chính- NS Phòng
• Phòng tài chính - kế toán
Em xin đề xuất cơ cấu phòng tài chính kế toán như sau:
Bảng 3.1: Cơ cấu phòng tài chính kế toán
STT Chức năng- nhiệm vụ Số lượng Trình độ Chuyên ngành Độ tuổi
1 Trưởng phòng 1 Đại học TC-KT >30
2 Nhân viên 5 ĐH, CĐ, TC TC-KT >23
(Nguồn: Đề suất của sinh viên nghiên cứu)
Như vậy, phòng tài chính kế toán sẽ có tổng số 6 nhân viên. Trưởng phòng tài chính - kế toán là thành phần tham mưu cho giám đốc trong việc chấp hành chính sách, chế độ quản lý tài chính trong hoạt động kinh doanh của công ty. Các nhân viên trong phòng sẽ thực hiện hạch toán các nghiệp vụ phát sinh trong kinh doanh rồi báo cáo với trưởng phòng.
• Phòng Hành chính - nhân sự
Bảng 3.2: Cơ cấu phòng hành chính nhân sự
STT Chức năng- nhiệm vụ Số lượng Trình độ Chuyên ngành Độ tuổi
1 Trưởng phòng 1 Đại học QT Nhân lực >30
2 Nhân viên 5 ĐH, CĐ, TC QT Nhân lực >22
(Nguồn: Đề xuất của sinh viên nghiên cứu)
Phòng Nhân sự có 6 nhân viên với chức năng tuyển dụng lao động vào các phòng ban trong công ty. Phòng hành chính nhân sự có nhiệm vụ lập kế hoạch tuyển dụngdào tạo, và phát triển nhân lực định kỳ hàng quý, hàng năm, hàng tháng. Hoạch định nguồn nhân lực nhằm phục vụ tốt cho sản xuất kinh doanh và chiến lược của công ty. Phòng hành chính nhân sự xây dựng quy chế lương thưởng, các biện pháp khuyến khích người lao động làm việc, thực hiện các chế độ cho người lao động. Trưởng phòng tham mưu cho giám đốc về công tác hành chính nhân sự chính xác kịp thời, phù hợp với chiến lược của công ty.
• Phòng kinh doanh
Cơ cấu phòng kinh doanh có 25 nhân viên bao gồm: Trưởng phòng kinh doanh
Nhân viên kinh doanh siêu thị Nhân viên kinh doanh các tỉnh lân cận
Nhân viên kinh doanh các cửa hàng lẻ, các nhà hàng ăn uống, quán bar trong thành phố
Nhân viên bán hàng tại các siêu thị lớn như Metro, BigC, Citimark... Nhân viên giao hàng
Nhân viên thu công nợ Nhân viên bốc dỡ hàng hoá Lái xe
Trưởng phòng kinh doanh tham mưu đóng góp ý kiến vào việc xây dựng chiến lược phát triên và kế hoạch kinh doanh của công ty, triển khai kế hoạch kinh doanh hàng tháng, quý, năm của phòng đảm bảo chỉ tiêu doanh thu đề ra; tìm kiếm và phát triển quan hệ với khách hàng và các đối tác tiềm năng; đàm phán, ký kết hợp đồng với khách hàng. Phòng kinh doanh phối hợp với phòng hành chính nhân sự trong công tác tuyển dụng và đào tạo nhân viên phòng kinh doanh.
• Phòng Marketing
Gồm có 1 trưởng phòng, và 4 nhân viên. Phòng này có nhiệm vụ nghiên cứu thị trường rượu nhập ngoại, thị trường tiêu thụ rượu; Kiểm định chất lượng rượu trước khi nhập về nước và đưa ra thị trường Việt Nam.
3.2.1.3 Tăng cường sự phối hợp, truyền thông giữa các phòng ban trong công ty TNHH TM Tân Bình Minh.
Mối quan hệ giữa các phòng ban nghiệp vụ là mối quan hệ phức hợp, giúp đỡ lẫn nhau trên cơ sở chức năng, nhiệm vụ được phân công, cùng nhau hợp tác để thực hiện mục tiêu chung. Trong trường hợp chưa có sự thống nhất trong việc phối hợp thì quyết định của Giám đốc là ý kiến cuối cùng. Các phòng ban TC-KT, phòng kinh doanh, phòng hành chính nhân sự, phòng marketing tham mưu cho Giám đốc trong việc điều hành chuyên môn tại công ty. Do vậy mà mối quan hệ giữa các phòng ban là mối quan hệ bình đẳng tôn trọng lẫn nhau và không làm chồng chéo công việc giữa các phòng ban đó.
