Hoàn thiện cơ cấu tổ chức của công ty TNHH TM Tân Bình Minh

cơ cấu tổ chức, kế toán nguyên vật liệu, kế toán bán hàng, chính sách quản lý nhà nước, giải pháp nâng cao chất lượng, hoàn thiện cơ cấu tổ chức

Chuyên đề tốt nghiệp Khoa: QTDNTM CHƯƠNG 1 TỔNG QUAN NGHIÊN CỨU ĐỀ TÀI 1.1 Tính cấp thiết nghiên cứu đề tài Để có thể đứng vững trên nền kinh tế thị trường thì việc thường xuyên nghiên cứu, tìm hiểu cái mới nhằm hoàn thiện cơ cấu tổ chức là một yêu cầu khách quan mang tính cấp thiết với bất kỳ một doanh nghiệp nào. Cơ cấu tổ chức của doanh nghiệp được thành lập dựa trên cơ sở khoa học và thực tiễn, có hiệu quả sẽ giúp cho doanh nghiệp sử dụng và khai thác triệt để các nguồn nhân lực và có sở vật chất kỹ thuật. Một cơ cấu tổ chức được tạo ra phù hợp sẽ là nền móng vững chắc cho hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty nói chung và cho hoạt động quản trị nói riêng. Nếu cơ cấu tổ chức không phù hợp sẽ gây ra nhiều khó khăn phức tạp cho công tác quản trị, làm ảnh hưởng rất nhiều đến hoạt động sản xuất kinh doanh. Trong nền kinh tế thị trường cạnh tranh gay gắt, một doanh nghiệp muốn tồn tại và phát triển thì ngoài các điều kiện như vốn, chiến lược kinh doanh, lao động…đòi hỏi doanh nghiệp cần phải xây dựng một cấu tổ chức phù hợp với tình hình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp đó. Việc tổ chức được một cơ cấu tổ chức linh hoạt, thích nghi với môi trường sẽ nắm bắt được những thời cơ và giảm bớt những ảnh hưởng không tốt đối với doanh nghiệp. Do vậy, cơ cấu tổ chức là một trong những điều kiện quyết định sự thành công của doanh nghiệp đó trên thương trường. Công ty TNHH TM Tân Bình Minh thành lập được 11 năm, công ty đã không ngừng vươn lên trong quá trình hội nhập với lĩnh vực kinh doanh là phân phối, buôn bán các loại rượu ngoại nhập khẩu từ các nước trên thế giới. Công ty đã nhiều lần cải cách cơ cấu tổ chức cho phù hợp với môi trường kinh doanh. Tuy nhiên việc cải tiến cơ cấu đó chưa mang tính khoa học và còn nhiều điểm bất cập cần được đổi mới. Theo điều tra khảo sát, có 80% ý kiến cho rằng cơ cấu tổ chức hiện tại của công ty chưa hợp lý và chỉ có 20% ý kiền còn lại cho rằng cơ cấu tổ chức công ty đã hợp lý; cơ cấu tổ chức của công ty còn thiếu sự linh hoạt, cân đối. Như vậy cơ cấu tổ chức hiện tại của công ty còn nhiều bất cập và cần được hoàn thiện, điều chỉnh kịp thời để hoàn thành mục tiêu chiến lược của công ty đề ra. 1.2 Xác lập và tuyên bố vấn đề trong đề tài SV: Nguyễn Thị Ngà Lớp: K43A6 1 Chuyên đề tốt nghiệp Khoa: QTDNTM Nhận thức được tầm quan trọng của cơ cấu tổ chức trong doanh nghiệp, qua thời gian thực tập và tìm hiểu về cơ cấu tổ chức tại công ty TNHH TM Tân Bình Minh, em quyết định lựa chọn đề tài nghiên cứu “Hoàn thiện cơ cấu tổ chức của công ty TNHH TM Tân Bình Minh” làm chuyên đề tốt nghiệp của mình. Với mong muốn vận dụng những kiến thức đã học để tìm hiểu về cơ cấu tổ chức của công ty, những nhân tố ảnh hưởng và đề ra những giải pháp nhằm hoàn thiện cơ cấu tổ chức của công ty. 1.3 Các mục tiêu nghiên cứu Từ thực trạng cơ cấu tổ chức công ty TNHH TM Tân Bình Minh, em xin đề xuất một số giải pháp chủ yếu hoàn thiện cơ cấu tổ chức của công ty tới năm 2015. 