TÀI LIỆU HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG PHẦN MỀM KẾ TOÁN QUẢN TRỊ MELIASOFT

CÔNG TY CP PHẦN MỀM MELIASOFT Meliasoft Joint Stock Company TÀI LIỆU HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG PHẦN MỀM KẾ TOÁN QUẢN TRỊ MELIASOFT 2016 MỤC LỤC A KHÁI NIỆM MỞ ĐẦU B PHẦN MỀM KẾ TOÁN & QUẢN TRỊ DOANH NGHIỆP MELIASOFT 2016 C TỔNG QT QUY TRÌNH HẠCH TỐN KẾ TỐN BẰNG PHẦN MỀM 11 Khái niệm 11 Quy trình hạch tốn kế tốn phần mềm 11 Mã hoá liệu 12 CÔNG TY CP PHẦN MỀM MELIASOFT Meliasoft Joint Stock Company Cập nhật số liệu 13 Xử lý liệu 14 Tự động thực công việc cuối kỳ 14 In báo cáo, sổ sách 15 PHẦN II: QUY TRÌNH HẠCH TỐN KẾ TỐN VỚI MELIASOFT 2016 16 A ĐÔI NÉT VỀ PHẦN MỀM KẾ TOÁN QUẢN TRỊ DOANH NGHIỆP MELIASOFT 2016 16 Những tính bật - Áp dụng kiến trúc Client/Server với sở liệu SQL -Server 2008 16 Một số yêu cầu sử dụng phần mềm Meliasoft 2016 20 Một số quy ước 21 Hướng dẫn cài đặt, khởi động 28 B CÔNG TÁC CHUẨN BỊ 31 Cài đặt thông tin hệ thống khai báo thông tin chứng từ 31 Quy ước chung xây dựng danh mục: 53 Chi tiết danh mục 56 Quản lý 103 C CẬP NHẬT SỐ DƯ ĐẦU KỲ 130 Số dư đầu tài khoản 130 Số dư tồn kho đầu kỳ 132 Số dư đầu kì cho chứng từ có hạn tốn 134 Dư đầu theo nhân viên kinh doanh, phận 136 Doanh số khoán 137 D.CHỨNG TỪ 138 Tổng quan 138 Các phím chức dùng chung 140 Các thông tin chứng từ 144 Cập nhật chứng từ 148 E CÁC NGHIỆP VỤ CUỐI KỲ 194 Sơ đồ nghiệp vụ cuối kỳ 195 Tính khấu hao TSCĐ 195 Phân bổ chi phí trả trước 197 Tính giá vốn hàng xuất 198 CÔNG TY CP PHẦN MỀM MELIASOFT Meliasoft Joint Stock Company Phân bổ chi phí cho dự án, cơng trình 200 Phân bổ chi phí chung cho cơng đoạn 202 Tính giá thành sản phẩm 203 Khóa sổ (kết chuyển) cuối kỳ 216 Phân bổ lương sản phẩm (Doanh số hợp đồng) 218 Kiểm kê vật tư, hàng hóa 221 221 F BÁO CÁO 222 G CÁC NGHIỆP VỤ CUỐI NĂM 228 Tính chênh lệch tỷ giá 228 Tạo năm làm việc 229 Chuyển số dư sang năm sau 229 H TRỢ GIÚP 230 Phân quyền quản lý 230 Kiểm tra lỗi logic số liệu 235 Bảo trì hệ thống Reindex 235 Niêm yết liệu 236 Add font cho chương trình 237 Tìm kiếm 237 Lọc liệu 237 Tính tổng liệu 242 Sắp xếp liệu 243 10 Kết xuất liệu 243 11 Truy vết thông tin theo đối tượng quản trị 244 12 Khả tìm kiếm Melia Search 247 13 Thông tin người sửa cuối chứng từ 261 14 Cho phép lưu chứng từ thành định dạng khác nhau: Word, Excel 262 CÔNG TY CP PHẦN MỀM MELIASOFT Meliasoft Joint Stock Company PHẦN I: KHÁI QUÁT CHUNG A KHÁI NIỆM MỞ ĐẦU Làm kế tốn máy tính việc áp dụng tài nguyên máy tính (Các phần mềm ứng dụng) để hạch toán kế toán, thay cho việc ghi chép, thống kê, tổng hợp số liệu kế toán phương pháp thủ cơng B PHẦN MỀM KẾ TỐN & QUẢN TRỊ DOANH NGHIỆP MELIASOFT 2016 Các doanh nghiệp Việt Nam có xu chung mong muốn có cơng cụ quản lý chung doanh nghiệp Tức phần mềm tích hợp tất thơng tin tất phận