Bài 3: Hiệu quả làm việc nhóm

Một nhóm làm việc hiệu quả có những đặc điểm khác biệt so với các nhóm khác về nhiều khía cảnh. Các đặc điểm của nhóm làm việc hiệu quả gồm: (1) Có mục đích rõ rệt; (2) Được tiếp thêm sức mạnh; (3) Có quan hệ giao tiếp tốt; (4) Có sự linh hoạt; (5) Có năng suất làm việc tối ưu; (6) Có sự công nhận và trân trọng thành quả đạt được; (7) Có tinh thần nhiệt huyết.Để làm việc nhóm có hiệu quả, các thành viên và trưởng nhóm cần có những kỹ năng làm việc nhóm, phương pháp làm việc nhóm phù hợp. Việc lựa chọn cách thức làm việc hay tuyển chọn thành viên, tổ chức nhóm, tính liên kết trong nhóm... đều có những ảnh hưởng nhất định đối với hiệu quả làm việc nhóm.

Tài liệu cá nhân biên soạn sở tham khảo nhiều tài liệu, giáo trình, sách tham khảo… Đặc điểm nhóm làm việc hiệu Theo tác giả Ken Blanchard - Giám đốc điều hành mặt văn hóa, tinh thần The Ken Blanchard Companies, Inc (một công ty chuyên tư vấn đào tạo quản lý toàn cầu) cộng sự1 đánh giá nhóm làm việc hiệu thường có bảy đặc điểm sau: (1) Có mục đích rõ rệt; (2) Được tiếp thêm sức mạnh; (3) Có quan hệ giao tiếp tốt; (4) Có linh hoạt; (5) Có suất làm việc tối ưu; (6) Có công nhận trân trọng thành đạt được; (7) Có tinh thần nhiệt huyết Việc đánh giá đặc điểm nhóm làm việc hiệu giúp nhóm tìm phương pháp, cách thức làm việc phù hợp, cách thức sử dụng nguồn lực cách tối ưu nhằm đạt mục tiêu chung Bảy đặc điểm nhóm làm việc hiệu theo Ken Blanchard cộng tóm tắt lại gọi tắt “Nguyên tắc PERFORM” đồng thời giúp nhà quản lý nhìn nhận yếu tố ảnh hưởng đến hiệu nhóm làm việc đồng thời đưa biện pháp nhằm nâng cao hiệu làm việc nhóm Nội dung chi tiết “Nguyên tắc Perform” trình bày hộp bên đây: Nội dung chi tiết Ngun tắc “PERFORM” Có mục đích rõ rệt (Purpose and Values) + Nhóm tồn tâm đạt mục đích chung đặt Mọi thành viên biết rõ điều phải làm tầm quan trọng công việc ấy; Ken Blanchard cộng , Vị giám đốc phút bí xây dựng nhóm làm việc hiệu quả, 2007, NXB Tổng hợp TP HCM, 2007 (Biên dịch: Bích Nga, Việt Hà, Tâm Hằng) Tài liệu cá nhân biên soạn sở tham khảo nhiều tài liệu, giáo trình, sách tham khảo… + Các mục tiêu cụ thể nhóm phải rõ ràng, mang tích thử thách thơng qua thành viên không xa rời mục tiêu chung; + Các chiến thuật để đạt mục tiêu phải rõ ràng nhóm thơng qua; + Vai trị cá nhân phải cụ thể, để thành viên hiểu mối quan hệ cá nhân họ mục tiêu nhóm; Được tiếp thêm sức mạnh (Empowerment) + Nhóm có ủng hộ trợ giúp từ tổ chức, nhóm khác; + Được trao quyền hạn định công việc đưa định; + Công tác hướng dẫn, xếp huấn luyện phải thực để hỗ trợ cho phát triển cá nhân nhóm; + Nhóm phải gắn kết với phát triển tiến liên tục tất thành viên Có quan hệ giao tiếp tốt (Relationships and Communication) + Những ý tưởng, ý kiến đóng góp, cảm nhận quan điểm thành viên phải khích lệ, xem xét; + Các thành viên nhóm tích cực lắng nghe để thấu hiểu việc thay phán xét nhau; Tài liệu cá nhân biên soạn sở tham khảo nhiều tài liệu, giáo trình, sách tham khảo… + Các thành viên trang bị phương pháp để giải xung đột hòa giải; + Sự khác biệt