SKKN ứng dụng lập trình VBA excel để xử lí dữ liệu trong công tác giáo vụ tại trường THPT chuyên phan bội châu

SỞ GIÁO DỤC & ĐÀO TẠO NGHỆ AN TRƯỜNG THPT CHUYÊN PHAN BỘI CHÂU SÁNG KIẾN KINH NGHIỆM “Ứng dụng lập trình VBA Excel để xử lí liệu công tác Giáo vụ trường THPT chuyên Phan Bội Châu” PHẦN I ĐẶT VẤN ĐỀ Lý chọn đề tài Trong xu ngày phát triển xã hội vấn đề đặc biệt quan tâm việc ứng dụng cơng nghệ thông tin vào nhiều lĩnh vực đời sống sản xuất nhiều ngành nghề, có ngành Giáo dục đào tạo Công nghệ thông tin công cụ đắc lực hỗ trợ đổi phương pháp giảng dạy, học tập hỗ trợ đổi quản lý giáo dục, góp phần nhằm nâng cao hiệu chất lượng giáo dục Dữ liệu trường học hầu hết số hóa phần mềm ứng dụng văn phịng, phần mềm Microsoft Excel thơng dụng Microsoft Excel, cịn gọi theo tên đầy đủ Microsoft Office Excel, chương trình xử lý bảng tính nằm Microsoft Office hãng phần mềm Microsoft Với Microsoft Excel, nhập quản lý hồ sơ cán bộ, giáo viên, học sinh,… đặc biệt quản lý điểm số học sinh Tuy nhiên, công việc quản lý điểm “tự động hóa” hơn, “chuyên nghiệp” bảo mật cao kết hợp với công cụ nhúng Microsoft Office VBA VBA viết tắt cụm từ Visual Basic for Application, ngôn ngữ lập trình hướng đối tượng cho ứng dụng, dựa tảng Visual Basic Visual Basic for Application ngơn ngữ lập trình chung, ứng dụng cho phần mềm văn phòng Microsoft Office (gồm Excel, Powerpoint, Word, …) Trong Microsoft Excel, Visual Basic for Application giúp tự động hóa cơng việc cung cấp cho người dùng hàm tùy biến Visual Basic for Application chương trình hữu ích, phiên gần đây, bao gồm môi trường phát triển tổng hợp (IDE) Chức ghi lại đoạn Macro tạo đoạn mã Visual Basic for Application cho hành động có tính chất lặp lại người sử dụng, cho phép thao tác thơng dụng tự động hóa, cho phép tạo bảng biểu điều kiện bên bảng tính để trực tiếp giao tiếp với người sử dụng Qua nhiều năm làm cơng tác Văn phịng Giáo vụ nhà trường, tơi nhận thấy có việc làm định kỳ hàng năm việc thống kê điểm kỳ thi: thi tuyển sinh vào lớp 10, thi Trung học phổ thông quốc gia, thi chọn học sinh giỏi Quốc gia…để đánh giá chất lượng giáo dục nhà trường Tất việc phận Giáo vụ trực tiếp nhập điểm, cộng tay kết hợp Excel Măc dù Excel công cụ tuyệt vời giúp cho công việc hành ngày nhanh hiệu Cùng với phát triển công cụ phân tích liệu đại, Excel phát triển chức cao hơn, hỗ trợ tối đa việc thống kê báo cáo hàng năm Tuy nhiên đặc thù cơng việc có số báo cáo lặp lặp lại hàng tháng, hàng năm phải lặp lại nhiều thao tác gây thời gian Chính điều đó, từ thực tế cơng việc chúng tơi định nghiên cứu tìm tịi việc ứng dụng cơng nghệ thơng tin cơng việc mình, tơi chọn đề tài “Ứng dụng lập trình VBA Excel để xử lí liệu cơng tác Giáo vụ trường THPT chuyên Phan Bội Châu” để xây dựng hệ thống báo cáo thông minh cần thiết Mục đích nghiên cứu Việc Ứng dụng lập trình VBA Excel tổng hợp, thống kê đánh giá nhanh chóng, xác thay cho cách làm thủ công truyền thống trước đây, ghi giấy, cộng tay… Giới hạn phạm vi nghiên cứu Đề tài tập trung nghiên cứu việc “Ứng dụng lập trình VBA Excel để xử lí liệu công tác Giáo vụ trường THPT chuyên Phan Bội Châu” Phương pháp nghiên cứu: Trong trình thực đề tài chúng tơi sử dụng phương pháp sau: - Thực hành thử nghiệm trường THPT chuyên Phan Bội Châu hai năm học 2019-2020 năm học 2020-2021 - Tiến hành thực nghiệm trường THPT chuyên Phan Bội Châu hai năm học 2019-2020 năm học 2020-2021 - Hằng năm có chỉnh sửa, bổ sung, nâng cấp theo yêu cầu thực tế trường theo ý kiến đóng góp đồng nghiệp, người sử dụng - Ngoài đề tài sử dụng phương pháp so sánh để làm sáng rõ vấn đề cịn tồn đọng cơng tác xử lý sổ liệu phận Giáo vụ Trường Trung học Phổ thông chuyên