1.4 Phạm vi nghiên cứu Về mặt không gian: Chuyên đề nghiên cứu tại Công ty TNHH TM Tân Bình Minh. Địa chỉ: Số 8, lô 1C, Khu đô thị mới Trung Yên, Phường Trung Hoà, Quận Cầu Giấy, Thành phố Hà Nội. Về mặt thời gian: đề tài nghiên cứu thực trạng cơ cấu tổ chức của công ty TNHH TM Tân Bình Minh những năm gần đây, tập trung vào 3 năm 2008, 2009, 2010 và đề xuất giải pháp định hướng tới 2015. Về mặt nội dung: nghiên cứu thực trạng cơ cấu tổ chức của công ty TNHH TM Tân Bình Minh, từ đó kiến nghị một số giải pháp nhằm hoàn thiện cơ cấu tổ chức của công ty. 1.5 Một số khái niệm và phân định nội dung cơ cấu tổ chức của doanh nghiệp 1.5.1 Một số khái niệm cơ bản về tổ chức và cơ cấu tổ chức của doanh nghiệp 1.5.1.1 Khái niệm về tổ chức Tổ chức là quá trình xác định các công việc cần phải làm và những người làm các công việc đó, định rõ chức trách, nhiệm vụ, quyền hạn của mỗi bộ phận và cá nhân cũng như mối liên hệ giữa các bộ phận và cá nhân này trong khi tiến hành công việc, nhằm thiết lập một môi trường thuận lợi cho hoạt động và đạt đến mục tiêu chung của tổ chức. 1.5.1.2 Khái niệm về cơ cấu tổ chức Cơ cấu tổ chức là một tập hợp bao gồm các bộ phận (đơn vị và cá nhân) khác nhau, có mối liên hệ và quan hệ phụ thuộc lẫn nhau, được chuyên môn hóa theo những chức trách, nhiệm vụ và quyền hạn nhất định nhằm đảm bảo thực hiện được các mục tiêu chung đã được xác định. SV: Nguyễn Thị Ngà Lớp: K43A6 2 Chuyên đề tốt nghiệp Khoa: QTDNTM 1.5.2 Nội dung cơ cấu tổ chức của doanh nghiệp 1.5.2.1 Đặc điểm của cơ cấu tổ chức Cơ cấu tổ chức của doanh nghiệp có ba đặc điểm sau: a) Tính tập trung Tính tập trung phản ánh mức độ tập trung (hay phân tán) quyền lực của tổ chức cho các cá nhân hay bộ phận. Ví dụ: nếu quyền lực trong tổ chức được tập chung chủ yếu cho một cá nhân (hay bộ phận), tính tập trung của tổ chức là cao và ngược lại. b) Tính phức tạp Tính phức tạp phản ánh số lượng các cấp, các khâu trong cơ cấu tổ chức. Nếu nhiều cấp, nhiều khâu với nhiều mối quan hệ phức tạp, cấu trúc tổ chức có tính phức tạp cao và ngược lại. c) Tính tiêu chuẩn hóa Tính tiêu chuẩn hóa phản ánh mức độ ràng buộc các hoạt động, các hành vi của mỗi bộ phận và cá nhân, thông qua các chính sách, thủ tục, quy tắc hay các nội quy, quy chế… Nếu mức độ ràng buộc cao, tính tiêu chuẩn hóa cao sẽ tạo ra sức mạnh của tổ chức. Tiêu chuẩn hóa là quá trình phát triển các thủ tục của tổ chức mà theo đó các nhân viên có thể hoàn thành công việc của họ theo một cách thức thống nhất và thích hợp. 1.5.1.2 Nguyên tắc thiết kế cơ cấu tổ chức a) Tương thích giữa hình thức và chức năng Khi thiết kế cấu trúc tổ chức, các bộ phận hay các đơn vị cấu thành đều phải nhằm thực hiện các chức năng, hay xuất phát từ việc thực hiện các chức năng. “Hình thức phải đi sau chức năng”. Trong tổ chức hoạt động kinh doanh, mỗi bộ phận hay đơn vị và các cá nhân đều phải có sự tồn tại khách quan và cần thiết, do việc tham gia thực hiện các chức năng của tổ chức. Sự lựa chọn mô hình, sự phân công, phân quyền hay giao trách nhiệm cho các bộ phận, cá nhân…đều phải xuất phát từ việc thực hiện chức năng, thông qua việc thực hiện các mục tiêu đã xác định. b) Nguyên