Hệ thống Quản lý Cửa hàng xăng dầu Hướng dẫn sử dụng hệ thống trung tâm

TẬP ĐỒN XĂNG DẦU VIỆT NAM CƠNG TY CỔ PHẦN TIN HỌC VIỄN THÔNG PETROLIMEX Hệ thống Quản lý Cửa hàng xăng dầu Hướng dẫn sử dụng hệ thống trung tâm Phiên : 3.0 Tác giả : PIACOM Hà Nội, tháng năm 2017 BẢN GHI NHẬN THAY ĐỔI *T - Thêm S - Sửa đổi X - Xoá Ngày thay đổi Mục, bảng, sơ đồ thay đổi 24/12/2012 Lý T* S X Viết T* Mô tả thay đổi Phiên 2.0 28/06/2017 2.1 Sửa đổi S Khi tải chứng từ từ Data Center đồng 3.0 toàn hồ sơ giá từ Server xuống Client 30/06/2017 3.1 Sửa đổi S Danh mục khách: bổ sung thơng tin 3.0 "Danh sách lấy hóa đơn" cho khách công nợ 3/7/2017 3.1.1 Sửa đổi S Bổ sung thêm thông tin “Mã khách“ 3.0 phần gán “Hạn mức công nợ/CH” cho khách để lưu vết xóa quan hệ cơng nợ với cửa hàng Các Item xóa chức quản trị hệ thống theo dõi hợp đồng xóa khách 3/7/2017 4.1 Bổ sung S Báo cáo xuất bán hàng hóa-khách 3.0 chưa chi tiết theo mặt hàng Bổ sung nội dung chi tiết mặt hàng lên báo cáo 3/7/2017 4.2 Bổ sung S Biên lý HĐ thay đổi điều 3.0 kiện lọc để: - Chạy VPCTY: cho chọn theo danh sách CHXD - Chạy Cửa hàng: cố định theo cửa hàng người sử dụng - Trường hợp khách lấy nhiều CH thông tin hàng hóa, cơng nợ hiển thị sau: - Chạy VPCTY: số liệu tổng - Chạy cửa hàng: số liệu hiển thị cửa hàng Egas - Tài liệu hướng dẫn sử dụng hệ thống trung tâm Trang 2/86 3/7/2017 4.3-4.12 Bổ sung S Sắp xếp theo Mã Cửa hàng báo cáo 4/7/2017 4.13 Bổ sung S Bổ sung group CHXD/Khách báo 3.0 cáo tình hình xuất hóa đơn sau 5/7/2017 4.14 Bổ sung S Báo cáo công nợ phải thu khách: 3.0 Đặt công thức Tổng cột Định mức công nợ 5/7/2014 4.15 Bổ sung S Báo cáo sản lượng hàng hóa bán lẻ 3.0 theo kho sửa lọc theo khách Egas - Tài liệu hướng dẫn sử dụng hệ thống trung tâm 3.0 Trang 3/86 MỤC LỤC CHƯƠNG 1: GIỚI THIỆU 1.1 Các chức hệ thống CHƯƠNG 2: CÁC NGHIỆP VỤ QUẢN TRỊ HỆ THỐNG .10 2.1 Hướng dẫn cài đặt Egas Client 10 2.1.1 Cài đặt Egas 10 2.1.2 Cấu hình chương trình cho cửa hàng: 11 2.1.3 Khôi phục liệu Egas 12 2.2 Phân quyền 13 2.2.1 Quyền văn phịng cơng ty 13 2.2.2 Quyền cửa hàng xăng dầu 14 2.3 Quản lý hệ thống chương trình Egas .15 2.3.1 Cập nhật tồn đầu 15 2.3.1.1 Cập nhật tồn đầu hàng hóa .15 2.3.1.2 Cập nhật số dư công nợ, tiền 16 2.3.2 Tạo cửa hàng xăng dầu chương trình 18 2.3.2.1 Sơ đồ nghiệp vụ triển khai cửa hàng 18 2.3.2.2 Tạo cửa hàng 19 2.3.2.3 Tạo CBNV .19 2.3.2.4 Tạo user & gán quyền 20 2.3.2.5 Tạo bể thuộc cửa hàng 22 2.3.2.6 Tạo vòi bơm gán bể thuộc cửa hàng 23 2.3.2.7 Gán hàng hóa cho cửa hàng 23 2.3.2.8 Gán kho cho cửa hàng 24 2.3.3 Giao định định mức cho cửa hàng 24 CHƯƠNG 3: CÁC NGHIỆP VỤ QUẢN LÝ VẬN HÀNH HỆ THỐNG 26 3.1 Định mức công nợ, thay đổi định mức công nợ 26 3.1.1 Định mức công nợ: 26 3.1.2 Thay đổi định mức công nợ khách hàng 28 3.1.3 Danh sách khách hàng lấy hóa đơn .29 3.2 Phê duyệt đơn hàng .29 3.3 Lệnh xuất hàng chuyển cửa hàng thực 32 3.3.1 Lập lệnh văn phòng 32 3.3.2 Thực lệnh xuất hàng cửa hàng 32 3.4 Xuất trả hóa đơn cho khách lấy hàng cửa hàng 34 3.4.1 Xuất hóa đơn sau cho khách cơng nợ cửa hàng 34 3.4.2 Xuất hóa đơn cho khách cơng nợ văn phịng lấy hàng cửa hàng 34 3.5 Văn phịng báo có cho cửa hàng 35 3.6 Thu hộ khách cửa hàng công ty 37 Egas - Tài liệu hướng dẫn sử dụng hệ thống trung tâm Trang 4/86 3.7 Áp mức chi phí cho cửa hàng 38 3.7.1 Áp mức phí đối chiếu chi phí thực tế với định mức 38 3.7.2 Liệt kê chi phí cửa hàng xăng dầu 39 3.8 Thay đổi giá 40 3.9 Nhập hóa đơn ấn văn phịng cơng ty, giao hóa đơn ấn xuống cửa hàng .41 3.9.1 Nhập hóa đơn, ấn kho công ty 41 3.9.2 Giao hóa đơn, ấn xuống cửa hàng 41 3.9.3 Xuất điều động nội hóa đơn, ấn từ cửa hàng sang cửa hàng khác 42 3.9.4 Kiểm soát sử dụng hóa đơn, ấn 43 CHƯƠNG 4: CÁC BÁO CÁO TRÊN EGAS .45 4.1 Báo cáo xuất bán hàng hóa khách 45 4.1.1 Hình thức báo cáo: Mẫu báo cáo 45 4.1.2 Mô tả chi tiết 46 4.1.2.1 Mô tả tham số chạy báo cáo 46 4.1.2.2 Mơ tả tiêu chí xếp 46 4.2 Biên lý hợp đồng 47 4.2.1 Hình thức báo cáo: Mẫu báo cáo 47 4.2.2 Mô tả chi tiết 48 4.2.2.1 Tham số chạy báo cáo 48 4.2.2.2 Các trường báo cáo 49 4.3 Báo cáo tình hình thực hợp đồng 50 4.3.1 Hình thức báo cáo: mẫu báo cáo 50 4.3.2 Tham số báo cáo 52 4.3.3 Mơ tả tiêu chí xếp 52 4.4 Báo cáo nhập mua hàng hóa kho 53 4.4.1 Hình thức báo cáo: Mẫu báo cáo 53 4.4.2 Tham số chạy báo cáo 54 4.4.3 Mơ tả tiêu chí xếp 54 4.5 Báo cáo xuất bán hàng hóa kho 56 4.5.1 Hình thức báo cáo: Mẫu báo cáo 56 4.5.2 Tham số chạy báo cáo 57 4.5.3 Mơ tả tiêu chí xếp 57 4.6 Báo cáo xuất bán hàng hóa kho – giá 58 4.6.1 Hình thức báo cáo: Mẫu báo cáo 58 4.6.2 Tham số báo cáo 59 4.6.3 Mơ tả tiêu chí xếp 59 4.7 Báo cáo lượng xuất qua kho/ kho 59 4.7.1 Hình thức báo cáo: Mẫu báo cáo 59 4.7.2 Tham số báo cáo 60 4.7.3 Mô tả tiêu chí xếp 60 4.8 Chi tiết phải thu CH 60 4.8.1 Hình thức báo cáo: Mẫu báo cáo 60 Egas - Tài liệu hướng dẫn sử dụng hệ thống trung tâm Trang 5/86 4.8.2 4.8.3 Tham số báo cáo 60 Mơ tả tiêu chí xếp 60 4.9 Công nợ phải thu khách CH 60 4.9.1 Hình thức báo cáo: Mẫu báo cáo 60 4.9.2 Tham số báo cáo 61 4.9.3 Mơ tả tiêu chí xếp 61 4.10 Công nợ phải thu theo ngày due-date Công ty 61 4.10.1 Hình thức báo cáo: Mẫu báo cáo 61 4.10.2 Tham số báo cáo 62 4.10.3 Mô tả tiêu chí xếp 62 4.11 NXT kho theo phương thức 63 4.11.1 Hính thức báo cáo: mẫu báo cáo 63 4.11.2 Tham số báo cáo 64 4.11.3 Mơ tả tiêu chí xếp 64 4.12 NXT kho theo nhóm nhập xuất 65 4.12.1 Hình thức báo cáo: Mẫu báo cáo 65 4.12.2 Tham số báo cáo 65 4.12.3 Mơ tả tiêu chí xếp 66 4.13 Tổng hợp tình hình xuất hóa đơn sau 67 4.13.1 Hình thức báo cáo: Mẫu báo cáo 67 4.13.2 Mô tả chi tiết 68 4.13.3 