thành viên tôn trọng (màu da, ngôn ngữ, giới tính, quốc tích, tuổi tác ); + Những ý kiến chân thành, thể quan tâm lẫn thành viên giúp họ nhận đâu mạnh đâu điểm yếu cần phải khắc phục Có linh hoạt (Flexibility) + Các thành viên tự nguyện chia sẻ trách nhiệm việc phát triển lãnh đạo nhóm; + Các nhóm hịan tồn có khả đương đầu với thử thách cách sử dụng lực độc đáo sẵn có sức mạnh chung thành viên; + Các thành viên nhóm sẵn lịng hướng dẫn hỗ trợ cần; + Nhóm sẵn sàng tìm kiếm giải pháp làm việc khác điểu chỉnh để thích ứng với thay đổi; + Những mạo hiểm có tính tốn kỹ lưỡng ln khích lệ Những sai lầm dược xem học kinh nghiệm; Có suất làm việc tối ưu (Optimal Performance) + Nhóm liên tục đạt thành tựu quan trọng, cơng việc hồn tất hạn; Tài liệu cá nhân biên soạn sở tham khảo nhiều tài liệu, giáo trình, sách tham khảo… + Đáp ứng tiêu chuẩn cao suất chất lượng; + Nhóm ln học hỏi từ thất bại hướng đến tiến liên tục; + Kỹ giải vấn đề định sử dụng hiệu để nhóm cso thể vượt qua khó khăn phát huy tính sáng tạo; + Nhóm nỗ lực hợp tác tốt với nhóm khác Có cơng nhận trân trọng thành đạt (Recognition and Appreciation) + Mọi thành nhóm hay thành viên nhóm trưởng nhóm thành viên khác ghi nhận; + Các thành viên cảu nhóm ý thức gắn liền với thành cá nhân với nhiệm vụ chung nhóm; + Sự đóng góp nhóm đánh giá ghi nhận cấp lớn hơn; + Mọi thành viên cảm thấy đánh giá cao nhóm Có tinh thần nhiệt huyết (Morale) + Mỗi thành viên tự tin hăng hái trước nỗ lực nhóm tâm đạt mục tiêu + Nhóm ln khích lệ thành viên làm việc chăm giải trí thư giãn; Tài liệu cá nhân biên soạn sở tham khảo nhiều tài liệu, giáo trình, sách tham khảo… + Trong nhóm ln thể bầu khơng khí tự hào hài lòng thành đạt được; + Mọi người nhóm ln tin tưởng hỗ trợ lẫn + Các thành viên phát huy tốt mối quan hệ hỗ trợ quan tâm, giúp đỡ lẫn Các yếu tố ảnh hưởng đến hiệu làm việc nhóm Các yếu tố ảnh hưởng đến hiệu làm việc nhóm gồm yếu tố bên ngồi nhóm yếu tố thuộc nội nhóm Các yếu tố bên ngồi ảnh hưởng đến nhóm Theo tác giả Robbins P.S (1999) Organizational Behavior, yếu tố bên ngồi có ảnh hưởng chủ yếu đến nguồn lực thành viên nhóm cấu trúc nhóm gồm: (1) chiến lược tổ chức; (2) máy quản lý tổ chức quy định thức tổ chức; (3) nguồn lực khác tổ chức cung cấp cho nhóm; (4) q trình tuyển chọn thành viên cho nhóm; (5) hệ thống đánh giá thực cơng việc khen thưởng; (6) văn hóa tổ chức; (7) bố trí nơi làm việc; (8) mục tiêu nhiệm vụ giao cho nhóm Tài liệu cá nhân biên soạn sở tham khảo nhiều tài liệu, giáo trình, sách tham khảo… (1) Chiến lược tổ chức: chiến lược tổ chức giảm chi phí, tăng chất lượng nguồn tài ngun phân bố cho nhóm để thực cơng việc bị cắt giảm, điều buộc nhóm phải có thay đổi để trì kết cơng việc Mức độ hài lịng khơng tăng, khơng muốn nói giảm sút (2) Bộ máy tổ chức quy định thức tổ chức: Bộ máy tổ chức quy định chế hoạt động nhóm, chế độ báo cáo, thẩm quyền định nhóm đồng thời quy định tổ chức đề cách thức ràng buộc cho nhóm thực công việc Một máy tổ chức linh hoạt, phần quyền rõ ràng quy định hợp lý tạo động lực cho nhóm làm việc hiệu phát