389 hoàn thiện cơ cấu tổ chức của công ty cổ phần xây dựng và chế biến lương thực vĩnh hà

cơ cấu tổ chức, kế toán nguyên vật liệu, kế toán bán hàng, chính sách quản lý nhà nước, giải pháp nâng cao chất lượng, hoàn thiện cơ cấu tổ chức

Trường Đại học thương mại Chuyên đề tốt nghiệp LỜI CẢM ƠN Trong quá trình hoàn thành chuyên đề tốt nghiệp với đề tài: “Hoàn thiện cơ cấu tố chức của Công ty Cổ Phần Xây dựng và Chế biến lương thực Vĩnh Hà” cùng với sự nỗ lực học hỏi, cố gắng của bản thân, em đã nhận được sự giúp đỡ rất nhiều của nhà trường, của các thầy cô giáo, cùng ban lãnh đạo và tập thể cán bộ công nhân viên của Công ty CP Xây dựng và Chế biến lương thực Vĩnh Hà. Đầu tiên, em xin chân thành cảm ơn Ban Giám hiệu trường Đại học Thương mại, các thầy cô giáo Khoa Quản trị doanh nghiệp, các thầy cô giáo thuộc Bộ môn Nguyên lý Quản trị cùng toàn thể các thầy cô giáo trong trường Đại học Thương mại đã giảng dạy và giúp đỡ em trong suốt quá trình học tập và hoàn thành chuyên đề tốt nghiệp này. Em xin chân thành cảm ơn cô giáo PGS.TS Nguyễn Thị Bích Loan đã hướng dẫn em tận tình chu đáo để em có thể hoàn thành tốt chuyên đề tốt nghiệp. Em xin chân thành cảm ơn Ban lãnh đạo và tập thể cán bộ công nhân viên Công ty CP Xây dựng và Chế biến lương thực Vĩnh Hà đã tạo điều kiện thuận lợi cho em trong quá trình thực tập, cho em có cơ hội được tiếp xúc với môi trường làm việc năng động, chuyên nghiệp và qua đó tích lũy thêm được nhiều kinh nghiệm quý báu cho bản thân trước khi tốt nghiệp ra trường, qua đó tạo bước đệm thuận lợi cho quá trình công tác và làm việc của em sau này. Chuyên đề tốt nghiệp của em đã hoàn thành nhưng không thể tránh khỏi những thiếu sót. Em kính mong nhận được sự giúp đỡ và góp ý của các thầy cô giáo để chuyên đề của em được hoàn thiện hơn. Em xin chân thành cảm ơn! Hà Nội, ngày 22 tháng 5 năm 2011 Sinh viên thực hiện Bùi Xuân Công Bùi Xuân Công – Lớp K43A6 i Trường Đại học thương mại Chuyên đề tốt nghiệp MỤC LỤC LỜI CẢM ƠN .i DANH MỤC BẢNG BIỂU v DANH MỤC SƠ ĐỒ, HÌNH VẼ vi DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT vii CHƯƠNG 1 1 TỔNG QUAN NGHIÊN CỨU ĐỀ TÀI .1 1.1 Xác lập và tuyên bố vấn đề trong đề tài 3 1.2 Các mục tiêu nghiên cứu .3 1.3 Phạm vi nghiên cứu .3 1.4 Một số khái niệm và phân định nội dung cơ cấu tổ chức của doanh nghiệp 4 1.5.1Một số khái niệm cơ bản .4 1.5.1.1 Tổ chức bộ máy quản trị .4 1.5.1.2 Cơ cấu tổ chức bộ máy quản trị 4 1.5.2Nội dung hoàn thiện cơ cấu tổ chức của doanh nghiệp .4 1.5.2.2Nguyên tắc cơ cấu tổ chức .5 1.5.2.3 Một số cơ cấu tổ chức cơ bản của doanh nghiệp 5 1.5.2.4Các yếu tố ảnh hưởng đến hoàn thiện cơ cấu tổ chức của doanh nghiệp .10 PHƯƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU VÀ CÁC KẾT QUẢ PHÂN TÍCH THỰC TRẠNG CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA CÔNG TY CP XÂY DỰNG VÀ CHẾ BIẾN LƯƠNG THỰC VĨNH HÀ 12 2.1.1.2.Phương pháp thu thập dữ liệu thứ cấp 12 2.1.2.Phương pháp phân tích dữ liệu .13 2.1.2.2.Phương pháp phân tích dữ liệu thức cấp .13 2.2.