Các trường báo cáo 68 4.13.4 Tham số chạy báo cáo 68 4.13.5 Mô tả tiêu chí xếp 69 4.14 Báo cáo công nợ phải thu khách .70 4.14.1 Hình thức báo cáo: Mẫu báo cáo 70 4.14.2 Mô tả chi tiết 71 4.14.3 Các trường báo cáo 71 4.14.4 Tham số chạy báo cáo 71 4.14.5 Mơ tả tiêu chí xếp 72 4.15 Báo cáo sản lượng bán lẻ hàng hóa theo kho 73 4.15.1 Hình thức báo cáo: Mẫu báo cáo 73 4.15.2 Mô tả chi tiết 74 4.15.3 Các trường báo cáo 74 4.15.4 Tham số chạy báo cáo 74 4.15.5 Mơ tả tiêu chí xếp 75 CHƯƠNG 5: HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG HỆ THỐNG TỰ ĐỘNG HĨA CỬA HÀNG 76 5.1 Cấu hình hệ thống tự động hóa 76 5.2 Cấu hình tự động hóa trung tâm(Egas Server) .76 5.2.1 Cấu hình chung cho cửa hàng xăng dầu .76 5.2.2 Cấu hình bể chứa 77 5.2.3 Nhập Barem bể .79 5.2.4 Nhập tỷ trọng 79 Egas - Tài liệu hướng dẫn sử dụng hệ thống trung tâm Trang 6/86 5.2.5 Cấu hình cột bơm 80 CHƯƠNG 6: CÁC CÂU HỎI THƯỜNG GẶP 82 6.1 Khi viết “hóa đơn” mà không gõ Tiếng Việt? 82 6.2 Khi viết hóa đơn tay phải theo nguyên tắc nào? .83 6.3 Khi máy tính cửa hàng hỏng số liệu cửa hàng có bị hết không? 83 6.4 Cập nhật chứng từ thời gian trước đó? 83 6.5 Khi thay đổi cửa hàng trưởng 84 6.6 Khi bỏ bớt 01 ca trưởng cửa hàng .84 6.7 Khi bỏ bớt cột bơm cửa hàng .84 6.8 Khi thêm chuyển đổi cột bơm cửa hàng 85 Egas - Tài liệu hướng dẫn sử dụng hệ thống trung tâm Trang 7/86 CHƯƠNG 1: GIỚI THIỆU Cửa hàng xăng dầu mắt xích cuối dây chuyền phân phối hàng hóa xăng dầu, đơn vị phân cung cấp xăng dầu trực tiếp đến người tiêu dùng, trực thuộc đơn vị quản lý Được đề cập cửa hàng bán lẻ xăng dầu hệ thống phân phối Petrolimex Cửa hàng xăng dầu đơn vị nhỏ hệ thống phân phối, hạch toán phụ thuộc đơn vị quản lý cấp Mặt hàng kinh doanh chủ yếu xăng dầu nên nghiệp vụ quản lý cửa hàng gồm nghiệp vụ quản lý bán hàng hóa mà cịn có yếu tố đặc thù mặt hàng kinh doanh đem lại Mạng lưới cửa hàng bán lẻ xăng dầu Petrolimex phủ kín tất vùng miền đất nước với số lượng khoảng 2000 cửa hàng đến thời điểm năm 2011 Với số lượng cửa hàng vậy, việc áp dụng tin học vào công tác quản lý cửa hàng yêu cầu cấp thiết, hệ thống phần mềm Quản lý cửa hàng xăng dầu Petrolimex Cty CP Tin học viễn thông Petrolimex xây dựng để đáp ứng nhu cầu Được xây dựng công nghệ tiên tiến CSDL Oracle, WEB base, … sẵn sàng kết nối với hệ thống tự động hóa cửa hàng xăng dầu đo bồn bể, cột bơm, thiết bị POS mang lại khả bảo mật, an toàn liệu cao Giao diện chương trình đơn giản, hiệu dễ sử dụng, tiện ích hỗ trợ vận hành, quản trị hệ thống đầy đủ Hệ thống cho phép đồng liệu từ mạng lưới cửa hàng bán lẻ với hệ thống trung tâm, thực nghiệp vụ quản lý hệ thống cửa hàng theo phân cấp qua giao diện WEB Dữ liệu từ cửa hàng hệ thống trung tâm tổng hợp để đưa vào hệ thống chương trình quản đơn vị quản lý (SAP, PBM) làm