Hoàn thiện công tác kế toán bán hàng và XĐKQ bán hàng tại Công ty TNHH Việt Mai

Hoàn thiện công tác kế toán bán hàng và XĐKQ bán hàng tại Công ty TNHH Việt Mai

-Lời mở đầu

Trong nền kinh tế thị trờng hiện nay, tiêu thụ hàng hoá, sản phẩm dịch vụ là vấn đề cốt yếu của doanh nghiệp, là khâu tất yếu của quá trình tái sản xuất hàng hoá Tiêu thụ đợc coi là mạch máu của hoạt động lu thông hàng hoá theo cơ chế thị trờng Sản phẩm, hàng hoá, dịch vụ qua khâu bán hàng để tiếp tục sản xuất đi vào tiêu dùng cá nhân, nếu khâu tiêu thụ bị ách tắc sẽ dẫn tới khủng hoảng sản xuất và tiêu dùng Bán hàng gắn liền với hoạt động sản xuất hàng hoá không thể nói đến sản xuất hàng hoá mà không nói đến khâu bán hàng.

Kế toán là công cụ quản lý, điều hành các hoạt động kinh tế kiểm tra bảo vệ tài sản, sử dụng nguồn vốn nhằm đảm bảo quyền chủ động trong hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp Công tác kế toán đợc chia làm nhiều khâu, nhiều phần nhng chúng có mối liên hệ hữu cơ gắn bó tạo thành một hệ thống quản lý thực sự có hiệu quả cao

Nhận thức đợc tầm quan trọng của công tác tổ chức đẩy nhanh tiêu thụ hàng

hoá, làm tăng thu nhập, tích luỹ cho doanh nghiệp, em đã chọn đề tài: "Hoàn thiện công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng tại Công ty TNHH Việt Mai".

Dới sự hớng dẫn của ThS Dơng Nhạc và sự giúp đỡ của các cô chú trong phòng kế toán của Công ty TNHH Việt Mai Em đã hoàn thành luận văn với nội dung gồm 3 chơng.

Chơng I Lý luận chung về kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng tại doanh nghiệp kinh doanh thơng mại.

Chơng II Thực trạng công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng tại Công ty TNHH Việt Mai.

Chơng III Một số giải pháp hoàn thiện công tác bán hàng và xác định kết quả bán hàng tại Công ty TNHH Việt Mai.

2 ý nghĩa của bán hàng

Bán hàng là một khâu tất yếu khách quan, nó quyết định sự tồn tại và phát triển của doanh nghiệp Nó có ý nghĩa quan trọng đối với nền kinh tế quốc dân nói chung và với doanh nghiệp nói riêng.

Đối với nền kinh tế quốc dân: Bán hàng là khâu cốt yếu trong quá trình lu thông hàng hoá, nó kích thích nhu cầu và luôn tạo ra nhu cầu mới Thông qua khâu lu thông ngời ta có thể dự đoán đợc nhu cầu xã hội nói chung và nhu cầu của thị trờng nói riêng.

Đối với doanh nghiệp: Thực hiện tốt khâu bán hàng là khâu quyết định sự tồn tại và phát triển của doanh nghiệp Hàng hoá đợc thực hiện thông qua trao đổi tức là ngời tiêu dùng đã chấp nhận hàng hoá do doanh nghiệp bán ra Hoạt động bán hàng thể hiện mối quan hệ giữa doanh nghiệp với ngời tiêu dùng, giúp doanh nghiệp ngày càng phát triển và cung cấp hàng hoá để thoả mãn nhu cầu xã hội.

3 Yêu cầu quản lý bán hàng

Hiện nay trong điều kiện nền kinh tế có sự cạnh tranh gay gắt giữa các doanh nghiệp với nhau, đặt mỗi doanh nghiệp trớc những thách thức to lớn đòi hỏi tự bản

thân của doanh nghiệp phải lựa chọn cho mình chính sách sản phẩm, chính sách tiêu thụ đúng đắn nhằm đáp ứng yêu cầu đa dạng của thị trờng vừa nâng cao hiệu quả kinh doanh Chính vì vậy, việc tiêu thụ hàng hoá có vai trò hết sức quan trọng, quyết định quá trình sản xuất hàng hoá đợc xã hội thừa nhận và từ đó mới có khả năng bù đắp những chi phí bỏ ra và có lợi nhuận Mặt khác, đẩy nhanh quá trình tiêu thụ là tăng nhanh vòng quay của vốn lu động, tiết kiệm vốn…

II Nhiệm vụ của kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng.

Để phản ánh kịp thời và chính xác quá trình tiêu thụ hàng hoá và xác định kết quả tiêu thụ, kế toán có những nhiệm vụ sau:

1 Tổ chức ghi chép, phản ánh kịp thời, trung thực doanh thu bán hàng.2 Ghi chép, phản ánh chính xác giá vốn hàng bán trong kỳ kinh doanh.

3 Ghi chép, phản ánh chính xác đầy đủ các chi phí phát sinh trong quá trình bán hàng, quá trình quản lý doanh nghiệp Phân bổ chính xác, hợp lý CPBH và CPQLDN cho từng hàng hoá đã bán.

4 Tính toán, xác định chính xác, hợp lý, kịp thời kết quả của quá trình tiêu thụ hàng hoá.

5 Tính toán, xác định đúng số thuế GTGT đầu vào và số GTGT phải nộp vào ngân sách Nhà nớc.

III Nội dung kế toán bán hàng và xác định kết quả kinh doanh.1 Khái niệm, nội dung doanh thu bán hàng.

- Trong doanh nghiệp thơng mại, doanh thu bán hàng là số tiền thu đợc do bán hàng hoá và cung cấp dịch vụ.

- Thời điểm xác định doanh thu là khi hàng hoá đợc ngời bán chuyển giao quyền sở hữu cho ngời mua, ngời mua chấp nhận thanh toán.

- Doanh thu bán hàng là nguồn thu chủ yếu trong thu nhập từ hoạt động kinh doanh Doanh thu bán hàng đợc xác định theo công thức.

Doanh thu bán hàng = khối lợng hàng hóa đợc xác nhận là tiêu thụ x giá bán đơn vị hàng hoá

+ Đối với doanh nghiệp nộp thuế GTGT theo phơng pháp khấu trừ thì doanh thu bán hàng là giá bán không có thuế GTGT kể cả các khoản phụ (nếu có)

+ Đối với doanh nghiệp nộp thuế GTGT theo phơng pháp trực tiếp thì doanh thu bán hàng là giá bán đã có thuế cùng với các khoản phụ thu (nếu có).

Doanh thu thuần là toàn bộ doanh thu bán hàng sau khi trừ các khoản giảm trừ doanh thu.

DT thuần = DT bán hàng - các khoản giảm trừ DT

- Các khoản giảm trừ doanh thu theo chế độ hiện hành bao gồm:

+ Giảm giá hàng bán (TK532): là khoản giảm cho ngời mua khi hàng hoá kém phẩm chất so với các điều khoản quy định trong hợp đồng hoặc trong nội dung đã viết trong hoá đơn bán hàng.