Đánh giá tổng quan tình hình và ảnh hưởng nhân tố môi trường đến cơ cấu tổ chức của Công ty cổ phần Xây dựng và chế biến lương thực Vĩnh Hà .13 Bùi Xuân Công – Lớp K43A6 ii Trường Đại học thương mại Chuyên đề tốt nghiệp 2.2.1.Tổng quan về Công ty CP Xây dựng và Chế biến lương thực Vĩnh Hà 13 2.2.2.Tổng quan tình hình hoạt động kinh doanh và cơ cấu tổ chức của Công ty cổ phần Xây dựng và Chế biến lương thực Vĩnh Hà 15 2.2.3.Phân tích ảnh hưởng nhân tố môi trường đến cơ cấu tổ chức của Công ty cổ phần Xây dựng và Chế biến lương thực Vĩnh Hà 21 2.3. Kết quả phân tích phiếu điều tra trắc nghiệm về cơ cấu tổ chức Công ty CP Xây dựng và Chế biến lương thực Vĩnh Hà .23 2.4.Mức độ phối hợp giữa các phòng ban .25 2.5. Về tình hình và điều kiện làm việc của nhân viên trong các phòng ban 25 2.6.Một số giải pháp đề xuất triển khai .26 2.3.1.Kết quả tổng hợp phỏng vấn, đánh giá của các nhà quản trị 27 2.7.Kết quả phân tích dữ liệu thứ cấp về thực trạng cơ cấu tổ chức của Công ty Cổ phần Xây dựng và Chế biến lương thực Vĩnh Hà 28 2.1.Mô hình cơ cấu tổ chức của Công ty CP Xây dựng và Chế biến lương thực Vĩnh Hà. 28 Mô hình cơ cấu tổ chức của Công ty CP Xây dựng và Chế biến lương thực Vĩnh hà là mô hình tổ chức theo trực tuyến – chức năng. Gồm có Hội đồng quản trị, Ban kiểm soát, Ban giám đốc, Các đơn vị phòng ban và Các xí nghiệp trực thuộc 28 2.2.Chức năng nhiệm vụ của các đơn vị phòng ban 30 2.3. Ưu nhược điểm của cơ cấu tổ chức của Công ty cổ phần Xây dựng và Chế biến lương thực Vĩnh hà .30 2.4.Cơ cấu lao động của Công ty CP Xây dựng và Chế biến lương thực Vĩnh Hà 31 CHƯƠNG 3 33 CÁC KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN XÂY DỰNG VÀ CHẾ BIẾN LƯƠNG THỰC .33 VĨNH HÀ .33 3.1.Các kết luận và phát hiện qua nghiên cứu thực trạng cơ cấu tổ chức của Công ty CP Xây dựng và Chế biến lương thực Vĩnh hà .33 3.1.2.Những phát hiện qua nghiên cứu thực trạng cơ cấu tổ chức của Công ty CP Xây dựng và Chế biến lương thực Vĩnh hà 35 Bùi Xuân Công – Lớp K43A6 iii Trường Đại học thương mại Chuyên đề tốt nghiệp 3.2.Dự báo triển vọng và quan điểm hoàn thiện cơ cấu tổ chức của Công ty CP Xây dựng và Chế biến lương thực Vĩnh hà 36 3.3.Các đề xuất, kiến nghị hoàn thiện cơ cấu tổ chức của Công ty CP Xây dựng và Chế biến lương thực Vĩnh hà 38 Bùi Xuân Công – Lớp K43A6 iv Trường Đại học thương mại Chuyên đề tốt nghiệp DANH MỤC BẢNG BIỂU Bảng 2.1 Cơ cấu doanh thu theo sản phẩm dịch vụ 15 Bảng 2.2 Kết quả hoạt động kinh doanh giai đoạn 2008 – 2010 .17 Bảng 2.3: Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh .18 Bảng 2.4 Kết quả đánh giá mức độ ảnh hưởng của các nhân tố tới cơ cấu tổ chức công ty 21 Bảng 2.6 Kết quả điều tra về tổng quan cơ cấu tổ chức của công ty 24 Bảng 2.7 Kết quả điều tra về mức độ phối hợp giữa các phòng ban 25 Bảng 2.8 Kết quả điều tra về tình hình và điều kiện làm việc của nhân viên trong các