cho hệ thống chương trình quản lý cửa hàng chương trình quản lý đơn vị quản lý trở thành hệ thông tin quản lý chung tồn đơn vị (Xí nghiệp Công ty) Với dạng thể thông tin đầu phong phú, người sử dụng lựa chọn để kết xuất nhiều dạng báo biểutheo nhiều tiêu thức khác phục vụ cho yêu cầu quản lý đa dạng Hệ thống cho phép chuyển liệu khai thác phần mềm khác như: Excel, Foxpro, Word, Html Việc sử dụng thành thạo chương trình khiến người sử dụng nhanh chóng thay đổi tư sử dụng máy tính cơng việc Người sử dụng cảm thấy máy tính trở thành cơng cụ gần gũi hơn, thân thiện có khả giải cách có hiệu cơng việc Đồng thời, chương trình hướng người sử dụng tiếp cận sản phẩm tin học ứng dụng giới Với mục đích giới thiệu cách thức ứng dụng hệ thống phần mềm công tác quản lý cửa hàng, tài liệu trình bày với theo hướng mơ tả cách thức áp dụng chương trình với nghiệp vụ quản lý cửa hàng quy chuẩn Phần cuối tài liệu đưa ví dụ cụ thể ứng dụng chương trình cửa hàng quản lý nghiệp vụ quản lý hàng hóa, bán hàng, quản lý công nợ, tiền hàng Những câu hỏi thường gặp trình sử dụng chương trình 1.1 Các chức hệ thống Quản lý hàng hóa (Dầu sáng, dầu mỡ nhờn, gas): - Lập chứng từ nhập, xuất theo lệnh, xuất bán hàng hóa theo phương thức - Quản lý kho hàng hóa - Quản lý lượng hàng giữ hộ Quản lý ca bán hàng - Mở ca, nhận bàn giao hàng hóa Egas - Tài liệu hướng dẫn sử dụng hệ thống trung tâm Trang 8/86 - Thực nghiệp vụ ca: xuất hàng/xuất bán hàng theo qui định - Chốt ca, đóng ca, thu nộp tiền hàng/tiền khách trả Quản lý công nợ, tiền hàng - Phát hành, cập nhật chứng từ kế tốn: phiếu thu, phiếu chi, đối chiếu cơng nợ khách hàng - Quản lý công nợ hình thức xuất bán trả sau, báo có cho khách từ đơn vị chủ quản - Quản lý dòng tiền hàng: thu khách, thu ca, tồn cửa hàng, chi nộp đơn vị chủ quản - Cơng nợ cửa hàng văn phịng đơn vị chủ quản Egas - Tài liệu hướng dẫn sử dụng hệ thống trung tâm Trang 9/86 CHƯƠNG 2: CÁC NGHIỆP VỤ QUẢN TRỊ HỆ THỐNG 2.1 Hướng dẫn cài đặt Egas Client Trước cài đặt Egas cần cài đặt Web Services: Ultidev Cassini Web Server trình quản trị CSDL: Microsoft SQL Server 2.1.1 Cài đặt Egas Bạn tải cài đặt Egas client từ trang chủ chương trình QLCH Sau chạy file AYSClient.exe kích chọn Install để tiến hành cài đặt, cài đặt xong kích chọn Finish để kết thúc Chú ý:SQL Server Name phải đặt tên cài đặt máy tính bạn Kiểm tra xem có thư mục: C:\Inetpub\wwwroot (Nếu chưa có phải tạo) Egas - Tài liệu hướng dẫn sử dụng hệ thống trung tâm Trang 10/86 4.14.5 Mơ tả tiêu chí xếp STT Tên trường Độ ưu tiên Mã khách hàng 1 Egas - Tài liệu hướng dẫn sử dụng hệ thống trung tâm Mô tả thêm Trang 72/86 4.15 Báo cáo sản lượng bán lẻ hàng hóa theo kho 4.15.1 Hình thức báo cáo: Mẫu báo cáo Báo cáo sản lượng bán lẻ hàng hóa theo kho [Chọn nhanh] Từ ngày: Đối