Hoàn thiện công tác kế toán tiêu thụ và XĐKQ tiêu thụ tại chi nhánh TNHH Quang Dũng

Hoàn thiện công tác kế toán tiêu thụ và XĐKQ tiêu thụ tại chi nhánh TNHH Quang Dũng

Lời nói đầu

Sau năm 1986, nền kinh tế Việt Nam bắt đầu chuyển từ nền kinh tế kế hoạch hoá tập trung sang nền kinh tế thị trờng Việc chuyển đổi này đã tạo ra những đổi mới sâu sắc và toàn diện cho nền kinh tế nớc nhà Lúc này môi trờng kinh doanh đã trở lên sôi động với sự tham gia của hàng loạt các nhà đầu t trong nớc cũng nh các nhà đầu t nớc ngoài Chính điều đó đã đa nền kinh tế nớc ta có những bớc phát triển vợt bậc, tạo môi trờng cạnh tranh bình đẳng cho các doanh nghiệp Đó đợc coi là một lợi thế để đa nền kinh tế nớc ta vận hành theo cơ chế thị trờng có sự quản lý của nhà nớc theo định hớng XHCN, một xu hớng tất yếu Nó ngày càng chi phối mạnh mẽ hoạt động của các doanh nghiệp nói chung và các doanh nghiệp thơng mại nói riêng.

1.Sự cần thiết của việc nghiên cứu đề tài:

Nh vậy một doanh nghiệp muốn tồn tại và phát triển nhằm tạo đợc một vị trí vững chắc trên thị trờng thì mục tiêu hàng đầu là phải hoạt động kinh doanh có hiệu quả, mang lại nhiều lợi nhuận Muốn làm đợc nh vậy buộc mỗi doanh nghiệp phải có một cơ cấu tổ chức quản lý phù hợp nhằm thực hiện đợc các mục tiêu đã đề ra, và có lẽ công ty TNHH Quang Dũng đã làm đợc điều đó

Tham gia hoạt động trong lĩnh vực thơng mại, các doanh nghiệp thơng mại nói chung và công ty TNHH Quang Dũng nói riêng đã trở thành cầu nối giữa sản xuất và tiêu dùng, tổ chức công tác lu thông hàng hoá, đảm bảo tốt mối quan hệ cung cầu Nh vậy quá trình tiêu thụ đợc coi là khâu mấu chốt trong hoạt động kinh doanh thơng mại, việc hạch toán các nghiệp vụ tiêu thụ và xác định kết quả tiêu thụ là hết sức cần thiết, đòi hỏi sự chính xác kịp thời Nó đợc coi là nhân tố có ảnh hởng trực tiếp, quyết định đến việc lựa chọn phơng án kinh doanh có lợi nhất giúp doanh nghiệp hoạt động có hiệu quả, bảo toàn, phát triển vốn, tạo ra những bớc phát triển vững chắc trong tơng lai.

2 Đối tợng và phạm vi nghiên cứu:

Với những nhận thức về tầm quan trọng của công tác tổ chức hạch toán tiêu thụ và xác định kết quả tiêu thụ trong thực tế, sau khi đợc trang bị những

kiến thức lý luận từ nhà trờng qua thời gian tìm hiểu thực tế tại chi nhánh công ty TNHH Quang Dũng, cùng với sự hớng dẫn của thầy giáo Thạc sĩ Đặng Ngọc Hùng cũng nh sự nhiệt tình giúp đỡ nhiệt tình của các cán bộ trong phòng kế toán chi nhánh công ty TNHH Quang Dũng, em đã chọn đề tài : Hoàn thiện công”

tác kế toán tiêu thụ và xác định kết quả tiêu thụ tại chi nhánh công ty TNHH Quang Dũng “ làm đề tài cho bài chuyên đề của mình.

3 Mục tiêu của việc ngiên cứu đề tài :

Mục tiêu của việc ngiên cứu đề tài là làm rõ nhng nguyên tắc tiêu thụ hàng hoá và xác định kết quả tiêu thụ hàng hoá giúp Công ty thấy đợc những mặt đã làm đợc và những mặt còn hạn chế, qua đó đề xuất một số giải pháp nhằm góp phần hoàn thiện hơn nữa công tác tiêu thu tại doanh nghiệp.

4 Phơng pháp nghiên cứu : duy vật biện chứng và duy vật lịch sử kết

hợp với các phơng pháp tính toán và khảo sát tình hình thực tế.

5 Những đóng góp chính của việc nghiên cứu đề tài : Giúp cho chúng

ta có cái nhìn tổng quát hơn giữa lý thuyết và thực tế trong công việc của công tác kế toán tại các doanh nghiệp qua đó có thể đề xuất một số giải pháp nhằm góp phần hoàn thiện hơn nữa công tác tiêu thụ tại doanh nghiệp.

6 Bố cục của chuyên đề gồm : Ngoài phần Mở đầu và Kết luận chuyên

đề gồm 3 chơng :

Chơng 1 : Lý luận chung về kế toán tiêu thụ và xác định kết quả tiêu thụ

hàng hoá trong các doanh nghiệp thơng mại

Chơng 2 : Thực trạng công tác kế toán tiêu thụ và xác định kết quả tiêu

thụ tại chi nhánh công ty TNHH Quang Dũng

Chơng 3 : Một số ý kiến nhằm hoàn thiện công tác kế toán tiêu thụ và xác

định kết quả tiêu thụ tại chi nhánh công ty TNHH Quang Dũng

Do giữa thực tế kinh doanh đôi khi vợt ra khỏi những kiến thức trong nhà trờng nên bài chuyên đề của em không tránh khỏi những thiếu sót nhất định Em rất mong nhận đợc sự quan tâm góp ý kiến của các thầy cô giáo cũng nh của các cán bộ trong phòng kế toán công ty TNHH Quang Dũng nhằm hoàn thiện hơn nữa bài viết của mình

Em xin chân thành cảm ơn !

Tiêu thụ là giai đoạn cuối cùng của quá trình hoạt động sản xuất

kinh doanh Thông qua quá trình này hàng hoá đợc đa từ nơi sản xuất tới nơi tiêu dùng nhờ các phơng thức mua bán khác nhau, lúc này giá trị và giá trị sử dụng của hàng hoá đợc thực hiện, hàng hoá chuyển từ hình thái hiện vật sang hình thái tiền tệ (T-H-T’), doanh nghiệp thu hồi đợc vốn bỏ ra để bù đắp những chi phí đầu t ban đầu, giúp cho vòng luân chuyển vốn đợc hoàn thành, đẩy nhanh tốc độ chu chuyển vốn nói riêng và hiệu quả sử dụng vốn nói chung, đồng thời góp phần thoả mãn nhu cầu tiêu dùng của xã hội

Theo quan điểm của hiệp hội kế toán quốc tế thì tiêu thụ là giai đoạn cuối cùng của quá sản xuất kinh doanh, là việc chuyển quyền sở hữu về hàng hoá, sản phẩm, lao vụ, dịch vụ cho khách hàng và thu đợc tiền ngay hoặc đợc khách hàng chấp nhận thanh toán.

Tiêu thụ nói chung bao gồm :

- Tiêu thụ ra ngoài đơn vị : Là việc bán hàng cho các đơn vị khác hoặc các cá nhân ngoài doanh nghiệp

- Tiêu thụ nội bộ đơn vị : Là việc bán hàng cho các đơn vị trực thuộc trong cùng một công ty, tổng công ty hạch toán toàn ngành.…

1.1.1.2 Vai trò, ý nghĩa :

Trong nền kinh tế thị trờng, các doanh nghiệp tiến hành hoạt động sản xuất kinh doanh tạo ra các loại sản phẩm và cung cấp dịch vụ nhằm thoả mãn nhu

của thị trờng (nhu cầu sản xuất và tiêu dùng) thông qua quá trình bán hàng ( trao đổi) với mục tiêu là lợi nhuận

Nh vậy, tiêu thụ hàng hoá ngoài việc thực hiện mục đích đa hàng hoá đến tay ngời tiêu dùng, thoả mãn nhu cầu của xã hội còn nhằm mục đích tiêu thụ đợc khối lợng sản phẩm hàng hoá lớn nhất từ đó sẽ thu đợc lợi nhuận cao nhất Vì vậy, việc tiêu thụ hàng hoá không đơn thuần chỉ là đa hàng hoá đến tay ngời tiêu dùng mà nó còn bao gồm cả những việc nh nghiên cứu thị trờng, tập hợp việc tổ chức mua hàng cho tới giai đoạn cuối cùng là xuất bán và thanh toán với khách hàng Điều đó cho thấy, khái niệm tiêu thụ hàng hoá đợc dùng trong doanh nghiệp thơng mại phản ánh chức năng lu thông, phân phối hàng hoá giữa các vùng, đáp ứng một cách tốt nhất có thể mọi nhu cầu của thị trờng Thông qua tiêu thụ thì giá trị và giá trị sử dụng của hàng hoá đợc thực hiện, hàng hoá chuyển từ hình thái hiện vật sang hình thái tiền tệ (T-H-T’), giúp doanh nghiệp thu hồi vốn đợc bỏ ra, vòng luân chuyển vốn đợc hoàn thành, đẩy nhanh tốc độ chu chuyển vốn nói riêng và hịêu quả sử dụng vốn nói chung Trong tiêu thụ một phần giá trị mới sáng tạo ra trong sản xuất đợc thực hiện và biểu hiện dới hình thức lợi nhuận Các Mác đã từng nói : “ Lu thông vừa là tiền đề vừa là kết quả của sản xuất”.