+ Chiết khấu thơng mại (TK 521): là các khoản giảm do ngời mua khi ngời mua hàng với số lợng lớn, là khách hàng thờng xuyên.

+ Hàng bán bị trả lại (TK 531): là hàng hoá đã xác định là tiêu thụ nhng bị trả lại khách hàng trả lại do hàng kém chất lợng, không đúng quy cách phẩm chất, chất lợng quy định trong hợp đồng.

+ Thuế nhập khẩu, thuế tiêu thụ đặc biệt: Là số thuế tính cho hàng xuất khẩu hoặc những hàng hoá chịu thuế tiêu thụ đặc biệt để ghi giảm doanh thu của những hàng hoá đó.

+ Doanh thu bán hàng thuần: Là khoản doanh thu bán hàng sau khi trừ đi các khoản giảm doanh nghiệp nh: thuế tiêu thụ đặc biệt, thuế xuất khẩu, các khoản giảm từ doanh thu và bán hàng bị trả lại.

2 Kế toán doanh thu và các khoản trừ doanh thu.2.1 Chứng từ sử dụng:

- Hoá đơn GTGT.- Phiếu thu tiền mặt.

- Giấy báo Có của Ngân hàng.- Phiếu nhập kho, xuất kho.

- Các chứng từ có liên quan khác.

2.2 Tài khoản sử dụng:

+ TK 511: "Doanh thu bán hàng" phản ánh doanh thu bán hàng thực tế của doanh nghiệp thực hiện trong một kỳ hoạt động kinh doanh.

+ TK 512: "Doanh thu bán hàng nội bộ" phản ánh doanh thu của hàng hoá tiêu thụ trong nội bộ.

a Trình tự kế toán bán hàng theo phơng pháp bán hàng trực tiếp.

Theo phơng thức này thì bên giao hàng cho bên mua hàng trực tiếp tại kho của doanh nghiệp hay tại một địa điểm nào đó đã quy định trong hợp đồng

+ Bán buôn: Là hình thức bán hàng cho mạng lới bán lẻ, cho sản xuất tiêu dùng Thanh toán tiền hàng chủ yếu không dùng tiền mặt mà thông qua ngân hàng và bằng các hình thức thanh toán khác.

+ Bán lẻ: hàng hoá đợc bán trực tiếp cho ngời tiêu dùng Hàng bán lẻ thờng có khối lợng nhỏ, thanh toán ngay và hình thức thanh toán thờng là tiền mặt nên không cần lập chứng từ cho từng lần.

Trình tự kế toán bán hàng theo phơng pháp bán hàng trực tiếp (Xem sơ đồ 1)+ Bán hàng theo phơng thức trả chậm:

Theo phơng thức này, khi giao hàng cho ngời mua thì lợng hàng chuyển giao đợc xác định là tiêu thụ Khách hàng sẽ thanh toán một phần tiền hàng ngay ở lần đầu nhận hàng, phần còn lại sẽ đợc trả dần trong một thời gian nhất định và phải chịu một khoản lãi suất đã đợc quy định trớc trong hợp đồng Khoản lãi do khách hàng trả góp không phản ánh vào tài khoản doanh thu mà hạch toán nh khoản thu nhập hoạt động tài chính của doanh nghiệp (TK 711), doanh thu bán hàng trả góp phản ánh vào TK 511 đợc tính theo giá bán tại thời điểm thu tiền một lần.

Trình tự kế toán bán hàng theo phơng thức bán hàng trả góp (Xem sơ đồ 2)

+ Trình tự bán hàng theo phơng thức đổi hàng

Theo phơng thức này thì doanh nghiệp xuất bán hàng hoá cho các doanh nghiệp khác, khách hàng sẽ thanh toán bằng vật t hàng hoán của họ cho doanh nghiệp.

Trình tự kế toán bán hàng theo phơng thức đổi hàng (Xem sơ đồ 3)

b Trình tự kế toán bán hàng theo phơng thức gửi đại lý, ký gửi

Theo phơng thức này, bên bán chuyển giao hàng cho đại lý của mình đến khi thanh toán hoặc chấp nhận thanh toán thì số hàng gửi đại lý bán sẽ đợc xác định là hàng đã bán Khi bán đợc hàng doanh nghiệp sẽ trả cho đại lý hoặc bên nhận ký gửi một khoản hoa hồng tính theo tỷ lệ % trên giá ký gửi của số hàng ký gửi thực tế đã bán đợc Khoản hoa hồng phải trả này doanh nghiệp hạch toán vào chi phí bán hàng.

Trình tự kế toán bán hàng theo phơng thức gửi đại lý, ký gửi (Xem sơ đồ 4)

2.4 Kế toán các khoản giảm trừ và chiết khấu thanh toán.

- Kế toán hàng bán bị trả lại (TK 531)

+ Hàng bán bị trả lại thuộc đối tợng chịu thuế GTGT theo phơng pháp khấu trừ.

Phơng pháp hạch toán (Sơ đồ 5)

+ Hàng bán bị trả lại thuộc đối tợng chịu thuế GTGT theo phơng pháp trực tiếp hoặc không thuộc đối tợng chịu thuế GTGT.

Phơng pháp hạch toán (Sơ đồ 6)

- Kế toán giảm giá hàng bán (TK 532)

+ Giảm giá hàng bán thuộc đối tợng chịu thuế GTGT theo phơng pháp khấu trừ Phơng pháp hạch toán (Sơ đồ 7)

+ Giảm giá hàng bán thuộc đối tợng chịu thuế GTGT hoặc không chịu thuế GTGT theo phơng pháp trực tiếp.

Giá trị thực tế của hàng hoá xuất kho đợc áp dụng trong các phơng thức sau (tuỳ thuộc vào loại hình hoạt động, yêu cầu quản lý và trình độ nghiệp vụ của cán bộ kế toán doanh nghiệp).

1.1 Phơng thức tính giá theo giá thực tế bình quân gia quyền.

Giá thực tế hàng xuất kho = Số lợng hàng hoá xuất kho x Đơn giá thực tế bình quân

Số lợng hàng hoá nhập trong kỳ

Đó là cách tính theo giá thực tế bình quân của cả kỳ dự trữ Ngoài ra doanh nghiệp có tính theo đơn giá bình quân gia quyền có thể đợc tính liên hoàn trong cả kỳ cho mỗi lần xuất do vậy còn gọi là bình quân gia quyền liên hoàn.