Các phòng ban trong công ty có trách nhiệm hướng dẫn, giúp đỡ phục vụ về công tác chuyên môn theo chuyên ngành cho hoạt động ở các địa lý, siêu thị, cửa hàng...Các cán bộ nhân viên ở các phòng ban trực tiếp giải quyết các vướng mắc trong phạm vi quyền hạn của mình, vượt tầm và phát sinh mới chưa quy định thì cần báo cáo về phòng hành chính nhân sự để kiểm tra, giải quyết được giám đốc phân công.
Trình độ là chỉ tiêu quan trọng nhất thể hiện chất lượng của nguồn nhân lực. Đào tạo nguồn nhân lực là quá trình trang bị kiến thức nhất định về trình độ chuyên môn, kỹ năng và hành vi- thái độ làm việc cho nhân viên công ty để họ đảm nhận những công việc nhất định. Đối với cán bộ quản lý thì việc đào tạo và bồi dưỡng trình độ lại càng quan trọng, bởi nếu cán bộ có trình độ chuyên môn cao, nghiệp vụ vững vàng sẽ giải quyết được công việc tốt, trôi chảy hơn.
Hiện tại, trong đội ngũ lao động của công ty TNHH TM Tân Bình Minh còn tồn tại một số cán bộ lãnh đạo với trình độ hạn chế, khả năng đáp ứng yêu cầu công việc chưa cao. Do đó, công ty cần đào tạo các cán bộ này không chỉ về trình độ chuyên môn mà còn về lĩnh vực quản lý nhà nước về kinh tế, quản trị kinh doanh...nhằm giúp cán bộ có hiểu biết sâu rộng hơn về môi trường kinh tế.
Để có đội ngũ lao động vững mạnh thì ngay từ khâu tuyển chon lao động vào công ty cần có những yêu cầu thực tế để có thể chọn được những người có đủ trình độ chuyên môn nghiệp vụ và phẩm chất nghề nghiệp cần thiết nhằm đáp ứng yêu cầu công việc giao phó.
Về đào tạo, công ty có thể tiến hành đào tạo tại chỗ hoặc đào tạo hoặc đào tạo ngoài công ty:
• Đào tạo tại chỗ
Công ty có thể mở các lớp nghiệp vụ về nghiên cứu thị trường, luật pháp...nhằm mở rộng sự hiểu biết cho cán bộ. Thường xuyên mở các hội thảo về sản phẩm kinh doanh nhằm cung cấp thêm thông tin về sản phẩm và thị trường tiềm năng cho nhân viên công ty.
• Đào tạo bên ngoài
Đối với cán bộ còn trẻ tuổi, có thể gửi đi nước ngoài đào tạo học tập nghiên cứu ở trình độ cao tại trường đào tạo trong và ngoài nước. Hoặc khuyến khích nhân viên tự học, tự đào tạo để nâng cao tay nghề, chuyên môn nghiệp vụ và những kiến thức phục vụ cho công tác quản lý. Đây là việc làm cần thiết để nâng cao chất lượng đội ngũ nhân viên công ty.
Công ty nên mở các khóa đào tạo cho các nhân viên kinh doanh vì đây là bộ phận chủ chốt mang lại doanh thu cho công ty. Đối với nhân viên phòng hành chính nhân sự có thể cử họ đi học tại trường quốc tế Eduviet để có thêm kiến thức về nhân sự, nhằm
giúp công ty có thể thu hút được các nhân tài, tuyển được người phù hợp, đúng người đúng việc.
Ngoại ngữ là phương tiện cần thiết để giao tiếp và nghiên cứu tài liệu. Ngày nay, nó rất quan trọng đối với các cán bộ quản lý và cũng là tiêu chuẩn đối với cán bộ trong công ty do công ty làm việc nhiều với đối tác nước ngoài. Cụ thể như: khuyến khích nhân viên công ty học tiếng anh ngoài giờ, công ty sẽ hỗ trợ kinh phí đào tạo sau khi có chứng chỉ hoặc bằng nộp cho cơ quan.
