Tài liệu PHÂN TÍCH TÍCH HỢP SAPPHẦN MỀM QUẢN LÝ CỬA HÀNG XĂNG DẦU

Tài liệu PHÂN TÍCH TÍCH HỢP SAP PHẦN MỀM QUẢN LÝ CỬA HÀNG XĂNG DẦU HÀ NỘI, 08/2012 TRANG KÝ Người lập: Vũ Thị Hằng Ngày 01/08/2012 Tư vấn nghiệp vụ dự án CHXD Piacom Người xem xét Trần Quang Hùng Ngày Quản trị dự án CHXD Piacom Người xem xét Hy Thanh Tùng Ngày Trưởng nhóm Tích hợp dự án SAP-ERP FPT Người xem xét Lưu Văn Tuyển Ngày Phó Trưởng Ban Petrolimex Trang /19 Người phê duyệt Phan Thanh Sơn Ngày Giám đốc dự án CHXD Piacom Người phê duyệt Ngày Giám đốc dự án SAP-ERP FPT Người phê duyệt Đàm Thị Huyền Ngày Trưởng ban dự án CHXD Petrolimex Trang /19 BẢN GHI NHẬN THAY ĐỔI *T - Thêm S - Sửa đổi X - Xoá Ngày thay đổi Mục, bảng, sơ đồ thay đổi 28/08/2012 Lý T* S X Mô tả thay đổi Phiên Viết Trang /19 1.1 1.2 Mục lục Tổng quan Phạm vi tài liệu Các thuật ngữ viết tắt .6 Danh sách nghiệp vụ tích hợp Chi tiết liệu tích hợp 12 Quy tắc hạch toán .15 Trang /19 CHƯƠNG 1.1 Tổng quan Phạm vi tài liệu Tài liệu nhằm mục đích mơ tả phương pháp, thơng tin theo nghiệp vụ tích hợp phần mềm Quản lý cửa hàng EGAS với hệ thống SAP-ERP FPT triển khai Petrolimex 1.2 Các thuật ngữ viết tắt Thuật ngữ, kí hiệu Ý nghĩa Petrolimex Tổng cơng ty xăng dầu Việt Nam EGAS Phần mềm quản lý cửa hàng bán lẻ xăng dầu SAP Hệ thống quản trị nguồn lực doanh nghiệp SAP HTTG Hệ thống trung gian VP Khối văn phòng quản lý cửa hàng trực thuộc CH Cửa hàng Trang /19 CHƯƠNG Mã HTTG Mã EGAS Danh sách nghiệp vụ tích hợp Loại giao dịch Thống tích hợp Xuất bán tốn tiền mặt 401 401 Xuất hóa đơn thu tiền mặt 401 490 Hóa đơn chốt ca - phần 401 491 Hóa đơn đóng ca EGAS  SAP: tổng theo ngày, hàng hóa, đơn giá Xuất bán toán thẻ 406 406 Xuất hóa đơn tốn EGAS  SAP: tổng theo ngày, hàng hóa, thẻ đơn giá 407 407 Bán qua thẻ chưa hóa đơn EGAS  SAP: tổng theo ngày, khách hàng, hàng hóa, đơn giá Tồn lượng hàng quẹt qua thẻ di chuyển từ kho cửa hàng sang kho bán hàng qua thẻ (bàn lại với FPT) Xem xét lại Xuất bán công nợ - khách 411 411 Bán cơng nợ kiêm xuất hóa EGAS  SAP: tổng theo ngày, khách hàng, đơn hàng hóa, đơn giá 412 412 Bán cơng nợ chưa hóa đơn EGAS  SAP: tổng theo ngày, khách hàng, hàng hóa, đơn giá BDA TĐ: Chỉ tích hợp phần xuất kho, SAP vào để hạch toán 412 412C Chi tiết khách công nợ nhập EGAS  SAP: tổng theo ngày, khách hàng, sau hàng hóa, đơn giá 412B 412B Chứng từ chốt tạm tổng Cnợ chưa hóa đơn Khơng tích hợp IV1 IV1 Xuất hóa đơn sau (bán từ CH) Khơng tích hợp IV2 IV2 Xuất hóa đơn khách cnợ Vpcty Khơng tích hợp V422 V422 Lệnh xuất hàng cửa hàng Khơng tích hợp SAP nghiên cứu giải pháp theo dõi hàng gửi kho VP, không làm theo cửa Trang /19 Mã HTTG Mã EGAS Loại giao dịch Thống tích hợp hàng E422 E422 Xuất theo lệnh công ty EGAS  SAP: tổng theo ngày, khách hàng, hàng hóa, đơn giá BDA TĐ: Quản trị: Doanh thu, lợi nhuận, chi phí phân bổ cho cửa hàng Phân bổ thủ công bên CO SAP G101 G101 Xuất hàng cấp lẻ (coupon, EGAS  SAP: tổng theo ngày, khách hàng, phiếu) hàng hóa SR1 SR1 Nhập di chuyển XDS đến CHXD SR2 SR2 Nhập từ kho TĐ: Khơng tích hợp Nhập từ cửa hàng khác: có tích hợp khơng có giá – tương ứng với SO1 Nhập hàng hóa khác từ NCC EGAS  SAP: Chi tiết giao dịch đến CHXD Căn hóa đơn NCC, cửa hàng nhập tồn lượng; giá lấy từ hồ sơ giá EGAS, giá khác HĐ cửa hàng không nhập hàng SAP vào để tạo chứng từ SR3 SR3 Nhập di chuyển hàng hóa EGAS  SAP: Chi tiết giao dịch khác đến CHXD Di chuyển cửa hàng có tích hợp khơng có giá SAP vào để tạo chứng từ SO1 SO1 Xuất di chuyển XDS từ EGAS  SAP: Chi tiết giao dịch CHXD Giống SR1 (nhập từ CH khác) SO3 SO3 Xuất di chuyển hàng hóa EGAS  SAP: chi tiết, SAP vào khác từ CHXD để tạo chứng từ KS1 KS1 Xuất hao hụt định mức xuất EGAS  SAP: tổng theo ngày, hàng hóa hàng KS2 KS2 Xuất hao hụt định mức EGAS  SAP: tổng theo ngày, hàng hóa (N+X)/2 Giống KS1 khác cách tính tỷ lệ KS3 KS3 Xuất hao hụt nhập hàng (vận EGAS  SAP: tổng theo ngày, hàng hóa chuyển) KS5 KS5 Thừa thiếu kiểm kê XDS EGAS  SAP: tổng theo ngày, hàng hóa Trang /19 Mã HTTG Mã EGAS KS6 KS6 Thừa thiếu kiểm kê HHK EGAS  SAP: tổng theo ngày, hàng hóa 2003 2003 Xuất chuyển loại EGAS  SAP: tổng theo ngày, hàng hóa Loại giao dịch Thống tích hợp Bao gồm 02 chứng từ: 01 xuất, 01 nhập Q101 Q101 Xuất hàng khuyến mại EGAS  SAP: tổng theo ngày, hàng hóa, mã khuyến mại GA1 GA1 Bán lẻ gas ký quỹ vỏ bình EGAS  SAP: tổng theo ngày, hàng hóa, đơn giá Kèm theo thông tin số tiền ký quỹ VB Không tích hợp vỏ bình GA2 GA2 Bán lẻ gas đổi vỏ bình EGAS  SAP: tổng theo ngày, hàng hóa, đơn giá Khơng tích hợp vỏ bình GAS1 GAS1 Bán Gas công nợ ký quỹ vỏ EGAS  SAP: tổng theo ngày, khách hàng, bình hàng hóa, đơn giá Kèm theo thơng tin số tiền ký quỹ VB Khơng tích hợp vỏ bình GAS2 GAS2 Bán Gas cơng nợ đổi vỏ bình EGAS  SAP: tổng theo ngày, khách hàng, hàng hóa, đơn giá Khơng tích hợp vỏ bình GA3 GA3 Nhập vỏ bình trả khách tiền EGAS  SAP: tổng theo ngày số tiền trả ký quỹ khách ký quỹ TT1 TT1 Nộp tiền ca bán hàng CH TT2 TT2 Thu tiền khách công nợ EGAS  SAP: tổng theo ngày, khách hàng CHXD D1 D1 Hóa đơn dịch vụ cửa hàng EGAS  SAP: tổng theo ngày, mã thu chi D2 D2 Thu tiền khác EGAS  SAP: tổng theo ngày, mã thu chi, khách hàng (nếu có) D3 D3 Chi tiền khác EGAS  SAP: tổng theo ngày, mã thu chi, khách hàng (nếu có) GL4 GL4 Nạp thẻ (từ khoản TV9) EGAS  SAP: tổng theo ngày, mã thu chi, khách hàng GL8 GL8 Kiểm kê quỹ - làm EGAS  SAP: chi tiết giao dịch hạch toán tiền chuyển CH7 CH7 Ca/CH nộp tiền lên Cơng ty Khơng tích hợp Khơng tích hợp