công ty, từ kế tốn tài đến hàng hóa, ngun vật liệu, từ kế hoạch sản xuất tới nhân sự…, tất sử dụng Điều CÔNG TY CP PHẦN MỀM MELIASOFT Meliasoft Joint Stock Company biết đến với thuật ngữ ERP (Enterprise Resouce Planning Quản trị tổng thể nguồn lực toàn Doanh nghiệp) Mong muốn vậy, thực tế, Việt Nam chưa có phần mềm thực đáp ứng hiệu vấn đề Hiện tại, có khơng doanh nghiệp sử dụng phần mềm ERP mạnh nước ngoài, SAP, ORACLE, SUN… với quy trình chuẩn Tuy nhiên, phần mềm DN Việt Nam lại chưa phù hợp, giống người nhỏ lại mặc áo lớn Bởi phần lớn doanh nghiệp Việt Nam lên từ tự phát chính, lên từ kinh doanh, sản xuất… Khi sản xuất, kinh doanh mạnh rồi, có sản phẩm tốt lại chưa có quy trình quản trị tốt nên nhà quản lý lúng túng Họ mong muốn có quy chuẩn cho quy trình quản trị nội (giống Iso) Một nguyên nhân khiến phần mềm vốn mạnh nước ngoài, vào Việt Nam chưa phù hợp quy định liên quan đến tài chính, thuế Việt Nam chưa ổn định, thay đổi thường xuyên, nên toán quản trị kế toán doanh nghiệp Việt Nam lắt léo Để giúp doanh nghiệp có phần mềm quản trị phù hợp với mơ hình mình, dần làm quen với mơ hình chuẩn, đây, chun gia Meliasoft, công ty chuyên tư vấn quản trị doanh nghiệp – kế toán, xây dựng thiết kế triển khai phần mềm cho đời sản phẩm với tên gọi Meliasoft 2016 Meliasoft 2016 công cụ thể ý tưởng quản trị doanh nghiệp thực tốn kế tốn mang tính phù hợp loại hình doanh nghiệp Ưu điểm Meliasoft 2016 đáp ứng tất mơ hình doanh nghiệp từ nhỏ đến lớn, nhiều ngành, nhiều lĩnh vực Với “tính động” chương trình cần “khai báo”, Meliasoft 2016 đáp ứng cho người sử dụng với trình độ (về tin học) Đáp ứng mục tiêu lớn giảm thiểu chi phí thời gian kinh tế, thao tác Meliasoft 2016 đơn giản, thời gian tác nghiệp rút ngắn, số liệu cập nhật nhanh, xác, hỗ trợ nhà quản trị đưa định quản trị nhanh nhất, xác Meliasoft 2016 cho phép đơn vị có nhiều điểm, cách xa CÔNG TY CP PHẦN MỀM MELIASOFT Meliasoft Joint Stock Company mặt địa lý sử dụng chung hệ thống danh mục từ điển Một đặc tính nữa, Meliasoft 2016 cho phép nhà quản trị ngồi chỗ biết số liệu tồn hệ thống cách xác tảng có Việt Nam ADSL mà khơng phải tăng chi phí hệ thống đường truyền Trong việc truyền liệu, hầu hết phần mềm làm theo cách: ứng dụng công nghệ Internet chạy đường truyền băng thông lớn (phải thuê với chi phí lớn) Với ứng dụng công nghệ Internet, vấn đề nảy sinh liệu kế tốn thường lớn, ví dụ danh mục vật tư lên tới hàng nghìn mã hay danh mục khách hàng tập đoàn lớn lên đến hàng nghìn khách hàng chuyện bình thường Với lượng liệu lớn vậy, cập nhật liệu, hay thực thao tác cập nhật liệu phát sinh hàng ngày chậm Rồi tính bảo mật, hay ổn định hạ tầng đường truyền Intrenet (đang chạy mạng, máy chủ có cố) điều nan giải Với siêu thị bán hàng đa điểm, khách hàng toán tiền mà hệ thống trục trặc, phải chờ để khắc phục cố bên