SKKN xây dựng phần mềm quản lý đoàn viên thanh niên

SỞ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO THANH HOÁ TRƯỜNG TRUNG HỌC PHỔ THƠNG LÊ HỒN SÁNG KIẾN KINH NGHIỆM XÂY DỰNG PHẦN MỀM QUẢN LÝ ĐOÀN VIÊN THANH NIÊN Người thực hiện: Lê Thị Thủy Chức vụ: Phó bí thư Đồn trường SKKN thuộc lĩnh vực: Đồn thể THANH HỐ NĂM 2021 MỤC LỤC MỞ ĐẦU 1.1 Lý chọn đề tài 1.2 Mục đích nghiên cứu 1.3 Đối tượng nghiên cứu 1.4 Phương pháp nghiên cứu 1.5 Những điểm sáng kiến kinh nghiệm 2 NỘI DUNG CỦA SÁNG KIẾN KINH NGHIỆM 2.1 Cơ sở lý luận sáng kiến kinh nghiệm 2.2 Thực trạng vấn đề trước áp dụng sáng kiến kinh nghiệm 2.3 Các giải pháp sử dụng để giải vấn đề 2.4 Hiệu SKKN hoạt động giáo dục, với thân đồng nghiệp nhà trường KẾT LUẬN, KIẾN NGHỊ 17 3.1 Kết luận 18 3.2 Kiến nghị 19 Tài liệu tham khảo Danh mục chữ viết tắt MỞ ĐẦU 1.1 Lý chọn đề tài Tổ chức Đoàn niên trường trung học phổ thơng tổ chức trị có vai trò quan trọng việc xây dựng, phát triển thực nhiệm vụ trị nhà trường Để thực tốt mục tiêu, nhiệm vụ giao, tổ chức đoàn thể nhà trường phải không ngừng đổi nội dung hoạt động vận dụng phù hợp, sáng tạo, hiệu vào thực tế nhà trường Trong năm, nhờ có đổi cách thức hoạt động, vận dụng sáng tạo, phù hợp với điều kiện nhà trường, hoạt động tổ chức Đồn niên nhà trường có chuyển biến đáng kể, đạt kết định, đem lại nhiều thành tích đáng tự hào.Với 1200 ĐVTN việc quản lý khơng đơn giản quản lý hồ sơ giấy tờ, có u cầu cần tìm thơng tin ĐVTN phải tìm giấy tờ có liên quan, thời gian, chưa kể đến giấy tờ bị thất lạc, mờ rách sử dụng nhiều lần Để ứng dụng CNTT vào quản lý trường học, định ứng dụng CNTT để xây dựng phần mềm, để giảm bớt sổ sách lưu trữ, thông tin lưu vào nhiều loại giấy tờ khác Sử dụng phần mềm để tiện dụng việc quản lý, lưu trữ, truy xuất thông tin Từ yêu cầu trên, định chọn sáng kiến kinh nghiệm “Xây dựng phần mềm quản lý đoàn viên niên” cho Trường THPT Lê Hồn 1.2 Mục đích nghiên cứu Đồn viên niên phận tách rời khỏi trường học, vậy, để dễ dàng cơng tác quản lý thơng tin đồn viên niên cần có hệ thống chuyên biệt để quản lý, đem lại cho người quản lý thuận lợi thời gian, dễ dàng cập nhật, sửa đổi thông tin tra cứu thông tin ĐVTN, tiết kiệm thời gian 1.3 Đối tượng nghiên cứu Công tác quản lý ĐVTN Trường THPT Lê Hoàn - Địa điểm: ĐVTN Trường THPT Lê Hoàn - Thời gian: Từ tháng 9/2020 đến tháng 5/2021 1.4 Phương pháp nghiên cứu - Phương pháp nghiên cứu xây dựng sở lý thuyết Nghiên cứu tài liệu, hồ sơ sổ sách thực tế liên quan đến nội dung đề tài Trên sở phân tích, tổng hợp khái quát, rút vấn đề cần thiết cho đề tài - Phương pháp điều tra khảo sát thực tế, thu thập thông tin Tham gia lấy ý kiến giáo viên, học sinh trường Từ xác định khó khăn cơng tác quản lí ĐVTN trường Thăm dị trao đổi ý kiến với giáo viên, học sinh vấn đề đổi phương pháp quản lý ĐVTN phần mềm Tiếp thu ý kiến giáo viên, học sinh tiến