tượng Loại Ctừ Nhóm hàng hóa Mã hàng hóa Đến ngày: Kho Chọn đầu Sản lượng đạt STT Cửa hàng MaCH-TenCH TỔNG CỘNG Nhiên liệu xăng Nhiên liệu Diezen Dầu nhờn động Dầu nhờn truyền động Dầu thủy lực Dầu phanh Mỡ giảm ma sát Khí Gas Sơn Hoá chất tẩy rửa SL kỳ năm [Total] trước % SL kỳ 4.15.2 - Mô tả chi tiết Báo cáo in theo khổ giấy A4 Báo cáo tổng hợp theo tiêu: tổng sản lượng theo khách, theo kho Báo cáo kết xuất dạng: HTML, Excel,PDF 4.15.3 Các trường báo cáo Tên trường Định dạng Độ dài STT hệ thống Format Length Mã cửa hàng Kiểu chữ Tên cửa hàng Sản lượng đạt Sản lượng đạt – Total Sản lượng kỳ năm trước % Sản lượng kỳ Kiểu chữ 15 150 Kiểu số Chi tiết theo nhóm hàng hóa thỏa mãn điều kiện lọc liệu Kiểu số Tổng sản lượng chi tiết Kiểu số Tổng sản lượng kỳ năm trước theo điều kiện lọc liệu Kiểu số Tính tỷ lệ % tổng sản lượng kỳ so với tổng sản lượng kỳ trước 4.15.4 Tham số chạy báo cáo STT Tham số Mô tả 24 25 26 27 28 29 30 31 Quy tắc/hướng dẫn Điều kiện lọc Ngày bắt đầu khoảng thời gian lấy liệu báo cáo Ngày kết thúc Đến ngày khoảng thời gian lấy liệu báo cáo Từ ngày Chọn nhiều giá trị từ Kho danh sách có sẵn Tìm kiếm Khách hàng cần lấy Đối tượng khách cần lấy liệu báo cáo liệu Chọn nhiều loại Loại Loại chứng từ cần chứng từ từ chứng từ lấy liệu báo cáo danh sách có sẵn Loại nhóm hàng Chọn nhóm Nhóm hóa cần lấy liệu hàng hóa cấp hàng hóa bc cấp Tìm kiếm mã Mã hàng Mã hàng hóa cần hàng hóa cần hóa lấy liệu báo cáo lấy liệu Các Cửa hàng lấy liệu báo cáo Đầu Định dạng file kết Chọn định Giá trị mặc định Bắt buộc Ngày - 30 ngày X 23h59 ngày X Toàn CHXD Cơng ty Tồn khách Tồn loại chứng từ có phát sinh dl Tồn nhóm hàng hóa có phát sinh liệu Tồn mã hàng hóa có phát sinh liệu HTML Mơ tả thêm STT Tham số báo cáo Mô tả Điều kiện lọc xuất báo cáo Mã CHXD Bắt buộc Mô tả thêm dạng từ danh sách có sẵn 4.15.5 Mơ tả tiêu chí xếp STT Tên trường Độ ưu tiên Giá trị mặc định Mô tả thêm Egas - Tài liệu hướng dẫn sử dụng hệ thống trung tâm Trang 75/86 CHƯƠNG 5: HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG HỆ THỐNG TỰ ĐỘNG HĨA CỬA HÀNG 5.1 Cấu hình hệ thống tự động hóa Mỗi triển khai module tự động hóa chương trình Egas, ta cần thực cấu hình cho cửa hành Egas Server Khai báo Egas server theo bước thứ tự sau: ● ● ● ● ● ● Cấu hình chung cửa hàng xăng dầu Cấu hình bể Nhập Barem bể Áp tỷ trọng bể Cấu hình cột bơm Khai báo giá bán cột bơm Tại cửa hàng: Cập nhật thơng số xuống máy tính nhúng       Cấu hình chung Cấu hình bể Barem Tỷ trọng 15 Cấu hình cột bơm Giá bán 5.2 Cấu hình tự động hóa trung tâm(Egas Server) 5.2.1 Cấu hình chung cho cửa hàng xăng dầu ● Sử dụng khi: Cửa hàng bắt đầu áp dụng tự động hóa ● Người thực hiện: Quản trị cấp cơng ty ● Các bước thực chương trình: Từ menu Cấu hình CHXDta kích chọn Cấu hình CHXD, xuất