khơng thể Cũng vậy, với tổng cơng ty lớn, quy trình sản xuất chặt chẽ, khâu sản xuất phụ thuộc vào phần mềm, dừng lại vài giờ, chi phí lớn vậy, chưa khả thi thời điểm Còn với đường truyền với băng thơng lớn, chi phí cho dịch vụ đắt, thường phù hợp với doanh nghiệp lớn tập đoàn lớn, ngân hàng lớn có đủ khả chi trả Trong trường hợp thông tin báo cáo bị sai loại chứng từ đó, với phần mềm khác, phát hiện, người quản lý phải khởi động số tính để sửa phải thời gian để khắc phục Còn với Meliasoft 2012, nhà quản lý cần thao tác, chương trình quay ngược lại danh mục gốc để sửa chữa Mặc dù đơn giản với người sử dụng (thường không ngày khách hàng sử dụng thành thục), song Meliasoft 2016 có tính bảo mật cao Mỗi có thông tin lạ, liệu chuyển sang chế độ mã hóa để bảo mật CƠNG TY CP PHẦN MỀM MELIASOFT Meliasoft Joint Stock Company Meliasoft 2016 giúp khách hàng tăng khả truy vấn liệu theo nhu cầu (tương tự Google) cho phép rút liệu theo nhiều chiều quản trị khác Trong q trình thao tác nhập liệu, đơi người dùng thời gian với cố làm cho số liệu bị mà chưa kịp lưu chứng từ vào chương trình, Với Meliasoft 2016, người dùng hoàn toàn yên tâm, khởi động lại chương trình mở vào mục trước dang dở để làm việc tiếp mà không cần phải thực lại từ đầu Chúng liên tục cập nhật định thông tư nhà nước: - - - - Việc đầu tư tài sản cố định, quản lý sử dụng tài sản cố định thực theo quy định Điều 13,14,15,16 Quy chế tài Quyết định số 206/2003/QĐ-BTC ngày 12/12/2003 Bộ trưởng Bộ Tài ban hành chế độ quản lý, sử dụng trích khấu hao tài sản cố định; Thông tư 203/2009/TT-BTC ngày 20/10/2009 Bộ Tài hướng dẫn chế độ quản lý, sử dụng trích khấu tài sản cố định; Ngày 22/12/2015, Bộ Tài Chính ban hành TT 200/2014/TTBTC số thay QĐ số 15/2006/QĐ-BTC áp dụng cho doanh nghiệp theo định 15 thông tư chuẩn mực kế toán khác Quyết định số 15 thống áp dụng cho doanh nghiệp thuộc lĩnh vực, thành phần kinh tế nước từ năm tài 2015; Ngày 14/09/2006, Bộ Tài Chính ban hành QĐ số 48/2006/QĐBTC thay QĐ số 1177 TC/QĐ/CĐKT QĐ số 144/2001/QĐBTC QĐ số 48 áp dụng với Doanh nghiệp vừa nhỏ Thông tư 138/2011/TT-BTC ban hành ngày 04/10/2011 hướng dẫn sửa đổi bổ sung chế độ doanh nghiệp nhỏ vừa ban hành kèm theo định 48/2006/QĐ-BTC ngày 14/09/2006 Bộ Trưởng Tài Chính Thơng tư 60/2007/TT-BTC ngày 14 tháng năm 2007 Bộ Tài chính, Thơng tư hướng dẫn thi hành thủ tục hành thuế quy định Luật Quản lý thuế số 78/2006/QH11 năm 2006 Nghị định số 85/2007/NĐ-CP ngày 25/5/2007 Chính phủ quy định chi tiết thi hành số điều Luật Quản lý thuế Thông tư áp dụng việc quản lý loại thuế CÔNG TY CP PHẦN MỀM MELIASOFT Meliasoft Joint Stock Company - - theo quy định pháp luật thuế; khoản phí, lệ phí thuộc Ngân sách Nhà nước theo quy định pháp luật phí lệ phí, khoản thu khác thuộc Ngân sách Nhà nước quan thuế quản lý thu; Thông tư 28/2011/TT-BTC