Công tác hạch toán kế toán các nghiệp vụ tiêu thụ và xác định kết quả tiêu thụ hàng hoá có ý nghĩa quan trọng.

Đối với mỗi doanh nghiệp, nó tính toán và kiểm tra việc sử dụng tài sản, tiền vốn nhằm cung cấp thông tin đảm bảo việc sử dụng có hiệu qủa nguồn vốn…kinh doanh giúp doanh nghiệp tự chủ về tài chính Tổ chức hợp lý quá trình hạch toán sẽ giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí mà vẫn đảm bảo đầy đủ nội dung, yêu cầu của công tác kế toán là “phản ánh trung thực, hợp lý, khách quan, chính xác “ tránh đợc những sai sót có thể xảy ra nhằm tăng doanh thu, giảm chi phí Đó đợc coi là yêu cầu không thể thiếu của các doanh nghiệp tham gia hoạt động kinh doanh Vì thế có thể nói tiêu thụ là căn cứ, là cơ sở để xác định kết quả Còn việc xác định kết quả là mục tiêu cuối cùng để đa ra các quyết định, các chiến lợc, định hớng về tiêu thụ hàng hoá của doanh nghiệp Hay nói cách khác nó còn là khâu quuyết định sự tồn tại và phát triển bền vững của doanh nghiệp

Đối với nền kinh tế quốc dân, quá trình tiêu thụ đảm bảo sự cân đối giữa sản xuất và tiêu dùng, giữa các ngành, các vùng, các khu vực góp phần thoả mãn

nhu cầu của xã hội Bên cạnh chức năng cân đối cung cầu thì tiêu thụ còn tạo ra một luồng tiền – hàng luân chuyển một cách liên tục, nhằm thúc đẩy, tạo điều kiện cho các ngành, các khu vực phát triển lớn mạnh, góp phần cùng sự phát triển chung của nền kinh tế Tạo nguồn thu nhập ổn định cho nền kinh tế quốc dân thông qua nghĩa vụ nộp thuế

1.1.2 Yêu cầu và nhiệm vụ kế toán tiêu thụ và xác định kết quả tiêu thụ.

- Xác định đúng thời điểm hàng hoá đợc coi là tiêu thụ để kịp thời ghi nhận, phản ánh doanh thu và lập báo cáo bán hàng Báo cáo thờng xuyên, kịp thời tình hình bán hàng, theo dõi tình hình thanh toán với khách hàng chi tiết cho từng loại hàng, từng hợp đồng kinh tế.

- Xác định đúng và tập hợp đủ chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp để từ đó phân bổ hợp lý giúp cho công tác xác định kết quả lãi, lỗ một cách hợp lý nhằm tối đa hoá lợi nhuận Đồng thời phải theo dõi từng phơng thức bán hàng, từng phơng thức thanh toán để đôn đốc việc thu hồi vốn nhanh và đầy đủ.

- Xác định đúng đắn kết quả của từng loại hoạt động kinh doanh, thực hiện nghiêm túc cơ chế phân phối lợi nhuận

1.1.2.2 Nhiệm vụ

Tiêu thụ có ý nghĩa quyết định sự tồn tại, phát triển hay sự diệt vong của doanh nghiệp Vì thế nhiệm vụ của công tác hạch toán tiêu thụ và xác định kết quả tiêu thụ hàng hoá là phải phản ánh và giám đốc tình hình một cách chặt chẽ nh :

- Ghi chép phản ánh chính xác, kịp thời, đầy đủ, chi tiết, sự biến động của các loại hàng hoá tiêu thụ ở các trạng thái nh : hàng đang đi đờng, hàng trong kho, hàng gửi bán theo chỉ tiêu số l… ợng, chất lợng, chủng loại, giá trị Cũng nh lựa chọn đợc phơng pháp tính giá vốn hàng bán một cách hợp lý để đảm bảo độ chính xác cho chỉ tiêu lãi gộp và các báo cáo bán hàng.

- Phản ánh chính xác kịp thời khối lợng hàng tiêu thụ, ghi nhận doanh thu bán hàng Phân bổ chi phí thu mua một cách hợp lý cho khối lợng hàng bán ra trong kỳ Đồng thời tập hợp các chi phí phát sinh trong kỳ một cách đầy đủ, trung thực, kể cả các khoản bị giảm trừ hay các khoản phải nộp ngân sách nhà nớc để công tác xác định kết quả kinh doanh đợc chính xác

- Theo dõi, đôn đốc, kiểm tra, phản ánh kịp thời các khoản công nợ khách để đảm bảo quá trình thu tiền và trả tiền hàng đầy đủ tránh thất thoát vốn một cách bất hợp lý, đáp ứng đợc yêu cầu quản lý của doanh nghiệp

- Tổ chức vận dụng tốt hệ thống tài khoản kế toán, hệ thống sổ sách kết toán phù hợp với đặc điểm kinh doanh của doanh nghiệp

- Tham mu cho lãnh đạo về các giải pháp thúc đẩy quá trình bán hàng.

1.2 Công tác kế toán tiêu thụ và xác định kết quả tiêu thụ hàng hoá

1.2.1 Kế toán chi tiết tiêu thụ và xác định kết quả tiêu thụ hàng hoá trong các doanh nghiệp thơng mại

1.2.1.1.Căn cứ

Theo chế độ tài chính kế toán hiện hành của Việt Nam việc hạch toán chi tiết tiêu thụ và xác định kết quả tiêu thụ hàng hoá trong các doanh nghiệp thơng mại đợc thực hiện dựa trên các căn cứ sau :

Tuỳ thuộc loại hình tính chất hoạt động kinh doanh của từng doanh nghiệp để xác định đối tợng chi tiết Tuỳ theo tình hình thực tế của doanh nghiệp và đối tợng hạch toán chi tiết có thể đợc chia ra từng loại hàng hoá hoặc từng quầy hàng, từng kho hàng

Tuỳ thuộc vào tính trọng yếu của từng loại mặt hàng hay lĩnh vực hoạt động kinh doanh của mỗi doanh nghiệp

Tuỳ thuộc vào công tác tổ chức hạch toán kế toán tại mỗi doanh nghiệp Bên cạnh đó ngời ta còn căn cứ vào các chứng từ sau :

- Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ.- Hoá đơn bán hàng.

- Hoá đơn kiêm phiếu xuất kho.- Hoá đơn thuế giá trị gia tăng.- Phiếu xuất kho kiêm hàng gửi bán.- Báo cáo bán hàng.

- Bảng kê bán lẻ hàng hoá dịch vụ.- Bảng thanh toán hàng đại lý ký gửi.- Thẻ quầy hàng.

- Giấy nộp tiền.

- Bảng kê nhận hàng và thanh toán hàng ngày.

- Các chứng từ khác có liên quan (hoá đơn, chứng từ đặc thù ).…

1.2.1.2 Kế toán chi tiết tiêu thụ

Qúa trình ghi sổ chi tiết nghiệp vụ tiêu thụ hàng hoá đợc tiến hành đồng thời cả ở kho và ở phòng kế toán Mọi ngiệp vụ phát sinh đều đợc lập chứng từ kế toán theo quy định Chứng từ kế toán phản ánh đầy đủ kịp thời chính xác tình hình nhập xuất hàng hoá và là cơ sở để ghi chép trên thẻ kho và sổ kế toán

Căn cứ vào các báo cáo, báo cáo bán hàng, các chứng từ nhập xuất để ghi vào thẻ kho và bảng kê nhập xuất tồn hàng hoá Bởi vậy giữa kho và phòng kế toán ngời ta có thể sử dụng một trong ba phơng pháp hạch toán chi tiết sau :

ợc điểm: Có sự trùng lặp về mặt ghi chép giữa kho và phòng kế toán.