1.2 Phơng pháp tính giá theo giá nhập thực tế nhập trớc - xuất trớc.

Theo phơng pháp này trớc hết ta phải xác định đợc đơn giá thực tế nhập kho của từng lần nhập và giả thiết hàng nào nhập kho trớc thì xuất trớc Sau đó căn cứ vào số lợng nhập xuất kho để tính ra giá thực tế xuất kho theo nguyên tắc: Tính giá theo đơn giá thực tế nhập trớc rồi với lợng xuất kho thuộc lần nhập trớc, số còn lại (tổng số xuất kho - số xuất kho thuộc lần nhập trớc) đợc tính theo đơn giá thực tế lần nhập tiếp theo.

1.3 Phơng pháp tính giá theo giá thực tế nhập sau xuất trớc.

Theo phơng pháp này cũng phải xác định đợc đơn giá thực tế của từng lần nhập kho và giả thiết hàng nào nhập kho sau thì xuất trớc Sau đó căn cứ số lợng xuất kho tính giá thtực tế xuất kho theo nguyên tắc: Tính giá theo đơn giá thực tế của lần nhập sau cùng.

1.4 Phơng pháp tính giá theo giá thực tế đích danh.

Phơng pháp này đòi hỏi doanh nghiệp phải quản lý theo dõi hàng hoá theo từng lô Khi xuất kho hàng hoá thuộc lô nào căn cứ vào số lợng xuất kho và đơn giá nhập kho (mua) thực tế của lô hàng đó để tính ra giá thực tế xuất kho.

1.5 Phơng pháp hệ số giá.

Để tính đợc giá trị mua thực tế xuất kho, hàng ngày kế toán căn cứ vào tình hình nhập kho hàng hoá để ghi vào bảng kê xuất kho theo đơn giá hạch toán Cuối

tháng tính hệ số giữa giá thực tế và giá hạch toán của hàng tồn kho đầu kỳ và nhập trong tháng, sau đó lấy hệ số này nhân với giá vốn thực tế của hàng xuất kho.

Giá hàng thực tế xuất bán = Giá hạch toán hàng xuất bán x Hệ số giá (H)

Giá hạch toán tồn đầu kỳ + Giá hạch toán nhập trong kỳ

2 Kế toán giá vốn hàng bán.

* TK sử dụng:

+ TK 632 - "Giá vốn hàng bán" Phản ánh giá vốn hàng bán và kết chuyển trị số giá vốn hàng bán để xác định kết quả tiêu thụ.

+ Các tài khoản liên quan khác: TK 156, 157

* Trình tự kế toán giá vốn hàng bán theo phơng pháp KKTX (Xem sơ đồ 11)* Trình tự kế toán giá vốn hàng bán theo phơng pháp KKĐK (Xem sơ đồ 12).

V Kế toán chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp

Chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp ảnh hởng trực tiếp tới kết quả kinh doanh của doanh nghiệp Đặc biệt nó hết sức quan trọng đối với doanh nghiệp nên chúng cần đợc tổ chức chặt chẽ.

Để quản lý chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp tốt thì nhiệm vụ của kế toán là phải theo dõi chính xác, kịp thời, đầy đủ các chi phí liên quan trong quá trình bán hàng và hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp.

1 Kế toán chi phí bán hàng

Chi phí bán hàng là toàn bộ chi phí phát sinh trong quá trình bán hàng hoá, sản phẩm, dịch vụ bao gồm: Chi phí bao gói, bảo quản, chi phí vận chuyển ,chi phí tiếp thị, chi phí quảng cáo, chào hàng Đây là các chi phí liên quan đến quá trình bán hàng trong khâu lu thông Chi phí bán hàng bao gồm rất nhiều khoản chi phí với các nội dung kinh tế khác nhau.

Để phản ánh chi phí bán hàng kế toán sử dụng TK 641.TK 641 có 7 tài khoản cấp 2 tơng đơng với nội dung chi phí.TK 6411: Chi phí nhân viên bán hàng.

TK 6412: Chi phí vật liệu bao bì.TK 6413: Chi phí công cụ, đồ dùng.TK 6414: Chi phí khấu hao TSCĐ.TK 6415: Chi phí bảo hành sản phẩm.TK 6417: Chi phí dịch vụ mua ngoài khác.TK 6418: Chi phí bằng tiền khác.

* Trình tự kế toán chi phí bán hàng đợc thực hiện theo sơ đồ (Xem sơ đồ 13)

2 Kế toán chi phí quản lý doanh nghiệp.

Chi phí quản lý doanh nghiệp là những chi phí cho việc quản lý kinh doanh, quản lý hành chính và phục vụ chung khác liên quan đến hoạt động của toàn doanh nghiệp theo quy định hiện hành của chế độ tài chính kế toán, chi phí quản lý doanh nghiệp bao gồm các nội dung sau:

- Chi phí nhân viên quản lý: Các khoản phải trả cho cán bộ quản lý doanh nghiệp, chi phí về lơng nhân viên bộ phận quản lý doanh nghiệp (Lơng chính, lơng phụ cấp, BHXH, BHYT, KPCĐ của ban giám đốc, nhân viên quản lý ở các phòng ban của doanh nghiệp).

- Chi phí quản lý: Chi phí vật liệu dùng cho công tác quản lý doanh nghiệp nh: Giấy bút, mực

- Chi phí đồ dùng văn phòng: chi phí dụng cụ, đồ dùng văn phòng dùng cho công tác quản lý.

- Chi phí khấu hao tài sản cố định: Phản ánh chi phí khấu hao TSCĐ dùng chung cho toàn doanh nghiệp nh: Nhà cửa, nơi làm việc của các phòng ban, kho tàng

- Thuế, phí và lệ phí: Chi phí về thuế, phí và lệ phí nh: thuế môn bài, thuế nhà đất, thuế GTGT và các khoản chi phí lệ phí khác.

- Chi phí dự phòng: Các khoản dự phòng giảm giá hàng tồn kho, dự phòng phải thu khó đòi tính vào chi phí kinh doanh của doanh nghiệp.

- Chi phí dịch vụ mua ngoài: Các chi phí dịch vụ mua ngoài phục vụ cho văn phòng.

- Doanh nghiệp đợc phân bổ dần vào chi phí quản lý doanh nghiệp.

- Chi phí bằng tiền khác: Các chi phí khác không thuộc quản lý chung của doanh nghiệp ngoài các chi phí đã kể trên nh: chi phí hội nghị, tiếp khách, công tác phí,

* Để phản ánh chi phí QLDN kế toán sử dụng những tài khoản sau:

+ TK642: "Chi phí quản lý doanh nghiệp" - Dùng để tập hợp, phân bổ và kết chuyển chi phí quản lý doanh nghiệp để xác định kết quả kinh doanh.

TK 642 có 8 tài khoản cấp 2 tơng ứng- TK 6421: Chi phí nhân viên quản lý.- TK 6422: Chi phí vật liệu quản lý.- TK 6423: Chi phí đồ dùng văn phòng.- TK 6424: Chi phí khấu hao TSCĐ.- TK 6425: Chi phí dự phòng.

- TK 6427: Chi phí dịch vụ mua ngoài.- TK 6428: Chi phí bằng tiền khác.