ngày 28/02/2011 thay Thông tư 60/2007/TT-BTC hướng dẫn số điều Luật quản lý thuế quy định Luật Quản lý thuế số 78/2006/QH11 ngày 29 tháng 11 năm 2006, Nghị định số 85/2007/NĐ-CP ngày 25/05/2007 Nghị định số 106/2010/NĐ-CP ngày 28/10/2010 Chính phủ Thơng tư áp dụng việc quản lý loại thuế theo quy định pháp luật thuế; khoản phí, lệ phí thuộc ngân sách nhà nước theo quy định pháp luật phí lệ phí; khoản thu khác thuộc Ngân sách Nhà nước quan thuế nội địa quản lý thu Thông tư 84/2008/TT-BTC: hướng dẫn thi hành số điều Luật Thuế thu nhập cá nhân Thông tư 244/2009/TT-BTC ngày 31/12/2009 Hướng dẫn sửa đổi, bổ sung Chế độ kế toán Doanh nghiệp; … Việc tự in đặt in Hóa đơn GTGT theo Nghị định số 51/2010/NĐ-CP ngày 14 tháng năm 2010 Chính phủ quy định hố đơn bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ Thơng tư số 153/2010/TT-BTC Bộ tài ban hành ngày 28/09/2010 hướng dẫn thi hành Nghị định số 51/2010/NĐ–CP ngày 14/05/2010 quy định hóa đơn bán hàng, cung ứng dịch vụ Nhằm hỗ trợ tối đa doanh nghiệp việc lập in hóa đơn theo Nghị định 51/2010/NĐ-CP, Phần mềm Kế toán Doanh nghiệp Meliasoft 2012 Công ty Cổ phần phần mềm Meliasoft cập nhật thêm tính hữu ích giúp doanh nghiệp tự tạo in hóa đơn dễ dàng, xác Hiện tại, Meliasoft cập nhật vào phiên sách thuế áp dụng cho năm 2013: - - Thông tư số 64/2013/TT-BTC ngày 15/5/2013 Bộ Tài hướng dẫn thi hành Nghị định số 51/2010/NĐ-CP ngày 14/5/2010 Chính phủ quy định hoá đơn bán hàng hoá, cung ứng dịch vụ Công văn số 8355/BTC-TCT ngày 28/06/2013 triển khai thực số quy định có hiệu lực từ ngày 01/07/2013 Luật sửa đổi, bổ sung số điều Luật quản lý Thuế CÔNG TY CP PHẦN MỀM MELIASOFT Meliasoft Joint Stock Company - - - - - Nghị định số 83/2013/NĐ-CP ban hành ngày 22/07/2013 quy định chi tiết thi hành số điều Luật Quản lý thuế Luật Sửa đổi, bổ sung số điều Luật Quản lý thuế Nghị định số 92/2013/NĐ-CP ban hành ngày 13/08/2013 Chính phủ Quy định chi tiết thi hành số điều có hiệu lực từ ngày 01/07/2013 Luật sửa đổi, bổ sung số điều Luật Thuế thu nhập doanh nghiệp Luật sửa đổi, bổ sung số điều Luật Thuế giá trị gia tăng Thông tư 111/2013/TT-BTC Bộ tài ban hành ngày 15/08/2013 Hướng dẫn thực Luật thuế Thu nhập cá nhân, Luật sửa đổi, bổ sung số điều luật Thuế TNCN nghị định số 65/2013/NĐ-CP Chính phủ quy định chi tiết số điều Luật thuế TNCN Luật sửa đổi, bổ sung số điều Luật thuế TNCN Nghị định số 65/2013/NĐ-CP Chính phủ ban hành ngày 27/06/2013 quy định chi tiết số điều Luật thuế thu nhập cá nhân Luật sửa đổi, bổ sung số điều Luật thuế TNCN Luật thuế TNDN số 32/2013/QH13 Quốc hội ban hành ngày 19/06/2013 Sửa đổi, bổ sung số điều Luật Thuế thu nhập doanh nghiệp Nghị định 92/2013/NĐ-CP Chính phủ ban hành ngày 13/08/2013 Quy định chi tiết thi hành số điều có hiệu lực từ ngày 01/07/2013 Luật sửa đổi, bổ sung số điều Luật Thuế thu