phòng ban 26 Bảng 2.9 Kết quả điều tra về một số giải pháp đề xuất .27 Bảng 2.10 Cơ cấu lao động của Công ty CP XD & CB lương thực Vĩnh hà 32 Bùi Xuân Công – Lớp K43A6 v Trường Đại học thương mại Chuyên đề tốt nghiệp DANH MỤC SƠ ĐỒ, HÌNH VẼ Sơ đồ 1.1 Cơ cấu tổ chức theo trực tuyến .7 Sơ đồ 1.2 Cơ cấu tổ chức theo chức năng .6 Sơ đồ 1.4 Cơ cấu tổ chức theo mặt hàng, ngành hàng kinh doanh .8 Sơ đồ 1.5 Cơ cấu tổ chức định hướng theo khách hàng 8 9 9 Sơ đồ 1.6 Cơ cấu tổ chức theo địa lý 9 10 Sơ đồ 1.7 Cơ cấu tổ chức theo ma trận .10 Sơ đồ 2.1 Cơ cấu tổ chức Công ty CP Xây dựng & Chế biến lương thực Vĩnh Hà .29 (Nguồn: Bản công bố thông tin của công ty năm 2010) .29 Sơ đồ 4.1: Sơ cấu tổ chức của công ty sau khi hoàn thiện 40 Bùi Xuân Công – Lớp K43A6 vi Trường Đại học thương mại Chuyên đề tốt nghiệp DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT CP Cổ phần PGS.TS Phó giáo sư. Tiến sĩ TS Tiến sĩ ThS Thạc sĩ NXB Nhà xuất bản ĐH Đại học CĐ Cao đẳng XD Xây dựng CB Chế biến CBCNV Cán bộ công nhân viên Bùi Xuân Công – Lớp K43A6 vii Trường Đại học Thương mại Chuyên đề tốt nghiệp CHƯƠNG 1 TỔNG QUAN NGHIÊN CỨU ĐỀ TÀI 1.1Tính cấp thiết nghiên cứu đề tài Trong xu hướng toàn cầu hóa, các quốc gia không ngừng hội nhập thì sự cạnh tranh giữa các quốc gia, các khu vực, các tập đoàn kinh tế và các doanh nghiệp ngày càng gay gắt. Nhận thức rõ được điều này nên các doanh nghiệp hiên nay luôn tìm tòi, xây dựng hướng đi mới cho riêng mình, tạo ra những lợi thế cho mình trong cuộc chiến cạnh tranh cả nội địa và quốc tế. Vấn đề hoàn thiện cơ cấu tổ chức của doanh nghiệp nhằm quản trị hiệu quả nguồn lực và nâng cao hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp được xem là một giải pháp hữu hiệu để phát triển doanh nghiệp, định hướng linh hoạt theo sự biến đổi nhanh chóng của môi trường kinh tế hiên nay. Ngay từ khi mới thành lập cho đến các giai đoạn phát triển, cơ cấu tổ chức doamh nghiệp luôn đóng vai trò, ý nghĩa vô cùng quan trọng đối với hoạt động của doanh nghiệp. Và để có thể thực hiện được mục tiêu chung của toàn doanh nghiệp, đảm bảo sản xuất, kinh doanh hiệu quả thì một vấn đề quan trọng là xây dựng cho mình một cơ cấu tổ chức gọn nhẹ nhưng linh hoạt và vẫn đảm bảo tính khoa học hợp lý, mang lại hiệu quả hoạt động kinh tế cao và phù hợp với điều kiện đặc trưng của doanh nghiệp. Bất kỳ một doanh nghiệp, tổ chức kinh doanh nào đều phải lựa chọn cho doanh nghiệp, tổ chức kinh doanh của mình một cơ cấu tổ chức quản lý riêng phù hợp với đặc thù doanh nghiêp, cơ cấu nghành nghề, lĩnh vực hoạt động, môi trường kinh tế và quy định của pháp luật. Việc xây dựng cơ cấu tổ chức cho mỗi doanh nghiệp nhằm phân định rõ ràng nhiệm vụ, chức năng, vai trò, quyền lợi của mỗi bộ phận và cá nhân, cũng như mối liên hệ giữa các bộ phận, các cá nhân trong quá trình thực hiện các công việc, nhiệm vụ của mình. Thực tế cho thấy, đã có nhiều doanh nghiệp, tổ chức làm ăn thua lỗ, phá sản, phát triển