+ Các tài khoản liên quan khác: TK 111, TK 112, TK 142, TK 334, TK 338, TK 214, TK 335.

* Trình tự kế toán chi phí quản lý doanh nghiệp (Xem sơ đồ 14)

VI Kế toán xác định kết quả kinh doanh hàng hoá.

Kết quả kinh doanh là kết quả cuối cùng của quá trình kinh doanh của doanh nghiệp sau một thời kỳ nhất định, biểu hiện bằng tiền.

Kết quả kinh doanh của doanh nghiệp đợc xác định nh sau:Kết quả kinh doanh = Doanh thu thuần - Giá vốn bán hàng

- Chi phí bán hàng - Chi phí quản lý doanh nghiệp * Tài khoản sử dụng.

+ TK 911 - "Xác định kết quả kinh doanh"

+ Các TK liên quan khác: TK 511, TK 512, TK 632, TK 642 …Trình tự kế toán xác định kết quả kinh doanh (Xem sơ đồ 15).

VII Hệ thống sổ kế toán sử dụng theo các hình thức.

Hệ thống sổ kế toán sử dụng để ghi chép, hệ thống hoá và tổng hợp số liệu từ chứng từ gốc theo một trình tự và phơng pháp ghi chép nhất định Nh vậy, hình thức kế toán thực chất là hình thức tổ chức hệ thống sổ kế toán bao gồm số lợng các loại sổ kế toán chi tiết, sổ kế toán tổng hợp, kết cấu sổ, mối quan hệ kiểm tra, đối chiếu giữa các sổ kế toán, trình tự và phơng pháp ghi chép cũng nh việc tổng hợp số liệu để lập báo cáo kế toán.

Doanh nghiệp thơng mại phải căn cứ vào hệ thống tài khoản kế toán, chế độ thể lệ của Nhà nớc, căn cứ vào quy môn, đặc điểm và hoạt động kinh doanh, yêu cầu quản lý, trình độ nghiệp vụ của cán bộ kế toán cũng nh điều kiện trang thiết bị phơng tiện kỹ thuật tính toán, xử lý thông tin mà lựa chọn vận dụng hình thức kế toán và tổ chức hệ thống sổ kế toán cho phù hợp nhằm cung cấp thông tin kịp thời, đầy đủ, chính xác và nâng cao hiệu quả công tác kế toán.

Chế độ kế toán ban hành theo QĐ 1141/TC/CĐKT ngày 1/11/1995 của Bộ Tài chính và các thông t bổ sung quy định rõ việc mở sổ ghi chép, quản lý lu trữ và bảo quản sổ kế toán Vận dụng hình thức kế toán nào tuỳ thuộc vào đặc điểm, tình hình cụ thể của doanh nghiệp.

Các hình thức kế toán chủ yếu đợc áp dụng hiện nay:- Hình thức nhật ký chung.

- Hình thức nhật ký chứng từ.- Hình thức chứng từ ghi sổ.

- §Þa chØ: 85 phè T«n §øc Th¾ng - §èng §a - Hµ Néi.

- §iÖn tho¹i: (04) 7322.140 - 7320.555 - 7320.572 - 7323.097- Fax: (04) 7321.052 - Email: vmgroup @ fpt.ViÖt Nam

2 Các hoạt động chính của Công ty TNHH Việt Mai.

Công ty Thơng mại Việt Mai là Công ty kinh doanh và sản xuất đồ nội thất Các sản phẩm của Công ty rất phong phú về mẫu mã, hình thức và chất liệu.

- Các sản phẩm nội thất văn phòng gồm có: Giá đựng đồ, tủ công văn, quầy bán hàng, bàn ghế với nhiều kiểu dáng hiện đại.

- Các sản phẩm nội thất trong gia đình: Giờng, tủ trang trí, tủ bếp, bàn ghế phòng khách, phòng ăn.

- Các sản phẩm trang thiết bị cho trờng học: Bảng gỗ, bảng phoocnica; bàn ghế học sinh.

Ngoài ra Công ty TNHH Việt Mai là một Công ty chuyên t vấn, thiết kế quảng cáo Hoạt động chính của Công ty Việt Mai trong lĩnh vực này rất đa dạng, thể hiện sự năng động của Công ty nhất là trong nền kinh tế thị trờng hiện nay.

+ Tổ chức và chủ toạ các cuộc hội nghị, hội thảo, họp báo.

+ T vấn và thực hiện các sự kiện tại Công ty: tiệc cuối năm, lễ khen thởng, đón nhận huân huy chơng, lễ thành lập

3 Tổ chức bộ máy quản lý của Công ty TNHH Việt Mai:

Ban lãnh đạo Công ty Việt Mai gồm:

- Giám đốc: Giám đốc chịu trách nhiệm trớc Nhà nớc, trớc tập thể và kết quả hoạt động của Công ty theo quy luật của pháp luật Đồng thời chịu trách nhiệm quản lý, sử dụng, bảo toàn và phát triển nguồn vốn của Công ty.

- Phó Giám đốc phụ trách việc kỹ thuật, phụ trách công tác các phòng ban trực thuộc liên quan đến kỹ thuật: Phòng kỹ thuật, phòng vật t, phòng KCS, phòng thiết kế.

- Phó Giám đốc phụ trách kinh doanh, phụ trách công tác các phòng ban trực thuộc liên quan đến công việc kinh doanh nh: Phòng bán hàng và Marketing; phòng bảo hành sản phẩm; phòng dịch vụ hỗ trợ khách hàng.

- Phó Giám đốc tài chính, phụ trách 4 phòng chức năng: phòng tài chính kế toán, phòng kế hoạch, phòng nhân sự và phòng bảo vệ.

Sơ đồ bộ máy tổ chức quản lý của Công ty tnhh việt mai

4.Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán của Công ty TNHH Việt Mai: 4.1 Chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu của bộ máy kế toán.

Phòng kế toán của Công ty đợc phân công với trách nhiệm cụ thể nh sau:

Phòng nhân

Phòng bảo vệ

Phòng BH &

Phòng BH SP

Phòng DV hỗ trợ KH

Phòng kỹ thuật

Phòng KCS

Phòng vật

Phòng thiết

kế

- Kế toán trởng: Là ngời phụ trách phòng Tài chính của Công ty chịu trách nhiệm trớc cơ quan quản lý tài chính cấp trên về các vấn đề có liên quan đến tình hình tài chính và công tác kế toán của Công ty, đồng thời chịu trách nhiệm tổng hợp số liệu.

- Kế toán nguyên vật liệu và tính giá thành: Hàng ngày căn cứ vào phiếu nhập kho, phiếu xuất kho, bảng báo cáo nhập - xuất - tồn để ghi vào sổ chi tiết vật t.