Sơ đồ 1.1 Sơ đồ hạch toán chi tiết theo phơng pháp thẻ song song.

Ghi chú:

Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu.

1.2.1.2.2 Phơng pháp sổ đối chiếu luân chuyển

Sơ đồ l.2 Sơ đồ hạch toán chi tiết theo phơng pháp sổ đối chiếu luân chuyển.

Ghi chú:

Ghi hàng ngàyGhi cuối tháng Đối chiếu

Thẻ kho

Sổ kế toán chi tiết

Bảng tổng hợp nhập, xuất, tồn

Sổ tổng hợp

Thẻ kho

Phiếu xuất khoPhiếu nhập

Sổ đối chiếu luân chuyển

Bảng kê xuất

Kế toán tổng hợp

Sổ sách sử dụng: Thẻ kho, sổ đối chiếu luân chuyển.

Ưu điểm: Giảm bớt đợc khối lợng công việc ghi chép của kế toán vì chỉ ghi vào cuối tháng Cung cấp thông tin cả về hiện vật cho ngời quản lý.

ợc điểm: Là việc ghi sổ trùng lặp giữa kho và phòng kế toán về chỉ tiêu hiện vật Công tác kiểm tra chỉ tiến hành vào cuối tháng nên việc hạch toán và lập báo cáo thờng chậm trễ

1.2.1.2.3 Phơng pháp sổ số d.

Sơ đồ 1.3 Sơ đồ hạch toán chi tiết theo phơng pháp sổ số d.

Ghi chú:

Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng

Thẻ kho

Phiếu xuất kho

Phiếu giao nhận CT nhập

Sổ số dư

Phiếu giao nhận CT nhập Sổ tổng hợp

Bảng kê luỹ kế nhập

Bảng kê luỹ kế nhập –xuất – tồn

Bảng kê luỹ kế xuất

1.2.2 Kế toán tổng hợp tiêu thụ và xác định kết quả tiêu thụ.1.2.2.1 Các phơng thức tiêu thụ.

Các doanh nghiệp thơng mại có nhiều hình thức tiêu thụ hàng hoá khác nhau có thể theo phơng thức bán buôn, bán lẻ, gửi bán mỗi ph… ơng thức lại có nhiều hình thức khác nhau

1.2.2.1.1 Bán buôn.

Bán buôn là hình thức bán hàng hoá cho mạng lới bán lẻ, cho sản xuất, cho tiêu dùng và cho các tổ chức kinh tế khác Hay nói cách khác là phơng thức bán hàng cho các đơn vị thơng mại, các doanh nghiệp sản xuất để thực hiện bán ra…hoặc để gia công, chế biến bán ra.

Đặc điểm:

- Đối tợng bán hàng hoá là các doanh nghiệp thơng mại, doanh nghiệp sản xuất và các tổ chức kinh tế khác.

- Hàng hoá có thể là vật phẩm tiêu dùng hoặc t liệu sản xuất.

- Hàng hoá thờng đợc bán ra theo lô hàng hoặc khối lợng hàng bán ra mỗi lần thờng là lớn.

- Hàng hoá bán buôn là hàng hoá vẫn nằm trong lĩnh vực lu thông cha đi vào lĩnh vực tiêu dùng Do vậy, giá trị và giá trị sử dụng của hàng hoá cha đợc thực hiện.

- Giá bán ra của hàng hoá biến động tuỳ thuộc vào khối lợng hàng bán và phơng thức thanh toán.

- Việc thanh toán tiền hàng chủ yếu không dùng tiền mặt mà thông qua ngân hàng và các hình thức thanh toán khác.

Các hình thức bán buôn hàng hoá :

* Bán buôn qua kho là phơng thức bán buôn mà trong đó, hàng bán phải đợc xuất từ kho bảo quản của doanh nghiệp Bán buôn hàng hoá qua kho có thể thực hiện dới hai hình thức.

- Bán buôn hàng hoá qua kho theo hình thức giao hàng trực tiếp: theo hình thức này, bên mua cử đại diện đến kho của doanh nghiệp thơng mại để nhận hàng Doanh nghiệp thơng mại xuất kho hàng hoá, giao trực tiếp cho đại diện bên mua Sau khi đại diện bên mua nhận đủ hàng, thanh toán tiền hoặc chấp nhận nợ, hàng hoá đợc xác định là tiêu thụ.

- Bán buôn hàng hoá qua kho theo hình thức chuyển hàng: theo hình thức này, căn cứ vào hợp đồng đã kí kết hoặc theo đơn đặt hàng, doanh nghiệp th-ơng mại xuất kho hàng hoá, dùng phơng tiện vận tải của mình hoặc đi thuê ngoài, chuyển hàng đến kho của bên mua hoặc một địa điểm nào đó do bên mua qui định trong hợp đồng Hàng hoá chuyển bán vẫn thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp thơng mại, chỉ khi nào đợc bên mua kiểm nhận, thanh toán hoặc chấp nhận thanh toán thì số hàng chuyển giao mới đợc coi là tiêu thụ, ngời bán mất quyền sở hữu về số hàng đã giao Chi phí vận chuyển do doanh nghiệp thơng mại chịu hay bên mua chịu là do sự thoả thuận từ trớc giữa hai bên Nếu doanh nghiệp thơng mại chịu chi phí vận chuyển, sẽ phải thu tiền của bên mua.

* Bán buôn không qua kho (bán buôn vận chuyển thẳng): theo phơng thức này doanh nghiệp thơng mại sau khi mua hàng, nhận hàng mua, không đa về kho mà chuyển bán thẳng cho bên mua.

Có hai hình thức :

+ Bán buôn vận chuyển thẳng có tham gia thanh toán: theo hình thức này doanh nghiệp thơng mại sau khi mua hàng, giao trực tiếp cho đại diện bên mua tại kho ngời bán Sau khi giao nhận, đại diện bên mua kí nhận đủ hàng, bên mua đã thanh toán tiền hàng hoặc chấp nhận nợ, hàng hoá đợc xác nhận là tiêu thụ.

+ Bán buôn vận chuyển thẳng không tham gia thanh toán: theo hình thức này doanh nghiệp thơng mại sau khi mua hàng, nhận hàng mua, dùng phơng tiện vận tải của mình hoặc thuê ngoài vận chuyển hàng đến giao cho bên mua ở địa điểm đã đợc thoả thuận Hàng hoá chuyển bán trong trờng hợp này vẫn thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp thơng mại Khi nhận đợc tiền của bên mua thanh toán hoặc giấy báo của bên mua đã nhận đợc hàng và chấp nhận thanh toán thì hàng hoá chuyển đi mới đợc xác định là tiêu thụ.

1.2.2.1.2 Bán lẻ.

Đây đợc coi là giai đoạn cuối cùng của sự vận động hàng hoá từ nơi sản xuất đến nơi tiêu thụ, hàng hoá đợc bán trực tiếp cho ngời tiêu dùng, lúc này hai chức năng của hàng hoá là giá trị và giá trị sử dụng đợc thể hiện Nói cách khác đây là phơng thức bán hàng trực tiếp cho ngời tiêu dùng hoặc các tổ chức kinh tế, các đơn vị kinh tế tập thể mua về mang tính chất tiêu dùng nội bộ Bán hàng theo

phơng thức này có đặc điểm là hàng hoá bán ra đơn chiếc số lợng nhỏ giá bán ờng ổn định, thanh toán ngay và hình thức thanh toán thờng là tiền mặt lên không lập chứng từ cho từng lần bán Hàng hoá sau khi bán đã chuyển từ lĩnh vực lu thông để đi vào lĩnh vực tiêu dùng với giá trị và giá trị sử dụng của hàng hoá đợc thực hiện.

* Các hình thức bán lẻ :

- Bán lẻ thu tiền trực tiếp : Theo hình thức này, nhân viên bán hàng trực tiếp thu tiền của khách và giao hàng cho khách Hết ca, hết ngày bán hàng, nhân viên bán hàng làm giấy nộp tiền và nộp tiền cho thủ quỹ Đồng thời kiểm kê hàng hoá tồn quầy để xác định số lợng hàng bán ra trong ca, trong ngày và lập báo cáo bán hàng Khi đó thẻ quầy hàng sẽ đợc mở cho mỗi mặt hàng, phản ánh cả số lợng, giá trị Căn cứ vào việc kiểm kê lợng hàng bán ra để lập báo cáo bán hàng, đây là căn cứ để ghi nhận doanh thu và đối chiếu với số tiền đã nộp.

