Khi phát sinh nhu cầu vật liệu:
- Tiếp liệu viên (tại phòng vật t) trình danh sách vật liệu cần mua và bản báo giá cho Giám đốc và Trởng phòng ký duyệt sau đó xuống phòng tài vụ để viết giấy tạm ứng lĩnh tiền mua vật t (nếu trả tiền luôn).
- Khi nhận đợc hoá đơn ngời bán gửi hàng tới hoặc tiếp liệu viên của xí nghiệp đem về, phòng vật t phải kiểm tra đối chiếu lại với từng hợp đồng hoặc kế hoạch thu mua để quyết định nhận hàng.
Hoá đơn (GTGT)
Ngày 8 tháng 4 năm 2005
Mẫu 01 GTKT-3L Số 1892
Đơn vị bán hàng: Công ty vật liệu điện và DCCK Số tài khoản:
Họ và tên ngời mua hàng: Phạm Văn Hng Đơn vị: xí nghiệp đầu máy Hà Nội
Hình thức thanh toán: 30 ngày
STT Tên hàng hoá, dịch vụ ĐVT Số lợng Đơn giá Thành tiền 1 Sơ mi xi lanh động cơ cái 100 1.161.000 116.100.000
Cộng tiền hàng 116.100.000
Thuế suất GTGT Tiền thuế GTGT 5.805.000
Tổng cộng tiền thanh toán 121.905.000
Số tiền viết bằng chữ: Một trăm hai mốt triệu chín trăm linh năm nghìn đồng.
Ngời mua
(Ký, họ tên) Ngời viết hoá đơn(Ký, họ tên) (Ký, họ tên)Thủ kho Kế toán trởng(Ký, họ tên) (Ký, họ tên)Giám đốc
- Trớc khi nhập kho vật liệu phải tiến hành kiểm nghiệm thông qua ban kiểm nghiệm. Ban kiểm nghiệp gồm ngời phụ trách cung tiêu, thủ kho, ngời giao hàng, họ tiến hành kiểm tra về số lợng, chất lợng quy cách vật liệu và ghi vào "Biên bản kiểm nghiệm".
Biên bản kiểm nghiệm
(Vật t, sản phẩm, hàng hoá) Mẫu số 05-VT Ngày 8 tháng 4 năm 2005
Căn cứ: Hoá đơn số 1892 ngày 8 tháng 4 năm 2005 Của: Công ty VL và DCCK
Ban kiểm nghiệm gồm: Ông, bà: Phạm Văn Kiên - Trởng ban Ông, bà: Lê Văn Tiến - Uỷ viên
Ông, bà: Phạm Thị Hải - Uỷ viên Đã kiểm nghiệm các loại:
STT cách vật t (sản phẩm, Tên, nhãn hiệu, quy hàng hoá) Đơn vị tính Số lợng theo chứng từ
Kết quả kiểm nghiệm Số lợng đúng quy cách Số lợng không đúng quy cách Ghi chú
1 Sơ mi xi lanh động cơ cái 100 100 0
ý kiến của ban kiểm nghiệm: đủ tiêu chuẩn Trởng ban
(Ký, họ tên) (Ký, họ tên)Uỷ viên (Ký, họ tên)Uỷ viên
Đại diện tài vụ
(Ký, họ tên)
Ngời mua hàng
(Ký, họ tên)
Thủ kho
(Ký, họ tên)
- Căn cứ vào biên bản nghiệm thu vật t, tiếp liệu viên lập phiếu nhập kho, gồm 2 liên (một liên đợc giao cho tiếp liệu viên giữ).
- Thủ kho nhận một liên của phiếu nhập kho, thủ kho tiến hành kiểm nhận vật liệu nhập kho, ghi số lợng thực nhận và cùng ngời giao hàng ký tên vào 2 bản. Đồng thời ghi vào thẻ kho rồi chuyển lên phòng kế toán.
phiếu nhập kho Số: 1257 Ngày 8 tháng 4 năm 2005
Họ và tên ngời giao hàng: Phạm Văn Hng Theo hoá đơn số: 1892
Của: Công ty VL điện và DCCK Nhập tại kho: Tiệp
STT quy cách vật t (sản Tên, nhãn hiệu,
phẩm, hàng hoá) Mã số Đơn vị tính
Số lợng Theo
chứng từ Thực nhập
Đơn giá Thành tiền 1 Sơ mi xi lanh
động cơ
15751 cái 100 100 0
Nhập ngày 8 tháng 4 năm 2005
Phụ trách cung tiêu
(Ký, họ tên) Ngời giao hàng(Ký, họ tên) (Ký, họ tên)Thủ kho
Nhiên liệu của xí nghiệp do phân xởng nhiên liệu có trách nhiệm mua sắm bảo quản và điều phối đến các trạm nhiên liệu. Hiện nay, phân xởng nhiên liệu quản lý 8 trạm nhiên liệu thuộc 5 tuyến đờng mà xí nghiệp đảm nhận chạy tàu.