- Kế toán tiền lơng và thanh toán: Có nhiệm vụ căn cứ vào các bảng thanh toán tiền ơng do phòng nhân sự và bộ phận quản lý dới các phân xởng chuyển lên để lập báo cáo thanh toán tiền lơng cho nhân viên phân xởng và nhân viên của các phòng ban chức năng Bên cạnh đó là theo dõi tình hình thanh toán của Công ty với các đối tợng bên ngoài nh khách hàng, nhà cung cấp hoặc nội bộ Công ty.

l Kế toán bán hàng và thu nhập: Có nhiệm vụ theo dõi tình hình nhập, xuất kho vật t, sản phẩm, tình hình tiêu thụ sản phẩm và theo dõi công nợ của khách hàng.

Sơ đồ bộ máy kế toán của Công ty TNHH Việt Mai

4.2 Hình thức tổ chức công tác kế toán của công ty.

* Chính sách kế toán áp dụng ở công ty.

-Niên độ kế toán bắt đầu từ 1/1 đến 31/12.

- Công ty áp dụng hình thức kế toán: Nhật ký chung - Công ty nộp thuế GTGT theo phơng pháp khấu trừ.

-Kế toán hàng tồn kho theo phơng pháp kê khai thờng xuyên.

Kế toán trưởng

Kế toán bán hàng và công

nợ phải thu

Kế toán NVL & tính giá thành

sản phẩm

Kế toán tiền lương và thanh

toán

-Hàng hoá xuất kho đợc áp dụng theo phơng pháp nhập trớc xuất trớc -Đơn vị tiền tệ trong ghi chép kế toán là đồng Việt Nam.

-Hình thức sổ nhật ký chung này trong nhiều năm qua đã phát huy đợc hiệu quả trong công tác kế toán của công ty và tỏ ra phù hợp với đặc điểm kinh doanh của công ty Hàng ngày, căn cứ vào chứng từ gốc, các đối tợng, cần theo dõi chi tiết, kế toán ghi vào sổ kế toán chi tiết liên quan, đồng thời ghi vào sổ nhật ký chung, sau đó chuyển ghi vào các sổ cái có liên quan Cuối tháng, cuối quý, cộng số liệu trên sổ cái lập bảng cân đối số phát sinh đồng thời lập bảng tổng hợp chi tiết sau đó đối chiếu số liệu bảng tổng hợp, trên sổ cái và số liẹu chi tiết lập báo cáo tài chính

Sơ đồ trình tự ghi sổ theo hình thức nhật ký chung.

5 Kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty TNHH Việt Mai năm 2003 - 2004 (6 tháng đầu năm 2004)

Đơn vị: Triệu đồng

Bảng cân đốisố phát sinh

Báo cáotài chính

Chứng từ gốc

Ghi chú:

Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Quan hệ đối chiếu

Chỉ tiêuThực hiệnnăm 2003

Thực hiện năm 2004

Chênh lệch 2003 so với 2004Số lệch %

tuyệt đối% + tơng đối

1 Đặc điểm tổ chức hạch toán chi tiết hàng hoá ở Công Ty

Để theo dõi tình hình nhập, xuất, tồn hàng hoá kế toán của Công ty theo dõi hàng ngày từng loại hàng hoá lu chuyển qua kho cả về số lợng và giá trị, công tác kế toán tồn kho đợc tiến hành trên số thẻ và bảng kê nhập xuất tồn hàng hoá.

Tại kho, thủ kho tiến hành ghi chép trên các thẻ kho theo từng lô hàng hoặc theo từng mặt hàng Thẻ kho do phòng kế toán lập và có đầy đủ các chỉ tiêu nh: Tên, nhãn hiệu, quy cách, đơn vị tính, mã số hàng hoá giao hàng cho thủ kho để ghi chép hàng ngày.

Tại các quầy hàng của Công ty: Để xác định đợc lợng hàng hoá bán ra trong ngày kế toán mở thẻ quầy hàng cho từng mặt hàng để ghi chép Thẻ quầy hàng là cơ sở để lập báo cáo bán hàng.

Tại phòng kế toán: Nhân viên kế toán mở sổ kế toán chi tiết để ghi chép tình hình nhập xuất tồn theo chỉ tiêu số lợng và chỉ tiêu giá trị của hàng hoá Cuối tháng sau khi đã xác định giá trị hàng hoá nhập, xuất, tồn kế toán mới ghi sổ chi tiết theo dõi chỉ tiêu giá trị.

2 Các phơng thức thanh toán Công ty đang áp dụng.

Hiện nay, Công ty đang áp dụng phơng thức thanh toán bằng tiền mặt và chuyển khoản qua ngân hàng Khi bán hàng hoá với số lợng lớn, giá trị lớn thì Công ty thoả thuận với ngời mua để lựa chọn một phơng thức thanh toán thích hợp.

Trong trờng hợp khách hàng thanh toán sau thì Công ty mở sổ chi tiết TK131 để theo dõi tình hình thanh toán của khách hàng giúp cho việc thanh toán không bị thiéu sót, nhầm lẫn khi thanh toán.

- Giấy báo có của ngân hàng- Các chứng từ có liên quan khác

b Các tài khoản sử dụng

* Khi bán buôn thì Công ty thờng giao hàng tại kho, phơng pháp này áp dụng cho nhóm khách hàng quen thuộc là cá nhân hoặc tổ chức mua với số lợng lớn tại kho: Khi nhận đợc hoá đơn thủ kho sẽ ghi vào thẻ kho theo số lợng hàng bán ( Phụ lục 2) Thẻ kho thủ kho lập ghi theo mẫu in sẵn của bộ tài chính, thẻ kho phải mở chi

tiết cho từng loại hàng Thẻ kho có nhiệm vị trực tiếp theo dõi số lợng hàng hoá nhập, xuất, tồn kho phải kê hàng trong kho sau đó đối chiếu với kế toán bán hàng để xem l-ợng hàng trong kho có cân với lợng hàng mà kế toán bán hàng theo dõi trên máy ( phục lục 3).

Tại phòng kế toán Công ty: Kế toán bán hàng nhận chứng từ do thủ quỹ đa đến kế toán kiểm tra những nội dung trên chứng từ và ký Kế toán bán hàng theo dõi lợng hàng hoá nhập, xuất ở kho và sử dụng các hoá đơn, sổ chi tiết hàng hoá, bảng tổng hợp nhập, xuất, tồn để theo dõi lợng hàng hoá trong kho.

Ví dụ: Ngày 15/5/2004 trên hoá đơn số 022106 (phụ lục 1) Công ty TNHH Việt Mai có bán cho Công ty TMDV Cát Hải một lô hàng nội thất trị giá: 22.000.000 đ, Công ty TMDV Cát Hải trả ngay bằng tiền mặt.