- Bán lẻ thu tiền tập trung : Khi đó việc thu tiền và bán hàng tách rời nhau Báo cáo bán hàng do nhân viên bán hàng lập, còn giấy nộp tiền do nhân viên thu ngân lập sau đó nộp lên phòng kế toán Báo cáo bán hàng đợc lập căn cứ vào hoá đơn hoặc tích kê giao hàng hoặc kiểm kê hàng tồn cuối ngày để xác định lợng hàng bán ra Báo cáo bán hàng đợc coi là căn cứ để hạch toán doanh thu và đối chiếu với số tiền đã nộp

- Hình thức bán lẻ tự phục vụ (tự chọn): theo hình thức này, khách hàng tự chọn lấy hàng hoá, mang đến bàn tính tiền để tính tiền và thanh toán tiền hàng Nhân viên thu tiền kiểm hàng, tính tiền, lập hoá đơn bán hàng và thu tiền của khách hàng Nhân viên bán hàng có trách nhiệm hớng dẫn khách hàng và bảo quản hàng hoá ở quầy do mình phụ trách.

- Hình thức bán trả góp: theo hình thức này, ngời mua đợc trả tiền mua hàng thành nhiều lần Doanh nghiệp thơng mại, ngoài số tiền thu theo giá bán thông thờng còn thu thêm ngời mua một khoản lãi do trả chậm Về thực chất, ngời bán chỉ mất quyền sở hữu khi ngời mua thanh toán hết tiền hàng Tuy nhiên, về mặt hạch toán, khi giao hàng cho ngời mua, hàng hoá bán trả góp đợc coi là tiêu thụ, bên bán ghi nhận doanh thu.

- Hình thức bán hàng tự động: là hình thức bán lẻ hàng hoá mà trong đó các doanh nghiệp thơng mại sử dụng các máy bán hàng tự động chuyên dùng

cho một hoặc một vài loại hàng hoá nào đó đặt ở các nơi công cộng Sau khi ngời mua bỏ tiền vào máy, máy sẽ tự động đẩy hàng ra cho ngời mua.

1.2.2.1.3 Phơng thức gửi hàng đại lý hay ký gửi.

Lúc này doanh nghiệp thơng mại giao cho cơ sở đại lý, ký gửi để các cơ sở này trực tiếp bán hàng

Trong nền kinh tế thị trờng ngày càng phát triển thì việc đa dạng hoá các hình thức tiêu thụ giúp các doanh nghiệp có nhiều cơ hội tham gia hoà nhập nền kinh tế quốc tế để chiếm lĩnh thị trờng trong nớc cũng nh thị trờng thế giới Đây đợc coi là yêu cầu không thể thiếu với sự tồn tại của các doanh nghiệp nói chung và nền kinh tế của cả nớc.

+ Uỷ nhiệm thu, uỷ nhiệm chi …

1.2.3 Một số khái niệm cơ bản và các hình thức tính giá vốn hàng bán 1.2.3.1 Một số khái niệm cơ bản.

- Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ hàng hoá là toàn bộ số tiền thu đợc hoặc sẽ thu đợc từ các giao dịch phát sinh doanh thu nh bán sản phẩm, hàng hoá, cung cấp dịch vụ cho khách hàng bao gồm khoản phải thu và phí thu thêm ngoài (nếu có).

- Giảm giá hàng bán là khoản giảm cho ngời mua do hàng hoá bán ra của doanh nghiệp kém phẩm chất, sai quy cách hoặc lạc hậu thị hiếu.

- Giá trị hàng trả lại là giá trị khối lợng hàng hoá đã đợc xác định là tiêu thụ bị khách hàng trả lại và từ chối thanh toán do không đảm bảo điều kịên về qui cách, phẩm chất ghi trên hợp đồng kinh tế

- Chiết khấu thơng mại là khoản doanh nghiệp bán hàng giảm giá niêm yết mua cho khách hàng mua với số lợng lớn

- Doanh thu thuần về tiêu thụ là phần chênh lệch giữa tổng doanh thu bán hàng hoá, cung cấp dịch vụ và các khoản giảm giá hàng bán và chiết khấu th-ơng mại, giá trị hàng bán bị trả lại, thuế tiêu thụ, thuế xuất khẩu.

- Gía vốn hàng bán là giá vốn của thành phẩm, hàng hoá đã tiêu thụ trong kỳ.

- Các khoản thuế phải nộp bao gồm thuế GTGT tính theo phơng pháp trực tiếp, thuế tiêu thụ đặc biệt, thuế xuất khẩu.

- Lãi gộp là số chênh lệch giữa doanh thu thuần và giá vốn hàng bán - Chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp.

+ Chi phí bán hàng là biểu hiện bằng tiền của toàn bộ các chi phí liên quan đến hoạt động tiêu thụ bao gồm chi phí lơng nhân viên bán hàng, chi phí vận chuyển bốc dỡ, tiếp thị quảng cáo …

+ Chi phí quản lý doanh nghiệp là toàn toàn bộ các chi phí phát sinh liên quan đến toàn bộ hoạt động sản xuất kinh doanh của cả doanh nghiệp nh l-ơng, khấu hao …

- Xác định kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh là số chênh lệch về doanh thu thuần về bán hàng và cung cấp dịch vụ, doanh thu hoạt động tài chính với trị giá vốn hàng bán, chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp phân bổ cho hàng tiêu thụ và chi phí hoạt động tài chính

1.2.3.2 Phơng pháp xác định giá vốn hàng bán

Tuỳ thuộc vào điều kiện cụ thể của từng doanh nghiệp mà kế toán sử dụng các phơng pháp tính giá thành trị giá hàng xuất kho theo phơng pháp thực tế hay theo giá hạch toán

- Tính theo gía thực tế: doanh nghiệp thờng áp dụng phơng pháp tính giá đích danh, nhập trớc xuất xuất trớc, nhập sau xuất trớc, bình quân gia quyền ( bình quân tồn đầu kỳ, bình quân từng lần nhập, bình quân cả kỳ dự trữ )

- Tính theo giá hạch toán: chỉ có tác dụng ghi sổ kế toán chứ không có giá trị giao dịch, ngời ta sử dụng hệ số giá để quy đổi từ giá hạch toán sang giá thực tế.

Trong đó:

* Phơng pháp đơn giá bình quân: theo phơng pháp này, giá thực tế của hàng hoá xuất kho trong kì đợc tính theo công thức:

Giá thực tế hàng xuất kho = Số lợng hàng xuất kho x Giá đơn vị bình quân.

* Phơng pháp nhập trớc xuất trớc (FIFO): Theo phơng pháp này giả thiết số hàng nào nhập trớc sẽ xuất trớc, hết số nhập trớc mới xuất đến số nhập sau theo giá thực tế của từng lô hàng xuất Nói cách khác, cơ sở của phơng pháp này là giá thực tế của hàng mua sẽ đợc dùng làm giá để tính giá thực tế của hàng xuất trớc và do vậy giá trị cả hàng tồn kho cuối kỳ sẽ là giá thực tế của hàng mua vào sau cùng trong kỳ.

* Phơng pháp nhập sau xuất trớc (LIFO): Phơng pháp này giả định những hàng mua sau cùng sẽ đợc xuất trớc tiên, ngợc lại với phơng pháp nhập tr-ớc xuất trớc ở trên.

* Phơng pháp giá thực tế đích danh: phơng pháp này còn đợc gọi là ơng pháp trực tiếp, đợc sử dụng với hàng hoá có giá trị cao và có tính chất tách biệt nh vàng bạc, kim loại quý hiếm Theo ph… ơng pháp này, giá bán của lô hàng thực tế là bao nhiêu thì khi xuất bán giá là từng đó.

* Phơng pháp giá hạch toán: Phơng pháp này sử dụng hệ số giá để qui đổi cho số hàng bán ra.

1.3 Kế toán các nghiệp vụ tiêu thụ

1.3.1 Tài khoản sử dụng

* TK 511 “Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ“, dùng để phản ánh tổng doanh thu về bán hàng thực tế cùng các khoản giảm trừ doanh thu Từ đó, xác định doanh thu thuần trong kỳ của doanh nghiệp Nội dung ghi chép của tài khoản nh sau nh sau :

- Bên nợ :

+ Khoản giảm giá hàng bán và doanh thu của hàng bán bị trả lại + Số thuế tiêu thụ đặc biệt, thuế xuất khẩu phải nộp tính theo doanh thu bán hàng thực tế.

