Tổ chức và vận hành hệ thống kế toán vật liệu tại Nhà máy đầu máy Hà Nội

Kế toán chi tiết vật liệu 1. Chứng từ kế toán sử dụng

Mọi hiện tợng kinh tế xảy ra trong quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh liên quan đến việc nhập, xuất vật liệu đều phải lập chứng từ kế toán một cách đầy đủ, chính xác kịp thời theo đúng chế độ ghi chép band dầu về vật liệu,. Những chứng từ kế toán phản ánh kịp thời, đầy đủ chính xác tình hình nhập xuất vật liệu và đó cũng là cơ sở để tiến hành ghi chép trên thẻ kho và trên sổ kế toán, để kiểm tra giám sát tình hình biến động và số liệu có của từng thứ vật liệu, thực tiễn quản lý có hiệu quả phục vụ kịp thời đầy. Sự thống nhất giữa các bộ phận liên quan nh vật t, kế hoạch, tài vụ là rất quan trọng… những chứng từ kế toán về việc nhập xuất vật liệu phải đợc lập theo đúng những quy định về mẫu biểu, phơng pháp, trách nhiệm ghi chép và số liệu cần thiết.

+ ở kho: Hàng ngày căn cứ vào chứng từ nhập, xuất vật liệu thủ kho ghi số lợng vật liệu, thực nhập, thực xuất vào các thẻ kho liên quan và sau mỗi nghiệp vụ nhập xuất hoặc cuối mỗi ngày tính ra số tồn kho trên thẻ kho. + ở phòng kế toán hàng ngày định kỳ 3-5 ngày, nhân viên kế toán xuống kho kiểm tra việc ghi chép của thủ kho, sau đó ký xác nhận vào thẻ kho và nhận chứng từ nhập, xuất kho về phòng kế toán phải mở sổ (thẻ) kế toán chi tiết vật t cho từng danh điểm vật t tơng ứng với thẻ kho của từng kho. Cuối tháng, kế toán cộng sổ (thẻ) chi tiết vật t tính ra tổng số nhập, xuất tồn kho của từng loại vật liệu rồi đối chiếu với thẻ kho của thủ kho trên cơ sở đó lập bảng tổng hợp nhập xuất tồn kho vật liệu về giá trị, số lợng của từng loại vật liệu.

Kế toán tổng hợp nhập xuất vật liệu 1. Theo phơng pháp kê khai thờng xuyên

Theo phơng pháp kiểm kê định kỳ, mọi biến động của vật liệu (nhập kho, xuất kho) không theo dõi, phản ánh trên các tài khoản kế toán hàng tồn kho. - Là phơng pháp kế toán không tổ chức ghi chép một cách thờng xuyên, liên tục các nghiệp vụ nhập kho, xuất kho, tồn kho của nguyên vật liệu trên các tài khoản nguyên vật liệu, chỉ phản ánh giá vốn thực tế của vật liệu tồn kho cuối kỳ và đầu kỳ. - Việc xác định giá vốn thực tế của vật liệu xuất kho không căn cứ vào các chứng từ xuất kho mà đợc căn cứ vào kết quả kiểm kê cuối kỳ để tính toán.

Hệ thống sổ kế toán sử dụng trong kế toán tổng hợp vật liệu Tùy theo phơng pháp hạch toán tổng hợp và hình thức sổ kế toán mà đơn vị đã chọn để xác định khối lợng công tác kế toán và từ đó tổ chức hệ thống ghi sổ tổng hợp vật liệu phù hợp nhất. Phân đoạn vận dụng đầu máy Yên Viên gồm có: 1 đội lái máy, 1 đội lái máy hơi nớc và 1 đội lái máy diezen phụ trách toàn bộ chạy tàu trên khổ đờng 1435 và đờng vòng. - Phân xởng cơ điện nớc, sửa chữa các trang bị cấp điện, nớc trong toàn xí nghiệp và làm công tác vận hành máy cấp nớc kể cả trạm ở dọc đờng.

Phòng thống kê kế hoạch: là phòng có nhiệm vụ tham mu cho giám đốc, phụ trách việc lập và theo dõi thực hiện kế hoạch sản xuất kỹ thuật tài chính của xí nghiệp. Phòng tổ chức lao động: có nhiệm vụ quản lý toàn bộ lao động của xí nghiệp, các công tác liên quan đến định mức lao động, tiền lơng, tiền thởng cho công nhân. Phòng tài vụ: Quản lý tiền và hàng của xí nghiệp dới sự lãnh đạo của kế toán trởng, tham mu cho giám đốc về kế hoạch chi tiêu và quản lý vốn, trực tiếp trả lơng cho cán bộ công nhân viên trong xí nghiệp.