huy tối đa lực sáng tạo, đảm nhận mục tiêu khó khăn, thử thách (3) Các nguồn lực tổ chức cung cấp cho nhóm: liên quan đến khả tài chính, trang thiết bị làm việc, thời gian Nếu nguồn tài dồi dào, trang thiết bị làm việc đại, thời gian không q gấp rút hiệu làm việc nhóm tăng lên nhóm hỗ trợ giảm căng thẳng việc hoàn thành mục tiêu chung (4) Q trình tuyển chọn thành viên cho nhóm tổ chức: việc tuyển chọn thành viên có lực phù hợp với mục tiêu Tài liệu cá nhân biên soạn sở tham khảo nhiều tài liệu, giáo trình, sách tham khảo… nhóm quan trọng Năng lực thành viên cần bao gồm kiến thức chun mơn kỹ mềm mang tính chất tổng hợp như: tương tác cá nhân, tổ chức, giải vấn đề, giải xung đột (5) Hệ thống đánh giá thực công việc hệ thống khen thưởng: nghiên cứu tạo động lực làm việc cho người lao động tổ chức công nhận hệ thống đánh giá thực công việc hệ thống khen thưởng công cụ quan trọng thúc đẩy tinh thần làm việc cho người lao động Đối với nhóm vậy, công cụ đánh giá thực công việc hệ thống khen thưởng cần thiết nhằm giúp thành viên nhóm hăng hái, nhiệt tình với nhiệm vụ giao, thúc đẩy hoàn thành mục tiêu cá nhân từ góp phần hồn thành mục tiêu nhóm (6) Văn hóa tổ chức2: văn hóa tổ chức hiểu hệ thống giá trị, niềm tin, quy phạm chia sẻ thành viên tổ chức hướng dẫn hành vi người lao động tổ chức Văn hóa tổ chức thể qua cấp độ: + Các vật thể hữu hình: cách thức bố trí trang trí nơi làm việc, biểu tượng vật chất, trang phục nhân viên, điều kiện môi trường làm việc + Các giá trị tuyên bố: thể qua phong cách giao tiếp, ứng xử người lao động tổ chức, qua triết lý kinh doanh doanh nghiệp, phong cách lãnh đạo… Bùi Anh Tuấn Phạm Thúy Hương (2012), Giáo trình Hành vi tổ chức, NXB ĐH Kinh tế quốc dân, Hà Nội Tài liệu cá nhân biên soạn sở tham khảo nhiều tài liệu, giáo trình, sách tham khảo… + Các giả định: giá trị ngầm định Khi giá trị tuyên bố kiểm nghiệm qua thực tế hoạt động doanh nghiệp, người lao động chấp nhận trì theo thời gian trở thành giá trị ngầm định Các giá trị ngầm định thường khó thay đổi ảnh hưởng lớn tới phong cách làm việc, hành vi nhân viên tổ chức Nhóm nằm tổ chức chịu chi phối giá trị văn hóa tổ chức Một tổ chức có văn hóa mở, phong cách làm việc tôn trọng nhân viên, liên kết cấp cấp chặt chẽ, hài hịa tạo mơi trường làm việc thúc đẩy nhóm làm việc hiệu (7) Bố trí nơi làm việc: nơi làm việc nhóm cần bố trí nơi thuận tiện cho việc liên lạc với phận khác tổ chức, thuận tiện cho việc thành viên nhóm đến họp hành, giao lưu hay trao đổi cơng việc Từ giúp nhóm nhanh chóng giải vấn đề nhờ tiết kiệm thời gian di chuyển để gặp gỡ hay thời gian liên hệ với phận khác tổ chức để yêu cầu trợ giúp nguồn lực cần thiết (8) Nhiệm vụ giao cho nhóm: nhiệm vụ giao cho nhóm đơn giản hay phức tạp Tính phức tạp cao nói lên nhiệm vụ mẻ, khơng có tính thơng lệ hay có từ trước địi hịi nhóm phải có nỗ lực khác việc hoàn thành mục tiêu + Các nhiệm vụ đơn giản: thành viên nhóm cần dựa vào quy trình hoạt động chuẩn hóa để làm khơng cần phải bàn bạc Do đó, nhóm làm việc có hiệu cho dù lãnh đạo nhóm yếu kém, xung