hành xây dựng nội dung liên quan đến nội dung đề tài - Phương pháp thực nghiệm Trên sở đề xuất ý tưởng đề tài giúp giảm bớt nhều thời gian tra cứu Công tác quản lý chặt chẽ Phục vụ báo cáo số liệu nhanh chóng, xác Thực việc thực nghiệm trường nhằm kiểm chứng kết nghiên cứu đề xuất đề tài - Phương pháp thống kê, xử lý số liệu Thông qua kết khảo sát, phân tích, kiểm tra, đánh giá hiệu việc tra cứu rút kết luận cần thiết 1.5 Những điểm sáng kiến kinh nghiệm Khắc phục nhược điểm việc quản lý thủ cơng cơng việc quản lí ĐVTN Trường THPT Lê Hồn: - Khả lưu trữ thơng tin lớn - Ứng dụng Công nghệ thông tin vào công tác quản lý ĐVTN (thông tin ĐVTN, ngày kết nạp đồn, ngày nộp Đồn phí,…) - Giúp tìm kiếm, tra cứu thơng tin dễ dàng, nhanh chóng (Tên ĐVTN, quê quán, ngày sinh,…) - Đáp ứng nhu cầu thống kê báo cáo, truy xuất dễ dàng, nhanh chóng - Có khả phát triển mở rộng phần mềm NỘI DUNG CỦA SÁNG KIẾN KINH NGHIỆM 2.1 Cơ sở lý luận sáng kiến kinh nghiệm Ứng dụng công nghệ thông tin ứng dụng vào mặt đời sống kinh tế -xã hội với nhiều ưu điểm vượt trội: tốc độ xử lý nhanh, khả lưu trữ lớn, khả cập nhật thông tin, cải tiến phần mềm dễ dàng ĐVTN biết đến nòng cốt, xương sống nhà trường Việc quản lý thủ công sổ sách với việc thống kê rời rạc Excel đáp ứng nhu cầu quản lý nay, nhiên chưa tối ưu nhiều nhược điểm: tốn thời gian (nhập liệu, cập nhật thay đổi thông tin, đặc biệt việc tra cứu tài liệu, sách báo), dễ mắc sai sót thống kê Việc đem ứng dụng công nghệ thông tin vào quản lý ĐVTN việc hoàn toàn hợp lý, hợp thời 2.2 Thực trạng vấn đề trước áp dụng sáng kiến kinh nghiệm 2.2.1 Thực trạng vấn đề nghiên cứu 2.2.1.1 Cơ sở vật chất, kỹ thuật Đoàn Trường THPT Lê Hồn có 1200 ĐVTN Hiện Đồn trường có máy tính sử dụng hệ điều hành Windows chưa có phần mềm chuyên biệt phục vụ cho việc quản lý Đoàn viên Thanh niên 2.2.1.2 Thực trạng quản lý Đoàn viên niên trường Tất liệu Đoàn viên niên lưu trữ giấy tờ, sổ sách 2.2.1.2.1 Quy trình nhập thơng tin ĐVTN Sau có ĐVTN lớp 10, người quản lý ĐVTN phải nhập thông tin ĐVTN vào sổ cất giữ chứng từ liên quan Người quản lí xếp chúng vào vị trí lưu trữ nơi lưu trữ Đồn trường 2.2.1.2.2 Thống kê báo cáo, in ấn Đoàn trường thực thống kê theo định kỳ vào cuối năm Việc thống kê sách theo chi Đoàn HS theo tiêu chí sau: Thống kê số lượng Đồn viên, niên Thống kê danh sách ĐVTN theo xã để tham gia sinh hoạt nơi cư trú thời gian nghỉ hè Việc thống kê thực rời rạc sổ sách phần mềm Excel 2.2.1.3 Ưu, nhược điểm hệ thống Ưu điểm: - Khơng tốn nhiều chi phí cho sở vật chất - Việc quản lý đơn giản, người quản lý không cần hiểu biết tin học thực Nhược điểm: - Thông tin ghi sổ sách, giấy tờ dễ bị mát, không lưu trữ lâu dài Tốn số lượng lớn sổ sách giấy tờ phục vụ cho việc nhập liệu - Quá trình tìm kiếm thơng tin ĐVTN phục vụ cho việc gửi danh sách ĐVTN theo Xã, phải làm thủ công, gây nhiều thời