Bài thu hoạch kỹ năng làm việc nhóm

Cũng vì mọi người trong nhóm luôn có suy nghĩ là người cộng sự làm việc với mình cũng rất giỏi nên các thành viên còn lại cũng không cần thiết phải kiểm tra chi tiết kết quả của nhóm đượ

TRƯỜNG ĐẠI HỌC TÂY ĐÔ TRUNG TÂM ĐÀO TẠO CHUẨN ĐẦU RA VÀ PTNNL

BÀI THU HOẠCH CUỐI CHUYÊN ĐỀ:

KỸ NĂNG LÀM VIỆC NHÓM

LỚP:ĐH QTKD Quốc Tế 8

HẠN NỘP: 11/11/2016

Câu 1 Vận dụng kiến thức lĩnh hội của môn học, hãy giải thích và cho ví dụ minh họa để làm sáng tỏa nhận định dưới đây:

Tại sao trong các tổ chức có rất nhiều kỹ sư giỏi, nhiều nhân sự chuyên sâu, các chuyên gia phân tích đẳng cấp,… nhưng vẫn không thể tạo ra hiệu quả cao trong công việc?

Trong bất kì một tổ chức, một cơ quan, một doanh nghiệp, một nhóm… dù làm một việc nhỏ hoặc làm một việc lớn thì cũng rất cần có những người tài giỏi, những người chuyên sâu trong lĩnh vực, các chuyên gia phân tích đẳng cấp Nhưng vấn đề đặt

ra là họ vẫn không mang lại hiệu quả công việc

Tại vì ai cũng nghĩ mình là giỏi rồi, mình là hoàn hảo nhất nên không cần lắng nghe ý kiến của người khác nữa và luôn cho rằng mình là đúng nhất và áp đặt người khác phải nghe và làm theo ý kiến của mình bởi vậy nên tạo ra sự bất đồng quan điểm Cái “tôi” của người nào cũng cao và luôn xem người cộng sự của mình tầm thường và không có gì hay để mình phải học hỏi từ họ cả Tạo nên môi trường làm việc nhóm lúc nào căng thẳng và không hiệu quả Mọi người không tích cực tham gia đưa ra ý kiến, nhận định của mình nữa và luôn có suy nghĩ tiêu cực rằng ý kiến của mình đưa ra cũng

dư thừa và cũng bị bác bỏ thôi Bởi những suy nghĩ đó dần dần làm triệt tiêu tính sáng tạo của mọi người Người giỏi thường rất sợ người khác giỏi hơn mình và luôn cho mình là giỏi nhất nên có ý nghĩ là người cộng sự phải hỏi ý kiến mình chứ sao mình lại phải hỏi họ Bởi vậy, người giỏi luôn có suy nghĩ như thế nên quá trình tương tác thông tin qua lại giữa các thành viên trong nhóm là gần như không có Lâu dần trở thành thói quen là việc của ai người nấy làm mặc dù họ là một nhóm và có chung mục tiêu đi chăng nữa Người giỏi thường có xu hướng khó hợp tác với người khác “bằng mặt nhưng không bằng lòng” Người giỏi thường cho rằng mình chỉ làm những việc khó thôi để thể hiện đẳng cấp của mình với mọi người, chứng tỏa sự tài giỏi của mình Bên cạnh đó, người giỏi mà có nhiều năm kinh nghiệm thường không xem trọng những người giỏi nhỏ tuổi hơn mình và luôn cho rằng người trẻ không có gì để học hỏi

từ họ và hay xem họ là tầm thường Mọi người trong cùng một nhóm chưa nhận thức được tầm quan trọng và sự cần thiết phải cải thiện năng lực làm việc nhóm trong môi trường kinh doanh luôn biến động như hiện nay Họ cũng chưa thật sự đặt mình vào vai trò của người đối diện khi tương tác, làm việc với nhau Mặc dù, nhóm lúc nào nào cũng hoàn thành công việc được giao Cũng vì mọi người trong nhóm luôn có suy nghĩ

là người cộng sự làm việc với mình cũng rất giỏi nên các thành viên còn lại cũng không cần thiết phải kiểm tra chi tiết kết quả của nhóm được giao Chính vì vậy mà mọi thành viên trong nhóm thờ ơ cho rằng mình không làm cũng có người khác làm, đồn đẩy trách nhiệm cho cộng sự và mặc cho cộng sự muốn làm gì thì làm miễn sau đảm bảo tiến độ công việc là được