chậm chạp là do cơ cấu tổ chức quản lý chưa hợp lý, chưa phù hợp với thực tiễn doanh nghiệp và môi trường kinh tế, xã hội. Vấn đề đặt ra cho các doanh nghiệp, tổ chức là làm sao xây dựng cho mình một cơ cấu tổ chức tối ưu để có thể sử dụng hiệu quả nhất các nguồn lực hiện có và đạt được hiệu quả sản xuất, kinh doanh cao nhất. Từ khi mới thành lập, là một đơn vị trực thuộc Tổng công ty lương thực miền bắc, giữ một vai trò quan trọng trong việc đảm bảo ổn định cung cầu lương thực trong nước và xuất khẩu, đặc biệt là sản phẩm Gạo, đồng thời kinh doanh có hiệu quả các lĩnh vực khác, Công ty cổ phần xây dựng và chế biến lương thực Vĩnh Hà đã Bùi Xuân Công – Lớp K43A6 1 Trường Đại học Thương mại Chuyên đề tốt nghiệp không ngừng phấn đấu, phát triển và đã đạt được nhiều thành công, hiện nay công ty đã có 212 nhân viên, trong đó số nhân lực có trình độ đại học trở lên gồm 27 người và trong số đó có nhiều người tốt nghiệp từ Trường Đại học Thương mại. Để sử dụng hiệu quả nguồn nhân lực có trình độ cao, công ty đã xây dựng chiến lược phát triển lâu dài nhưng mục tiêu quan trọng trước mắt là “ Củng cố và hoàn thiện cơ cấu tổ chức nhằm đáp ứng kịp thời, hiệu quả cho quá trình sản xuất kinh doanh và nâng cao năng lực cạnh tranh của công ty”. Để thực hiện được mục tiêu đó đòi hỏi công ty phải có một cơ cấu tổ chức bộ máy quản trị phù hợp và hiệu quả. Do đó, việc hoàn thiện cơ cấu tổ chức của công ty hiện đang là nhu cầu cấp thiết cần được giải quyết. Kể từ khi thành lập đến nay, để phù hợp với nhu cầu và tình hình thực tế ở từng giai đoạn phát triển, Công ty cổ phần xây dựng và chế biến lương thực Vĩnh Hà đã nhiều lần tiến hành cải tiến cơ cấu bộ máy quản trị. Tuy nhiên việc cải tiến chưa mang tính khoa học và tính chiến lược lâu dài, hơn nữa do tình hình kinh tế có nhiều biến động nên hiện nay cơ cấu bộ máy quản trị của công ty có nhiều bất cập và hạn chế, sự chồng chéo trong quản lý giữa các bộ phận và cá nhân dẫn đến việc kết quả hoạt động quản trị yếu, có những công việc không biết là trách nhiệm của phòng ban, cá nhân nào và khi sự việc không tốt xảy ra cũng không biết quy trách nhiệm cho phòng ban, cá nhân nào. Trong thời gian thực tập tại công ty em nhận thấy cơ cấu các phòng ban, bộ phận của công ty còn chưa hợp lý, công tác quản lý còn lỏng lẻo, sự phối hợp giữa các phòng ban còn thiếu gắn kết, phân công nhiệm vụ chưa rõ ràng, trình độ chuyên môn của cán bộ quản lý và người lao động chưa cao… Do đó để đáp ứng những mục tiêu và nhiệm vụ trong thời kỳ mới thì việc hoàn thiện cơ cấu tổ chức của công ty là một yêu cầu khách quan và cấp bách. Việc hoàn thiện cơ cấu tổ chức và phân quyền đòi hỏi phải xây dựng được bộ máy quản trị khoa học, hợp lý, năng động; việc phân công nhiệm vụ và quyền hạn của các phòng ban cần rõ ràng, hợp lý, tạo điều kiện cho việc phối hợp hoạt động giữa Ban lãnh đạo, các phòng ban phân xưởng diễn ra nhịp nhàng; song song với đó là tăng cường tổ chức