Nhiên liệu mua về sẽ đợc chuyển thẳng đến các trạm hoặc nhập kho nhiên liệu tại Hà Nội. Rồi sau đó đợc chuyển đến các trạm nhiên liệu. Khi nhiên liệu đợc đa tới các trạm, sau khi kiểm nghiệm, tiếp liệu viên không tiến hành lập phiếu nhập kho mà lập biên bản nghiệm thu nhiên liệu khoáng vật thể rắn lỏng trên đó ghi số lợng theo phiếu vận chuyển và số thực nhập. Biên bản nghiệm thu này cùng với hoá đơn sẽ là căn cứ để kế toán ghi sổ nguyên vật liệu.
Biên bản nghiệm thu nhiên liệu khoáng vật thể rắn và lỏng
Đơn vị: Trạm Thanh Hoá Ngày 11 tháng 4 năm 2005 Số hiệu vật liệu Ga gửi Số toa xe Số phiếu vận chuyển Tên nhiên liệu và nhãn hiệu Trọng lợng Theo phiếu vận chuyển Theo thực tế
Theo giá của ngời cung
ứng
Theo giá mục lục Giá 1
tấn Thành tiền Giá 1 tấn Thành tiền Vinh 332/20 5143 Than 40.000 40.00 0 Ngời giao (Ký, họ tên) Ngời nhận (Ký, họ tên) 2.2.4 Thủ tục chứng từ xuất vật liệu:
Khi có nhu cầu sử dụng vật t:
- Đơn vị có nhu cầu sẽ viết phiếu lĩnh vật t (gồm 2 liên: Một liên đợc đa phòng kế hoạch lu, một liên chuyển lên phòng vật t để duyệt).
- Ngời lĩnh vật t đem phiếu lĩnh vật t đã đợc duyệt xuống kho để lĩnh vật t.
- Thủ kho sau khi kiểm tra sẽ xuất vật t, ghi số thực nhập vào phiếu lĩnh và thẻ kho.
- Định kỳ 3-5 ngày, kế toán nguyên vật liệu sẽ thu nhận chứng từ, tính ra giá trị vật t xuất kho (giá hạch toán) và phản ánh vào phiếu lĩnh vật t cuối kỳ tiến hành ghi sổ kế toán và bảo quản lu chứng từ.
Phiếu lĩnh vật t
Ngày 21 tháng 4 năm 2005
Mẫu số: 06-VT Số: 1274
Tên đơn vị lĩnh: Tổ động cơ Lý do lĩnh: Sửa chữa máy 646 Lĩnh tại kho: Tiệp
Danh điểm
vật t
Tên, nhãn hiệu, quy cách vật t Số lợng Xin lĩnh Thực phát
Giá đơn vị Thành tiền Ghi chú 15751 Sơ mi xi lanh động cơ 6 6 1.161.000 6.966.000
Cộng thành tiền (viết bằng chữ): Sáu triệu chín trăm sáu sáu nghìn đồng Phụ trách cung tiêu (Ký, họ tên) Thủ kho (Ký, họ tên) Ngời nhận (Ký, họ tên) Phụ trách đơn vị (Ký, họ tên)
- Ngoài ra xí nghiệp còn sử dụng phiếu xuất kho vật liệu cho công việc khác nh đi gia công ngoài hoặc gia công tại xí nghiệp.
Xuất 45 ắc quy axit mới với nguyên giá 500.000đ/bình ra khỏi kho để nạp điện, lúc đó thủ kho sẽ trừ thẻ kho. Giá nạp điện 100.000đ/bình. Sau khi nạp điện xong nhập lại kho, lúc này thủ kho sẽ ghi thẻ kho khác là 600.000đ/bình.
Phiếu xuất vật liệu cho việc khác Số: 05 Ngày 21 tháng 4 năm 2005
Lý do xuất: nạp mới ắc quy cho máy 2006RK Thể thức thanh toán. Số điểm danh Tên và quy cách vật liệu Đơn vị
tính Số lợng Đơn giá Thành tiền Ghi chú 01 ắc quy axit bình 45 500.000 22.500.000
Cộng thành tiền (viết bằng chữ): Hai hai triệu năm trăm nghìn đồng. Thủ trởng đơn vị
(Ký, họ tên) (Ký, họ tên)Ngời nhận Kế toán trởng(Ký, họ tên) (Ký, họ tên)Thủ kho Ban cung cấp(Ký, họ tên)
Việc xuất nhiên liệu cũng đợc tiến hành tơng tự nh xuất các loại vật t khác. Ngời lĩnh nhiên liệu là những công nhân lái máy. Đối với than và dầu diezel chạy đầu máy thì khi xuất, phân xởng nhiên liệu sẽ lập phiếu lĩnh vật t còn khi xuất dầu bôi trơn thì lập Giấy yêu cầu hàng ngày. Các chứng từu này do phân xởng nhiên liệu quản lý, định kỳ sẽ đợc chuyển lên phòng kế toán. Đồng thời việc xuất nhiên liệu còn đợc thể hiện trên tờ cơ báo do tài xế giữ, cơ báo này phản ánh các thông tin về đầu máy trong hành trình chạy máy bao gồm cả việc sử dụng nhiên liệu.
Theo phơng pháp này, trong kỳ sẽ xuất nhiên liệu kế toán chỉ phản ánh số lợng, đến cuối kỳ, sau khi tính đợc hệ số giá cho các loại nhiên liệu, kế toán sẽ tính ra giá thực tế của nhiên liệu xuất dùng trong kỳ