Phan Bội Châu Bởi Trường THPT chuyên Phan Bội Châu đa số giáo viên biết sử dụng máy tính để lập kế hoạch học Word để thay cho viết tay soạn giảng điện tử PowerPoint việc sử dụng Exel đặc biệt VBA Exel hỗ trợ cho tính tốn thống kê người biết, đặc biệt bên phận văn phòng Nhiệm vụ nghiên cứu đề tài Đề tài có nhiệm vụ sau: - Tìm hiểu thực tế cơng tác Giáo vụ Trường Trung học Phổ thông chuyên Phan Bội Châu - Phân tích việc “Ứng dụng lập trình VBA Excel để xử lí liệu cơng tác Giáo vụ trường THPT chuyên Phan Bội Châu” đem lại kết tính xác nào? Đóng góp đề tài Trên sở sưu tầm, lựa chọn, xử lý nguồn tư liệu khác nhau, đề tài góp phần hệ thống hóa làm phong phú thêm khối tư liệu liên quan đến công tác giáo vụ, việc ứng dụng Ứng dụng lập trình VBA Excel để xử lí liệu tổng hợp báo cáo Trường Trung học Phổ thông chuyên Phan Bội Châu Bố cục đề tài Ngoài phần dẫn luận, kết luận, nội dung đề tài trình bày chương sau: Chương I Khái quát chức năng, nhiệm vụ tổ văn phòng thực trạng ứng dụng cơng nghệ thơng tin Phịng Giáo vụ Chương II Việc Ứng dụng lập trình VBA Excel để xử lí liệu phận văn phịng Trường Trung học Phổ thơng chun Phan Bội Châu Chương III Một số giải pháp nâng cao hiệu việc ứng dụng lập trình VBA Excel cơng tác Giáo vụ I II Kết luận kiến nghị Tài liệu tham khảo CHƯƠNG I KHÁI QUÁT CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ CỦA TỔ VĂN PHÒNG VÀ THỰC TRẠNG ỨNG DỤNG CƠNG NGHỆ THƠNG TIN TẠI PHỊNG GIÁO VỤ I Khái quát chức năng, nhiệm vụ tổ Văn phòng Trường THPT chuyên Phan Bội Châu – Nghệ An thành lập ngày 15/10/1974, trường chuyên sớm miền Bắc lúc Trường thành lập sở lớp, chun Tốn (có từ năm 1965), chuyên Văn tập trung tỉnh Nghệ An Trong trình xây dựng phát triển, nhà trường ln ln đơn vị dẫn đầu tỉnh Nghệ An chất lượng giáo dục toàn diện, chất lượng bồi dưỡng học sinh giỏi, tạo nguồn nhân lực đào tạo chất lượng cao lĩnh vực khoa học kỷ thuật, văn học nghệ thuật, quản lý kinh tế lĩnh vực khác Là trường chuyên trọng điểm hệ thống trường chuyên nước, “Đề án xây dựng trường THPT chuyên Phan Bội Châu thành trường trọng điểm chất lượng cao giai đoạn 2010 – 2020” UBND Tỉnh Nghệ An, truyền thống 50 năm xây dựng trưởng thành; Là điểm tựa vững để nhà trường tiếp tục phát triển thời gian tới, đáp ứng yêu cầu đổi toàn diện giáo dục, giữ vững chất lượng đơn vị Anh hùng, điểm sáng giáo dục nước Xứng đáng truyền thống vinh quang mái trường chuyên quê hương xứ Nghệ Để làm nên truyền thống vẽ vang đó, khơng thể khơng nói tới vai trị tổ Văn phịng nhà trường Tổ Văn phịng có vị trí đặc biệt quan trọng nhà trường, có mối quan hệ chặt chẽ với tổ chuyên môn nhà trường Tổ Văn phịng phận gần gũi, có quan hệ mật thiết với lãnh đạo, quản lý hoạt động, văn phòng trợ giúp ban giám hiệu công tác thông tin điều hành nên mối quan hệ họ mật thiết thường xuyên Mối quan hệ xuất phát từ đặc điểm quản lý thông tin, phần khác so với việc cung cấp điều kiện vật chất kỹ thuật phục vụ cho trình tổ chức Khác với tổ mơn khác nhà trường, tổ văn phịng không đảm nhận việc thu thập xử lý, quản lý cung cấp thông tin cho ban giám hiệu mà cung cấp điều kiện vật chất, phương tiện kỹ thuật cho trình quản lý nên hoạt động văn phòng gắn với hoạt động quản trị tổ chức Tổ Văn phòng bao gồm thành viên trực tiếp thực công tác hành nhà trường, nhằm phục vụ hỗ trợ hoạt động giảng dạy, giáo dục nhà trường Tham mưu cho Hiệu trưởng đạo, thực nhiệm vụ, hoạt động nhà trường Hiện tổ có 11 thành viên, làm nhiều cơng việc khác như: kế toán, thủ quỹ, giáo vụ, bảo vệ, cán làm cơng tác thiết bị thí nghiệm, thư viện, kỷ thuật viên phụ trách phịng máy vi tính Được quan tâm, đạo trực tiếp lãnh đạo nhà trường, hoạt động tổ ngày có nề nếp đạt hiệu