đào tạo nâng cao chất lượng đội ngũ lao động hiện tại, tạo động lực khuyến khích nhân viên tích cực lao động sản xuất và tìm kiếm tuyển dụng những nhân viên mới thực sự có năng lực và có tâm huyết, nguyện vọng muốn gắn bó cùng sự phát triển của công ty. Có như vậy Công ty mới có thể vững vàng và phát triển trong nền kinh tế thị trường, thực hiện tốt các mục tiêu sản xuất kinh doanh đã đề ra, Bùi Xuân Công – Lớp K43A6 2 Trường Đại học Thương mại Chuyên đề tốt nghiệp tiết kiệm chi phí sản xuất, nâng cao năng suất lao động, phối hợp sử dụng có hiệu quả các nguồn lực của Công ty để quá trình sản xuất kinh doanh của Công ty đạt được những hiệu quả cao như mong đợi. Từng bước đưa công ty trở thành một doanh nghiệp hàng đầu tại Việt nam trong lĩnh vực sản xuất, cung ứng, phân phối lương thực, thực phẩm, cùng với Tổng công ty lương thực miền bắc góp phần quan trọng thực hiện mục tiêu ổn định cung ứng lương thực trong nước, đảm bảo bình ổn giá cả mặt hàng lương thực mà đặc biệt là Gạo, đồng thời đẩy mạnh tham gia hoạt động xuất khẩu lương thực (Gạo) nhằm thực hiện mục tiêu quốc gia trở thành nước xuất khẩu gạo đứng đầu thế giới cả về số lượng và giá trị. 1.1 Xác lập và tuyên bố vấn đề trong đề tài Trong thực tế các doanh nghiệp Việt Nam nói chung và Công ty cổ phần xây dựng và chế biến lương thực Vĩnh hà nói riêng, cơ cấu tổ chức hiện tại chưa thực sự phù hợp với những biến động của nền kinh tế thị trường, cũng như yêu cầu của công tác quản lý khiến công tác quản trị còn nhiều chồng chéo và bất cập dẫn đến hiệu quả hoạt động quản trị không cao. Vì vậy, từ những hiểu biết về khoa học quản trị, thực tiễn hoạt động của công ty, em chọn đề tài: “ Hoàn thiện cơ cấu tổ chức của Công ty cổ phần xây dựng và chế biến lương thực Vĩnh Hà” làm chuyên đề tốt nghiệp của mình. 1.2 Các mục tiêu nghiên cứu - Làm rõ một số vấn đề về lý luận cơ cấu tổ chức của doanh nghiệp. - Phân tích, đánh giá thực trạng cơ cấu tổ chức của Công ty cổ phần xây dựng và chế biến lương thực Vĩnh Hà. - Đề xuất một số giải pháp nhằm hoàn thiện cơ cấu tổ chức của Công ty cổ phần xây dựng và chế biến lương thực Vĩnh Hà. 1.3 Phạm vi nghiên cứu - Về thời gian: Quá trình nghiên cứu dựa trên dữ liệu trong cơ cấu tổ chức của công ty trong khoảng thời gian 3 năm gần nhất là 2008, 2009 và 2010, từ đó đưa ra đánh giá và đề xuất một số giải pháp nhằm hoàn thiện cơ cấu tổ chức của công ty định hướng tới 2015. - Về không gian: Đề tài nghiên cứu về cơ cấu tổ chức của Công ty cổ phần Xây dựng và chế biến lương thực Vĩnh Hà. Có trụ sở chính tại Số 9A Vĩnh Tuy, Quận Hai Bà Trưng, Thành phố Hà Nội. Bùi Xuân Công – Lớp K43A6 3 . của Công ty CP Xây dựng và Chế biến lương thực Vĩnh Hà. 28 Mô hình cơ cấu tổ chức của Công ty CP Xây dựng và Chế biến lương thực Vĩnh hà là mô hình tổ chức. CỦA CÔNG TY CP XÂY DỰNG VÀ CHẾ BIẾN LƯƠNG THỰC VĨNH HÀ 2.1. Phương pháp nghiên cứu thực trạng cơ cấu tổ chức của Công ty cổ phần xây dựng và chế biến lương