tắc thống nhất chỉ huy SV: Nguyễn Thị Ngà Lớp: K43A6 3 Chuyên đề tốt nghiệp Khoa: QTDNTM Cấu trúc tổ chức được xác lập phải đảm bảo mỗi đơn vị, cá nhân chịu trách nhiệm báo cáo cho nhà quản trị trực tiếp của mình, đảm bảo sự chỉ huy mang tính thống nhất trong toàn tổ chức, tránh tình trạng chồng chéo, mâu thuẫn. c) Nguyên tắc cân đối Tính cân đối ở đây thể hiện giữa quyền hành và trách nhiệm, cân đối về công việc giữa các đơn vị, cá nhân với nhau. Sự cân đối sẽ tạo ra sự ổn định, bền vững trong quá trình phát triển của tổ chức. Trong công ty, việc phân giao nhiệm vụ phải cân xứng, không thể chỉ giao trách nhiệm công việc mà không giao cho quyền được xử lý các vấn đề trong quá trình thực hiện. d) Nguyên tắc tin cậy Đảm bảo tính chính xác của các thông tin được sử dụng trong tổ chức, nhờ đó đảm bảo sự thống nhất ăn khớp về hoạt động giữa các bộ phận, cá nhân trong tổ chức cũng như tính chính xác của các quyết định quản trị được ban hành. e) Nguyên tắc linh hoạt Cơ cấu tổ chức phải linh hoạt để có khá năng đối phó kịp thời với sự thay đổi của môi trường bên trong và môi trường bên ngoài. Cơ cấu tổ chức được thiết kế dựa trên mục tiêu của doanh nghiệp, mục tiêu đó được xác định trong một thời gian dài đáp ứng được với sự thay đổi của môi trường mà vẫn hướng đến mục tiêu ban đầu đã đề ra. f) Nguyên tắc hiệu quả Cơ cấu tổ chức phải xây dựng trên nguyên tắc sử dụng chi phí đạt hiệu quả cao nhất (dựa trên tiêu chuẩn về mối tương quan giữa chi phi dự định bỏ ra và kết quả thu về). 1.5.1.3 Các mô hình cơ cấu tổ chức bộ máy a) Cấu trúc tổ chức đơn giản  Đặc điểm Đặc điểm cơ bản của mô hình này là người lãnh đạo thực hiện tất cả chức năng quản lý, hoàn toàn chịu trách nhiệm về hệ thống mình phụ trách. Còn người thừa hành mệnh lệnh chỉ nhận mệnh lệnh của người phụ trách và chỉ thi hành lệnh của người đó mà thôi.  Ưu điểm Ưu điểm của mô hình này là gọn nhẹ, nhanh chóng, linh hoạt và ít tốn kém. Việc kiểm soát và điều chỉnh các hoạt động kinh doanh, các bộ phận bên trong doanh nghiệp SV: Nguyễn Thị Ngà Lớp: K43A6 4 Chuyên đề tốt nghiệp Khoa: QTDNTM thuận lợi, dễ dàng chớp được thời cơ kinh doanh, giảm thiểu được các chi phí về giấy tờ và nạn tham nhũng và mang lại hiệu quả kinh doanh cao.  Nhược điểm Với cơ cấu tổ chức kiểu này thì nhà quản trị sẽ phải làm nhiều công việc khác nhau cùng một lúc, hạn chế tính chuyên môn hóa. Cơ cấu này đòi hỏi người lãnh đạo phải có kiến thức toàn diện tổng hợp, đồng thời cơ cấu này làm hạn chế việc sử dụng chuyên gia có trình độ cao theo chuyên môn. Cơ cấu này áp dụng cho các kiểu tổ chức có quy mô nhỏ tính chất hoạt động đơn giản. Sơ đồ 1.1: Cấu trúc tổ chức đơn giản b) Cấu trúc tổ chức chức năng  Đặc điểm Nhiệm vụ quản lý được phân chia cho các bộ phận riêng biệt theo các chức năng quản lý, mỗi bộ phận đảm nhận một chức năng nhất định. Kiểu cơ cấu này sẽ hình thành nên người lãnh đạo được chuyên môn hóa, chỉ đảm nhận một số chức năng nhất định. Các hoạt động giống nhau hoặc gần giống nhau được tập trung lại trong một tuyến chức năng như hoạt động sản xuất, thương mại, nhân sự, tài chính, marketing… Sơ đồ 1.2: Cấu trúc tổ chức kiểu chức năng SV: Nguyễn Thị Ngà Lớp: K43A6 Tổng giám đốc GĐ tuyến 1 GĐ tuyến 2 GĐ tuyến 3 GĐ tuyến 4 Tổng giám đốc Giám đốc chức năng A Giám đốc chức năng B Giám đốc chức năng C Giám đốc chức năng D 5 Chuyên đề tốt nghiệp Khoa: QTDNTM  Ưu điểm Cơ cấu tổ chức chức năng phản ánh logic chức năng. Tuân thủ nguyên tắc chuyên môn hóa công việc. Nêu bật vai trò của các chức năng chủ yếu.  