hình khai báo sau: Khai báo đầy đủ thông tin sau: Egas - Tài liệu hướng dẫn sử dụng hệ thống trung tâm Trang 76/86 - TDH IP : Địa IP máy tính nhúng - TDH Port : Port kết nối Tcp/IP máy tính nhúng - TDH Password : password để giao tiếp với máy tính nhúng - Số lượng máy POS PGBank cửa hang - PumpComport : Cổng COM kết nối cột bơm máy tính nhúng - TankComport : Cổng COM kết nối đo bể máy tính nhúng - AlarmComport : Cổng COM xuất tín hiệu đèn báo máy tính nhúng - Pertmit-PumpConnect :Trường nhận hai giá trị sau = : Kết nối với cột bơm Tatsuno = : Kết nối với Postec(dự phòng) - Permit-TankConnect : Trường nhận hai giá trị = : Kết nối với que đo MTS = : Kết nối với thiết bị đo TLS Veeder root - Permit-POSConnect : =1 Kết nối với POS PGBank - Total vịi bơm : Khơng phải khai báo, hệ thống tự xác định khai báo cột bơm - Total bể chứa : Không phải khai báo, hệ thống tự xác định khai báo bể chứa - New Password : Chỉ dùng cần thay đổi pass kết nối xuống máy tính nhúng - Provider : Để mặc định - Server : Để mặc định - Database : Database Server máy tính nhúng - User ID : user dùng để kết nối SQL máy tính nhúng - Password : Password User ID Sau khai báo đầy đủ thơng tin ta kích chọn Lưu Update TĐH 5.2.2 ● ● ● Cấu hình bể chứa Sử dụng khi: Cửa hàng bắt đầu áp dụng tự động hóa, hay có thay đổi bể chứa Người thực hiện: Quản trị cấp công ty Các bước thực chương trình: Từ menu Cấu hình CHXDta kích chọn Bể chứasau kích chọn Thêm Chọn cửa hàng xăng dầu Egas - Tài liệu hướng dẫn sử dụng hệ thống trung tâm Trang 77/86 Sau khai báo thơng tin sau: - Mã bể: Chính số thứ tự bể cửa hàng (ví dụ : 1,2,3,4…), số nguyên - Mã TĐH: Mã bể chứa, thường Mã đơn vị - Mã cửa hàng – Sổ thứ tự bể Ví dụ 10501: Cơng ty kv1, cửa hàng 05, bể 01 - Tên bể: ký tự (ví dụ : Bể 92, Bể 95…) - Hàng hóa: Kích vào mũi tên kéo xuống combo box chọn loại hàng - Kích chuột vào Check box Use TĐH - CHXD: Để mặc định cửa hàng khai báo - Trạng thái bể: Đang hoạt động - MIN HEIGHT: để - MIN VOLUME: để - MAX HEIGHT: Chiều cao lớn cảu bể - MAX VOLUME: Thể tích lớn bể - Điều chỉnh Barem: để - USTD Address: Địa que đo gắn bể - Low Level: Mức cảnh báo thấp - Low Low Level: Mức cảnh báo hết hàng - High Level: Mức cảnh báo cao - High High Level: Mức tràn hàng - Product Offset: Hiệu chỉnh mức hàng Cơng thức là: Chiều cao tính toán = Chiều cao từ que đo + Product Offset Egas - Tài liệu hướng dẫn sử dụng hệ thống trung tâm Trang 78/86 - Water Offset : Hiệu chỉnh mức nước - Temperature Offsset : Hiệu chỉnh nhiệt độ Sau khai báo xong ấn Ctrl+S nút Lưu để lưu 5.2.3 Nhập Barem bể ● Sử dụng khi: Bắt đầu cửa hàng áp dụng tự động hóa có thay đổi thơng tin Barem ● Người thực hiện: Quản trị cấp công ty ● Các bước thực chương trình: Từ menu Cấu hình CHXDta kích chọn Bể chứa, kích chọn vào mã