Bởi vậy, trong các tổ chức mặc dù có rất nhiều kỹ sư giỏi, nhiều nhân sự chuyên sâu, các chuyên gia phân tích đẳng cấp,… nhưng vẫn không thể tạo ra hiệu quả cao trong công việc

 Ví dụ minh họa

Tại phòng sản xuất của Công ty Ngọc Thảo có một nhóm cùng làm việc với nhau

có 3 thành viên là anh Điền (nhóm trưởng), anh Truyền và anh Hải cả 3 người được cấp trên giao nhiệm vụ là đôn đốc nhân viên trong xưởng sản xuất hàng hóa kịp tiến

độ giao hàng như đã phổ biến

Anh Điền và anh Hải là 2 nhân viên làm lâu năm trong Công ty cũng có nhiều năm kinh nghiệm và rất am hiểu lĩnh vực kinh doanh của Công ty Đồng thời cũng được cấp trên rất tín nhiệm

Anh Truyền là nhân viên Công ty mới được tuyển vô và được sắp xếp làm cùng

vị trí với anh Điền và anh Hải Với tấm bằng hạng ưu anh Truền rất tự tin với trình độ của mình cộng với tính ham học hỏi, chịu khó và một chút bản chất thông minh có sẵn mặc dù mới vô làm không bao lâu nhưng anh cũng được cấp trên tín nhiệm và đồng nghiệp cũng rất quý mếm

Nhưng lúc nào 3 anh cũng có một khoảng cách mặc dù là cùng một nhóm làm việc Hết giờ làm việc họ về nhà và rất ích đi chơi chung với nhau Nhìn bên ngoài thì nhận thấy nhóm rất vui vẻ với nhau Hôm nọ Giám đốc Công ty mới nhập một máy móc với công nghệ mới về nhằm phục vụ cho sản xuất sản phẩm hiệu quả hơn và đỡ tốn kém thời gian Giám đốc giao hẳn máy này cho phòng sản xuất nghiên cứu vận hành và đưa vào hoạt động sản xuất Anh Điền mới nói nói với anh Hải và anh Truyền

là 3 anh em mình họp lại với nhau để tìm hiểu về máy mới này Trong quá trình thảo luận thì anh Truyền hay đưa ra ý kiến và luôn bị 2 anh còn lại bác bỏ và không thật sự quan tâm vì 2 anh này cho rằng anh Truyền không có kinh nghiệm và không biết gì về máy móc sau một hồi lâu bàn bạc và thảo luận thì nhóm cũng đưa ra ý kiến chung nhất mặc dù anh Truyền không mấy hài lòng về buổi họp này Hôm sau Giám đốc mới hỏi Phòng sản xuất sao vẫn chưa thấy đưa cái máy mới vào sản xuất như tiến độ và cho gọi anh Điền lên hỏi nguyên nhân Anh Điền trả lời là mình chưa tìm hiểu được quy trình vận hành của máy nên không thể đưa vào sản xuất Tối hôm đó anh Điền mới gọi anh Hải đi café với mục đích bàn với anh Hải là có nên hỏi ý kiến của anh Truyền không vì hôm bữa trong buổi họp mình toàn bác bỏ ý kiến của anh ấy Mấy hôm nay anh Truyền có vẻ lẫn tránh mình mặc dù anh em vẫn cười nói vui vẻ Về phía anh Truyền cũng buồn vì mình không được anh em xem trọng, không thật sự tin tưởng Nhận thấy mình sai trong cách quản lý nhóm cũng như chưa đặt mình vào vị trí của người khác anh Điền đã chủ động kịp thời chắn chỉnh bằng cách chủ động mời anh Hải và anh Truyền đi trưa và mong anh em bỏ qua cho Cuối cùng vấn đề cũng được giải quyết cả 3 anh em lại vui vẻ và hộ trỡ nhau tốt hơn trong công việc, cái máy mới cũng được đư vào sản xuất mặc dù trễ hơn dự kiến 01 ngày Nhận thấy được tầm quan

trọng của nhóm từ đó về sau anh Điền luôn nhận tất cả ý kiến của mọi người góp ý và điều hành nhóm ngày một tốt hơn

Câu 2: Anh/ chị hãy nêu rõ những điểm mạnh và điểm yếu của bản thân trong quá trình giao tiếp và làm việc nhóm? Cho một ví dụ thực tế về trường hợp đã vận dụng và phát huy thế mạnh của bản thân trong quá trình làm việc nhóm hiệu quả trong thời gian gần đây?