đột cao, truyền thơng + Các nhiệm vụ có tính phức tạp, khó khăn, thử thách: thành viên nhóm cần phải gặp nhiều để thảo luận Vậy Tài liệu cá nhân biên soạn sở tham khảo nhiều tài liệu, giáo trình, sách tham khảo… người lãnh đạo yếu, q trình truyền thơng khơng đảm bảo, xung đột nhiều hiệu làm việc nhóm bị suy giảm Các yếu tố bên ảnh hưởng đến kết làm việc nhóm Các yếu tố bên ảnh hưởng đến hiệu làm việc nhóm gồm: (1) Năng lực làm việc thành viên nhóm; (2) Đặc tính cá nhân thành viên; (3) cấu trúc nhóm (1) Năng lực làm việc thành viên nhóm Năng lực thành viên nhóm yếu tố có tính định hiệu làm việc nhóm Do mục tiêu nhóm thường khó khăn, thử thách, địi hỏi chun mơn khác thời hạn hồn thành có giới hạn nên thành viên phải có kỹ chun mơn tốt đồng thời có kỹ mềm như: giao tiếp cá nhân, giải xung đột, giải vấn đề, tổ chức, truyền thơng để đảm nhận tốt phần việc giao cho nhóm (2) Đặc tính cá nhân thành viên Các nhà nghiên cứu tâm lý học đặc tính cá nhân mang tính tích cực như: tính xã hội, cởi mở, linh động sáng tạo có tác động tốt đến suất, tinh thần làm việc độ vững nhóm Ngược lại, người có tính độc đốn, ích kỷ, thích thống trị khơng thích tn theo quy định làm giảm suất, tinh thần độ vững nhóm (3) Cấu trúc nhóm Yếu tố cấu trúc nhóm yếu tố khả phức tạp bao gồm nhiều yếu tố nhỏ như: người lãnh đạo nhóm thức, vai trị nhóm, chuẩn mực nhóm, địa vị thành viên nhóm, quy mơ nhóm, thành phần nhóm, tính liên kết nhóm Tài liệu cá nhân biên soạn sở tham khảo nhiều tài liệu, giáo trình, sách tham khảo… - Người lãnh đạo thức: Mọi nhóm cần có người lãnh đạo thức Người cần có khả ảnh hưởng, tác động thành viên nhóm để đạt mục tiêu chung - Vai trị nhóm: nhận thức người quản lý tổ chức vai trị nhóm ảnh hưởng đến kết đánh giá thực công việc nhóm Nhóm nhận hỗ trợ tốt để hồn thành mục tiêu đồng thời nhóm nhận đánh giá cao cho nhiệm vụ nhóm đảm trách - Các chuẩn mực nhóm: chuẩn mực nhóm, cộng đồng xã hội khác thay đổi theo thời gian Các chuẩn mực thức viết giấy cẩm nang tổ chức, trình bày luật lệ, thủ tục nhân viên phải tuân theo Tuy nhiên phần lớn chuẩn mực khơng thức mà người ngầm quy ước với Chuẩn mực cho thành viên nhóm biết họ phải làm khơng làm số tình làm việc tập thể Các chuẩn mực giúp cho nhóm:  Duy trì tồn nhóm;  Tăng khả dự đoán hành vi thành viên nhóm;  Giảm rắc rối mối quan hệ ứng xử thành viên nhóm; Giúp phân biệt nhóm khác Để nhóm làm việc hiệu điều quan trọng tuân thủ chuẩn mực nhóm thành viên VD: khơng nói chuyện riêng lúc thảo luận, không sử dụng điện thoại họp, 10 Tài liệu cá nhân biên soạn sở tham khảo nhiều tài liệu, giáo trình, sách tham khảo… không muộn, không sớm nhằm đảm bảo họp không bị gián đoạn - Địa vị: địa vị vị trí hay thứ hạng người khác đặt cho nhóm hay thành viên nhóm Địa vị đạt cách thức tổ chức đặt đạt cách khơng thức nhờ vào tuổi tác, kinh nghiệm, trình độ chun mơn, tính cách mà người đánh giá nhóm Các thành viên nhóm có địa vị cao (được tổ chức coi trọng) thường tự hơn, chịu khn phép từ chuẩn mực tổ chức áp lực tuân thủ so với nhóm có địa vị thấp Để làm việc nhóm có