nhập doanh nghiệp Luật sửa đổi, bổ sung số điều Luật Thuế giá trị gia tăng Cơng văn số 8336/BTC-CST Bộ tài ban hành ngày 28/06/2013 Về việc Triển khai thực số quy định có hiệu lực từ 01/07/2013 Luật sửa đổi, bổ sung số điều Luật thuế TNDN Luật sửa đổi, bổ sung số điều Luật thuế GTGT Phần mềm Meliasoft 2016 cho phép khách hàng kết nối với thiết bị ngoại vi như: Mobile (SMS, 3G), thiết bị đọc mã vạch, máy chấm công tự động, trạm cân điện tử, … Meliasoft 2016 cho phép kết nối với phần mềm khác Hỗ trợ kê khai thuế (HTKK), phần mềm khác 10 CÔNG TY CP PHẦN MỀM MELIASOFT Meliasoft Joint Stock Company Với phương châm chủ động tư vấn, Meliasoft hy vọng mang đến nhiều khách hàng u cầu C TỔNG QT QUY TRÌNH HẠCH TOÁN KẾ TOÁN BẰNG PHẦN MỀM Khái niệm Là việc sử dụng Phần mềm kế toán & quản trị doanh nghiệp để hạch toán kế toán thay cho việc làm kế tốn thủ cơng tay Quy trình hạch tốn kế tốn phần mềm (1) Chuẩn bị liệu: Bao gồm công việc mã hố thơng tin, tập hợp số liệu theo yêu cầu mà Phần mềm kế toán & quản trị doanh nghiệp đưa (2) Phân loại liệu: Sau tập hợp đầy đủ số liệu bạn cần phải phân loại chúng theo tiêu thức định Ví dụ số liệu từ điển danh mục (Danh sách khách hàng, nhà cung cấp, vật tư hàng hố, sản phẩm cơng trình, tài sản cố định, …), chứng từ vật tư (Các chứng từ gốc có liên quan tới việc nhập xuất vật tư hàng hoá …), chứng từ kế toán (Phiếu thu, chi, báo có, báo nợ, …) Việc phân loại giúp bạn tiết kiệm thời gian cập nhật số liệu (3) Cập nhật số liệu: Tuỳ cách thiết kế hệ thống Phần mềm kế toán & quản trị doanh nghiệp có quy tắc cập nhật số liệu khác Dưới chung mà bạn phải làm: Cập nhật Danh mục từ điển: (Danh mục tài khoản, danh mục đối tượng, danh mục vật tư hàng hoá, …) Số liệu danh mục nhập vào lần bổ xung có phát sinh đối tượng danh mục Số dư đầu kỳ: Là số dư tài khoản, vật tư, tài khoản ngoại bảng,… kỳ trước chuyển sang Được nhập vào đầu kỳ sử dụng Phần mềm kế toán & quản trị doanh nghiệp, kỳ sau máy tính tự 11 CƠNG TY CP PHẦN MỀM MELIASOFT Meliasoft Joint Stock Company “Giám đốc” Enter, hình xuất kết tìm kiếm theo từ khóa lựa chọn: Với từ khóa để tìm kiếm, người dùng tự định nghĩa cách dùng chuột phải chứng từ báo cáo thêm định nghĩa bảng liệt kê Ví dụ thêm từ khóa “Nguyễn Văn A” số báo cáo sau: 250 CÔNG TY CP PHẦN MỀM MELIASOFT Meliasoft Joint Stock Company Ấn Alt + C chấp nhận Sau ta dùng từ khóa “Nguyễn Văn A” để tìm kiếm báo cáo trên: Người dùng gõ khơng dấu thêm vào từ khóa ký tự đặc biệt, phần mềm hiểu cho kết tìm kiếm Để cố định bên phải, tìm chức bên trái, người dùng gõ theo cấu trúc: Chứng từ + “Từ khóa” Ví dụ cửa số tìm kiếm: 251 CƠNG TY CP PHẦN MỀM MELIASOFT Meliasoft Joint Stock Company Trên Melia Search, gõ: chứng từ + hóa đơn Enter, phần mềm cho kết tìm kiếm sau: 252 CƠNG TY CP PHẦN MỀM MELIASOFT Meliasoft Joint Stock Company Khi