 Điểm mạnh và điểm yếu của bản thân trong quá trình giao tiếp

 Điểm mạnh

- Nói rõ chữ

- Truyền đạt thông tin nhanh, gọn và chính xác với đối tượng giao tiếp

- Tự tin, không rụt rè hay sợ sệt

- Biết lắng nghe và có sự tương tác với đối tượng giao tiếp bằng những câu nói (ừ,

ừa, vậy hả, phải vậy không…) bằng ngôn ngữ cơ thể (gật đầu, lắc đầu, cười, ánh mắt…)

- Có gởi mở câu hỏi liên quan với đối tượng giao tiếp

- Hòa đồng, thân thiện

 Điểm yếu

- Đôi lúc sao nhãn không tập trung vào đối tưởng giao tiếp

- Ngắt lời nói của đối tượng giao tiếp không đúng lúc

- Chưa thật sự đặt mình vào vị trí của đối tượng giao tiếp để hiểu tâm tư, tình cẩm,

ý định của họ

 Điểm mạnh và điểm yếu của bản thân trong quá trình làm việc nhóm

 Điểm mạnh

- Đúng giờ

- Tích cực đóng góp ý kiến và thảo luận trong quá trình họp nhóm

- Hoàn thành bài tập đúng hạn quy định

- Động viên mọi người tích cực tham gia thảo luận

- Hay kể những câu chuyện cười để tạo bầu không khí vui vẻ, thoải mái trong quá trình tương tác nhóm

- Dẫn dắt mọi thành viên đi đúng mục tiêu mà nhóm đã đề ra

- Chịu áp lực tốt

- Biết kỹ năng tin học và một ít ngoại ngữ

- Kỹ năng chuyên môn

 Điểm yếu

- Chưa kìm chế tốt cảm xúc trong quá trình tương tác với nhóm

- Đôi lúc nóng tính

- Chưa dám phê bình người khác cũng như thừa nhận cái sai của mình khi được góp ý

- Đôi lúc cố chấp

 Ví dụ thực tế về trường hợp đã vận dụng và phát huy thế mạnh của bản thân trong quá trình làm việc nhóm hiệu quả.

Nhóm em gồm 12 thành viên được Giảng viên giao cho bài tập nhóm môn Thiết lập và thẫm định dự án kinh doanh Sau khi được nhóm trưởng phân công bài tập cho mỗi thành viên và thông báo ngày, giờ, địa điểm họp nhóm cụ thể để hoàn chỉnh bài lần cuối và nộp cho Giảng viên như quy định

Em thì lúc nào cũng đi đúng giờ không để mọi người đợi mình Đợi chừng khoảng 15 phút đến 30 phút thì lát đát vài bạn mới đến có vẻ thấy mình đợi họ và họ đi trễ nên cũng xin lỗi và nói lý do đi trễ Một lát sau thì mọi người đông đủ và bắt đầu họp và lấy kiến của mọi người để thống nhất bài hoàn chỉnh Mọi thành viên điều nộp bài đúng hạn và kịp tiến độ Sau một hồi bàn bạc sôi nổi và đóng góp ý kiến từ các thành viên Nhóm trưởng mới hỏi nhóm ai cảm thấy mình đủ khả năng làm Power Point để chuẩn bị trình chiếu trước lớp Nhận thấy mình có một ít khả năng về Tin học nên em nhận đảm nhiệm làm Power Point cho nhóm Sau khi làm xong em đã gởi lại cho nhóm để nhận phản hồi và đóng góp ý kiến từ các thành viên của nhóm Sau khi nhận được góp từ mọi thành viên e cũng đã hoàn thiện và cho ra một bài hoàn chỉnh nhất Hôm sau nhóm báo cáo trước thầy Giảng viên và lớp và bài tập của nhóm được đánh giá rất cao, các thành viên trong nhóm ai nấy cũng cảm thấy rất hài lòng Nhóm