cao công việc giao Đa số thành viên tổ trẻ, nhiệt tình, cơng tác lâu năm Ngành, nghề nên có kinh nghiệm Các thành viên tổ ln nêu cao tinh thần đồn kết, phối hợp tốt cơng việc Hoạt động tổ Văn phịng ảnh hưởng khơng nhỏ đến q trình giảng dạy học tập học sinh Bộ phận thư viện: Đảm bảo 100% cán bộ, giáo viên, học sinh đến thư viện trường đọc sách, đồ dùng sử dụng mục đích đem lại hiệu cao việc rèn luyện học tập, nâng cao nhận thức nghề nghiệp cho học sinh giáo viên Thực nghiêm túc quy định, quy trình nghiệp vụ thư viện Quản lí bảo quản tài liệu tài sản thư viện Nâng cao nhận thức cán bộ, giáo viên, công nhân viên học sinh vị trí vai trị, tác dụng thư viện, từ nhận thức trở thành việc làm cụ thể thiết thực học tập giảng dạy nhằm đáp ứng yêu cầu giáo dục toàn diện công tác thư viện trường học Tổ chức thu hút toàn thể giáo viên, học sinh tham gia hoạt động thư viện hình thức phong phú, phù hợp, đảm bảo toàn thể học sinh, giáo viên, cán công nhân viên tiếp cận đầy đủ loại sách giáo khoa, sách tham khảo, giáo trình Cùng tổ chuyên môn nhà trường phát triển văn hóa đọc cho học sinh Bộ phận thiết bị dạy học: Thực nghiêm túc quy định, quy trình nghiệp vụ phụ trách thiết bị dạy học Quản lý bảo quản tốt tài liệu, tài sản phòng thiết bị, đảm bảo nội quy, quy định mượn đồ dùng Cùng tổ chuyên môn giáo viên môn chuẩn bị dạy học, hỗ trợ hướng dẫn học sinh sử dụng thiết bị thực hành, thí nghiệm Giới thiệu, chuẩn thiết bị thiết bị, đồ dùng dạy học cho tất tiết thực hành thí nghiệm Bảo quản, làm vệ sinh, xử lý nghiệp vụ Bổ sung trang thiết bị đồ dùng dạy học theo yêu cầu đảm bảo kỷ thuật, an toàn sử dụng phịng mơn để tu, bảo dưỡng đề xuất kế hoạch sửa chữa, mua sắm bổ sung Cán y tế: Xây dựng tủ thuốc, trang thiết bị vật tư để phục vụ tốt cho việc khám chữa bệnh nhà trường Lập hồ sơ bệnh án, phối hợp với tổ chức giám định sức khỏe, thực chế độ bảo hiểm xã hội cho cán bộ, giáo viên học sinh Thực đầy đủ quy chế, tiêu chuẩn vệ sinh trường học Bộ Y tế Bộ Giáo dục ban hành Tổ chức giáo dục chăm sóc bảo vệ sức khỏe, giáo dục giới tính, sức khỏe sinh sản vị thành niên kĩ sống cho người học Tổ chức thực tốt công tác bảo hiểm y tế, khám sức khỏe ban đầu cho học sinh Bộ phận kế toán - tài vụ: Chịu tồn trách nhiệm cơng tác kế tốn trường học theo chức năng, nhiệm vụ giao theo quy định pháp luật Thực đúng, kịp thời chế độ sách cho cán giáo viên, việc giải chế độ cho học sinh, đảm bảo thu chi rõ ràng, đầy đủ, công khai, theo ngun tắc tài Tổng hợp việc thực cơng tác kế toán theo kế hoạch; lập báo cáo định kỳ đột xuất theo quy định Thường xuyên tham mưu với Hiệu trưởng để đảm bảo thu chi ngun tắc tài Phịng tin học – thí nghiệm: Phục vụ tiết học giáo viên môn theo lịch báo giảng giáo viên Bộ phận phục vụ, bảo vệ: Đảm bảo tuyệt đối an tồn cơng sản nhà trường, trật tự an ninh trường học Tham gia hoạt động nhà trường theo yêu cầu cơng tác Chịu hồn tồn trách nhiệm cơng tác vệ sinh môi trường, nước uống cho cán viên chức học sinh Bên cạnh phải kể đến chị em quản sinh, chị em tận tình chăm lo đến đời sống sinh hoạt em, ln xem em con, em Chính phụ huynh tin tưởng gửi em vào nội trú nhà trường Với đặc thù trường chuyên khác với tất trường THPT khác, Trường Trung học Phổ thông chuyên Phan Bội Châu định biên 02 nhân viên giáo vụ, phận Giáo vụ đóng vài trị quan trọng, người trực tiếp quản lý hồ sơ sổ sách giáo viên học sinh toàn trường Lập kế hoạch công tác giáo vụ hàng năm nhà trường; Quản lý, theo dõi hệ thống hồ sơ, sổ sách nhà trường liên quan đến học sinh; Phối hợp với giáo viên quản lý theo dõi học sinh hàng ngày; Phối hợp với giáo viên chủ nhiệm tổng hợp kết hoạt đồng học tập rèn luyện học sinh; Thực nhiệm vụ giao liên