Như vậy, nếu thực hiện tốt công tác đào tạo bồi dưỡng nói trên Công ty sẽ nâng cao được chất lượng lao động, tăng hiệu quả sản xuất kinh doanh, tạo được ưu thế cạnh tranh với các công ty trong cùng lĩnh vực kinh doanh rượu ngoại, đồng thời tiết kiệm được chi phí quản lý.
3.2.1.5 Hoàn thiện tổ chức nơi làm việc và điều kiện lao động
Công tác tổ chức nơi làm việc rất cần thiết, nó có tác dụng thiết thực đối với quá trình lao động và chất lượng lao động quản lý của công ty. Quan sát nơi làm việc thì thấy được rằng diện tích các phòng ban còn nhỏ hẹp, việc bố trí các phòng ban còn chưa hợp lý, các phòng ban có cùng chức năng nhiệm vụ lại chưa nằm sát nhau. Vậy công ty cần có những biện pháp bố trí lại các phòng này sao cho việc trao đổi thông tin được thuận lợi, nếu có điều kiện công ty nên đầu tư quy hoạch xây dựng văn phòng mới sao cho phù hợp với cơ cấu tổ chức mới.
Về điều kiện làm việc của công ty là đảm bảo nhân viên luôn được trang bị vật chất kỹ thuật cần thiết cho công việc, tuy nhiên cần nhanh chóng kịp thời sửa chữa, nâng cấp một số máy tính đã cũ để tạo điều kiện thuận lợi cho công việc.
Ngoài ra, bầu không khí làm việc rất quan trọng. Nếu bầu không khí thoải mái thì các nhân viên sẽ có cảm giác yên tâm, mọi người vui vẻ hợp tác cùng làm việc, Hơn nữa, khả nằng sáng tạo của nhân viên sẽ được nâng cao.
Do vậy, lãnh đạo công ty cần phải thường xuyên quan tâm tới đời sống tâm tư, nguyện vọng, tình cảm của các nhân viên trong công ty, và giải quyết kịp thời các mẫu thuẫn nảy sinh. Có như vậy, nhân viên mới thực sự thấy gần gũi và thẳng thắn trao đổi đề xuất các ý kiến với công ty.
3.2.3 Kiến nghị với Nhà nước
Để công ty TNHH TM Tân Bình Minh nói riêng và các doanh nghiệp Việt Nam nói chung có thể hoạt động hiệu quả hơn, thích ứng với sự biến động khắc nghiệt của
môi trường kinh doanh như hiện nay, em xin đề xuất một số ý kiến với nhà nước như sau:
Nhà nước cần xác định quan điểm, đường lối, chiến lược quy hoạch phát triển kinh tế xã hội nói chung và các doanh nghiệp Việt Nam nói riêng.
Xây dựng và thực thi pháp luật nhằm tạo "luật chơi" cho doanh nghiệp, vấn đề quan trọng nhất là chính sách thuế và chính sách kiểm soát đối với doanh nghiệp, các quy chế quản lý doanh nghiệp.
Tạo môi trường thuận lợi cho các doanh nghiệp xây dựng kết cấu hạ tầng, hướng dẫn kinh doanh, hỗ trợ vốn, hỗ trợ về công tác đào tạo, quảng bá sản phẩm, xử lý các mối quan hệ trong và ngoài nước có liên quan tới sự tồn tại và phát triển doanh nghiệp.
Nhà nước cần hoàn thiện hơn nữa cơ sở vật chất hạ tầng, hệ thống thông tin liên lạc của quốc gia tạo điều kiện thuận lợi cho hoạt động sản xuất kinh doanh của các doanh nghiệp, đặc biệt là giúp các doanh nghiệp có điều kiện tốt hơn để thực hiện công tác hoàn thiện cơ cấu tổ chức của công ty.
Nhà nước cần đưa ra và thực hiện chính sách phát triển nguồn nhân lực cho đất nước và cho doanh nghiệp. Tổ chức các chương trình đào tạo, bồi dưỡng, phát triển trình độ đội ngũ lãnh đạo cho doanh nghiệp nhằm trang bị những kiến thức quản lý mới trong môi trường toàn cầu hóa. Cần phải khuyến khích mạnh mẽ việc cử lao động đi du học và làm việc tại các nước tiên tiến, nhằm học hỏi kinh nghiệm của các nước về áp dụng tại Việt Nam.