Tại phòng kế toán sau khi nhận đợc hoá đơn chứng từ do thủ kho chuyển tới và phiếu thu ( phụ lục 4) do thủ quỹ nộp căn cứ vào đó kế toán định khoản nh sau:

* Đối với bán lẻ: do hàng hoá có giá trị nhỏ nên không có hoá đơn mà kế toán lập báo cáo hàng ngày là căn cứ để kiểm tra quản lý các loại hàng hoá và cuối kỳ căn cứ vào báo cáo bán hàng kế toán lập sổ chi tiết bán hàng (phụ lục 7)

b.Trờng hợp ngời mua chấp nhận thanh toán trả tiền sau:

Ví dụ: Ngày 7/5/2004 trên hoá đơn số 012875 ( phụ lục 8) Công ty xuất bán cho Nguyễn Bảo Ngọc Công ty TNHH Quyết Thắng một lô hàng trị giá 24.750.000đ Công ty TNHH Quyết Thắng trả ngay bằng tiền mặt là 15.000.000 đ còn 9.750.000 đ trả sau Dựa vào phiếu thu và hợp đồng mau bán hàng hoá giữa 2 Công ty thì kế toán ghi:

Cuối tháng căn cứ vào hoá đơn GTGT, báo cáo bán hàng tại Công ty, sổ chi tiết TK 131 theo dõi số tiền còn nộp thiếu của khách hàng để ghi vào sổ cái TK…511

*Phơng thức bán hàng gửi bán.

Bán qua đại lý: Hình thức này đợc Công ty áp dụng khá phổ biến nhằm mở rộng mạng lới phân phối và giới thiệu sản phẩm Công ty Hàng đợc gửi đi bán ký gửi tạ các cửa hàng đại lý vừa là đối tác buôn bán vừa là nhà tiêu thụ và Công ty đã áp dụng hình thức trả tiền hoa hồng cho cửa hàng với sản lợng sản phẩm bán ra.

Với những cửa hàng nhập sản phẩm của Công ty với số lợng lớn thì Công ty sẽ giảm 10% so với giá niêm yết của sản phẩm.

Ví dụ: 10/5/2004 Công ty TNHH Việt Mai xuất kho 1 lô hàng nội thất trị giá 14.000.000đ đem đi ký gửi tại Siêu thị nội thất Hùng Phát: 105 Nguyễn Văn Cừ Đến 21/5/2004 Công ty Hùng Phát thông báo đã bán xong lô hàng trên với tổng giá thanh toán là 15.400.000đ (đã bao gồm cả thuế GTGT 10%) Công ty Việt Mai nhận tiền hàng đồng thời trích 5% tiền hoa hồng cho Công ty Hùng Phát Kế toán của Công ty sẽ hạch toán nh sau:

Có TK 156 : 14.000.000đKhi đại lý trả tiền kế toán ghi:

BT2: Nợ TK 111 : 15.400.000đCó TK 511 : 14.000.000đCó TK 3331 : 1.400.000đ Đồng thời ghi:

BT3: Nợ TK 632 : 14.000.000đ Có TK 157 : 14.000.000đ Tiền hoa hồng trả cho đại lý kế toán ghi:

BT4: Nợ TK 641 : 770.000đ ( phụ lục 14) Có TK 111 : 770.000đ

4 Kế toán giá vốn hàng bán:

Kế toán sử dụng TK 632 “Giá vốn hàng bán” và tài khoản liên quan là TK 156 “Hàng hoá” Hàng sau khi xuất bán đợc ghi nhận là đã tiêu thụ thì sẽ phản ánh giá vốn của số hàng đó vào sổ tài khoản 632 ( phụ lục 10, phụ lục 11)

a Trị giá thực tế hàng nhập kho:

Trị giá hàng nhập kho đợc xác định theo công thức:

Trị giá vốn của hàng bán = Trị giá mua thực tế của hàng xuất bán + Chi phí mua hàng phân bổ cho hàng đã bán

Cụ thể: Ngày 17/05/2004 Công ty TNHH Việt Mai nhập ko Công ty gồm

các màu giá là 180.000đ/thùng (cha có thuế VAT) chi phí vận chuyển vật t về kho hết 250.000đ thanh toán bằng tiền mặt Kế toán hạch toán nh sau:

Có TK 111 : 19.800.000đ

b Trị giá vốn hàng xuất kho

Trị giá thực tế của hàng xuất bán trong kỳ đợc xác định theo phơng pháp nhập trớc xuất trớc.

Nhập kho trong kỳ Slợng: 100mTrị giá: 2.850.000

VT xuất kho với số lợng là 150m mà Công ty lại áp dụng phơng pháp nhập trớc xuất trớc nên khi xuất kế toán ghi giá vốn theo giá cũ lợng hàng tồn đầu kỳ ( phụ lục 2, phụ lục 3).

Trị giá thực tế của hàng xuất kho:

(5.700.000 : 200m) x 150m = 4.275.000đ.Kế toán hạch toán:

5 Kế toán các khoản giảm trừ doanh thu

Nếu khách hàng mua hàng hoá, sản phẩm của Công ty với số lợng lớn, Công ty sẽ chiết khấu % cho khách hàng theo tổng số hàng đã mua hoặc khấu trừ trên giá bán thông thờng Nếu hàng hoá không đạt yêu cầu bị trả lại do sản phẩm bị hỏng, vỡ

hoặc làm sai theo kích thớc, mẫu mã khách hàng đã chọn thì Công ty nhập lại kho số hàng đó.

Cuối tháng kế toán và thủ kho sẽ phải theo dõi và đối chiếu chi tiết số hàng nhập lại sau đó kết chuyển sang TK511 để xác định doanh thu thuần:

Cụ thể: ngày 15/5/2004 căn cứ vào phiếu xuất kho số 0281 của Công ty TNHH Việt Mai xuất bán cho khách sạn ASEAN Phố Chùa Bộc một lô hàng nội thất phòng ngủ gồm: 5 giờng đôi + tủ đôi; bàn đọc sách, lò sởi giả, giá rợu; kệ tivi Tổng giá thanh toán là 51.000.000đ (thuế GTGT 10%) Do mua với số lợng lớn lại đảm bảo thanh toán ngay do vậy Công ty đã chiết khấu cho khách sạn ASEAN 1% trên tổng số tiền thanh toán Kế toán hạch toán nh sau:

Có TK 511 : 51.000.000đCó TK 3331 : 5.100.000đ

Có TK 111 : 561.000đCuối tháng kế toán ghi:

Có TK 521 : 561.000đ(Phụ lục 13, phụ lục 14)

Đến cuối tháng kế toán cộng tất cả các khoản doanh thu vào cột có TK 511 để xác định kết quả kinh doanh

Nợ TK 511

6 Kế toán chi phí bán hàng: TK 641

Chi phí bán hàng tại Công ty bao gồm các khoản nh: chi phí nhân viên bán hàng, chi phí vật liệu bao bì, chi phí khấu hao tài sản cố định, chi phí dịch vụ mua ngoài…

Khi có nghiệp vụ kinh tế liên quan đến chi phí bán hàng kế toán căn cứ vào các chứng từ góc nh: Phiếu chi, uỷ nhiệm chi, hợp đồng dịch vụ mua ngoài, hoá đơn bán hàng và các chứng từ liên quan sau đó phản ánh vào TK 641.