quan đến việc thi, kiểm tra (bao gồm: Lập danh sách phòng thi, sơ đồ chổ ngồi, tổng hợp kết thi…); Thực công tác tuyển sinh theo nhiệm vụ phân công; Liên hệ, trao đổi thơng tin với gia đình học sinh cần thiết; Lập báo cáo định kỳ, thường xuyên công tác giáo vụ; Tham mưu, tổng hợp, đề xuất ý kiến, giúp lãnh đạo nhà trường quản lý thực tốt mặt công tác chuyên môn Tất chức cụ thể hóa công việc giáo vụ trường THPT chuyên Phan Bội Châu, cụ thể sau: Cơng tác hành giáo vụ Quản lý loại sổ sách dạy học Hồ sơ quản lý dạy học gồm nhiều loại, quan trọng sổ đăng bộ, sổ gọi tên ghi điểm, sổ đầu bài, học bạ văn chứng khác 1.1 Sổ đăng học sinh: Ngay từ đầu năm học, cán làm công tác giáo vụ phải cập nhật danh sách học sinh trúng tuyển vào lớp 10, cán giáo vụ phải ghi đầy đủ thông tin học sinh theo mẫu quy định theo dõi học sinh chuyển Cơng việc ghi sổ đăng phải hồn thành học kỳ năm học xóa tên danh sách học sinh chuyển 1.2 Sổ gọi tên ghi điểm: Cán giáo vụ kết hợp với giáo viên chủ nhiệm theo dõi học sinh nghỉ học, ghi điểm môn học, đảm bảo đủ số đầu điểm theo quy chế Trên sở kế hoạch nhà trường, định kỳ kiểm tra theo tháng năm, qua Phó Hiệu trưởng phụ trách chuyên môn ký duyệt hàng tháng (không để tồn đọng đến cuối năm) Đồng thời phát sai sót việc vào điểm giáo viên yêu cầu sữa chữa, nhắc nhở trước hội đồng giáo dục Đối với sổ điểm cũ phải thực việc lưu giữ cẩn thận khoa học theo năm học, giáo vụ phải thực việc ký đóng dấu năm học trước thực việc lưu giữ 1.3 Sổ đầu bài: Hàng ngày, phận giáo vụ phát thu sổ đầu (do thư ký lớp nhận trả lại) Hướng dẫn cán lớp ghi chép đầy đủ mục sổ xin chữ ký giáo viên sau tiết dạy Hàng tuần xử lý thông tin sổ đầu tất nội dung yêu cầu sổ thông tin dạy, học sinh vắng tiết, theo dõi đối chiếu qua phân phối chương trình, trình Lãnh đạo nhà trường báo cáo trước họp đầu tuần Sổ đầu lưu giữ theo quy định, cuối năm học thu tất sổ đầu khối lớp bảo quản theo năm học, trường hợp không nạp sổ đầu giáo vụ báo cáo lại lãnh đạo nhà trường để có biện pháp xử lý 1.4 Sổ học bạ học sinh: Đây hồ sơ quan trọng (là lý lịch học sinh cấp học) Ngay học kỳ năm học, phận giáo vụ kết hợp với giáo viên chủ nhiệm thiết lập học bạ cho học sinh Học bạ kèm theo hồ sơ giấy khai sinh, giấy chứng nhận trúng tuyển vào 10 Quản lý chặt chẽ chuyển cho giáo viên chủ nhiệm phê học bạ thu lại Ngăn ngừa tượng làm giả học bạ, sửa điểm sai quy chế, làm sai lệch kết học tập sổ điểm học bạ Bộ phận giáo vụ có nhiệm vụ quản lý tất học bạ học sinh nhà trường, từ học sinh tuyển học sinh cũ, xếp ngăn nắp theo khối, lớp….Cuối năm học có kết kiểm tra chéo giáo viên chủ nhiệm giáo vụ có nhiệm vụ kiểm tra xem giáo viên chủ nhiệm sữa chữa lỗi sai sót mà người kiểm tra phát hay chưa trước nhận học bạ 1.5 Sổ cấp phát tốt nghiệp: Ngay sau nhận Giấy chứng nhận Sở Giáo dục Đào tạo cấp, giáo vụ phải vào sổ cấp phát với đầy đủ thông tin yêu cầu sổ cấp phát bằng, chủ nhân tốt nghiệp yêu cầu xuất trình chứng minh nhân dân, với người khác (bố, mẹ, anh, chị, em) bặt buộc phải có sổ hộ gia đình, chứng minh thư nhân dân người có người đến nhận… 1.6 Quy định việc rút hồ sơ học sinh: Người rút hồ sơ phải người đứng tên hồ sơ phải có loại giấy tờ minh chứng tên Trường hợp ngưới đứng tên khơng thể đến rút phải có giấy ủy quyền cho người đên rút người đến rút hồ sơ phải có giấy tờ chứng minh người ủy quyền Khi giao hồ sơ giáo vụ phải ghi số chứng minh nhân dân người nhận vào sổ cấp phát hồ sơ Đối với giáo viên mượn học bạ, sổ gọi tên ghi điểm phải có thực việc ký mượn ký trả theo quy định Quản lý học sinh 2.1 Quản lý hồ sơ học sinh, bao gồm: - Học bạ; - Giấy khai sinh; - Giấy chứng nhận trúng tuyển vào lớp 10; 2.2 Làm thủ tục cho học