PHẦN MỀM: HỆ THỐNG QUẢN LÝ PHẢN ÁNH - TÀI LIỆU HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG Dành cho Đơn vị xử lý (Cấp 1, 2, 3)

PHẦN MỀM: HỆ THỐNG QUẢN LÝ PHẢN ÁNH 19009095 TÀI LIỆU HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG Dành cho Đơn vị xử lý (Cấp 1, 2, 3) Mã hiệu dự án: Mã hiệu tài liệu: Hà Nội, năm 2020 MỤC LỤC LÀM QUEN VỚI HỆ THỐNG I Đăng nhập hệ thống 1 II HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG HỆ THỐNG – VAI TRÒ LÀ ĐƠN VỊ XỬ LÝ (CẤP 1, 2, 3) Giải thích trạng thái phản ánh 2 Quản lý phản ánh 2.1 Tra cứu phản ánh 2.2 Nhập chuyển phản ánh 2.2.1 Danh sách nhập chuyển phản ánh 2.2.2 Tìm kiếm phản ánh 2.2.3 Thêm phản ánh 2.2.4 Sửa thông tin phản ánh 12 2.2.5 Xem chi tiết 13 2.2.6 Xóa phản ánh 17 2.3 Xử lý phản ánh 19 2.3.1 Danh sách phản ánh cần xử lý 19 2.3.2 Tìm kiếm phản ánh 20 2.3.3 Xử lý phản ánh 20 2.3.4 Xem chi tiết: 25 Tài liệu hướng dẫn sử dụng – Hệ thống quản lý phản ánh 19009095 I LÀM QUEN VỚI HỆ THỐNG Đăng nhập hệ thống Điều kiện: Đơn vị xử lý cấp tài khoản Để đăng nhập vào hệ thống, Đơn vị xử lý cần thực bước sau: - Bước 1: Truy cập vào đường link: http://duongdaynongbyt.moh.gov.vn - Bước 2: Tại hình đăng nhập, nhập đầy đủ thông tin: Tên đăng nhập; Mật cấp quản trị viên - Bước 3: Nhấn Enter kích nút Đăng nhập Tài liệu hướng dẫn sử dụng – Hệ thống quản lý phản ánh 19009095 II HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG HỆ THỐNG – VAI TRÒ LÀ ĐƠN VỊ XỬ LÝ (CẤP 1, 2, 3) Giải thích trạng thái phản ánh - Tổng số phản ánh: Tổng số tất phản ánh hiển thị - Chờ tiếp nhận: Những phản ánh tổng đài đơn vị nhập vào hệ thống chưa đơn vị xử lý thao tác vào - Đã tiếp nhận: Những phản ánh đơn vị xử lý thực (Kết xử lý = Đã tiếp nhận) - Quá hạn: Những phản ánh đơn vị xử lý (Kết xử lý = Đã tiếp nhận), nhiên hết thời gian xử lý mà chưa có kết xử lý cuối - Hồn thành: Bao gồm phản ánh có kết xử lý:  Hoàn thành: Những phản ánh đơn vị xử lý hồn thành  Đóng xử lý: Những phản ánh không phạm vi tiếp nhận, đơn vị nhập chuyển đóng phản ánh từ nhập trình xử lý đơn vị thấy khơng hợp lệ đóng lại Quản lý phản ánh 2.1 Tra cứu phản ánh Tài liệu hướng dẫn sử dụng – Hệ thống quản lý phản ánh 19009095 Điều kiện: Đăng nhập thành công hệ thống với tài khoản có vai trị Đơn vị xử lý phản ánh Để vào hình tra cứu phản ánh, cần thực bước sau: - Bước 1: Trên menu, kích chọn mục Quản lý phản ánh chọn Tra cứu phản ánh - Bước 2: Nhập/Chọn giá trị theo tiêu chí tìm kiếm: (Lưu ý: Hệ thống hiển thị giá trị trường “Cấp xử lý” “Đơn vị xử lý” theo vai trò) Tài liệu hướng dẫn sử dụng – Hệ thống quản lý phản ánh 19009095 Lưu ý: - Tài khoản đơn vị cấp 1: Được quyền tra cứu phản ánh toàn đơn vị cấp có hệ thống (Gồm cấp 1, 2, 3) - Tài khoản đơn vị cấp 2: Được quyền tra cứu phản ánh cấp đơn vị sau:  Tài khoản đơn vị cấp thao tác  Các đơn vị xử lý cấp có đơn vị quản lý tài khoản cấp thao tác - Tài khoản đơn vị cấp 3: Được tra cứu phản ánh tài khoản đơn vị quản lý 2.2 Nhập chuyển phản ánh 2.2.1 Danh sách nhập chuyển phản ánh Điều kiện: Đăng nhập thành công hệ thống với tài khoản có vai trị Đơn vị xử lý (Cấp 1, 2, 3) Để vào hình danh sách nhập chuyển phản ánh, cần thực bước sau: - Trên menu, kích chọn mục Quản lý phản ánh chọn Nhập chuyển phản ánh Tài liệu hướng dẫn sử dụng – Hệ thống quản lý phản ánh 19009095 - Hệ thống hiển thị hình Quản lý danh sách phản ánh: Lưu