Nhược điểm Đối tượng quản lý chịu sự quản lý của nhiều lãnh đạo khác nhau làm cho tầm nhìn của người quản lý bị hạn chế. Chỉ có cấp quản trị cao nhất mới có trách nhiệm về lợi nhuận. Sự phối hợp giữa các bộ phận chức kém hiệu quả. c) Cấu trúc tổ chức theo sản phẩm  Đặc điểm Cấu trúc này chia tổ chức thành các nhánh, mỗi nhánh đảm nhận toàn bộ hoạt động kinh doanh theo các loại hoặc nhóm sản phẩm nhất định. Mỗi nhánh vẫn có thế sử dụng các bộ phận chức năng hoặc các chuyên gia chuyên môn tập hợp xung quanh các giám đốc bộ phận để hỗ trợ hay giúp việc. Sơ đồ 1.3: Cấu trúc tổ chức theo sản phẩm  Ưu điểm Hướng sự chú ý và nỗ lực vào tuyến sản phẩm, rèn luyện kỹ năng tổng hợp cho các nhà quản trị. Nâng cao trách nhiệm lợi nhuận cho các nhà quản trị cấp dưới. Tổ chức phối hợp tốt giữa các bộ phận, các nhóm trong tổ chức. Linh hoạt trong việc đa dạng hóa có thể dễ dàng đổi mới và thích ứng với sự thay đổi của môi trường. Tạo sự bao quát chung cho toàn bộ hoạt động sản xuất kinh doanh, thống nhất mục tiêu chung của công ty cũng với mục tiêu chung của bộ phận. SV: Nguyễn Thị Ngà Lớp: K43A6 Tổng giám đốc Giám đốc SP A Giám đốc SP B Giám đốc SP C Giám đốc SP D 6 Chuyên đề tốt nghiệp Khoa: QTDNTM  Nhược điểm Cấu trúc này cần nhiều nhà quản trị tồng hợp, công việc có thể bị trùng lặp ở các bộ phận khác nhau dẫn tới chi phí và giá thành cao. Nhà quản trị khó kiểm soát cấp dưới. d) Cấu trúc tổ chức theo khu vực địa lý  Đặc điểm Mô hình này chia tổ chức thành các nhánh, mỗi nhánh đảm nhận thực hiện hoạt động của tổ chức theo từng khu vực địa lý. Mỗi nhà quản trị đại ở khu vực chịu trách phân phối sản phẩm dịch vụ theo từng vùng địa lý cụ thể. Sơ đồ 1.4: Cấu trúc tổ chức theo khu vực địa lý  Ưu điểm Các nhà quản trị cấp thấp thấp thấy rõ trách nhiệm của mình, giảm bớt phạm vi công việc phải điều hành trực tiếp của nhà quản trị cấp cao. Chú ý tới những đặc điểm của địa phương, tận dụng tốt các lợi thế theo vùng, quan hệ tốt với các đại diện địa phương và tiết kiệm thời gian đi lại của nhân viên.  Nhược điểm Cần nhiều nhà quản trị tổng hợp, công việc có thể bị trùng lặp ở khu vực khác nhau, phân tán nguồn lực và khó kiểm soát e) Cấu trúc tổ chúc định hướng theo khách hàng  Đặc điểm Chia tổ chức thành các nhánh, mỗi nhánh đảm nhận toàn bộ hoạt động kinh doanh nhằm phục vụ một đối tượng khách hàng nào đó (ví dụ như các doanh nghiệp sản SV: Nguyễn Thị Ngà Lớp: K43A6 Tổng giám đốc GĐ khu vực miền Bắc GĐ khu vực miền Trung GĐ khu vực miền Nam 7 Chuyên đề tốt nghiệp Khoa: QTDNTM xuất, các doanh nghiệp thương mại dịch vụ, chính phủ, người tiêu dùng trực tiếp). Mỗi đơn vị khách hàng tập trung vào việc thỏa mãn nhu cầu của từng nhóm khách hàng chuyên biệt. Sơ đồ 1.5: Cấu trúc tổ chức theo định hướng khách hàng  Ưu điểm Tạo sự hiểu biết khách hàng tốt hơn, phục vụ các dạng khách hàng khác nhau. Toàn bộ hoạt động của tổ chức hướng vào kết quả cuối cùng. Rèn luyện kỹ năng tổng hợp cho các nhà quản trị.  