sinh chuyển trường: Đối với học sinh học Trường Trung học Phổ thông chuyên Phan Bội Châu hội du học nước cao, nên hàng năm có khơng học sinh chuyển trường để du học, trừ vài trường hợp cá biệt, lực không đáp ứng kịp với xu học tập “Trường Phan” nên bắt buộc phải chuyển Để đảm bảo quyền lợi, khơng gây khó khăn cho học sinh đến học trường khác, cán giáo vụ tiếp nhận đơn xin chuyển trường học sinh có xác nhận phụ huynh chữ ký giáo viên chủ nhiệm, trình lên Ban giám hiệu nhà trường xin ý kiến, làm giấy giới thiệu chuyển trường, kèm theo tất hồ sơ học sinh bao gồm (học bạ chính, bảo giấy khai sinh, giấy chứng nhận trúng tuyển Nếu trường hợp chuyển kỳ chưa thể xác nhận điểm số vào học bạ, cán giáo vụ đối chiếu điểm số sổ điểm lớn trích xuất điềm hệ thống quản lý giáo dục Việt Nam VnEdu Nếu chuyển trường tỉnh học kỳ năm học lớp 10 nhà trường phải viết giấy giới thiệu chuyển qua Lãnh đạo Sở Giáo dục đào tạo Nghệ An để xem xét viết giấy giới thiệu chuyển Cán giáo vụ mở sổ theo dõi điền đầy đủ thông tin cần thiết sau cho phụ huynh ký vào sổ Lập hồ sơ thi: Cũng giống trường trung học phổ thông khác đại bàn tỉnh, trường chuyên biệt, hàng năm, Trường Trung học Phổ thông chuyên Phan Bội Châu tổ chức nhiều kỳ thi, thi khảo sát môn chuyên, thi thử khối xét đại học, thi chọn đội tuyển học sinh giỏi quốc gia, thi học sinh giỏi trường, thi học sinh giỏi quốc gia, thi tuyển sinh vào lớp 10, …Đây công việc vất vã cán giáo vụ, đòi hỏi người làm cơng tác giáo vụ phải tự xây dựng cho kế hoạch làm việc cụ thể, đồng thời phải ứng dụng cơng nghệ thơng tin mong hồn thành tốt nhiệm vụ giao Thứ kỳ thi tuyển sinh đầu vào: Cán giáo vụ kết hợp với thành viên Tổ văn phòng từ đặt hồ sơ dự thi theo mẫu Ban giám hiệu duyệt, thu hồ sơ, lập danh sách đăng ký dự thi trường sơ tuyển hồ sơ đối chiếu danh sách dự thi đăng ký Sở Giáo dục Đào tạo điều chỉnh khớp danh sách dự thi từ Sở Giáo dục Đào tạo đến đơn vị Để công việc thuận lợi, phận giáo vụ phải sử dụng trợ giúp excel để lọc liệu Từ danh sách thí sinh, cán giáo vụ phải tính tốn, chuẩn bị điều kiện vật chất để tổ chức kỳ thi từ việc đặt giấy thi, giấy nháp, bảng tên giám thị, từ kéo, bút, đến viên phấn…tất công việc giáo vụ đảm nhiệm Thứ hai, khác với trường trung học phổ thông khác, vào đầu tháng Mười, ủy quyền Sở Giáo dục Đào tạo Nghệ An, Trường THPT chuyên Phan Bội Châu lại tổ chức kỳ thi chọn đội tuyển dự thi chọn học sinh giỏi Quốc gia dành cho học sinh lớp 11 12 địa bàn tỉnh Nghệ An, đặt Trường chuyên Phan Bội Châu Lúc phận giáo vụ người trực tiếp lập danh sách dự thi trường, chuẩn bị tất loại hồ sơ, biểu mẫu phục vụ kỳ thi Kế đến thi học sinh giỏi Quốc gia, thi cuối kỳ…và kỳ thi đặc biệt quan trọng học sinh thi trung học phổ thơng quốc gia xét tuyển sinh đại học, cao đẳng - Cán giáo vụ phải lập hồ sơ thi bao gồm: - Lập danh sách học sinh đủ tiêu chuẩn dự thi - Đảm bảo đầy đủ hồ sơ học sinh dự thi (theo danh sách: họ tên, ngày sinh, nơi sinh…) tất loại giấy tờ theo yêu cầu năm theo quy định cho thật khớp, đến thẻ dự thi Nếu có trường hợp đặc biệt (như thay đổi họ tên, nơi sinh…) phải có giấy tờ kèm theo chứng lý Phát huy tinh thần chủ động sáng tạo công việc, kịp thời đề xuất cải tiến cơng việc, có khó khăn vướng mắc phải báo cáo lãnh đạo giải Vì vậy, tính chất cơng việc thành viên tổ có khác nhau, tất có ý thức tâm cao để hồn thành nhiệm vụ cách hiệu nhất, góp phần vào việc vận hành có hiệu máy nhà trường, xác định rõ tinh thần phục vụ kết công việc Cán bộ, nhân viên tổ Văn phòng tiếp tục phấn đấu 10 Kết cần tính từ khối liệu nhiều Với lớp cần tính trung bình điểm thi mơn, đếm số em thi mơn đó, điểm cao tương ứng khối học sinh đăng kí thủ khối lớp, điểm