gian - Người quản lí ĐVTN phải tốn nhiều thời gian, công sức vào việc thống kê ĐVTN theo mục yêu cầu báo cáo năm - Không quản lý thông tin ĐVTN triệt để nên việc sổ Đoàn, thẻ Đoàn xảy - Tất công việc Đồn trường tiến hành cách thủ cơng, khơng khoa học 2.2.1.4 Yêu cầu hệ thống Qua q trình thực tế nhiều năm làm cơng tác Đồn Đồn trường, tơi thấy q trình quản lý ĐVTN trường cịn thủ cơng, chưa khoa học, tốn nhiều thời gian cơng sức người quản lí ĐVTN Do cần phải có phần mềm quản lý nhằm khắc phục nhược điểm quy trình quản lý tại, đảm bảo yêu cầu mà người dùng mong muốn Hệ thống cần đạt chức sau: - Cho phép nhập thông tin ĐVTN mở rộng số lượng ĐVTN sau - Quản lý thông tin ĐVTN - Cập nhật thông tin: + Thông tin ĐVTN + Thơng tin Đồn trường, BCH Đồn trường + Thơng tin sổ Đồn viên + Thơng tin lệ phí sinh hoạt Đồn + Thơng tin khen thưởng – kỷ luật - Quản lý q trình cấp sổ Đồn, thẻ Đồn - Tìm kiếm ĐVTN theo nhiều tiêu chí khác - Thống kê in ấn theo nhiều tiêu chí - Phục hồi lưu liệu 2.3 Các giải pháp sử dụng để giải vấn đề 2.3.1 Các giải pháp thực 2.3.1.1 Quy trình khảo sát: - Địa điểm khảo sát: Đồn Trường THPT Lê Hồn - Lịch trình khảo sát: + Tìm hiểu sở vật chất quy trình hoạt động Đồn trường + Thu thập thơng tin, số liệu liên quan đến Đoàn viên niên trường 2.3.1.2 Phân tích quy trình hoạt động hệ thống 2.3.1.2.1 Quy trình nhập số liệu Đồn viên niên - Thực ĐVTN nhập học trường Thơng tin ĐVTN bao gồm: Chi đồn, Họ tên, ngày sinh, nơi tại, giới tính, họ tên bố, họ tên mẹ, số điện thoại,…(đây liệu quan trọng nhất) - Các bước tiến hành: Nhập danh sách ĐVTN tiến hành bước: + Phân loại: Theo chi đoàn (lớp) + Đánh mã ĐVTN + Sắp xếp: Theo thứ tự sổ điểm 2.3.1.2.2 Quy trình tìm kiếm thơng tin - Thực có u cầu tìm kiếm thơng tin ĐVTN (tên ĐVTN, chi đoàn, nơi tại, họ tên mẹ,…) - Vai trị việc tìm kiếm thơng tin: + Biết đầy đủ thơng tin ĐVTN cần tìm + Tìm kiếm nhanh, xác Nâng cao hiệu làm việc - Các bước tiến hành: + Lựa chọn tiêu chí tìm kiếm: Tìm theo tên ĐVTN Tìm theo chi đồn (Lớp) Tìm theo xã (địa chỉ) + Admin dựa vào tiêu chí tìm kiếm lựa chọn để tìm kiếm thơng tin liên quan đến tài liệu yêu cầu 2.3.1.2.3 Quy trình báo cáo - Thực có yêu cầu báo cáo ĐVTN (Tên ĐVTN, địa chỉ, số lượng ĐVTN theo chi đồn, đóng Đồn phí, ) - Vai trị việc báo cáo: + Nhanh chóng, kịp thời, xác Nâng cao hiệu làm việc - Các bước tiến hành: + Báo cáo số lượng Đoàn viên, số lượng Thanh niên theo chi Đoàn + Báo cáo số lượng ĐVTN đóng (chưa đóng) Đồn phí 2.3.1.2.4 Quy trình thống kê - Thực có yêu cầu thống kê ĐVTN (số lượng ĐVTN chi Đoàn, ĐVTN trường) - Vai trò việc thống kê: + Nhanh chóng, kịp thời, xác Nâng cao hiệu làm việc - Các bước tiến hành: + Thống kê số lượng Đoàn viên, số lượng Thanh niên theo chi Đoàn + Thống kê số lượng sổ Đoàn viên theo chi Đoàn 2.3.1.3 Xây dựng phần mềm Với số lượng ĐVTN 1200 yêu cầu xử lý Đồn Trường THPT