bể Nhập Barem bể: Để cập nhật Barem bể ta kích chọn nút Thêm nhập chiều cao, thể tích bể kích chọn Lưu 5.2.4 Nhập tỷ trọng ● Sử dụng khi: Bắt đầu cửa hàng có thay đổi thơng tin tỷ trọng 15 bể ● Người thực hiện: Quản trị cấp công ty ● Các bước thực chương trình: Từ menu Cấu hình CHXDta kích chọn Cập nhật nhiệt độ, tỷ trọng 15 bể chứavà cập nhật tỷ trọng 15 kích chọn nút Lưu Egas - Tài liệu hướng dẫn sử dụng hệ thống trung tâm Trang 79/86 5.2.5 Cấu hình cột bơm ● Sử dụng khi: Bắt đầu cửa hàng áp dụng tự động hóa có thay đổi thông tin cột bơm ● Người thực hiện: Quản trị cấp công ty ● Các bước thực chương trình: Từ menu Cấu hình CHXDta kích chọn Vòi bơm chọn cửa hàng - Trường hợp cần sửa thơng tin vịi bơm kích chọn vào mã vịi bơm - Trường hợp thêm cột bơm kích chọn vào nút Thêmrồi cập nhật thơng tin sau:  Mã vòi bơm: số thứ tự cột bơm  Mã TĐH: mã ID vịi bơm  Kích chọn use TĐH  Nối bể: Chọn bể cột bơm nôi đến  Trạng thái: Đang sử dụng  Sổ Sê ri: Nhập số Sê ri cột bơm  Sô cột bơm: Số thứ tự cột bơm  Price factor: Hệ số đơn giá, cột bơm số hệ số 10  Volume factor: Hệ số hiệu chỉnh số lít bán  Amount factor: Hệ số hiệu chỉnh lượng tiền bán  Total Volume Factor: Hệ số hiệu chỉnh số tổng điện tử lít cột bơm  Total Amount Factor: Hệ số hiệu chỉnh số tổng điện tử tiền cột bơm  Pump Address: Địa cột bơm (1,2,3,4…)  Sau kích chọn Lưu Egas - Tài liệu hướng dẫn sử dụng hệ thống trung tâm Trang 80/86 Egas - Tài liệu hướng dẫn sử dụng hệ thống trung tâm Trang 81/86 CHƯƠNG 6: CÁC CÂU HỎI THƯỜNG GẶP 6.1 Khi viết “hóa đơn” mà khơng gõ Tiếng Việt? Bạn khởi động chương trình Vietkey Unikey (Kích đúp vào biểu tượng hình Hộp thoại lên kích chọn: nút Đóng Sao cho có biểu tượng Nếu biểu tượng chư góc bên phải hình ta kích chuột vào chư E biểu tượng thành chữ Nếu có biểu tượng chữ tượng chữ mà ta khơng gõ ta kích chuột phải vào biểu kích chọn Unicode Trường hợp bật Unikey gõ Tiếng việt ( ) mà không gõ Tiếng việt dùng IE với môi trường Win Cách khắc phục sau: Từ menu Tool trình duyệt IE ta kích chọn Internet Optionsrồi chọn tab Security bỏ tích chọn Enable Protected Mode kích chọn OK Egas - Tài liệu hướng dẫn sử dụng hệ thống trung tâm Trang 82/86 6.2 Khi viết hóa đơn tay phải theo ngun tắc nào? Ưu tiên làm tròn tiền hàng trước, làm trịn đến đơn vị đồng: Cách tính tiền hàng: Tiền hàng = (Tổng tiền tốn – tiền phí xăng dầu)/1.1 (Đây áp dụng mức thuế 10%) Ví dụ: bán 101 lít xăng 92 với giá 16.990 đồng thì: + Tổng tiền toán là: 715 990 đồng + Tiền phí xăng dầu: 101 000 đồng + Tiền hàng: (1 715 990 – 101 000)/1.1 = 468173 đồng (được làm tròn từ: 468 172.727272) + Sau tính tiền thuế 6.3 Khi máy tính cửa hàng hỏng số liệu cửa hàng có bị hết không? Không Dữ liệu cửa hàng lấy lại từ máy chủ trung tâm 6.4 Cập nhật chứng từ thời gian trước đó? Khi