đã tổ chức một buổi ăn nho nhỏ để tự thưởng cho mình Qua bài học trêm em rút cho mình khá nhiều bài học cho bản thân từ những cái mà nhóm đạt được và chưa đạt được

để có những buổi họp sau đạt hiệu quả cao hơn nữa

Qua đó em rút ra bài học là mọi người trong nhóm điều có điểm mạnh, và điểm yếu khác nhau vì vậy cần vận dụng điểm mạnh, kiến thức của mình vào những trường hợp cần thiết vừa phát huy được thế mạnh bản thân vừa giúp nhóm hoàn thành công việc đạt hiệu quả cao Đồng thời cần hạn chế, khắc phục điểm yếu một cách tối đa để hoàn thiện bản thân ngày một tốt hơn

Câu 3: Hãy mô tả quá trình tham gia nhóm của Anh/Chị?

- Mục đích Anh/ chị tham gia nhóm là gì?

- Liệt kê những thuận lợi và khó khăn khi Anh/ chị tham gia nhóm?

- Anh/ chị đã thu được những lợi ích gì từ việc tham gia nhóm?

Nhận thấy được tầm quan trọng của việc tham gia nhóm vào ngày 10/03/2016 em

đã tham gia nhóm dạy đàn Guitar Nhóm dạy đàn này hoạt động 03 buổi/tuần vào tối thứ 2, 4, 6 vào lúc 18 giờ 00 đến 20 giờ 00 Em học đàn với mục đích thư giản sau những giờ học căng thẳng trên lớp, kết nối thêm bạn bè, năng thêm kỹ năng mềm cho mình để chuẩn bị cho dễ hòa nhập khi đi làm

 Thuận lợi khi tham gia nhóm

Trong quá trình tham gia nhóm em nhận được sự giúp đỡ rất nhiều từ bạn bè từ lúc mới tham gia cho đến khi em học được kỹ năng này Cụ thể như sau:

- Em được hướng dẫn cách cầm đàn sao cho đúng, để tay trái và tay phải cho đúng

vị trí trên đàn

- Người dạy đàn rất kiên nhẫn với những bạn mới tham gia như em, chỉ dạy rất nhiệt tình

- Em học được thêm kỹ năng từ bạn bè

- Hiểu được tính cánh của nhiều người hơn cũng như dự đoán tâm lý khi giao tiếp với họ

- Cảm thấy mình năng động hơn, tự tin hơn khi tiếp xúc với người lạ

- Nhận được sự động viên, khích lệ từ các thành viên khác của nhóm

- Mở rộng mối quan hệ với nhiều bạn hơn, không những hỗ trợ nhau trong nhóm

mà các bạn còn hỗ trợ em trong cuộc sống

 Khó khăn khi tham gia nhóm

Bên cạnh những thuận lợi thì việc tham gia nhóm đàn Guitar này cũng gây cho em không ít những khó khăn như là:

- Tốn kém khá nhiều thời gian của em khi tham gia nhóm

- Đôi khi trùng lịch học Anh văn và Tin học

- Lúc mới tham gia chưa hòa nhập được với không khí của nhóm

Qua việc tham gia nhóm em nhận thấy nhóm cũng mang lại cho em khá nhiều lợi ích như:

- Tự tin hơn khi giao tiếp với mọi người xung quanh, dễ làm quen với mọi người

- Học được kỹ năng chơi một loại nhạc cụ và thông tin liên quan đến nhạc cụ làm tăng thêm vốn khiến thức cho em ngoài những kiến thức trên trường lớp Làm cho cuộc sống của mình thêm nhiều màu sắc hơn, sinh động hơn

- Rèn luyện được tính kiên nhẫn để chơi một nhạc cụ, biết được khó khăn để học một cái gì đó là cũng không thật dễ dàng nếu mình không toàn tâm toàn ý cho nó

- Học được kỹ năng chơi đàn Guitar

- Cảm thấy tự tin hơn và nhanh nhẹn hơn khi tương tác với mọi người

- Biết cách sắp xếp thời gian và công việc hợp lý hơn

- Quản lý tốt cảm xúc hơn khi tương tác với mọi người

Câu 4: Anh/ chị hãy mô tả quá trình quản lý cá nhân mà Anh/ chị đã thực hiện để hòa nhập nhóm?