Lê Hồn, tơi định chọn ứng dụng Microsoft Access 2016 để xây dựng phần mềm quản lý đoàn viên niên 2.3.2 Kết đạt 2.3.2.1 Form đăng nhập Hình Form đăng nhập quản lý người dùng  Người dùng nhập Tên tài khoản Mật khẩu, nhấn Đăng nhập để tiếp tục sử dụng phần mềm 2.3.2.2 Giao diện phần mềm Form main thể toàn chức phần mềm Hình Form main * Chức Nhập liệu: Hình 2.1 Form Quản lý nhập liệu - Nhập thơng tin Đồn trường: Hình 2.1.1 Form Nhập thơng tin Đồn trường - Nhập thơng chi đồn: Hình 2.1.2 Form nhập thơng tin chi đồn - Nhập thơng tin Ban chấp hành Đồn trường: Hình 2.1.3 Form thơng tin BCH Đồn trường - Nhập thơng tin Chức vụ: Hình 2.1.4 Form nhập thơng tin chức vụ - Nhập thơng tin đồn viên niên (quan trọng nhất) Hình 2.1.5 Form nhập thơng tin ĐVTN - Nhập thơng tin lệ phí đồn Hình 2.1.6 Form nhập thơng tin lệ phí Đồn - Nhập thơng tin sổ đồn viên Hình 2.1.7 Form nhập sổ đồn viên - Nhập khen thưởng – Kỷ luật ĐVTN Hình 2.1.8 Form Khen thưởng – kỷ luật * Chức tìm kiếm thơng tin ĐVTN: Hình 2.2 Form tìm kiếm thơng tin ĐVTN - Tìm kiếm ĐVTN theo tên: Hình 2.2.1 Form tìm kiếm thơng tin ĐVTN theo tên - Tìm kiếm ĐVTN theo địa (xã): Hình 2.2.2 Form Tìm kiếm ĐV theo địa (Xã) - Tìm kiếm ĐVTN theo mã chi đồn: Hình 2.2.3 Form tìm kiếm thơng tin theo chi đồn * Chức Báo cáo Hình 2.3 Form Báo cáo - Báo cáo số liệu Đoàn viên theo chi đồn Hình 2.3.1 Report số Đv theo chi đoàn - Báo cáo Thanh niên theo chi Đoàn Hình 2.3.2 Report Thống kê liệu - Báo cáo ĐVTN chưa nộp Đồn phí (khơng có ĐVTN chưa đóng Đồn phí) Hình 2.3.3 Report DS ĐVTN chưa đóng Đồn phí * Chức Thống kê liệu: Hình 2.4 Form thống kê - Thống kê ĐVTN tồn trường Hình 2.4.1 Report ĐVTN toàn trường - Thống kê đoàn viên theo chi đồn: Hình 2.4.2 Report ĐVTN theo chi đồn 2.4 Hiệu sáng kiến kinh nghiệm hoạt động giáo dục, với thân, đồng nghiệp nhà trường Đối với thân đồng nghiệp: Với việc ứng dụng đề tài SKKN góp phần tích cực việc tạo hứng khởi cho việc mở rộng kiến thức hữu ích, tạo khơng khí làm việc động, hiệu quả, góp phần nâng cao chất lượng giáo dục toàn diện nhà trường Đối với học sinh: Sau triển khai giải pháp nêu Trường THPT Lê Hồn, qua quan sát thực tế tơi thấy hiệu mang lại không việc học sinh thay đổi quan điểm lưu trữ thơng tin Đồn viên niên trường Nó thực có ích cho thân em, em tìm niềm đam mê thực học tập thấy không học để biết mà học để làm “người” Một kết quan trọng em chủ động việc tìm kiếm kho tàng kiến thức khổng lồ, trang bị cho kiến thức, kỹ thiết thực cho bạn bè, người thân người xung quanh Để đánh giá khách quan hiệu đề tài sử dụng phiếu điều tra hứng thú việc quản lí Đồn viên niên phần mềm số lớp sau ứng dụng phần mềm Kết đạt được: Mức độ Rất thích Bình thường Khơng thích Tổng Năm học 2020 - 2021 Lớp 11A1 Lớp 10A2 SL % SL % 38 90.5 38 97.4 7.1 2.6 2.4 42 100 39 100 Tổng SL 76 81 % 93.3 4.9 1.8 100 Từ kết điều tra cho thấy, với tính hữu ích