Cuối tháng kế toán tập hợp chí phí bán hàng kết chuyển sang TK 911 để xác định kết quả kinh doanh đồng thời phản ánh vào sổ cái TK 641.

VD: Căn cứ vào bảng thanh toán lơng, phụ cấp số 257 ngày 2/5/2004 của Công ty TNHH Việt Mai phải trả cho cán bộ công nhân viên của Công ty là 70.000.000đ Kế toán phản ánh các nghiệp vụ vào sổ chi tiết TK 641 (Phụ lục 15).

Có TK 334 : 70.000.000đ

Ngày 3/5/2004 Công ty thanh toán tiền sửa chữa thiết bị vi tính là 1.500.000đ

Ngoài ra Công ty còn có các chi phí khác liên quan đến chi phí bán hàng phát sinh trong tháng Tổng số phát sinh trong tháng 5 là: 90.556.380đ.

Cuối tháng kế toán cộng các khoản chi phí vào cột Nợ TK 641 để xác định kết quả kinh doanh.

7 Kế toán chi phí quản lý doanh nghiệp: TK 642

Chi phí quản lý doanh nghiệp của Công ty bao gồm lơng cho bộ phận quản lý doanh nghiệp Các khoản trích theo lơng, khấu hao TSCĐ, bộ phận quản lý doanh nghiệp, chi phí tiếp khách, tiền điện, nớc cho các phòng ban, các chi phí, các khoản thuế, lệ phí, chi phí công tác và các khoản chi phí khác.

Khi có phát sinh về chi phí quản lý doanh nghiệp trong tháng, kế toán sẽ căn cứ vào các chứng từ gốc nh: hoá đơn, phiếu chi, các chứng từ liên quan khác rồi phản ánh vào TK 642 Cuối tháng kế toán tập hợp chi phí quản lý doanh nghiệp kết chuyển sang TK 911 để xác định kết quả kinh doanh đồng thời phản ánh vào sổ cái TK 642.

VD: Theo số liệu trên sổ chi tiết TK 642 (Phụ lục 16) trong tháng có các nghiệp vụ phát sinh nh sau:

Ngày 5/5/2004 Công ty hạch toán tiền công tác phí cho Phó giám đốc kinh doanh đi công tác tại TP.HCM là 7.500.000đ Công ty đã trả bằng tiền mặt.

Ngày 30/5/2004 kế toán tập hợp chi phí thuê kho văn phòng, nhà xởng và dựa vào phiếu chi, hợp đồng thuê nhà của Công ty với các cá nhân hợp đồng cho thuê nhà kế toán hạch toán nh sau:

Có TK 111 : 10.000.000đ

Cũng giống nh chi phí bán hàng, kế toán tập hợp toàn bộ chi phí quản lý phát sinh trong tháng vào sổ chi tiết TK 642 rồi kết chuyển vào TK911 để xác định kết quả kinh doanh.

8 Kế toán xác định kết quả bán hàng: là từ kết quả bán hàng đợc tập hợp vào

cuối tháng, kế toán tổng hợp căn cứ vào chứng từ gốc, các sổ liên quan, bảng kê (sổ chi tiết TK 632, 511 ) Kế toán kết chuyển giá vốn, chi phí bán hàng, chi phí quản…lý doanh nghiệp sang bên Nợ TK911

Phần chênh lệch giữa bên Có và bên Nợ TK 911 sẽ đợc kết chuyển sang lãi TK 421 “Lãi cha phân phối” để xác định kết quả lỗ lãi hàng tháng.

- Kết quả = - - -

- DT thuần = DT bán hàng – Các khoản giảm trừ

Cụ thể kết quả bán hàng tháng 5/2004 của Công ty TNHH Việt Mai nh sau: (Phụ lục 17)

- Kết chuyển donah thu thuần từ hoạt động bán hàng.

Có TK 911 : 1.151.069.311đ- Kết chuyển giá vốn hàng bán:

Có TK 632 : 980.351.210đ- Kết chuyển chi phí bán hàng:

Cã TK 421 : 33.045.956®

Hiện nay Công ty đang ứng dụng phần mềm kế toán máy cho tất cả phần hành kế toán giúp cho việc tính toán đợc nhanh chóng và chính xác Việc bán hàng trong Công ty đợc đặc biệt chú trọng với nhiều hình thức, chiến dịch quảng cáo, trình diễn sản phẩm mới thu hút đợc sự quan tâm và có thêm nhiều hợp đồng kinh doanh mới với khách hàng tạo đợc uy tín về chất lợng và tăng khả năng cạnh tranh của Công ty trên thị trờng trong nớc và nớc ngoài trong tơng lai.

2 Một số u điểm:

a Trớc kia, khi công việc kế toán đợc thực hiện thủ công, khối lợng ghi chép rất nhiều dẫn đến việc số lợng nhân viên trong phòng kế toán làm việc rất đông, và khó tránh đợc những sai sót trong tính toán Thì nay Công ty đã áp dụng phần mềm kế toán vào làm sổ sách giúp cho việc tính toán đợc nhanh chóng, chính xác, đồng thời giảm đợc sự cồng kềnh về sổ sách, tiết kiệm đợc thời gian và nhân lực.

b Công ty áp dụng hình thức kế toánnhật ký chung là hoàn toàn phù hợp với trình độ, nhiệm vụ chuyên môn cán bộ nhân viên trong Công ty Việc phân công công

việc cho từng cán bộ công nhân viên kế toán rất cụ thể rõ ràng giải quyết khá tốt mối quan hệ giữa phòng kế toán và các phòng chức năng khác Nhờ đó công tác quản lý kế toán tài chính nói chung và quản lý bán hàng nói riêng trong Công ty đã đi vào nề nếp và ngày càng tốt.

c Việc hạch toán nghiệp vụ bán hàng và xác định kết quả kết quả bán hàng của Công ty đã đáp ứng đợc nhu cầu đặt ra nh việc đảm bảo tính thống nhất về mặt phạm vi, phơng pháp tính toán chỉ tiêu giữa kế toán và các bộ phận liên quan cũng nh nội dung của công tác kế toán Đồng thời đảm bảo số liệu kế toán phản ánh một cách chính xác, trung thực, rõ ràng, dễ hiểu.

d Song song với việc đẩy mạnh hoạt động kinh doanh nhằm đạt hiệu quả cao, Công ty TNHH Việt Mai luôn chú trọng đến công tác đào tạo cán bộ trong Công ty bằng việc gửi họ đi học tập, đào tạo tại các trờng Đại học nhằm bồi dỡng thêm kiến thức và khả năng làm việc độc lập của họ.