+ Kết chuyển doanh thu về tiêu thụ trong kỳ.

- Bên có : phản ánh tổng số doanh thu bán hàng thực tế trong kỳ.TK 511 cuối kỳ không có số d và có 4 tiểu khoản sau :

+ TK5111 : Doanh thu bán hàng hoá Tài khoản này sử dụng chủ yếu trong doanh nghiệp thơng mại.

+ TK 5112 : Doanh thu bán thành phẩm Tài khoản này sử dụng chủ yếu trong các doanh nghiệp sản xuất vật chất nh công nghiệp, nông nghiệp, xây lắp.

+ TK5113 : Doanh thu cung cấp dịch vụ Tài khoản này sử dụng chủ yếu trong các doanh nghiệp dịch vụ nh du lịch, vận tải, bu điện, du lịch văn hoá… + TK5114 : Doanh thu trợ cấp trợ giá Tài khoản này đợc sử dụng chủ yếu để phản ánh khoản nhà nớc trợ cấp, trợ giá cho doanh nghiệp trong trờng hợp doanh nghiệp thực hiện nhiệm vụ cung cấp hàng hoá, dịch vụ theo yêu cầu của nhà nớc.

* TK 512 “ Doanh thu bán hàng nội bộ “, dùng để phản ánh doanh thu do bán hàng hóa, dịch vụ trong nội bộ, giữa các đơn vị trực thuộc trong cùng một công ty hoặc tổng công ty Tài khoản này có nội dung t… ơng tự nh tài khoản 511 đã đợc đề cập ở trên, cuối kỳ không có số d và có 3 tiểu khoản gồm :

+ TK 5121 : Doanh thu bán hàng hoá + TK 5122 :Doanh thu bán các thành phẩm + TK 5123 : Doanh thu cung cấp dịch vụ.

* TK521 “Chiết khấu thơng mại “: Dùng để phản ánh các khoản chiết khấu thơng mại cho ngời mua và đợc mở chi tiết cho từng ngời mua với từng loại hàng bán Tài khoản này có nội dung ghi chép nh sau:

- Bên nợ: Tập hợp các khoản chiết khấu thơng mại.

- Bên có: Kết chuyển chiết khấu thơng mại sang tài khoản 511 - Tài khoản này không có số d.

Các tiểu khoản:

+ TK 5211: Chiết khấu hàng hoá + TK 5212: Chiết khấu thành phẩm + TK 5213: Chiết khấu dịch vụ.

* TK531 “ Hàng bán bị trả lại “, dùng để phản ánh doanh thu của số hàng hoá, dịch vụ đã tiêu thụ, bị khách hàng trả lại do không đúng quy cách, phẩm chất hoặc vi phạm hợp đồng kinh tế Nội dung ghi chép nh… sau :

- Bên nợ: Tập hợp doanh thu của hàng bán bị trả lại chấp nhận cho ngời mua trong kỳ (đã trả lại tiền cho ngời mua hoặc tính trừ vào nợ phải thu của khách hàng về hàng hoá dịch vụ đã bán ra trong kỳ).

- Bên có: Kết chuyển số doanh thu Tài khoản này cuối kỳ không có số d.

* TK 532 “Giảm giá hàng bán “, dùng để phản ánh khoản giảm giá cho khách hàng theo thoả thuận Tài khoản này không có số d và có nội dung kết cấu nh sau :

- Bên nợ: Khoản giảm giá đã chấp nhận cho ngời mua

- Bên có: Kết chuyển khoản giảm giá sang tài khoản liên quan để xác định doanh thu thuần

* TK 157 “ Hàng gửi bán “ , dùng để phản ánh trị giá mua của hàng hoá chuyển bán gửi đại lý, ký gửi, dịch vụ đã hoàn thành nhng cha xác định là tiêu thụ, chi tiết cho từng loại hàng hoá cho đến khi hàng hoá đợc chấp nhận thanh toán có nội dung nh… sau :

Với doanh nghiệp áp dụng phơng pháp kiểm kê định kỳ :

Bên nợ: Phản ánh trị giá mua thực tế của hàng gửi đi cha tiêu thụ cuối kỳ Bên có: Kết chuyển trị giá mua thực tế của hàng gửi đi cha tiêu thụ đầu kỳ.

D có: Phản ánh trị giá mua của hàng gửi bán cha tiêu thụ

* TK 632 “ Giá vốn hàng bán “, dùng để xác định giá vốn hàng bán và dịch vụ đã tiêu thụ trong kỳ Tài khoản này không có số d và đợc mở chi tiết cho từng mặt hàng, từng dịch vụ, từng thơng vụ tuỳ theo yêu cầu cung cấp thông…

tin cũng nh phơng tiện tính toán của từng doanh nghiệp Nội dung ghi chép của tài khoản này nh sau :

Với doanh nghiệp áp dụng phơng pháp kiểm kê định kỳ :

Bên nợ :Trị giá vốn của hàng hoá xuất bán trong kỳ.

Bên có : Kết chuyển trị giá vốn của hàng hoá tiêu thụ trong kỳ

* TK 3331 “ Thuế giá trị gia tăng phải nộp “, dùng để phản ánh số thuế giá trị gia tăng đầu ra, số thuế giá trị gia tăng phải nộp, số thuế giá trị gia tăng đã nộp, còn phải nộp vào ngân sách nhà nớc Nội dung ghi chép nh sau :

- Bên nợ:

+ Số thuế GTGT đầu vào đợc khấu trừ

+ Số thuế GTGT đợc giảm trừ vào số thuế GTGT phải nộp +Số thuế GTGT đã nộp vào ngân sách nhà nớc

+ Số thuế GTGT của hàng bán bị trả lại - Bên có:

+ Số thuế GTGT đầu ra phải nộp của số hàng đã tiêu thụ

+ Số thuế GTGT đầu ra phải nộp của hàng hoá dịch vụ dùng để trao đổi biếu tặng, sử dụng nội bộ

+ Số thuế GTGT phải nộp cho hoạt động tài

+ Số thuế GTGT phải nộp của hàng hoá nhập khẩu - Số d:

+ Bên có :Số thuế GTGT còn phải nộp cuối kỳ + Bên nợ: Số thuế GTGT nộp thừa vào ngân sách

Ngoài các tài khoản trên, trong quá trình hạch toán, kế toán bán hàng còn sử dụng một số các tài khoản khác có liên quan nh: 111, 112, 138, 333, 413…

1.3.2 Phơng pháp hạch toán (khái quát qua các sơ đồ sau):

1.3.2.1 Bán buôn qua kho

Sơ đồ 1.4 Hạch toán tiêu thụ theo phơng pháp bán buôn qua kho.

(3) TK531,532(8) 3331 (9)

( 7 ) : Khách hàng trả tiền hoặc chấp nhận trả tiền ( 8 ) : Kết chuyển giảm giá hàng bán.

( 9 ) : thuế GTGT đầu ra.

1.3.2.2 Bán buôn không qua kho.

Sơ đồ 1.5 Hạch toán các nghiệp vụ bán buôn không qua kho.

TK331 TK157 TK632 TK911 TK511 111,112 (6)

(1) (4) (5) TK531,532

( 8 ) TK133 (9)

1.3.2.3 Hạch toán các nghiệp vụ bán lẻ hàng hoá.

- Khi xuất kho giao hàng bán lẻ cho cửa hàng, quầy hàng, kế toán chi tiết kho hàng theo địa điểm luân chuyển nội bộ cửa hàng.

Nợ TK 156 : Chi tiết kho, quầy, cửa hàng nhận hàng Có TK 156 : Kho hàng chính.

- Cuối ngày khi nhận đợc báo cáo bán hàng và giấy nộp tiền kế toán ghi nhận doanh thu bán hàng và kết chuyển giá vốn.

Nợ TK 1381 : Số tiền thiếu cha rõ nguyên nhân

Có TK 511 : Doanh thu bán hàng cha có thuế GTGT Có TK 3331 : Thuế GTGT đầu ra.

Có TK 3381 : Số tiền thừa cha rõ nguyên nhân.

1.3.2.4 Hạch toán tiêu thụ nội bộ

- Khi phát sinh các nghiệp vụ tiêu thụ nội bộ, kế toán phản ánh nh sau : Nợ TK 111, 112 : Số thu đợc bằng tiền.