Trang /19 Mã HTTG Mã EGAS CH8 CH8 Loại giao dịch Thống tích hợp Ca/CH nộp tiền vào TK ngân EGAS  SAP: tổng theo ngày, TK ngân hàng hàng, cấp quản lý tài khoản (tài khoản XN tài khoản cấp trên) Công ty thực TV2 TV2 Thu hộ khách CH Cty (tiền mặt) Khơng tích hợp TV6 TV6 Thu tiền khách bán bn c.thẳng Khơng tích hợp TV8 TV8 Thu hộ khách CH Cty (ngân hàng) Khơng tích hợp TV9 TV9 Thu trước tiền nạp thẻ Khơng tích hợp GL1 GL1 Phiếu kế tốn Khơng tích hợp Khác CM1 CM1 Gán tốn cho ctừ xuất bán cnợ Khơng tích hợp Chi phí Khơng tích hợp BK1 BK1 Bảng kê chi phí CHXD BK2 BK2 Bảng kê hóa đơn chi phí CHXD BK6 BK6 Định mức chi phí CHXD BK3 BK3 Duyệt chi phí cho CHXD Xác định sau Sec Khơng tích hợp B15 B15 Thanh toán số dư séc thu B20 B20 Nộp séc ngân hàng B5 B5 Thu séc Mã thu chi STT Mã thu chi Ghi 13110 Công nợ khách VP – cửa hàng thu hộ tiền cho khách văn phòng 131207 VP thu trước tiền nạp thẻ khách, báo xuống cho cửa hàng để nạp dần qua 338831; 338834 338831 Tiền thẻ ghi nợ PGBank - CH Thu tiền mặt trực tiếp: đối ứng với tiền mặt Trang 10 /19 cửa hàng - CH không thu trực tiếp: đối ứng với 131207 338832 Phí truy vấn thẻ PGBank: đối ứng với tiền mặt cửa hàng Thẻ trả trước PGBank 338834 - CH Thu tiền mặt trực tiếp: đối ứng với tiền mặt cửa hàng - CH không thu trực tiếp: đối ứng với 131207 338841 Chuyển tiền nhanh: đối ứng với tiền mặt cửa hàng 338851 Tiền bán ấn bảo hiểm: đối ứng với tiền mặt cửa hàng 34400 Nhận ký quỹ, ký cược dài hạn: đối ứng với tiền mặt cửa hàng Trang 11 /19 CHƯƠNG STT Mã Diễn giải Mã dịch vụ Mã hhóa Mã khách Giá chưa thuế Mức VAT Thuế BVMT Số lượng Tiền VAT Tiền thuế BVMT Tiền hàng Tiền tốn Số hóa đơn Ngà y hóa đơn Người giao dịch Đị a Từ kho/đến kho TKNH Cấp quản lý TK Text Text Text Text Text Số Số Số Số Số Số Số Số Tex t d/M/ yyyy Text Tex t Text Text Text 401 406 407 Chi tiết liệu tích hợp 411 412 E422 G101 KS1 KS3 10 KS2 11 KS5 Xem dịng (x: bắt buộc, o: có) Bán lẻ TT xuất hóa đơn Bán lẻ TT thẻ, xuất hóa đơn Bán lẻ TT thẻ, xuất hóa đơn sau VPCty Xuất hàng khách dịch vụ, đồng thời xuất hóa đơn Xuất hàng khách dịch vụ, khơng xuất hóa đơn Xuất theo lệnh công ty Xuất cấp lẻ (coupon) Xuất hao hụt định mức qua cột bơm Xuất hao hụt định mức vận chuyển + nhập hàng Xuất hao hụt định mức phương pháp N+X/2 Thừa thiếu kiểm kê Ref Ref Chưa bao gồm thuế BVMT Ko gồm thuế BVMT Gồm VAT BVMT x x x o x x x x x x x x o x x x x x x x x o x x x x x x x x x o x x x x x x x x x o x x x x x x x x x o x o x x o o o o x x x x x x x x Trang 12 /19 12 KS6 13 SR2 14 SR1 15 SR3 16 SO1 17 SO3 18 GA1 19 GA2 20 GAS1 21 GAS2 22 GAS3 23 2003 24 Q101 25 D1 26 27 28 TT2 D2 XDS Thừa thiếu kiểm kê HHK Nhập hàng hóa mua ngồi Nhập di chuyển XDS nội công ty Nhập di chuyển HHK nội công