Quản lý cá nhân để hòa nhập nhóm là đều rất cần thiết và đặc biệt hơn là với xu thế hội nhập như ngày nay thì quản lý cá nhân để hòa nhập nhóm là đều tất yếu mà mọi người cần phải làm để có công việc tốt

Quản lý cá nhân gồm:

+ Quản lý về mặt thời gian

+ Quản lý về mặt cảm xúc và cá tính

 Quản lý về mặt thời gian

Tự động điều chỉnh giảm thời gian cho các hoạt động vui chơi cá nhân để tham gia nhóm Em phải mất từ 2 giờ/ ngày đến 4 giờ/ ngày để tham gia với nhóm tùy theo nội dung mà nhóm triển khai cũng như thảo luận các vấn đề liên quan và hoàn thành công việc mà nhóm yêu cầu Sắp xếp các công việc theo thứ tự ưu tiên với thời gian hợp lý để tranh thủ thời tham gia tốt các hoạt động của nhóm Sắp xếp công việc khoa học hơn để chủ động thời gian tham gia hoạt động của nhóm bằng cách lên danh sách công việc cần làm, cần hoàn thành với thời gian, ngày, tháng cụ thể Sắp xếp hẳn một thời gian cụ thể khoảng 2 giờ xem như đây là khoảng thời gian cố định ưu tiên cho hoạt động nhóm trường hợp không tham gia hoạt động nhóm thì cũng có phương án

dự phòng để chèn công việc khác vào một cách phù hợp

 Quản lý về mặt cảm xúc và cá tính

Để quản lý tốt về mặt cảm xúc và cá tính em đã chủ động nhờ bạn bè xung quanh nhận xét về mình và từ đó rút ra điểm mạnh và điểm yếu của bản thân để biết mình thuộc mẫu người nào và cảm xúc cũng như cá tính của mình là như thế nào để từ có có cách tiết chế và quản lý tốt hơn về mặt cảm xúc và cá tính của mình để hòa nhập nhóm

dễ dàng nhất

Biết mình nóng tính nên khi làm việc nhóm em luôn tự nhắc nhở trong đầu mình

là “phải luôn kìm chế” dù trong bất kỳ hoàn cảnh và tình huống nào vì khi “giận quá mất khôn” như ông bà ta hay nói Tham gia trò chuyện cũng như lắng nghe tâm tư, tình cảm của các thành viên của nhóm để tạo sự thân thiện, gần gủi hơn Để hiểu thấu đáo hiểu tường tận tính cách của từng thành viên để có cách ứng xử sao cho phù hợp nhất Hay chủ động giúp đỡ mọi người khi họ cần nhằm tạo sự gần gủi với các thành viên của nhóm Không tham gia tranh luận khi không khí đang căng thẳng, tiêu cực

Im lặng khi mọi người đang nóng để hạn chế gây tổn thương một cách ít nhất Bỏ ra ngoài khoảng 10 phút khi không khí tranh luận của nhóm căng thẳng Dẫu biết mỗi người mỗi tính cách khác nhau sẽ khó khăn trong việc hòa hợp nhưng phải tiết chế cảm xúc vì mục đích chung của nhóm Khi không khí đang căng thẳng thì có thể kể một chuyện hài hước nhằm phá vỡ bầu không khí ấy, tạo cảm giác thư giản cho mọi

người Đề nghị nhóm trưởng cho nhóm giải lao khoảng 15 phút để giảm bớt xung đột Tôn trọng ý kiến chung của tập thể nhóm khi đi đến thống nhất một vấn đề nào đó Khi không tham gia được nhóm do có công việc đột xuất phải báo ngay cho nhóm trưởng biết để nhóm trưởng có sự chủ động phân công công việc cho thành viên khác một cách kịp thời, nhanh chóng

Luôn tôn trọng các thành viên của nhóm bằng cách đi đúng giờ khi được nhóm trưởng chuyển khai Giao tiếp với nhóm một cách lịch sử, bình đẳng giữa các thành viên, luôn nhớ đặt lợi ích của nhóm lên trên mục đích cá nhân Kìm chế cảm xúc khi

có xung đột với các thành viên khác của nhóm

Câu 5: Anh/ chị đã gật hái được những gì (kiến thức, kỹ năng, thái độ) sau khi kết thúc chuyên đề “Kỹ năng làm việc nhóm”?