Có TK 156 : Trị giá hàng xuất kho.

+ BT2 : Nợ TK 641, 642 : Sử dụng để bán hàng và quản lý doanh nghiệp

Có TK 512 : Doanh thu bán hàng nội bộ

Nợ TK 431 : Tính vào quỹ khen thởng, phúc lợi Có TK 512 : Doanh thu bán hàng nội bộ Có TK 3331 : Thuế GTGT đầu ra.

1.3.2.5 Hạch toán các khoản hàng bán bị trả lại, giảm giá hàng bán.1.3.2.5.1 Hạch toán các khoản hàng bán bị trả lại.

Nếu số hàng đã tiêu thụ trong kỳ bị khách hàng trả lại hoặc từ chối thanh toán do vi phạm hợp đồng kinh tế đã ký kết nh hàng bán kém phẩm chất, không đúng qui cách, chủng loại, mẫu mã, kế toán dùng TK 531 để phản ánh.

Khi chấp nhận cho khách hàng trả lại hàng mà họ đã mua trớc đây, kế toán căn cứ vào chứng từ đợc lập khi khách hàng trả lại hàng để ghi doanh thu và giá vốn hàng bán bị trả lại.

- Phản ánh doanh thu hàng bán bị trả lại, kế toán ghi: Nợ TK 531 : Doanh thu hàng bán bị trả lại.

Nợ TK 3331 : Thuế GTGT của hàng bán bị trả lại.

Có TK 111, 112, 131 : Số tiền trả lại cho khách hàng hoặc chấp nhận trừ vào nợ.

- Phản ánh giá vốn hàng bán bị trả lại Nợ TK 156 : Ghi tăng hàng hoá Có TK 632 : Ghi giảm giá vốn.

1.3.2.5.2 Hạch toán giảm giá hàng bán.

Các khoản tiền giảm trừ cho khách hàng tính trên giá bán đã thoả thuận vì lý do vi phạm hợp đồng đã ký kết đợc hạch toán trên TK 532 Khi có nghiệp vụ phát sinh, kế toán ghi:

Nợ TK 532 : Giảm giá hàng bán.

Nợ TK 3331 : Thuế GTGT trả lại cho khách hàng tơng đơng với số giảm gía mà họ đợc hởng.

Có TK 111, 112, 131 : Số tiền trả ngay hoặc chấp nhận trả

1.4 Hạch toán kết quả tiêu thụ hàng hoá trong các doanh nghiệp thơng mại.

1.4.1 Tài khoản sử dụng

* TK 911 “ Xác định kết quả kinh doanh “, dùng để xác định kết quả toàn bộ hoạt động sản xuất kinh doanh và hoạt động khác của doanh nghiệp TK này mở chi tiết cho từng hoạt động TK này không có số d, nội dung của tài khoản này nh sau :

- Bên nợ : + Kết chuyển giá vốn hàng hoá, sản phẩm dịch vụ đã tiêu thụ trong kỳ

+ Kết chuyển chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp.

+ Kết chuyển chi phi hoạt động tài chính và chi phí hoạt động khác.

+ Số lãi trớc thuế về hoạt động sản xuất kinh doanh trong kỳ

- Bên có : + Kết chuyển doanh thu thuần về số hàng hoá, sản phẩm, lao vụ, dịch vụ tiêu thụ trong kỳ.

+ Kết chuyển thu nhập hoạt động tài chính và hoạt động khác.

+ Thực lỗ về hoạt động kinh doanh trong kỳ.

* TK 421 “ Lợi nhuận cha phân phối “, dùng để kết chuyển lãi, lỗ trong kỳ

- Bên nợ : + Số lỗ về hoạt động kinh doanh trong kỳ + Phân phối các khoản lãi

- Bên có : + Số thực lãi về hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp + Xử lý các khoản lỗ về kinh doanh

- D nợ : Các khoản lỗ cha xử lý - D có : Số lãi cha phân phối

* TK 641 “ Chi phí bán hàng “, dùng để phản ánh chi phí thực tế phát sinh trong kỳ TK này không có số d và có nội dung kết cấu nh sau :

- Bên nợ : + Tập hợp chi phí bán hàng thực tế phát sinh trong kỳ - Bên có : + Các khoản giảm chi phí bán hàng trong kỳ.

+ Kết chuyển chi phí bán hàng sang tài khoản xác định kết quả kinh doanh.

Các tiểu khoản :

-TK 6411 : Chi phí nhân viên bán hàng - TK 6412 : Chi phí vật liệu, bao bì - TK 6413 : Chi phí dụng cụ đồ dùng.

- TK 6414 : Chi phí khấu hao tài sản cố định.

- TK 6415 : Chi phí bảo hành hàng hoá - TK 6417 : Chi phí dịch vụ mua ngoài - TK 6418 : Chi phí bằng tiền khác * TK 642 “ Chi phí quản lý doanh nghiệp “.

- Bên nợ : Tập hợp chi phí quản lý doanh nghiệp thực tế phát sinh trong kỳ.

- Bên có : + Các khoản ghi giảm chi phí quản lý doanh nghiệp + Kết chuyển chi phí quản lý doanh nghiệp sang TK 911.

TK 642 không có số d và có các tiểu khoản : - TK 6421 : Chi phí nhân viên quản lý - TK 6422 : Chi phí vật liệu quản lý - TK 6423 : Chi phí đồ dùng văn phòng - TK 6424 : Chi phí khấu hao TSCĐ - TK 6425 : Chi phí thuế, phí và lệ phí.

- TK 6426: Chi phí dự phòng giảm giá hàng tồn kho và nợ khó đòi - TK 6427 : Chi phí dịch vụ mua ngoài.

Có TK 911

- Kết chuyển giá vốn hàng bán và phân bổ chi phí mua hàng Nợ TK 632

Có TK 1562 Nợ TK 911

Có TK 632

- Kết chuyển chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp Nợ TK 911

Có TK 641 , 642 - Xác định kết quả tiêu thụ + Lãi : Nợ TK 911

Có TK 421+ Lỗ : Nợ TK 421 Có TK 911

1.5 Tổ chức vận dụng hệ thống sổ sách.

Căn cứ vào qui mô và điều kiện hoạt động của doanh nghiệp và vào các hình thức tổ chức sổ kế toán, từng doanh nghiệp sẽ lựa chọn cho mình một mô hình tổ chức sổ kế toán phù hợp Tổ chức sổ kế toán thực chất là việc kết hợp các loại sổ sách có kết cấu khác nhau theo một trình tự hạch toán nhất định nhằm hệ thống hoá và tính toán các chỉ tiêu theo yêu cầu quản lý của doanh nghiệp.

Theo qui định doanh nghiệp có thể lựa chọn áp dụng một trong các hình thức tổ chức kế toán sau đây:

1.5.1 Hình thức Nhật ký - Sổ cái.

Theo hình thức này, các nghiệp vụ kinh tế phát sinh đợc phản ánh vào một quyển sổ gọi là Nhật ký – Sổ cái Sổ này là sổ hạch toán tổng hợp duy nhất, trong đó kết hợp phản ánh theo thời gian và theo hệ thống Tất cả các tài khoản mà doanh nghiệp sử dụng đợc phản ánh cả hai bên Nợ – Có trên cùng một vài trang sổ Căn cứ ghi vào sổ là chứng từ gốc hoặc bảng tổng hợp chứng từ gốc, mỗi chứng từ ghi một dòng vào Nhật ký – Sổ cái.

Sổ sách trong hình thức này gồm: + Sổ cái.

+ Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ + Bảng cân đối tài khoản.

Chứng từ gốc

Bảng tổng hợp chứng từ gốc

Nhật ký – Sổ cái

Báo cáo kế toánSổ quỹ

Sổ (thẻ)Hạch toán chi

Bảng tổng hợp chi tiết

1.5.3 Hình thức nhật ký chứng từ.

Hình thức này thích hợp vơ doanh nghiệp lớn, có số lợng nghiệp vụ nhiều và điều kiện kế toán thủ công, dễ chuyên môn hoá cán bộ kế toán Tuy nhiên đòi hỏi trình đô nghiệp vụ của cán bộ kế toán phải cao Mặt khác không phù hợp với việc kế toán bằng máy Sổ sách theo hình thức này bao gồm:

- Sổ Nhật ký – Chứng từ- Sổ cái.