thay đổi giá, giá cập nhật văn phịng cơng ty, cửa hàng chưa cập nhật hết hóa đơn chứng từ, để cập nhật chứng từ phát sinh theo giá cũ ta làm nào? Khi thay đổi giá, giá cập nhật văn phịng truyền xuống cửa hàng có hiệu lực theo thời gian hiệu lực cập nhật giá Tại cửa hàng, chương trình vào thời gian hệ thống máy tính để áp giá theo thời gian hiệu lực Một số chứng từ phát sinh nhân viên ca bán hàng chưa kịp cập nhật qua thời gian hiệu lực giá hiển thị chứng từ Để làm việc với ca bán hàng trước nhập user, password, kích chọn “Show less detail” Trong back date chọn ngày bán hàng ca Login vào chương trình Khi nhập liệu cần đánh thời gian trước thời gian thay đổi giá, giá bán nhận theo giá cũ Egas - Tài liệu hướng dẫn sử dụng hệ thống trung tâm Trang 83/86 6.5 Khi thay đổi cửa hàng trưởng Khi có định thay đổi cửa hàng trưởng cửa hàng: + Tại cửa hàng: Đối với CH cần đưa số dư quỹ CHT cũ + Đối với VP cần gán CBNV CHT điều chuyển cho cửa hàng Cịn CHT cũ thay đổi ô đến thay đổi CHT 6.6 Khi bỏ bớt 01 ca trưởng cửa hàng Khi có định thay đổi ca trưởng cửa hàng: + Tại cửa hàng:Đối với CH cần đưa số dư quỹ CT + Đối với VP: Sau sổ quỹ cửa ca trưởng cửa hàng gỡ bỏ chức ca trưởng CBNV 6.7 Khi bỏ bớt cột bơm cửa hàng Tại Văn phòng: Chuyển trạng thái cột bơm muốn bỏ bớt trạng thái Không sử dụng Tại Cửa hàng: Khi nhận hàng vào ca (nhận XDS), chọn nhận từ ca trước (1), danh sách cột bơm có, chọn cột bơm cần bỏ tích vào dấu (X) để xóa (2) / Lưu lại Egas - Tài liệu hướng dẫn sử dụng hệ thống trung tâm Trang 84/86 6.8 Khi thêm chuyển đổi cột bơm cửa hàng Tại Văn phòng: Thực thêm cột bơm Hệ thống Trung tâm, cần nhập đầy đủ thông tin cột bơm vào có dấu (*), trạng thái, chọn: Đang sử dụng/ Lưu lại Trường hợp chuyển đổi cột bơm đơn vị khơng xóa thơng tin cũ mà phải chuyển trạng thái Khơng sử dụng Sau thực tạo thêm cột bơm bình thường Tại Cửa hàng: Khi thực nhận thêm cột bơm, cần thực nhận hàng vào ca (XDS) hai lần: + Lần 1: nhận từ Ca trước- nhận cột bơm có Egas - Tài liệu hướng dẫn sử dụng hệ thống trung tâm Trang 85/86 + Lần 2: nhận từ Cửa hàng - thêm cột bơm từ danh sách có sẵn Egas - Tài liệu hướng dẫn sử dụng hệ thống trung tâm Trang 86/86 ... thay đổi 24/12/ 2012 Lý T* S X Viết T* Mô tả thay đổi Phiên 2.0 28/06/ 2017 2.1 Sửa đổi S Khi tải chứng từ từ Data Center đồng 3.0 toàn hồ sơ giá từ Server xuống Client 30/06/ 2017 3.1 Sửa đổi S... trung tâm Trang 2/86 3/7/ 2017 4.3-4.12 Bổ sung S Sắp xếp theo Mã Cửa hàng báo cáo 4/7/ 2017 4.13 Bổ sung S Bổ sung group CHXD/Khách báo 3.0 cáo tình hình xuất hóa đơn sau 5/7/ 2017 4.14 Bổ sung S Báo... viên thuộc ca R 101 Xem báo cáo HHóa CHXD R102 Xem báo cáo tiền, cnợ CHXD 207 Xem giá hàng hóa Cửa hàng trưởng/nhân viên thống kê gán nhóm quyền: Mã Tên 101 View danh mục cơng ty R 101 Xem báo cáo