ty Xuất di chuyển XDS nội công ty Xuất di chuyển HHK nội công ty Bán lẻ gas ký quỹ vỏ bình (phần ký quỹ tách xuống ngvụ 33) Bán lẻ gas đổi vỏ bình Bán Gas cơng nợ ký quỹ vỏ bình (phần ký quỹ tách xuống ngvụ 33) Bán Gas cơng nợ đổi vỏ bình Nhập vỏ bình trả khách tiền ký quỹ gộp vào ngvụ ký quỹ 36 Xuất chuyển loại (nếu SL > 0: nhập, SL0) Thiếu kiểm kê KS6 Thừa thiếu kiểm kê HHK Thừa kiểm kê Căn vào lượng thiếu (Số lượng 0) Căn vào lượng thiếu (Số lượng Khơng hạch tốn Xuất hàng khuyến mại có giá trị Hàng có giá trị 632 156 Bán lẻ gas ký quỹ vỏ bình Xuất kho gas 6321 156 (Gas) Lượng hàng bán Trang 17 /19 Xuất hóa đơn 1312 511 1312: Mã cửa hàng 3331 511: Tiền hàng chưa thuế 33381 3331: Tiền thuế VAT 33392 33381: Tiền thuế môi trường 3441 33392 : Tiền phí lệ phí khác 3441: Tiền khách hàng ký cược GA2 Bán lẻ gas đổi vỏ Xuất kho gas 6321 156 (Gas) Xuất hóa đơn 1312 511 1312: Mã cửa hàng 3331 511: Tiền hàng chưa thuế 33381 3331: Tiền thuế VAT 33392 33381: Tiền thuế môi trường 33392 : Tiền phí lệ phí khác GAS1 Bán Gas cơng nợ ký quỹ vỏ bình (phần ký quỹ tách xuống ngvụ 33) Xuất kho gas 6321 1568 Lượng gas xuất Công nợ gas 1311 511 1312: Mã công nợ 3331 511: Tiền hàng chưa thuế 33381 3331: Tiền thuế VAT 33392 33381: Tiền thuế môi trường 3441 33392 : Tiền phí lệ phí khác 3441: Tiền khách hàng ký cược GAS2 Bán Gas cơng nợ đổi vỏ bình Xuất kho gas 6321 156 (Gas) Lượng gas xuất Xuất hóa đơn 1311 511 1311: Mã cơng nợ 3331 511: Tiền hàng chưa thuế 33381 3331: Tiền thuế VAT 33392 33381: Tiền thuế mơi trường 33392 : Tiền phí lệ phí khác GA3 Nhập vỏ bình trả khách tiền ký quỹ Trả tiền khách hàng cược vỏ bình gas 3441 1312 3441: Tiền trả khách hàng ký cược Phần tiền TT2 Thu tiền khách công nợ CHXD Thu tiền khách hàng 1311 1312 Tiền thu khách hàng D1 Hóa đơn dịch vụ cửa hàng Hóa đơn dịch vụ 1312 5113 Giá trị hóa đơn D2 3331 Thu tiền khác Trang 18 /19 13110 Công nợ khách VP 1311 1312 Tiền thẻ ghi nợ PGBank 1312 338899 338831 1312 338899 338832 Phí truy vấn thẻ PGBank Thẻ trả trước PGBank 1312 338899 338834 1312 338899 338841 Chuyển tiền nhanh Tiền bán ấn bảo hiểm 1312 3388 338851 1312 3344 34400 Nhận ký quỹ, ký cược dài hạn 138899 1312 338831 Tiền thẻ ghi nợ PGBank Chuyển tiền nhanh 138899 1312 338841 3344 1312 34400 Nhận ký quỹ, ký cược dài hạn GL4 Nạp thẻ (từ khoản TV9) Khách hàng nạp thẻ 1312 338899 Tiền khách hàng nạp thẻ CH8 Cửa hàng chuyển tiền đơn vị quản lý trực tiếp Cửa hàng chuyển 112 tiền 113 1312 112: Tiền cửa hàng chuyển có giấy báo ngân hàng Cửa hàng chuyển tiền cty Báo có cơng ty D3 GL8 Tiền khách hàng nộp thẻ Chi tiền khác 113: Tiền cửa hàng chuyển chưa có giấy báo ngân hàng Tồn quỹ cửa Tồn quỹ hàng 33631 1312 Báo có cơng ty 113 1312 Tồn quỹ Trang 19 /19