu trách nhiệm phân tích mẫu nhiên liệu, dầu, mỡ và các hóa chất của xí nghiệp.…

Phòng vật t điều độ: Tham mu cho giám đốc về kế hoạch và mua sắm vật t phụ tùng cho công tác sửa chữa đầu máy của xí nghiệp Ngoài ra, phòng còn quản lý về tiến độ sửa chữa xây dựng và chỉ đạo thực hiện tiến độ sửa chữa đầu máy.

Phòng y tế: có nhiệm vụ chăm lo sức khỏe cho cán bộ CNV toàn xí nghiệp.

Cơ cấu tổ chức quản lý của xí nghiệp đợc thể hiện qua sơ đồ sau:

Sơ đồ bộ máy hoạt động của xí nghiệp đầu máy Hà NộiGiám Đốc

Phó giám đốcVận tải

Phó giám đốc tổng hợp

Phó giám đốc

Vật tư - Dịch vụ Phó giám đốcsửa chữa

Xí nghiệp Hà Lào

Phân xưởng vận

dụng Hà Nội

Trạm đầu máyĐồng ĐăngTrạm

đầu máy Hải Phòng

Phòngthống kê kế hoạch

Phòngtổ chức lao động

Phòng tài vụPhòng kỹ thuật Phòng hoá nghiệm

Phòng KCSPhòng Y tếPhòng hành chính

tổng hợp

Phòng vật tưđiều độ

Phân xưởng Nhiên liệu

Các tổdịch vụ

Phân xưởng sửa chữa đầu máy D12E

Phân xưởng sửa chữa đầu máy

Phân xưởng sửa chữa đầu máy

Đổi MớiPhân xưởng cơ khí phụ tùng

Phân xưởng cơ khí điện nước

2.1.4 Tổ chức công tác kế toán ở xí nghiệp

2.1.4.1 Bộ máy kế toán

Bộ máy kế toán của xí nghiệp đợc hình thành và phát triển cùng với quá trình phát triển của xí nghiệp với hình thức kế toán tập trung, bộ máy kế toán gồm có 11 ngời đều ở phòng kế toán Hiện nay, tổ chức nh thế là hoàn toàn phù hợp với mô hình tập trung của bộ máy quản lý ở xí nghiệp Nh vậy, tham mu cho giám đốc chỉ đạo thực hiện toàn bộ công tác kế toán tài chính, thu nhập, xử lý và cung cấp thông tin kinh tế phục vụ cho công tác quản lý và phân công lao động trong bộ máy kế toán.

Mô hình bộ máy kế toán của xí nghiệp đầu máy đợc biểu diễn theo sơ đồ sau:

Sơ đồ 10: Sơ đồ bộ máy kế toán của xí nghiệp

2.1.4.2 Công tác kế toán

Để phát huy chức năng và vai trò quan trọng trong công tác quản lý hoạt động sản xuất kinh doanh của xí nghiệp, đòi phải tổ chức công tác kế toán khoa học, hợp lý, nhằm cung cấp thông tin một cách kịp thời đầy đủ và chính xác đáp ứng yêu cầu của cơ chế quản lý nền kinh tế thị trờng có sự điều tiết của Nhà n-ớc.

Kế toán trưởng

Kế toán tổng hợp

Kế toán thanh

Kế toán

tiền mặt

Thủ quỹ

Kế toán nguyên vật liệu

Kế toán tài

sản cố định

Kế toán tiền lương

Phụ tùng máy

vi tính