phần mềm, việc tra cứu thơng tin ĐVTN nhanh chóng xác dần tạo sở, tiền đề lôi số lượng lớn học sinh đam mê hứng khởi với nguồn kiến thức vô to lớn Số lượng giáo viên học sinh ngày có thiện cảm yêu quý Đồn trường ngày nhiều Như vậy, khẳng định việc ứng dụng đề tài sáng kiến kinh nghiệm vào công tác quản lý ĐVTN biện pháp có hiệu việc nâng cao hứng thú học tập góp phần nâng cao chất lượng dạy học nhà trường KẾT LUẬN VÀ KIẾN NGHỊ 3.1 Kết luận Trong thời gian khảo sát, tìm hiểu sở vật chất quy trình hoạt động Đồn trường THPT Lê Hồn, tơi xây dựng phần mềm đáp ứng chức quản lí ĐVTN: - Quản lý thơng tin ĐVTN - Hệ thống thiết kế logic liên kết chặt chẽ nên việc sửa đổi thông tin mà khơng làm ảnh hưởng đến tính liên tục hệ thống - Giúp tra cứu, tìm kiếm thơng tin nhanh gọn, xác, hỗ trợ tốt cho người làm công tác quản lý ĐVTN - Giao diện phần mềm dễ nhìn, dễ sử dụng, tương thích với hệ điều hành Windows - Thống kê liệu nhanh chóng, in ấn 3.2 Kiến nghị Đề nghị Hội đồng Nhà trường áp dụng phần mềm vào cơng tác quản lý ĐVTN Nâng cấp cấu hình hệ thống máy tính Đồn trường để phần mềm hoạt động hiệu Do thời gian thực có hạn, phần mềm cịn thiếu sót, nên sau phần mềm đưa vào áp dụng thực tế, mong muốn tiếp tục nghiên cứu, khắc phục phát triển thêm để phần mềm ngày hoàn thiện XÁC NHẬN CỦA THỦ TRƯỞNG ĐƠN VỊ Thanh Hóa, ngày 20 tháng 05 năm 2021 Tơi xin cam đoan SKKN viết, khơng chép nội dung người khác (Ký ghi rõ họ tên) Lê Thị Thủy DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO Giáo trình Lập trình quản lý với Microsoft Access 2013 tồn tập - Ths Huỳnh Tơn Nghĩa, NXB Đại học Quốc gia TP Hồ Chí Minh Tự học Microsotf Access 2010 – Đỗ Trọng Danh – Nguyễn Vũ Ngọc Tùng, NXB Đại học sư phạm Lập trình PHP My SQL - Joel Murach - Ray Harris, NXB Khoa học kỹ thuật Giáo trình Phân tích thiết kế hệ thống thơng tin – Nguyễn Văn Vỵ, NXB Giáo dục Việt Nam Giáo trình Cơ sở liệu - Đồng thị Bích Thủy - Phạm Thị Bạch Huệ Nguyễn Trần Minh Thư, NXB Khoa học kỹ thuật Kênh Youtube Trác Hoàng Ẩn: Hướng dẫn sử dụng Access 2010 từ A-Z, link: https://www.youtube.com/watch?v=1rKzLc-LtSg&list=PLz- lbDdz6ew4X8PZ0grs47b5zQPP1orQA ĐVTN CNTT THPT SL DANH MỤC CÁC CHỮ VIẾT TẮT Đồn viên niên Cơng nghệ thông tin Trung học phổ thông Số lượng ... hệ điều hành Windows chưa có phần mềm chuyên biệt phục vụ cho việc quản lý Đoàn viên Thanh niên 2.2.1.2 Thực trạng quản lý Đoàn viên niên trường Tất liệu Đoàn viên niên lưu trữ giấy tờ, sổ sách... nghiệm ? ?Xây dựng phần mềm quản lý đoàn viên niên? ?? cho Trường THPT Lê Hồn 1.2 Mục đích nghiên cứu Đồn viên niên phận tách rời khỏi trường học, vậy, để dễ dàng cơng tác quản lý thơng tin đồn viên niên. .. + Thống kê số lượng Đoàn viên, số lượng Thanh niên theo chi Đoàn + Thống kê số lượng sổ Đoàn viên theo chi Đoàn 2.3.1.3 Xây dựng phần mềm Với số lượng ĐVTN 1200 yêu cầu xử lý Đồn Trường THPT Lê