Theo xu hướng hội nhập nhanh chóng của thế giới như hiện nay thì sinh viên nói riêng và mọi cá nhân nói chung phải có cách thích ứng sao cho phù hợp Vì vậy học kỹ năng ngoài chuyên môn là rất cần thiết để thích ứng với sự thay đổi này Qua môn học

Kỹ năng làm việc nhóm em học được rất nhiều đều thú vị như: kiến thức, kỹ năng, thái

độ khi tham gia một nhóm là như thế nào và mọi thành viên trong nhóm cần phải làm

gì để hòa hợp tính cách của nhau cũng như còn rất nhiều điều bổ ích từ môn học này Qua 15 tiết học tuy ngắn nhưng chất chứa trong em rất nhiều bài học cực kì thú vị và

bổ ích Em đã nhận thức được tầm quan trọng và sự cần thiết phải cải thiện năng lực làm việc nhóm trong môi trường kinh doanh như hiện nay

Về kiến thức

Em đã biết thấu hiểu bản thân về thực trạng năng lực nhóm của mình tới đâu, nhận biết rõ những điểm mạnh cũng như những điểm yếu của chính mình trong quá trình làm việc với ngời khác đồng thời nắm được các nguyên tắc, quy trình, phương pháp để năng cao hiệu quả nhóm cho bản thân Để từ đó thấu hiểu được những khó khăn, thuận lợi khi làm việc nhóm qua đó quản lý cá nhân để hòa nhập nhóm tốt hơn Hiểu được vai trò, trách nhiệm và kỹ năng của người điều khiển nhóm Bên cạnh đó nắm rõ được cách ra quyết định và giải quyết xung đột trong nhóm không may xảy ra Nắm rõ cách lãnh đạo, điều khiển nhóm đạt hiệu quả Hiểu được kỹ năng đưa và nhận thông tin phản hồi từ các thành viên còn lại là như thế nào Biết được một nhóm thật

sự là gì, tại sao phải làm việc nhó, kỹ năng làm việc nhóm với những người khác nhau,

kỹ năng xây dựng và cao hiệu quả làm việc nhóm và quản lý cá nhân để hòa hợp nhóm Bên cạnh đó biết chuẩn bị cho buổi họp và tiến trình của buổi họp, kỹ năng điều hành buổi họp nhóm, kỹ năng lắng nghe và truyền đạt thông tin, giải quyết mâu thuẫn xung đột trong nhóm, các kỹ năng ra quyết định đóng góp ý kiến và nhận thông tin phản hồi Nhóm sẻ mang lại hiệu quả làm việc cao hơn, có nhiều ý kiến mới, có nhiều phương án cho mọi người lựa chọn đồng thời tận dụng được hết điểm mạnh và điểm yếu của từng thành viên trong nhóm, mọi người qua đó nhận ra được điểm mạnh và điểm yếu của mình để phát huy điểm mạnh và khắc phục điểm yếu cũng như người trưởng nhóm sẽ nhận ra được điều này để bố trí công việc phù hợp với từng thành viên của nhóm Bên cạnh đó thành viên của nhóm có thể hỗ trợ cũng như giúp đỡ thành viên còn yếu kém trong nhóm một cách kịp thời Tạo nên một nhóm vững mạnh và thật sự đoàn kết mang lại hiệu quả công việc cao Bên cạnh đó nhóm vẫn mang lại một vài bất lợi không thể tránh khỏi như: vấn đề đóng tiền quỹ nhóm, cá nhân sẽ phải hy sinh thời gian lợi ích cá nhân cho nhóm, một số cá nhân đôi lúc miễn cưỡng chấp nhận

ý kiến nhóm, sự phân chia bè phái trong nhóm cũng không thể tránh khỏi khi có liên quan đến kinh tế và quyền lực, vấn đề cá nhân có thể dễ bị tiết lộ trong nhóm gây ra những chuyện không hay trong quan hệ lẫn nhau trong nhóm, mọi người trong nhóm