trung bình khối thi (khối A,A1,B với lớp A; Khối C, D1-D6 với lớp C) Sau tổng hợp kết thành sheet “Tong” để thể kết trung bình mơn lớp Do đặc thù trường THPT chuyên Phan Bội Châu, có nhiều em thi học sinh giỏi vịng 2, quốc tế miễn thi tốt nghiệp; em có điểm chứng ngoại ngữ cao miễn thi mơn ngoại ngữ khiến cơng việc tính tốn làm thủ cơng trở nên vơ khó khăn Đồng thời để xác so sánh kết lớp, việc cho thấy số em thi mơn với trung bình điểm thi cần thiết số lớp có số em đăng kí thi mơn, khơng thể xác tổng kết học tập cho lớp… Nhiều lí cho thấy sử dụng phương pháp thủ công trường hợp bất tiện, nhóm tác giả sử dụng code VBA để thay thế: 20 21 Chương trình tính cho lớp điểm trung bình mơn số em thi mơn Kết lớp tính nhanh: Để tính điểm khối thi em học sinh tổng hợp kết lớp, chương trình sử dụng phức tạp: 22 Kết chạy chương trình giúp tính tốn nhanh điểm thi khối em lớp: Đồng thời tổng hợp lớp: 23 Kết toàn trường tính ra: Kết đạt Nhờ áp dụng tính ưu việt VBA so với phương pháp thủ cơng, nhiều cơng việc, nhiệm vụ phịng giáo vụ ln hồn thành nhanh chóng, xác, giảm thiểu nhiều thời gian, công sức thành viên Khả tính tốn đa dạng, cho phép đưa kết xác giúp kiểm tra, đánh giá hiệu giáo dục nhà trường Kết hợp với khả chuyển đổi linh hoạt năm, đợt thi khiến cơng việc ln đảm bảo tiến độ, góp phần thúc đẩy hoạt động giáo dục nhà trường tiến 24 CHƯƠNG III MỘT SỐ GIẢI PHÁP NÂNG CAO VIỆC ỨNG DỤNG LẬP TRÌNH VBA EXCEL TRONG CƠNG TÁC GIÁO VỤ Mặc dù phương áp ưu việt nhiều phương pháp thủ công cũ, VBA Excel có khó khăn riêng Lập trình lĩnh vực không dễ tiếp cận với nhiều giáo viên văn phịng, chương trình địi hỏi xây dựng, thử nghiệm thuật toán phụ thuộc sáng tạo, khả suy nghĩ người viết Bởi để ứng dụng tốt lập trình VBA Excel cơng tác mở rộng với đồng nghiệp, nhóm tác giả kiến nghị số giải pháp nâng cao việc ứng dụng lập trình VBA Excel sau Tự học nâng cao kiến thức lập trình VBA ngơn ngữ lập trình định hướng bậc cao xây dựng sẵn ứng dụng Microsoft (chế độ nhà phát triển), thường khơng có khóa học, lớp học trực tiếp giúp giáo viên tiếp cận ngơn ngữ này, nên để ứng dụng VBA vào công việc, tự học giáo viên giáo vụ quan trọng Một số kênh trang youtuber.com “Gà Excel”, “ĐT Nguyễn [Học Excel Online]” … có hướng dẫn từ đến nâng cao phù hợp 25 Tích cực ứng dụng lập trình VBA cơng việc VBA địi hỏi khả sáng tạo độc lập người sử dụng nên việc quan trọng để nâng cao kĩ thuật lập trình áp dụng nhiều tốt Các cơng việc với khối lượng lớn có tính chất lặp lại, tính tốn liệu phức tạp… dấu hiệu cần thiết áp dụng VBA để giảm cơng sức, tăng hiệu cơng việc Ví dụ đây, cơng việc cần gửi thư (có file docx đính kèm) cho trường THPT thơng báo việc tiếp nhận học bổng Vallet theo mẫu danh sách: 26 Mỗi trường có số lượng học sinh nhận học bổng khác nhau, file đính kèm khác Mặt khác, địa thư riêng nên làm thủ công, cần tạo trường file docx đính kèm mở gmail, gửi thư lần Việc thời gian, nhóm tác giả ứng dụng VBA: Sau chạy chương trình, thư mục thu file đính kèm tương ứng trường: 27 Việc gửi thư thực tự động sau: 28 Kiểm tra thư mục gửi mail, công việc xử lí nhanh chóng 29 PHẦN III KẾT LUẬN VÀ KIẾN NGHỊ Kết luận Visual Basic for Application (gọi tắt VBA) ngôn ngữ đơn giản mang lại hiệu công việc lớn cho người khơng giỏi lập trình mà quen làm việc với ứng dụng văn phòng Microsoft Office Chúng ta tạo cơng cụ phục vụ cho công việc thường làm Microsoft Word, Microsoft Excel, Microsoft PowerPoint,… mà hết công cụ phục vụ cho cơng việc Lập trình VBA Excel việc viết dịng/ câu lệnh để máy tự động thực thao tác người dùng muốn làm Excel Vì vậy, muốn thực chức đó, ta cần gọi câu lệnh lập trình sẵn VBA Excel tự động thực thao tác cách nhanh