Tài liệu hướng dẫn sử dụng THANH TOÁN THẺ CÁC NGÂN HÀNG TRONG LIÊN MINH THẺ NAPAS PHẦN MỀM QUẢN LÝ HỆ THỐNG CỬA HÀNG XĂNG DẦU

TẬP ĐỒN XĂNG DẦU VIỆT NAM CƠNG TY CỔ PHẦN TIN HỌC VIỄN THÔNG PETROLIMEX Tài liệu hướng dẫn sử dụng THANH TOÁN THẺ CÁC NGÂN HÀNG TRONG LIÊN MINH THẺ NAPAS PHẦN MỀM QUẢN LÝ HỆ THỐNG CỬA HÀNG XĂNG DẦU HÀ NỘI, 07/2017 MỤC LỤC Tổng quan 1.1 Mục đích 1.2 Phạm vi tài liệu 1.3 Các thuật ngữ viết tắt Từ điển loại thẻ 2.1 Danh mục ngân hàng hệ thống NAPAS 2.2 Danh mục thẻ toán Hồ sơ giá 3.1 Gán nhóm Discount group cho cửa hàng 3.2 Khai báo giảm giá cho toán thẻ 3.3 View giá hàng hóa Xuất bán toán thẻ 4.1 406- Xuất hóa đơn toán thẻ 4.2 407- Xuất bán qua thẻ chưa hóa đơn 4.3 IV3 – Xuất hóa đơn sau- thẻ Đối chiếu với PGBank Xem báo cáo toán thẻ 10 6.1 Báo cáo tổng hợp theo cửa hàng 10 6.2 Báo cáo tổng hợp theo loại thẻ 10 6.3 Bảng kê chi tiết phát sinh loại thẻ 11 Trang /11 Tổng quan 1.1 Mục đích Hướng dẫn người dùng EGAS thực nghiệp vụ áp dụng toán thẻ ngân hàng liên minh thẻ NAPAS 1.2 Phạm vi tài liệu Bao gồm nghiệp vụ: - Danh mục từ điển o Danh mục ngân hàng hệ thống NAPAS o Danh mục thẻ toán - Cập nhật hồ sơ giá - Xuất tốn thẻ o 406 – Xuất hóa đơn tốn thẻ o 407 – Xuất bán qua thẻ chưa hóa đơn o IV3 – Xuất hóa đơn sau - thẻ - Đối chiếu PGBank - Báo cáo toán thẻ o Báo cáo tổng hợp theo CH o Báo cáo tổng hợp theo loại thẻ o Bảng kê chi tiết phát sinh theo loại thẻ 1.3 Các thuật ngữ viết tắt Thuật ngữ, kí hiệu Ý nghĩa Petrolimex Tập đoàn xăng dầu Việt Nam EGAS Phần mềm quản lý cửa hàng bán lẻ xăng dầu SAP Hệ thống quản trị nguồn lực doanh nghiệp SAP Petrolimex VP Khối văn phòng quản lý cửa hàng trực thuộc CHXD Cửa hàng xăng dầu CBCNV Cán công nhân viên PGBank Ngân hàng TMCP Xăng dầu Petrolimex Trang /11 Từ điển loại thẻ 2.1 Danh mục ngân hàng hệ thống NAPAS - Mục đích: View danh sách ngân hàng thuộc liên minh thẻ NAPAS - Cách thực hiện: Vào menu Hệ thống -> Dm chung -> Ngân hàng hệ thống NAPAS hình hiển thị sau: Chú ý: 2.2 Danh mục Ngân hàng hệ thống NAPAS Tập đoàn quản lý, đơn vị có quyền xem thơng tin Danh mục thẻ tốn - Mục đích: View danh sách loại thẻ chấp nhận tốn Mỗi loại thẻ có số PIN, đối chiếu PGBank vào Số thẻ để lấy số PIN ngân hàng - Cách thực hiện: Vào menu Hệ thống -> Dm chung -> Danh mục thẻ tốn hình hiển thị sau: Chú ý: - Danh mục Ngân hàng hệ thống NAPAS Tập đoàn quản lý, đơn vị có quyền xem thơng tin Trang /11 Hồ sơ giá 3.1 Gán nhóm Discount group cho cửa hàng - Mục