Sổ (thẻ)Hạch toán chi tiết

Chứng từ ghi sổ

Sổ cái

Bảng cân đối tài khoản

Báo cáo kế toán

Bảng tổng hợp chi tiết

Sổ quỹ

Sổđăng

ký chứng

từ ghi sổ

Chứng từ gốc

Bảng tổng hợp chứng từ gốc

- B¶ng kª.- B¶ng ph©n bæ.- Sæ chi tiÕt.

Chøng tõ gècvµ c¸c b¶ng ph©n bæ

Sæ(thÎ)kÕ to¸n

chitiÕtNhËt ký – Chøng tõ

Sơ đồ 1.7

Trình tự hạch toán theo hình thức nhật ký chung.

Ghi chú:

Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Quan hệ đối chiếu.

Nhậtký đặc

Bảng tổng hợp chi

tiết

Chi nhánh công ty TNHH Quang Dũng tại Hà Nội là đơn vị hạch toán độc lập đợc thành lập theo Quyết định số 01/00 HN-CVQĐ ngày 05/06/2000 do sở Kế hoạch và Đầu t Hà Nội cấp, tiến hành hoạt động kinh doanh các ngành nghề sau :

- Mua bán lơng thực, thức ăn gia súc, nông sản thực phẩm, máy nông nghiệp

- Đại lý ký gửi hàng hoá, dịch vụ thơng mại - Mua bán thiết bị chăn nuôi.

Qua quá trình hoạt động kinh doanh, mặc dù mới đi vào hoạt động từ năm 2001 và mặt hàng của họ chủ yếu đợc nhập khẩu từ nớc ngoài, nhng chi nhánh công ty TNHH Quang Dũng miền bắc đã dần khẳng định đợc vai trò của mình

trong việc phân phối hàng hoá trên thị trờng miền bắc, sự mạnh dạn trong đầu t cũng nh khả năng marketing tốt đã đa mặt hàng của chi nhánh công ty ngày càng tiến gần đến đợc với những ngời nông dân Việt Nam với mặt hàng chủ đạo là thức ăn gia súc và họ cũng là đại diện duy nhất tại miền bắc tham gia nhập khẩu thức ăn gia súc từ ACHENTYNA Sau đây là một vài nét chính về chi nhánh :

Bảng 2.1 Tình hình hoạt động kinh doanh của công ty một số năm gần đây

3 Doanh thu thuần 167472227774 176371548865 2102633610664 Giá vốn hàng bán 164814230407 170926362319 2004564628265 Lợi nhuận gộp 2657997367 5445186546 98068982406 Chi phí bán hàng 4160075662 4560350523 76752608617 Chi phí quản lý doanh nghiệp 791967031 1122080563 16061955518 Lợi nhuận thuần từ hoạt động kinh

(2294045326) (237244540) 3267519759 Thu nhập hoạt động tài chính 20487487 13974100 2322244710 Chi phí hoạt động tài chính 27202 22191230011 Lợi nhuận thuần từ hoạt động tài

20460285 13974100 (198689853)12 Các khoản thu nhập bất thờng 16082389 293841613 Các khoản chi phí bất thờng 1544711 468205

15 Tổng lợi nhuận trớc thuế (2273585041) (208732762) (2033182395)

2.1.2 Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý của chi nhánh công ty TNHH Quang Dũng

Công ty tổ chức bộ máy quản lý theo hình thức trực tuyến – chức năng, đứng đầu là trởng chi nhánh và đợc khái quát qua sơ đồ sau :

Sơ đồ 2.1 Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý tại chi nhánh công ty TNHH Quang Dũng.

- Phòng kế toán : Có nhiệm vụ là thu thập và xử lý thông tin tài chính phát sinh tại doanh nghiệp theo đúng chế độ kế toán nhà nớc quy định, từ đó cung cấp đầy đủ thông tin cho các phòng ban, giúp nhà quản lý đa ra các quyết định đúng đắn cũng nh đảm bảo hoàn thành các nghĩa vụ với nhà nớc.

- Phòng kinh doanh : Thiết lập các chiến lợc kinh doanh cho công ty, tìm kiếm nguồn hàng cũng nh nơi tiêu thụ hàng hoá

- Phòng xuất nhập khẩu : Công ty đợc phép xuất nhập khẩu trực tiếp các mặt hàng thức ăn gia súc nên phòng có nhiệm vụ lập và triển khai kế hoạch xuất, nhập khẩu nhằm cung ứng hàng hoá đủ để đảm bảo yêu cầu tiêu thụ.

- Văn phòng : Chịu trách nhiệm về quản lý nhân sự, các văn bản hợp đồng kinh tế và các giấy tờ tổ chức các cuộc họp, hội nghị và các phong trào hoạt…động tại chi nhánh cũng nh tham gia các hoạt động tại tổng công ty lớn.

Phòng chỉ đạo(Trưởng chi nhánh )

Kinh doanh

2.1.3 Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán tại chi nhánh công ty TNHH Quang Dũng.

2.1.3.1 Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán

Do đặc điểm kinh doanh của doanh nghiệp và công ty sử dụng kế toán máy trong hạch toán kế toán, điều này không chỉ giúp doanh nghiệp giảm bớt đợc số lợng nhân viên kế toán mà nó còn rất phù hợp với bộ máy tổ chức quản lý của chi nhánh

Để đáp ứng yêu cầu cung cấp thông tin phù hợp với thực tế, công ty đã sử dụng phần mềm kế toán ACCNET để ghi chép các nghiệp vụ, duy trì số d tài khoản và chuẩn bị các báo cáo tài chính Các nhân viên đều đợc trang bị máy tính và các máy đều đợc kết nối với nhau, nhờ vậy mà hiệu quả công việc của các kế toán đã đợc nâng cao rõ rệt.

Mô hình kế toán doanh nghiệp sử dụng là kiểu phân tán

Sơ đồ 2.2 Bộ máy kế toán tại chi nhánh công ty TNHH Quang Dũng.

Căn cứ vào mô hình kế toán của công ty cho thấy có sự phân công khá rõ ràng trách nhiệm của từng bộ phận trong công việc, mà cụ thể là :

- Kế toán trởng (kiêm kế toán tổng hợp) : Chịu trách nhiệm trớc trởng chi nhánh về công tác kế toán của công ty, là ngời phụ trách việc vào sổ và lập báo cáo quyết toán, đánh giá kết quả hoạt động kinh doanh, thực hiện đầy đủ chức năng, nhiệm vụ của kế toán trởng chấp hành nghiêm túc các quy định của nhà n-ớc

Kế toán trưởng

(kế toán tổng hợp )

Kế toán doanh thu và chi phí

Kế toán thuế

Kế toánTSCĐ

Kế toán tiền và

thanh toán

Kế toán vật

tư ,hàng

hoáThủ

quỹ

- Thủ quỹ : làm nhiệm vụ quản lý quỹ, quản lý việc thu chi lập báo cáo quỹ, thực hiện đầy đủ các nội quy, quy định và chịu trách nhiệm trớc trởng phòng về công việc của mình.

- Kế toán tiền và thanh toán có nhiệm vụ theo dõi hạch toán chi tiết các khoản thanh toán với khách hàng, các khoản vay giao dịch với ngân hàng các khoản khác phát sinh thờng xuyên, cung cấp thông tin cho kế toán trởng (kế toán tổng hợp).

- Kế toán doanh thu và chi phí có nhiệm vụ theo dõi và phản ánh đầy đủ, kịp thời các khoản doanh thu và chi phí phát sinh trong kỳ có liên quan đến việc thu mua, tiêu thụ hàng hoá và các khoản chi phí khác Để từ đó xác định doanh thu thuần và thu nhập thuần từ các hoạt động khác của công ty

- Kế toán thuế làm nhiệm vụ theo dõi và tính đúng, đủ, hợp lý số thuế mà doanh nghiệp phải nộp nhằm hoàn thành nghĩa vụ với nhà nớc cung cấp kịp thời số liệu cho kế toán trởng.

- Kế toán TSCĐ theo dõi tình hình biến động của TSCĐ trong doanh nghiệp từ đó có nhiệm vụ phân bổ hợp lý số khấu hao trong kỳ.

- Kế toán vật t, hàng hoá là ngời theo dõi tổng hợp sự động của hàng hoá trong doanh nghiệp để từ đó lập bảng tổng hợp nhập-xuất-tồn, định kỳ cung cấp thông tin cho kế toán tổng hợp.

+ Bảng cân đối kế toán, mẫu số B01 – DN.

+ Kết quả hoạt động kinh doanh, mẫu số B02 – DN + Lu chuyển tiền tệ, mẫu số B03 – DN.

