Đang tải... (xem toàn văn)
Tài liệu cung cấp nội dung khái niệm kỹ năng làm việc nhóm, phân loại nhóm làm việc theo các tiêu chí khác nhau phục vụ cho mục đích quản lý cũng như nghiên cứu, phân tích các lợi ích của làm việc nhóm đối với thành viên nhóm, người quản lý và tổ chức.
Tài liệu cá nhân biên soạn sở tham khảo nhiều tài liệu, giáo trình, sách tham khảo… Khái niệm nhóm làm việc Trong nhiều tài liệu khác trình bày nhiều quan điểm hay khái niệm, định nghĩa nhóm làm việc Sau số khái niệm nhóm làm việc sử dụng phổ biến Theo Katzenbach Smith (1986): “Nhóm số người với kỹ bổ sung cho nhau, cam kết làm việc, chia sẻ trách nhiệm mục tiêu chung" Theo PGS TS Phạm Thúy Hương TS Phạm Thị Bích Ngọc (2016): “Nhóm hai hay nhiều cá nhân có tác động qua lại phụ thuộc lẫn hướng đến mục tiêu cụ thể” Mặc dù nội dung có khác có điểm chung Vậy hiểu khái niệm nhóm làm việc: “Nhóm làm việc hai hay nhiều cá nhân có kỹ khác nhau, nhiệm vụ khác nhau, làm việc chung với nhau, bổ sung chức hỗ trợ cho để đạt mục tiêu chung.” Phân loại nhóm làm việc Mỗi nhóm khác số lượng, đặc điểm thành viên, mục tiêu hoạt động, yêu cầu tổ chức, nguồn gốc hình thành, quy trình hoạt động, cách thức đánh giá kết Dựa tiêu chí dùng để phân loại nhóm làm việc Tuy nhiên thực tế, tên gọi định nghĩa nhóm khơng q quan trọng tổ chức thường linh hoạt việc sử dụng chúng Phân loại nhóm làm việc dựa theo mục đích hoạt động Dựa theo mục đích hoạt động, nhóm làm việc phân loại: nhóm quản lý cấp cao, nhóm chuyên trách (nhóm dự án), nhóm chất lượng, nhóm làm việc tự quản, nhóm ảo1 Trong doanh nghiệp ngày nay, hai hình thức nhóm thường sử dụng là: Nhóm làm việc tự quản Nhóm dự án Katzenbach Smith (2006) Cẩm nang kinh doanh Havard - Xây dựng nhóm làm việc hiệu NXB Tổng hợp TP HCM Tài liệu cá nhân biên soạn sở tham khảo nhiều tài liệu, giáo trình, sách tham khảo… Nhóm quản lý cấp cao: chịu trách nhiệm phát triển phương hướng hoạt động, hoạch định sách đạo chung tổ chức Nhóm chuyên trách/Nhóm dự án: thực kế hoạch đặc biệt để giải vấn đề hay nắm bắt hội khoảng thời gian giới hạn Nhiệm vụ tuần, năm lâu Sau hồn tất cơng việc, nhóm tự giải tán Những dự án có quy mơ lớn lâu dài thường cần đến nhiều thành viên, có trưởng nhóm lẫn nhà quản lý dự án làm việc tồn thời gian Nhóm chất lượng: làm cơng việc liên quan đến vấn đề chất lượng, suất dịch vụ cơng ty tổ chức Nhóm làm việc tự quản: thực tồn quy trình làm việc hàng ngày Nhóm thường giao quyền giải nhiệm vụ diễn liên tục Nhóm thường tồn thời gian dài, thành viên nhóm có quyền tự định việc định phương pháp làm việc hiệu Tất thành viên khuyến khích tìm kiếm quy trình làm việc tối ưu liên tục cải thiện quy trình làm việc Nhóm ảo: nhóm kết hợp cá nhân tách biệt mặt địa lý để thực nhiệm vụ đặc biệt có liên quan với chiến lược, kế hoạch chung tổ chức 1.2.2.2 Phân loại nhóm làm việc dựa theo hình thức tổ chức Dựa theo hình thức tổ chức có hai loại nhóm làm việc: nhóm thức nhóm khơng thức Nhóm thức: Nhóm thức nhóm hình thành theo cấu tổ chức quản lý đơn vị, nhân viên phận từ nhiều phận khác hợp thành Các hình thức nhóm thức gồm: - Nhóm điều hành đa chức cấp giám đốc, trình độ chuyên mơn cao Nhóm thường chịu trách nhiệm phát triển phương hướng hoạt động, hoạch định sách đạo chung tổ chức Tài liệu cá nhân biên soạn sở tham khảo nhiều tài liệu, giáo trình, sách tham khảo… - Nhóm làm việc đa chức có tất cấp, tạo thành phận lâu dài cấu tổ chức, dùng kiến thức chuyên môn để giải vấn đề điều hành dự án; - Nhóm kinh doanh có tất cấp tổ chức, gồm người có chun mơn làm việc lâu dài nhằm đảm nhận đề án cụ thể; - Nhóm hỗ trợ thức giúp quản lý chun mơn nội lĩnh vực Nhóm thường tương ứng với phòng ban chức chuyên môn khác tổ chức Đặc điểm nhóm thức: - Có cấu tổ chức rõ ràng; - Có mục tiêu chuyên biệt - Sự phân công công việc rõ ràng; - Thường thực cơng việc có tính thi đua, mang tính lâu dài - Các thành viên nhóm thường có chung tay nghề chuyên môn để giải vấn đề điều hành đề án, thường đưa ý kiến chun mơn theo lĩnh vực nhóm Nhóm khơng thức: Nhóm khơng thức gồm người tập hợp lại với không thường xuyên để thực cơng việc sở khơng thức tất tổ chức Nhóm làm việc khơng thức hình thành theo hình thức định để giải nhiều nhu cầu như: - Nhóm theo dự án tạm thời làm việc vói để thực nhiệm vụ cụ thể; - Nhóm tạo thay đổi thảo luận chiến lược xử lý cố vấn đề cụ thể xảy lần; - Nhóm “nóng” thảo luận lấy ý kiến đề án đòi hỏi có sáng tạo đảm bảo tính độc lập tự phát biểu thảo luận - Nhóm cơng tác tạm thời giải khơng thức vấn đề công việc cụ thể thời gian ngắn Tài liệu cá nhân biên soạn sở tham khảo nhiều tài liệu, giáo trình, sách tham khảo… Lưu ý: Trong tổ chức, nhóm thức xuất nhóm khơng thức Phân loại nhóm làm việc dựa theo quy mơ Có nhiều cách phân loại nhóm làm việc khác theo quy mơ Tuy nhiên cách phân loại phổ biến sau: - Nhóm nhỏ: từ – 10 thành viên - Nhóm vừa: 10 – 25 thành viên - Nhóm lớn: 25 thành viên Tùy theo mục tiêu hoạt động đảm bảo tính hiệu quả, giao tiếp tương tác nhóm mà nhóm cần lựa chọn quy mơ cho phù hợp Thực tế cho thấy nhóm đưa định thường nhóm nhỏ - người để dễ đạt đồng cảm trí cao Nhóm địi hỏi thành viên phải có nhiều kinh nghiệm, kiến thức, kỹ khả phối hợp chặt chẽ, ăn ý với VD: nhóm nhà sáng lập cơng ty, nhóm phát minh sáng chế… Nhóm vui chơi giải trí thường cần đơng người (10 - 20 người) để trì sơi động, vui vẻ tinh thần cho nhóm Nhóm thảo luận nhóm chức thường cần 5-7 người tốt để tạo điều kiện cho tất người tham gia ý kiến, nhiều ý tưởng giải pháp đề xuất, đạt gắn kết trí sau q trình thảo luận Nhóm giải vấn đề tâm lý cần số thành viên tốt để dễ đạt đồng cảm, quan tâm cần thiết, tiếp xúc trực tiếp mặt đối mặt giúp giải vấn đề nhanh chóng hiệu Lợi ích làm việc nhóm Lợi ích làm việc nhóm cá nhân nhóm - Khối lượng cơng việc, trách nhiệm chia sẻ thành viên nhóm giúp giảm lo lắng, căng thẳng cá nhân đương đầu với mục tiêu lớn mục tiêu mang tính thử thách; Tài liệu cá nhân biên soạn sở tham khảo nhiều tài liệu, giáo trình, sách tham khảo… - Mỗi cá nhân có hội học hỏi thêm kiến thức, kỹ từ thành viên khác đồng thời rút kinh nghiệm định làm việc với người khác; - Thơng qua q trình làm việc nhóm giúp cá nhân đạt kết lớn hơn, tốt có nhiều ý tưởng hơn; - Sự tương tác làm việc nhóm giúp mơi trường làm việc cải thiện, cá nhân tổ chức có hội hội nhập, giao lưu nhiều với đồng nghiệp, cấp trên; - Phát huy sở trường cá nhân cách triệt để đóng góp vào việc thực mục tiêu chung nhóm Lợi ích làm việc nhóm cấp quản lý - Giúp giảm căng thẳng áp lực để hoàn thành mục tiêu cơng việc; - Cơng tác quản lí nhóm dễ dàng quản lí cá nhân nhóm hoạt động dựa liên kết chặt chẽ thành viên, việc thực nhiệm vụ, thông tin cần thiết cho thực nhiệm vụ thành viên phụ thuộc vào thành viên khác; - Giúp phát lực trội nhân viên sử dụng nguồn nhân lực cách hiệu Lợi ích làm việc nhóm tổ chức - Đóng góp đáng kể việc tăng suất, hiệu giúp tổ chức phát triển; - Tạo dựng hình ảnh tích cực khách hàng bên nhân viên tiềm ... hoạch chung tổ chức 1. 2.2.2 Phân loại nhóm làm việc dựa theo hình thức tổ chức Dựa theo hình thức tổ chức có hai loại nhóm làm việc: nhóm thức nhóm khơng thức Nhóm thức: Nhóm thức nhóm hình thành... xuất nhóm khơng thức Phân loại nhóm làm việc dựa theo quy mơ Có nhiều cách phân loại nhóm làm việc khác theo quy mô Tuy nhiên cách phân loại phổ biến sau: - Nhóm nhỏ: từ – 10 thành viên - Nhóm. .. góp vào việc thực mục tiêu chung nhóm Lợi ích làm việc nhóm cấp quản lý - Giúp giảm căng thẳng áp lực để hoàn thành mục tiêu cơng việc; - Cơng tác quản lí nhóm dễ dàng quản lí cá nhân nhóm hoạt