Nhược điểm Cần nhiều nhà quản trị tổng hợp, công việc có thể bị trùng lặp ở các bộ phận khách hàng khác nhau, khó kiểm soát và có sự cạnh tranh nội bộ về nguồn lực. f) Cấu trúc tổ chức theo dạng ma trận  Đặc điểm Cấu trúc tổ chức theo ma trận là cấu trúc kết hợp các cấu trúc tổ chức trên để tận dụng các ưu điểm của mỗi loại và hạn chế tối đa những nhược điểm của chúng. Cấu trúc theo ma trận có hai hệ thống chỉ huy cặp đôi (theo chức năng và theo sản phẩm hoặc theo khu vực địa lý, theo khách hàng), vì vậy tồn tại cùng lúc hai tuyến chỉ đạo trực tuyến. SV: Nguyễn Thị Ngà Lớp: K43A6 Tổng giám đốc GĐ khách hàng loại 1 GĐ khách hàng loại 2 GĐ khách hàng loại 3 8 Chuyên đề tốt nghiệp Khoa: QTDNTM Sơ đồ 1.6: Cấu trúc tổ chức dạng ma trận  Ưu điểm Cho phép tổ chức đạt được đồng thời nhiều mục đích, nêu rõ được trách nhiệm của từng bộ phận. Các bộ phận có thể phối hợp tốt với nhau và các nhà quản trị được rèn luyện về kỹ năng.  Nhược điểm Tồn tại song song hai tuyến chỉ đạo trực tuyến, vì vậy dễ nảy sinh mâu thuẫn trong công việc thực hiện mệnh lệnh, có sự tranh chấp giữa các bộ phận và khó kiểm soát. g) Cấu trúc tổ chức hỗn hợp  Đặc điểm Kết hợp logic các loại cấu trúc tổ chức để khai thác hiệu quả mọi nguồn lực trong tổ chức. Cấu trúc hỗn hợp có thể tận dụng các ưu điểm và hạn chế những nhược điểm. SV: Nguyễn Thị Ngà Lớp: K43A6 Tổng giám đốc GĐ sản xuất GĐ nhân sự GĐ tiếp thị GĐ ngành hàng A GĐ ngành hàng B 9 Chuyên đề tốt nghiệp Khoa: QTDNTM Sơ đồ 1.7: Cấu trúc tổ chức kiểu hỗn hợp  Ưu điểm Giải quyết được những tình huống phức tạp và cho phép chuyên môn hóa một số cấu trúc tổ chức. Rèn luyện kỹ năng tổng hợp cho các nhà quản trị.  Nhược điểm Cấu trúc tổ chức phức tạp. Quyền lực và trách nhiệm của nhà quản trị bị trùng lặp, tạo ra sự xung đột. 1.5.2.4 Các nhân tố ảnh hưởng đến cơ cấu tổ chức của doanh nghiệp a) Mục tiêu và chiến lược kinh doanh của doanh nghiệp Cấu trúc tổ chức của doanh nghiệp được xây dựng nhằm đáp ứng mục tiêu của tổ chức. Vì vậy, khi mục tiêu và chiến lược của tổ chức thay đổi thì cơ cấu tổ chức phải có sự thay đổi, điều chỉnh và hoàn thiện sao cho phù hợp và đáp ứng được yêu cầu của mục tiêu và chiến lược. Không có một loại mô hình nào tốt nhất cho một lọai chiến lược hay một loại doanh bởi vì nhiều yếu tố bên trong hay bên ngoài tác động tới tổ chức. Khi chiến lược kinh doanh thay đổi thì cơ cấu tổ chức thực hiện tại doanh nghiệp có thể không còn phù hợp nữa và như thế việc thay đổi cơ cấu tổ chức là tất yếu. b) Chức năng và nhiệm vụ của tổ chức SV: Nguyễn Thị Ngà Lớp: K43A6 Chủ tịch hãng PCT sản xuất PCT kỹ thuật PCT marketing PCT tài chính PCT nhân sự TGĐ sản phẩm nông nghiệp TGĐ sản phẩm công nghiệp GĐ khu vực 1 GĐ khu vực 2 GĐ khu vực 2 GĐ khu vực 1 10 . nghiệp Khoa: QTDNTM Năm 2008, toàn công ty có 25 nhân viên, năm 2009 là 33 nhân viên và năm 2010 là 35 nhân viên. Tuy số nhân viên dao động không lớn nhưng. chức. Các nhân viên trong công ty SV: Nguyễn Thị Ngà Lớp: K43A6 16 Chuyên đề tốt nghiệp Khoa: QTDNTM nêu ý kiến rằng nếu nhân viên trong công ty thôi việc