muốn tìm kiếm báo cáo Melias Search người dùng sử dụng cấu trúc: “Báo cáo + Từ khóa” để cố định bên trái tìm kiếm chức bên phải Chẳng hạn ví dụ trên, Melia Search, gõ: “Báo cáo + ban hang”: 253 CÔNG TY CP PHẦN MỀM MELIASOFT Meliasoft Joint Stock Company Một cách tổng quát, người dùng đặt trỏ Melia Search, nhấn tổ hợp phím Ctrl + Space Bar, có bảng danh sách cần khai báo Tại khai báo thêm từ khóa tìm kiếm thuận tiện theo thói quen cơng việc người dùng: 254 CÔNG TY CP PHẦN MỀM MELIASOFT Meliasoft Joint Stock Company Enter chi tiết dòng “Bảng Giá”: 255 CÔNG TY CP PHẦN MỀM MELIASOFT Meliasoft Joint Stock Company Tại người dùng thêm định nghĩa cho từ khóa tìm kiếm vào cột “Từ khóa cần tìm” vào dòng tương ứng “Cột cần tìm” + Meliasoft 2016 cho phép người dùng tìm kiếm liệu cách gõ tên trường = giá trị Melia Seach Tên trường tên cột Database diễn giải Tiếng Việt, việc khai báo diễn giải người dùng định nghĩa, cách nhấn Ctrl+Spacebar Meliaseach Chương trình liệt kê tên bảng cho phép khai báo diễn giải 256 CÔNG TY CP PHẦN MỀM MELIASOFT Meliasoft Joint Stock Company Enter chi tiết để khai báo 257 CÔNG TY CP PHẦN MỀM MELIASOFT Meliasoft Joint Stock Company Sau khai báo trường dùng để tìm kiếm liệu Chương trình tìm kiếm khơng dấu Ví dụ: Muốn tìm chứng từ liên quan đến đối tượng NVA08, bạn 258 CÔNG TY CP PHẦN MỀM MELIASOFT Meliasoft Joint Stock Company làm sau: Sau Enter kết thu được: Tương tự bạn tìm kiếm số tiền Enter chi tiết chương trình liệt kê chứng từ liên quan 259 CÔNG TY CP PHẦN MỀM MELIASOFT Meliasoft Joint Stock Company Tại người dùng sửa chứng từ bình thường + Đặc biệt với Melia Search bạn xem thơng tin bị xóa cách nhập từ khóa NHAT KY = NHAT KY XOA = vào Melia Search Trong đó: tất thơng tin lưu nhật ký xóa VD: Khi muốn xem thơng tin bị xóa liên quan đến Phiếu nhập mua, bạn gõ “NHAT KY + PN” vào Melia Search Sau nhấp Enter kết thu được: Enter để xem thơng tin chi tiết 260 CƠNG TY CP PHẦN MỀM MELIASOFT Meliasoft Joint Stock Company Tại người dùng xem thơng tin đơn vị xóa, ngày xóa, người xóa, bảng bị xóa, nội dung xóa… 13 Thơng tin người sửa cuối chứng từ Trong hình nhập số liệu, bạn biết chứng từ vị trí trỏ đứng cập nhật cuối Thông tin phần đảm bảo quán môi trường nhập liệu có nhiều người dùng Để biết thơng tìn người dùng thao tác cuối chứng từ Bạn chọn chứng từ muốn xem nhấp chọn biểu tượng ToolBar Thông tin thu 261 CÔNG TY CP PHẦN MỀM MELIASOFT Meliasoft Joint Stock Company 14 Cho phép lưu chứng từ thành định dạng khác nhau: Word, Excel Khi view chứng từ chương trình có thêm mục tích chọn Kết xuất Word/Excel: 262 CÔNG TY CP PHẦN MỀM MELIASOFT Meliasoft Joint Stock Company Sau chấp nhận, chương trình hiển thị hộp thoại để người dùng lựa chọn đường dẫn loại định dạng muốn kết xuất: 263 CÔNG TY CP PHẦN MỀM MELIASOFT Meliasoft Joint Stock Company 264