ý: Các tài khoản nhập chuyển phản ánh theo dõi trình đơn vị xử lý phản ánh Tài liệu hướng dẫn sử dụng – Hệ thống quản lý phản ánh 19009095 - Giải thích tab trạng thái:  Chờ tiếp nhận: Đơn vị xử lý thêm phản ánh thành công phản ánh chưa đơn vị xử lý thao tác vào  Đã tiếp nhận: Đơn vị xử lý phản ánh thực xử lý phản ánh  Quá hạn: Quá hạn tính theo Mức độ phản ánh (Quá hạn tính thời điểm đơn vị xử lý thao tác vào phản ánh (Ví dụ: Trạng thái = Đã tiếp nhận))  Hoàn thành: Đơn vị xử lý phản ánh hồn thành 2.2.2 Tìm kiếm phản ánh Điều kiện: - Đăng nhập thành công hệ thống với tài khoản có vai trị Đơn vị xử lý (Cấp 1, 2, 3) - Có phản ánh danh sách để thực tìm kiếm Để thực tìm kiếm phản ánh, cần thực bước sau: - Bước 1: Tại hình danh sách phản ánh, kích vào “Hiển thị lọc nâng cao” Tài liệu hướng dẫn sử dụng – Hệ thống quản lý phản ánh 19009095 - Bước 2: Nhập/Chọn giá trị hợp lệ trường phần tìm kiếm: - Bước 3: Nhấn Enter kích vào biểu tượng tìm kiếm (Trên danh sách hệ thống trả kết thỏa mãn với điều kiện tìm kiếm) 2.2.3 Thêm phản ánh Điều kiện: Đăng nhập thành cơng hệ thống với tài khoản có vai trò Đơn vị xử lý cấp Để tiếp nhận phản ánh, Đơn vị xử lý cần thực bước sau: - Bước 1: Trên menu, kích chọn mục Quản lý phản ánh chọn Nhập chuyển phản ánh Tài liệu hướng dẫn sử dụng – Hệ thống quản lý phản ánh 19009095 - Bước 2: Tại hình danh sách phản ánh, kích nút Thêm - Bước 3: Tại hình Thêm thơng tin phản ánh, nhập liệu hợp lệ vào trường: (Lưu ý: Bắt buộc phải nhập liệu vào trường có dấu * lưu được) Tài liệu hướng dẫn sử dụng – Hệ thống quản lý phản ánh 19009095 LƯU Ý: - Tài khoản đơn vị thuộc Cấp 1: Được quyền gửi phản ánh đến tất cấp có hệ thống để xử lý - Tài khoản đơn vị thuộc Cấp 2: Được quyền gửi phản ánh đến: + Các tài khoản cấp có hệ thống + Tài khoản đơn vị cấp thao tác + Các tài khoản cấp có đơn vị quản lý tài khoản cấp thao tác - Tài khoản đơn vị thuộc Cấp 3: Được quyền gửi phản ánh đến: + Tài khoản đơn vị cấp đơn vị quản lý tài khoản thao tác + Các tài khoản cấp có đơn vị quản lý với tài khoản thao tác  Phần “Tệp đính kèm”:  Kích nút Thêm file: Chọn file đính kèm cho phản ánh (Lưu ý: Hệ thống hỗ trợ thêm file có định dạng sau: JPEG/PNG/DOCX/XLSX/PDF/MP4) 11 Tài liệu hướng dẫn sử dụng – Hệ thống quản lý phản ánh 19009095 - Bước 4: Nhấn nút Lưu để lưu lại thông tin phản ánh nhập 2.2.4 Sửa thông tin phản ánh Điều kiện: Đơn vị thuộc Cấp 1, 2, thêm thành công phản ánh Để sửa thông tin phản ánh, cần thực bước sau: - Bước 1: Tại hình Quản lý danh sách phản ánh, kích vào tab trạng thái “Chờ tiếp nhận” - Bước 2: Chọn phản ánh cần thay đổi thông tin Kích nút Hành động chọn Sửa 12 Tài liệu hướng dẫn sử dụng – Hệ thống quản lý phản ánh 19009095 - Bước 3: Tại hình Sửa thông tin phản ánh, thực cập nhật liệu trường cần thay đổi: - Bước 4: Nhấn nút Lưu, để lưu lại thông tin thay đổi 2.2.5 Xem chi tiết Điều kiện: Đăng nhập thành công hệ thống với tài khoản có vai trị Đơn vị xử lý (Cấp 1, 2, 3) Phản ánh thêm thành công Để xem chi tiết phản ánh, cần thực bước sau: 13 Tài liệu hướng dẫn sử dụng – Hệ thống quản lý phản ánh 19009095 - Tại hình Quản lý danh sách phản ánh, tìm kiếm/chọn phản ánh cần xem chi tiết - Kích nút Hành động chọn Chi tiết - Hệ thống hiển thị hình xem chi tiết phản ánh sau: Bên cạnh đó, hình Xem chi tiết phản ánh, hệ thống bổ sung chức khác sau: 14 Tài liệu hướng dẫn sử dụng – Hệ thống quản lý phản ánh 19009095 - Lịch sử xử lý: Chức nhằm mục đích lưu lại lịch sử xử lý phản ánh đơn vị (Ví dụ: Đơn vị xử lý phản ánh/Chuyển phản ánh cho đơn vị khác xử lý) - Thêm Happy Call: Để thêm Happy Call, cần thực bước sau:  Tại hình Xem chi tiết phản ánh, kích nút  Tại hình nhập lịch sử happy call, thực nhập liệu hợp lệ vào trường: 15 Tài liệu hướng dẫn sử dụng – Hệ thống quản lý phản ánh 19009095  Nếu chọn Đối tượng = Người phản ánh => Hệ thống tự động lấy thông tin Số điện thoại Họ tên người phản ánh thông tin người phản ánh  Nếu chọn Đối tượng = Đơn vị xử lý phản ánh => Hệ thống tự động lấy thông tin Số điện thoại Họ tên người nghe thông tin đơn vị xử lý phản ánh 16 Tài liệu hướng dẫn sử dụng – Hệ thống quản lý phản ánh 19009095  Nhấn nút Lưu để lưu lại lịch sử happy call - Lịch sử Happy Call: Sẽ lưu lại lịch sử đơn vị/tổng đài thực thêm Happy Call thành cơng Kích nút 2.2.6 Xóa phản ánh Điều kiện: Đơn vị xử lý (Cấp 1, 2, 3) thêm thành cơng phản ánh Để xóa phản ánh, Đơn vị xử lý cần thực bước sau: 17 Tài liệu hướng dẫn sử dụng – Hệ thống quản lý phản ánh 19009095 - Tại hình danh sách phản ánh, kích vào tab trạng thái “Chờ tiếp nhận” - Chọn phản ánh cần xóa Kích nút Hành động chọn Xóa - Hệ thống hiển thị hình xác nhận xóa phản ánh: 18 Tài liệu hướng dẫn sử dụng – Hệ thống quản lý phản ánh 19009095 - Kích nút Có để thực xóa phản ánh - Kích nút Hủy bỏ, để khỏi hình xác nhận xóa phản ánh trở hình danh 2.3 Xử lý phản ánh 2.3.1 Danh sách phản ánh cần xử lý Điều kiện: Đăng nhập thành công hệ thống với tài khoản có vai trị Đơn vị xử lý (Cấp 1, 2, 3) Để vào hình danh sách phản ánh cần xử lý, cần thực bước sau: - Bước 1: Trên menu, kích chọn mục Quản lý phản ánh chọn Xử lý phản ánh 19 Tài liệu hướng dẫn sử dụng – Hệ thống quản lý phản ánh 19009095 - Hệ thống hiển thị hình danh sách phản ánh cần xử lý: 2.3.2 Tìm kiếm phản ánh (Tương tự 2.2.2 Tìm kiếm phản ánh) 2.3.3 Xử lý phản ánh Điều kiện: Đăng nhập thành công hệ thống với tài khoản có vai trị Cấp 1/Cấp 2/Cấp Để xử lý phản ánh, cấp cần thực bước sau: - Bước 1: Trên menu trái chọn mục Quản lý phản ánh chọn Xử lý phản ánh 20 Tài liệu hướng dẫn sử dụng – Hệ thống quản lý phản ánh 19009095 - Bước 2: Tại hình danh sách xử lý phản ánh, chọn phản ánh cần xử lý Kích nút Hành động, chọn Tiếp nhận: Hiển thị hình xử lý phản ánh, gồm phần:  Thông tin phản ánh: 21 Tài liệu hướng dẫn sử dụng – Hệ thống quản lý phản ánh 19009095  Xử lý phản ánh: - Bước 3: Tại phần Xử lý phản ánh, thực hiện:  Trường hợp đơn vị trực tiếp xử lý phản ánh:  Chuyển cấp xử lý: Chọn giá trị “Không” 22 Tài liệu hướng dẫn sử dụng – Hệ thống quản lý phản ánh 19009095  Kết xử lý *: Chọn giá trị dropdown (Đóng xử lý, Đã tiếp nhận; Hồn thành)  Đóng xử lý:  Đã tiếp nhận:  Hoàn thành: 23 ... ánh trở hình danh 2.3 Xử lý phản ánh 2.3.1 Danh sách phản ánh cần xử lý Điều kiện: Đăng nhập thành cơng hệ thống với tài khoản có vai trị Đơn vị xử lý (Cấp 1, 2, 3) Để vào hình danh sách phản... Nhập chuyển phản ánh 2.2.1 Danh sách nhập chuyển phản ánh Điều kiện: Đăng nhập thành công hệ thống với tài khoản có vai trị Đơn vị xử lý (Cấp 1, 2, 3) Để vào hình danh sách nhập chuyển phản ánh,... thống quản lý phản ánh 19009095 - Hệ thống hiển thị hình Quản lý danh sách phản ánh: Lưu ý: Các tài khoản nhập chuyển phản ánh theo dõi trình đơn vị xử lý phản ánh Tài liệu hướng dẫn sử dụng –