chóng tiết kiệm nhiều thời gian so với việc thao tác thủ công tay Ecxel Ngồi ra, VBA Excel cịn cho phép người dùng tạo nút lệnh, trường nhập liệu để người sử dụng dễ dàng thuận tiện thực thao tác Chính vậy, VBA Excel công cụ hữu hiệu nâng cao suất làm việc thời buổi công nghệ ngày Cụ thể hàng tháng phải tổng hợp liệu đối chiếu số liệu chi tiết từ file xuất từ hệ thống với Sổ Cái thao tác xuất liệu, copy liệu dán liệu vào file Excel tổng hợp cố định; sau đó, chỉnh định dạng liệu, đặt cơng thức tính tốn cố định để lên Bảng tổng hợp Nếu bạn dùng Excel thông thường với kỹ xử lý liệu thục 30 phút Tuy nhiên, với VBA, tất thao tác cố định lặp lặp lại Excel tự động thực vòng vài giây Nếu chuỗi thao tác hàng tháng bạn phải làm năm bạn tiết kiệm tiếng cho công việc tổng hợp liệu Chính vậy, ví ngơn ngữ lập trình phương tiện giao thơng Excel xe đạp VBA xe máy Chúng ta giảm thiểu thao tác thủ công thay việc tự động hóa nhằm tăng suất làm việc Với xu hướng tăng trưởng thần tốc công nghệ, phần lớn công việc đơn giản thủ công, mang tính chất tổng hợp, lặp lặp lại dần bị thay tự động Điều đòi hỏi ngày cấp thiết nguồn nhân lực có kỹ tự động hóa, hiểu nguyên tắc thiết kế hệ thống tự động hóa nhằm đáp ứng yêu cầu báo cáo hiệu quả, thơng tin xác kịp thời Người dùng Excel trước tối ưu hóa thời gian sử dụng Excel họ cách tạo mã lệnh macro để thực số nhiệm vụ qua việc “ghi lại” thao tác họ với tính Macro Recorder Excel Tính kích hoạt lưu lại bước thao tác người dùng để làm nhiệm vụ gán thao tác vào nút chức để người dùng nhấp chuột vào muốn thực nhiệm vụ cho lần Tuy cách đơn giản việc 30 sử dụng Macro Recorder có phần “cứng nhắc” nên khó sử dụng với biến số (variables) hay “thao tác thơng minh” Với việc lập trình tính cho Excel, tiềm VBA Excel lớn Nhưng khả trội VBA Excel tóm gọn lại thành điểm chính: Nếu bạn thực thao tác Excel, bạn viết mã VBA để làm điều tương tự Nếu bạn biết mã lệnh (sử dụng Macro Recorder hay từ nguồn internet), bạn nối nhiều mã lệnh thao tác vào với thành mã lệnh macro thống  Bạn sử dụng VBA để viết mã lệnh chức thuộc người dùng để sử dụng hàm tính Tuy Excel cung cấp sẵn đa dạng hàm tính khác nhau, bạn muốn có hàm tính đặc biệt u cầu đặc thù cơng việc, bạn hồn tồn tự tạo hàm riêng Excel VBA  Bạn sử dụng VBA để thêm câu lệnh logic (câu lệnh điều kiện If) câu lệnh loops (câu lệnh lặp lại thao tác) vào mã macro Điều đồng nghĩa với việc macro mà bạn tạo không đơn ghi lại chuỗi thao tác mà trở thành chương trình thực thụ với khả lặp lại thông minh tự đưa định  Các tính VBA VBA cho phép bạn xây dựng giao diện người dùng, cung cấp cho người dùng phương pháp dễ dàng để tương tác với mã macro Những giao diện nút bấm đơn giản trang tính bạn phức tạp với nhiều tính điều khiển Treeview FlexGrids  VBA cho phép bạn khai thác tối đa nguồn tài ngun có máy tính bạn hay internet để áp dụng vào Excel (hoặc phần mềm khác MS Office) cách sử dụng thư viện DDL ngồi Bạn tự động hóa Excel hiệu nhiều việc truy cập vào dịch vụ kho liệu web, phân tích file XML, liên kết với ứng dụng MS Office khác nhiều  VBA giải vấn đề cách cho phép người dùng “lập trình” mã lệnh macro thay đơn ghi lại macro với Macro Recorder Chính việc giúp người dùng Excel thêm tính đặc biệt nâng cao để thích ứng với nhiệm vụ có tính phức tạp cao địi hỏi có xử lý thông minh Kiến nghị: - Nâng cao lực ứng dụng công nghệ thông tin cho đội ngũ cán quản lý, giáo viên nhân viên Để thực tốt việc ứng dụng công nghệ thông tin, trường học cần nâng cao kỹ ứng dụng công nghệ thông tin cho đội ngũ, 31 quản lý, giáo viên, nhân viên nhân lực ứng dụng cơng nghệ thơng tin có vai trị định thành công ứng dụng công nghệ thông tin giáo dục đào tạo, hiệu