hiệu cần phải làm cho thành viên nhóm tin thứ bậc địa vị nhóm cơng để hành vi thực theo trật tự quy định Các thành viên nhóm ln mong muốn địa vị mà cá nhân có phải tương ứng với nỗ lực thân người Bất kỳ bất cơng tạo tình trạng cân bằng, dẫn đến loại hành vi khơng phù hợp xung đột nhóm + Quy mơ nhóm: Nhóm người (khoảng người) hồn thành nhiệm vụ nhanh nhóm đơng người (12 người nhiều hơn) Tuy nhiên, nhóm đơng người lại có ưu nhờ đa dạng thành viên thường giải vấn đề tốt nhóm nhỏ Quy mơ nhóm ngun nhân dẫn đến tình trạng ỷ lại Sự ỷ lại xu hướng mà cá nhân làm việc tập thể nỗ lực so vói làm việc Việc gia tăng quy mơ nhóm có quan hệ nghịch với thành tích cá nhân Nhiều tốt theo nghĩa suất tổng nhóm bốn người lớn so với hai người suất cá nhân thành viên nhóm lại giảm (Theo nghiên cứu Ringelmann – nhà Tâm lý học người Đức, 1920) 11 Tài liệu cá nhân biên soạn sở tham khảo nhiều tài liệu, giáo trình, sách tham khảo… + Thành phần nhóm: thơng thường, hoạt động nhóm địi hỏi kỹ kiến thức đa dạng Vì vậy, nhóm khơng đồng (bao gồm cá nhân không giống nhau) hiệu so với nhóm đồng Tuy nhiên nhóm khơng đồng có nhiều khả xảy xung đột hơn, các nhân có lập trường khách khả thích nghi nhóm hạn chế Những nhóm thường gặp khó khăn nhiều thời gian việc giải vấn đề khó khăn giảm dần theo thời gian Lý nhóm đa dạng phải thời gian để học cách vượt qua bất đồng quan điểm giải vấn đề nhờ cải thiện kỹ làm việc nhóm + Tính liên kết nhóm: tính liên kết thể mức độ gắn kết thành viên nhóm hay mức độ động viên để thành viên tham gia vào nhóm làm việc chung Theo kết nghiên cứu năm 2012 Giáo sư Gregory Walton – Đại học Stanford tác động gắn kết hành vi người rằng: “Khi người cảm thấy gắn kết thành nhóm làm việc để đạt mục tiêu, cho dù khơng nhận phần thưởng, họ nhiệt tình làm việc Họ chăm hơn, đầu tư nhiều thời gian hơn, tâm thực công việc tốt hơn” Như tính liên kết nhóm cao hiệu suất làm việc nhóm cao Để phát triển tính liên kết nhóm nhà quản lý sử dụng biện pháp sau: giảm quy mơ nhóm, khuyến khích thành viên đồng tình ủng hộ mục tiêu nhóm, tăng lượng thời gian mà thành viên nhóm bên nhau, tăng địa vị nhóm tầm quan trọng 12 Tài liệu cá nhân biên soạn sở tham khảo nhiều tài liệu, giáo trình, sách tham khảo… thành viên nhóm, thúc đẩy cạnh tranh với nhóm khác, trao phần thưởng cho nhóm khơng phải cho thành viên + Quy trình làm việc nhóm: quy trình cho biết nhóm hoạt động Quy trình làm việc nhóm hiệu góp phần cải thiện hiệu công việc cuối nhóm 13 ... Các yếu tố ảnh hưởng đến hiệu làm việc nhóm Các yếu tố ảnh hưởng đến hiệu làm việc nhóm gồm yếu tố bên ngồi nhóm yếu tố thuộc nội nhóm Các yếu tố bên ngồi ảnh hưởng đến nhóm Theo tác giả Robbins... xung đột nhiều hiệu làm việc nhóm bị suy giảm Các yếu tố bên ảnh hưởng đến kết làm việc nhóm Các yếu tố bên ảnh hưởng đến hiệu làm việc nhóm gồm: (1) Năng lực làm việc thành viên nhóm; (2) Đặc... trường làm việc thúc đẩy nhóm làm việc hiệu (7) Bố trí nơi làm việc: nơi làm việc nhóm cần bố trí nơi thuận tiện cho việc liên lạc với phận khác tổ chức, thuận tiện cho việc thành viên nhóm đến