đích: Cho phép gán CHXD theo nhóm Dùng văn phịng cơng ty để cập nhật có nhu cầu thay đổi - Các thực hiện: Vào menu CHXD -> Giá -> Gán nhóm discount group cho cửa hàng hình hiển thị sau : Chương trình mặc định gán tồn CHXD thuộc nhóm “G01- Nhóm cửa hàng (Group 1)” 3.2 Khai báo giảm giá cho toán thẻ - Mục đích: Khai báo mức giảm giá cho loại thẻ theo nhóm CHXD xuất bán tốn thẻ Dùng văn phịng cơng ty để cập nhật có nhu cầu thay đổi mức giảm giá thẻ - Cách thực hiện: Vào menu CHXD -> Giá -> Giảm giá giá bán – toán thẻ, người dùng cập nhật thông tin: Ngày hiệu lực, loại thẻ, hàng hóa, Mức giảm (sau thuế), Ngày hết hạn, Nhóm CH Kích chọn nút “Lưu” để lưu lại chứng từ Trang /11 Chú ý: 3.3 - Chỉ khai báo mức giá giảm với ngân hàng có sách giảm giá riêng ( Khi cập nhập phải chọn “Loại thẻ” tương ứng ngân hàng) - Các ngân hàng cịn lại, khơng cần khai báo mức giảm, chương trình tự động lấy theo giá bán lẻ bán lẻ niêm yết (-1: default) View giá hàng hóa - Mục đích: Xem mức giảm giá cho loại thẻ thời điểm - Cách thực hiện: Vào menu CHXD -> Giá -> View giá hàng hóa, người dùng nhập thông tin: Ngày hiệu lực, Chọn loại giá = “Giảm giá giá bán – toán thẻ” sau kích chọn vào để thực Xuất bán tốn thẻ 4.1 406- Xuất hóa đơn toán thẻ - Sử dụng khi: Khách hàng mua hàng tốn thẻ u cầu viết hóa đơn - Người thực hiện: Ca trưởng, nhân viên bán hàng - Các bước thực chương trình:  Tại giao diện hình ca bán hàng ta chọn: Xuất h.đơn toán thẻ Trang /11  Màn hình xuất hóa đơn tốn thẻ xuất hiện, người dùng cập nhật thông tin: Loại thẻ, Hàng hóa, Số lượng (nếu bán theo lượng) Tổng cộng (nếu bán theo tiền) Tab “Tiền hàng bán lẻ - thẻ tốn” thơng tin hóa đơn: Số sê ri, số hóa đơn, mã số thuế, khách hàng, mã số thuế Tab “Hóa đơn VAT” Kích chọn nút “Lưu” để lưu lại chứng từ Chú ý: - Với thông tin “Loại thẻ” Tab “Tiền hàng bán lẻ - tốn thẻ”: o Ngân hàng có sách giá riêng: Người dùng buộc phải chọn “Loại thẻ” tương ứng o Các ngân hàng lại: Người dùng chọn “Loại thẻ” ngân hàng tương ứng chọn “9704-NAPAS” không cần theo dõi riêng loại thẻ (Chương trình để mặc định “Loại thẻ” “9704-NAPAS”) 4.2 407- Xuất bán qua thẻ chưa hóa đơn - Sử dụng khi: Khách hàng ký hợp đồng mua hàng tốn thẻ lấy hóa đơn sau - Người thực hiện: Ca trưởng, nhân viên bán hàng - Các bước thực chương trình: Trang /11  Tại giao diện hình ca bán hàng ta chọn: Bán qua thẻ chưa hóa đơn  Người dùng cập nhật thơng tin: Loại thẻ, Hàng hóa, Số lượng (Nếu bán theo lượng) Tổng cộng (nếu bán theo tiền), khách hàng Sau đó, kích chọn nút “Lưu” để lưu lại chứng từ Chú ý: Với thông tin “Loại thẻ” Tab “Tiền hàng bán lẻ - toán thẻ”: o Ngân hàng có sách giá riêng: Người dùng buộc phải chọn “Loại thẻ” tương ứng o Các ngân hàng lại: Người dùng chọn “Loại thẻ” ngân hàng tương ứng chọn “9704-NAPAS” không cần theo dõi riêng loại thẻ (Chương trình để mặc định “Loại thẻ” “9704-NAPAS”) 4.3 IV3 – Xuất hóa đơn sau- thẻ - Sử dụng khi: Xuất trả hóa đơn cho khách hàng mua hàng qua phương thức 407xuất bán qua thẻ chưa hóa đơn - Người thực hiện: Cửa hàng trưởng, Ca trưởng - Các bước thực chương trình:  Tại giao diện hình ca bán hàng ta chọn: Xuất HĐ sau – thẻ Trang /11  Người dùng cập nhật thông tin: Khách hàng, Đến ngày tích chọn mặt hàng cần xuất hóa đơn Sau đó, kích chọn nút “Xuất hóa đơn” để thực xuất hóa đơn cho khách hàng  Chương trình hiển thị hình xuất hóa đơn, người dùng kiểm tra lại thông tin tiền hàng, hóa đơn sau kích chọn nút “Lưu” để lưu chứng từ Đối chiếu với PGBank NAPAS làm trung gian toán bù trừ, ngân hàng phát hành thu tiền chủ thẻ, sau NAPAS thu tiền ngân hàng phát hành trả tiền cho PGBank PGBank trả cho Công ty xăng dầu Vì Cơng ty Xăng dầu cần đối chiếu với PGBank Thời gian đối chiếu thực toán giao dịch thẻ Napas ngày hôm sau (hiện thẻ ghi nợ PGBank từ 5–10 phút báo có) Hiện chức đối chiếu PGBank đối chiếu tại, chức update thời gian săp tới Trang /11 Xem báo cáo toán thẻ 6.1 6.2 Báo cáo tổng hợp theo cửa hàng - Nơi sử dụng: Cửa hàng, văn phịng cơng ty/ chi nhánh/ xí nghiệp - Điều kiện lọc: từ ngày… đến ngày; Cửa hàng, Loại thẻ, Nhóm thẻ - Cách thực hiện: Vào menu: Kế toán Vpcty -> Banks -> Báo cáo tổng hợp bán hàng toán thẻ ( Theo CH) Báo cáo tổng hợp theo loại thẻ - Nơi sử dụng: Cửa hàng, văn phịng cơng ty/ chi nhánh/ xí nghiệp - Điều kiện lọc: từ ngày… đến ngày; Cửa hàng, Loại thẻ, Nhóm thẻ - Cách thực hiện: Vào menu: Kế toán Vpcty -> Banks -> Báo cáo tổng hợp bán hàng toán thẻ ( Theo loại thẻ) Trang 10 /11 6.3 Bảng kê chi tiết phát sinh loại thẻ - Nơi sử dụng: Cửa hàng, văn phòng cơng ty/ chi nhánh/ xí nghiệp - Điều kiện lọc: từ ngày… đến ngày; Cửa hàng, Loại thẻ, Nhóm thẻ - Cách thực hiện: Vào menu: Kế toán Vpcty -> Banks -> Bảng kê bán hàng toán thẻ ====== o0o ====== Trang 11 /11 ... discount group cho cửa hàng hình hiển thị sau : Chương trình mặc định gán tồn CHXD thuộc nhóm “G01- Nhóm cửa hàng (Group 1)” 3.2 Khai báo giảm giá cho tốn thẻ - Mục đích: Khai báo mức giảm giá