đầu tư Cụ thể, tăng cường quản lý, bồi dưỡng, tập huấn cán quản lý, giáo viên trực tuyến, môi trường mạng, thường xuyên cập nhật nội dung khóa đào tạo, bồi dưỡng kiến thức, kỹ ứng dụng công nghệ thông tin Tổ chức khóa bồi dưỡng, nâng cao nhận thức cho cán quản lý, giáo viên, nhân viên ứng dụng công nghệ thông tin quản lý, điều hành, đổi nội dung, phương pháp dạy - học, kiểm tra, đánh giá - Quan tâm cán làm công tác giáo vụ nhà trường, tăng cường tập huấn thông qua lớp bồi dưỡng tin học ứng dụng công nghệ thông tin cho cán làm công tác giáo vụ - Đẩy mạnh hoạt động thông tin tuyên truyền, nâng cao nhận thức tạo lập thói quen tác nghiệp mơi trường mạng cho cán giáo vụ nói chung cán làm cơng tác văn phịng nói riêng Theo phát triển khoa học kỹ thuật, việc ứng dụng mạnh mẽ công nghệ thông tin, văn điện tử lưu hành, văn phịng khơng giấy hình thành, công việc phận giáo vụ giảm tải để tài liệu lưu trữ thực có ý nghĩa, phục vụ, sử dụng thơng tin rộng rãi có độ xác cao có giá trị đặc biệt phải quản lý thống phận văn thư, lưu trữ Trên vài nét ứng dụng VBA Excel công tác giáo vụ Trường trung học phổ thông chuyên Phan Bội Châu Sau mười năm công tác trường chúng tơi đúc kết cho số kinh nghiệm việc ứng dụng công nghệ thông tin vào công việc thấy hiệu cao Tuy vậy, q trình nghiên cứu chúng tơi khơng tránh khỏi thiếu sót, chúng tơi mong nhận đóng góp q báu q thầy cơ, đồng nghiệp để sáng kiến tơi hồn thiện Xin trân trọng cảm ơn! MỤC LỤC 32 PHẦN I ĐẶT VẤN ĐỀ Trang Lý chọn đề tài 1-2 Mục đích nghiên cứu Gới hạn phạm vi nghiên cứu 3.1.Giới hạn nghiên cứu 3.2 Phạm vi nghiên cứu Nhiệm vụ nghiêm cứu đề tài Phương pháp nghiên cứu Đóng góp đề tài 2-3 Bố cục đề tài PHẦN II NỘI DUNG CHƯƠNG 1: Khái quát chức năng, nhiệm vụ tổ Văn phịng thực trạng ứng dụng cơng nghệ thơng 4-12 tin phòng Giáo vụ 4-10 I Khái quát chức năng, nhiệm vụ tổ Văn phòng II Thực trạng ứng dụng cơng nghệ thơng tin phịng Giáo vụ CHƯƠNG II Việc ứng dụng lập trình VBA Excel để xử lý liệu phận văn phòng Trường THPT chuyên Phan Bội Châu VIỆC ỨNG DỤNG LẬP TRÌNH VBA EXCEL ĐỂ XỬ LÍ DỮ LIỆU TRONG BỘ PHẬN VĂN PHÒNG TẠI TRƯỜNG THPT CHUYÊN PHAN BỘI CHÂU Việc tổ chức quản lý hồ sơ cán Ứng dụng Công nghệ thông tin để quản lý hồ sơ cán 12 Kết đem lại 13 III KẾT LUẬN 14 Kết luận KHÁI QUÁT CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ CỦA TỔ VĂN PHỊNG VÀ THỰC TRẠNG ỨNG DỤNG CƠNG NGHỆ THƠNG TIN TẠI PHỊNG GIÁO VỤ Kiến nghị 15 33 Tài liệu tham khảo: Thủ tướng Chính phủ (2017), Quyết định số 117/QĐ-TTg ngày 25/1/2017 phê duyệt Đề án “Tăng cường ứng dụng công nghệ thông tin quản lý hỗ trợ hoạt động dạy - học, nghiên cứu khoa học góp phần nâng cao chất lượng giáo dục đào tạo giai đoạn 2016-2020, định hướng đến năm 2025”; Bộ Giáo dục Đào tạo (2017), Kế hoạch số 345/KH-BGDĐT thực Đề án “Tăng cường ứng dụng công nghệ thông tin quản lý hỗ trợ hoạt động dạy - học, nghiên cứu khoa học góp phần nâng cao chất lượng giáo dục đào tạo giai đoạn 2016-2020, định hướng đến năm 2025”; Excel 2007 VBA Programming for Dummies – John Walkenbach Tài liệu Excel VBA Internet 34 ... Trường THPT chuyên Phan Bội Châu VIỆC ỨNG DỤNG LẬP TRÌNH VBA EXCEL ĐỂ XỬ LÍ DỮ LIỆU TRONG BỘ PHẬN VĂN PHÒNG TẠI TRƯỜNG THPT CHUYÊN PHAN BỘI CHÂU Việc tổ chức quản lý hồ sơ cán Ứng dụng Công nghệ... ? ?Ứng dụng lập trình VBA Excel để xử lí liệu công tác Giáo vụ trường THPT chuyên Phan Bội Châu? ?? Phương pháp nghiên cứu: Trong trình thực đề tài sử dụng phương pháp sau: - Thực hành thử nghiệm trường. .. vụ Trường Trung học Phổ thơng chun Phan Bội Châu - Phân tích việc ? ?Ứng dụng lập trình VBA Excel để xử lí liệu công tác Giáo vụ trường THPT chuyên Phan Bội Châu? ?? đem lại kết tính xác nào? Đóng