+ Thuyết minh báo cáo tài chính, mẫu số B09 – DN.

Ngoài ra công ty còn sử dụng báo cáo chi tiết doanh thu và công nợ.

Và các thông t hớng dẫn sửa, đổi bổ sung Quyết định 1141TC/QĐ/CĐKT của bộ tài chính.

- Báo cáo tài chính lập trên cơ sở giá gốc.

- Đơn vị tiền tệ đợc sử dụng để lập báo cáo là đồng Việt Nam.

- Các nghiệp vụ phát sinh bằng ngoại tệ trong năm đợc chuyển đổi sang đồng Việt Nam theo tỷ giá bán do ngân hàng thơng mại cổ phần Đông á công bố tại thời điểm phát sinh.

* Phơng pháp kế toán tài sản cố định - Nguyên tắc đánh giá.

+Tài sản cố dịnh đợc xác định theo nguyên giá “-“ giá trị hao mòn luỹ kế.

+ Nguyên giá tài sản cố định bao gồm giá mua và những chi phí có liên quan trực tiếp đến việc đa tài sản vào hoạt động Những chi phí mua sắm, cải tiến và tân trang của tài sản cố định, những chi phí bảo dỡng, bảo trì, sửa chữa đ-ợc tính vào báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh.

+ Khi tài sản đợc bán hay thanh lý, nguyên giá và khấu hao luỹ kế đợc xoá sổ và bất kỳ các khoản lỗ lãi nào phát sinh do việc thanh lý đều đợc tính vào báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh.

- Phơng pháp khấu hao áp dụng.

+ Tài sản cố định khấu hao theo phơnp pháp đờng thẳng để trừ dần nguyên giá tài sản cố định theo thời gian hữu dụng ớc tính, phù hợp với hớng dẫn theo quyết định số 166/1999/QĐ/BTC ngày 30 tháng 12 năm 1999 của Bộ trởng Bộ Tài Chính.

+Tỷ lệ khấu hao hàng năm của các loại tài sản cố định nh sau: Loại tài sản cố định là phơng tiện vận tải thì tỷ lệ khấu hao là 10% Loại tài sản cố định là thiết bị văn phòng thì tỷ lệ khấu hao là 25%.

* Phơng pháp kế toán hàng tồn kho.

+ Nguyên tắc đánh giá: hàng tồn kho đợc ghi nhận theo giá gốc.

+ Phơng pháp hạch toán hàng tồn kho: phơng pháp kê khai thờng xuyên + Giá hàng xuất kho đợc tính theo phơng pháp bình quân gia quyền.

Giá đơn vị bình Gía thực tế hàng tồn đầu kỳ và nhập trong kỳquân cả kỳ dự trữ =

Lợng thực tế hàng tồn đầu kỳ và nhập trong kỳ* Phơng pháp ghi nhận doanh thu và chi phí.

- Doanh thu bán hàng đựơc ghi nhận khi hàng hoá đã đợc xuất kho, phát hành hoá đơn và ngời mua đã chấp nhận thanh toán không phân biệt đã thu đợc hay cha thu đợc tiền.

- Chi phí phát sinh trong kỳ đợc ghi nhận phù hợp với doanh thu.* Thuế.

Công ty tính thuế giá trị gia tăng theo phơng pháp khấu trừ nộp thuế thu nhập theo tỷ lệ 28% trên thu nhập chịu thuế Các loại thuế phí khác đợc trích nộp theo qui định hiện hành.

* Các phơng thức giao hàng - Giao hàng trực tiếp tại kho - Khách hàng tự vận chuyển.

- Công ty sẽ lo phơng tiện vận chuyển đến kho của khách hàng nếu có yêu cầu, đây đợc coi là phơng thức giao hàng chủ yếu tại chi nhánh.

* Các phơng thức tiêu thụ hàng hoá:

Tại công ty chỉ áp dụng một hình thức bán hàng là tiến hành hoạt động bán buôn thông qua những hợp đồng kinh tế có giá trị lớn

Hiện nay, công ty có nhiều mối quan hệ khách hàng nhng nhìn chung có hai nhóm khách hàng chính: các chi nhánh của công ty khác và các công ty khác mua hàng hàng qua hợp đồng kinh tế thờng là những lô hàng có lớn, có giá trị

* Các phơng thức thanh toán của công ty rất đa dạng, điều này phụ thuộc vào sự thoả thuận giữa hai bên trong hợp đồng kinh tế Việc thanh toán có thể đợc thực hiện ngay hoặc sau một thời gian nhất định vì thế hình thức thanh toán có thể là trả ngay hay trả chậm Việc thanh toán tiền hàng có thể thanh toán bằng tiền mặt, tiền gửi ngân hàng, séc hoặc L/C.

Tuy nhiên để tránh tình trạng chiếm dụng vốn công ty luôn giám sát chặt chẽ các khoản phải thu của khách hàng, phân tích mối quan hệ nợ để đa ra những biện pháp phù hợp cho các khoản nợ của khách hàng.

* Hình thức sổ kế toán áp dụng:

Công ty lựa chọn hình thức sổ kế toán “Nhật ký chung” đợc khái quát qua sơ đồ sau:

Sơ đồ 2.3 Trình tự hạch toán theo Nhật ký chung “ ”

Ghi chú:

Ghi hàng ngày Ghi định kỳ Quan hệ đối chiếu.

Chứng từ gốc-bảng tổng hợp chứng từ

Cập nhật vào máySổ quỹ

Nhật ký chung

Sổ cái

Sổ kế toán chi tiết

Bảng tổng hợp chi tiết

Bảng cân đối tài khoản

Báo cáo tài chính

- Hàng ngày căn cứ vào các nghiệp vụ phát sinh kế toán phản ánh vào sổ Nhật ký chung theo thứ tự thời gian Sau đó căn cứ vào Nhật ký chung kế toán lấy số liệu để ghi vào sổ cái Mỗi bút toán phản ánh vào sổ nhật ký chung đợc chuyển vào ít nhất hai sổ cái của hai tài khoản có liên quan Đối với các tài khoản chủ yếu, phát sinh nhiều nghiệp vụ, có thể mở các sổ nhật ký phụ Cuối tháng hoặc định kỳ, kế toán cộng số liệu và ghi vào sổ nhật ký chung hoặc vào thẳng sổ cái.

- Sổ cái trong Nhật ký chung đợc mở riêng cho từng tài khoản.* Hệ thống sổ kế toán.

- Bảng tổng hợp, sổ chi tiết các tài khoản - Sổ cái các tài khoản.

- Sổ chi tiết thanh toán với ngời bán, ngời mua.

- Sổ chi tiết sản phẩm, hàng hoá, bảng tổng hợp nhập – xuất – tồn - Sổ TSCĐ.

- Sổ quỹ tiền mặt, sổ tiền gửi ngân hàng, sổ chi tiết tiền vay.

2.2 Thực trạng hạch toán tiêu thụ hàng hoá tại chi nhánh công ty TNHH Quang Dũng

2.2.1 Các chứng từ sử dụng và các quy định chung đợc tuân thủ trong tiêu thụ hàng hoá

* Phiếu đề nghị xuất hàng ra khỏi công ty kiêm phiếu xuất kho : đợc lập thành 03 liên, là chứng từ để thủ tho xuất hàng ra khỏi kho và hàng hoá ra khỏi cổng bảo vệ do bộ phận theo dõi việc xuất hàng lập khi có yêu cầu xuất hàng hoá ra khỏi công ty và đợc ký duyệt, đồng thời là phiếu xuất kho.

* Hoá đơn bán hàng : là hoá đơn GTGT 3 liên do cục thuế phát hành Hoá đơn này do phòng kinh doanh lập theo đơn đặt hàng của khách hàng gồm 3 liên: liên 1 lu tại phòng kinh doanh, liên 2 do ngời mua giữ dùng làm chứng từ thanh toán ở đơn vị mình, liên 3 giao cho thủ kho xuất hàng và vào sổ cuối ngày rồi chuyển lên cho phòng kế toán vào sổ và lu giữ, chứng từ hợp lệ phải có đầy đủ chữ ký của ngời mua hàng, thủ kho, ngời viết hoá đơn và trởng chi nhánh (trởng phòng kinh doanh) Ngoài ra, hoá đơn GTGT này còn đợc dùng để theo dõi hàng đang đi đờng cho lô hàng hoá xuất bán.

Bên cạnh đó thì hàng hoá xuất ra khỏi công ty phải tuân thủ một số qui định sau :