Phòng hành chính tổng hợp: có nhiệm vụ tham mu cho giám đốc về công tác bảo vệ trật tự an ninh xí nghiệp, công tác quân sự, phòng cháy chữa cháy, công tác văn th, đánh máy, quản lý nhà ở…. Phòng kỹ thuật: là phòng quản lý kỹ thuật và công nghệ sản xuất của xí nghiệp, tham mu cho giám đốc những đề tài, sáng kiến cải tiến hớng dẫn công nghệ sửa chữa đầu máy ở các xí nghiệp. Phòng KCS: trực tiếp kiểm tra các chi tiết, phụ tùng gia công, công việc lắp ráp các bộ phận của đầu máy đợc sửa chữa từ giai đoạn đầu đến giai đoạn cuèi.

Nh vậy, tham mu cho giám đốc chỉ đạo thực hiện toàn bộ công tác kế toán tài chính, thu nhập, xử lý và cung cấp thông tin kinh tế phục vụ cho công tác quản lý và phân công lao. Là xí nghiệp thành viên của xí nghiệp liên hợp vận tải đờng sắt với hai nhiệm vụ chính là vận hành và sửa chữa đầu máy không có kế hoạch thu mà chỉ có kế hoạch chi. Hàng quý, hàng năm xí liên hợp I sẽ giao cho xí nghiệp 1 kế hoạch công việc vận tải bao gồm km và bao nhiêu km tổng trọng và đi kèm với kế hoạch công việc là kế hoach chi nh gồm các khoản mục chi phí: vật liệu, nhiên liệu, lơng BHXH, dịch vụ mua ngoài, chi phí khác.

Thực trạng về tổ chức công tác kế toán và phân tích vật liệu 1. Đặc điểm vật liệu của xí nghiệp

Đánh giá chung về thực trạng công tác quản lý kế toán nguyên vật liệu ở xí nghiệp

Ưu điểm lớn nhất trong tổ chức kế toán toàn xí nghiệp là tính hiệu quả và tính chính xác cùng với sự phối hợp chặt chẽ với các phòng ban liên quan. Tính hiệu quả thể hiện trớc hết trong phân công lao động kế toán với một khối lợng công tác kế toán rất lớn đặc biệt là công tác kế toán vật liệu (hạch toán tình hình biến động của hàng nghìn loại), số lợng lao động kế toán thực hiện thì ít nhng do sự nỗ lực của kế toán cũng nh sự phối hợp chặt chẽ của các phòng ban liên quan trong quá trình kiểm tra đối chiếu, số liệu kế toán luôn đợc phản ánh kịp thời phản ánh. Việc tổ chức chứng từ ban đầu cùng với hạch toán chi tiết cụ thể giúp cho hoạt động quản lý cũng nh hạch toán tổng hợp vật liệu đạt hiệu quả.

Chứng từ ban đầu gồm nhiều loại phù hợp với đặc điểm vật liệu, phù hợp với yêu cầu quản lý vật liệu theo kho quản lý vật liệu theo trạm nhiên liệu. Mặt khác tổ chức kế toán tổng hợp VI tại xí nghiệp, rất khoa học, tiết kiệm lao động kế toán, đáp ứng yêu cầu hạch toán của đơn vị cấp trên, đảm bảo hàng quý nộp quyết toán lên đơn vị cấp trên trong đó có chi phí vật liệu đợc phân bổ theo khoản mục của ngành. Ghi nh vậy cha đỳng với chế độ kế toỏn và khụng phản ỏnh rừ đợc giỏ.

Hiện nay xí nghiệp thực hiện đồng thời 2 phơng pháp tính giá vật liệu nh vậy là cha đảm bảo tính thống nhất. Cụ thể đối với vật liệu chính, phụ tùng, xí nghiệp ghi sổ theo giá hạch toán, cuối kỳ sau khi tính hệ số giá sẽ thực hiện điều chỉnh. Đối với nhiên liệu khi nhập kho kế toán ghi theo giá thực tế, khi xuất tính giá theo phơng pháp bình quân gia quyền.

Hơn nữa khi sử dụng phơng pháp bình quân gia quyền để tính giá nhiên liệu xuất thì chỉ đến cuối kỳ mới tính đợc tổng giá trị nhiên liệu. Do vậy không phản ánh đợc tình hình biến động nhiên liệu về giá trị một cách thờng xuyên làm ảnh hởng tới việc cung cấp thông tin quản lý. Hệ thống sổ kế toán tại xí nghiệp là hệ thống sổ NKC thống nhất trong toàn ngành, nhng khi nhập dữ liệu vào máy vi tính xí nghiệp sử dụng chứng từ ghi sổ.

Với quy mô hoạt động của xí nghiệp là lớn, lao động kế toán đợc phân công theo phần hành thì việc sử dụng chứng từ ghi sổ để vào dữ liệu là hợp lý, song sự kết hợp giữa chứng từ ghi sổ và NKC trong hệ thống kế toán tại xí.

Một số ý kiến nhằm hoàn thiện tổ chức kế toán vật liệu ở xí nghiệp

Bởi vì nó phù hợp với sự phân công lao động kế toán theo phần hành, dễ dàng cập nhật chứng từ, đảm bảo sự kết hợp có hiệu quả giữa kế toán máy và kế toán thủ công.