3 Một số nhợc điểm:

Trong hoạt động sản xuất kinh doanh của mình, Công ty luôn cố gắng thực hiện một cách tốt nhất công tác hạch toán kế toán của mình Tuy nhiên thực tế hoạt động, kế toán của Công ty hiện nay vẫn còn tồn tại một số vấn đề sau:

a Hạch toán chi phí thu mua:

Hiện nay việc hạch toán một số nghiệp vụ kinh tế còn cha đợc thực hiện đúng chuẩn mực kế toán chung Cụ thể là đối với chi phí thu mua hàng hoá có giá trị nhỏ nh thuê xích lô, xe tải nhỏ vận chuyển hàng, lệ phí cầu đờng thì kế toán đ… a vào TK 641.

b Bộ máy kế toán của Công ty:

Hiện nay phòng kế toán của Công ty chỉ có 3 nhân viên kế toán nghiệp vụ và một kế toán trởng.

Số lợng nhân viên ít mà lại phải đảm nhiệm công việc nhiều, có khi công việc bị đan xen, chồng chéo lên nhau.

c Khoản phải thu khách hàng:

Đây là các khoản tiền khách hàng quen, Công ty cho nợ để đảm bảo bán đợc nhiều hàng hơn Nhng việc cho nợ nhiều khiến cho lợng vốn lu động của Công ty bị giảm sút, nếu vòng quay vốn lu động có tăng lên thì kết quả kinh doanh của Công ty cũng không nâng lên đợc bao nhiêu.

d Về việc trích lập quỹ dự phòng nợ phải thu khó đòi.

Công ty vẫn cha sử dụng TK 139 "Dự phòng nợ phải thu khó đòi" Tức là đã vi phạm nguyên tắc thận trọng trong kế toán, vì khi phát sinh các khoản nợ không đổi đợc thì Công ty buộc phải hạch toán lỗ.

II Một số ý kiến nhằm hoàn thiện công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng tại Công ty TNHH Việt Mai.

1 Thứ nhất về bộ máy kế toán của Công ty:

Theo em để hạch toán kịp thời đầy đủ hơn các nghiệp vụ kế toán, Công ty cần tuyển thêm một vài nhân viên kế toán nghiệp vụ đồng thời phân chia lại chức năng công việc phụ trách của từng cá nhân trong phòng tránh cho một ngời không phải làm 2 việc khác nhau Ví dụ công ty sẽ có 5 nhân viên kế toán nghiệp vụ:

Kế toán vật t hàng hoá.Kế toán chi phí.

Kế toán công nợ và các khoản phải thu.Kế toán bán hàng và thu nhập.

Kế toán tiền lơng và thanh toán.

2 Thứ hai về các khoản thu hồi công nợ:

Việc thu hồi công nợ đối với các loại hình doanh nghiệp nói chung và loại hình doanh nghiệp thơng mại nói riêng là công việc hết sức cần thiết Bởi vì trong doanh nghiệp thơng mại, số vốn lu động là hàng hoá chiếm một tỷ trọng lớn trong tổng vốn kinh doanh (thờng là 60 - 80%) nếu doanh nghiệp có số công nợ phải thu quá lớn sẽ dẫn đến căng thẳng về nguồn vốn, thiếu vốn kinh doanh, Công ty bị chiếm dụng vốn Để giải quyết đợc vấn đề đó, theo em Công ty nên chú trọng hơn nữa đối với các khoản chiết khấu thanh toán và chiết khấu thơng mại cho khách hàng nhằm khuyến khích khách mua hàng trả tiền ngay để đợc hởng một khoản chiết khấu.

3 Thứ ba về hạch toán chi phí thu mua:

Việc Công ty hạch toán một số khoản mục chi phí phí thu mua vào TK 641 sẽ dẫn đến nhiều sai lệch do vậy sẽ làm giảm giá vốn hàng bán, tăng lợi nhuận gộp đồng thời chi phí bán hàng cũng tăng theo Theo ý kiến của em thì đối với tất cả các khoản chi phí thu mua dù nhỏ hay lớn Công ty nên hạch toán vào nợ TK 156.2 Còn đối với các khoản chiết khấu thanh toán cho khách hàng Công ty nên hạch toán vào nợ TK 635 thì mới đúng chế độ kế toán hiện hành.

4 Thứ t về trích lập dự phòng nợ phải thu khó đòi.

Công ty nên sử dụng TK139 "Dự phòng phải thu khó đòi" Hiện nay Công ty đang mở rộng thị trờng có quan hệ mua bán hàng hoá với nhiều bạn hàng, số bạn hàng còn nợ lại tiền hàng cho đến hết năm tài chính là tơng đối nhiều.Vì vậy để hoạt động sản xuất kinh doanh đợc ổn định thì Công ty phải lập quỹ dự phòng.

xác định là không chắn chắn thu đợc (nợ phải thu khó đòi) Kế toán tính số dự phòng phải thu cần trích lập Nếu số dự phòng phải thu khó đòi cần trích lập năm nay nhỏ hơn số d của khoản dự phòng phải thu khó đòi đã trích lập ở cuối niên độ trớc cha sử dụng hết thì số chênh lệch lớn hơn đợc hạch toán vào chi phí, kế toán ghi:

Nợ TK642 - chi phí quản lý doanh nghiệp Có TK139 - Dự phòng phải thu khó đòi

- Nếu số dự phòng phải thu khó đòi cần trích lập năm nay nhỏ hơn số d của khoản dự phòng phải thu khó đòi đã trích lập ở cuối nên độ trớc cha sử dụng hết thì số chênh lệch đó đợc hoàn nhập ghi giảm chi phí, kế toán ghi.

Nợ 139 - Dự phòng phải thu khó đòi

Có TK642 - Chi phí quản lý doanh nghiệp (chi tiết hoàn nhập dự phòng phải thu khó đòi).

- Các khoản nợ phải thu khó đòi khi xác định thực sự là không đòi đợc thì đợc phép xoá nợ Việc xoá nợ các khoản phải theo chế độ tài chính hiện hành Căn cứ vào xác định xoá nợ về cho khoản nợ phải thu khó đòi, kế toán ghi:

Nợ 139 - Dự phòng phải thu khó đòi

Nợ 642 - Chi phí quản lý doanh nghiệp (Nếu cha trích lập dự phòng) Có 131 - Phải thu khách hàng

Có 138 - Phải thu khác.

Đồng thời ghi nợ TK 004 "Nợ phải thu khó đòi đã xử lý".

Đối với các khoản phải thu khó đòi đã đợc xử lý xoá nợ, nếu sau đó lại thu hồi đợc nợ Kế toán căn cứ vào giá trị thực tế của khoản nợ đã thu hồi đợc ghi:

Nợ TK111; 112

Có TK711: Thu nhập khác.

Đồng thời ghi vào bên có TK004 "Nợ phải thu khó đòi đã xử lý".

5 Thứ năm về một số biện pháp để tăng khối lợng hàng hoá tiêu thụ hàng hoá:

+ Công ty nên thực hiện nhiều chiến dịch quảng cáo rộng rãi trên cả phơng tiện truyền thông đại chúng và ngay cả với cuộc sống đời thờng của ngời dân bằng